OZNÁMENÍ O VOLNÉM PRACOVNÍM MÍSTĚ ZA ÚČELEM SESTAVENÍ REZERVNÍHO SEZNAMU. Administrativní asistent (žena/muž) AST 3

Transkript

1 OZNÁMENÍ O VOLNÉM PRACOVNÍM MÍSTĚ ZA ÚČELEM SESTAVENÍ REZERVNÍHO SEZNAMU Název pracovní pozice Funkční skupina / platová třída Druh smlouvy Značka Uzávěrka pro podání přihlášek Místo výkonu práce Platnost rezervního seznamu do Počet uchazečů na rezervním seznamu Administrativní asistent (žena/muž) AST 3 dočasný zaměstnanec VEXT/18/316/AST 3/Administrativní asistent :00 alicantského času (SEČ) Alicante, ŠPANĚLSKO Úřad Evropské unie pro duševní vlastnictví (EUIPO) organizuje výběrové řízení s cílem sestavit rezervní seznam úspěšných uchazečů. Počet hledaných úspěšných uchazečů: obecná administrativní podpora: 14 lidské zdroje: 10 komunikace: 6 Toto oznámení zahrnuje tři oblasti. Přihláška uchazeče se může týkat jen jedné oblasti. Svou volbu je nutné uvést při podání žádosti on-line. Poznámka: Ve svém životopisu jasně uveďte oblast, ve které máte praxi. 1. PRACOVNÍ POVINNOSTI Administrativní asistenti hrají významnou roli ve vnitřním řízení úřadu EUIPO, zejména v oblasti řízení zaměstnanců, rozpočtových a finančních záležitostí a komunikace. Očekává se, že úspěšní uchazeči budou plnit administrativní úkoly, které případně mohou vyžadovat určitou úroveň samostatnosti, a sice v jedné z těchto oblastí oddělení úřadu:

2 Obecná administrativní podpora, jako např.: poskytování obecné administrativní podpory vedoucímu a/nebo personálu příslušného oddělení/útvaru, včetně případně potřebného vedení programů a kalendářů při současném zajištění, aby byli všichni členové plně obeznámeni s činnostmi, zasedáními a schůzkami, poskytování pomoci a pokynů týmu a koordinování činností podle potřeby, poskytování administrativní a logistické pomoci při organizování konferencí, událostí/projektů, ale i zasedání, a to i případně i včetně těch, které mají citlivou a důvěrnou povahu, poskytování podpory při organizování školení v oblasti duševního vlastnictví i v jiných oblastech a informování vedení, příprava zápisů ze zasedání a prezentací, vypracovávání poznámek, editování a formátování elektronických dokumentů, včetně textů a on-line nástrojů, poskytování podpory při organizování služebních cest a vyřizování žádostí o úhradu výdajů, organizování a vedení aktuálního, účinného systému zakládání (elektronická a tištěná kopie), vyřizování příchozí a odchozí korespondence, vyřizování telefonátů, poskytování podpory při zajišťování dodržování veškerých požadavků na kvalitu a ochranu údajů, identifikování oblastí současných administrativních procesů za účelem jejich zlepšení, zapojování do interních sítí a programů kontroly kvality pro zlepšování celkového poskytování služeb, Lidské zdroje, jako např.: vyřizování administrativních záležitostí týkajících se pracovních vztahů mezi úřadem EUIPO a jeho zaměstnanci, vyřizování administrativních záležitostí týkajících se práv jednotlivce a pracovních podmínek, zpracovávání a ověřování plateb a úhrad výdajů, poskytování podpory ohledně řízení výkonnosti a rozvoje zaměstnanců, organizování externích výběrových řízení, interních volných pracovních míst, pohovorů a náboru, poskytování pomoci při řízení zásad v oblasti lidských zdrojů (příprava informačních schůzek, zavádění postupů/služeb v oblasti lidských zdrojů, vypracovávání dokumentů), příprava statistik/zpráv v oblasti lidských zdrojů. Komunikace: podpora činností v rámci komunikační strategie úřadu, zejména v těchto oblastech: vztahy s tiskovými a komunikačními agenturami, zajišťování vývoje obsahu (podstata a vzhled) pro on-line a tištěné komunikační materiály, vypracovávání článků, poznámek/zpráv ohledně komunikačních problémů, organizování firemních událostí/zasedání, účast na záležitostech týkajících se obsahu a návrhu, pokud jde o oficiální webové stránky a interní webové stránky, poskytování obsahu pro kanály sociálních médií a správa sociálních médií a on-line komunikačních platforem,

