Zavedení ERP a souvisejících agend

Transkript

1 ELMO Schoř, s.r.o. Web: ČSN EN ISO 9001:2001 ČSN EN ISO 9001:2009 ČSN EN ISO 14001:2005 ČSN OHSAS 18001:2008 IČ: sídlo společnosti: Máchova 3, Lovosice Tel.: GSM: velkoobchod elektro: Terezínská 1111, Lovosice Tel.: GSM: Zavedení ERP a souvisejících agend Fáze projektu: Zadávací dokumentace

2 PROHLÁŠENÍ Předkládaný materiál je výhradním vlastnictvím společnosti ELMO Schoř, s. r.o.. Musí se s ním nakládat ve smyslu ustanovení autorského práva. Bez souhlasu autorů nesmí být komerčně využit adresátem ani třetími osobami. V rámci dokumentu jsou použita označení a jména, která jsou chráněna ochrannými známkami a registrovanými obchodními značkami. Tato jména a označení jsou použita při plném respektování všech práv jejich příslušných vlastníků. OBSAH 1. ÚVOD INFORMACE O ZADAVATELI OBCHODNÍ JMÉNO, SÍDLO, IČ/DIČ STATUTÁRNÍHO ZÁSTUPCE, POZICE VE SPOLEČNOSTI JMÉNO A PŘÍJMENÍ KONTAKTNÍ OSOBY STRUČNÁ CHARAKTERISTIKA ZADAVATELE Hlavní předmět podnikání POPIS PROJEKTU A POŽADAVKY ZADAVATELE POPIS PROJEKTU STÁVAJÍCÍ TECHNICKÉ ŘEŠENÍ LAN + Internet Servery Stanice SW POŽADAVKY ZADAVATELE INFORMACE K NABÍDCE MÍSTO PLNĚNÍ TERMÍNY PLNĚNÍ TERMÍN PODÁNÍ NABÍDKY KVALIFIKAČNÍ PŘEDPOKLADY Základní kvalifikační předpoklady Profesní kvalifikační předpoklady Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady Technické kvalifikační předpoklady STRUKTURA A FORMA NABÍDKY Obsah nabídky ZPŮSOB PODÁNÍ NABÍDEK PLATEBNÍ PODMÍNKY KRITÉRIA HODNOCENÍ... 9 SEZNAM PŘÍLOH P1 Doplňující informace - funkce a požadavky 2/9

3 1. ÚVOD Obsah tohoto dokumentu je nedílnou součástí zadávací dokumentace projektu Zavedení ERP a souvisejících agend. Tento dokument obsahuje podrobné funkční, technické, organizační a další požadavky společnosti. Požadavky popsané v dokumentu budou zároveň podkladem pro implementaci zvoleného software. Není podmínkou implementovat informační systém přesně podle popsaných principů, pokud dodavatel systému doporučí vhodnou alternativu, využívající předností jeho systému. 2. INFORMACE O ZADAVATELI 2.1 Obchodní jméno, sídlo, IČ/DIČ Obchodní firma: Sídlo: ELMO Schoř, s.r.o. Identifikační číslo: DIČ: Právní forma: Základní kapitál: Obchodní rejstřík: Lovosice, Máchova 680, PSČ , okres Litoměřice CZ Společnost s ručením omezeným ,- Kč Společnost zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem oddíl C, vložka Statutárního zástupce, pozice ve společnosti Statutární orgán: Jednatel, ředitel: Prokura: Ing. Ondřej Schoř Jitka Schořová 2.3 Jméno a příjmení kontaktní osoby Kontaktní osoba ve věcech smluvních a ekonomických: Ing. Ondřej Schoř Tel. : schoro@elmoschor.cz Kontaktní osoba ve věcech technických: Jitka Schořová Tel. : schorj@elmoschor.cz 3/9

