MS Office Milan Myšák. Příručka ke kurzu. Milan Myšák

Transkript

1 MS Office 2010 Milan Myšák Příručka ke kurzu Milan Myšák

2 OBECNÉ ZMĚNY V MS OFFICE 2010 Milan Myšák Kurz MS Office Základní vlastnosti MS Office 2010 vylepšené ovládání pomocí pásů karet (ribbon), dělí se na skupiny xml formát souborů (docx, xlsx, pptx) nová karta Soubor (BackStage) s náhledem a nastavením tisku volba mezi 32bit a 64 bit verzí integrace mezi jednotlivými produkty (např. stejná práce s grafickými objekty) nové výchozí typy písma a efekty písma náhled schránky další možnosti vložení Milan Myšák Kurz MS Office

3 Prostředí MS Office 2010 Nabídka Soubor, BackStage 3

4 Hlavní změny proti starším verzím MS Office ovládací panely formát doc, xls, ppt MS Office 2010 pásy karet (ribbon) formát xml (docx, xlsx) Milan Myšák Kurz MS Office Hlavní změny proti starším verzím MS Office 2007 tlačítko Office konfigurace přes tlačítko Office exporty do základních formátů MS Office 2010 karta Soubor + náhled BackStage konfigurace ve volbě Soubor exporty do více formátů nové možnosti a volby Milan Myšák Kurz MS Office

5 Způsoby ovládání Možnosti: výběr tlačítka z ribbonu místní nabídka (pravé tlačítko) s náhledem klasické dialogy (přístupné pomocí šedé šipky v pravém dolním rohu některých skupin) Prakticky se všechny způsoby kombinují dohromady Milan Myšák Kurz MS Office Místní nabídka úpravy textu 5

6 Klasická nabídka Menu ribbon, pásy karet jednotlivé karty (ribbon) s tlačítky, dělí se na skupiny karty se mohou také dočasně skrývat (např. pomocí CTRL-F1) karta Soubor je odlišná další karty se objevují podle činností standardně v horní části se zobrazuje ještě panel Rychlý přístup je možné ho upravit a přesunout pozor na chybu: společná historie akcí Milan Myšák Kurz MS Office

7 Panel Rychlý přístup - nastavení 7

8 Přehled prvků pro vkládání část prvků lze vkládat do všech produktů MS Office: obrázek klipart obrazce SmartArt Tyto a další vložené prvky mají potom samostatné a stejné ovládací karty v různých produktech Milan Myšák Kurz MS Office Vložení ilustrací 8

9 Nástroje kreslení - Formát Po výběru grafického prvku se objeví karta Nástroje obrázku Formát: skupina Upravit: základní grafická úprava (jednoduchý grafický editor) skupina Styly obrázků: další efekty včetně ohraničení skupina Uspořádat: pozice, zalamování, seskupování prvků atd. další možnosti se liší podle typu objektu Poznámka: soubor nesmí být v režimu kompatibility Milan Myšák Kurz MS Office Nabídka Nástroje obrázku - Formát 9

10 Režim kompatibility soubor, vytvořený ve formátu Office se otevře v MS Office 2010 v režimu kompatibility (viz titulkový pás) omezené možnosti úprav některé efekty nefungují, nelze je provést, také chyby pokud to je možné, tak ho převést do nového formátu (Soubor Informace Převést), popřípadě ho ještě uložit po převodu bude ve složce původní i nový formát je vhodné nastavit ve Windows zobrazování přípon (typy souborů) Milan Myšák Kurz MS Office Režim kompatibility a převod 10

11 MS WORD Milan Myšák Kurz MS Office Konfigurace programu Soubor Možnosti velká písmena atd.: Kontrola pravopisu a mluvnice (gramatiky) Možnosti automatických oprav Automatické opravy odkazy: Možnosti automatických oprav Automatické opravy, Automatické úpravy formátu při psaní Zrušení mezer mezi řádky: úprava stylu Normální (pravé tlačítko Změnit, pro nové dokumenty, Formát Odstavec (Odsek) Mezery (Riadkovanie): 0 bodů Milan Myšák Kurz MS Office

