Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7 PŘÍLOHA Č. 14 PŘÍRUČKY PRO PŘÍJEMCE

Transkript

1 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci Výzva č. 30, 31 a 32/v1 19. prosince 2011

2 Obsah Vyplnění a podání Monitorovacích zpráv a hlášení Harmonogram MZ/HoP(MH) Realizace a změny projektu Indikátory projektu Dodavatelé pro VŘ (výběrové řízení) Výběrová řízení Detaily VŘ Rovné příležitosti Publicita Environmentální kritéria Etapy Rozpočet etap Rozpočet projektu Přehled financování projektu Přehled financování etapy Finanční plán Prioritní témata Přílohy Monitorovací Zprávy/Hlášení Čestná prohlášení Finalizace monitorovací zprávy...22 Vyplnění a podání Žádosti o platbu Žádost o platbu...25 Přílohy žádosti o platbu...27 Čestná prohlášení platby...28 Finalizace a odevzdání žádosti...28 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu

3 Vyplnění a podání Monitorovacích zpráv a hlášení Monitorovací zprávy/hlášení (dále jen MZ/MH) o průběhu realizace projektu a o průběhu udržitelnosti projektu vyplňuje příjemce prostřednictvím webové aplikace. MZ/MH příjemce předkládá v termínech automaticky nastavených a generovaných v IS resp. na základě finančního plánu a dalších podmínek stanovených v Příručce pro příjemce. Příjemce předkládá prostřednictvím aplikace následující MZ/MH: Monitorovací hlášení Monitorovací zprávu se Žádostí o platbu, resp. Závěrečnou monitorovací zprávu se Žádostí o platbu Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu (pozn. HoP = Hlášení o pokroku neboli Monitorovací hlášení) Webová aplikace umožňuje sledovat stav projektu v záložce Konto žádostí. MZ/MH je možné podávat tehdy, jakmile se projekt nachází ve stavu Projekt v realizaci. MZ/MH se vytváří tak, že příjemce klikne na vybraný projekt v záložce Konto žádostí a poté se mu v levé části obrazovky v Navigaci objeví následující záložky: Harmonogram MZ, Žádost o platbu a Monitorovací zpráva. Žadatel postupuje při vytváření MZ/MH tak, že nejprve stiskne tlačítko Monitorovací zpráva a poté tlačítko Založit novou MZ. Tím dojde k založení záznamu a vygenerování HASH monitorovací zprávy/hlášení. U MZ/MH se vygeneruje stav Založený. Novou MZ/MH je možné zakládat až po schválení předchozí MZ/MH řídícím orgánem ROP SZ. Pokud příjemce žádá ŘO o úpravu rozpočtu, nesmí mít v té době rozpracovánu MZ/MH. MZ/MH je možné vyplňovat až poté, co ŘO změnu schválí a provede změny v IS MONIT7+. Po rozkliknutí založeného záznamu MZ/MH dojde taktéž k zaktivnění tlačítka Načíst data z MONIT7+. Po uložení záznamu se načtou i tato další tlačítka: Načíst rozpočet projektu z MONIT7+ a Načíst vybrané datové oblasti z MONIT7+, po jejichž stisknutí dojde k automatickému doplnění relevantních údajů z příslušného projektu. Pro zajištění aktuálnosti dat v MZ/MH (například v případě déle trvajícího zpracování MZ/MH) je nutné operativně načíst data znovu přes tlačítka Načíst data z MONIT7+ a Načíst rozpočet projektu z MONIT7+. V případě vrácení MZ k dopracování do IS, případně při úpravě dat v IS MONIT7+ ze strany ORKP, je možné použít tlačítko Načíst vybrané datové oblasti z MONIT7+, kterým si žadatel může zaktualizovat pouze vybrané záložky. 3

