Optimalizace zpracování elektronických účetních dokladů

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "Optimalizace zpracování elektronických účetních dokladů"

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra matematiky, statistiky a informačních technologií Optimalizace zpracování elektronických účetních dokladů Diplomová práce Autor: Bc. Štěpán Bouda Informační technologie a management Vedoucí práce: Ing. Vladimír Beneš Praha Duben, 2011

2 Prohlášení Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně s použitím uvedené literatury. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen/a se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Praze dne 23. dubna 2011 Štěpán Bouda

3 Poděkování Děkuji Ing. Vladimíru Benešovi za metodické vedení mé diplomové práce. Dále bych rád poděkoval finančnímu řediteli BIVŠ Ing. Vítězslavu Polokovi a paní Ivaně Peterkové, hlavní účetní BIVŠ za poskytnuté informace o systému zpracování elektronických účetních dokladů v BIVŠ.

4 Anotace práce Analýza současného stavu zpracování elektronických účetních dokladů a návrh optimalizace tohoto procesu s využitím informačních technologií na modelovém příkladu Bankovního institutu vysoká škola, a.s. Annotation Analysis of current state of electronic invoices and proposal of optimization of this process with usage of information technology illustrated on example of Bankovní institut vysoká škola, a.s.

5 Obsah 1 Úvod Popis současného stavu Zpracování přijatých faktur Zpracování odchozích faktur Manažerský pohled na problematiku Analýza požadavků a rizik Identifikace požadavků zaměstnanců Identifikace rizik Problematika nasazení Elektronické účetní doklady Automatizace evidence faktur Automatizace koloběhu faktur Vytěžování údajů z faktury Automatizace účtování faktur Návrh řešení Komplexní návrh řešení aplikovatelný v libovolné firmě Řešení zpracování účetních dokladů v Bankovním institutu vysoká škola Závěry a doporučení Seznam použité literatury... 71

6 1 Úvod Nezadržitelný rozvoj elektronizace zpracování dokumentů se nevyhnul ani oblasti fakturace. Elektronické účetní doklady jsou trendem, který se rozšiřuje do stále většího počtu firem. Ve své práci nejdříve popíši současný postup likvidace faktur (elektronických i tištěných) na příkladu jedné společnosti. Budu se snažit o kritický pohled na stávající situaci. Poté seznámím čtenáře s problematikou zpracování elektronických faktur, a to jak s jeho pozitivy, tak i s riziky, která jsou s elektronickými účetními doklady spojena. V závěrečné části vyjdu z teoretických fakt a navrhnu ideální proces zpracování elektronických účetních dokladů s důrazem na jeho maximální automatizaci a efektivní využití lidských zdrojů. Navržený proces aplikuji na konkrétní případ BIVŠ. 6

7 2 Popis současného stavu Bankovní institut Vysoká škola dnes zpracovává příchozí účetní doklady, tedy přijaté faktury zčásti papírově a zčásti elektronicky. Proces odbavování elektronických účetních dokladů je podobný procesu zpracování papírových účetních dokladů, ovšem s několika důležitými odlišnostmi, které do určité míry zrychlují vyřízení elektronických dokladů. Agenda přijatých faktur je centralizována - to znamená, že veškeré účetní doklady přijaté na mimopražských pobočkách BIVŠ jsou distribuovány do Prahy. Elektronické účetní doklady jsou schraňovány u finančního ředitele, kde je zahájeno jejich zpracování. Ročně je celkem zpracováváno přibližně 1900 přijatých faktur. Elektronické účetní doklady tvoří zatím jen zlomek z celkového počtu; měsíčně bývá přijato okolo 30 účetních dokladů v elektronické formě. Většina ze všech přijatých faktur je od menších dodavatelů; neexistuje dodavatel, nebo několik dodavatelů, od nichž by pocházela většina přijatých faktur. Hlavní skupinou dodavatelů jsou vyučující, kteří poskytují své služby Bankovnímu institutu vysoká škola. Odchozí účetní doklady jsou vytvářeny částečně v elektronické formě a zasílány em, nebo vystavovány na extranet Bankovního institutu vysoká škola, a částečně v papírové formě a zasílány dopisem prostřednictvím České pošty. Účetní doklady v papírové formě jsou vystavovány především společnostem, které nejsou ochotné akceptovat účetní doklady v elektronické formě. Mezi tyto společnosti se počítají především banky byl na BIVŠ nasazen informační systém Helios. Součástí tohoto systému je i automatizace procesu evidence faktur, která ale není využívána. (Srov. BOUDA, Štěpán. Využití informačních technologií při optimalizaci zpracování příchozích faktur, 2009) 7

8 1.1 Zpracování přijatých faktur Popis procesu Proces se skládá z následujících kroků v tomto pořadí: (1) Příjem elektronických účetních dokladů Elektronické faktury jsou na adresu Bankovního institutu vysoká škola zaslány em. Komunikační kanál datových schránek není využit. Pokud je v přijaté poště identifikována elektronická faktura, je přeposlána finančnímu řediteli. (2) Prvotní zpracování faktury Finanční ředitel elektronickou fakturu vytiskne a předá ji na evidenci faktur. Pokud je faktura ve formátu, který umožňuje její jednoduchý import do účetního systému Helios, finanční ředitel ji naimportuje do systému, do modulu pro zpracování faktur. (3) Zaevidování faktury Provozní účetní převezme vytištěné faktury a nejprve je zaeviduje v systému pro evidenci došlých faktur. Tento systém je vytvořen v prostředí MS Excel. Soubor s agendou došlých faktur je uložen na sdíleném síťovém disku. (4) Kontrola formální správnosti Provozní účetní provede kontrolu správnosti formálních náležitostí faktury. V případě, že je faktura neúplná nebo je v ní nalezena chyba, zajišťuje provozní účetní její vrácení dodavateli. (5) Tvorba košilky Košilka je dokument, který provozní účetní v papírové formě přikládá ke každé faktuře. Košilka obsahuje její základní identifikační údaje a jsou na ní uvedeni odborníci, tedy schvalovatelé faktury. Ti svým podpisem schvalují proplacení uvedené částky, popř. výši uvedené částky. (6) Výběr odborníka Odborníka, který bude zodpovídat za schválení faktury nebo její části, vybírá provozní účetní na základě dvou kriterií: a) Text položky / položek na faktuře. Za jednotlivé oblasti nákladů na BIVŠ jsou odpovědní příslušní odborníci. Daný odborník je vybrán na základě textu, který je uveden na položce faktury. 8

9 b) Částka za položku / fakturu. Každý z odborníků je oprávněn schválit fakturu do určité výše částky. Na základě těchto finančních limitů je vybrán odborník nebo odborníci, kteří budou oprávněni fakturu schvalovat. (7) Distribuce faktury k odborníkovi Provozní účetní odesílá fakturu s košilkou interní poštou na oddělení vybraného odborníka. (8) První schválení Odborník svým podpisem na košilce stvrzuje, že fakturovaná částka a materiál nebo služby odpovídají skutečnosti. Poté připojí k faktuře objednávku a odešle ji zpět k provozní účetní, nebo ji distribuuje k druhému a dalšímu odborníkovi ke schválení. Pokud faktura obsahuje věcné chyby, odborník tuto skutečnost popíše na košilku a fakturu vrátí provozní účetní. (9) Druhé a další schválení Za předpokladu, že fakturu mají schválit další odborníci, například pokud je fakturována vyšší částka nebo se na faktuře nachází více oblastí nákladů, je faktura distribuována dalším odborníkům. Vlastní schválení je provedeno stejně jako v předchozím bodě, jen nedojde k připojení objednávky, neboť tato byla připojena při prvním schválení. Nakonec odborník odešle fakturu zpět k provozní účetní, nebo ji distribuuje k dalšímu schválení. Pokud faktura obsahuje věcné chyby, odborník tuto skutečnost, stejně jako v předchozím bodě, popíše na košilku a fakturu vrátí provozní účetní. (10) Zajištění schválení finančním ředitelem Provozní účetní předloží fakturu finančnímu řediteli. Ten ji posoudí, a pokud lze fakturu proplatit, stvrdí to podpisem na košilku faktury. (11) Zaúčtování faktury doklady mimo Helios Fakturu schválenou všemi odborníky i finančním ředitelem provozní účetní knihuje do účetního systému, kde je poté předána k proplacení hlavní účetní. (12) Zaúčtování faktury doklady v Heliosu Fakturu, která je již naimportována do účetního systému, protože to její formát dovolil, není třeba znovu knihovat. Pokud je taková faktura schválena všemi odborníky i finančním ředitelem, je předána k proplacení hlavní účetní. 9

10 (13) Proplacení faktury Hlavní účetní fakturu zkontroluje, a pokud je vše v pořádku, zadává příkaz k úhradě. (14) Vrácení neschválené faktury dodavateli V případě, že faktura nebyla schválena některým z odborníků nebo finančním ředitelem, zajišťuje hlavní účetní její vrácení dodavateli Diagram procesu Výše popsaný proces lze pomocí UML diagramu aktivit interpretovat například takto: Obr. 1 UML diagram aktivit - proces zpracování příchozí faktury v BIVŠ (Srov. BOUDA, Štěpán. Využití informačních technologií při optimalizaci zpracování příchozích faktur, 2009) 10

11 2.2 Zpracování odchozích faktur Popis procesu Proces se skládá z variantně z následujících podprocesů: (1) Zpracování papírové faktury a. Tisk papírové faktury Na základě požadavku na vystavení faktury je faktura připravena v účetním systému Helios. Odsud je vytištěna a připravena k odeslání. b. Odeslání papírové faktury poštou Faktura je vložena do obálky a odeslána na korespondenční adresu odběratele. (2) Zpracování elektronické faktury zasílané mailem a. Tvorba souboru s elektronickou fakturou Na základě požadavku na vystavení faktury je faktura připravena v účetním systému Helios. Odsud vyexportována ve formátu PDF. Faktura není opatřena elektronickým podpisem ani jiným certifikátem. b. Odeslání faktury em Faktura ve formátu PDF je odeslána odběrateli em. c. Tisk a odeslání faktury poštou Pokud odběratel odmítne elektronickou verzi faktury a vyžádá si papírový účetní doklad, z účetního systému Helios je papírová faktura vytištěna a následně odeslána odběrateli. (3) Zpracování elektronické faktury vystavené na extranet a. Vystavení faktury na extranet Účetní doklad, typicky faktura za školné, je vystaven na extranet informačního systému vysoké školy. Odtud si ji mohou odběratelé vytisknout. 11

12 b. Tisk a předání faktury v papírové podobě Někteří odběratelé vyžadují obdržení faktury v papírové podobě. Těmto odběratelům jsou faktury tištěny v prostorách Bankovního institutu vysoká škola, kde jsou jim předávány. c. Odeslání papírové faktury poštou Pokud je to odběratelem vyžadováno a situace nedovoluje jinak, je vytištěná papírová faktura odeslána odběrateli poštou Diagram procesu Výše popsaný proces lze pomocí UML diagramu aktivit vyjádřit takto: Obr. 2 UML diagram aktivit - proces zpracování odchozích faktur v BIVŠ 12

13 2.3 Manažerský pohled na problematiku Během krátkého rozhovoru s finančním ředitelem BIVŠ Ing. Vítězslavem Polokem jsem se snažil zjistit jeho názor na stav a funkčnost procesu zpracování elektronických faktur. Podle jeho slov je současná situace okolo této novinky zatím nevyzrálá. Vystavování elektronických faktur zavedly především velké společnosti, které tímto způsobem řeší problematiku velkého množství faktur. Jedná se především o společnosti dodávající telekomunikační služby a firmy zabývající se dodávkou kancelářských služeb. Základna dodavatelů, kteří jsou schopni vystavovat faktury elektronicky, je relativně malá i z toho důvodu, že velké množství společností nemá zatím důvěru v elektronickou formu faktur a často nedokáží nastavit svůj účetní systém tak, aby umožňoval vystavit fakturu v jiné než papírové podobě. V současné době je v České republice nejrozšířenějším elektronických formátem faktur, který díky své struktuře zrychluje a zefektivňuje vkládání dokladů do účetních systémů, formát ISDOC. Tento formát má již dnes podporu u množství účetních systémů, ale stále není jeho podpora rozšířena natolik, aby ho běžně akceptovala většina společností. Dalším formátem, který má obdobné vlastnosti, je EDI. Nevýhodou tohoto formátu ale je, že pro jeho zpracování je třeba relativně vysoká časová investice do nastavení účetního systému. Teprve po zajištění nastavení může účetní systém akceptovat elektronické účetní doklady ve formátu EDI. V rámci zpracování účetních dokladů v Bankovním institutu vysoká škola jsou nejrizikovějším místem zpracování faktur lidé, respektive odborníci, kteří faktury schvalují. Nezřídka se stává, že je příchozí faktura distribuována dodavatelem přímo na zaměstnance - odborníka, který si danou činnost nebo materiál objednal. Distribuce takové faktury na účetní oddělení a její následné zpracování nebývá odborníkem vždy zajištěna. Pan ředitel výhledově uvažuje o zavedení elektronické podpory pro evidenci a zpracování účetních dokladů, například v informačním systému Helios, který je nyní v BIVŠ používán. (Srov. BOUDA, Štěpán. Využití informačních technologií při optimalizaci zpracování příchozích faktur, 2009) 13

14 3 Analýza požadavků a rizik 3.1 Identifikace požadavků zaměstnanců Nasazení systému Helios pro evidenci příchozích faktur Systém Helios umožňuje evidovat přijaté faktury ve svém modulu Kniha přijatých faktur. Požadavkem pracovníků BIVŠ je, aby bylo co nejdříve zahájeno jeho využívání. V současné době jsou příchozí faktury evidovány do jednoduchého seznamu v MS Excelu. Faktury nejsou zasílány na centrální místo Nezřídka se stává, že jsou faktury zasílány elektronicky pracovníkovi BIVŠ, který si práce dodavatele objednal, a zároveň papírově na korespondenční adresu BIVŠ. Při tomto stavu hrozí, že bude faktura evidována, schvalována a v extrémních případech proplacena dvakrát. Zpracování veškeré došlé pošty Systém Helios umožňuje v rámci modulu Fakturace vedle evidence příchozích faktur také evidenci veškeré došlé a odeslané pošty. (Srov. _Zadrzne.pdf, ) Aplikace Pošta, která je součástí modulu Fakturace produktu Helios Orange, zajišťuje tyto agendy: Přehledné rozdělení pošty do libovolného počtu jednotlivých schránek. Evidence odeslané a došlé pošty. Evidence došlých faktur včetně návazné informace o jejich přesunech. Evidence pohybů pošty. Tisk přehledu došlé a odeslané pošty. (http://www.pchelp.cz/helios-orange/helios-orange-pdf/heo_cz_fakturace_skonta_zadrz ne.pdf, ) 14

