NAHLAŠOVÁNÍ UBYTOVANÝCH CIZINCŮ PŘES PORTÁL UBYPORT

Transkript

1 NAHLAŠOVÁNÍ UBYTOVANÝCH CIZINCŮ PŘES PORTÁL UBYPORT aktuální požadavky cizinecké policie postup při zápisu údajů o ubytovaném cizinci v programu RECEPCE konfigurace pro vytváření UNL souborů v programu RECEPCE (identifikace ubytovacího zařízení) struktura záznamu typu U v souboru UNL (údaje o ubytovaném cizinci) vytvoření UNL souboru se seznamem ubytovaných cizinců v programu RECEPCE nahrání UNL souboru na webovém portálu policie (UbyPort) oprava chyb AKTUÁLNÍ POŽADAVKY POLICIE ELEKTRONICKÉ NAHLAŠOVÁNÍ UBYTOVANÝCH CIZINCŮ PŘES WEBOVÝ PORTÁL UBYPORT Podle novely zákona 326/1999 Sb. z roku 2015 platí od prosince 2015 pro autokempy povinnost ohlašovat ubytované cizince elektronicky. Od začátku platnosti této úpravy zákona bylo předávání dat prováděno elektronickou poštou, ověření ubytovatele bylo zajištěno elektronickým podpisem. Jiný způsob předávání dat nebyl (pro plošné využití) k dispozici. Začátkem letní sezony 2017 policie plošně zpřístupnila webový portál UbyPort, který umožňuje alternativní způsob odeslání dat. Není potřeba elektronický podpis, ověření ubytovatele je zajištěno přihlašovacími údaji s heslem. Od sezony 2018 bude odesílání dat možné provádět pouze na webovém portálu UbyPort, odesílání prostřednictvím elektronické pošty nebude podporováno. Pro odesílání údajů přes UbyPort ubytovatel od policie získá identifikační kód pro dané ubytovací zařízení, pro přihlášení do webové aplikace Ubyport získá přihlašovací údaje. Webová aplikace UbyPort umožňuje odeslat data načtená ze souboru UNL (soubor tohoto formátu je vytvářen programem RECEPCE 7). Kromě toho umožňuje také ruční zadání údajů o hostech ve webovém formuláři, tento způsob ale pro uživatele programu RECEPCE 7 nedává smysl, představuje duplicitní práci. PŘIHLAŠOVACÍ LÍSTKY Dále trvá povinnost vyplňovat přihlašovací lístky a ověřit je podpisem hosta. Přihlašovací lístky se neodesílají, archivují se u ubytovatele. DOMOVNÍ KNIHA Domovní knihu pro účely cizinecké policie není nutné vést (tisknout), nahrazují ji archivované přihlašovací lístky ( 1

2 UBYTOVÁNÍ CIZINCE SPRÁVNÝ POSTUP PŘI ZÁPISU ÚDAJŮ V PROGRAMU RECEPCE 7 Osobní údaje ubytovaných cizinců se v programu RECEPCE zakládají v ubytovacím formuláři Ubytování hosta na záložce Termín, kde je potřeba zadat údaje v předepsaném rozsahu. údaj poznámka příjmení jméno stát zadává se výběrem z číselníku datum narození číslo dokladu číslo osobního průkazu nebo pasu ulice PSČ město KONTROLA BEZCHYBNOSTI ZADÁNÍ Webová aplikace UbyPort po importu UNL souboru kontroluje úplnost a formální správnost jednotlivých datových údajů. Výsledek kontroly je po přijetí odeslaných dat obsažen v doručence, kterou je možné z webového portálu stáhnout. KONFIGURACE PROGRAMU RECEPCE 7 PRO VYTVÁŘENÍ ZÁZNAMU TYPU A UNL SOUBORU V programu RECEPCE 7 v modulu Ubytování otevřete okno Konfigurace programu a upravte konfigurační údaj Hlavička exportu pro cizineckou policii. (modul Ubytování > nabídka Akce > Číselníky > Konfigurace programu > skupina Nastavení funkcí programu > Hlavička exportu pro cizineckou policii) Jednotlivé údaje mezi znaky je potřeba upravit podle skutečnosti (znaky ponechat): údaj popis A typ záznamu ( A - informace o ubytovateli - neměnit) 2 formát (od UbyPrototype_7 = 2; neměnit) IDUB identifikační kód ubytovatele přidělený cizineckou policií zkratka cizineckou policií přidělená zkratka název ubytovatele název kempu kontakt nebo telefon (nebo obojí) okres v Praze obvod obec část obce ulice číslo domovní max. 4 číslice pro číslo popisné, max. 4 číslice a E pro číslo evidenční číslo orientační max. 3 číslice případně doplněné jedním písmenem PSČ 5 číslic :00:00 datum a čas exportu (yyyy.mm.dd hh:mm:ss) neměnit, bude automaticky nahrazeno vždy při exportu rezerva 1 pole připravené pro další vývoj aplikace rezerva 2 pole připravené pro další vývoj aplikace 2