4 POZOR! V případě, že se po stisku tlačítka Načíst data z MONIT7+, zobrazí tato chybová hláška: BN : Není možné načíst další monitorovací zprávu. Obraťte se prosím na vyhlašovatele výzvy, kontaktujte prosím pracovníka ORKP, který má na starosti Váš projekt. Do pole Předpokládané datum předložení ŘO/ZS vyplní příjemce datum, kdy bude Monitorovací zpráva nebo Monitorovací hlášení předloženo Řídícímu orgánu ROP Severozápad (dále jen ŘO ). Příjemce je povinen se řídit lhůtami uvedenými v platné Příručce pro příjemce. V poli Nutno vytvořit ŽoP (Žádost o platbu) je zobrazena automaticky podmínka, zda je nutné vytvořit i Žádost o platbu (týká se Monitorovacích zpráv, nikoliv Monitorovacích hlášení). V okně Důvody k vrácení/zamítnutí MZ/ výhrady ke schválení jsou zobrazeny příčiny vrácení/zamítnutí či podmínečného schválení od administrátora projektu, tj. příslušného pracovníka ORKP 4

5 1 Harmonogram MZ/HoP(MH) Na této záložce se příjemci zobrazí kompletní harmonogram MZ/MH, týkající se jeho projektu, a to tak, že příjemce vygeneruje harmonogram stiskem tlačítka Načíst harmonogram ze systému MONIT7+. Důležitá informace pro příjemce je obsažena ve sloupci Nejzazší termín pro předložení zprávy/hlášení, který je stanoven dle platných lhůt ROP SZ pro předkládání jednotlivých typů zpráv. 2 Realizace a změny projektu Na této záložce uvádí uživatel: a) Průběh realizace projektu - zde příjemce uvede popis dosud provedených prací na projektu za monitorovací období (přípravné práce, projektové práce, popis vlastních prací na realizaci projektu apod.), příjemce může využít pro popis průběhu realizace 2 textová pole (každé o rozsahu 2 tisíce znaků) b) Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období v místě realizace projektu (všechny fyzické kontroly, které byly provedeny na projektu). Příjemce uvede následující informace: Název subjektu, který provedl kontrolu, datum kontroly, závěry kontroly, informace zda byla uložena nápravná opatření a zda byla splněna. 5

6 V dolní části uvede příjemce popis změny v projektu schválené ŘO. Zároveň uživatel uvádí Datum oznámení změn na ŘO. Tímto datem je myšlen den, kdy byla ŘO oznámena změna v projektu. 6

7 3 Indikátory projektu Na záložce Indikátory projektu se příjemce vyjádří k dosaženým hodnotám u indikátorů, které si u projektu vybral, a to tak, že do pole Dosažená hodnota doplní aktuální hodnotu (kumulativní hodnotu od začátku projektu) a stiskne tlačítko Uložit. 4 Dodavatelé pro VŘ (výběrové řízení) Na této záložce si uživatel zvolí Dodavatele výběrového/zadávacího řízení. Dodavatelé se zadávají na tuto záložku pouze v případě, že v rámci projektu je realizováno ukončené nebo nenaplněné VŘ (definice stavů VŘ jsou uvedeny v bodě 5. Výběrová řízení). V případě, že je zakázka vysoutěžena sdružením dodavatelů, uvede se hlavní zastřešující dodavatel (hlavní člen sdružení) a ostatní dodavatelé včetně základních povinných údajů se uvedou v poli Popis na záložce Výběrová řízení. V případě, že se jedná o tuzemského dodavatele, zvolí uživatel v poli Stát dodavatele Česko. Do pole IČ se zadává IČ dodavatele. Je třeba poté provést validaci na ARES pro ověření platnosti subjektu tlačítkem Validace ARES. Pokud tuzemský dodavatel nemá IČ, zaškrtněte Dodavatel nemá IČ a záznam uložte. 7