15 V rámci dalšího rozšiřování systému Helios a zvyšování automatizace zpracování faktur a pošty uvažují zaměstnanci BIVŠ o využití modulu Pošta, který zvýší kvalitu evidence těchto agend. 3.2 Identifikace rizik Koloběh faktury je papírový Poté, co je elektronický účetní doklad přijat, je vytištěn v papírové podobě. V této papírové podobě koluje po společnosti mezi jednotlivými odborníky, účetním oddělením a finančním ředitelem. Každý člověk v tomto koloběhu může papír omylem zničit nebo poškodit, ztratit nebo jej někde zapomenout. V každém okamžiku schvalovacího procesu předtím, než je faktura zaknihována do účetního systému, není jasné, kde se faktura právě nachází. Pokud volá dodavatel a zjišťuje, proč jeho faktura ještě není zaplacena, může nastat několik možností. a) Faktura neexistuje ani v evidenci přijatých faktur, ani v účetním systému. V tom případě se jeví jako nejpravděpodobnější, že fakturu společnost ještě neobdržela, nebo nebyla zaslána Bankovnímu institutu vysoká škola. b) Faktura je přítomna v evidenci přijatých faktur v MS Excel, ale ještě není zaúčtována, respektive zaplacena v účetním systému. Poté je pravděpodobně ještě ve schvalovacím procesu a je nutné ji dohledávat formou obvolávání jednotlivých odborníku a zjišťování, kde faktura již byla a kde ještě nebyla. V některých případech se může stát, že se faktura ztratí mezi dvěma uzly tedy jeden účastník procesu bude říkat, že fakturu již odeslal, a druhý, že ji ještě nepřijal. Faktury jsou zaúčtovány po proběhnutí schvalovacího procesu Z hlediska toku peněz a plánování budoucích výdajů je výhodné, aby měla společnost přehled o předpokládaných výdajích, zvláště pokud se jedná o vyšší částky. Tyto informace jsou velmi cenné zvláště během kontrolních bodů účetního roku např. při kvartálních kontrolách. 15

16 Při způsobu zpracování faktur bez předúčtování se může stát, že krátce před účetní uzávěrkou přijde ze schvalovacího kolečka faktura na vysokou částku, kvůli které je třeba přeplánovat rozpočet na další účetní období. Toto riziko je sníženo, pokud jsou faktury ihned po příchodu do společnosti předúčtovány, neboli předběžně pořízeny. V současné době jsou elektronické účetní doklady, které to umožňují, importovány do účetního systému před tím, než je zahájeno jejich papírové zpracování, ale nejsou předběžně pořizovány. Objednávky nejsou evidovány Pokud vznikne ve společnosti poptávka po zboží nebo po službách a tato poptávka je schválena, vystavuje se objednávka, na základě které je zboží objednáno u dodavatele. Objednávka je dále uchovávána u objednatele, který ji později, až přijde faktura, přikládá k faktuře a schvaluje ji k proplacení. To znamená, že účetní systém nevyužívá výhod, které přináší evidence objednávek a faktur v jednom sofistikovaném účetním systému. Během účtování faktur by potom mohlo být využito párování objednávek a faktur, které zjednodušuje zadávání účetních dokladů do systému. Dalším rizikem, které plyne z toho, že objednávky jsou uchovávány u jednotlivých odborníků, je jejich ztráta nebo zničení. Toto riziko je obdobné jako v případě faktur, viz výše. Faktury jsou odesílány papírově Velké množství odchozích faktur je stále vytvářeno papírově, přesto že je to již legislativou umožněna distribuce elektronické podoby faktur,. To sebou nese nejen zvýšené náklady na jejich tisk a distribuci, ale i zvýšené požadavky na čas pracovníků, kteří fakturu takto vybavují. Nezanedbatelným důsledkem tisku papírů je i zvyšování ekologické zátěže. (Srov. BOUDA, Štěpán. Využití informačních technologií při optimalizaci zpracování příchozích faktur, 2009) 16

17 4 Problematika nasazení 4.1 Elektronické účetní doklady Pro účely diplomové práce budeme elektronický účetní doklad definovat jako fakturu v elektronické podobě, tedy fakturu, která byla vytvořena s využitím informačních systémů. Přínosů elektronizace účetních dokladů je celá řada. Hlavním z nich je možnost plné automatizace celého životního cyklu účetních dokladů. Při dnes nejtypičtějším scénáři vypadá životní cyklus faktury tak, že je ručně nebo poloautomaticky vytvořena v jednom účetním systému, následně je vytištěna na papír a odeslána příjemci. Příjemce papírovou fakturu schvaluje a nakonec ji ručně zadává do svého účetního systému. Zavedení automatizace zpracování dokladů především zrychluje celý životní cyklus, protože fakturu není nutné tisknout, dávat do obálky, nést na poštu a především ji není třeba znovu zadávat do počítače. Pro zavedení elektronické fakturace hovoří následující tabulka: Původní stav Nový stav Zlepšení Zpracování dokladu 5 dní 1 den o 80% kratší Administrativní náklady 40 Kč 20 Kč o 50% nižší Zamezení chyb 5% 0,05% o 99% méně Zlepšení kontroly/likvidace 3% 2,5% o 15% méně Úspora pracovníků o 50% méně Tabulka 1 (www.spis.cz/fileadmin/docs/projekty/elektronicka_fakturace/brozura_tisk.doc, ) Mezi další výhody elektronické fakturace patří Snížení nákladů na papír, toner a energii pro tisk Snížení mzdových nákladů souvisejících se zpracováním faktur díky úspoře času Úspora nákladů na uskladnění papírových faktur Snížení chybovosti při přepisování dat do účetního systému Snížení rizika ztráty nebo zničení papírového dokladu 17

18 Zlepšení vztahů mezi obchodními partnery Elektronické účetní doklady v ČR a v zahraničí V České republice jsou snahy o elektronizaci obchodního styku spojeny s rozvojem informačních a komunikačních technologií. Teprve v posledních několika letech vzrůstá počet společností, které si faktury vyměňují elektronicky. V současné době má elektronický účetní doklad oporu v legislativě, především zákonem č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, 26, odst. 4., který umožňuje vedení doručování a archivaci daňového dokladu v elektronické podobě bez potřeby existence jeho papírové podoby. S problematikou souvisí rovněž 2, písm. h) zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, který dává elektronickému podpisu a vlastnoručnímu podpisu stejnou váhu. Dalším zákonem, který je pro elektronické účetní doklady důležitý, je zákon č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, který zrovnoprávnil papírovou podobu faktury s jejím elektronickým protějškem. Díky nedávnému zavedení možnosti předávání faktur pomocí datových schránek se výrazně zvýšila kvalita infrastruktury pro komunikaci mezi komerčními subjekty. Zasílání elektronických účetních dokladů je podmíněno souhlasem protistrany. Tento požadavek vychází z 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb. Neuvádí se zde ale, jakým způsobem je třeba tento souhlas získat. Dle mého názoru je nejvhodnější mít písemný souhlas protistrany. Tento písemný souhlas může být zakotven například ve smlouvě, kterou s protistranou uzavírám a na jejímž základě budu elektronické faktury vystavovat. Zejména u laické veřejnosti, ale i u části odborné veřejnosti, stále mnohdy přetrvává jakási představa, že papírový doklad je bezpečnější a elektronické formy musí být složitě zabezpečeny pro jejich autenticitu a integritu. To již dnes ale není pravda. Elektronická výměna dat je dnes bezpečnější než ta klasická prostřednictvím papíru, protože svá data můžete zabezpečit v různých úrovních. Ale hlavně, v řadě aplikací žádné složité zabezpečení není v praxi potřebné a je pouze na překážku elektronické komunikace, (ŠAFAŘÍK-PŠTROSZ, Alexandr. 17. Sympozium EDI, , ifinance.cz/zpravy/finance/ role-elektronicke-komunikace-v-obchodnich-vztazichsili/) 18

19 Nizozemsko Německo Slovinsko Slovensko Litva Dánsko Francie Estonsko Švédsko Finsko Lotyšsko EU27 Itálie Portugalsko Malta Lucembursko Bulharsko Španělsko Polsko Rakousko Maďarsko Česko Irsko Řecko Rumunsko UK Kypr 12% 16% 27% 26% 23% 55% 54% 53% 50% 48% 45% 44% 44% 43% 41% 39% 39% 38% 37% 37% 37% 36% 36% 33% 32% 31% 77% Z hlediska porovnání elektronické fakturace v České republice a ve světě je Česká republika spíše ve skupině zemí, ve kterých ještě není elektronická výměna dat přiliš rozvinuta. 90% 80% 70% 60% Celkem Produktové dokumenty (katalogy, ceníky) Elektronické faktury Přepravní listy 50% 40% 30% 20% 10% 0% Obr. 3 Podniky používající elektronickou výměnu dat mezi podniky podle vybraného druhu zasílaných nebo přijímaných dokumentů v jednotlivých zemích EU, leden (http://notes2.czso.cz/csu/2009edicniplan.nsf/publ/ za_rok_2009, ) Některé země Evropské unie jsou se zaváděním elektronizace dokladů dále než Česká republika například již od roku 2004 musí být v Rakousku akceptován i elektronický dokument jako originál. Situaci v celé Evropské unii by mělo zlepšit rozhodnutí Evropské komise z roku 2010, které podporuje plošné rozšíření elektronické fakturace mezi subjekty v EU do roku Hlavními výhodami, které vidí Evropská komise v zavedení tohoto způsobu výměny informací, by měly být snížení počtu zpožděných plateb a snížení nákladů na tisk a poštovné. Evropská komise definovala 16 kroků, které by měly přispět k plošnému rozšíření elektronické fakturace: 1. Výzva jednotlivým členským státům k přijetí opatření vedoucích k liberalizaci právních předpisů týkajících se elektronické fakturace. Termín: prosinec

20 2. Zpracování studie o alternativních metodách výběru DPH včetně role elektronické fakturace. Studie bude zveřejněna v rámci předběžného úředního reportu o budoucnosti DPH. Termín: konec roku 2010, začátek roku Seminář v rámci evropského programu FISCALIS a následné posouzení potřeb pro další kroky. Termín: únor Uspořádání národních fór zájmových skupin (zaměstnavatelských svazů, podnikatelských svazů, odborů a nevládních organizací) o elektronické fakturaci s vyváženou účastí jednotlivých zástupců. Termín: nejpozději do června Revize směrnice o elektronických podpisech (1999/93/EC) s ohledem na poskytnutí interoperabilního rámce a přeshraničního uznání jednotlivými státy. Termín: v průběhu roku Uspořádání evropského fóra zájmových skupin o elektronické fakturaci (Multi Stakeholder Forum). Termín: v průběhu roku Sestavení Zásad správné praxe s ohledem na interoperabilitu procesu elektronické fakturace, podobně jako v případě Evropského modelu smlouvy o EDI (1994). Termín: konec roku Analýza potřeb a akcí pro součinné postupy při adresování a směrování u poskytovatelů služeb elektronické fakturace. Termín: konec roku Vytvoření implementační příručky pro implementaci datové podoby Cross-Industry faktury. Termín: konec roku Zřízení evropského fóra pro elektronickou fakturaci za účelem zohlednění předchozích aktivit, vykonané práce a výsledků v oblasti elektronické fakturace. Termín: období Průběžné posuzování vlivu budoucích technických a právních požadavků kladených na malé a střední podniky Evropskou komisí. Totéž se očekává i u členských států a národních organizací pro standardizaci. Termín: období

21 12. Organizace a účast na aktivitách vedoucích ke zvyšování povědomí o potenciálu elektronické fakturace u malých a středních podniků. Součinnost s již existujícími propagačními aktivitami. Termín: období Pokračování a rozšiřování aktivit, které podporují účast malých a středních podniků v elektronickém dodavatelském řetězci. Termín: období Propagace elektronické fakturace jednotlivými členskými státy, konkrétně: (1) prosazováním používání e-fakturace u malých a středních podniků, (2) koordinací existujících a chystaných národních iniciativ, (3) monitorováním zavádění elektronické fakturace a (4) stanovením cílů v oblasti zavádění elektronické fakturace. Termín: období Zaujetí vedoucí role implementací elektronické fakturace pro vlastní účely ze strany Evropské komise a dalších evropských institucí. Termín: období 2011 nestanoveno 16. Rychlý vývoj dalších zpráv elektronické komunikace pracovní skupinou UN/CEFACT Termín: nestanoveno (http://www.edizone.cz/clanky/legislativa/jakymi-kroky-chce-eu-dosahnout-masivniho-roz sireni-elektronicke-fakturace-do-roku-2020/, ) Certifikáty Aby nebylo pochyb o výstavci elektronického účetního dokladu, je vhodné jej opatřit elektronickým podpisem nebo elektronickou značnou, která je založena na kvalifikovaném certifikátu. Tyto certifikáty jsou v České republice vydávány několika vybranými společnostmi. Seznam těchto společností je zakotven v zákoně. Certifikáty jsou použity při aktu připojení podpisu k dokumentu pro vygenerování tohoto podpisu. Podpis je posléze připojen buď přímo do souboru s elektronickým účetním dokladem, což je nejběžnější situace, nebo je například podepsán , jehož součástí elektronická faktura je. 21

22 Obr. 4 Příklad certifikátu, který je umístěn v dokumentu PDF Druhy elektronických účetních dokladů (1) ISDOC ISDOC je v České republice nejrozšířenější formát pro výměnu elektronických účetních dokladů. Plán na vytvoření formátu pro elektronickou fakturaci vznikl v roce 2005 v rámci přijmutí společnosti ABRA Software do sdružení SPIS. V rámci sdružení byla vytvořena pracovní skupina, která měla za úkol ověřit význam elektronických dokladů a nastínit možnosti jejich standardizace rozšíření. Činnosti byly realizovány ve spolupráci s Ministerstvem informatiky. Projekt byl na Ministerstvu informatiky ověřen, ale po zániku Ministerstva informatiky byla většina jeho agend převedena pod Ministerstvo vnitra a projekt dále nepokračoval. V roce 2008 byl definován název pro nový standard elektronické fakturace Information System Document, zkráceně ISDOC. Rovněž vznikla Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR, jejchž čtrnáct signatářů se zavázalo k zapracování standardu ISDOC do svých ekonomických systémů. Mezi ně patří přední čeští výrobci ekonomického software, podporu svým podpisem vyjádřili i výrobci zahraničních ERP 22

