Organizační pokyny časový plán

Transkript

1 Organizační pokyny časový plán března 2017 Výstaviště Praha 7 - Holešovice FELICIUS MEDIA, s.r.o.

2 Vážení vystavovatelé, v zájmu zabezpečení hladkého průběhu festivalu Vás prosíme, abyste věnovali pozornost následujícím důležitým informacím: Název akce: FESTIVAL EVOLUTION BIO STYL ZDRAVÍ ECO WORLD ALTERNATIVA OSOBNÍ ROZVOJ Otevírací doba: pro návštěvníky: PÁ 24. SO NE hod hod hod hod pro vystavovatele: PÁ hod hod SO hod hod NE hod hod (demontáž do h) Kontakty : Ctirad Hemelík zakladatel festivalu festival@feliciusmedia.cz Alžběta Syrovátková manažerka festivalu alzbeta@feliciusmedia.cz Sandra Dangová obchodní manažerka, grafika, polepy sandra@feliciusmedia.cz Dana Vlachová marketing, novinky vystavovatelů, katalog dana@feliciusmedia.cz Gabriela Kolářová festivalový program, média, PR gabriela@feliciusmedia.cz Jan Hruška technická realizace stánků jan.hruska@feliciusmedia.cz 1

3 Seznam vystavovatelů - mapa: zdarma (obdrží každý návštěvník ke vstupence + na info stánku) Festivalový program mapa: zdarma (obdrží každý návštěvník ke vstupence + na info stánku) Kancelář organizátora: Pravé křídlo Průmyslového paláce Vstupné: Jednodenní (vstup do všech částí festivalu) 230 Kč Jednodenní zlevněné (studenti do 26 let, senioři 150 Kč od 65 let, ZTP) Třídenní (vstup do všech částí festivalu) 500 Kč Děti do 12 let, ZTP/P s doprovodem (1 osoba) zdarma Vstupné (online): online prodej na Jednodenní zvýhodněná vstupenka do Jednodenní zvýhodněná vstupenka do Jednodenní vstupenka po Kč 200 Kč 230 Kč Festivalový program: podrobné informace naleznete na program.festivalevolution.cz 1. REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Po příchodu vystavovatelů či realizátorů stánků na Výstaviště je nutné se zaregistrovat v Registračním centru. Registrační centrum se nachází v zadní části Pravého křídla Průmyslového paláce. Vchod zezadu Pravého křídla (viz. plánek). Vjezd do areálu Výstaviště je ulicí Za Elektrárnou při vjezdu Vám automat u závory vydá parkovací lístek, který Vám při registraci vyměníme za volný vjezd/výjezd po dobu montáže. 2

4 Registrace probíhá ve dnech: středa hod čtvrtek hod pátek hod VŠICHNI VYSTAVOVATELÉ SE MUSÍ ZAREGISTROVAT NEJPOZDĚJI DO HOD. Veškeré vystavené faktury musí být uhrazeny před akcí! V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: 1/ Montážní průkazy, platné po dobu montáže a demontáže. 2/ Vystavovatelské průkazy, platné po dobu festivalu v předepsaném počtu dle velikosti stánku. do 4 m 2 3 ks do 50 m 2 8 ks do 20 m 2 5 ks nad 50 m 2 10 ks do 30 m 2 6 ks Další vystavovatelské průkazy je možné doobjednat resp. dokoupit v registračním centru v hotovosti za 150 Kč/ks + 21% DPH. 3/ Objednané parkovací karty. Doobjednání na místě je možné jen v omezeném množství. Karta umožňuje parkování v horní části areálu Výstaviště (u výstavních hal) po celou dobu konání festivalu. 4/ Festivalovou orientační mapu se seznamem vystavovatelů a mapu Festivalový program - 1 kus. BEZ VYSTAVOVATELSKÉHO NEBO MONTÁŽNÍHO PRŮKAZU NEBUDE ŽÁDNÁ OSOBA VPUŠTĚNA NA VÝSTAVNÍ PLOCHU! Nový systém vystavovatelských průkazů Vystavovatelské průkazy budou nově označeny čárovým kódem. Vystavovatelé budou vždy u vchodu i východu z Průmyslového paláce vyzváni k předložení průkazu pro naskenování. V systému bude označen buď vstup - vystavovatel je uvnitř nebo výstup - vystavovatel je mimo budovu. Vždy u vchodu/východu je třeba nechat si průkaz naskenovat. Průkaz funguje na neomezený počet vstupů/výstupů. Pokud průkaz budete během dne někomu předávat, tak si označíte výstup, průkaz předáte venku a druhá osoba si označí vstup. Pokud se na stánku budou v různé dny střídat různé osoby (např. hostesky, kolegové), tak průkazy můžete vzít večer s sebou nebo je zanechat na stánku. Všechny průkazy, bez rozdílu, budou přes noc resetovány a evidovány jako výstup i když zůstanou přes noc na stánku. Když pak půjdete zevnitř ven 3