12 Úprava stylu Normální 12

13 Informace o dokumentu Soubor Informace (Pomocník), pravý panel Stavový řádek (dolní řádek): standardně stránky, způsob zobrazení a lupa změna (přidání): pravé tlačítko na stavový řádek a Vlastní nastavení stavového řádku Milan Myšák Kurz MS Office Formátování textu vybrat text a místní nabídka nebo ribbon Domů, skupina Písmo nově: přeškrtnutí, horní a dolní index zvětšování / zmenšování, všechna malá / velká textové efekty vymazat formátování (návrat do výchozího stavu) další úpravy ve skupině Odstavec (Odsek) a pomocí stylů místní nabídka ukazuje okamžitý náhled efektu Milan Myšák Kurz MS Office

14 Ribbony a formátování textu 14

15 Pravítko a zarážky Zobrazení pravítka: karta Zobrazení Pravítko Posun textu na řádce: pomocí TAB posouváním pomocí symbolů na okraji pravítka pomocí tlačítek zmenšit/zvětšit odsazení (zarážku) Práce se zarážkami (přenastavení tabulátorů): vybrat typ zarážky umístit na pravítko používat pomocí TAB následně na dalším řádku je odstranit (vytáhnout z pravítka) Milan Myšák Kurz MS Office Detail pravítka a zarážek 15

16 Formulářové prvky v textu zobrazení karty Vývojář: Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet vybrat kartu Vývojář vkládání formulářových prvků: Poznámka: někdy může stačit vložit symbol: Vložení Symbol, vybrat např. čtverec Vývojář skupina Ovládací prvky používat také Režim návrhu a Vlastnosti pro použití je vhodné zamknout dokument s povolením úprav na vyplňovací formuláře: Revize Omezit úpravy povolit vyplňovací formuláře použít zámek Milan Myšák Kurz MS Office Vkládání formulářových prvků 16

17 Styly Pro jednotnou úpravu textu delších dokumentů je vhodné používat styly nadpisů, poznámek atd. Přiřazení stylu: vybrat text Domů ve skupině Styly vybrat konkrétní styl Úprava stylu: např. pravé tlač. na styl na kartě Domů Změnit Změna skupin stylů: karta Domů Změnit styly Vytvoření nového stylu: naformátovat text, vybrat ho podle něj vytvořit styl: karta Domů - Styly Uložit výběr jako nový rychlý styl Milan Myšák Kurz MS Office Víceúrovňové číslování nadpisů Změna stylu nadpisů na víceúrovňové číslovaní: přiřadit výchozí styly Nadpis1, Nadpis2, vybrat jeden nadpis Domů Víceúrovňový seznam vybrat 7. v pořadí Poznámka: Pokud se nezobrazuje např. nabídka stylu Nadpis3, přiřaďte styl Nadpis2 některému nadpisu a styl se v nabídce objeví Milan Myšák Kurz MS Office

18 Nastavení víceúrovňového číslování Textové tabulky Vložení: Vložení Tabulka, vybrat Úprava pomocí místní nabídky nebo přímo v tabulce z nových karet Nástroje tabulky Návrh, Rozložení Přidání řádků, sloupců: řádek na konec: TAB v poslední buňce řádek nebo sloupec v tabulce: Nástroje tabulky Rozložení skupina Řádky a sloupce Odstranění: karta Rozložení Odstranit Použití tabulky pro umístění textu a grafiky: vybrat tabulku a nastavit ji bez ohraničení Milan Myšák Kurz MS Office