23 systémů, například společnost SAP. V březnu roku 2009 byla oficiálně zveřejněna první definice formátu ISDOC na Ministerstvu financí České republiky. Počet elektronických faktur, které byly vytvořeny a zpracovány ve formátu ISDOC v roce 2010 překročil milion. Pro podporu rozvoje formátu ISDOC byla společností ABRA Software vytvořena aplikace ISDOC Reader, která je zdarma ke stažení na Tato má za cíl pomocí společnostem, které nemají účetní software optimalizovaný pro příjem faktur ve formátu ISDOC. Vhodná je rovněž pro jednotlivce i fyzické osoby, které obdržely fakturu ve formátu ISDOC a potřebují ji jednoduše zobrazit a zpracovat. ISDOC Reader dokáže fakturu zobrazit na obrazovce počítače, ověřit elektronický podpis, který je součástí ISDOC a případně ji i vytisknout včetně všech příloh. Nevýhodou aplikace ISDOC Reader je, že ji lze spustit jen v operačním systému MS Windows, pro uživatele, kteří pracují v operačních systémech Linux, Mac OS a další, je tudíž nepoužitelná. Obr. 5 Prostředí aplikace ISDOC Reader Formát ISDOC je jedním z formátů, které je možné odesílat přes datovou schránku. Technologicky vychází ze standardu UBL 2.0 (Universal Business Language), ale je upraven pro potřeby České republiky. V podstatě se jedná o XML soubor, ve kterém jsou uložena všechna data, a je možné jej doplnit o elektronický podpis. Standardně se jedná o 23

24 soubor s příponou.isdoc. V rozšířené variantě, do které je možné připojit i přílohy, má příponu.isdocx. V takovém případě má formát.zip souboru, ve kterém se nachází.isdoc soubor a přílohy. Podle Petra Kuchaře (průkopníka formátu ISDOC v ČR) je další budoucnost tohoto formátu v jeho rozšíření na další obchodní agendy jako např. elektronické účtenky a elektronické objednávky. (Srov ) (2) EDI Electronic Data Interchange elektronická výměna dat (zpráv) Jedná se o elektronickou výměnu strukturovaných standardních zpráv mezi dvěma aplikacemi dvou nezávislých subjektů Dokumenty jsou posílány přes schránky od odesilatele k příjemci a naopak Informační systémy komunikují automatizovaně s minimem lidských zásahů Hlavním cílem EDI je postupné nahrazování papírových dokumentů elektronickými se stejnou právní váhou Od je možné používat EDI faktury bez elektronického podpisu Elektronickou fakturaci upravuje Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty. Konkrétně vystavování daňových dokladů je řešeno v odstavci Zjednodušený výklad tohoto odstavce říká: Elektronická faktura, která má sloužit jako plnohodnotný elektronický doklad, je nutné buď opatřit přesně definovaným typem elektronického podpisu nebo ji vytvořit v přesně definovaném formátu EDI a předat předepsaným způsobem (čl. 2 Doporučení komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny informací. (TREJBAL, T. Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích. 14. sympozia EDI (FACT a eb).) Standard EDI pro elektronickou výměnu faktur se rozvíjí obzvlášť ve společnostech s robustními informačními a účetními systémy, které umožňují zprávy typu EDI zpracovávat. Praxe ale ukazuje, že je výhodné si příchozí EDI faktury uchovávat ve formátu, ve kterém přišly. Některé společnosti tedy vedle výměny dat ve formátu EDI také zavádějí DMS systém, který tyto EDI faktury uchovává, případně je opatřuje časovým 24

25 razítkem, respektive elektronickým podpisem. EDI formát faktur je v rámci České republiky specifický tím, že soubor s EDI ani jeho nosič nemusí obsahovat kvalifikovaný elektronický podpis, který je nutný například pro zasílání elektronických faktur em. Mezi nevýhody tohoto formátu patří fakt, že je nativně podporován jen většími účetními systémy a vlastní zavedení formátu je relativně časově náročné, protože se jedná o obecný standard, který může mít v rámci pravidel různé formáty, takzvané subsety. Proto jsou využívány služby takzvaných konsolidátorů, kteří překládají jednotlivé subsety mezi sebou. (3) PDF Pokud si faktur příjemce vede papírový archiv účetních dokladů, přenáší se náklady na tisk z výstavce faktury na příjemce. Obr. 6 Příklad PDF faktury, které je doplněno o elektronický podpis (4) XML Formát XML, tedy exensible Markup Language je standardizovaným formátem pro přenos informací. Ze své podstaty je vhodný pro přenos strukturovaných informací, tedy informací, které jsou jednoznačně definovány. Formát ISDOC, tedy jeden z formátů vybraných pro přenos faktur v České republice, je na tomto formátu postaven. ISDOC ale 25

26 nemusí pro potřeby přenosu faktur vyhovovat, protože jeho obsah je přesně definován standardem. Jednou z vlastností formátu XML je, že lze v jeho rámci provádět jednodušší kontroly daty do něho ukládaných. Je tedy možné kontrolovat, že jsou vyplněny povinné informace, že informace, které mohou nabývat pouze některých hodnot, těchto hodnot nabývají a další. Dalo by se tedy říci, že XML je formát vhodný pro výměnu elektronických účetních dokladů. Mezi jeho nevýhody ale patří nutnost úpravy standardních účetních systémů na obou stranách tak, aby jej bylo možné pro přenos elektronických faktur využít. (5) HTML, CSV, TXT Pro úplnost doplňuji i další formáty, s pomocí kterých by bylo možné elektronické faktury odesílat. Vykazují prvky nosiče vhodného pro přenos strukturovaných informací, kterými elektronické faktury jsou, ale vzhledem k tomu, že nemají širší podporu v legislativě daňových dokladů ani podporu zájmových skupin, nemyslím si, že jsou pro využití k přenosu elektronických faktur vhodné Tvorba elektronického účetního dokladu Možnosti vytvoření elektronické faktury jsou úzce spjaty s možnostmi informačního systému, který je ve firmě k dispozici. Většina společností má dnes alespoň jednoduchý účetní systém, který zpracovává firemní účetní agendu a vytváří faktury. Větší společnosti mívají sofistikované ERP systémy, které skýtají podstatně výraznější možnosti pro tvorbu elektronických dokladů. Existuje ale ještě řada firem, jejichž účetní systém je plně papírový, v lepším případě uložený v šanonech, které jsou uspořádané do nějakého systému. Nutnou, nikoli postačující podmínkou pro tvorbu elektronického účetního dokladu je vlastnictví počítače a programu, který je schopný tento doklad vystavit. Pro firmy, které mají místo účetnictví papírnictví a chtěly by jednoduše vytvářet faktury elektronicky, je k dispozici zdarma produkt pro tvorbu elektronických účetních dokladů ve formátu ISDOC. Elektronický účetní doklad vytvořený v tomto formátu musí být buď zaslán přes datové schránky, nebo opatřen kvalifikovaným elektronickým podpisem a odeslán jiným elektronickým kanálem příjemci faktury. Povinnost opatřit faktury elektronickým podpisem nevzniká u faktur ve speciálním formátu EDI. Výsledný formát, ve kterém je faktura vystavena, podstatně ovlivňuje zpracování faktury na straně jejího příjemce. Formáty EDI a ISDOC umožňují automatické zpracování faktur na straně 26

27 příjemce bez nutnosti ručního přepisu faktur do účetního systému. Předpokladem této automatizace je odpovídající programové vybavení na straně příjemce Kanály pro přenos elektronických účetních dokladů (1) Informační systém datových schránek Datové schránky jsou od listopadu 2009 novým médiem pro přenos informací mezi subjekty. Jedná se o elektronická úložiště, která jsou povinně používána veškerými orgány veřejné moci a právnickými osobami, které jsou zapsané v obchodním rejstříku. Dobrovolné je využití datových schránek fyzickými osobami a podnikajícími fyzickými osobami. Primárně jsou využívány pro komunikaci mezi úřady a firmami zapsanými v obchodním rejstříku. Za rok a půl fungování systému bylo přeneseno přes 40 milionů zpráv. Přesto bylo v lednu 2010 přes datové schránky posláno pouze 17 faktur. K letošnímu 31. březnu bylo zřízeno celkem schránek; z toho 8481 připadalo na orgány veřejné moci, na právnické osoby a schránek si zřídily fyzické osoby, informovalo ministerstvo (http://www.dvs.cz/clanek.asp?id= , ) Od ledna 2009 je možné využít datové schránky pro doručování faktur mezi komerčními organizacemi. Nutnou podmínkou pro tento způsob předávání účetních dokladů je souhlas protistrany s příjmem poštovních datových zpráv, to znamená zpráv od komerčních subjektů. Přenos faktur je zpoplatněn, cena za jednu odeslanou fakturu je 15,04 Kč bez DPH. Cena za přenos faktur je účtována měsíčně a připočítává se k ní Kč bez DPH podle počtu přenesených zpráv. Komunikace s orgány veřejné moci, včetně zasílání faktur orgánům veřejné moci, je bezplatná. Pro přenos faktur v elektronické podobě jsou nejčastěji využívány formáty ISDOC a PDF. Výhody využití datových schránek pro přenos elektronických faktur jsou dvě. První výhoda je že, institut doručení faktury přes datovou schránku je ukotven v legislativě. To znamená, že faktura zaslaná přes datovou schránku je po zákonem stanovené lhůtě považována za doručenou a protistrana se nemůže vymlouvat, že fakturu nedostala. Navíc je v datové schránce odesilatele faktura po dobu 90 dnů k dispozici, tudíž lze dokázat, že byla odeslána. Před uplynutím devadesátidenní lhůty je vhodné si odeslanou fakturu z datové schránky zálohovat a uložit, kdyby bylo třeba v budoucnu dokázat, že byla opravdu odeslána. Druhá výhoda je, že faktura odeslaná přes 27

28 datovou schránku nemusí explicitně obsahovat elektronický podpis odesílatele, protože se má za to, že odesílatel je jednoznačně definován schránkou, ze které faktura odešla. Architektura systému datových schránek je z hlediska možností využití pro přenos elektronických účetních dokladů dobře navržena. Umožňuje dva typy přístupu: Uživatelský přístup, kdy se člověk, který chce odeslat fakturu přihlásí do informačního systému datových schránek (ISDS), vytvoří datovou zprávu, nahraje do ní fakturu a tu odešle. Přístup pro třetí systémy pomocí rozhraní. Právě toto rozhraní je využíváno při automatizaci odesílání elektronických účetních dokladů třetími systémy, ať už účetními systémy, které mají konektor na ISDS, nebo dalšími systémy, například DMS systémy, které agendu odesílání faktur přes datové schránky zajišťují. Obr. 7 Zjednodušená architektura systému datových schránek (http://www.aipsafe.cz/cs/datove-schranky, ) (2) Elektronická pošta je dnes v České republice jedním z nejrozšířenějších komunikačních kanálů v rámci jednotlivých subjektů. V dnešní době si lze dnešní obchodní svět těžko představit bez ové schránky a tedy rychlého a pohodlného způsobu komunikace mezi firmami i uvnitř společností. Pro přenos elektronických účetních dokladů se zdá být jedním z nejlepších kanálů. Jeho použití je jednoduché a v dnešní době standardní. 28

29 Množství účetních systémů již dnes dokáže vytvořit elektronickou fakturu a odeslat ji příjemci ze seznamu odběratelů automaticky. Na opačné straně jsou ové schránky příjemců, které jsou vybírány ručně, v poslední době ale přibývá společností, které mají pro příjem elektronických faktur vyhrazené zvláštní ové schránky. Ty jsou napojeny na automatické systémy, které y s elektronickými účetními doklady stahují a automaticky je zpracovávají na základě obsahu vytěženého z u. Tento způsob zpracování elektronických účetních dokladů se blíží ideálu, který výrazně šetří čas, jinak promrhaný ručním zpracováním a doručováním papírové faktury běžným způsobem s využitím České pošty. Elektronická pošta jako kanál pro zpracování elektronických účetních dokladů má samozřejmě i svá rizika. Nezřídka se stává, že ový systém odesílatele nebo příjemce není funkční, u společností, které se pečlivě nevěnují otázce zabezpečení své informační infrastruktury, je zvýšené riziko ztráty ů a v neposlední řadě není legislativně zaručen institut doručení ové zprávy, na rozdíl od systému datových schránek. (3) Webové portály Některé společnosti, hlavně větší odběratelé, mají pro příjem elektronických faktur vybudované webové portály, do kterých je možné fakturu nahrát. Tyto portály odběratelů bývají spojeny se specializovanými systémy, které faktury zpracovávají a předávají dál do účetních systému a systémů pro schvalování faktur. Webové portály mohou fungovat i obráceně, tedy že příjemce faktury si může její elektronickou formu z portálu stáhnout. Na trhu je celá řada řešení, které tento požadavek umí realizovat. V České republice je tento způsob distribuce faktur využíván například společnostmi UPC, nebo O2 29

30 4.1.6 Zpracování elektronických účetních Typický proces zpracování elektronického dokladu se v zásadě neliší od procesu s papírovým dokladem. Jedním z několika specifik faktury v elektronické podobě je, že podle 11 zákona č. 563/1991 Sb. je odběratel povinen doplnit k přijaté faktuře náležitosti účetního dokladu jde o takzvaný podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Protože faktura není v papírové podobě, lze tento akt realizovat například pomocí přidání kvalifikovaného elektronického podpisu této osoby k elektronické formě faktury. K naplnění tohoto požadavku by rovněž došlo při vytištění faktury na papír a podepsání osoby odpovědné za zaúčtování a osoby zodpovědné za účetní případ Rizika spojená s elektronickým účetním dokladem Zasílání nepodepsaných faktur Někteří podnikatelé si neuvědomují, že se zasíláním faktur v elektronické podobě jsou spojeny určité náležitosti, které je třeba dodržet. Mezi nejčastější prohřešky patří posílání faktur ve formátu PDF em, kdy tyto faktury nejsou opatřeny elektronickým podpisem. Podle stanoviska Generálního finančního ředitelství prosté zaslání naskenovaného dokladu prostřednictvím u neposkytuje dostatečnou záruku autenticity původu dokladu a integrity jeho obsahu." To v praxi znamená, že taková faktura mohla být změněna neautorizovaným způsobem například někdo jiný než výstavce mohl změnit celkovou částku nebo datum. V krajních případech by faktura nemusela být uznána jako daňový doklad a firma by nemusela mít nárok na odpočet DPH. Nejjednodušší nápravou tohoto chybného stavu je doplnění elektronické faktury certifikátem. Vystavitel faktury musí mít svůj elektronický podpis, který potvrzuje jeho totožnost. Tímto podpisem podepíše buď dokument s fakturou, například PDF, nebo podepíše ovou zprávu, do které je elektronická verze faktury vložena. Další možností je zaslání dokladu přes datovou schránku. Ty jsou totiž automaticky považovány za ověřené. 30