5 vyzvednout hostesky nebo kolegy, tak označíte svůj průkaz jako výstup, venku předáte průkazy a všichni si pak označíte vstup. 2. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY V případě, že jste některé faktury uhradili později než 7 dní před začátkem montáže, prosíme, přineste s sebou kopie dokladů (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. Pokud realizaci Vašeho stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, je třeba, aby se i tato firma prokázala u registrace kopiemi uvedených dokladů. V případě, že platba nebyla připsána na náš účet a vystavovatel se nemůže prokázat výše uvedenými doklady, nebude mu umožněna realizace stánku. Všechny objednané služby vyfakturované předem musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky v době montáže, realizované přímo na Výstavišti, je třeba uhradit v hotovosti v pokladně registračního centra (Registrační centrum se nachází v zadní části Pravého křídla Průmyslového paláce). Za všechny dodatečné objednávky staveb a vybavení v době montáže bude účtován příplatek 30 %. 3. MONTÁŽ EXPOZIC Montáž vlastních realizací stánků probíhá následovně: středa hod čtvrtek hod pátek hod v pátek pouze instalace exponátů a aranžování V případě potřeby prodloužení montáže nás prosím kontaktujte nejpozději den předem. Stánky realizované prostřednictvím společnosti FELICIUS MEDIA budou k dispozici vystavovatelům k převzetí: čtvrtek hod Upozornění: Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových a podobných materiálů v halách. Při instalaci koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepicí pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány!!! S ohledem na druh podlahy ve foyer platí zákaz návozu exponátů přes tento prostor. K návozu použijte návozové vstupy v jednotlivých halách. 4

6 4. DEMONTÁŽ EXPOZIC neděle hod Prosíme všechny vystavovatele, kteří mají expozici od společnosti FELICIUS MEDIA, aby si svoje zařízení a exponáty odvezli z expozic hned po ukončení festivalu tj po hod, aby se mohly stánky okamžitě demontovat. Za opožděnou demontáž bude účtováno penále Kč za každou započatou hodinu, počínaje časem hod. dne Upozornění na odstranění polepů: Vyrábíte si vlastní polepy na míru, které si sami nalepíte? Po skončení festivalu jste povinni polepy kompletně odstranit, včetně lepicích pásek a dalších upevňovacích materiálů. Případné náklady na čištění nebo náhradu poničeného materiálu vám budou fakturovány. Platí přísný zákaz používání oboustranné lepicí pásky! Použijte alternativy - polep s NON-PERM lepidlem, papírová lepicí páska, lepicí guma, apod. 5. POVOLENÍ K VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU MONTÁŽ Ve dnech montáže ( ) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: Parkovací karta (platná od 22. do ) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro jedno osobní nebo nákladní auto. Vjezd pro montážní firmy zdarma bude umožněn na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který obdržíte při registraci. Vjezdové povolení umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. PRŮBĚH FESTIVALU Po dobu trvání festivalu je možný krátkodobý vjezd osobních a dodávkových aut za účelem doplnění zásob ráno od 8 do 10 hod a od 9 do 10 hod zdarma na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který si sami odeberete z parkovacího automatu přímo u vjezdové brány (parkovací lístek umožňuje parkování zdarma pouze po dobu 40 min). DEMONTÁŽ Po dobu demontáže bude umožněn vjezd do areálu na parkovací lístek s čárovým kódem, který obdržíte při registraci, zdarma bez omezení, dolní vjezdovou branou. Vjezd bude umožněn od 17 hod. UPOZORNĚNÍ: INFORMUJTE SVÉ MONTÁŽNÍ FIRMY O PRAVIDLECH MONTÁŽE A DEMONTÁŽE! 5