3 poskytování pomoci s audiovizuálními záležitostmi, včetně videonahrávek, audionahrávek, fotografií a umísťování na internet. Povinnosti všech zaměstnanců: aktivně usilovat o plnění cílů úřadu EUIPO v souladu se strategickým plánem, plnit všechny případné další pracovní úkoly a povinnosti přidělené přímým nadřízeným. 2. KRITÉRIA ZPŮSOBILOSTI Aby byli uchazeči způsobilí pro toto výběrové řízení, musí před uzávěrkou pro podání přihlášek splňovat všechny tyto podmínky: Obecné podmínky 1 Musí být státním příslušníkem některého z členských států Evropské unie, musí plně požívat svých občanských práv, musí mít splněné veškeré povinnosti dané legislativou týkající se povinné vojenské služby, musí splňovat charakterové požadavky týkající se vhodnosti pro plnění příslušných povinností, musí být fyzicky způsobilí k provádění zadaných úkolů. Vzdělání mít úroveň postsekundárního vzdělání doloženou diplomem, NEBO mít středoškolské vzdělání doložené diplomem, které umožňuje přístup k postsekundárnímu vzdělání, a odpovídající odbornou praxi v délce nejméně tří let. Odborná praxe 2 mít minimálně tři roky příslušné odborné praxe (práce na plný úvazek) v oblasti a na úrovni týkající se úkolů v jedné z oblastí popsaných v části Pracovní povinnosti. Jazykové dovednosti mít důkladnou znalost angličtiny (minimálně na úrovni C1) 1. jazyk, mít dobrou znalost jednoho z dalších úředních jazyků EU (minimálně na úrovni B2) 2. jazyk 3. Uvedené úrovně odpovídají společnému evropskému referenčnímu rámci pro jazyky. 1 Viz článek 12 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. 2 Odborná praxe se počítá od data získání příslušného diplomu, který umožňuje zařazení do dané funkční skupiny. V případě ukončeného středoškolského vzdělání se vyžaduje odborná praxe v délce nejméně šesti let. 3 Tento jazyk musí být odlišný od 1. jazyka.