31 Zneplatnění kvalifikovaného certifikátu Pokud společnost přijme fakturu, která je opatřena kvalifikovaným elektronickým podpisem, a ověří, že je elektronický podpis v pořádku, nemusí být tento certifikát ještě za určitých podmínek platný. V případě zneplatnění elektronického certifikátu jej certifikační autorita, která jej vydala, doplní do takzvaného revokačního seznamu. Tento seznam každá certifikační autorita vydává podle přesně stanoveného časového plánu a obsahuje seznam zneplatněných certifikátů. Mezi důvody zneplatnění kvalifikovaného elektronického podpisu patří případ, kdy certifikační autorita vydala nesprávné osvědčení, nebo kdy by mohl být soukromý klíč certifikátu ohrožen. Dále pak zjištění nedostatků v bezpečnostních požadavcích na vydání certifikátu, respektive porušení jakékoli bezpečnostní podmínky, která byla stanovena certifikační autoritou při vydávání kvalifikovaného elektronického podpisu. Mezi nejčastější důvody umístění certifikátu do revokačního seznamu patří stav, kdy se lze domnívat, že původní příjemce soukromého klíče k certifikátu není jeho jediným majitelem tedy například byl-li soukromý klíč ukraden nebo ztracen. Roztříštěnost formátu faktur V praxi je na straně dodavatele velmi obtížné dohodnout se se subjekty, které vystavují faktury, na jednoznačném formátu faktury. Může se tedy stát, že do společnosti proudí faktury papírové, PDF, EDI, ISDOC, CSV, TXT a další. To přináší velké problémy během procesu příjmu a prvotního zpracování faktur a vede to ke snižování efektivity tohoto procesu. Dokazování Zákonem daná lhůta pro archivaci účetních dokladů je 10 let. Po tuto dobu je požadováno uchování všech účetních dokladů, tedy i elektronických. Specifikem elektronických faktur je, že jejich součástí bývá kvalifikovaný elektronický podpis. Tento podpis ale má platnost pouze jeden rok. Poté vyprší. Prakticky je dál součástí faktury, jen uplynul časový okamžik, do kdy byl podpis platný. Důvody pro vypršení podpisu jsou uvedeny v kapitole Automatizace evidence faktur. Mohlo by tedy vzniknout podezření, že daná faktura nebyla podepsána tím, jehož vypršený kvalifikovaný certifikát je její součástí. Určitou možností, jak tomuto riziku předejít, je opatřit fakturu časovým razítkem před vypršením platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu a obnovovat toto časové razítko vždy před vypršením jeho platnosti. Na faktuře sice bude za několik let kvalifikovaný elektronický 31

32 podpis s prošlou platností, ale díky platnému časovému razítku bude možné dokázat, že faktura v okamžiku, kdy byl kvalifikovaný elektronický podpis platný, existovala. Právní názory na tuto problematiku nejsou jednoznačné a k dnešnímu dni není znám žádný soudní spor, který by tuto problematiku řešil. Podle mého názoru je ale šance, že by k takovémuto sporu došlo, velmi nízká, protože z podstaty věci je faktura nástrojem pro zaplacení peněz za nějaké plnění, a pokud jsou tyto peníze řádně zaplaceny, není důvod, proč by měla být někdy v budoucnu vytahována z archivů z jiných,než kontrolních a auditních důvodů. Termíny doručování faktur v informačním systému datových schránek Zpráva zaslaná systémem datových schránek je považována za doručenou okamžikem přihlášení se do datové schránky. Pokud přihlášení neproběhne do deseti dnů od doručení, je použit institut tzv. fikce doručení, kdy se má za to, že zpráva z datové schránky byla doručena deset dnů po jejím odeslání. Dříve bylo za datum doručení faktury často považováno datum vystavení faktury a datum splatnosti faktury se odvíjelo od něho. Podle novely zákona o DPH, která je platná od je datem doručení faktury datum fyzického převzetí faktury příjemcem faktury. V případě datových schránek je to tedy buď okamžik přihlášení se do systému ISDS, nebo desátý den po odeslání faktury. Mnoho firem, které mají datové schránky, využívá některý z nástrojů, který automaticky stahuje nové zprávy z datových schránek. Stahování obyčejně probíhá automaticky v intervalech, které má nástroj nastaven. Některé společnost nemají jednoznačně definovaná pravidla pro zpracování agend z datových schránek a do datových schránek se přihlašují sporadicky. Kombinace těchto předpokladů může vést k situacím, které jsou pro příjemce faktury nevýhodné z hlediska termínů: Osoba zodpovědná za stahování zpráv z datových schránek se delší dobu nepřihlásí do ISDS. Zaslaná faktura je desátý den od odeslání považována za doručenou a běží její lhůta splatnosti. Nástroj pro automatické stahování zpráv z ISDS se přihlašuje do systému každý den. Může se tedy stát, že systém v pátek večer stáhne fakturu, kterou nikdo 32

33 nezpracuje. Příjemce tím pádem ztratí nejméně dva dny, které by měl pro zpracování faktury k dobru. Řešením této problematiky je kvalitní naplánování zpracování agend z ISDS. Zde je možné využít fakt, že si lze zprávu z ISDS vyzvednout prakticky kdykoli (v rámci desetidenní lhůty) a vyzvedávání zpráv ISDS naplánovat tak, aby korespondovalo s následnými kroky zpracování agend, které jsou přes systém datových schránek odesílány. Například vyzvedávání zpráv v pondělí a ve středu dává jistý předpoklad, že budou agendy z informačního systému datových schránek zpracovány včas. 4.2 Automatizace evidence faktur Automatizací evidence faktur lze dosáhnout omezení lidské činnosti, která je se zpracováním příchozích faktur spjata. V případě elektronických faktur se jedná o jejich příjem elektronickou poštou a přenos do účetního systému. V případě faktur ve formátu vhodném pro automatický import do účetního systému (ISDOC, EDI) je vstup do účetního systému jednoduchý. Faktury v obrázkovém formátu, např. PDF tuto činnost nezjednodušují a nezřídka se stává, že jsou pro zvýšení ergonomie práce finanční účtárny tisknuty a teprve z papíru přepisovány do účetního systému. Obr. 8 Ruční import faktury ve formátu ISDOC do účetního systému 33

34 Účetní doklad je následně podle zákona nutné archivovat. Pod pojmem archivace si je možné představit uložení souboru s elektronickou fakturou na digitální úložiště, které je pro elektronické faktury určené Jednoznačná identifikace faktur Pro účely vnitrofiremní komunikace je vhodné, aby měl každý přijatý účetní doklad svůj jednoznačný identifikátor. V případě papírových faktur lze tento požadavek řešit například čárovým kódem, v případě elektronických faktur je vhodné opatřit elektronický účetní doklad také identifikátorem. Tím může být například přejmenování názvu souboru s fakturou na číslo, které bylo vygenerováno jako identifikátor faktury účetním systémem nebo jiným způsobem. Každopádně je vhodné vytvořit jednoznačnou vazbu mezi účetním systémem a souborem s fakturou. Metodu označení faktury číslem z účetního systému nelze použít, pokud faktury nejsou importovány do účetního systému ihned po jejich obdržení, ale jsou ještě před tím zpracovávány mimo účetní systém například v případě schvalování faktur. V takovém případě je vhodné přidělit faktuře jiný unikátní identifikátor například ručně ve formátu rok - měsíc den pořadové číslo faktury. Společnosti, které mají větší počet faktur, mají přidělování jednoznačných identifikátorů elektronickým dokladům vyřešeno automaticky Systémy pro správu dokumentů Nejjednodušší a také nejméně systémový způsob uchovávání elektronických faktur je jejich uložení do vyhrazené složky na disk, který může být sdíleným síťovým diskem. Správci počítačové sítě na tento disk obyčejně přidělí přístupová práva uživatelům, kteří mohou na obrazy faktur nahlížet. Faktury bývají tříděny podle data importu, jméno souboru s obrazem faktury je nejčastěji číslo dokladu v účetním systému. Faktury nelze dále vyhledávat, třídit, nejsou dostupné například v rámci firemního intranetu a je téměř nemožné nad fakturami vytvářet reporty. Další, často využívanou možností pro uložení elektronických faktur, je systém pro správu dokumentů, neboli DMS systém. DMS systémů je na trhu celá řada, dají se dělit různými způsoby podle vlastností, které mají. Nejčastější a v praxi nejméně jednoznačné je dělení těchto systémů podle uvažované šíře nasazení. Kategorie tohoto dělení bývají systémy pro malé společnosti s jednotkami předpokládaných uživatelů 34

35 systémy pro středně velké společnosti s desítkami předpokládaných uživatelů systémy pro velké a mezinárodní společnosti se stovkami, tisíci a desetitisíci předpokládaných uživatelů Uložení faktury do složek DMS systémy obvykle mívají dokumenty interně členěny do složek a podsložek podle dohodnutých pravidel. Faktury jsou například uloženy do složek podle let, pod kterými automaticky vznikají podsložky s názvy dodavatelů. V rámci každé podsložky jsou poté uloženy vlastní faktury, které lze zobrazit obdobně jako při zobrazení faktur z disku. Evidence metadat faktury U každé faktury bývá evidováno několik indexů, respektive metadat. Tato metadata dělíme na systémová, tedy metadata která jsou známa během importu faktury. Mezi systémová metadata patří název souboru, datum a čas importu a uživatel, který fakturu importoval, pokud nebyl import proveden automaticky. Druhou skupinou metadat jsou doplňující informace, které musí být z faktury buď automaticky vytěženy, nebo je musí zadat uživatel. Velkou výhodu zde přinášejí formáty faktur, ze kterých umí systém pro správu dokumentů informace automaticky vytěžit a poté údaje není nutné ručně vyplňovat. Elektronické účetní doklady ale mohou být i ve formátech, které tento postup jednoduchým způsobem neumožňují. Automatickému vytěžování informací z faktur se budu věnovat v dalších kapitolách, pro případ nasazení jednoduché evidence budu uvažovat pouze ruční vyplnění několika základních údajů z faktury. Pravidlo pro množství ručně vyplňovaných údajů je toto: Ručně vyplňovaných údajů by mělo být co nejméně, aby nebyla evidence faktur pracná, a zároveň by údajů mělo být dostatečné množství, aby bylo možné fakturu co nejrychleji najít. O množství a povaze ručně vyplňovaných údajů může také rozhodovat potřeba reportingu nad fakturami. Například: Jaká byla celková suma všech faktur importovaných v březnu? Mezi nejčastěji používané údaje patří celková částka na faktuře, identifikace dodavatele, variabilní symbol a číslo objednávky. Během ručního vyplňování těchto údajů se používají různé nástroje, které zjednodušují práci. Například identifikace dodavatele se nejčastěji skládá z IČ, DIČ a názvu dodavatele. Pracovník, který faktury indexuje, zapíše část IČ, zobrazí se mu všichni dodavatelé, kteří mají shodnou zadanou část IČ, a pracovník poté vybere kliknutím myši zamýšleného 35

36 dodavatele. V tu chvíli se všechny podstatné informace o dodavateli do faktury doplní automaticky. Pokud má společnost zavedena pravidla, že čísla objednávek jsou unikátní a zároveň na jedné faktuře je fakturována jedna objednávka, lze využít číselníku objednávek. V takovém případě pracovník, který faktury indexuje, zapíše jen číslo objednávky nebo jeho část a vybere k faktuře odpovídající objednávku. Poté se k faktuře automaticky doplní všechny ostatní údaje, tedy obyčejně identifikace dodavatele, variabilní symbol a celková částka. Pracovník ale poté musí zkontrolovat, zda doplněné údaje odpovídají skutečnosti uvedené na faktuře. Zde bych rád uvedl příklad uložení základních metadat do systému DMS: Obr. 9 Příklad uložení metadat do DMS systému zde zobrazena metadata hlavičky faktury Faktury bývají obyčejně indexovány buď ihned, nebo krátce po naimportování. Pro indexování faktur je vhodné využít druhého monitoru, který je připojen k počítači, kde probíhá indexování faktur. Jeden monitor je používán pro zobrazení obrazu faktury a na druhém monitoru je spuštěn DMS systém, do kterého pracovník zadává indexy zobrazené na prvním monitoru. První monitor bývá nezřídka otočen o 90 o, protože takto otočený monitor více odpovídá formátu A4 orientovaném na výšku. Autorizace Uživatel, který hledá obraz faktury, se nejprve musí do DMS systému autorizovat. Autorizace obyčejně probíhá dvěma způsoby. Pokud se uživatel přihlašuje z vnitřní sítě společnosti, je možné využít takzvaný mechanismus Single Sign On, tedy jednotného přihlášení. V takovém případě DMS systém přebírá uživatelskou autorizaci pomocí technologie LDAP. Pro uživatele tento způsob přihlášení vypadá tak, že si otevře DMS systém a bez nutnosti zadávat někam své jméno a heslo se mu DMS sytém otevře pod jeho 36

37 uživatelským jménem automaticky. Mechanismus Single Sign On je čím dál více rozšířen, protože nenutí uživatele pamatovat si další jméno a heslo. Druhý způsob přihlašování, tedy tradiční způsob zavádí systém jmen a hesel, takže každý uživatel musí po spuštění DMS systému zadat své jméno a heslo, na základě kterého jej DMS systém autorizuje. Systémy přístupových práv bývají v DMS systémech nastaveny dvěma způsoby. Nejčastějším způsobem je nastavení přístupových práv na složku nebo podsložky, kam se dokumenty ukládají. Typy přístupových práv, které lze obyčejně v rámci jedné složky nastavit jsou: Právo vidět objekt faktury v DMS systému a vidět metadata faktury (bez možnosti otevřít si obraz faktury) Právo vidět obsah dokumentu, tedy vidět obsah souboru faktury Právo měnit metadata a obsah faktury Právo vytvářet nové objekty, například přiložit k faktuře dopis dodavateli o vrácení faktury Právo vymazat fakturu Právo nastavovat přístupová práva k faktuře Druhý způsob nastavení přístupových práv, který lze kombinovat s prvním, je nastavení přístupových práv podle indexů faktury. Typy přístupových práv zůstávají stejné jako v předchozím případě, ale k fakturám se přiřazují ne na základě příslušnosti faktury do vybrané složky, ale na základě metadat, která faktura obsahuje. Tímto způsobem je například možné omezit přístup uživatelů k fakturám, které mají celkovou částku vyšší, než je nastavený limit, nebo pokud je jedním z indexů faktury i nákladové středisko, uživatel si může zobrazovat pouze faktury, které náleží jeho nákladovému středisku a podobně. Uložení dalších dokumentů a informací DMS systémy obyčejně umožňují ukládat k fakturám další informace a dokumenty. Pokud je k faktuře vedena jakákoliv korespondence, například diskuze s dodavatelem, je výhodné tuto korespondenci přikládat k faktuře, aby ji bylo v případě nutnosti možné předložit. Většina DMS systémů umožňuje k fakturám ukládat dokumenty, respektive soubory 37

