Směrnice k archivaci, spisový a skartační řád

Transkript

1 Základní škola Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A příspěvková organizace, Ústí nad Labem IČ: SMĚRNICE č. 6/2014 Směrnice k archivaci, spisový a skartační řád Obsah : Čl. 1 Úvodní ustanovení Čl. 2 Základní pojmy Čl. 3 Spisová služba Čl. 4 Archivace a skartace Čl. 5 Závěrečná ustanovení Účinnost: Zpracoval: Martina Holíková, ekonomka školy Schválil: PaedDr. Milan Zelenka, ředitel školy Počet stran: 15 Počet příloh: 8 (z celkového počtu stran 15) Strana 1 (celkem 15)

2 1. Úvodní ustanovení Tato směrnice upravuje povinnosti organizace ve vztahu k Zákonu o archivnictví a spisové službě č. 499/04 Sb., vč. prováděcích vyhlášek k zákonu vyhl. č. 645/04 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a dále vyhl. č. 646/04 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Ředitel školy vydává tuto směrnici z důvodu zajištění řádného nakládání s písemnostmi. 2. Základní pojmy Původce je každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Archiválie je takový záznam, který byl vybrán k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Výkon spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spis je uspořádaný soubor písemností vztahujících se k téže věci. Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem určeného původce, rokem v němž je užíván a počtem listů. Určený původce zabezpečí podací deník proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. V podacím deníku se používají zkratky, jejich seznam a vysvětlivky jsou jeho nedílnou součástí. Podatelna je místo, kde se přijímají doručené dokumenty, zde sekretariát školy. Školní spisovna je místo, kde se ukládají všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce po dobu trvání skartační lhůty. 3. Spisová služba Cílem výkonu spisové služby v organizaci je popsat vznik, přijetí, pohyb, odeslání, uložení dokumentu a to takovým způsobem, aby se kdykoliv dal příslušný dokument najít, vč. určení fáze jeho zpracování. Spisová služba organizace je definována v dále uvedeném spisovém řádu a ve skartačním řádu. Spisový řád v tomto řádu jsou pro zaměstnance organizace jasně definovány jednotlivé kroky při příjmu, evidenci, vyřizování, odesílání, ukládání dokumentů. Součástí tohoto spisového řádu je spisový plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s příslušnými spisovými znaky (viz příloha č. 1 ke směrnici). Spisový znak udává věcné zařazení dokumentu ve vnitřním organizačním systému struktuře dokumentace. Příjem dokumentů Dokumenty v organizaci přijímané či vytvářené se člení na dokumenty v písemné formě a v elektronické formě. Tato směrnice upravuje pouze uspořádání spisové služby pro písemné dokumenty. Pro příjem do organizace došlých a v organizaci vytvořených dokumentů se používá kniha došlé pošty, v níž se zapisuje došlá pošta. Vedení této knihy zajišťuje podatelna, jejímž úkolem je komplexní zabezpečení této agendy, tj. zejména zajištění příjmu, evidence, rozdělování dokumentů. Za chod podatelny a výkon její agendy je zodpovědná hospodářka. Podatelně doručený dokument je vždy opatřen podacím razítkem, které Strana 2 (celkem 15)