4 Počítačové dovednosti Pokročilá znalost práce na počítači je podmínkou. Uchazeči musejí mít rozsáhlé pracovní zkušenosti s počítačovými aplikacemi, jako je balíček MS Office nebo podobný software (zejména Word, Excel, PowerPoint, Outlook), databázemi a vyhledáváním na internetu. 3. KRITÉRIA VÝBĚRU K výběru nejlépe kvalifikovaných uchazečů na pohovor a testy a úspěšných uchazečů, kteří budou zařazeni na rezervní seznam na základě výsledků pohovoru a testů, úřad použije tato kritéria: Pracovní zkušenosti v mezinárodním prostředí, nejlépe v institucích EU nebo v Evropské agentuře. Specifická odborná praxe v jedné z následujících oblastí: administrativní podpora, lidské zdroje, komunikace. Základní znalost právního rámce úřadu: Služební řád úředníků Evropské unie a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie a/nebo finanční nařízení. V oblasti lidských zdrojů se za výhodu považují: o další studia, diplomy, odborná kvalifikace nebo školení týkající se lidských zdrojů (např. nároky), o diplom v oblasti sociální práce. V oblasti komunikace se za výhodu považují znalosti a/nebo praktické zkušenosti s počítačovými aplikacemi týkajícími se dané odbornosti, jako např. Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal a Liferay. Dobrá znalost dalšího úředního jazyka úřadu (němčiny, francouzštiny, španělštiny nebo italštiny), odlišného od 1. a 2. jazyka (minimálně na úrovni B2). Kromě výše uvedených kritérií budou uchazeči pozvaní na pohovor a test posuzováni také podle těchto požadavků: Kompetence Zejména: komunikace: vyjadřovat se jasně a přesně v ústním i písemném projevu, analýza a řešení problémů: schopnost rozpoznat zásadní prvky složitých problémů a nalézt tvůrčí a praktická řešení, spolupráce s ostatními: společně pracovat s ostatními v týmech a napříč hranic v organizaci a respektovat rozdíly mezi lidmi, učení a rozvoj: rozvíjet a zlepšovat své dovednosti a znalosti a organizace a jejího prostředí, stanovování priorit a organizace: schopnost upřednostňovat nejdůležitější úkoly, pracovat pružně a efektivně organizovat svoji práci i práci druhých, kvalita a výsledky: převzít osobní odpovědnost a iniciativu za odvádění práce, která splňuje vysoký standard kvality v rámci stanovených postupů, ukázat jasnou orientaci na klienty (interní i externí), odolnost: zachovat si efektivitu pod pracovním tlakem, být flexibilní a přizpůsobovat se měnícímu se pracovnímu prostředí.

5 4. POHOVORY A TESTY Předběžný výběr Úřad může kontaktovat způsobilé uchazeče, kteří byli na základě svých žádostí a kritérií výběru v bodě 4 vybráni jako nejlépe kvalifikovaní, s cílem ověřit jejich jazykové dovednosti (zejména ústní projev v angličtině) i doložit jejich odbornou praxi nebo další dovednosti, znalosti a kompetence. Tento kontakt v rámci předběžného výběru nezaručuje, že uchazeči budou pozváni na pohovor. Jedná se o krok v rámci výběru nejvhodnějších uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor. Pohovor Pohovory se uskuteční v Alicante a vzhledem k povaze pracovních povinností budou probíhat v angličtině. Další příslušné jazyky uvedené v přihlášce/životopisu uchazeče mohou být posuzovány podle úrovní uvedených v tomto oznámení o volném pracovním místě. Při pohovoru budou testovány znalosti uchazeče (uchazečky) týkající se úkolů, které by měl(a) plnit (odborné znalosti a kompetence v oblasti chování), a činností úřadu, dále znalosti EU, vhodnost plnit zadané úkoly a vhodnost pro práci v mezinárodním prostředí. Test(y) Posuzování jednoho či několika z výše uvedených aspektů bude doplněno jedním či několika testy. Uchazeči pozvaní na pohovor a testy obdrží podrobné informace v pozvánce. 5. OBECNÉ INFORMACE Obecné informace o výběrovém a náborovém řízení úřadu EUIPO naleznete pomocí tohoto odkazu. 6. JAK PODAT ŽÁDOST Chcete-li podat žádost, klikněte na tento odkaz. Všechny dokumenty zahrnuté v podobě odkazu nebo uvedené v souvislosti s tímto oznámením o volném pracovním místě se považují za jeho součást. Důležité: Uchazeči by si měli uvědomit, že informace, které poskytnou ve své přihlášce/životopisu/profilu, jsou základem pro posouzení kritérií způsobilosti a výběru. Vyzýváme je proto, aby si pečlivě přečetli požadavky a poskytli informace, které jsou relevantní a dostatečně podrobné, aby toto posouzení bylo možné. Pozornost by měli věnovat zejména informacím o svém vzdělání a odborné praxi, a to hlavně přesným datům a popisu povinností, plněných úkolů a používaných nástrojů. * V případě nesrovnalostí mezi jednotlivými jazykovými verzemi se za správnou považuje anglická verze.