Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy

Transkript

1 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy M RO Copyright GORDIC spol. s r. o GORDIC 1

2 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy Hlavní změny v metodice od do metodiky byly zahrnuty všechny dodatky, vydané v průběhu roku 2010 zejména popis analytik pro CF opravy chyb atd. str. 58 a 60 - vloženy doporučené analytiky k účtům 572 a 672 str v souvislosti s novelou zákona o DPH byla přepracována celá metodika, včetně příkladů str upraveny příklady metodiky účtování operačních programů str upraven formulář přehled o akcí Seznam zkratek OS - organizační složka OSS - organizační složka státu USC - územně správní celek PO - příspěvková organizace RO - rozpočtová oblast ISPROFIN - informační systém programového financování MHMP - Magistrát hlavního města Prahy EU - Evropská unie ES - Evropská společenství HMP - Hlavní město Praha RS - rozpočet schválený SDV - souhrnný dotační vztah RU - rozpočet upravený GORDIC - registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. UCR - metodika a programové vybavení pro účetnictví a rozpočet, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. GINIS - programové vybavení, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. DHM - dlouhodobý hmotný majetek (dříve HIM) DNM - dlouhodobý nehmotný majetek (dříve NIM) DM - dlouhodobý majetek (dříve IM) SR - státní rozpočet 2 GORDIC

3 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy I. Metodika rozpočtu a účetnictví 5 1. Systém zpracování účetnictví a rozpočtu HMP Účetní závěrka Etapy zpracování Uživatelé zapojení do zpracování rozpočtu a účetnictví HMP Prezentace výsledků zpracování dat v etapách I.-III Zpracování dat rozpočtu a účetnictví Datové toky rozpočtu a účetnictví Zpracování dat na centrální úrovni Použité programové vybavení Metodika UCR Rozbor datové věty 12 Konstrukce celé věty 12 Slovo HH - druh dokladu 12 Slovo DD - den účetního případu - den rozpočtového případu 13 Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) dokladu 13 Slovo SU - syntetický účet 13 Slovo AU - analytický účet 13 Slovo ODPA - oddíl, paragraf 14 Slovo POL - položka 14 Slovo ZJ - záznamová jednotka 14 Slovo UZ - účelový znak 14 Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) 16 Slovo ORG Postup při opravách účetních záznamů podle zákona Využití přístupových práv Konfigurace programu UCR Centrální databáze údajů o investičních akcích (modul SRV) Algoritmy výkazů pro ÚSC Výstupy a tisky Metodické zásady pro ÚSC Metodika analytických účtů 35 0XX - Dlouhodobý majetek 35 1XX - Zásoby 38 2XX - Účty rozpočtového hospodaření, krátkodobý finanční majetek a krátkodobé úvěry a půjčky 41 3XX - Zúčtovací vztahy 44 4XX - Jmění, fondy, výsledek hospodaření, rezervy, dlouhodobé závazky a pohledávky, závěrečné účty a zvláštní zúčtování 51 5XX - Náklady 56 6XX - Výnosy 59 7XX, 8XX - Vnitroorganizační účetnictví 61 9XX - Podrozvahové účty Metodika využití slova POL u majetkových účtů pro sledování pohybu majetku Metodika DPH Úvodní informace Používání záznamových jednotek (ZJ) Používání identifikací datumů Hlavní algoritmy a schéma hlavních identifikací pro metodiku DPH Podrobný popis strukturovaného popisu dokladů - závazný v případě účtování o DPH Obsah formuláře a závazné záznamové jednotky od Komplexní příklad účtování o DPH pro rok 2001 včetně daňového přiznání Další příklady účtování Příklady a postupy pro účtování pro dodatečné daňové přiznání Návrh postupu při ročním vypořádání nároků na odpočet DPH ( 76, odst. 7 zákona o DPH) Účtování o zálohách s DPH Komplexní příklad Komplexní příklad účtování o DPH ve veřejnoprávní a ekonomické činnosti s vyúčtováním mezi oběma činnostmi a odvodem finančních prostředků (řádné daňové přiznání) OBSAH s využitím položky GORDIC 3 GORDIC