4 2.4 Stručná charakteristika zadavatele Společnost ELMO Schoř, s. r.o. je soukromý podnik podnikající primárně v oboru projektování a výstavby sítí pro elektřinu (silnoproud) a sekundárně telekomunikace (slaboproud). Společnost je 100% vlastněná jedním společníkem, Ing. Ondřejem Schořem, základní kapitál je zcela splacen. Společnost k podnikání využívá dva areály: Máchova 680 ve vlastnictví společnosti, sloužící k zabezpečení majoritních činností společnosti (centrála), dále pronajaté prostory v budově Terezínská 1111, kde je sklad materiálu a prodejna elektromateriálu. Společnost se od svého vzniku, resp. od začátku působení předchozí fyzické osoby, ze které se transformovala, orientuje na komplexní dodávky v oblasti elektromontážních prací projekci, montáže, opravy a údržbu elektrických zařízení do i nad 1000V, včetně dodávek materiálu a příslušných revizí. Společnost je v současné době jedním z největších dodavatelů komplexních služeb elektro v Ústeckém kraji Hlavní předmět podnikání Hlavní činností společnosti je Výstavba inženýrských sítí pro elektřinu a telekomunikace (CZ-NACE 42220) a to včetně zajištění veškerých souvisejících činností a agend od vypracování projektů, přes dodávky materiálu a realizaci až po kolaudaci a případné zpracování smluv a věcných břemen. Za doplňkovou činnost lze označit malo a velkoobchod elektroinstalačním materiálem, v celkovém chodu společnost však hraje nemalou roli zejména s ohledem na finanční udržitelnost zásob a zaměstnanců skladu pro podporu primární činnosti. V oblasti elektromontážních prací se společnost ELMO Schoř, s. r.o. zabývá zejména těmito oblastmi: kabelové vedení nn 1 a vn 2 (vrchní i podzemní) vrchní vedení nn a vn kabelové přípojky nn (včetně pilíře a skříní) trafostanice včetně distribučních veřejné osvětlení kabelové rozvody elektro osvětlení interiérů a exteriérů elektrovytápění hromosvody rozvody slaboproudých systémů výroba atypických rozvaděčů včetně testů Projekční oddělení společnosti zpracovává kompletní technické dokumentace, položkové rozpočty, finanční plány, navrhuje způsob a rámcové termíny realizace (konečné termíny jsou stanoveny po schválení odběratelem a v návaznosti na platnou legislativu). Všechny rozvaděče vyráběné společností jsou schváleny Elektrotechnickým zkušebním ústavem v Praze a taktéž jsou vyhotovena prohlášení o shodě. Rozvaděče elektroměrové: RE XXO, RE XXS - rozvaděče určené k měření spotřeby elektrické energie Rozvaděče staveništní: RS1, RS2, RSE1, RSE2, RSE3 - rozvaděče určené pro napájení stavebních strojů a zařízení 1 Nízké napětí 2 Vysoké napětí 4/9

5 Rozvaděče bytové: RB1 až RB15 - rozvaděče určené pro napájení a jištění elektrických spotřebičů v instalacích nn Malo a velkoobchod nabízí výrobky tuzemských i zahraničních firem v příjemném prostředí moderní prodejny s odbornou obsluhou. Firmám a živnostníkům je elektroinstalační materiál dodáván s možností výrazných slev. V prodejně též probíhá pultový prodej pro maloodběratele. Společnost také nabízí možnost dodávky zboží na předem určené místo. Sortiment prodeje koresponduje s primární činností společnosti: Přístroje: jedná se zejména o jističe, stykače, proudové chrániče, svodiče přepětí, relé aj. Osvětlení: široký sortiment osvětlovací techniky od průmyslových prostor, interiérů, veřejného osvětlení až po luxusní osvětlovací prvky, např. Beghelli, Vyrtych, Helio, Inge, Modus, Trevos, Liht, Massive atd.) Ostatní materiál: kabely, vodiče, vypínače, zásuvky 220V, zásuvky a vidlice do 500V, izolační a spojovací materiál, ventilátory, podlahové vytápění, plastové rozvaděče, atd.(berker, ABB, Walther Werke, GPH, Weidmüller, OBO Bettermann, Helios, Elektrodesign, Dospel, Kopos Kolín, Termokabel, Wterm. Stožáry a komponenty veřejného osvětlení: stožáry a komponenty výrobců Zado Energetic, Kooperativa Uhlířské Janovice, Vysto atd. 3. POPIS PROJEKTU A POŽADAVKY ZADAVATELE 3.1 Popis projektu Projekt si klade za cíl zvýšení konkurenceschopnosti společnosti díky kvalitní podpoře výrobních činností ze strany ICT. Základním cílem je implementace komerčního ERP zaštiťujícího všechny potřebné procesy, včetně statistických a manažerských výstupů a nástrojů pro podporu rozhodování: účetní a daňové agendy interface s některými stávajícími systémy (mzdy externí dodavatel, rozpočty) finanční řízení projektové řízení a kontrolní mechanismy řízení cash-flow firmy a jednotlivých zakázek (projektů) systematizace procesů a WF ve firmě 3.2 Stávající technické řešení Dodávky a provoz hardware, počítačových sítí a základního software v současné době zajišťujeme vlastními silami LAN + Internet V obou areálech je vybudována lokální síť LAN 10/100Mbit/s, jedná se o 2 samostatné segmenty. V horizontu ½ roku bude probíhat rekonstrukce rozvodů a osazení novými aktivními prvky. Mezi areály bude vybudována VPN síť (net2net). Každý areál má své 5GHz wifi připojení k internetu, v současné době 2 Mb/s linkou. Záložní připojení není realizováno. Mezi areály není přímá viditelnost. 5/9