38 jakéhokoliv typu, kromě dokumentů, tabulek a obrázků i například zvukové záznamy, videa, XML soubory a další. Další možnost uložení informací k elektronické faktuře skýtají poznámky. Poznámka je obyčejný text, který může v rámci DMS systému k faktuře přiložit každý uživatel, který na to má příslušné oprávnění. U každé poznámky systém automaticky doplní, kdo je autorem této poznámky a kdy byla poznámka vložena. Poznámky obyčejně není možné odstraňovat. Audit Veškeré činnosti uživatele v rámci DMS systému jsou monitorovány a mohou být zaznamenávány. Tyto činnosti lze rozdělit například na dvě skupiny. Do první skupiny patří činnosti uživatele, při kterých jsou tvořeny a měněny informace v DMS systému například vytvoření a úprava dopisu dodavateli nebo změna metadat u faktury. Tyto činnosti DMS systém obyčejně ošetřuje tak, že ukládá historii těchto změn. Například pokud uživatel změní text dopisu dodavateli, je původní znění dopisu uchováváno v takzvané verzi. Zde se dostáváme k jedné z největších výhod DMS systémů, kterou je řízení tvorby dokumentu. Protože ale nemá v rámci zpracování účetních dokladů zásadní uplatnění, zmíním tuto výhodu pouze okrajově. V praxi se jedná o to, že DMS systém zajišťuje jednak to, že jeden dokument nemůže být upravován najednou více než jednám uživatelem takový dokument dostane v DMS sytému příznak rezervace (někdy se užívá termín check-out ) a žádný jiný uživatel nemůže dokument ve chvíli, kdy je rezervován, upravit. Uživatel, který dokončí úpravu dokumentu, jej v DMS systému odrezervuje ( check-in ) a od té chvíle jej mohou upravovat ostatní uživatelé. Během doby, kdy je dokument rezervován, umí DMS systém nabídnout ostatním uživatelům k zobrazení poslední verzi dokumentu před tím, než byla provedena rezervace. Díky tomuto mechanismu nedochází k paralelní tvorbě dokumentu a k následnému složitému slučování dokumentů do jedné konečné verze. Druhá skupina činností, které DMS systém zaznamenává, jsou veškeré činnosti uživatele v rámci systému. Monitorování těchto činností je zahájeno v během autorizace uživatele do systému a je ukončeno po odhlášení uživatele ze systému. 38

39 DMS systémy obyčejně umožňují nastavit, jaké činnosti mají být monitorovány, protože při monitorování všech akcí uživatele vzniká obrovské množství dat. Mezi nejběžněji monitorované činnosti patří: Datum a čas přihlášení / odhlášení uživatele Název + IP adresa stroje, ze kterého se uživatel přihlašuje Vytvoření, otevření, vymazání dokumentu Modifikace dokumentu / metadat + uložení změněných dat Integrace DMS systémy mohou být buď nezávislé na ostatních systémech ve společnosti, nebo mohou být s těmito systémy integrované. Tato systémová integrace přináší mnoho výhod, které přinášejí synergický efekt při zpracování účetních dokladů. Integrace DMS systému s dalšími systémy se obyčejně děje ze dvou hlavních důvodů. Prvním důvodem je sdílení dat mezi systémy a druhým důvodem bývá zjednodušení přístupu k fakturám ze třetích systémů. Sdílení dat mezi systémy bývá zavedeno z důvodu zjednodušení indexace faktury. Pokud například účetní systém poskytuje DMS systému číselník všech dodavatelů, v DMS systému není nutné tento číselník udržovat a během zadávání dat k faktuře jej lze využít. Další často používanou metodou pro sdílení dat, například pokud do DMS systému mají přístup všichni zaměstnanci a do účetního systému pouze vybraní, je zkopírování vybraných dat, které se vážou k faktuře z účetního systému do DMS systému. Tato metoda vyžaduje, aby byla mezi fakturami v obou systémech jednoznačná vazba. Ta bývá nejčastěji vytvořena pomocí unikátního identifikátoru faktury, takže když účetní účtuje, nebo předúčtovává fakturu do účetního systému, zadá jako jednu z informací o faktuře unikátní identifikátor faktury z DMS systému. Takto vytvořená vazba poté umožňuje automatickou výměnu informací mezi oběma systémy, například z DMS systému se mohou do účetního systému zkopírovat relevantní data (např. datum přijetí faktury) a do DMS systému se mohou z účetního systému zkopírovat dodatečné informace o faktuře, např. datum zaúčtování a datum zaplacení faktury. 39

40 Cílem druhého způsobu integrace DMS systému a ostatních systémů je zjednodušení přístupu uživatelů k fakturám uloženým v DMS systému. Běžný uživatel, který hledá v DMS systému fakturu, si musí otevřít DMS systém, autorizovat se, fakturu podle známých metadat najít a zobrazit si ji. Po správném integrování DMS systému např. s účetním systémem bývá v účetním systému vedle faktury tlačítko, které po stisknutí otevře DMS systém, autorizuje uživatele, vyhledá příslušnou fakturu a zobrazí ji. Všechny tyto činnosti probíhají automaticky. Další možností, které mohou DMS systémy přinášet, je integrace do kancelářských systémů a do programů, které zaměstnanci běžně používají. Příkladem takové integrace může být procházení DMS systému přímo v průzkumníku MS Windows nebo ukládání dokumentů přímo do DMS z kancelářských aplikací rodiny MS Office. Vyhledávání 48% zaměstnanců tráví celkem 1 den v týdnu hledáním informací, které potřebuje ke své práci. Pokud je celkový počet zaměstnanců ve společnosti a průměrné roční náklady na zaměstnance jsou Kč, dosahují roční náklady na hledání informací Kč. (Srov. Air Systems Knowledge Audit. Northrop Grumman, 3400 respondentů, ) Z tohoto důvodu považuji rychlost a efektivitu vyhledávání v DMS systémech za klíčovou. Většina DMS systémů umí vyhledávat podle metadat zadaných k faktuře a podle metadat, které k faktuře doplnil systém. Důležitá je ale také rychlost vyhledávání, relevance dat a prezentace vyhledaných dat. Dobrým měřítkem určení efektivity hledání v DMS systému může být počet kliknutí myši, které musí člověk udělat, aby se mu zobrazila hledaná faktura. Ideální číslo je dle mého názoru 3. Škálovatelnost, robustnost, dostupnost Pokud je DMS systém nasazen na zpracování dat a dokumentů, které jsou kritické pro běh společnosti (a takovými dokumenty faktury bývají), je třeba zajistit, že systém dokáže zpracovat předpokládané objemy dokumentů za odpovídající dobu a že bude možné funkce systému v případě havárie obnovit za krátký čas, nejlépe do několika hodin. 40

41 Řešením prvního požadavku je nasazení robustního systému. Robustnost systému není nikde jednoznačně definována, ale obvykle se jí myslí: Schopnost systému rychle reagovat na požadavky uživatele Minimální výpadky systému Minimální chybovost systému Schopnost systému zpracovat požadované množství dat, někdy až v řádu terabytů za rok Podpora moderních technologií a stabilní třívrstvá architektura Škálovatelnost Škálovatelnost systému je jeho schopnost rozšiřovat se tak, jak se zvyšují nároky na tento systém. Většinou dokáže dobře škálovatelný systém zpracovávat vedle jedné agendy ještě další, například kromě zpracování příchozích faktur ještě archiv smluv, řízení ISO dokumentace a archiv technických výkresů. Další vlastností dobře škálovatelného sytému je možnost přidávání dalších komponent systému, které zajišťují: Dodržení optimální rychlosti práce se systémem při zvyšování počtu uživatelů systému, například přidáváním dalších aplikačních serverů Dodržení optimální rychlosti při rozšiřování systému mimo jednu lokalitu, například formou využívání cache serverů Rozšiřování úložné kapacity systému (buď přidáváním dalších disků pro uložení dat, nebo připojením specializovaného úložiště např. UDO jukeboxy, zařízení Centera a další) Dostupnost systému, respektive minimalizace rizika nedostupnosti systému bývá řešena dvěma způsoby. Tradiční systém zahrnuje zálohování systému, takže v případě havárie nebo v případě ztráty dat je tato možné obnovit ze zálohy. Zálohy jsou obvykle prováděny na denní bázi, takže v nejhorším případě společnost přijde o jeden den práce. Obnova systému ze zálohy obyčejně zahrnuje pořízení nového hardware, instalace systému na tento hardware a obnovení zazálohovaných dat. Termíny dodání nového serveru se pohybují okolo několika týdnů, takže společnost obyčejně uzavírá s dodavatelem hardware smlouvy o podpoře, 41

42 které zavazují dodavatele hardware doručit nový server například do následujícího pracovního dne. V ideálním případě je tedy systém obnoven za dva až tři pracovní dny po havárii. V dnešní době narůstá obliba různých virtualizačních nástrojů, které dokáží provoz hardwarového serveru virtualizovat do softwarového prostředí, v praxi potom celý server s DMS systémem funguje nikoliv na hardwarové platformě, ale jako program na virtualizační softwarové platformě. Zálohování tohoto systému je jednodušší, protože záloha probíhá tak, že se server vypne, to v praxi znamená, že se ukončí běh programu virtuálního serveru a všechny soubory, které server potřebuje pro svůj běh, se zazálohují. Nevýhodou tohoto přístupu je, že DMS systémy obvykle ukládají na svůj server velké množství dat, která není jednoduché zálohovat. Ne každý zálohovací systém má kapacitu desítek terabytů, aby dokázal zazálohovat například DMS systém s archivem technických výkresů za posledních deset let v rámci nočního zálohovacího běhu. Druhý přístup pro zajištění dostupnosti systému je nasazení řešení pro High Availability, tedy vysokou dostupnost. Touto vlastností disponují největší světové systémy a v praxi se jedná o vytvoření redundantního komponentního systému, kdy pří výpadku jedné komponenty okamžitě přebírají její činnost ostatní komponenty. V praxi se jedná o nasazení dvou a více serverů nainstalovaných v tzv. High Availability Cluser režimu, kdy jsou požadavky uživatele směrovány na celý cluster a požadavek je vyřízen tím serverem, který je právě k dispozici. Toto clusterové řešení umožňuje rovněž distribuci zátěže na všechny servery v clusteru. Nevýhodou tohoto řešení je, že pokud v systému vznikne chyba (například ztráta integrity části dat), je tato chyba ihned replikována do ostatních částí systému. Ideálním řešením pro zajištění maximální dostupnosti dat je nasazení řešení v režimu High Availability, kdy je toto řešení navíc pravidelně zálohováno Uchovávání elektronických účetních dokladů dle legislativy V této kapitole se budu opírat o tyto zákony Obchodního zákoníku: Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 42

43 Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Časová razítka Opatření elektronického účetního dokladu kvalifikovaným časovým razítkem zákon vysloveně neukládá, ale vzhledem k prokazatelnosti existence faktury v daný čas lze opatřování účetních dokladů časovým razítkem doporučit. V praxi se opatřování dokumentů certifikáty nejčastěji děje tak, že ihned po vstupu elektronického účetního dokladu je k souboru faktury připojena elektronická značka. Tato elektronická značka může být připojena buď přímo do souboru například formát PDF / A tento způsob umožňuje, nebo je připojena vedle souboru a do dalšího zpracování se odesílají oba soubory zvlášť. Kvalifikované časové razítko se může připojit rovněž k souboru, nebo přímo do souboru. Společnosti, které mohou v České republice vydávat kvalifikovaná časová razítka, jsou určeny zákonem. Protože zákony související se zpracováním příchozích faktur výslovně neukládají za povinnost připojovat k dokladům kvalifikovaná časová razítka, ale jejich připojení bývá výhodné, jsou časová razítka připojována. Každé časové razítko je zpoplatněno podle platných ceníků certifikačních autorit. V ideálním případě je ke každé faktuře připojeno jedno časové razítko. Protože může být tento postup neekonomický, nabízejí některé DMS systémy zvláštní mechanismus, díky kterému je pro celou skupinu faktur vydáno jedno časové razítko (například na denní bázi). Způsob tohoto vydávání časových razítek je umožněn díky způsobu tvorby otisku faktur (tzv. hash). Metoda se nazývá Hash-Tree a byla vyvinuta ve spolupráci s Department of Medical Informatics, University of Heidelberg, Germany a Fraunhofer Institute Secure Telecooperation, Darmstadt, Germany. Jak ukazuje obrázek níže, v praxi se metoda sestává z několika kroků. V prvním kroku jsou vytvořeny otisky ze všech dokumentů, které mají být podepsány. V druhém kroku se každé dva otisky slučují do jednoho, až vznikne jediný otisk. Tento otisk je potom opatřen časovým razítkem. 43

44 Obr. 10 způsob tvorby hash pomocí metody Hash Tree (Srov. of%20provability%20of%20electronically%20signed%20documents%20.pdf ) Platnost časového razítka, respektive elektronické značky je zákonem omezena na 3 roky. Během vytváření otisku faktury je použit algoritmus daný vyhláškou Ministerstva vnitra České republiky. Od je pro tvorbu časových razítek využíván algoritmus SHA-2. Tento algoritmus by měl být koncem roku 2013 nahrazen dalším, novějším algoritmem. Pro omezení této platnosti jsou dva důvody. Prvním důvodem je, že algoritmus, který se používá pro tvorbu otisku faktury v čase, zastarává a mohlo by se stát, že v budoucnu budou existovat technické prostředky, které umožní například falšovat kvalifikované časové razítko vytvořené zastaralým kryptografickým algoritmem. Druhým důvodem je, že každý kryptografický algoritmus vytváří otisky určité velikosti, respektive délky. Čím déle je kryptografický algoritmus s omezenou délkou používán, tím je vyšší je šance, že na světě vzniknou dva rozdílné dokumenty, které budou mít stejný otisk. Níže bych rád uvedl doporučení Evropské Unie vydané v technické specifikaci ETSI TS , která doporučuje úpravu platnosti jednotlivých typu kryptografických algoritmů v čase. Sloupec 3 years znamená konec doporučené platnosti vyjmenovaných certifikátů dne

45 Tab. 2 Část technické specifikace ETSI TS upravující využitelnost různých kryptografických algoritmů v čase. (Srov. Algorithms and Parameters for Secure Electronic Signatures; Part 1: Hash functions and asymmetric algorithms. ETSI TS ) 4.3 Automatizace koloběhu faktur Dalším způsobem, jak zpracování příchozích faktur zrychlit a zefektivnit je automatizace jejich životního cyklu v rámci společnosti. Tato automatizace přináší dvě hlavní výhody: Zrychlení koloběhu faktur po společnosti tedy faktury již nemusí být mezi účastníky životního cyklu přenášeny ručně, například v rámci interní pošty, či e- mailů, ale faktura je doručena dalšímu zpracovateli v pořadí ihned po odeslání zpracovatelem předcházejícím. Monitorování procesu zpracování. V každou chvílí je možné říct, kde se právě faktura nachází a v případě potřeby zasáhnout Technické prostředky automatizace koloběhu faktur Pro automatizaci koloběhu faktur se používají systémy umožňující workflow, tedy systémy, které umí řízeným způsobem elektronicky podpořit proces životního cyklu dokumentu v rámci společnosti. Tyto systémy existují samostatně, ale často bývají nadstavbou nebo součástí DMS systémů. Těmto systémům se obvykle říká Workflow systémy. Příkladem nastavení procesu workflow v DMS systému Open Text Livelink Enterprise Server pro zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě může být workflow mapa uvedená na obrázku níže. 45