4 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 6. Účtování o výdajích a příjmech akcí, které jsou spolufinancovány EU/EHP mimo akci OPP Metodika účtování operačních programů Praha konkurenceschopnost a Praha adapabilita pro vlastní hlavní město Prahu (2011) Datová a výkazová rozhraní Textový formát věty 56Dg pro datové rozhraní XML formát (GXML) pro datové a výkazové rozhraní Číselník kapitol HMP s přičleněním funkčního třídění rozpočtové skladby 106 Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Druhové třídění rozpočtové skladby 111 TŘÍDA 1 - DAŇOVÉ PŘÍJMY 111 TŘÍDA 2 - NEDAŇOVÉ PŘÍJMY 112 TŘÍDA 3 - KAPITÁLOVÉ PŘÍJMY 114 TŘÍDA 4 - PŘIJATÉ TRANSFERY 114 TŘÍDA 5 - BĚŽNÉ VÝDAJE 115 TŘÍDA 6 - KAPITÁLOVÉ VÝDAJE 119 TŘÍDA 8 - FINANCOVÁNÍ Číselníky organizačních jednotek ORJ Kapitoly HMP Číselníky určené pouze pro magistrát Záznamové jednotky ZJ Účelové znaky UZ Povinnost vykazování příjmů z rozpočtu EU a související příjmy a výdaje spolufinancované z rozpočtu EU a související výdaje v částech XI. a XII. finančního výkazu Fin 2-12M Komentář ke způsobu vyplňování části XI. a XII. finančního výkazu Fin 2-12M Používání atributů Nástroj a Zdroj v rozpočtu HMP 132 II. Metodika práce v programu BAR - GINIS Systém zpracování dat v programu BAR GINIS Základní informace o datových vstupech a výstupech Základní informace o balancování rozpočtu Schéma toku dat Metodika práce k Plánu investičních/neinvestičních výdajů GINIS Metodika tvorby návrhu rozpočtu a rozpočtového výhledu kapitálových výdajů Vzory formulářů Popis formuláře Přehled o akci nebo investiční části akce Popis formuláře Žádost o aktualizaci akce - ADA ZAA Výstupy Metodika pro tvorbu střednědobého a dlouhodobého rozpočtového výhledu investičních akcí Základní informace Metodický pokyn ke sledování akcí spolufinancovaných EU a EHP Základní informace Formulář o akci spolufinancované EU a EHP GORDIC

5 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC I. Metodika rozpočtu a účetnictví GORDIC 5

6 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 6 GORDIC

7 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC 1. Systém zpracování účetnictví a rozpočtu HMP Zpracování dat rozpočtu a účetnictví je prováděno prostřednictvím integrovaného systému firmy GORDIC, který zahrnuje programové vybavení ROZ-GORDIC WIN, UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN, BAR-GINIS, UCT-GINIS, ROZ-GINIS, SRV-GINIS. 1.1 Účetní závěrka Územní samosprávné celky sestavují k 31. březnu, 30. červnu a 30. září mezitimní účetní závěrku ( 19, odst.3). Účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji: a) rozvaha (bilance) b) výkaz zisku a ztráty c) příloha účetní závěrky Územní samosprávné celky sestavují k 31. prosinci řádnou účetní závěrku ( 19, odst.1). Účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji: a) rozvaha (bilance) b) výkaz zisku a ztráty c) příloha účetní závěrky Územní samosprávné celky ustavují finanční výkazy v termínech stanovených 4 vyhlášky č. 16/2001 (příloha 2) 1.2 Etapy zpracování Zpracování se dělí na tři etapy: I. Návrh, sestavení a rozpis rozpočtu II. Účtování a úpravy rozpočtu v běžném roce III. Zpracování dat na úrovni MHMP Etapy I. a II. se z časového hlediska vzájemně překrývají. Etapa I. pracuje s daty, která budou využita v následujícím roce pro rozpis rozpočtu. Etapa č. II. pracuje s daty běžného roku, která vycházejí z výsledků zpracovaných v etapě I. a zachycují aktuální ekonomické procesy. Etapa III. permanentně probíhá v běžném roce a transparentně prolíná etapy I. a II. Návrh, sestavení a rozpis rozpočtu Fáze Prostředek Druh dokladu 1 návrh GORDIC WIN, BAR-GINIS, GINIS PRO 9 2 balancování BAR-GINIS 9 3 rozpis rozpočtu UCR -GORDIC WIN, BAR-GINIS 2 Účtování a úpravy rozpočtu v běžném roce Fáze Prostředek Druh dokladu 4 počáteční stavy UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 1 5 běžné účtování UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 0 6 úpravy rozpočtu UCR -GORDIC WIN, ROZ-GINIS 3 7 rezervace rozpočtových prostředků UCR -GORDIC WIN, GINIS 6 8 platební kalendář RZD GINIS 13 9 závěrečné zápisy UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 4 10 uzavření účetních knih UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 5 Zpracování dat na úrovni MHMP Fáze Prostředek 11 státní účetní výkazy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN 12 manažerské sestavy a výkazy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN, UCR -GINIS, BAR-GINIS, SRV-GINIS 13 operativní a kontrolní výkazy a grafy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN Tabulka odpovídá stavu k a v souvislosti s postupným nasazováním projektu JES může být v průběhu aktualizována doplňkem metodiky. GORDIC 7

8 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 1.3 Uživatelé zapojení do zpracování rozpočtu a účetnictví HMP Do zpracování rozpočtu a účetnictví MHMP jsou zapojeni následující uživatelé: MHMP; městské části; organizace přímo zřízené MHMP; organizace zřízené městskými částmi; organizace dotované HMP, např. DP hl. m. Prahy, a.s., apod. 1.4 Prezentace výsledků zpracování dat v etapách I.-III. Výsledky jsou prezentovány následujícími sestavami a výkazy: podpora procesu tvorby rozpočtu HMP; hlavní knihy a deníky účetnictví a rozpočtu; platné výkazy stanovené MF ČR; přehledy hospodaření organizací; kontrolní výkazy okruhů a vazeb, konsolidace a financování; sestavy příjmů a výdajů seřazené dle rozpočtové skladby, kompetentů nebo investičních akcí obsahující rozpočet schválený, upravený, skutečnost (účetnictví); přehledy kapitol HMP v členění za město, jednotlivé městské části a další libovolná seskupení; rozbory čerpání výdajů a plnění příjmů; rekapitulace výdajů kompetentů a akcí; výše uvedené přehledy v měsíčních a ročních řadách; grafické znázornění výše uvedených sestav. 8 GORDIC