8 V případě, že se jedná o zahraničního dodavatele, vybere uživatel Stát dodavatele a zadá Název dodavatele. 5 Výběrová řízení Uživatel na této záložce aktualizuje údaje o Výběrových/zadávacích řízeních. Zaznamená zde změny, které proběhly v uplynulém monitorovaném období, za které je Monitorovací zpráva/hlášení podáváno. Na záložce jsou automaticky načtena všechna Výběrová/zadávací řízení z IS Monit7+, dále může uživatel tlačítkem Nový záznam přidat další Výběrová/zadávací řízení. Uživatel nemůže žádná dříve vyplněná výběrová/zadávací řízení mazat, ale může měnit stav výběrového/zadávacího řízení stavy naplánováno, zahájeno, ukončeno, nenaplněno a zrušeno. Poslední jmenovaný je zaveden z důvodu 8

9 nemožnosti mazat výběrová/zadávací řízení. Výběrové řízení zrušené znamená, že toto výběrové řízení bylo zrušeno zadavatelem nejpozději do uzavření smlouvy. Výběrové řízení nenaplněné znamená stav, kdy smlouva byla ukončena výpovědí, odstoupením od smlouvy, dohodou nebo pokud soud prohlásil smlouvu za neplatnou. Výběrové řízení ukončené znamená, že došlo k uzavření smlouvy s dodavatelem. Ze stavu ukončeno nebo zrušeno nemůže uživatel přejít do stavu naplánováno. V případě, že je předchozí výběrové řízení zrušeno, zvolí příjemce nové plánované výběrové/zadávací řízení. Tlačítko Smazat záznam slouží k opravě údajů v nově založených výběrových/zadávacích řízeních (dále jen VŘ ). Pokud uživatel zaškrtne CHECK BOX Je VŘ evidováno v ISVZ?, potom musí vyplnit v poli Číslo ISVZ osmimístné číslo ISVZ Pole Vyplňované údaje k obsahují následující výběr: o Výběrové řízení o Rámcová smlouva o Minitendr o Soutěž o návrh o Koncesní řízení o Koncesní dialog Výběrové řízení = (dále jen VŘ ) stanovený postup zadavatele, jehož účelem je zadání zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení výběrového řízení Rámcová smlouva = písemná smlouva mezi zadavatelem (příjemcem) a jedním či více uchazeči na dobu určitou, která upravuje podmínky týkajících se jednotlivých výběrových řízení na pořízení opakujících se dodávek, služeb, či stavebních prací s obdobným plněním ( 11 zákona 137/2006 Sb.) Minitendr = jednotlivá výběrová řízení případně objednávky spadající pod konkrétní rámcovou smlouvu Soutěž o návrh = postup zadavatele směřující k získání návrhu projektu či plánu ( 103) Pokud není vyplněno povinné pole Specifikace druhu zadavatele, je nutno toto pole v rámci MZ/MH vyplnit. Uživatel má možnost záznamu do pole Popis. Uživatel má možnosti upravit data trvání VŘ - Předpokládané/skutečné datum zahájení VŘ, Předpokládané/skutečné datum ukončení VŘ - a částku VŘ - Předpokládaná hodnota bez DPH v případě plánovaných, zahájených nebo zrušených VŘ a Nasmlouvaná cena v Kč bez DPH v případě ukončených nebo nenaplněných VŘ. Uživatel také vyplní pole Datum podpisu smlouvy o dílo. U VŘ ukončených a nenaplněných je možné zakliknout checkbox Byl podepsán dodatek s dodavatelem?, v případě že byl podepsán dodatek u těchto VŘ. 9

10 10

11 6 Detaily VŘ Uživatel na této záložce přiřadí Dodavatele VŘ k ukončeným nebo nenaplněným VŘ. Zároveň vyplní u všech VŘ pole Nasmlouvaná cena za dodavatele v Kč bez DPH. Dodavatelem pro výběrové řízení se rozumí vybraný uchazeč, nikoli zprostředkovatel, který výběrové řízení pro příjemce fakticky realizuje (externě). V případě, že byl podepsán dodatek k VŘ (k ukončeným nebo nenaplněným VŘ), uvede žadatel na této záložce Datum podpisu dodatku, Skutečnou cenu VŘ po podpisu dodatku v Kč bez DPH a Popis změn řešených dodatkem. 7 Rovné příležitosti Uživatel na této záložce aktualizuje údaje o Rovných příležitostech, zaznamená zde změny, které proběhly v uplynulém monitorovaném období, za které je Monitorovací zpráva/hlášení podáváno. Na záložce jsou automaticky načteny všechny vybrané položky Rovných příležitostí z IS Monit7+, které si uživatel vybral v Žádosti o dotaci. Je možné aktualizovat pole Uskutečněná opatření pro zajištění vlivu na rovné příležitosti v období sledovaném v této MZ. 11