19 Obrázky, kliparty atd. 1 Vložení: karta Vložení skupina ilustrace Po výběru je aktivní nová karta Nástroje obrázku - Formát Pro další úpravy (posun) bývá nutné nastavit zalomení textu: Formát Zalamovat text vybrat např. Obdélník (čtverec) dále je možné ilustraci libovolně posunout Odstranění: vybrat a DEL nebo BackSpace Milan Myšák Kurz MS Office Vlastnosti obrázku a zalomení textu 19

20 Obrázky, kliparty atd. 2 Další úpravy na nové kartě Nástroje obrázku Formát Vhodné úpravy: Odebrat pozadí (např. pro vytvoření grafiky v prezentaci) Komprese Styly obrázků Ohraničení obrázku Seskupení více objektů do jednoho (vybrat pomocí CTRL, Skupina, Seskupit) Milan Myšák Kurz MS Office

21 Rychlé části Vložit Rychlé části: Automatický text (např. oslovení, datum) Vlastnost dokumentu (např. autor, název) Pole: pro vložení různých užitečných informací je vhodné vybrat nejdříve kategorii potom pole vhodné např. pro celkový počet stran, autor dokumentu, název souboru s cestou, datum a čas změny souboru Poznámka: dokument nesmí být v režimu kompatibility Milan Myšák Kurz MS Office Vkládání polí 21

22 Hromadná korespondence (MailMerge) Do dokumentu lze vkládat položky ze seznamu Může to být i textový seznam, vhodnější je seznam v MS Excel (nesmí být otevřený) Postup: karta Korespondence Vybrat příjemce Použít existující seznam pole vkládat pomocí Vložit slučovací pole nastavit příslušný formát přepínání zobrazení pole a hodnoty: Náhled výsledků, potom listovat šipkami výstup např. na tiskárnu: Dokončit a sloučit Milan Myšák Kurz MS Office Zabezpečení dokumentu a sledování změn Sledování změn (pro zjištění autora a jeho úprav): karta Revize Sledovat změny upřesnění vzhledu: skupina Sledování Zobrazit revize (např. revize v bublinách / v textu) další úpravy se budou zobrazovat jako revize autor je může přijmout nebo odmítnout (skupina Změny) Jak zajistit, aby byly úpravy pouze sledováním změn: Revize Omezit úpravy Omezení úprav pouze Sledované změny zamknout (zaheslovat dokument) Použít zámek (Spustiť presadzovanie zabezpečenia) Milan Myšák Kurz MS Office

23 Režim sledování změn Zamknutí dokumentu se sledovanými změnami 23

24 MS EXCEL Milan Myšák Kurz MS Office

25 Nastavení vzhledu Karta Zobrazení Normální (popř. stejné tlačítko vedle lupy) Zobrazení skupina Zobrazit (např. Mřížka) Nastavovat výšku řádku vzorců (pomocí šipek vpravo) Přizpůsobit panel Rychlý přístup Nastavit měřítku (lupa) Skrývat / zobrazovat karty (např. CTRL+F1) Milan Myšák Kurz MS Office Volba zobrazení 25

26 Typy souborů a kompatibilita základní typy souborů: XLSX: sešit od verze Excel 2007 XLSM: sešit s makry importy z IS v textových formátech (např. CSV) výstupy do různých formátů (Uložit jako, např. PDF) sešit ze starší verze MS Excel (XLS, do 2003) se otevře v režimu kompatibility je vhodné ho převést (Soubor Informace Konvertovat) jinak nelze využít všechny možnosti MS Excel Milan Myšák Kurz MS Office

27 Informace o souboru Soubor Informace Stavový řádek (dole): základní informace, průběžně zobrazuje například souhrny za výběry změny konfigurace: pravé tlačítko na stavový řádek - Vlastní nastavení stavového řádku Milan Myšák Kurz MS Office Přizpůsobení stavového řádku 27

28 Ovládací prvky 1 Pásy karet (ribbony): Soubor: operace se soubory Domů: základní činnosti Vložení: vkládání objektů a prvků Rozložení stránky: hlavně vzhled pro tisk Vzorce: funkce a výpočty Data (Údaje): seznamy a datové nástroje Revize (Posúdiť): pravopis, zabezpečení Zobrazit: možnosti zobrazení listu případné další karty (Vývojář, doplňky a automaticky zobrazované karty) Milan Myšák Kurz MS Office Přehled ribbonů 28

