SMĚRNICE OBĚHU ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Transkript

1 Město Vsetín, Městský úřad Vsetín, Svárov 1080, Vsetín, IČ0: Město Vsetín Městský úřad Vsetín SMĚRNICE číslo QS Výtisk č.: 0 Vydání: 2 Účinnost od: Přepis: Počet stran: 11 Počet příloh: 2 Matochová SMĚRNICE OBĚHU ÚČETNÍCH DOKLADŮ Obsah: Titulní list Záznam o seznámení Účel a cíl směrnice Oblast platnosti Vymezení základních pojmů, zkratky Definice Zkratky Odpovědnost a pravomoci Matice odpovědnosti Popis činností a postupů Zásady přezkušování účetních dokladů Postup při oběhu účetních dokladů Náležitosti účetních dokladů Podpisové záznamy Záznamy a dokumentace Odkazy a související předpisy Revize Přílohy Rozdělovník: - 1x odbor kancelář starosty v listinné podobě - zaměstnanci města Vsetín v elektronické podobě Zpracoval Ověřil Ověřil Schválil Odbor Finanční Školství a kultury - Funkce Vedoucí odboru Tajemník Vedoucí odboru Starosta Jméno Jana Matochová Ing. Milan Půček Bc. Věra Goldová Jiří Čunek Datum Podpis Revize: Strana 1 (celkem 11)

2 Záznam o seznámení Potvrzuji seznámení s organizační směrnicí města Vsetín č. QS o oběhu účetních dokladů: FUNKCE JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS Revize: Strana 2 (celkem 11)

3 1. Účel a cíl směrnice 1.1. Účelem směrnice o oběhu účetních dokladů je aplikovat zákon 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění a v návaznosti na něj související zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě Cílem směrnice je stanovit jednotné konkrétní postupy, pravomoci a odpovědnosti při nařizování, schvalování a přezkušování účetních dokladů. 2. Oblast platnosti 2.1. Tato směrnice je závazná pro Městský úřad Vsetín a městskou policii Příspěvkové organizace zřízené městem Vsetím jsou povinny zpracovat vlastní směrnici o oběhu účetních dokladů, která bude respektovat zásady této směrnice Směrnice nabývá účinnosti dne 20. května Nabytím účinnosti této směrnice pozbývá platnosti Směrnice o oběhu účetních dokladů ze Vymezení základních pojmů, zkratky 3.1. Definice Jednotka Účetní jednotkou je město Vsetín. Účetní případ Skutečnost, která je předmětem účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny zachycovat jednotlivé účetní případy účetními doklady. Účetní doklad vnější Zejména dodavatelská faktura, smlouva, dotace, platební výměr apod. Účetní doklad vnitřní Příjemka, pokladní doklad, převodka, podklady pro zúčtování mezd apod.. Zvláštní účetní doklad Doklad opravný, jehož podnětem není konkrétní hospodářská operace, ale účetní operace. Podpisový záznam Rozumí se účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis, který se shoduje s podpisovým vzorem vyhotoveným účetní jednotkou (příloha č. 1). Odbor Odbor příslušný dle správy rozpočtových prostředků včetně městské policie. Vedoucí Vedoucí příslušného odboru dle správy rozpočtových prostředků a ředitel městské policie. Pověřený pracovník Pracovník odboru městské policie pověřený příslušnou pracovní činností. Revize: Strana 3 (celkem 11)

4 Správa majetku Pracovník odboru pověřený správou majetku. Evidence majetku Pracovník odboru pověřený evidencí majetku. Účtárna Pracovník účtárny pověřený za příslušnou pracovní činností Zkratky použité v matici odpovědnosti V věcné přezkoušení P přezkoušení přípustnosti F formální přezkoušení 0 originál dokladu 1 první kopie 2 druhá kopie 3 třetí kopie 4. Odpovědnost a pravomoci 4.1. Matice odpovědnosti Faktury za dodávky Matice odpovědnosti upravuje přezkušování účetních dokladů, pravomoci a odpovědnosti, ukládání účetních dokladů a lhůty plnění: Doklad Předkládá Schvaluje Obdrží Termín Přezkoušení Kupní, směnná, darovací smlouva Kupní, směnná, darovací smlouva Protokol o vyřazení Příjemka Převodka (v rámci MěÚ) Příjemka Výdejka dodavatel převodce dle směrnice QS správa majetku převodce správa majetku správa majetku RM, ZM RM, ZM RM správa majetku I. Majetek 2 evid. majetku 2 evid. majetku 3 účtárna 2 evid. majetku 3 účtárna 0 evid. majetku 1 správa majetku 2 přejímající 0 evid. majetku 1 přejímající 2 předávající II. Materiálové zásoby 1 správa majetku 1 správa majetku 2 přejímající III. Mzdové podklady Přehled docházky 0 mzdová účetní 5 dnů před splatností do 3 dnů po podpisu smlouvy do 3 dnů po podpisu poslední den v měsíci den příjmu poslední den v měsíci den příjmu poslední den v měsíci 1. pracovní den v měsíci P P V evidence majetku P právník F evidence majetku V vyřazovací komise P správa majetku F evidence majetku P V správa majetku F evidence majetku P P V Revize: Strana 4 (celkem 11)