9 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC 1.5 Zpracování dat rozpočtu a účetnictví Zpracování sestav pro vnitřní potřeby Ministerstvo financí České republiky Zpracování výkazů Oblast metodiky UCR Prostředky ze státního rozpočtu Zpracování manažerských a kontrolních sestav SUMARIZACE DAT Návrh výše příjmů na příští rok Příjmová strana rozpočtu Návrh na úpravy rozpočtu Porovnání plánovaných a skutečných příjmů a výdajů Sběr dat I. Balancování Zpracování rozpočtu na centrální úrovni Účtování a rozpočtování Návrh výše neinvestičních výdajů na příští rok Výdajová strana rozpočtu Zpracování výsledků - investiční výdaje minulého roku Sumarizace požadavků na investice Sběr dat II. Požadavky na investiční výdaje Potřeba investic Oblast metodiky ROZ Schéma odpovídá stavu k a v souvislosti s postupným nasazováním projektu JES může být v průběhu aktualizováno doplňkem metodiky. GORDIC 9

10 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 1.6 Datové toky rozpočtu a účetnictví Schéma datových toků rozpočtu a účetnictví Druh dokladu 0,1,2,3,4,5,6 UCR - GORDIC WIN Databáze sumárních dat HMP Odbor ROZ MHMP a odbor UCT MHMP Příjem dat Kontrola dat Sumarizace cca 6 mil. účetních a rozpočtových zápisů ročně Archiv UCR 5,6,xg Archiv UCR Archiv UCR UCR - GORDIC WIN UCR - GORDIC WIN UCR - GORDIC WIN Data rozpočtu a účetnictví jednotlivých MČ Data rozpočtu a účetnictví MHMP Data rozpočtu a účetnictví příspěvkových organizací Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Výstup dat archivem M z UCR Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Záznam dat do databáze HMP Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Výstup dat archivem M z UCR cca 1000 organizací Schéma odpovídá stavu k a v souvislosti s postupným nasazováním projektu JES může být v průběhu aktualizováno doplňkem metodiky. 10 GORDIC

11 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC 1.7 Zpracování dat na centrální úrovni Schéma toku dat na centrální úrovni VSTUP návrh příjmů VSTUP požadavek neinvestičních výdajů VSTUP požadavek na financování BAR - GINIS VÝSTUP: TISKY UCR - GINIS VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY VSTUP úpravy již financ. požadavků (z rozpočtu HMP nebo SR) na investiční výdaje VSTUP sběr požadavků vlastního HMP na investiční výdaje VSTUP datový tok rozpočtu a účetnictví UCR - GORDIC WIN GV 1 VYK - GINIS www VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY Věta 5,6,xg DRUH DOKLADU 0,2,3,7,8 Věta 5,6,xg DRUH DOKLADU 9 - aktuální rok VSTUP sběr požadavků MČ na investiční výdaje GINIS PRO SRV - GINIS VÝSTUP: TISKY Schéma odpovídá stavu k a v souvislosti s postupným nasazováním projektu JES může být v průběhu aktualizováno doplňkem metodiky. GORDIC 11

