Autoři: Ing. Vladimír Bartoš, Ph.D. PhDr. Nela Chobolová Mgr. Iveta Kozarová. SLP- praktické zkušenosti na ÚLD FNO

Transkript

1 Autoři: Ing. Vladimír Bartoš, Ph.D. PhDr. Nela Chobolová Mgr. Iveta Kozarová SLP- praktické zkušenosti na ÚLD FNO

2 Ústav laboratorní diagnostiky FN Ostrava Ústav laboratorní diagnostiky Oddělení klinické biochemie Oddělení klinické hematologie Oddělení klinické farmakologie Úsek centrálního příjmu Úsek POCT Úsek SMK

3 Podpůrné procesy nově zpracovávané prostřednictvím SLP

4 Agenda SLP Přístrojová technika, HW, SW, Dodavatelé, Výrobci, Servisní firmy Záznamy o neshodách EHK Audity Analýza rizik

5 Propojení s agendou výrobci, dodavatelé, servisní firmy Filtr podle stavu přístroje vyřazené přístroje aktuální přístroje Evidenční číslo: B (biochemie), H (hematologie), F (farmakologie) Typ: IVD (IVD prostředky), LP (lab. přístroje), LTD (drobná lab. technika). Přístrojová technika Jednotný seznam techniky dostupný pro všechny zaměstnance

6 Výrobní (sériové) číslo Inventární číslo není dostupné pole pro tento údaj, uvádíme za názvem v hranatých závorkách [ ] Propojení s externími soubory konkrétní smlouva (zeleně: dokument je přiložen) Datum uvedení do provozu (přístroj je aktuální) Datum vyřazení (přístroj není aktuální v seznamu červeně) Umístění Zodpovědný pracovník propojeno se seznamem pracovníků Možnost doplnění externího souboru Prohlášení o shodě, SOPT, Manuály Interval validací Záznamy z jednotlivých validací, BTK a elektrorevizí Servisní záznamy Přístrojová technika

7 Přístrojová technika Záložka Záznamy může nahradit PDP v tištěné podobě (u nás nevyužíváme) Seznam servisních záznamů, stejné pro validace, BTK a elektrorevize Detail elektrorevize, uvádíme datum, dodavatele, do záznamu o provedení krátce specifikujeme, možné přiložit externí soubor, u BTK a elektrorevize je navíc kolonka platí do

8 Evidence nabízí přehled plnění BTK kontrol, validací, kalibrací, elektrorevizí Přístrojová technika

9 Přístrojová technika Výhody Přehledný seznam aktuální přístrojové techniky s termíny validací, BTK, elektrorevizí a servisními záznamy Propojení s agendou SLP (dodavatelé, výrobci, servisní firmy) Dostupné všem pracovníkům laboratoře Pokud dodavatel dodá servisní záznam či protokol z preventivní prohlídky elektronicky, nemusí se tisknout v papírové podobě snížení počtu papírových dokumentů k přístrojům Nevýhody Chybí možnost upozornění, že neproběhla daná validace, BTK, elektrorevize v daném období Chybí možnost zavedení údaje o inventárním čísle vazba na nemocniční inventarizaci

10 Dodavatelé SLP nabízí aparát pro vedení uceleného seznamu dodavatelů Filtr podle platnosti červeně neaktuální černě aktuální Příznak: B (OKB), H (OKH), F (OKF), Ú (ÚLD) Kontakt v laboratoři: pracovníci, kteří dodavatele hodnotí Obecně lze seznam řadit jen podle několika položek

11 Údaje o konkrétním dodavateli Příznak: rozdělení dle oddělení Specifikace předmětu dodávek [= Fax] DP - dodán přístroj, SE - servis, DG - diagnostika, SP - spotřební materiál Dodavatelé Poznámka: detail toho, co dodavatel na jednotlivá oddělení poskytuje Aktuální záznam resp. (jeho obsah) nelze přidat jako vzor, lze přidat jen prázdný záznam Pozor: Nutno zaškrtnout aktuální (jinak v seznamu označen červeně jako neaktuální)

12 Hodnocení dodavatelů SLP nabízí aparát pro hodnocení dodavatelů, který ale nevyužíváme Jeden dodavatel může figurovat na více odděleních nebo pro několik předmětů dodávek Dodavatele hodnotí více pracovníků laboratoře Seznam nelze setřídit podle hodnotícího pracovníka.

13 Dodavatelé a jejich hodnocení Vlastní hodnocení je zdlouhavé Pro každého dodavatele je nutno: 1. otevřít dialogové okno pro záznam/ výsledek hodnocení 2. vybrat odpovídající předdefinovaný text 3. veškeré předměty hodnocení ohodnotit.