29 Ovládací prvky 2 Panel Rychlý přístup Místní nabídka (pravé tlačítko) Klasické dialogy (šedá šipka v pravém dolním rohu některých skupin) Milan Myšák Kurz MS Office Klasická nabídka Formát buněk 29

30 Možnosti schránky Data ze schránky (CTRL+C) je možné vložit více způsoby: Domů šipka u Vložit (Prilepiť) nebo CTRL+V a potom vybrat šipku u symbolu (CTRL) Vhodné pro: změnu formátu zachování šířky sloupců vložit jako hodnoty transpozice tabulky ( otočení o 90 ) Milan Myšák Kurz MS Office Různé možnosti vkládání (Prilepiť) 30

31 Příčky a rozdělení pohledu V delším seznamu je možné ukotvit řádky nebo sloupce: vybrat řádek, sloupec nebo buňku Zobrazení Ukotvit příčky - Ukotvit příčky Pro porovnání záznamů daleko od sebe lze zobrazit seznam dvakrát (rozdělit pohled): vybrat řádek ve středu okna Zobrazení - Rozdělit Milan Myšák Kurz MS Office Nastavení příček 31

32 Zabezpečení Sešit nebo list (hárok) lze zamknout: karta Revize (Posúdiť) Zamknout list, sešit (Zabezpečiť hárok, zošit) lze upřesnit možnosti, co bude možné provádět heslo raději složitější Povolení přístupu pouze do určité oblasti (vše ostatní bude zamknuté): Revize (Posúdiť) Povolit uživatelům úpravy oblastí Milan Myšák Kurz MS Office

33 Zamykání sešitu (hárka) Povolení úprav 33

34 Formátovat jako tabulku 1 Velice užitečný nástroj pro úpravu seznamu (který umožňuje i např. dynamické změny oblastí) Postup: vybrat seznam Domů Formátovat jako tabulku, vybrat vzhled Potom je k dispozici nová karta Nástroje tabulky Návrh Milan Myšák Kurz MS Office Seznam, formátovaný jako tabulka se souhrny 34

35 Formátovat jako tabulku 2 Využití: moderní vzhled seznamů s filtrováním a tříděním možnost přidat souhrnné řádky na konec seznamu: Nástroje tabulky Návrh zaškrtnout Řádek souhrnů kliknutím do buňky vybrat typ souhrnné funkce (např. součet nebo průměr (vloží funkci SUBTOTAL) oblasti jsou dynamické a pojmenované, lze je dále využít i např. pro tvorbu grafů Milan Myšák Kurz MS Office

36 Podmíněné formátování 1 Vzhled buněk se může měnit podle jejich obsahu (např. podle číselné hodnoty): vybrat oblast Domů Podmíněné formátování vybrat typ a doplnit podmínky a formát nejčastěji první dvě (Pravidla ) lze i složitější podmínky (podle vzorce nebo formátování celých záznamů) Milan Myšák Kurz MS Office Podmíněné formátování buněk 36

37 Podmíněné formátování Úprava podmínek: vybrat oblast Podmíněné formátování Správa pravidel Odstranění podmínek: vybrat oblast Podmíněné formátování Vymazat pravidla Milan Myšák Kurz MS Office Správa pravidel pro podmíněné formátování 37

38 Řazení a filtrování Řazení seznamu podle polí: Domů Seřadit a filtrovat Vlastní řazení stejná volba je i na kartě Data (Údaje) vybrat pole a způsob řazení lze i více úrovní Filtrování: přidání filtrovacích šipek: Domů Seřadit a filtrovat Filtr používat filtrovací šipky (lze pomocí nich filtrovat podle kritérií, výběrem hodnot a také řadit) zrušení aktivního filtru: příslušná filtrovací šipka Vymazat filtr Milan Myšák Kurz MS Office Nabídka řazení seznamu podle polí 38