6 3.2.2 Servery Areál Máchova disponuje novým serverem Fujitsu PY RX200 S6, Intel Xeon E5620 4C/8T 2.40 GHz 12 MB, 24GB 3x8 DDR MHz, 3x HD SAS 6G 300GB 10K HOT PL 2.5" EP v RAID 5, OS Win SBS Server je možné upgradovat, ale počítáme s jeho využitím Stanice Veškeré uživatelské stanice jsou vybaveny MS Win XP SP 3 a výše, upgrade bude proveden s ohledem na požadavky dodavatele. Počet aktivních stanic: 8 PC v areálu Máchova - centrála 4 PC v areálu Terezínská - sklad SW Stávající ekonomický systém účetnictví, daňové agendy a skladová evidence - je provozováno v centrále na 2 stanicích se sdílenými daty, v areálu Terezínská skladová evidence na 3 stanicích se sdílenými daty. Mezi areály jsou data přenášena pomocí exportu/importu (offline). Jedná se o SW Shuster. SW je pravidelně aktualizován. Projekční činnost je podporována SW CAD Light a Bentley PowerMAP se specifickými nadstavbami. Výroba a kontrola rozvaděčů není podporována žádným SW. Velko a maloobchodní (areál Terezínská) prodej využívá SW Shuster. V provozu jsou 2 pokladny (PC), hlavní pokladna je vybavená tiskárnou účtenek připojenou přes sériový port. Rozpočtování elektromontážních prací je prováděno v SW Rozpro, eventuelně OCEP. Tyto programy se mohou měnit v závislosti na požadavcích odběratelů. Řízení prací není přímo podporováno žádným SW, v SW Shuster jsou hlídány ekonomické ukazatele zakázek. Většina stanic používá MS Office nebo OpenOffice. 3.3 Požadavky zadavatele Projekt zahrnuje: dodávku software implementaci software (včetně migrace dat) realizaci propojení na mzdovou evidenci dodavatele zajištění provozu a údržbu dodaného software Součástí pořízení a implementace informačního systému NENÍ dodávka hardwarového vybavení. Modul pro mzdovou evidenci je nutné nacenit jako samostatnou položku (pokud to umožňuje licenční politika dodavatele), pravděpodobně nebude v první fázi pořizován. ERP musí v oblasti skladového hospodářství a prodeje podporovat bezdrátové čtečky čárových kódů, jejichž využití je požadováno. Specifikace předmětu zakázky je uvedena v příloze této zadávací dokumentace. Nevylučujeme, že v návaznosti na dotazy a specifikace dodavatelů budou jednotlivé požadavky upřesněny a/nebo doplněny. 6/9

7 4. INFORMACE K NABÍDCE 4.1 Místo plnění Místem plnění zakázky jsou oba areály zadavatele: Centrála: Sklad: Máchova 680, Lovosice Terezínská 1111, Lovosice 4.2 Termíny plnění Zahájení Ukončení předání Detailní harmonogram dle návrhu zhotovitele. 4.3 Termín podání nabídky Nabídky je nutné podat nejpozději do Kvalifikační předpoklady do 7 dnů od podpisu smlouvy Základní kvalifikační předpoklady Dodavatel doloží splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu 53 zákona 137/2006 odst. (1) písm. a) až l). Pro splnění základních kvalifikačních předpokladů dostačuje předložení čestného prohlášení, které bude podepsané statutárním zástupcem dodavatele Profesní kvalifikační předpoklady Dodavatel doloží splnění profesních kvalifikačních předpokladů ve smyslu 54 zákona 137/2006 písm. a) až d). Doklady prokazující profesní kvalifikační předpoklady nemusí být úředně ověřené Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady Splnění ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel, který předloží: Doklad prokazující celkový obrat za poslední tři uzavřená účetní období. Dodavatel splní tento požadavek předložením rozvahy a výkazu zisku a ztrát, případně výroční zprávami. Doklad o pojištění odpovědnosti za způsobené škody min. 5 mil. Kč. Uvedené doklady budou předloženy ve fotokopiích listin, které nemusí být úředně ověřeny Technické kvalifikační předpoklady Splnění technických kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel, který předloží: 7/9