14 Dodavatelé a jejich hodnocení Náš postup hodnocení Podklady pro hodnocení jsou generovány ze SLP: při tisku seznamu je zvolena možnost exportu do Excelu příprava tabulky v Excelu a její elektronická distribuce hodnotícím jednoduchý postup při hodnocení jednotlivými pracovníky Jako záznam je uchovávána vytištěná tabulka

15 Dodavatelé a jejich hodnocení Výhody Přehledný seznam dodavatelů Propojení s agendami v SLP (dodavatelé, výrobci, servisní firmy, pracovníci) Dostupné všem zaměstnancům Nevýhody Chybí možnost specifikace předmětu dodávek (zatím zadáváme do kolonky Fax) Nelze přidáním vytvořit záznam pro stejného dodavatele Seznam dodavatelů nelze filtrovat podle osoby, která hodnocení provádí Jeden kontakt v laboratoři není dostatečný (někdy je potřeba u jednoho dodavatele uvést více osob, nebo pořídit více záznamů pro jednoho dodavatele) Samotné hodnocení dodavatelů je příliš složité

16 EHK SLP nabízí aparát pro vedení seznamu jednotlivých cyklů EHK V kódu pro poskytovatele je uvedena informace, pro které oddělení je cyklus používán Pokud je uvedena platnost do, cyklus proběhl Červeně: některá zkouška v uvedeném cyklu nebyla úspěšná

17 Generování Ročního programu účasti v EHK kod_cyklu naz_cyklu poskytov odp_prac stoptermin tstoptermi HM1/17 Hormonbestimmungen Gruppe 1 B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan HP1/17 Hormonbestimmungen Gruppe 2 B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan SD1/17 Těhotenská diagnostika B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan TM1/17 Tumorové markery B-RFB Bartoš Vladimír 28-Jan BM1/17 Kostní markery B-SEKK Zagorová Hana 10-Feb DGP1/17 Analýza moče testovacími proužky B-SEKK Krnáčová Alena 17-Feb MS1/17 Močový sediment B-SEKK Krnáčová Alena 17-Feb GR1/17 Coagulation H-RFB Recová Lucie 18-Feb BIL1/17 Bilirubin novorozenecký B-SEKK Šigutová Radka 24-Feb KM1/17 Kardiální markery B-SEKK Bartoš Vladimír 24-Feb DIF1/17 Hodnocení nátěru periferní krve H-SEKK Kolářová Soňa 24-Feb KO1/17 Krevní obraz H-SEKK Kolářová Soňa 24-Feb CS1/17 Immunosuppressives F-RFB Uřinovská Romana 25-Feb PT#M 3-1 Sérologie Streptococcus pyogenes - latex metoda B-SZU Zagorová Hana 28-Feb PT#M 7 Sérologie CMV B-SZU Zagorová Hana 28-Feb HKG1/17 Hemokoagulace H-SEKK Recová Lucie 10-Mar ZY1/17 Cytokiny B-RFB Zagorová Hana 11-Mar D1 D-Dimer H-ECAT Recová Lucie 15-Mar QA003-1 Serum Paraprotein Scheme B-BS Kušnierová Pavlína 17-Mar QA003.H-1 Hevylite Pilot Scheme B-BS Kušnierová Pavlína 17-Mar GP1/17 Gamapatie B-SEKK Kušnierová Pavlína 17-Mar RF1/17 Diferenciální diagnostika revmatoidní artritidy B-SEKK Zagorová Hana 17-Mar CSFO-1 CSF Oligoclonal Bands B-UKNEQ Kušnierová Pavlína 21-Mar March (2) TDM 1 - Antifungals / Immunosuppressant F-INST Uřinovská Romana 22-Mar Podklady pro vytvoření Programu jsou generovány ze SLP: při tisku seznamu vybrána možnost exportu do Excelu příprava tabulky v Excelu Jako potřebný Program je uchovávána vytištěná tabulka

18 Roční program účasti v EHK

19 Zpráva o účasti v programech EHK pro ČIA Podklady pro vytvoření Programu jsou generovány ze SLP: při tisku seznamu vybrána možnost exportu do Excelu příprava tabulky v Excelu Vlastní zpráva je vytištěna z Excelu

20 Zpráva o účasti v programech EHK pro ČIA

21 EHK Přehled o úspěšně absolvovaných cyklech Poměrně zdlouhavé vkládání dat Záznamový formulář je navržen prakticky jen pro programy SEKK Naše úprava způsobu vkládání informací: pouze v případě problémové účasti jsou uváděny konkrétní hodnoty měření a vyhodnocení výsledek nevyhovuje a vazba na konkrétní neshodu v opačném případě jen výsledek: vyhovuje bez uvedení hodnot měření vzorků

22 EHK Výhody Přehledný seznam všech cyklů EHK Dostupné všem pracovníkům Podklad pro vytvoření Ročního programu účasti v EHK Podklad pro Zprávu o účasti v programech EHK pro ČIA Rychlý přehled o úspěšné účasti v EHK, podklad pro hodnocení jako vhodný indikátor kvality, Provázání s řízením neshod v agendě SLP Nevýhody Přínosem by byla možnost automatického upozornění na blížící se stop termín daného cyklu V seznamu není možno specifikovat analytický systém,na kterém měření bylo prováděno (dva analyzátory v jednom cyklu, POCT), Řešíme to doplněním do názvu cyklu

23 Pro hodnocení a analýzu neshod na ÚLD: skupina = rozlišení místa vzniku neshody podle oddělení Typ = druh neshody dle číselníku Provázání s agendami SLP (EHK, IA, pracovníci) Jednou zaevidovanou neshodu již nelze zrušit Řízení neshod SLP nabízí aparát pro evidenci neshod dostupný všem pracovníkům