46 Přehled procesu zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě V rámci aplikace workflow konkrétně na proces zpracování příchozích faktur v České zemědělské univerzitě je faktura po příjmu odeslána na účetní oddělení, kde je předúčtována do účetního systému. K faktuře je s pomocí dat z účetního systému vytvořena košilka. Dále je faktura odeslána na schvalování. Po schvalování, které je pro každou oblast nákladů dvoustupňové, se faktura vrací na účetní oddělení, kde je zaúčtována. Přijaté elektronické účetní doklady se tisknou a dále je s nimi zacházen stejně, jako s papírovými fakurami. Obr. 12 Workflow mapa zpracování příchozích faktur na České zemědělské univerzitě Velká část vlastností, kterou mají workflow systémy, je shodná s vlastnostmi, které mají DMS systémy. Obzvlášť pokud je workflow systém součástí DMS. Nad rámec DMS se workflow systémy vyznačují následujícími vlastnostmi. 46

47 Řízení zastupitelnosti Pokud některý z určených pracovníků ve workflow nemůže zpracovávat své úkoly, například z důvodu nemoci nebo dovolené, workflow systém umožňuje nastavit zastupování tohoto člověka. Zastupování může nastavit buď pracovník sám (v případě plánované absence), nebo administrátor daného workflow procesu (v případě neplánované absence). Vyvažování zátěže Nezřídka se stává, že pro zpracování objemnějších agend je na zpracování určeno více pracovníků. Například pro zpracování faktur za energie, kterých budou desítky až stovky denně, bude zodpovědná skupina pěti účetních. Jednoduché DMS systémy umí odeslat fakturu ke zpracování jedné účetní, sofistikovanější systémy umí zaslat fakturu všem účetním naráz, tedy na definovanou skupinu účetních. Poté, co jedna z účetních začne tuto fakturu zpracovávat, zmizí faktura ostatním účetním ze seznamu faktur ke zpracování. Nejlepší systémy umí distribuovat fakturu pomocí inteligentního řízení zátěže. Toto řízení zátěže může například zjišťovat, kolik faktur má ve svém seznamu ke zpracování každá účetní, a odešle fakturu té, která jich má nejméně. Další možnou formou distribuce zátěže je rovnoměrné rozložení faktur ke zpracování mezi všechny účetní pokud je pro zpracování faktur určena skupina pěti účetních (označím je A, B, C, D E), potom první faktura je distribuována účetní A, druhá faktura je distribuována účetní B,, pátá faktura je distribuována účetní E, šestá faktura je distribuována účetní A, sedmá faktura je distribuována účetní B,. Delegace a přischválení Může se stát, že zpracovatel faktury ji ani s informacemi, které má, nedokáže schválit, přestože je za schválení této faktury zodpovědný. K tomu, aby mohl fakturu schválit, potřebuje ještě vyjádření svého spolupracovníka, například podřízeného. V takovém případě lze využít funkci přischválení faktury, která odešle fakturu s případným komentářem dalšímu člověku, který má možnost fakturu vidět, vyjádřit se k ní a poté ji vrátit zpět původnímu schvalovateli. Tento původní schvalovatel poté může fakturu, maje 47

48 nyní dodatečné informace, schválit, případně si vyžádat přischválení dalšího spolupracovníka. Další potenciální možnost je, že za fakturu, kterou pracovník obdrží, není tento pracovník zodpovědný. V takovém případě buď pracovník vrací fakturu zpět odesílateli, nebo pokud zná pracovníka zodpovědného za zpracování faktury, deleguje úkol zpracování faktury na tohoto pracovníka. Hlídání termínů a eskalace Workflow, respektive jednotlivé workflow kroky mohou být časově omezené například každý schvalovatel bude mít na schválení faktury dva dny. Při nedodržení tohoto časového omezení může nastat několik situací. Tyto situace se odvíjí od nastavení a možností workflow systému: Faktura může být v systému označena jako zpožděná, tento stav je viditelný při zobrazení stavu zpracování faktury. Systém může notifikovat zpracovatele, případně jeho nadřízené o této skutečnosti. Systém může eskalovat úkol zpracování faktury např. nadřízenému daného pracovníka. Systém může vrátit úkol zpracování faktury zpět, např. pracovníkům účetního oddělení. Tyto situace lze kombinovat. Například při vypršení termínu zpracování je faktura označena v systému jako zpožděná. Den po vypršení termínu je odeslána ová notifikace o této skutečnosti zpracovateli faktury a jeho nadřízenému. Dva dny po vypršení termínu je úkol eskalován na nadřízeného původního zpracovatele. Tří dny po vypršení termínu je úkol zpracování faktury eskalován na finančního ředitele společnosti. Čtyři dny po vypršení termínu je workflow přerušeno a úkol je vrácen zpět pracovníkům účetního oddělení. Všechny zde uvažované dny jsou dny pracovní s tím, že workflow systém by měl počítat i se svátky. Metadata Podobně jako u DMS systémů je možné k workflow úkolům přidávat dodatečné informace. Tyto dodatečné informace mohou mít formu: 48

49 Příloh (dokumentů, které se k workflow přikládají podobně, jako soubory k e- mailu) Poznámek, které jsou podobně jako v případě DMS systémů nesmazatelné Metadat, respektive indexů, které jsou ke každému workflow úkolu drženy. Tato metadata mohou podléhat zvláštním pravidlům (například před zahájením workflow musí být vyplněn alespoň jeden schvalovatel workflow a poslední schvalovatel faktury musí uvést nákladové středisko, na které se bude faktura účtovat). Audit Udržování a poskytování auditních informací o procesu zpracování faktur je jedna z nejdůležitějších vlastností workflow systému. Díky těmto informacím lze proces zpracování faktur nejen monitorovat, ale i optimalizovat. Ideální workflow systém schraňuje informace o všech činnostech v něm, ať už uživatelem vyvolaných, nebo automatických. Protože bývá těchto informací velké množství, lze obyčejně jednotlivé oblasti auditu vypínat a zapínat. Mezi informace, které jsou pro audit důležité, patří: Datum a čas zahájení workflow Datum a čas ukončení workflow Datum a čas příchodu workflow úkolu zaměstnanci Datum a čas odeslání workflow úkolu zaměstnancem Seznam všech přischválení a delegací workflow úkolu Datum a čas eskalace, případně přischválení workflow úkolu Úkony, které byly u každého zaměstnance s workflow úkolem provedeny Změny všech dokumentů a metadat, které byly u každého zaměstnance s workflow úkolem provedeny 4.4 Vytěžování údajů z faktury Při zpracování elektronické evidence dokumentů, které vstupují do společnosti, vzniká nejvíce chyb během jejich indexace. Obzvláště v případě faktur je tento problém markantní, protože faktury obsahují velké množství informací, které je nutné zadat do 49

50 systému, aby mohly být dále zpracovány. Elektronické účetní doklady dopad tohoto problému snižují, v některých případech až eliminují. Formáty elektronických účetních dokladů, které v sobě obsahují strukturovanou formu informací, jsou adepty na výrazné snížení, až eliminaci uživatelské zátěže při zadávání informací do účetních a DMS systémů. Na automatické nebo poloautomatické vytěžování informací z těchto formátů faktur je dnes velké množství účetních i DMS systémů připraveno. Jsou ale další formáty, které tuto úroveň automatizace nenabízí. Jedná se především o formát PDF. Nyní se zaměřím na možnosti automatizace vytěžování informací právě z tohoto formátu. Systémy pro vytěžování údajů z faktur jsou využívány pro zpracování papírových faktur s tím, že umožňují zpracovat i faktury ve formátu PDF (případně jiných). Pokud je faktura v PDF uložena jako obrázek, je třeba nejprve použít takzvané OCR Optical Character Recognition, neboli optického rozpoznávání znaků na obrázku a jejich převod do textu. Každá taková faktura, která je naimportována, je s pomocí OCR převedena do její textové interpretace. Velkou výhodou (a dnes již běžnou praxí) je, že velké množství PDF faktur obsahuje místo obrázku faktury naformátovaný text v textové vrstvě podobně, jako například program Microsoft Word. V takovém případě není nutné převádět informace obsažené v PDF na textové, protože již v tomto formátu jsou a lze ihned přistoupit k dalšímu kroku procesu vytěžování informací k jejich interpretaci. Způsob interpretace bývá založen ne dvou principech: Princip šablony Během implementace systému pro automatizaci rozpoznání faktur je vytipována skupina dodavatelů, jejichž faktury tvoří největší objem dokladů. Pro každou fakturu dodavatele je vytvořena šablona, ve které je definováno umístění vytěžovaných údajů. Systém pro vytěžování údajů poté porovnává obrázek každé faktury se všemi šablonami, které má uložené, a pokud nalezne shodu, vytěží z faktury údaje z míst určených šablonou. 50

51 Princip klíčových slov Systém se naučí klíčová slova a poté hledá jejich výskyt na faktuře. Pokud toto klíčové slovo nalezne, hledá okolo něho hodnotu, která by měla být s klíčovým slovem svázána. Například při nalezení řetězce Částka celkem bez DPH: systém očekává, že vpravo od tohoto řetězce se nachází celková částka faktury bez DPH a hledá tedy číslice. Obr. 13 Modul verifikace faktur prostředí Readsoft Invoices Nejnovějším trendem v oblasti automatického rozpoznávání údajů je slučování obou principů a částečná eliminace principu šablon. V praxi se jedná o to, že systém se pokouší najít a vytěžit z každé faktury, kterou ještě nezná, maximum údajů. Pokud si není jist, že jsou všechny údaje vytěženy bezchybně, zobrazí fakturu s vytěženými údaji operátorovi vytěžování, který údaje případně opraví. Systém si opravu i novou fakturu zapamatuje, a pokud je faktura s podobným rozložením grafických prvků importována v budoucnu, systém na ni aplikuje stejná pravidla pro vytěžování, která se naučil během zpracování předchozí faktury. Úspěšnost vytěžení údajů z elektronické PDF faktury je ovlivněna především úspěšností interpretace textů nalezených na faktuře. Fakt, že vytěžovací systém nalezl text Celkem a za ním číslice ještě neznamená, že celkovou částku faktury vytěží správně. I když je třeba dodat, že hlavním nedostatkem vytěžování údajů z papírových faktur jsou chyby, které 51

52 vznikají především z důvodu nesprávného převedení obrázku faktury na papíře do textu. Výskyt těchto chyb je v případě elektronických PDF faktur, které obsahují obrázek faktury podstatně snížen a v případě elektronických PDF faktur, které v sobě obsahují textovou vrstvou, je eliminován. Vedlejším produktem, který může vznikat při OCR obrazu faktury, je vytvoření její textové interpretace. Pokud je následně faktura uložena do DMS systému, může být tato textová interpretace využita při plnotextovém vyhledávání dokumentů, to znamená, že lze fakturu hledat podle jakéhokoliv údajů na ní uvedených, i když tyto údaje nejsou součástí metadat faktury. Elektronické účetní doklady, které textovou informaci nesou, v sobě mají tuto výhodu automaticky. 4.5 Automatizace účtování faktur Poté, co jsou z faktury bezchybně vytěženy údaje nutné pro její zaúčtování, nic nebrání automatizaci i tohoto procesu. V rámci automatického účtování je nutné provést minimálně všechny kontroly, které probíhají při ručním účtování, to znamená kontrola správnosti dat na faktuře, ověření faktury proti objednávce, proti dodacím listům, čísla materiálů jsou ověřena proti stavu skladu a další. Pokud některá z kontrol neproběhne, může být faktura buď předána k ručnímu zpracování, na účetní oddělení, anebo rovnou odeslána pomocí integrace s workflow systémem zaměstnanci, který je zodpovědný za řešení vzniklého problému. Například pokud se částka na faktuře liší od částky na objednávce, je faktura pomocí workflow odeslána zaměstnanci, který si zboží objednal. V ideálním případě je faktura zaslaná elektronicky zaúčtována plně automaticky bez jakéhokoliv zásahu člověka. Pro podporu účtování faktur lze využít různé produkty na trhu, tyto produkty bývají součástí některých účetních systémů, nebo jsou k dispozici jako modul, o který lze účetní 52

53 systém rozšířit. Pro ilustraci uvádím jeden z produktů, o který lze rozšířit účetní systém SAP: Obr. 14 Obrazovka poloautomatického účtování faktury modulu KDF účetního sytému SAP 53

IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace

IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace 7.10.2009 IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace Ing. Vladislava Dejmková 1 Výchozí pojmy Elektronické dokumenty Datové schránky Archivace Elektronická faktura formát ISDOC Workflow Schéma elektronické

Více

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014 DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014 Praha 17.09.2014 Jiří Voves Proč otazník v názvu přednášky? Nové technologie Nové přístrojové vybavení Nové postupy Nová data Data

Více

Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur!

Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur! Dejte sbohem papírovým fakturám. Vítejte ve světě elektronických faktur! Obsah ÚVOD: CO: PROČ: JAK: Elektronická fakturace a spolupráce mezi ČS a Skupinou ČEZ Popis služby Přínosy elektronické fakturace

Více

IS Orsoft 2011. Vladislava Dejmková. Setkání uživatelů 2011 1

IS Orsoft 2011. Vladislava Dejmková. Setkání uživatelů 2011 1 IS Orsoft 2011 Vladislava Dejmková Setkání uživatelů 2011 1 IS Orsoft v roce 2011 Distribuce kompletní verze Leden 11.1. Září 11.2. Zaměřujeme se na Legislativu Moderní postupy Nové technologie Setkání

Více

Služby egovernmentu. Certifikační autorita PostSignum Poštovní datová zpráva. Pavel Plachý Andrea Barešová

Služby egovernmentu. Certifikační autorita PostSignum Poštovní datová zpráva. Pavel Plachý Andrea Barešová Služby egovernmentu Certifikační autorita PostSignum Poštovní datová zpráva Pavel Plachý Andrea Barešová Certifikační autorita PostSignum Služby certifikační autority Komerční certifikáty - bezpečný způsob

Více

DATOVÉ SCHRÁNKY Petr Stiegler

DATOVÉ SCHRÁNKY Petr Stiegler DATOVÉ SCHRÁNKY Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu Česká pošta, s.p. Česká pošta a datové schránky Česká pošta je na základě zákona a na základě smlouvy s Ministerstvem vnitra provozovatelem informačního

Více

ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA

ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA 06/16/15 ELEKTRONICKÁ FINANČNÍ KONTROLA NA MAGISTRÁTU MĚSTA PROSTĚJOVA Ing. Radim Carda, vedoucí finančního odboru, Magistrát města Prostějova Petr Vysloužil, GORDIC spol. s r.o. Informace o Statutárním

Více

Datové schránky. Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu, Česká pošta, s.p.

