SK03 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Revize : 0. Obsah:

Transkript

1

2

3 Obsah: 1 ÚČEL ROZSAH PLATNOSTI POJMY A ZKRATKY Záznam Záznam o kvalitě Dokumentace Písemnost Příruční registratura Skartace Skartační lhůta Skartační znaky Skartační řízení Spisovna POPIS Identifikace záznamů Přístup a ukládání záznamů v příruční registratuře Úschova a udržování záznamů Archivace záznamů VLASTNÍ POSTUP Uchovávání záznamů Archivace záznamů Skartace záznamů MATICE ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE ZÁZNAMY A FORMULÁŘE /7

4 1 ÚČEL Zajistit jednotný systém pro identifikaci, shromažďování, registraci, přístup, ukládání, úschovu, udržování a vypořádání záznamů o kvalitě ve společnosti T Machinery,a.s. (dále jen společnost). 2 ROZSAH PLATNOSTI Předpis platí pro pořizování a uchovávání záznamů o kvalitě ve společnosti. 3 POJMY A ZKRATKY 3.1 Záznam Je dokument, který poskytuje objektivní důkaz o provedených činnostech nebo dosažených výsledcích. Záznam může mít písemnou formu nebo může být uložen na jakémkoliv datovém nosiči. 3.2 Záznam o kvalitě Je dokument, který poskytuje objektivní důkaz o rozsahu splnění požadavků na kvalitu nebo o efektivnosti působení prvků systému kvality. Záznamy o kvalitě, které vznikají ve společnosti jsou uvedeny ve Skartačním rejstříku ( příloha č.1 ). 3.3 Dokumentace Jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vznikly z činností státních orgánů, právnických nebo fyzických osob. 3.4 Písemnost Je textový popř. grafický dokument. 3.5 Příruční registratura Příruční registratury jsou zřizovány na jednotlivých pracovištích společnosti a slouží k ukládání spisů vzniklých nebo došlých v běžném roce. Místo, kde jsou uloženy záznamy o kvalitě po dobu 1 roku a poté jsou předány do spisovny společnosti. 3.6 Skartace Skartace nebo vyřazování písemností je posuzování a plánovitý výběr písemností, které nejsou nadále potřebné pro činnost společnosti. 3.7 Skartační lhůta Doba udaná počtem let, po kterou jsou písemnosti uloženy v organizaci. Začíná běžet dnem vyřízení písemnosti, resp. dnem 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém písemnost vznikla, nebo byla vyřízena či pozbyla pro organizaci správní či provozní potřeby. Skartační lhůty nesmějí být svévolně zkracovány; organizace však může v odůvodněných případech a po konzultaci s místně příslušným státním archivem skartační lhůtu prodloužit. 3/7