3 obsahuje: název organizace, datum doručení. Obálky, kde je na prvním místě uvedeno jméno zaměstnance, se nerozlepují. Obálky se připojují k dokumentům. Dokumenty doručené poštou, cizím zaměstnancem (kurýrem), či zaměstnancem organizace přejímá osobně hospodářka, na požádání potvrdí převzetí dokumentu otiskem razítka s uvedením data. Evidence, třídění (rozdělování) a oběh dokumentů Kniha došlé pošty sloužící pro příjem dokumentů je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem organizace a aktuálním rokem. Dokumenty jsou zde evidovány ve vzestupné číselné řadě dle času svého doručení. K danému dokumentu jsou uvedeny tyto údaje: - datum doručení či vzniku dokumentu - označení odesílatele (případně označení vlastní u vlastních dokumentů) Podatelna (hospodářka) roztřídí dokumenty na: - nepodléhající evidenci (noviny, časopisy, tiskopisy, propagační materiály apod.) - účetní a daňové doklady (jsou předány s razítkem k vyřízení zástupkyni pro věci ekonomické) - ostatní dokumenty podléhající evidenci (jsou předány řediteli, zástupci řediteli) Vyřizování a vyhotovování dokumentů Veškeré dokumenty musí být vyřízeny včas, za což zodpovídají konkrétní zaměstnanci, jimž byly dokumenty přiděleny. Více dokumentů, které se týkají téže věci, se pojí ve spis. Skutečnost, že dokumenty byly vyřízeny např. telefonicky či osobním jednáním, je na dokument poznačena. Stejně tak se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis vyřizujícího zaměstnance. Organizací vyhotovované dokumenty jsou vytištěny na hlavičkovém papíru, s uvedením datumu, počtu listů dokumentu a příloh, jména a funkce podpisujícího zaměstnance. Podepisování dokumentů a použití razítek, odesílání dokumentů K podepisování dokumentů jsou oprávněni: ředitel a zástupce ředitele. Ve vyjmenovaných případech se k dokumentu připojuje otisk (úředního) razítka. Evidenci razítek vede podatelna, přičemž každé razítko je jedinečné a příslušnému zaměstnanci je přiděleno oproti podpisu. Ukládání dokumentů 4. Archivace a skartace Po svém vyřízení jsou dokumenty ukládány po dobu své skartační lhůty do spisovny (případně jsou v průběhu roku vedeny v příručních spisovnách jednotlivých úseků). Do knihy je poznamenáno k příslušnému dokumentu jeho spisový, skartační znak a lhůta. Zaměstnanec odpovídající za vedení spisovny provádí kontrolu úplnosti ukládaných dokumentů, vede potřebnou evidenci o dokumentech a jejich případných zápůjčkách. Ve spisovně jsou takto po dobu svojí skartační lhůty vedeny veškeré dokumenty (tedy i ty s nulovou hodnotou), archiv pak ve skartačním řízení přebírá k archivaci pouze dokumenty s určitou hodnotou archiválie. Skartační řád V tomto řádu je dán pro jednotlivé zaměstnance organizace závazný postup při vyřazování veškerých dokumentů cestou skartačního řízení. Součástí skartačního řádu Strana 3 (celkem 15)

4 je skartační plán (viz příloha č. 1 ke směrnici). Skartační řád je v příloze integrován do spisového plánu. Zde jsou jednotlivým typům dokumentů, které jsou roztříděny do věcných skupin, přiřazeny skartační znaky a lhůty. Základními úkoly organizace zde jsou: - pro provedení skartačního řízení je jmenována Příkazem ředitele skartační komise - při skartačním řízení se dokumenty rozdělí na tři skupiny: skartační znak A (archiv) dokumenty určené k prohlášení za archiválie skartační znak S (stoupa) dokumenty nemající trvalou hodnotu, určené ke zničení skartační znak V (výběr) takto jsou označeny písemnosti, jejichž hodnotu není možno při jejich vzniku či vyřízení určit. Teprve po uplynutí skartační lhůty bude rozhodnuto, zda jim bude přidělen znak A nebo S - skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty příslušného dokumentu - součástí skartačního řízení je skartační návrh, ten obsahuje zejména seznam dokumentů ke skartaci a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační návrh zašle organizace příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií - výstupem skartačního řízení je příslušným archivem vypracovaný protokol o provedeném skartačním řízení. Ten obsahuje soupis dokumentů vybraných jako archiválie vč. jejich kategorie a určení místa jejich uložení a dále soupis dokumentů, které budou skartovány - předání archiválií k trvalému uložení v archivu je provedeno na základě úředního protokolu - archiválie se následně stane součástí Národního archivního dědictví a je vedena v základní, druhotné a ústřední evidenci. Skartační návrh Pověřený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení. Pověřený pracovník vypracuje skartační návrh (viz příloha č. 2), kterým škola požádá Státní oblastní archiv v Litoměřicích o odbornou prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnota dokumentů navrhovaných k vyřízení. Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam dokumentů určených k vyřazení. Dokumenty v něm budou rozděleny podle skartačních znaků A a S. Ze seznamů bude patrné, které dokumenty byly původně zařazeny pod skartačním znakem V. Skartační návrh podepisuje ředitel školy (nebo jím zmocněný pracovník), dále jej podepisuje pověřený pracovník a členové skartační komise. Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Státnímu oblastnímu archivu v Litoměřicích se žádostí o posouzení a návrhu termínu archivní prohlídky. Vyřazení dokumentů Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartační protokol, který obsahuje soupis dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie v archivní evidenci, soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválií do příslušných kategorií, určení uložení archiválií do archivu, soupis dokumentů, které lze skartovat. Po vydání povolení Státním oblastním archivem v Litoměřicích ke skartaci musí být písemnosti skupiny S zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby.- dokumenty se odevzdají sběrně úředního papíru nebo firmě, zabývající se likvidací úředního papíru. Tato sběrna nebo firma potvrdí převzetí vyřazovaných dokumentů a ručí za jejich likvidaci a za to, že se s informacemi obsaženými v těchto dokumentech nebudou moci seznámit nepovolané osoby. Strana 4 (celkem 15)