8 Kopii certifikátu systému řízení jakosti dle ČSN EN ISO řady 9001 zavedený a používaný pro dodávky vztahující se k poskytování SW, vývoj, implementace prodej a servis informačních systémů. Doklad prokazující dokončení alespoň tří obdobných zakázek realizovaných dodavatelem za posledních 48 měsíců s uvedením jejich rozsahu a doby realizace. Doklad musí obsahovat kontaktní osobu odběratele vč. telefonického spojení, u které bude možné informace ověřit. Preferujeme výběr zakázek ze stejného či obdobného oboru jako je podnikání společnosti. Čestné prohlášení, ve kterém uvede seznam konzultantů, kteří se budou podílet na realizaci projektu. Musí se jednat o zaměstnance dodavatele. Dodavatel doloží profesní CV. 4.5 Struktura a forma nabídky Pro snazší posouzení a hodnocení nabídek zadavatel požaduje, aby byla nabídka vypracována v následující struktuře. Informace o dodavateli Vlastní obsah nabídky Dokladová část Návrh smlouvy, ideálně včetně návrhu servisní smlouvy (hotline, aktualizace) Eventuelní přílohy Nabídka musí být podána v 1 originále písemně, v českém jazyce. Nabídka bude dále předložena i elektronicky ve formátu PDF či obdobném a návrh smlouvy bude přiložen i ve formátu DOC či obdobném Obsah nabídky Nabídka musí obsahovat následující informace 1. Cena realizace projektu (členění v závislosti na licenčních podmínkách dodavatele, uveďte cenu bez DPH i včetně DPH). Nabídková cena bude stanovena jako nejvýše přípustná. 2. Návrh etapizace a harmonogram implementace tak, aby mohl být dodržen výše zmíněný termín pro uvedení základních účetních modulů a skladového hospodářství do ostrého provozu 3. Návrh platebního kalendáře (ve vazbě na harmonogram projektu) 4. Stručný popis navrhovaného řešení po SW i HW stránce 5. Stručný popis návrhu řešení problematiky užívání informačního systému v areálu Terezínská (lze i variantně v tom případě uveďte cenu realizace pro každou z uvedených variant) 6. Stručný popis servisu hotline, aktualizace, manipulace s licencemi, jednotkové ceny odborných prací atd. 4.6 Způsob podání nabídek Nabídky je možno podávat osobně nebo doporučenou poštou na adresu sídla zadavatele. 4.7 Platební podmínky Zadavatel nebude poskytovat zálohy. Zadavatel bude proplácet provedené dodávky po splnění, předání a převzetí jednotlivých etap předmětu plnění, a to na základě faktur daňových dokladů. 8/9

9 Splatnost daňových dokladů je 30 kalendářních dnů od doručení do sídla zadavatele. Datum zdanitelného plnění je den předání a převzetí jednotlivých etap. Úhrada faktur bude provedena bezhotovostní platbou z účtu zadavatele na účet dodavatele uvedený ve smlouvě. 4.8 Kritéria hodnocení ERP systém bude vybírán na základě míry splnění požadavků, dalším kritériem bude technická specifikace (databázový stroj, komunikační rozhraní, otevřenost dalším systémů, návaznost na CRM a podporu prodeje atd.), reference, více implementačních partnerů jednoho výrobce a v neposlední řadě nutnost úpravy stávajících dat a jejich vzájemná kompatibilita (povinná pole v daném ERP nemusí být nyní sledována a tudíž nemusí být k dispozici, může tak dojít ke zkreslení výstupů). Současně bude brán ohled na prognózu dalšího růstu a tudíž eventuelní možnosti rozšíření systému jak po funkční, tak po finanční stránce. Dalším kritériem bude poskytovaný servis a udržovací poplatky (aktualizace, hotline). Jedním z klíčových kritérií je samozřejmě cena v členění celková cena implementace a cena udržovací. S dodavateli, jejichž řešení budou odpovídat věcným a časovým potřebám zadavatele v kontextu nabídkové ceny, budou zahájena jednání. Součástí jednání bude prezentace dodávaného systému, ideálně ukázka v ostrém provozu. 9/9