7 6. PARKOVÁNÍ VOZIDEL Parkování osobních automobilů je v průběhu festivalu umožněno v horní části areálu u výstavních hal. Cena parkovací karty je 1000 Kč + 21% DPH/1 osobní automobil. Povolení k parkování platí od do V případě Vašeho zájmu o parkovací průkazy nás kontaktujte. Počet parkovacích míst je omezený. Platba bude zahrnuta do fakturace za služby. V případě pozdního objednání budeme vyžadovat platbu v hotovosti při registraci. Další parkovací plochy jsou k dispozici na parkovišti pro veřejnost u vjezdové brány za plaveckým bazénem v dolní části areálu. Cena parkovného: 40 Kč/hod., 200 Kč/celý den. Platbu parkovného provedete u platebního automatu. 7. ODVOZ ODPADU V souvislosti s montáží a demontáží upozorňujeme vystavovatele, kterým stánky nestaví FELICIUS MEDIA, na nutnost odvozu stavebního odpadu a objemných obalových materiálů realizačními firmami. V případě potřeby přistavení kontejneru pro vlastní potřebu kontaktujte organizátora na tel.: Vícenáklady spojené s odvozem odpadu budou dodatečně vyfakturovány. 8. SPEDICE A MANIPULAČNÍ SLUŽBY Spedičními a manipulačními službami pro vystavovatele je pověřena společnost, která se nachází v areálu Výstaviště. V případě, že chcete využít výše jmenovaných služeb, doporučujeme kontaktovat firmu BECK SPEDITION předem. BECK SPEDITION T: Ing. Pavel Beck M: , Chrastavská 113/ Praha 9 Střížkov E: beck.pavel@volny.cz, monik.vesela@seznam.cz Odvoz a uskladnění prázdných obalů je možné objednat rovněž u výše uvedené spediční firmy. Skladování prázdných obalů a instalačního materiálu v prostoru za expozicemi je zakázáno! 9. OCHRANA MAJETKU Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou anebo v důsledku jím nezaviněných okolností ( vis major ) a proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky (individuální ochranu stánku je možno objednat u pořadatele) a pojistnou smlouvou. V nočních hodinách jsou výstavní haly zajištěny elektronickým kamerovým bezpečnostním systémem. 6

8 POJIŠTĚNÍ 1. Účast na festivalu je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na festivalu. 2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, ať ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení festivalu. 3. Organizátor doporučuje vystavovatelům a realizátorům, aby na vlastní náklady uzavřeli pojištění odpovědnosti za škody způsobené vlastní činností v min. výši plnění Kč Vystavovatelé budou mít možnost pojistit svou expozici či exponáty u České pojišťovny a.s., jejíž obchodní zástupkyně bude ve čtvrtek od 9.00 do hod. přítomna v registračním centru. Pokud máte o pojištění zájem, uveďte tento zájem při registraci. Kontakt na zástupkyni České pojištovny: Jana Sládková jana.sladkova2@ceskapojistovna.cz tel.: RESTAURAČNÍ SLUŽBY Na balkóně Střední haly Průmyslového paláce je v provozu samoobslužná Veletržní restaurace (150 míst) se sortimentem hotových jídel. Kromě tohoto zařízení bude v Pravém křídle uprostřed v pravé části umístěna FOOD ZÓNA s nabídkou zdravého, bio, vegetariánského a veganského občerstvení. Bude tu i možnost posezení. Navíc bude v každé hale umístěna kavárna. 11. INTERNET A WIFI V AREÁLU Internet pro EET pokladny Někteří z Vás letos poprvé budou muset na festivalu využít EET pokladny, proto jsme pro Vás připravili nabídku internetového připojení pro Vaši pokladnu. 1) Wifi připojení na zařízení které podporují 2,4/5 GHz standard a ověřování skrze TKIP/AES WPA/WPA2. Není podporováno šifrování WEP. objednávka min. 1 týden před instalací připojení skrze dedikovanou Wifi síť SSID: EET_VYSTAVISTE dodavatel dodává konektivitu + prvotní připojení do WIFI 6