5 Pokud bude škola likvidovat vyřazené dokumenty vlastními silami, sepíše se o této likvidaci likvidační protokol (viz příloha č. 3). Osoby podepsané pod tímto protokolem pak ručí za to, že informace obsažené v dokumentech nebudou zneužity. Dokumenty skupiny A zůstanou uloženy ve školní spisovně do té doby, pokud je protokolárně škola neodevzdá v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Státního oblastního archivu v Litoměřicích. Ve skartačním řízení se postupuje dle vzorů uvedených v příloze. Při reorganizaci nebo likvidaci školy je nutno dbát, aby nedošlo ke ztrátě dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované školy je odpovědný právní nástupce školy nebo likvidátor. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění Státního oblastního archivu v Litoměřicích a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení jsou posuzovány dle zákona o archivnictví a spisové službě. Škola je povinna umožnit Státnímu oblastnímu archivu v Litoměřicích odborný dohled. 5. Závěrečná ustanovení Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Základní školy Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvkové organizace. Touto směrnicí se ruší směrnice č. 4/2007 ze dne Tato směrnice nabývá účinnosti dnem Základní škola Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvková organizace PaedDr. Milan Zelenka ředitel školy V Ústí nad Labem dne Seznam příloh: Součástí spisového a skartačního řádu jsou následující přílohy: Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Příloha č. 7 Příloha č. 8 spisový a skartační plán, pověření k vedení spisovny protokol o předání dokumentů do spisovny skartační návrh, příloha skartačního návrhu, návrh na předání archiválií do archivu předávací protokol likvidační protokol Strana 5 (celkem 15)

6 Příloha č. 1 ke Směrnici č. 6/2014 Spisový Skartační Druh dokumentu Skartační lhůta znak znak A. Materiály ředitelství A.1. Základní právní dokumenty školy (doklad o zařazení do sítě škol, organizační řád, bezpečnostní řád, jmenování ředitelů A apod.) A.2. Zápisy z porad vedení školy (klasifikační, pedagogické rady) A A.3. Rada školy A A.4. Pokyny, příkazy a směrnice ředitele školy A A.5. Podací deník A A.6. Korespondence ředitele školy A.6.I. Korespondence závažná (přestupky žáků, užívání alkoholu a drog) A A.6.II. Korespondence s rodiči V 5 A.6.III. Běžná korespondence ředitele S 5 A.6.IV. Korespondence s nadřízenými orgány V 5 A.7. Důtky ředitele školy, pochvaly ředitele školy, dodatečné a opravné zkoušky, uvolnění z TV, povolení a nepovolení opakování ročníku, přestup na školu, přerušení studia, vyloučení ze studia, duplikáty vysvědčení, objednávky, S 5 podmínečné vyloučení ze studií,komisionální zkoušky, písemné maturitní práce A.8. Kniha úrazů roční přehled A A.8.I. Úrazy těžké a smrtelné A A.8.II. Úrazy lehké S 10 A.8.III. Náhrady a pojistné události S 10 A.9. Individuální vzdělávací plán V 10 A.10. Povolení experimentu čtvrté ročníky A A.11. Stížnosti závažné A A.11.I. Stížnosti ostatní S 5 A.12 Hospitační protokoly S 5 A.13. Výroční zprávy, zprávy o činnosti školy (roční a delší) A A.14. Plány školy (roční a delší) A A.15. Inspekce, revizní zprávy nadřízených orgánů A A.16. Kroniky školy, pamětní a jubilejní knihy A A.17. Skartační řízení (skartační návrhy, protokoly, protokoly o likvidaci dokumentů, protokoly o předání dokumentů do S 10 příslušného archivu) A.18. Závazné soupisy dokumentů A A.19. Lyžařské výchovné a výcvikové zájezdy S 5 A.20. Přijímací řízení S 5 A.21. Přijímací zkoušky S 1 A.22. Evaluační dotazníky S 5 A.23. Sešit klíčů S 10 B. Pedagogické materiály B.1. Matriky žáků, třídní výkazy, katalogové listy, (katalogy žáků) A B.2. Maturitní protokoly ústní i písemná S 45 B.3. Třídní knihy - ostatní S 10 B.3.I. Třídní kniha ukázka A B.4. Práce žáků Strana 6 (celkem 15)