39 Filtrovací možnosti číselného pole PC 39

40 Grafy a minigrafy (slices, krivky) Vložení grafu: vybrat oblast dat karta Vložení vybrat ze skupiny Grafy další úpravy v nových kartách pro graf Minigrafy (slices, krivky): malé grafy v jediné buňce, ukazující průběh vybrat oblast dat (v řádku) Vložení skupina Minigrafy (Krivky), vybrat typ vybrat buňku pro umístění lze např. protahovat pro další řádky Milan Myšák Kurz MS Office Minigrafy (slices, krivky) 40

41 Přehled funkcí 1 Základní funkce: Domů (Automatické shrnutí, Automatický súčet) vybrat typ funkce Možnosti vkládání dalších funkcí: karta Vzorce vybrat z knihovny funkcí pomocí symbolu fx v řádku vzorců se otevře klasický dialog pro výběr funkce přímým zápisem do buňky (např. =ISNUMBER), Excel navrhuje doplnění Milan Myšák Kurz MS Office Vkládání základních funkcí 41 Vkládání dalších funkcí

42 Přehled funkcí 2 Některé užitečné funkce: IF ISNUMBER, ISTEXT, VALUE IFERROR SUMIFS, COUNTIFS, SUBTOTAL, ROUND textové funkce (MID, &, RIGHT, FIND, TRIM) Funkce lze vnořovat: není potom nutný pomocný sloupec většinou je nutný přímý zápis do řádku vzorců, lze si pomoci CTRL+C, VTRL+V příklad: VALUE(RIGHT(H2,4)) Milan Myšák Kurz MS Office Vyhledávací funkce VLOOKUP, HLOOKUP Pro vyhledávání v seznamu s poli ve sloupcích (VLOOKUP) nebo v řádcích (HLOOKUP) Lze vyhledávat přesně nebo v intervalu Ideální pro propojení tabulek v samostatných sešitech přes kód nahrazuje relace Důležité je správně vybrat oblast v napojované tabulce: výběr sloupců (nejlépe) nebo s absolutními odkazy Milan Myšák Kurz MS Office

43 Vnořená funkce Funkce VLOOKUP 43

44 Seznamy a souhrny Pokud obsahuje seznam opakující se kategorie, lze podle nich vytvořit souhrny: seřadit seznam podle příslušné kategorie Data Souhrn (Údaje Medzisúčet) dále se pracuje s novými ovládacími prvky po levé straně Souhrny se vytvoří přímo v datovém listu (nesmí to být naformátovaná tabulka) Odstranění souhrnů: Data Souhrn (Údaje Medzisúčet) Odstranit vše Milan Myšák Kurz MS Office Nastavení souhrnů pro pole PROV 44

45 Kontingenční tabulky a grafy Z rozsáhlého seznamu lze vytvořit kontingenční tabulku nebo graf vhodné pro další zpracování Může se použít i na četnost výskytů Lze ji vytvořit i z dalších datových zdrojů Rozsáhlé možnosti pro další zpracování Postup tvorby ze seznamu: vybrat oblast Vložit Kontingenční tabulka číselné pole umístit přetažením do oblasti hodnot, filtrovací pole umístit do dalších oblastí Milan Myšák Kurz MS Office Kontingenční tabulka 45

46 Makra Vhodné pro automatické provádění některých činností Vyžaduje kartu Vývojář Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet Jednodušší záznam makra pomocí záznamníku, další úpravy se znalostí programování Sešit s makry musí být uložen ve formátu XLSM Spuštění makra záleží také na nastavení zabezpečení: Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet Milan Myšák Kurz MS Office Tvorba makra záznamníkem maker 46

47 Hodně úspěchů při práci s MS Office 2010 Milan Myšák Kurz MS Office