5 3.8 Skartační znaky Vyjadřují hodnotu písemností a dále to, jak se s písemnostmi naloží po uplynutí skartačních lhůt. Skartačními znaky se jednotlivé písemnosti, spisy, eventuálně soubory písemností totožného charakteru označí ještě před uložením v příručních registraturách. V zásadě existují tři typy skartačních znaků: Skartační znak A označuje písemnosti trvalé hodnoty (archiválie) a znamená, že budou tyto písemnosti odevzdány k trvalému uložení do archívu společnosti. Skartační znak A je závazný pouze u původce (tj. v organizaci nebo útvaru, ve kterém písemnost vznikla). Skartační znak S - označuje písemnosti archivně bezcenné, které budou po uplynutí skartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení ke zničení. Skartační znak V - označuje písemnosti, jejichž hodnotu nelze předem-tedy v okamžiku vzniku, nebo vyřízení písemnosti-určit a znamená, že tyto písemnosti budou po uplynutí skartačních lhůt posouzeny a na základě toho navrženy k odevzdání do archivu (budou-li posouzeny jako A ), nebo ke zničení (budou-li posouzeny jako S ); užívání znaku V je vyjímečné. Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé písemnosti a jejich druhy jsou uváděny ve skartačním rejstříku. Vyskytnou-li se ve společnosti písemnosti, které Skartační rejstřík neuvádí, posuzují se tyto ve skartačním řízení analogicky jako věcně nejblíže příbuzné písemnosti ve Skartačním rejstříku uvedené. 3.9 Skartační řízení Při skartačním řízení se z vyřazovaných písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných Spisovna Místo, které slouží k ukládání písemností nebo dokumentů k trvalému uchovávání. 4 POPIS 4.1 Identifikace záznamů Záznamy jsou veškeré dokumenty vzniklé v rámci činností společnosti uvedené ve Skartačním rejstříku ( příloha č.1). Ukládání záznamů o kvalitě umožňuje zpětnou sledovatelnost provedených činností týkajících se kvalitě zakázky. 4.2 Přístup a ukládání záznamů v příruční registratuře Záznamy jsou po dobu platnosti uloženy podle svého charakteru v příručních registraturách u vedoucích pracovníků a na sekretariátě ředitele. Příruční registratury jsou zajištěny proti poškození či úplnému zničení záznamů o kvalitě nebo před neoprávněným přístupem. 4.3 Úschova a udržování záznamů Zabezpečit úschovu, udržování a zapůjčování záznamů má povinnost příslušný vedoucí pracovník úseku. Každý pracovník společnosti, který záznam vytváří nebo používá, je odpovědný za to, že nedojde k poškození či ztrátě záznamu na jednotlivých pracovištích. V případě ztráty nebo poškození záznamu odpovídá za obnovení příslušný vedoucí pracovník. 4/7

6 Po uplynutí 1 roku zajistí vedoucí pracovník třídění dokumentace, značení dokumentace a předání k uložení záznamů a dokumentace do archivu společnosti dle zásad stanovených v této směrnici. V souboru, složce s několika záznamy, tvořících jeden dokument platí nejdelší skartační lhůta uloženého dokumentu. 4.4 Archivace záznamů Celkový přehled záznamů společnosti včetně doby uchovávání je uveden ve Skartačním rejstříku. Při třídění záznamů a písemností musí být opatřeny spisovým znakem před provedením archivace. U písemnosti kde není v předtisku uveden spisový znak se označení provede v pravém horním rohu. Soubory, složky se záznamy musí být kompletní a musí být opatřeny číslem z Archivní knihy (příloha č.5). V spisovně společnosti jsou záznamy trvale uloženy. Půjčování a vracení dokumentů ze spisovny je evidováno v Zápůjčním listu ( příloha č.3 ) Záznamy o kvalitě a ostatní písemnosti jsou v spisovně uloženy v původních ukládacích jednotkách v regálech, které jsou řádně označeny. Za uložení dokumentace SMK do spisovny odpovídá představitel managementu, za uložení ostatní dokumentace odpovídá pracovník sekretariátu. Po uplynutí skartační lhůty je zahájeno skartační řízení, zpracován Seznam písemností s uplynulou skartační lhůtou ( příloha č.4). Dokumenty a záznamy jsou tříděny, záznamy určené ke skartaci jsou zaznamenány do Skartačního návrhu. ( příloha č.2 ). Tento Skartační návrh s dokumenty typu A je předložen státnímu archivu k rozhodnutí o dokumentech, které budou uloženy v tomto archivu. Po tomto rozhodnutí je možno provádět likvidaci dokumentace a záznamů. 5 VLASTNÍ POSTUP 5.1 Uchovávání záznamů Vedoucí pracovníci Po uplynutí 1 roku od uložení v příručních registraturách třídí dokumentaci pro uložení do spisovny. Vytříděnou dokumentaci předá se seznamem této dokumentace pracovníkovi sekretariátu. Pracovník sekretariátu Po uplynutí 1 roku od uložení v příručních registraturách přebírá vytříděnou dokumentaci od vedoucích pracovníků pro uložení písemnosti a záznamů do spisovny a identifikuje ji skartačními znaky. Zpracuje seznam předávané dokumentace k archivaci. 5.2 Archivace záznamů Pracovník sekretariátu Uloží písemnosti a záznamy do označených archivních jednotek, provede kontrolu předávaných záznamů a evidenci záznamů, souborů a složek do Archivní knihy (příloha č.5), dle seznamu předávané dokumentace. V případě potřeby vypůjčit archivované záznamy z archivu, provádí záznam do Zápůjčního listu (příloha č.3) včetně evidence navrácení. 5.3 Skartace záznamů Pracovník sekretariátu Označí všechny písemnosti s uplynulou skartační lhůtou a současně prověří ve spolupráci s představitelem managementu, zda skutečně pominula jejich správní či provozní potřeba. 5/7