7 B.4.I. Maturitní V 5 B.5. Rozvrh vyučovacích hodin S 1 B.6. Evidence tiskopisů vysvědčení S 5 C. Personální a mzdové materiály C.1. Seznamy vyučujících A C.2. Osobní spisy učitelů (pracovní smlouvy, platové zařazení, S 45 kárná řízení, ukončení pracovního poměru apod.) C.3. Osobní spisy provozních zaměstnanců S 45 C.4. Dohody o pracovní činnosti S 10 C.5. Dohody o provedení práce S 10 C.6. Smlouvy o pronájmu a smlouvy ostatní V 10 C.7. Mzdové listy S 45 C.8. Nemocenské dávky S 10 C.9. Živnostenské listy vlastní A C.9.I. Živnostenské listy cizí S 10 C.10. Vnitřní předpisy V 10 C.11. Daňová prohlášení, přiznání S 10 C.12. Přesčasové hodiny S 5 C.13. Docházka pracovníků S 5 C.14. Výplatní pásky S 5 C.15. Měsíční mzdové rekapitulace S 10 C.16. Návrh odměn S 5 C.17. Výkazy čtvrtletní S 5 C.17.I. Výkazy roční spojené s roční uzávěrkou A C.18. Finanční plány podklady pro rozpočty S 5 C.19. Pokladní kniha S 10 C.20. Kárná řízení s pracovníky školy běžné S 10 C.20.I. Kárná řízení s pracovníky školy závažná V 10 C.21. Běžná korespondence S 5 C.22. Evidence ZPS S 10 C.23. Evidenční listy S 45 C.24. Podklady pro zdravotní pojišťovnu S 10 C.25. Hlášení pro OSSZ S 10 C.26. Sponzorské smlouvy S 10 C.27. Hmotná odpovědnost S 5 D. Hospodářské a účetní materiály D.1. Dokumentace budov (vlastních) A D.2. Hlavní účetní kniha A D.3. Kniha faktur přijatých a vydaných S 10 D.4. Měsíční účetní sestavy S 10 D.5. Roční uzávěrky A D.6. Knihy pohledávek a závazků S 10 D.7. Číselníky S 10 D.8. Syntetická a analytická evidence S 10 D.9. Účetní doklady S 10 D.10. Účetní výkazy čtvrtletní, pololetní S 10 D.10.I. Statistické výkazy roční S 10 D.11. Pokladní doklady S 10 D.12. Rozbory hospodaření pololetní S 10 D.12.I. Rozbory hospodaření roční A D.13. Inventarizace běžná, inventární soupisy a seznamy S 5 D.14. Vyřazovací protokoly majetku, významných investic A D.14.I. Vyřazovací protokoly majetku - ostatní S 5 Strana 7 (celkem 15)