9 technické nastavení je plně v režii objednatele služba nezahrnuje žádnou technickou podporu na místě v průběhu akce dodavatel negarantuje připojitelnost všech druhů EET zařízení cena 190 Kč + DPH/1 zařízení/celá akce 2) Kabelové připojení v případě, kdy zařízení neumožňuje připojení skrze Wifi objednávka min. 1 týden před instalací dotažení kabelového propojení na hranici stánku/pronajatého prostoru služba ve standardu nezahrnuje žádnou technickou podporu na místě v průběhu akce ani při samotné instalaci dodavatel dodává pouze konektivitu veškeré technické nastavení EET kasy provádí objednatel přenosová rychlost 10/10 Mbit, sdílený internet, neveřejná IP adresa cena Kč Kč + DPH/1 internetové připojení/celá akce Technická asistence v průběhu festivalu je za poplatek 500 Kč/hod + DPH (technik bude přítomen v areálu po celou dobu konání festivalu). Internetové připojení objednávejte nejpozději do na festival@feliciusmedia.cz Wifi pro vystavovatele Pro potřeby vystavovatelů budeme poskytovat zdarma připojení k wifi. Přístupové údaje a heslo dostanete při registraci. Je třeba počítat s tím, že připojení nemusí být po celý den stabilní, záleží na počtu současně připojených zařízení. MHD 12. DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ Metrem trasa C na stanici Nádraží Holešovice a dále jednu stanici tramvají č. 6, 12, 17 do stanice Výstaviště Holešovice. Z centra Prahy tramvajemi č. 6, 17 do stanice Výstaviště Holešovice. Autem Směr od Brna - Po průjezdu centrem pokračujte dále za Hlávkovým mostem rovně ulicí Bubenská. Za železničním přejezdem odbočte mírně vlevo a na prvních světlech pokračujte rovně do ulice Za Elektrárnou. Pokračujte rovně kolem hotelu Expo a přijedete k dolní vjezdové bráně do areálu. Směr od Teplic - Po přejezdu mostu Barikádníků odbočte vpravo (výjezd Přístav/Holešovice) a na první světelné křižovatce opět vpravo do ulice Vrbenského. Na další světelné křižovatce odbočte vlevo do ulice Partyzánská, po 350 m odbočte vpravo do ulice Za Elektrárnou. Pokračujte rovně kolem hotelu Expo a přijedete k dolní vjezdové bráně do areálu. 7

10 GPS: N E Parkování je možné pouze na placených parkovištích, v Praze 7 jsou zavedeny parkovací zóny. Důležité upozornění k příjezdu na Výstaviště a výjezdu z Výstaviště. Při příjezdu ulicí U Výstaviště je na křižovatce u Sportovní haly Sparta (Tipsport Arena) zákaz odbočení vlevo. K příjezdu využijte Bubenskou ulici! Při výjezdu z areálu je na křižovatce u Sportovní haly Sparta (Tipsport Arena) zákaz odbočení vlevo do ulice Partyzánská. Mapa areálu ZDE Vážení vystavovatelé, věříme, že Vám tyto informace usnadní přípravu a průběh akce. Přejeme Vám příjemný pobyt v Praze a doufáme, že Vaše prezentace na festivalu přispěje ke splnění Vašich obchodních cílů. Těšíme se na setkání s Vámi realizační tým Festivalu Evolution 8