12 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 2. Použité programové vybavení Pro návrh, rozpis, úpravy rozpočtu a účtování se použijí potřebné programové prostředky k tomu, aby mohla být pořizována a zpracovávána data rozpočtu a účetnictví. K tomuto účelu slouží následující programy: UCR -GORDIC WIN ROZ-GORDIC WIN VYK-GORDIC WIN UCR -GINIS BAR-GINIS SRV-GINIS UCT-GINIS ROZ-GINIS Programové vybavení GORDIC WIN umožňuje současnou práci DOS i WIN klienta nad společnou datovou základnou v architektuře klient - file server. Programové vybavení GINIS má pouze WIN klienta nad relační databází ORACLE, INFORMIX nebo MS SQL. Způsobu zpracování dat v jednotlivých programech je věnována vždy zvláštní kapitola. Pro zachycení ekonomických procesů týkajících se dané účetní jednotky se v programu UCR používá druh dokladu 0 - běžné účetní zápisy. Počáteční (rozvahové) stavy vzniknou po otevření knih z minulého účetního období v rámci účetní závěrky. Jsou výhradně reprezentovány druhem dokladu 1. Účetní závěrka zahrnuje závěrečné zápisy, druh dokladu 4 a uzavírací zápisy, druh dokladu 5. Pokud vznikne během běžného roku potřeba změnit strukturu vynakládaných rozpočtových prostředků, je zpracováno tzv. rozpočtové opatření, které se vyjadřuje druhem dokladu 3. Pro potřebu tvorby platebního kalendáře resp. pro blokaci rozpočtu se používá druh dokladu 6. Po schválení rozpočtu HMP zastupitelstvem hl.m. Prahy se provádí rozpis schváleného rozpočtu druhem dokladu 2. Data předávaná programem ROZ-GORDIC WIN představují navrhovaný rozpočet kapitálových výdajů na investiční akce (rozestavěné nebo zahajované) na následující rok - detailní údaje o finančním profilu investiční akce. Nedílnou součástí informace o investiční akci je tzv. textový profil investiční akce a komentář. Textový profil obsahuje informace o předkladateli, zodpovědné osobě, investiční akci a další. Komentář je nezbytný pro posouzení investiční akce. Návrh rozpočtu kapitálových výdajů se pořizuje druhem dokladu 9. V programu ROZ- GORDIC WIN lze použít i druh dokladu 0, 2, 3, Metodika UCR 3.1 Rozbor datové věty Konstrukce celé věty HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Varianta se čtyřmístným AU HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx UPOZORNĚNÍ Rozšíření struktury analytických účtů na 4 místa vyžaduje změnu konfigurace programu, použití speciálního expanderu na účtový rozvrh a posouzení dopadu změny na ostatní moduly, které generují účetní data (řada GORDIC WIN). Toto rozšíření může být provedeno jen s podporou našeho obchodního zástupce. V případě, že účetní jednotka odevzdává do sumarizace data a ne výkazy, musí být řešeno zároveň rozšíření struktur UCR i na sumarizačním středisku, které data sbírá. Zdůrazňujeme, že rozšíření je POVOLENO pouze pro syntetické účty, které reprezentují účtování o bankovních účtech. Vyžaduje se v tom případě dodržení zásad metodiky, jejichž popis je ve speciální dokumentaci. Tato dokumentace se dodává na vyžádání jen v případě nutnosti převést účetnictví na rozšířenou strukturu. Rozšíření se může provést za dodržení stanovených podmínek i v průběhu účetního období. Všechna dosud pořízená data se zobrazí s dvěma nulami vlevo. Pro OSTATNÍ syntetické účty se rozšíření na 4 místa NEPŘEDPOKLÁDÁ a NEPODPORUJE. Je to z důvodu, že většina algoritmů legislativních i běžných výstupů s rozšířením na ostatní účty nepočítá. Slovo HH - druh dokladu HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: hh Dosud byly definovány následující druhy dokladu: Druhy dokladu v účetnictví: 00 běžné účetní zápisy 01 zápisy počátečních (rozvahových) stavů 04 závěrečné zápisy Slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. závěrečných zápisů na konci účetního období (roku) 12 GORDIC

13 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC 05 uzavírací zápisy Slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. uzavírání účetních knih na konci účetního období (roku) Druhy dokladu v rozpočtu: 02 rozpočet schválený Je rozpočet vzniklý v procesu návrhu rozpočtu a jeho korekcí, který, když je schválen kompetentním orgánem, je tzv. rozpočtem schváleným 03 rozpočet upravený Rozpočtové úpravy v kompetenci organizace jsou úpravy již schváleného rozpočtu, které může provádět kompetentní orgán nebo osoba a na základě těchto úprav vzniká další hodnota tzv. rozpočet upravený 06 rezervace rozpočtu Představuje datový záznam, který je nezávislý na hodnotách schváleného nebo upraveného rozpočtu a je pouze orientační hodnotou, která umožňuje poznamenat kolik (jaká hodnota) z konkrétní rozpočtové skladby je blokována z titulu smlouvy, došlé faktury. 09 požadavek na rozpočet (návrh) Speciální druh věty určený k sestavování návrhu rozpočtu. Slovo DD - den účetního případu - den rozpočtového případu HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: dd V hodnotě DD se uvádí datum, pod kterým je účtováno o konkrétním účetním případu, nebo datum pořízení rozpočtu schváleného nebo rozpočtové úpravy. Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) dokladu HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: cccccc Hodnota CCCCCC reprezentuje šestimístné číslo dokladu. Je stanoven následující způsob číslování dokladů: Druhy dokladu 0, 1, 4 a 5 Účetní doklady. Číslování dokladů je určeno vnitřní legislativní normou jako inkrementační číslování v měsíčních řadách čísel dokladu. Druhy dokladu 2, 3 Rozpočtové doklady. Při číslování těchto dokladů lze využít v souladu s vnitřními legislativními normami HMP následující možnosti: inkrementační řada; referentská řada s inkrementací; účelová řada s inkrementací. Druhy dokladu 6 a 9 Pomocné rozpočtové doklady, které nemají vliv na účetní výkazy řady FIN. Číslování dokladů je plně v kompetenci uživatele. Při číslování těchto dokladů lze využít následující možnosti: inkrementační řada; referentská řada s inkrementací; účelová řada s inkrementací. Slovo SU - syntetický účet HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx Podle účtové osnovy vyhlašované pro daný typ účetní jednotky je tato hodnota základním povinným třídícím znakem podvojného účetnictví. Slovo AU - analytický účet HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx AU je podrobnějším tříděním syntetického účtu, které je buď povinně stanovené metodikou nebo je uživateli povolena jakákoliv hodnota. GORDIC 13