Datové schránky. Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu, Česká pošta, s.p. Datové schránky Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu, Česká pošta, s.p. Aktuální informace V souladu se zákonem č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech byla 1. listopadu provedena aktivace datových

Více

Systém evidence hotovostních plateb v ČR

Systém evidence hotovostních plateb v ČR Systém evidence hotovostních plateb v ČR Ing. Jiří Fridrich V Praze 22. 23. ledna 2015 Proč? Nastavení férového prostředí pro všechny podnikatele Účinný nástroj k potlačení šedé ekonomiky Efektivnější

Více

Helios Orange. www.helios.eu

Helios Orange. www.helios.eu 45685696362545563221245896533661123695887878123456856963625455632212458965336611236958878781 23 568569636254556322124589653366112369588787812345685696362545563221245891236958878781234568 556322124589653366112369588787812345685696362545563221245891236958878781234568

Více

E-FAKTURA. legislativní rámec e-fakturace. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČČR. čtvrtek, 19. dubna 12

E-FAKTURA. legislativní rámec e-fakturace. Ing.Robert Piffl, Ministerstvo financí ČČR. čtvrtek, 19. dubna 12 E-FAKTURA legislativní rámec e-fakturace OBSAH Úvod do problematiky Legislativní rámec EU a jeho transpozice Zrovnoprávnění forem daňových dokladů Problematika podepisování Výběr formátů, postavení EDI

Více

Flexi uživatelská příručka verze 2.1

Flexi uživatelská příručka verze 2.1 Flexi uživatelská příručka verze 2.1 6. listopadu 2009 1 OBSAH 1. ÚVOD... 3 1.1 ZÁKLADNÍ POPIS A FUNKCIONALITA... 3 1.2 PŘEHLED ČINNOSTÍ... 4 1.3 UŽIVATELÉ... 4 1.4 SPRÁVCE AGENDY... 4 1.5 PRACOVNÍ POSTUPY...

Více

Allegro účetnictví. Schéma účetního modulu. Podstatné vlastnosti. Allegro Business Solution Účetnictví

Allegro účetnictví. Schéma účetního modulu. Podstatné vlastnosti. Allegro Business Solution Účetnictví Allegro účetnictví Obsahuje zákonem vyžadované agendy podvojného účetnictví a tvoří jádro celého systému. Standardní bloky zahrnují účetní knihu, faktury přijaté a vydané, banky, pokladny a přiznání DPH.

Více

Průvodce on-line přístupem k účetním a firemním datům

Průvodce on-line přístupem k účetním a firemním datům ON-LINE PŘÍSTUP K FIREMNÍM DATŮM Průvodce on-line přístupem k účetním a firemním datům Oprávnění zaměstnanci klienta mohou pracovat s účetními a dalšími firemními daty 24 hod. denně, 7 dní v týdnu. Zřízením

Více

Datové schránky konec obálek s pruhy

Datové schránky konec obálek s pruhy Datové schránky konec obálek s pruhy Petr Stiegler Ředitel sekce rozvoje služeb a e-governmentu Česká pošta s.p. Zákon o egovernmentu Zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi

Více

Řešení elektronické fakturace postavené na konsolidačním principu aneb elektronická fakturace v praxi

Řešení elektronické fakturace postavené na konsolidačním principu aneb elektronická fakturace v praxi Řešení elektronické fakturace postavené na konsolidačním principu aneb elektronická fakturace v praxi Petr Hojný Česká spořitelna, a.s 16. sympozium EDI (FACT a eb), 16.4.2010 Řešení elektronické fakturace

Více

Nová verze formátu elektronické fakturace ISDOC 6

Nová verze formátu elektronické fakturace ISDOC 6 Nová verze formátu elektronické fakturace ISDOC 6 Ing. Petr Kuchař zástupce ČR v MSHF, poradní orgán EK, Brusel člen představenstva a ŘV ICT Unie spoluzakladatel ABRA Software a.s. ISSS, 7.-8.4.2014, Hradec

Více

Prokazování dlouhodobé platnosti datových zpráv. Jihlava, 31.1.2012

Prokazování dlouhodobé platnosti datových zpráv. Jihlava, 31.1.2012 Prokazování dlouhodobé platnosti datových zpráv Jihlava, 31.1.2012 Informační systém datových schránek Aktuální data k 29.1. 2012 431 062 aktivních datových schránek 68 884 490 úspěšně odeslaných datových

Více

E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci

E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci E-FAKTURACE Pojďme společně elektronizovat fakturaci Nejpoužívanější Standardy a Formáty efakturace z pohledu Výstavce a Příjemce efakturace praktická obecná řešení a nástroje Ing. Viktor Petráš, Sales

Více

E Veřejná správa. https://www.czso.cz/csu/czso/verejna_sprava

E Veřejná správa. https://www.czso.cz/csu/czso/verejna_sprava Do roku 2012 sbíral Český statistický úřad údaje o využívání informačních a komunikačních technologií ve veřejné správě z ročního šetření o využívání ICT veřejnou správou, které bylo přílohou ročního státního

Více

Role datových schránek v elektronické komunikaci zdravotnických zařízení

Role datových schránek v elektronické komunikaci zdravotnických zařízení Role datových schránek v elektronické komunikaci zdravotnických zařízení Ing. Svetlana Drábková konzultant pro oblast zdravotnictví email: drabkova@datasys.cz Základní fakta o společnosti DATASYS Společnost

Více

Společnost MEFISTO SOFTWARE, a.s. uvádí na trh nový produkt Mefisto CAMPUS.

Společnost MEFISTO SOFTWARE, a.s. uvádí na trh nový produkt Mefisto CAMPUS. Společnost MEFISTO SOFTWARE, a.s. uvádí na trh nový produkt Mefisto CAMPUS. Mefisto CAMPUS je systém pro správu ubytovacích kapacit v provozech typu ubytovny, internáty, koleje, atd. V těchto provozech

Více

Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV

Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2010 ALDIS Hradec Králové 12. a 13.4.2010 Práce s dokumenty se na MPSV řídí

Více

Datové schránky na UK

Datové schránky na UK Datové schránky na UK září 2009 zpracovali: J. Douša, M. Maňásek, O. Salava (ÚVT UK) Datová schránka Existence datových schránek vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované

Více

DATOVÉ SCHRÁNKY. Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu Česká pošta, s.p.

DATOVÉ SCHRÁNKY. Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu Česká pošta, s.p. DATOVÉ SCHRÁNKY Petr Stiegler ředitel sekce egovernmentu Česká pošta, s.p. ČESKÁ POŠTA A DATOVÉ SCHRÁNKY Česká pošta bude provozovatelem systému na základě zákona a na základě smlouvy s Ministerstvem vnitra.

Více

Více než 60 novinek, změn a vylepšení

Více než 60 novinek, změn a vylepšení Více než 60 novinek, změn a vylepšení Nová řada programu 2HCS Fakturace Vám nabízí více než 60 novinek, změn a vylepšených funkcí. Zde je jejich seznam, pro Vaši lepší orientaci rozdělený podle jednotlivých

Více

Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.)

Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.) Analýza dopadů datových schránek na informační systém HMP (analýza dopadů zákona č.300/2008 Sb.) Plán prezentace 1. Cíl(e) projektu 2. Rozsah projektu 3. Organizace projektu 4. Výstup(y) projektu - popis

Více

Datové schránky konec obálek s pruhy. László Hajnal PMO MV Ministerstvo vnitra ČR, Česká pošta s. p.

Datové schránky konec obálek s pruhy. László Hajnal PMO MV Ministerstvo vnitra ČR, Česká pošta s. p. Datové schránky konec obálek s pruhy László Hajnal PMO MV Ministerstvo vnitra ČR, Česká pošta s. p. Zákon o egovernmentu Zákon č. 300/2008 Sb. O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Více

Autorizovaná konverze dokumentů

Autorizovaná konverze dokumentů Autorizovaná konverze dokumentů Autorizovaná konverze Konverze z pohledu občana a úředníka CzechPOINT@office Principy konverze, centrální evidence doložek Poplatky za konverzi, digitální podpis Zkoušky

Více

Povinné položky elektronické faktury služby @FAKTURA 24 pro B2B

Povinné položky elektronické faktury služby @FAKTURA 24 pro B2B Povinné položky elektronické faktury služby @FAKTURA 24 pro B2B strana 1/8 Obsah 1 Účel dokumentu... 3 2 Terminologie... 3 3 Povinné položky pro všechny výstavce faktury... 3 4 Česká spořitelna a dceřiné

Více

PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY

PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY PROVÁZÁNÍ ECM/DMS DO INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ STÁTNÍ A VEŘEJNÉ SPRÁVY SYSCOM SOFTWARE Firma vznikla vroce 1994. Zaměřuje se na dodávky komplexních služeb voblasti informačních technologií. Orientuje se zejména

Více

UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE, KOLEJE A MENZY, Voršilská 1, Praha 1. DODATEK č. 6

UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE, KOLEJE A MENZY, Voršilská 1, Praha 1. DODATEK č. 6 UNIVERZITA KARLOVA V PRAZE, KOLEJE A MENZY, Voršilská 1, Praha 1 čj. 33/13 Praha, 17. 1. 2013 DODATEK č. 6 k Opatření ředitele č. 16/2012 - Oběh účetních a neúčetních dokladů a podpisových vzorů 1. Tímto

Více

Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC

Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.1 Jazyk dokumentu: český Status: testovací

Více

Výzva k podání nabídek

Výzva k podání nabídek Číslo veřejné zakázky (bude doplněno poskytovatelem dotace) 1 Název programu: Registrační číslo projektu Název projektu: Název veřejné zakázky: Předmět veřejné zakázky (služba/dodávka/stavební práce):

Více

Novinky a nastavení ve verzi OZO 2016

Novinky a nastavení ve verzi OZO 2016 Novinky a nastavení ve verzi OZO 2016 Verze OZO 2016.001 V programu OZO 2016 jsme se soustředili zejména na vytváření Kontrolního hlášení, které je obsaženo v Zákoně 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty

Více

IS Orsoft v roce 2009

IS Orsoft v roce 2009 IS Orsoft v roce 2009 Distribuce Novinky v podsystémech Workflow Elektronické faktury Datové schránky Ing. Vladislava Dejmková 20. uživatelská konference firmy ORTEX, 21. a 22.května 2009 1 IS Orsoft -

Více

Kontrolní hlášení 2016 Praktické rady a informace pro podnikající právnické i fyzické osoby

Kontrolní hlášení 2016 Praktické rady a informace pro podnikající právnické i fyzické osoby Kontrolní hlášení 2016 Praktické rady a informace pro podnikající právnické i fyzické osoby Ing. Ondřej Havle/ partner, daňový poradce 7. října 2015 1. Kontrolní hlášení z pohledu účetnictví Jaké základní

Více

Manuál administrátora FMS...2

Manuál administrátora FMS...2 Manuál administrátora Manuál administrátora FMS...2 Úvod... 2 Schéma aplikace Form Management System... 2 Úvod do správy FMS... 3 Správa uživatelů... 3 Práva uživatelů a skupin... 3 Zástupci... 4 Avíza

Více

Výzva. více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu

Výzva. více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 11.2013 č.j.. Věc:

Více

PRODEJ Prodej je pochopitelně základní funkcí pokladního systému. Systému MERCATOR umožňuje prodej realizovat ve 3 režimech:

PRODEJ Prodej je pochopitelně základní funkcí pokladního systému. Systému MERCATOR umožňuje prodej realizovat ve 3 režimech: MERCATOR Moderní pokladní systém od společnosti SICONET a.s. Co je MERCATOR MERCATOR je PC pokladní systém určený především maloobchodním a velkoobchodním prodejnám společností, jejichž podnikovým systémem

Více

26 Evidence pošty. Popis modulu. Záložka Evidence pošty

26 Evidence pošty. Popis modulu. Záložka Evidence pošty 26 Evidence pošty Uživatelský modul Evidence pošty realizuje podrobnou evidenci všech došlých a odesílaných poštovních zásilek s možností přidělovat tyto zásilky uživatelům informačního systému k vyřízení,

Více

Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace

Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace GENERÁLNÍ FINANČNÍ ŘEDITELSTVÍ Lazarská 15/7, 117 22 Praha 1 Sekce metodiky a výkonu daní Odbor nepřímých daní V Praze Nejčastější dotazy k pravidlům fakturace Otázka č. 1) Zákon o DPH ( 34) hovoří o povinnosti

Více

Co je nového v systémech DUNA DE, DUNA ÚČTO, DUNA OBCHOD 2013,1.22

Co je nového v systémech DUNA DE, DUNA ÚČTO, DUNA OBCHOD 2013,1.22 Co je nového v systémech DUNA DE, DUNA ÚČTO, DUNA OBCHOD 2013,1.22 Nastavení základní konfigurace Údaje o firmě záložka Finanční úřad změny v souvislosti se změnou číselníku Finančních úřadů, proveďte

Více

Datové schránky. školení NKČR. Hradec Králové 2.6.2009. Mgr. Jan Dytrych

Datové schránky. školení NKČR. Hradec Králové 2.6.2009. Mgr. Jan Dytrych školení NKČR Mgr. Jan Dytrych Právní úprava Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů účinnost 1.7.2009 Parlamentem schválené změny sněmovní tisk č. 704 (novela

Více

Výuka SAP-FI TUL Liberec

Výuka SAP-FI TUL Liberec Výuka SAP-FI TUL Liberec 22.10.2013 pomáháme Vám růst 1 Finanční účetnictví v SAP R/3 Lenka Rydvalová Výuka na TUL - rozsah 1. Blok (7.10.) 2. Blok (21.10) 3. Blok (4.11) 4. Blok (11.11) 5. Blok (18.11)

Více

DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2. Pavel Smolík Top Account Manager

DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2. Pavel Smolík Top Account Manager DATOVÉ SCHRÁNKY - SOUČÁST ICT ŘEŠENÍ TELEFÓNICA O2 Pavel Smolík Top Account Manager 2 Obsah prezentace Obsah Úvod. Architektura ISDS. Poskytované služby. Způsoby přístupu k ISDS. Bezpečnost. Doplňkové

Více

Allegro obchodní doklady

Allegro obchodní doklady Allegro obchodní doklady Modul obchodních dokladů nabízí vše, co je zapotřebí pro obchodování menších a středních firem. K dispozici je evidence nákupu a objednávek materiálu, systém pokrývá celý prodejní

Více

Aktuální stav ISDS. e-government 20:10, Mikulov. Česká pošta, s.p. 6.9.2011

Aktuální stav ISDS. e-government 20:10, Mikulov. Česká pošta, s.p. 6.9.2011 Aktuální stav ISDS e-government 20:10, Mikulov Česká pošta, s.p. 6.9.2011 Informační systém datových Aktuální data k 31. 8. 2011 442 124 aktivních datových schránek v druhé polovině 2012 očekáváme 500

Více

Co je Czech Point? Podací Ověřovací Informační Národní Terminál, zredukovat přílišnou byrokracii ve vztahu

Co je Czech Point? Podací Ověřovací Informační Národní Terminál, zredukovat přílišnou byrokracii ve vztahu Czech Point Co je Czech Point? Podací Ověřovací Informační Národní Terminál, tedy Czech POINT je projektem, který by měl zredukovat přílišnou byrokracii ve vztahu občan veřejná správa. Czech POINT bude