3 Výchozí podoba nastavení: A 2 IDUB zkratka ubytovatel kontakt okres obec část obce ulice :00:00 Příklad nastavení po úpravě: A ADTVS Autokemp Slunce slunce@seznam.cz Semily Turnov Mašov Sobotecká :00:00 STRUKTURA ZÁZNAMU TYPU U UNL SOUBORU (ÚDAJE O UBYTOVANÉM CIZINCI) příklad údaje popis U typ záznamu (U - informace o ubytovaném cizinci) pobyt od pobyt do Schwartz příjmení (pouze písmena, mezera, spojovník a apostrof) Gabriele jméno (pouze písmena, mezera, spojovník a apostrof) rezerva 1 (nevyužívané pole) datum narození rezerva 2 (nevyužívané pole) rezerva 3 (nevyužívané pole) DEU státní příslušnost trvalé bydliště v zahr. ulice a číslo domu, město, stát N číslo dokladu 10 účel pobytu (označení turistika vyplňované v programu RECEPCE 7 se při exportu UNL souboru automaticky převádí na kód 10 ) Příklad záznamu: U Schwartz Gabriele DEU Am Zwinger 30, Bautzen, DEU N VYTVOŘENÍ UNL SOUBORU V PROGRAMU RECEPCE v modulu Ubytování otevřete okno Export údajů pro cizineckou policii (modul Ubytování > nabídka Akce > Export údajů pro cizineckou policii) zadejte období, pro které se vyexportují nově příchozí hosté (období bude dlouhé podle toho, kdy byl proveden poslední předchozí export a odeslání údajů) klepněte na tlačítko Export nový soubor UNL se uloží do předem nastavené složky (většinou c:\rec7\wrk\unl) jméno UNL souboru je složeno z identifikačního čísla ubytovacího zařízení a data a času vytvoření souboru. Pokud budou ve složce ponechávány dříve vytvořené soubory, k odeslání se použije vždy ten naposledy vytvořený (podle řazení nastaveného v okně Průzkumníka souborů většinou ten poslední v seznamu) Příklad názvu UNL souboru: _ unl První část názvu je tvořena identifikačním kódem ubytovacího zařízení (tzv. IDUB), druhá část je tvořena časem zpracování souboru UNL. Příklad obsahu UNL souboru: A ADTVS Autokemp Slunce slunce@seznam.cz Semily Turnov Mašov Sobotecká :29:11 U Schwartz Marie DEU Am Zwinger 30, Bautzen, DEU N U Schwartz Johann DEU Am Zwinger 30, Bautzen, DEU N U Michalski Wojciech POL Kotlarska 2188,Wroclaw, DEU

4 NAHRÁNÍ UNL SOUBORU NA WEBOVÉM PORTÁLU POLICIE (UBYPORT) Otevření webového portálu UbyPort V internetovém prohlížeči do adresního řádku zadejte adresu nebo Zadejte do vyhledávače slova ubyport policie a mezi nalezenými odkazy vyberte odkaz UbyPort s adresou Otevře se následující stránka: Zde vyberte Přihlášení do systému. Přihlášení do systému Zadejte přihlašovací jméno a heslo, které jste získali od cizinecké policie, opište kód z obrázku a klepněte na tlačítko Přihlásit: Doporučení: výchozí heslo přidělené cizineckou policií často obsahuje speciální znaky, které se nepohodlně zadávají (a může tak docházet k chybám při přihlašování). Toto výchozí heslo je možné změnit / upravit v okně, které se otevře po klepnutí na tlačítko Změnit heslo. 4

5 Identifikace ubytovacího zařízení (výběr / potvrzení) Na zobrazené stránce podle uvedených identifikačních údajů vyberte ubytovací zařízení, pro které budete nahlašovat ubytované cizince. Většinou se zde pro přihlášeného uživatele (Uživatel) bude nabízet pouze jediné ubytovací zařízení (IDUB): Akce Import dat Zvolte akci Import dat (nevybírejte akci Pořizování dat formulář, ta je určena uživatelům, kteří nemohou data získat z ubytovacího softwaru a budou informace o jednotlivých ubytovaných osobách zadávat na webovém portálu ručně): 5

6 Výběr souboru Vyberte soubor UNL vytvořený programem RECEPCE určený pro aktuální hlášení a výběr potvrďte klepnutím na tlačítko Otevřít: Odeslání dat Po provedení předchozího kroku (po klepnutí na tlačítko Otevřít) se spustí přenos dat na server policie (průběh je indikován graficky a hlášením Aplikace zpracovává data): Kontrola bezchybnosti hlášení Klepnutím na volbu Zobrazit doručenku PDF 6

7 se otevře PDF dokument informující o splněné ohlašovací povinnosti nebo případně o chybách v zasílaných datech: OPRAVA CHYBNÝCH DAT Pokud doručenka informuje o chybách v odeslaných datech (v souboru UNL), je potřeba provést opravu. Typ chybného údaje chybné informace o ubytovacím zařízení chybné informace o ubytovaném cizinci Oprava chybné informace o ubytovacím zařízení Konfigurační údaje o ubytovacím zařízení je možné opravit v okně Konfigurace (nabídka Akce > Číselníky > Konfigurace nebo v novějších verzích programu Konfigurace programu). Upravte hodnotu parametru Hlavička exportu pro cizineckou policii, která je uvedena ve skupině Nastavení funkcí programu; parametr můžete snadno vyhledat zadáním hesla export do pole Rychlý filtr. Oprava chybné informace o ubytovaném cizinci Opravu lze provést jedním ze dvou způsobů: opravou dat v programu RECEPCE a vytvořením nového UNL souboru opravou dat přímo v UNL souboru OPRAVA DAT V PROGRAMU RECEPCE Informace o ubytovaných cizincích je možné opravit v okně Hosté/služby (otevírá se z okna Seznam dokladů výběrem položky Hosté/služby z nabídky tlačítka Další). Toto je obecně správnější způsob (změna se provede také v datech hostů archivovaných v databázi programu). 7

8 OPRAVA DAT PŘÍMO V UNL SOUBORU Někdy se hodí provést opravu chyb přímo v UNL souboru (například z časových důvodů). UNL soubor je možné otevřít libovolným textovým editorem (například editorem Poznámkový blok / Notepad). Bývá vhodné v systému nastavit program Poznámkový blok jako výchozí pro otevření souborů s příponou UNL. Po takovéto opravě zůstávají v programu RECEPCE údaje o ubytovaném cizinci v původní (neupravené) podobě. 8