14 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy Slovo ODPA - oddíl, paragraf HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Oddíl a paragraf je hodnota funkčního třídění podle rozpočtové skladby (viz. Kap. 10). Slovo POL - položka HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Položka je hodnota druhového třídění podle rozpočtové skladby (viz. Kap. 11). U majetkových účtů vyjadřuje druh pohybu majetková položka viz. Kap. 4). Slovo ZJ - záznamová jednotka HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx Záznamová jednotka je slovem, které nelze využívat jinak než: u bankovních účtů s rozpočtovou skladbou k označení záznamu podle vyhlášky 323/2002 Sb. u jiných syntetických účtů pro účely sledování DPH na vstupu a na výstupu podle zvláštní metodiky. Slovo UZ - účelový znak HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: UPOZORNĚNÍ nnzyyxxx S účinností od se změnila struktura UZ na 8 míst. Toto rozšíření, které se týká rozpočtové sféry, bylo vyvoláno změnou vyhlášky 449/2009 Sb. Ve vyhlášce jsou do výkazu FIN 2-12M vloženy dvě nové části XI. a XII, kterými budou sbírány údaje o spolufinancování akcí s podílem spolufinancování z EU. nn hodnota nástroj (viz. vyhláška 449/2009Sb.) z hodnota zdroj (viz. vyhláška 449/2009Sb.) yy dosavadní značení resortu (viz číselník UZ vyhlašovaný na stránkách ) xxx konkrétní účelový znak resortu V případě účelů, které nemají spolufinancování ze zdrojů EU bude struktura UZ ve tvaru 000yyxxx a platí popis uvedený dále (viz dosavadní používání účelů). A) Význam a použití UZ v hospodaření s rozpočtem a v hospodaření příspěvkových organizací Účelový znak určuje zdroj krytí nebo účel vynaložených prostředků. Účelové znaky jsou rozděleny do následujících řad a seřazeny podle priority použití (od nejvyšší po nejnižší). Účetní jednotky - rozpočtová forma hospodaření Je-li uváděn závazný ORG podle dalších pokynů této metodiky, v případě příjmů, výdajů a financování je zároveň povinnost uvádět v případech, kdy to přichází do úvahy, účelový znak UZ : stanovený MHMP nebo MF ČR; pokud jej k tomuto ORG MHMP stanoví. Při stanovení účelových znaků hraje roli priorita účelu stanoveného vyšším rozpočtem nad prioritami rozpočtu nižšího. Při tomto náhledu rozlišujeme následující možnosti: účelový znak stanovený MF ČR (nebo jiným resortem) v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky územním rozpočtům obecně (včetně jimi zřizovaných organizačních složek a příspěvkových organizací); účelový znak stanovený magistrátem pro vlastní potřebu účelový znak stanovený magistrátem v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky směrem k městským částem nebo zřizovaným příspěvkovým a podnikatelským subjektům; účelový znak stanovený městskými částmi v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky jimi zřizovaným příspěvkovým nebo podnikatelským subjektům; dále také při rozpočtovém opatření zvyšujícím účelově určené výdaje u zřizované organizační složky; účelový znak náhradní (doplňkový) v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky, pokud není znám konkrétní UZ účelový znak. V případě, že účelově poskytované prostředky nebudou vykázány v příslušných účtech pod stanovenými účelovými znaky, nebude jejich čerpání uznáno a bude požadováno jejich vrácení. 14 GORDIC

15 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC Základní pravidlo pro používání UZ Základním pravidlem pro používání UZ je, že znaky na čtvrtém a pátém místě zprava určují základní odlišení účelů stanovených státním rozpočtem (jednotlivými resorty) od účelů stanovovaných v rámci kompetence územních rozpočtů. Schematické znázornění: 000yyxxx nnzyyxxx účelové znaky stanovené jednotlivými resorty účelové znaky pro sledování a vykazování akcí spolufinancovaných z EU (FIN 2-12M) yy = číslo resortu (viz opatření k rozpočtové skladbě) xxx = číslo účelu stanovené v rámci resortu 00000xxx účelové znaky stanovené územními rozpočty = vždy pevně stanovené nuly xxx = číslo účelu stanovené jednotlivými stupni územních rozpočtů Používání UZ ve vztahu k účtovému rozvrhu: hledisko peněžních příjmů a výdajů (používá se u účetních jednotek s rozpočtovou formou hospodaření, t.j. městských částí a organizačních složek) účelové znaky se zaznamenávají u účtů, které používají rozpočtovou skladbu a to jak u příjmových položek tak i u výdajových položek hledisko výdajů na pořízení nebo hledisko nákladů (používá se u příspěvkových organizací a podnikatelských subjektů) účelové znaky se zaznamenávají u účtů pořízení nebo záloh na investiční majetek (účtová skupina 04 a 05) účelové znaky se zaznamenávají u účtů nákladových a výnosových (účtová třída 5 nebo 6) B) Význam a použití UZ při použití metodiky účtování o DPH Pro odlišení jednotlivých období pro zpracování řádného daňového přiznání se u SU 343 AÚ 4X uvádí POVINNĚ ve slově UZ tzv. období DPH, kterého se ŘÁDNÉ daňové přiznání týká. Struktura UZ pro označení období dodatečného přiznání k DPH: 0000RRMM RR = rok, MM = měsíc Příklad použití UZ v příjmech nebo výdajích (nová struktura od ): UZ vlastní (stanovený účetní jednotkou, vyšším ÚSC nebo zřizovatelem) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx 00000xxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx UZ státní (bez spolufinancování z EU) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx 000yyxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx UZ státní se spolufinancováním z EU vstup do části XI. nebo XII. výkazu FIN SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx nnzyyxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx UZ vlastní pro spolufinancování SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx nnz00xxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx Konkrétní číselník státních UZ Konkrétní číselník nástrojů a zdrojů viz viz vyhláška 16/2001 Sb. GORDIC 15