Více

Příjem a odesílání datových zpráv na UK

Příjem a odesílání datových zpráv na UK Příjem a odesílání datových zpráv na UK Lucia Tesařová (ÚVT UK) Školení uživatelů, Praha 8. 4. 2013 Osnova Datová schránka Obecné informace Systém spisové služby UK Přihlášení Nastavení Příjem dokumentů

Více

Czech POINT. RT=Výpis z rejstříku trestů. KN= Výpis z katastru nemovitostí

Czech POINT. RT=Výpis z rejstříku trestů. KN= Výpis z katastru nemovitostí Czech POINT Projekt Czech POINT (Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál) byl vytvořen pro zjednodušení komunikace občana s úřady. Nyní lze na jednom místě získat ověřené výstupy z informačních

Více

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS Ing. Petr Jelínek, STAPRO s.r.o. s využitím podkladů M. Novotného, P. Grodzického, J. Horáka a dalších Cíl řešení elektronické zdravotní

Více

AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ. pro začátečníky

AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ. pro začátečníky O autorovi Viktor Mečiar IT Manager viktor.meciar@accace.com +421 2 325 53 047 Viktor je zodpovědný za rozvoj a implementaci softwarových řešení pro Accace Group. Accace má 7 poboček a dobře zavedenou

Více

DOMOV správa objektů s.r.o. Správa nemovitostí bytových i nebytových objektů

DOMOV správa objektů s.r.o. Správa nemovitostí bytových i nebytových objektů Založení základní evidence evidence objektů bytů a nebytových prostor evidence pasportů bytů a nebytových prostor evidence ploch místností nebo celkových ploch objektů evidence ploch pro vytápění TUV nastavení

Více

Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC

Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.0 Jazyk dokumentu: český Status: testovací

Více

MojeID: Pravidla motivačního programu pro poskytovatele služeb

MojeID: Pravidla motivačního programu pro poskytovatele služeb MojeID: Pravidla motivačního programu pro poskytovatele služeb V platnosti od 1. 3. 2015 1 Vyhlašovatel CZ.NIC, z. s. p. o. Milešovská 5, 130 00 Praha 3 IČ: 67985726 DIČ: CZ67985726 Zapsáno ve spolkovém

Více

Průkaznost financování: Evidence veřejných zakázek a předběžná finanční kontrola

Průkaznost financování: Evidence veřejných zakázek a předběžná finanční kontrola Průkaznost financování: Evidence veřejných zakázek a předběžná finanční kontrola Evidence veřejných zakázek a předběžná finanční kontrola, Ing. Aleš Herák, www.gordic.cz Veřejné zakázky veřejné zakázky

Více

Malá revoluce v doručování dokumentů?

Malá revoluce v doručování dokumentů? Malá revoluce v doručování dokumentů? e-government 20:10, Mikulov Česká pošta, s.p. 9. 9. 2014 Anketa Připravujeme novou službu Zajímají nás názory a požadavky potenciálních uživatelů Krátký dotazník Drobná

Více

Příloha č. 3 Smlouvy Součinnost stran při poskytování některých plnění

Příloha č. 3 Smlouvy Součinnost stran při poskytování některých plnění Příloha č. 3 Smlouvy Součinnost stran při poskytování některých plnění Nástroje pro poskytování součinnosti 1.1 Help desk Poskytovatel vytvoří a zajistí službu pro hlášení vad/požadavků/připomínek (dále

Více

Profibanka - Informace pro příjemce platebních karet

Profibanka - Informace pro příjemce platebních karet Vážení obchodní partneři, jsme rádi, že Vám můžeme nabídnout moderní a bezpečný způsob distribuce výpisů z akceptace platebních karet. Pro získání elektronických výpisů z je nezbytné, abyste využívali

Více

Všeobecné obchodní podmínky. Onlinelogo.cz

Všeobecné obchodní podmínky. Onlinelogo.cz Všeobecné obchodní podmínky služby Onlinelogo.cz Onlinelogo.cz...... Všeobecné obchodní podmínky Služba Onlinelogo.cz je provozována společností MARKETINGOVÁ KANCELÁŘ.CZ, s.r.o. Rašínova 2 602 00 Brno

Více

Formát IS DOC - po dvou letech od vyhlášení

Formát IS DOC - po dvou letech od vyhlášení Formát IS DOC - po dvou letech od vyhlášení Petr Kuchař člen představenstva a ŘV ICT Unie Strategic development ABRA Software a.s. 17. sympozium EDI (FACT a eb), 14.4.2011 Milníky projektu ISDOC - 2006

Více

Národní elektronický nástroj. Import profilu zadavatele do NEN

Národní elektronický nástroj. Import profilu zadavatele do NEN Národní elektronický nástroj Import profilu zadavatele do NEN V 1.2 2014 Obsah 1 Cíl...... 2 2 Nutné podmínky k umožnění importu profilu zadavatele...... 2 3 Povinnosti zadavatele dle metodiky k vyhlášce

Více

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

JAK NA PAPERLESS. Petr Dolejší Senior Solution Consultant JAK NA PAPERLESS Petr Dolejší Senior Solution Consultant PAPERLESS CO TO VLASTNĚ JE Wikipedia - Paperless představuje fungování, kde je odstraněno nebo výrazně omezeno používání papíru. Toho se dosáhne

Více

I. Předmět plnění. 1. Dodavatel je podle... ze dne. oprávněn provozovat činnost... II. Dodací podmínky

I. Předmět plnění. 1. Dodavatel je podle... ze dne. oprávněn provozovat činnost... II. Dodací podmínky Příloha č. 2 Dne 2010 uzavřeli Středisko služeb školám, Plzeň, Částkova 78 IČ: 49777700 DIČ: CZ49777700 se sídlem 326 00 Plzeň, Částkova 78 zastoupené Ing. Tomášem Vláškem, ředitelem (dále jen objednatel)

Více

PODMÍNKY PLATEBNÍHO STYKU A VYUŽITÍ SBĚRNÉHO ÚČTU

PODMÍNKY PLATEBNÍHO STYKU A VYUŽITÍ SBĚRNÉHO ÚČTU PODMÍNKY PLATEBNÍHO STYKU A VYUŽITÍ SBĚRNÉHO ÚČTU vydané Metropolitním spořitelním družstvem, IČ: 25571150, se sídlem: Sokolovská 394/17, 180 00 Praha 8 - Karlín, zapsaným v oddílu Dr, vložce 7890, obchodního

Více

DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT

DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT DOCUMENT MANAGEMENT TOOLKIT SPRÁVA DOKUMENTŮ V MODERNÍM PODNIKOVÉM PROSTŘEDÍ Zpracování dokumentů prochází v dnešním firemním světě významnými změnami. Firmy jsou nuceny řešit řadu problémů, které s sebou

Více

POSTUP Vedení pokladní knihy a úschova pokladních dokladů.

POSTUP Vedení pokladní knihy a úschova pokladních dokladů. SMĚRNICE SMĚRNICE ČAS O VEDENÍ ÚČETNICTVÍ SEKCÍ A REGIONŮ Vydání: 27. 5. 2008 Frekvence kontroly: 1x ročně Česká asociace sester Prezidium Připomínkové řízení do: 21. 5. 2008 Odborný garant: Ing. Marie

Více

Elektronický výpis v Internet Bance

Elektronický výpis v Internet Bance Elektronický výpis v Internet Bance Obsah Elektronický výpis...3 Jak si nastavíte elektronický výpis...3 Jak si prohlédnete elektronický výpis...5 Jak si nastavíte upozornění na nový elektronický výpis...7

Více

Nastavení elektronického výpisu v Internet Bance

Nastavení elektronického výpisu v Internet Bance Nastavení elektronického výpisu v Internet Bance Obsah Elektronický výpis... 3 Jak si nastavíte elektronický výpis... 3 Jak si prohlédnete elektronický výpis... 5 Jak si nastavíte upozornění na nový elektronický

Více

KUPNÍ SMLOUVA. I. Smluvní strany. Dodavatel: Zastoupený: Sídlo: DIČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: E-mail: ( dále jen dodavatel)

KUPNÍ SMLOUVA. I. Smluvní strany. Dodavatel: Zastoupený: Sídlo: DIČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: E-mail: ( dále jen dodavatel) 1 KUPNÍ SMLOUVA I. Smluvní strany Dodavatel: Zastoupený: Sídlo: IČ: DIČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: Telefon: E-mail: ( dále jen dodavatel) Objednatel: Zastoupený: Mgr. Jaroslavou Cháberovou Sídlo: 386

Více

POZMĚŇOVACÍ NÁVRHY 10-19

POZMĚŇOVACÍ NÁVRHY 10-19 EVROPSKÝ PARLAMENT 2009-2014 Hospodářský a měnový výbor 28. 1. 2010 2009/0009(CNS) POZMĚŇOVACÍ NÁVRHY 10-19 Návrh zprávy David Casa (PE430.975v01-00) k návrhu směrnice Rady, kterou se mění směrnice 2006/112/ES

Více

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace

Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Co nového ve spisové službě? Národní standard pro elektronické systémy spisové služby a jeho optimalizace Tomáš Dvořák, Archiv hl. města Prahy Radek Pokorný, Státní okresní archiv Hradec Králové DRMS Forum

Více

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů Telefónica O 2 Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů RNDr. Miroslav Šedivý Telefónica O2 Business Solutions, spol. s r.o. 2 Specifika elektronických dokumentů

Více

[1] ICAReNewZEP v1.2 Uživatelská příručka

[1] ICAReNewZEP v1.2 Uživatelská příručka [1] ICAReNewZEP v1.2 Uživatelská příručka 06.10.2011 [2] Obsah 1 - ÚVOD... 3 2 - POUŽITÉ ZKRATKY... 3 3 POŽADAVKY... 4 3.1 POŽADAVKY PRO SPRÁVNÝ CHOD APLIKACE... 4 3.2 POŽADAVKY NA OBNOVOVANÝ CERTIFIKÁT...

Více

Projekt Datové schránky. Zdeněk Zajíček náměstek ministra vnitra

Projekt Datové schránky. Zdeněk Zajíček náměstek ministra vnitra Projekt Datové schránky Zdeněk Zajíček náměstek ministra vnitra ZÁKON O egovernmentu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Schválen PS PČR 25.6. 2008 Schválen

Více

METODICKÝ POKYN FINANCOVÁNÍ PROGRAMU

METODICKÝ POKYN FINANCOVÁNÍ PROGRAMU METODICKÝ POKYN PRO PŘÍJEMCE DOTACÍ Č.J.: 20398/2015-54 FINANCOVÁNÍ PROGRAMU PROGRAM: NÁRODNÍ PROGRAM PODPORY CESTOVNÍHO RUCHU V ROCE 2015 PODPROGRAM: CESTOVÁNÍ DOSTUPNÉ VŠEM 117D71300 VERZE: ČERVEN 2015

Více

Modul Intrastat. www.money.cz

Modul Intrastat. www.money.cz Modul Intrastat www.money.cz 2 Money S5 Intrastat Co je Intrastat Intrastat je statistika obchodu se zbožím mezi Českou republikou a ostatními členskými státy Evropské unie. Informace lze najít na www.czso.cz,

Více

Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia

Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia smooth business flow Elektronická fakturace - chytře a ekonomicky na faktury Pohled ze strany společnosti Synthesia con4pas, s.r.o. Novodvorská 1010/14A, 140 00 Praha 4 tel.: +420 261 393 211, fax: +420

Více

Obchodní podmínky registračního systému Právnické fakulty Masarykovy univerzity

Obchodní podmínky registračního systému Právnické fakulty Masarykovy univerzity Obchodní podmínky registračního systému Právnické fakulty Masarykovy univerzity Tyto obchodní podmínky upravují registraci a úhradu účastnických poplatků prostřednictvím registračního systému Právnické

Více

Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe

Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe Uživatelská příručka Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe Ministerstvo zemědělství České republiky únor

Více

Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Obce Nový Kramolín

Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Obce Nový Kramolín VNITŘNí SMĚRNICE č.4/2013 Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Obce Nový Kramolín Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu 12 odst.6 zák.č.

Více

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na

č. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním

Více

Obchodní podmínky www.skoleni-online.eu

Obchodní podmínky www.skoleni-online.eu Obchodní podmínky www.skoleni-online.eu 1) OBECNÁ USTANOVENÍ A VYMEZENÍ POJMŮ Tyto obchodní podmínky platí pro poskytování služeb na internetovém portálu www.skolenionline.eu Podmínky blíže vymezují a

Více

MojeBanka - Informace pro příjemce platebních karet

MojeBanka - Informace pro příjemce platebních karet Vážení obchodní partneři, jsme rádi, že Vám můžeme nabídnout moderní a bezpečný způsob distribuce výpisů z akceptace platebních karet. Pro získání elektronických výpisů z je nezbytné, abyste využívali

Více

Opravy a prodej. Uživatelská příručka. Milan Hradecký.

Opravy a prodej. Uživatelská příručka. Milan Hradecký. Opravy a prodej Uživatelská příručka Milan Hradecký. 2 1. ÚVOD : Program slouží k evidenci dílenských oprav, k prodeji náhradních dílů a k fakturaci. Pracuje v prostředí WINDOWS 95 až WINDOWS XP. K rychlému

Více

Elektronické výpisy v BankKlientovi

Elektronické výpisy v BankKlientovi Elektronické výpisy v BankKlientovi Nastavení oprávnění pro změnu parametru účtu Nově Vám v BankKlientu přibylo oprávnění pro změnu parametru účtu. Toto oprávnění Vám dává možnost měnit nastavení účtu

Více

Registr Osob. zveřejněno 16.11.2009 podepsáno 13.4.2010. http://www.vestnikverejnychzakazek.cz/

Registr Osob. zveřejněno 16.11.2009 podepsáno 13.4.2010. http://www.vestnikverejnychzakazek.cz/ Registr Osob v provozu od 1. července 2012 (opožděno o 12 měsíců) odhadovaná cena 385,425 milionů konečná cena 371,5 milionů realizátor ADASTRA, s.r.o. zveřejněno 16.11.2009 podepsáno 13.4.2010 http://www.vestnikverejnychzakazek.cz/

Více

PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ

PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ ÚVOD DO ÚČETNICTVÍ OBSAH KAPITOLY Podstata, význam a funkce účetnictví Účetní soustavy Účetní doklady, jejich význam, náležitosti, vyhotovování Ing. Lukáš Kučera SOŠ SE Velešín účetnictví je písemné zaznamenávání

Více

VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY

VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY VZMR/01/OKH/2014 VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY veřejné zakázky malého rozsahu ZÁZNAM TISKOVÝCH KONFERENCÍ A TVORBA REPORTÁŽÍ AKCE DEN S HEJTMANEM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. ZÁKLADNÍ ÚDAJE

Více

VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY

VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY Č. j.: MR04/2015 na akci: Obnova DAW (Digital Audio Workstation) Český rozhlas, Vinohradská 12 Praha 2 120 99 strana: 1 1. NÁZEV ZAKÁZKY Obnova DAW (Digital Audio Workstation) Č.j.:

Více