24 Evidence nové neshody V počátečním nastavení SLP (karta Ostatní) není použita možnost: Uživatel - čtenář smí editovat záznamy o neshodách

25 Řízení neshod Pro další řízení neshod je plně využíván systém EŘZ Od posledního upgrade je funkční také přeposlání schválení OON

26 Řízení neshod Výhody Evidence i celé řízení je plně funkční v rámci EŘZ Zaevidování neshody dostupné všem pracovníkům Podklady k analýze neshod pro přezkoumání SMK Provázání s jinými agendami SLP (EHK, IA) Funkční po splnění našich požadavků) Nevýhody Zdlouhavé zadávání jmen pracovníků (vždy tlačítko Uložit )

27 Filtrem lze rozdělit na seznam všech uskutečněných nebo plánovaných IA K dispozici pro čtení pro všechny zaměstnance Součástí evidence zákaznických auditů Nelze využít jako program auditů na příslušný rok (v tiskové sestavě ani v exportu do Excelu není plánované datum Interní audity SLP nabízí aparát pro vedení seznamu interních auditů

28 Plán konkrétního interního auditu Zvolení druhu auditu, jeho cíle a předmět prověřování Jednoduché propojení s kontrolním listem k auditu, které jsou uloženy v SLP v záložce Dotazníky Ustanovení vedoucího auditora a auditorský tým

29 Zjištění z interního auditu Odpovědi lze vkládat chronologicky dle přiloženého kontrolního listu Možnost klasifikace nálezu IA (doporučení, neshoda) a propojení s konkrétní neshodou v agendě, případně nápravným a preventivním opatřením

30 Řízení IA pomocí SLP Výhody Přehledný seznam plánovaných i uskutečněných IA Záznam z IA dostupný všem zaměstnancům Zrušení papírových formulářů pro záznam z IA Součástí EŘZ Umožňuje taktéž evidenci zákaznických auditů, které lze v seznamu odlišit Provázání s agendami SLP (řízení neshod, nápravné, preventivní opatření, pracovníci) Nevýhody Nelze generovat program IA na rok Záznam nelze odeslat v rámci EŘZ skupině zaměstnanců podílející se na IA (pouze MK a vedoucímu laboratoře)

31 Management rizik Dříve: identifikace rizika Brainstorming + Ishikawův diagram, měření a analýza rizika - Paretova analýza, prevence rizika návrh preventivních opatření, kontrola efektivnosti systému kontrola pomocí indikátorů kvality. Nyní - pomocí SLP: identifikace rizika - Brainstorming, měření a analýza rizika FMEA (analýza možných vad a jejich následků) prevence rizika návrh preventivních opatření, kontrola efektivnosti systému kontrola pomocí indikátorů kvality.

32 Umožňuje definovat dílčí procesy zvlášť (jednotlivé fáze laboratorního diagnostického procesu) Kromě hlavního procesu lze dále analyzovat rizika i dílčích procesů řídící, externí procesy aj., (na ÚLD nevyužito) Přehledný seznam rizik procesu včetně jejich druhové identifikace (reálné či potenciální riziko) hazard skóre, přiděleného opatření a přehodnocení nové hazard skóre (zhodnocení účinnosti opatření) Evidence rizik v SLP

33 Hodnocení závažnosti důsledku, pravděpodobnosti výskytu a odhalitelnosti dle předdefinovaného seznamu Jednotně nastavené limitní hazard skóre (čerpáno ze školení Lean consulting) Propojení s preventivním opatřením popř. neshodou v agendě SLP V případě překročení hazard skóre a přijetí PO možnost přehodnocení pravděpodobnosti výskytu a odhalitelnosti Evidence rizik v SLP SLP nabízí aparát pro popis rizika, jeho potenciálních důsledků a příčin

34 Indikátory kvality na ÚLD FNO

35 Řízení rizik pomocí SLP Výhody Přehledný seznam rizik jednotlivých dílčích procesů Analýza rizik resp. jejich záznam dostupný všem zaměstnancům Zjednodušení analýzy (Paretova analýza probíhala prostřednictvím formulářů jednotlivých zaměstnanců účastnících se Brainstormingu) Přechod na analýzu pomocí FMEA upřednostňovaný nástroj pro analýzu rizik Předdefinované hazard skóre rozlišující rizika, kterým je nutno se dále věnovat preventivní opatření Součástí EŘZ Provázání s agendami SLP (řízení neshod, preventivní opatření) Nevýhody Záznam nelze odeslat prostřednictvím EŘZ skupině zaměstnanců podílející se na MR (pouze MK a vedoucí lab.) V agendě chybí nástroj pro evidenci a hodnocení indikátorů kvality (QI) QI jsou jednoznačným ukazatelem úspěšnosti zavedeného PO v souvislosti s managementem rizik Hodnocení probíhá tedy pouze mimo SLP Nelze datovat záznam o přehodnocení rizik v případě provedení změn

36 Děkujeme za pozornost