16 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Magistrát, městské části a organizační složky Pro uvedené účetní jednotky má ORJ pro všechny účty s rozpočtovou skladbou následující závazné struktury: 1) pro MHMP a jeho organizační složky: xxyy xx - Kapitola HMP - odpovídá sféře člena rady HMP yy - Identifikační číslo zabezpečujícího odboru nebo jiného útvaru MHMP 2) pro městské části a jejich organizační složky: xxyy xx - Kapitola HMP - odpovídá sféře člena rady HMP yy - Podle potřeb městské části Číselník ORJ je potřeba průběžně doplňovat. Slovo ORG HH DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal hh dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00xxxxxxxxxxx Struktura: 00xxxxxxxxxxx UPOZORNĚNÍ S účinností od se struktura ORG rozšířila na 13 míst. Dosavadní desetimístný ORG se rozšiřuje zleva o tři místa. Závazná struktura pro sledování akcí bude 00Aaaaaxxxxxx 00 = zatím nepoužívat rezerva Aaaaa = číselník AKCÍ rozšířený vlevo o další místo (A) Pro městské části se v používání slova ORG pro dosavadní platná čísla akcí nic nemění. Změní se pouze způsob pořízení identifikace akce, například výdaje pro akci 2124 bude od nutné pořizovat jako Zleva se nuly doplňují automaticky. POZOR - rozšíření čísla akcí na 5 míst je VÝHRADNĚ v kompentenci správce centrálního číselníku, a tím je Magistrát hlavního města Prahy. Jedině ten může stanovit u nových akcí číslování v délce 5 míst. Magistrát, městské části a organizační složky uvádí číslo akce V případě příjmů, výdajů a financování: v příjmech (v případě proúčtování investice ve vlastní režii) ve výdajích u položek 5xxx, 6xxx ve financování u položek 8xxx pokud se upravují výdaje na akce minulých let, pak je třeba použít speciálního mimo-rozvahového účtu 723 (účet má stejnou strukturu věty jako účty rozpočtového hospodaření) Pro všechny účetní jednotky s rozpočtovou formou hospodaření HMP má ORG následující závazné struktury: 1) MHMP a jeho organizační složky 00Aaaaaxxpppp 00 tzv. prefix (zatím nebude využíván) Aaaaa číslo akce podle centrálního číselníku akcí, pokud se nejedná o centrální akci pak A rezerva pro rozšíření centrálního číselníku akcí o jedno místo vlevo (případné rozšíření se týká jen nových akcí a je pouze v kompetenci MHMP) aaaa dosavadní systém číslování centrálních akcí pro potřebu MHMP, jinak se uvádí xx 00 nebo k použití odborů MHMP pppp identifikace příjemce dotace 2) Městské části a jejich organizační složky 00Aaaaayyyyyy 00 tzv. prefix (zatím nebude využíván) Aaaaa číslo akce podle centrálního číselníku akcí, pokud se nejedná o centrální akci pak A rezerva pro rozšíření centrálního číselníku akcí o jedno místo vlevo (případné rozšíření se týká jen nových akcí a je pouze v kompetenci MHMP) 16 GORDIC

17 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC aaaa dosavadní systém číslování centrálních akcí yyyyyy pro potřebu MČ (vlastní číslo akce podle vlastního číselníku MČ), jinak Příklad: - dosavadní přidělené číslo akce 0234 bude v datech vypadat takto Číselník ORG je potřeba průběžně doplňovat. Centrální akce je evidována pětimístným číslem podle centrálního plánu, předpokládá se realizace delší než jedno účetní období a může mít jak investiční, tak neinvestiční rozpočet a plnění. Správcem číselníku akcí je Magistrát hlavního města Prahy. Příklad použití ORG v nové struktuře pro příjmy nebo výdaje, účty pořízení majetku: ORG není sledován číselník akcí SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxpppp x,xx x,xx xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxpppp x,xx x,xx ORG akce dosavadní (rozsah 4 místa zleva v původním desetimístném ORG) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 000aaaaxxpppp x,xx x,xx xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 000aaaaxxpppp x,xx x,xx ORG číslování akcí rozšířené o 1 místo vlevo (od ) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00Aaaaaxxpppp x,xx x,xx xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00Aaaaaxxpppp x,xx x,xx První dvě nuly zleva jsou tzv. prefix předčíslí, které nedoporučujeme obsazovat. Počítá se s ním pro možnost sledování číslování akcí nižších rozpočtů a odlišení od akcí vyšších rozpočtů. Zejména na území města Prahy nebo větších měst, kde městské části mohou sledovat své vlastní akce a akce celoměstské číselně oddělit. Použití datové věty při rozpočtování příjmů, výdajů a tř. 8 - financování platné pro bankovní účty rozpočtového hospodaření s analytikami, které plní funkci rozpočtového reprezentanta Struktura věty SU AU ODPA POL PPOL ZJ UZ ORJ ORG xxx xxxx xxxx xxxx 000 xxx xxxxxxxx xxxx 00AaaaaXXXXXX SU - syntetický účet: AU - analytický účet: limitní účty účty běžného hospodaření účty účelových fondů další členění dle potřeb organizace Pro vlastní HMP byly stanoveny v rozpočtu SU, AU: limitní účty účty běžného hospodaření mimo: účty vícezdrojového financování ve vazbě na EU/EHP (od r AU 0900) Fond rezerv a rozvoje (FRR) Fond darů na provoz útulku pro opuštěná zvářata hl. m. Prahy Fond zaměstnavatele (FZ) Fond obnovy a modernizace bytového fondu (FOMBF) Fond finančního vypořádání PO HMP (FV) Státní fond rozvoje bydlení (SFRB) GORDIC 17