5 Doklad Předkládá Schvaluje Obdrží Termín Přezkoušení 1. pracovní den V Dovolenka pracovník 0 mzdová účetní v měsíci Průkaz o pracovní V pracovník 0 mzdová účetní ihned neschopnosti Ošetřování člena V pracovník 0 mzdová účetní ihned rodiny Mateřská dovolená pracovník 0 mzdová účetní ihned V mzdová účetní mzdová fin. 0 pokladní 1. den před V pokladní Výplatní listina účetní odboru 1 mzdová účetní termínem F FO 0 pracovník V Dohoda o pracovní do 3 dnů po tajemník 1 mzdová účetní P činnosti uzavření 2 Mimořádné odměny Sborník mezd Refundace členům zastupitelstva Náhrady zastupitelům Refundace občanům (volby) tajemník 0 mzdová účetní mzdová účetní zastupitel zastupitel občan fin. odboru starosta starosta odpovědný za volby 1 mzdová účetní 1 mzdová účetní 1 mzdová účetní 1 mzdová účetní Odstupné personální tajemník 0 mzdová účetní Zákonné pojištění mzdová účetní fin. odboru 1 mzdová účetní 1. pracovní den v měsíc 10. pracovní den v měsíci IV. Pokladní doklady Příjmový doklad pokladní pokladní 0 plátce 1 pokladna běžně Výdajový doklad (majetek) pracovník tajemník 0 pokladna běžně Výdajový doklad pracovník (ostatní nákupy) občan 0 pokladna běžně V. Ostatní doklady Půjčky Daně, platební výměry Cestovní příkazy pověřený pracovník příslušný orgán pracovník ZM fin. odboru fin. odboru Příspěvky RM, ZM Soudní poplatky Vzdělávání do Kč právník personální fin. odboru 0 dlužník 1 účtárna 2 FO 1 evid. daní v termínu stanoveném pro výplatu mezd v termínu stanoveném pro výplatu mezd v termínu stanoveném pro výplatu mezd v termínu stanoveném pro výplatu mezd 11. kalendářní den v měsíci dle smlouvy dle termínu 0 pokladna do 5 dnů 0 příjemce 1 účtárna 2 odbor dle smlouvy dle splatnosti dle termínu P tajemník V V mzdová účetní V starosta V starosta V pověřený V personální V mzdová účetní V pokladní V pokladní V F pokladní V právník Revize: Strana 5 (celkem 11)

6 Doklad Předkládá Schvaluje Obdrží Termín Přezkoušení Vzdělávání nad Kč personální tajemník Penále, sankce výstavce tajemník dle termínu dle termínu 5. Popis činností a postupů 5.1. Zásady přezkušování účetních dokladů Věcné přezkoušení a) ověření, zda se údaje shodují se skutečným stavem b) ověření, zda je doklad po stránce početní správný Formální přezkoušení a) ověření, zda se týká účetní jednotky, b) ověření záznamu o kontrole věcné správnosti, c) ověření předepsané náležitosti dokladů, d) ověření oprávněnosti pracovníků, kteří operaci nařídili nebo schválili dle matice odpovědnosti Přezkoušení přípustnosti a) ověření, zda účetní operace není v rozporu s obecně platnými právními předpisy nebo vlastními předpisy, b) přípustnost se ověřuje pouze v případech stanovených touto směrnicí Postup při oběhu účetních dokladů Vnější účetní doklady a) doklad je podatelnou označen čárovým kódem spisové služby (PID) a předán odboru, jehož se účetní případ týká, b) odbor doklad ve spisové službě odboru, c) odbor bez zbytečného odkladu ověří skutečnosti, které se dokládají, tj. jejich věcnou správnost a přípustnost, d) k dokladu přiloží vyplněný oběhový účetní doklad (příloha č. 2) včetně podpisových záznamů dle matice odpovědnosti a podpisových vzorů, e) po ověření věcné správnosti a přípustnosti je doklad předán účtárně města, f) účtárna ověří formální správnost dokladu, g) je-li doklad ověřen po stránce věcné i formální správnosti může být zaúčtován Vnitřní účetní doklady a) jednotlivé vnitřní doklady vyhotovují pracovníci dle matice odpovědnosti, b) odbor bez zbytečného odkladu ověří skutečnosti, které se dokládají, tj. jejich věcnou správnost a přípustnost, c) k dokladu přiloží oběhový účetní doklad (příloha č. 2) včetně podpisových záznamů dle matice odpovědnosti a podpisových vzorů, d) po ověření věcné správnosti a přípustnosti je doklad předán účtárně města, e) účtárna ověří formální správnost dokladu, f) je-li doklad ověřen po stránce věcné i formální správnosti může být zaúčtován. Revize: Strana 6 (celkem 11)