7 Zpracuje Seznam písemnosti s uplynulou skartační lhůtou, přičemž zpracuje zvlášť pro archiválie a záznamy typu V a zvlášť pro písemnosti skartačního znaku S. Ve spolupráci s představitelem managementu připraví k posouzení písemnosti, které jsou označeny skartačním znakem V a předá k rozhodnutí řediteli společnosti. Při vyřazování účetních a personálních písemností je třeba respektovat předpisy pro manipulaci s těmito písemnostmi. Po rozhodnutí ředitele o písemnostech V, tyto buď uloží s novou skartační lhůtou do očíslovaných jednotek (pořadače, balíky apod.), nebo připraví pro skartaci. Odděleně se uloží vyčleněné archiválie. Zpracuje Skartační návrh a předloží k posouzení řediteli společnosti, který svým podpisem návrh schválí. Zasílá Skartační návrh archiválií (ve dvojím vyhotovení) k posouzení a schválení místně příslušnému státnímu archivu. Státní archiv Posoudí písemnosti společnosti navržené ke skartaci z hlediska jejich dokumentárního významu a o výsledku posouzení sepíše skartační protokol, který zašle zpět společnosti. Shledá-li státní archiv dohlížející na vyřazování písemností, že všechny náležitosti skartačního řízení odpovídají požadavkům, vydá spolu se skartačním protokolem i skartační povolení, na základě kterého je možno vyřazené písemnosti odevzdat ke zničení. Bez souhlasu státního archivu pověřeného dohledem na skartační řízení nesmějí být tyto písemnosti skartovány. Pracovník sekretariátu Po obdržení skartačního protokolu od státního archivu s povolením skartace postupuje následujícím způsobem: - zajistí odvoz a zničení písemností skartačního znaku S - předá archiválie se znakem A k uložení do archivu Poznámka : S výjimkou tajných písemností neexistuje prakticky žádné omezení týkající se způsobu likvidace vyřazených písemností. Každá společnost se proto může sama rozhodnout, které sběrně či zpracovatelské firmě písemnosti a dokumentaci předá k likvidaci. 6 MATICE ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI Zpracování a aktualizace tohoto dokumentu Z S Používání platných formulářů a tiskopisů ( přílohy směrnic kvality) Z S Vedení a uschovávání dok. a záznamů o kvalitě v Příruční registratuře. Uložení dokumentů do spisovny společnosti Z S Přejímání, ukládání,evidence, zapůjčování a vyřazování písemností v spisovně společnosti Z Z Legenda 2 Představitel managementu Z Zodpovídá 11 Asistentka ředitele S Spolupracuje 19 Vedoucí pracovníci 6/7

8 7 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Zákon ČNR č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě 8 ZÁZNAMY A FORMULÁŘE Název záznamu Číslo formuláře Číslo přílohy Skartační rejstřík 04.02/F1 Příloha č.1 Skartační návrh 04.02/F2 Příloha č.2 Zápůjční list 04.02/F3 Příloha č.3 Seznam písemností s uplynulou skartační lhůtou 04.02/F4 Příloha č.4 Archivní kniha 7/7