18 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy ODPA, POL - dle platné rozpočtové položky PPOL - podpoložka - nerozpočtuje se ZJ - dle platné rozpočtové skladby UZ - dle platné metodiky HMP a SR ORJ - dle platných číselníků HMP ORG - první dvě místa vždy 00 - dalších pět míst přidělené číslo akce z centrálního číselníku HMP jinak zbývajících šest míst slouží dle potřeb MČ a vl. HMP Pro vl. HMP bylo stanoveno: - poslední čtyři místa zprava označují organizace HMP a MČ uvedené v závazném číselníku jinak další dvě místa zprava se nerozpočtují, na těchto pozicích je 00 Příklad: Navýšení rozpočtu vl. HMP o přijatý investiční transfer z Ministerstva kultury určený pro Muzeum hlavního města Prahy (PO) na ochranu movitého kulturního dědictví - akce č SU AU ODPA POL PPOL ZJ UZ ORJ ORG MD DAL xxx xxxx xxxx xxxx 000 xxx xxxxxxxx xxxx 00AaaaaXXXXXX , ,- 18 GORDIC

19 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy GORDIC 3.2 Postup při opravách účetních záznamů podle zákona Podle 4, odst. 10 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví jako soustavu záznamů. Jedním z druhu účetních záznamů je účetní zápis podle 12. Na účetní zápisy o zaúčtování účetního případu se vztahuje povinnost uvedená v 35, která se týká oprav již uskutečněných účetních zápisů. V programu UCR, řady GORDIC WIN, se účetní zápisy dají opravovat dvojím způsobem: 1) Nepřímé opravy (oprava novým dokladem) funkce zabezpečuje automatické vložení odkazu na opravovaný doklad do opravného dokladu (pro účetnictví i rozpočet) tento způsob opravy je nutné použít v případě, že doklad, který chceme opravovat, se nachází v tzv. ročním souboru, tedy v měsících, které byly již uzavřeny uzávěrkou M a je možné ho použít i při opravě v neuzavřeném období funkce opravy novým dokladem zajišťuje automatické vytváření vazeb mezi doklady pomocí automatického vložení řetězce ve tvaru *CPD-hhmmcccccc; do popisu dokladu: * řídící znak CPD zkratka číslo původního dokladu hh druh dokladu původního účetního dokladu mm měsíc původního dokladu cccccc číslo původního dokladu ; ukončení řetězce na základě změny některé hodnoty v původním dokladu program vytvoří na pozadí opravný doklad pod datumem aktuálního období (období ve kterém se oprava provádí) a pod číslem dokladu z uživatelem vybrané dokladové řady a poté se uloží do měsíčního souboru nový doklad obsahuje pouze změny, které byly v původním dokladu provedeny a to formou odúčtování původní hodnoty a naúčtování na novou hodnotu zároveň byla vytvořena funkce, která umožňuje tisknout doklad, který vyhledá všechny odkazy stejného CPD a zobrazí na stisk klávesy: F8 doklad původní + všechny opravné doklady (zobrazí i případné revizní záznamy) F9 kumulativní doklad, který ukáže jaký je konečný vzhled a obsah dokladu po všech provedených opravách 2) Přímé opravy (oprava s revizními záznamy) oprava se provádí při změně v datové větě na pozadí, tj. na pozadí se automaticky vytvářejí zápisy odúčtování a zaúčtování, tzv. revizní záznamy v podstatě se jedná o skryté odúčtování celého původního dokladu a naúčtování nového dokladu s promítnutím změny, v prohlížení dokladů a v běžných výstupech (deníky, hlavní knihy, knihy analytické evidence) se promítají pouze výsledky po opravě tento způsob opravy je možné použít pouze v neuzavřeném období v menu OPRAVY v menu PROHLÍŽENÍ a OPRAVY je možné zobrazit u konkrétního dokladu na stisk klávesy: 7 doklad původní 8 doklad původní s průběhem všech oprav (s tzv. revizními záznamy) 9 výsledný doklad po opravě V IS GINIS se účetní zápisy dají opravovat pouze jednou formou: Oprava je možná jen novým účetním dokladem, tedy nepřímou opravou. Systém podporuje vytváření vazeb mezi opravovaným a opravným dokladem na bázi vazeb mezi identifikátory obou dokladů. Pro podrobnosti je nutné se obrátit na svého implementátora IS GINIS Dodržení návaznosti účetních zápisů na účetní doklady (účetní případy) Zejména v programu UCR řady GORDIC WIN se v praxi občas používá NEVHODNÝ postup pořizování. Při účtování do účetního deníku se pod jedno číslo účetního dokladu ukládají účetní zápisy (záznamy podle 12), které spolu věcně nesouvisí a týkají se uskutečnění více účetních případů (viz 6, odstavec 1). Uvedený postup vede k nepřehlednosti účetnictví ( 8, odst.1) a dělá i potíže s případným zjišťováním chyb a návazností opraveného dokladu na doklad původní (viz nové ustanovení 35). Program UCR, řady GORDIC WIN, je konstrukčně jednoznačně orientován na datum a číslo dokladu. Tato slova jsou klíčovým třídícím znakem při zjišťování, jak byl zaúčtován jeden konkrétní účetní případ. Doporučujeme, aby naši uživatelé každému účetnímu případu přidělili samostatné číslo účetního dokladu. Rovněž doporučujeme rozdělit účtování do účetního deníku do více číselných řad. V IS GINIS se při metodicky vhodném nastavení ukládání zápisů do dokladových řad nedá tento NEVHODNÝ postup vůbec použít. Každý účetní doklad je ukládán při zápisu do deníku do jednoznačně identifikovaného čísla dokladu Využití přístupových práv Velmi důležitá z hlediska metodického i z hlediska dodržení ustanovení zákona o účetnictví je důsledná administrace přístupových práv k modulům řady GORDIC WIN i IS GINIS. V praxi se zejména u menších účetních jednotek a především v řadě GORDIC WIN vyskytují případy, kdy účetní jednotka nemá nadefinovaný oddělený přístup osob tak, aby byla schopna zjistit odpovědnost za vedení účetnictví. Hrubým porušením je to, že je více uživatelům přidělen obecný uživatel a jednotné heslo 9999, Jednotlivé moduly GORDIC WIN disponují zabezpečením přístupu podle uživatelského jména a hesla. Heslo i uživatelské jméno je nevhodné sdělovat mezi pracovníky navzájem, neboť by se mělo jednat o utajenou část přístupového hesla. V řídícím souboru UCR.PSW je pak doporučeno spojit tato hesla s identifikací osobního čísla pracovníka a se jménem pracovníka. V obou platformách jsou na pozadí ukládány do datových souborů (databáze) ke každému pořizovanému (opravovanému) záznamu údaje o identifikaci osoby a zároveň i časové razítko, kdy k události došlo. Pro revizi dat účetnictví a rozpočtu je možné kromě konfigurovatelných tisků v menu Prohlížení M,R,R+M a Opravy zpracovávat revizní sestavy ve tvaru účetního (rozpočtového) deníku. Sestavy se spouští v menu ÚČETNICTVÍ (ROZPOČET) submenu TISK DENÍKY. Pro účetnictví je to skupina formátů s identifikací UCRDU015: Účetní deníky úplné revizní záznam, a pro rozpočet je to skupina formátů s identifikací UCRDR015: Rozpočtové deníky úplné revizní záznam. GORDIC 19