7 Opravné doklady a) opravný doklad vyhotovuje ten, kdo opravovaný účetní případ schválil, b) jedná-li se o vnitřní doklad vztahující se k aktivům nebo pasivům vyhotovuje doklad účtárna, c) v případě chybného zaúčtování dle účtové osnovy a rozpočtové skladby opravný doklad vyhotovuje účtárna Není-li z dokladu zřejmé, z jakých prostředků má být doklad uhrazen, je pracovník odpovědný za nařizování nebo schvalování jednotlivých účetních případů takový údaj zřetelně vyznačit Zjistí-li pracovník pověřený přezkušováním dokladů nepřípustnost ověřované operace je povinen o tom uvědomit pracovníka, který operaci nařídil nebo schválil. Trvá-li tento pracovník na jejím provedení nebo neučiní-li opatření k odstranění následků již provedené nepřípustné operace, je pracovník pověřený k přezkušování dokladů povinen uvědomit o tom písemně finančního odboru Výjimečně lze účetní doklady přezkušovat po věcné stránce po jejich zaúčtování v případě: a) jde-li o účetní doklady, které s ohledem na způsob zpracování nelze přezkušovat před jejich zaúčtováním, b) jde-li o účetní doklady ověřující zpravidla stejnorodé operace, které se vyskytují ve velkém množství, c) jestliže byly účetní doklady přezkušovány až po jejich zaúčtování, je třeba případné zjištěné rozdíly opravit opravným dokladem Náležitosti účetních dokladů Účetní doklad obsahovat tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování Přílohou účetního dokladu je oběhový účetní doklad viz. formulář č. QF Podpisové záznamy Účetní doklady jsou podepisovány zásadně pracovníky dle matice odpovědnosti. V době nepřítomnosti ho odboru, přezkušování a schvalování přísluší jeho zástupci Za pracovníka odpovědného za nařízení, schválení nebo přezkušování může doklady podepisovat také jeho přímý nadřízený, který v tomto případě přebírá odpovědnost Originály podpisových záznamů jsou uloženy v účtárně. Za aktualizaci podpisových záznamů odpovídá příslušného odboru Vzor podpisových záznamů je uveden v příloze č. 1. Revize: Strana 7 (celkem 11)

8 6. Záznamy a dokumentace 6.1. Záznamy vyplývající z činnosti uvedených v této směrnici jsou: Identifikace dokumentu Název dokumentu Zpracovatel Uložení dokumentu dokumentu Místo Doba Kód přístupu Název, datum Účetní doklad - investice dle matice FO 10 let I Název, datum Účetní doklad - ostatní dle matice FO 5 let I Název, datum Oznámení o nepřípustnosti operace oznamovatel FO 5 let I 7. Odkazy a související předpisy 7.1. Při oběhu účetních dokladů jsou zaměstnanci povinni řídit se touto směrnicí a dále: a) zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, b) zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, c) vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2004 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, d) ostatními právními normami a předpisy Archivace Veškeré účetní doklady jsou uloženy u finančního odboru městského úřadu. Při archivaci dokladů je postupováno v souladu se zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění a Směrnicí o spisovém a skartačním řádu města Vsetín Aktualizace směrnice Směrnice musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při: a) změně právních norem, b) změně způsobu postupu činností, c) organizačních změnách Za aktuálnost odpovídá finančního odboru. 8. Revize List č. Revize č. Popis změny Datum revize Provedl Podpis Oblast platnosti - upřesnění Matochová Definice - upřesnění Matochová Revize: Strana 8 (celkem 11)

9 9. Přílohy Příloha č. 1 Podpisové záznamy - vzor Příloha č. 2 Oběhový účetní doklad - formulář QF Revize: Strana 9 (celkem 11)

10 PODPISOVÉ ZÁZNAMY - VZOR Příloha č. 1 OPRÁVNĚNÍ PRO DOKLADY JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS FINANČNÍ ODBOR Vedoucí odboru Zástupce odboru Mzdové doklady Mzdová doklady Vyúčtování pracovních cest Pokladní doklady Pokladní doklady Pokladní doklady Pokladní doklady Pokladní doklady Účetní doklady Účetní doklady Účtárna Daňová přiznání Jana Matochová Dana Hložánková Eva Juřičková Jana Hrabovská Jana Kovářová Hana Pfeilerová Lenka Javorková Hana Pfeilerová Jana Novotná Jana Kovářová Eva Táborská Jana Surá Věra Hrdinová Silvie Fojtíková Revize: Strana 3 (celkem 11)

11 QF OBĚHOVÝ ÚČETNÍ DOKLAD Příloha č. 2 Razítko: OBĚHOVÝ ÚČETNÍ DOKLAD Pro likvidaci faktury smlouvy č.: Podle objednávky smlouvy č.: Číslo dokladu: Uhraďte částku. Kč/..hal. Slovy:. na účet č.:, v hotovosti šekem Nařídil - schválil, přípustnost přezkoušel: Podpis: Datum: ÚZ ORG. KAP. POLOŽ.KA ZP Kč Věcnou správnost přezkoušel: Podpis: Datum: Formální správnost přezkoušel: Podpis: Příjemka převodka č. Text: Inventární č.: Datum Zaúčtováno: Podpis: Datum: Revize: Strana 11 (celkem 11)