8 D.15. Výpisy z účtu S 10 D.16 Kalkulace S 5 D.17. Odpisy majetku investic S 10 D.18. Vnitropodnikové směrnice V 10 D.19. Korespondence účetnictví V 10 D.20. Statistické výkazy - o mzdách,o žácích, třídách,o majetku D.20.I. za období roční a delší A D.20.II. za období kratší S 5 D.21. Výdejka potravin S 5 D.22. Skladové karty potravin S 5 D.23. Záznam stravovaných osob S 5 D.24. Kniha zbytků S 3 D.25. Jídelní lístky S 1 Strana 8 (celkem 15)

9 Příloha č. 2 ke Směrnici č. 6/2014 P O V Ě Ř E N Í V souladu se spisovým a skartačním řádem školy pověřuji pracovnici Hanu K o p e n c o v o u... vedením agendy archivu školy a vykonáváním s tím souvisejících prací. Základní škola Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvková organizace PaedDr. Milan Zelenka ředitel školy Strana 9 (celkem 15)

10 Příloha č. 3 ke Směrnici č. 6/2014 PŘEDÁ V A C Í P R O T O K O L dokumentů předávaných do spisovny Předávající pracovník:. Poř. čís. Spisový znak Druh materiálu Časový rozsah Skartační znak a lhůta Množství evidenčníc h jednotek Pozn. Předávající pracovník zodpovídá za úplnost předávaných dokumentů a správnost údajů uvedených v předávacím protokole Předávající pracovník Pracovník odpovědný za vedení archivu Datum: Strana 10 (celkem 15)

11 Příloha č. 4 ke Směrnici č. 6/2014 ČR- Státní oblastní archiv v Litoměřicích Krajská Litoměřice Váš dopis/ze dne Naše č.j. Vyřizuje Dne Věc: Návrh na výběr dokumentů ve skartačním řízení (skartační návrh) - zaslání Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme do skartačního řízení dokumenty uvedené v příloze. Jedná se o dokumenty povahy A ( S ).. /název úřadu, instituce apod./ z let - s prošlými skartačními lhůtami, které pro činnost úřadu (instituce) nejsou nadále správně či provozně potřebné. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně úřadu /instituce. Žádáme o výběr archiválií ve skartačním řízení a o udělení souhlasu se zničením dokumentů povahy S. Předkládaný skartační návrh projednala skartační komise ve složení: 1. jméno příjmení /podpis/ 2. jméno příjmení /podpis/ 3. jméno příjmení /podpis/ podpis jméno a příjmení statutárního zástupce Razítko: Strana 11 (celkem 15)

12 Příloha č. 5 ke směrnici č. 6/2014 Příloha skartačního návrhu Dokumenty skupiny A Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentů Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šanonů Dokumenty skupiny S Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentů Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šanonů Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny A Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentů Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šanonů Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny S Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentů Časový rozsah Skartační lhůta Počet balíků, šanonů Strana 12 (celkem 15)

13 Příloha č. 6 ke směrnici č. 6/2014 NÁVRH NA PŘEDÁNÍ DOKUMENTŮ STÁTNÍMU OBLASTNÍMU ARCHÍVU V LITOMĚŘICÍCH Státní oblastní archiv v Litoměřicích Krajská Litoměřice Věc: Návrh na předání archiválií Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce č /86-49 ze dne 13. června 1986 navrhujeme k předání do Státního oblastního archivu v Litoměřicích archiválie vzniklé z činnosti naší školy z let.. Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne.... Žádáme o sdělení termínu předání. razítko školy podpis ředitele podpis pověřeného pracovníka V Ústí nad Labem dne Strana 13 (celkem 15)

14 Příloha č. 7 ke směrnici č. 6/2014 PROTOKOL o předání archiválií Základní školy Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvkové organizace do Státního oblastního archivu v Litoměřicích Dne... předal(a)... Státnímu oblastnímu archivu v Litoměřicích...(počet balíků, krabic pořadačů) z let... navržených k trvalé archivní úschově dopisem č.j.... ze dne.... Razítko školy: Předal: Převzal: Strana 14 (celkem 15)

15 Příloha č. 8 ke směrnici č. 6/2014 Likvidační protokol Dne... byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem ze dne Dokumenty listinné podoby byly rozřezány v skartovačce, optické disky a DVD byly zlikvidovány...(rozlámáním, v drtičce). Likvidaci byli přítomni: Jméno a příjmení podpis V Ústí nad Labem dne... Strana 15 (celkem 15)