20 GORDIC Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy 3.4 Konfigurace programu UCR Vysvětlivky ke grafickému zobrazení struktury slovo měnitelné pouze správci rozvrhu slovo měnitelné běžným uživatelským heslem slovo měnitelné běžným uživatelským heslem a zadávané do dat bez nabídky jeho zadání do účtového rozvrhu Konfigurace pro rozpočtovou oblast varianta s podpoložkou u bankovních účtů s rozpočtovou skladbou ID konfigurace: USHMP Tato konfigurace je určena pro oblast rozpočtu, kde se používá podpoložka (Ppol) Výjimka číslo 1 Obsah výjimky , , , , , , , , , Charakteristika výjimky Su Au OdPa Pol Ppol Zj Uz Orj Org Bankovní účty s rozpočtovou skladbou jen rozpočtový reprezentant v AÚ 0000 Výjimka číslo 2 Obsah výjimky 068, 222, 223, 224, 225,231, 236, 244, 28102XX, 28104XX, 28106XX, 28108XX, 45102XX, 45104XX, 45106XX, 45108XX Charakteristika v ýjimky Su Au OdPa Pol Ppol Zj Uz Orj Org Bankovní účty s rozpočtovou skladbou rozpočtový reprezentant při AÚ a účetnictví Výjimka číslo 3 Obsah výjimky 01X, 02X, 03X, 04X, 05X Charakteristika výjimky Su Au OdPa Pol Ppol Zj Uz Orj Org Majetkové účty a účty pořízení. Ve slově POL určené k závaznému třídění pohybů majetku podle metodiky MHMP. Záznamová jednotka je určena pro záznam DPH. Výjimka číslo 4 Obsah výjimky 06X, 07X, 08X, 15X, 16X, 17X, 18X, 19X Charakteristika výjimky Su Au OdPa Pol Zj Uz Orj Org Účty dlouhodobého finančního majetku, účty oprávek dlouhodobého majetku a opravných položek dlouhodobého majetku. Výjimka číslo 5 Obsah výjimky 11X, 12X, 13X, 263 Charakteristika výjimky Su Au OdPa Pol Zj Uz Orj Org Účty zásob, výrobků a zboží a účet cenin. Účet cenin je uveden v této výjimce z důvodu možného označování základu DPH ve slově Zj. 20 GORDIC