12 8 Publicita Uživatel na této záložce aktualizuje údaje o Publicitě. Zaznamená zde změny, které proběhly v uplynulém monitorovaném období, za které je Monitorovací zpráva/hlášení podáváno. Na záložce jsou automaticky načteny všechny vybrané položky Publicity z IS Monit7+, které si uživatel vybral v Žádosti o dotaci. Je možné aktualizovat pole Uskutečněná opatření v období sledovaném v této MZ. 12

13 9 Environmentální kritéria Uživatel na této záložce aktualizuje údaje o Environmentálních kritériích (Udržitelném rozvoji), zaznamená zde změny, které proběhly v uplynulém monitorovaném období, za které je Monitorovací zpráva/hlášení podáváno. Na záložce jsou automaticky načteny všechny vybrané položky Enviromentálních kritérií z IS Monit7+, které si uživatel vybral v Žádosti o dotaci. Uživatel opět nemá možnost přidávat či odebírat položky, může pouze aktualizovat pole Popis plnění kritéria v období sledovaném v této monitorovací zprávě a u každého kvantifikovatelného kritéria aktualizovat pole Dosažená hodnota ve sledovaném období této MZ (kumulativní hodnota od začátku projektu). 13

14 14

15 10 Etapy Na záložce Etapy se uživateli zobrazují etapy projektu a jejich podrobnosti. 11 Rozpočet etap Na záložce Rozpočet etap se uživateli zobrazí poslední aktuální rozpočet jednotlivých etap projektu tak, jak jsou uloženy v IS MONIT7+ (IS ŘO). Pro jeho zobrazení je ale nutné načíst data na záložce Monitorovací zpráva, tlačítkem Načíst rozpočet projektu z MONIT7+ a následně uložit. Pokud dojde ke změnám v rozpočtu etap, řídí se příjemce/uživatel postupy popsanými v Metodice změn projektů (příloha č.11 Příručky pro příjemce). 15

16 Uživatel má možnost v případě zpracování Monitorovací zprávy upravit položky rozpočtu etap (v případě, že dojde ke snížení předpokládané finanční výše etapy) ve sloupci Realizovaný výdaj a přidat nové podpoložky (tam, kde je tato možnost umožněna, je označen řádek zeleným zaškrtávátkem). Rozpočet etapy, za kterou již byla schválena monitorovací zpráva/hlášení je nepřístupný k editaci. Pro snadnější práci s rozpočtem se uživatel může přepnout do přímého editačního zobrazení rozpočtu pomocí tlačítka Editovat vše na spodní modré liště rozpočtu. Po kliknutí na uvedené tlačítko může uživatel editovat všechny položky rozpočtu najednou přímo v rozpočtu. Po úpravě rozpočtu je nutné rozpočet uložit pomocí tlačítka Potvrdit editaci (zelená fajfka) na spodní modré liště rozpočtu. Uživatel může měnit i výdaje budoucích etap. V případě, že žadatel chce oznámit změnu v rozpočtu budoucí etapy, vybere příslušnou etapu/etapy na záložce Rozpočet etap. Ve sloupci Realizovaný výdaj jsou předvyplněny částky dle sloupce Plánovaný výdaj. Uživatel může tyto částky ve sloupci Realizovaný výdaj upravit i pro budoucí etapy. Pokud změnu ohlásil již dříve, tak se tato změna projeví ve sloupcích Plánovaný a Realizovaný výdaj. Uživatel nemůže navýšit celkové způsobilé výdaje projektu - mohou se pouze rovnat nebo být ponížené!! Do sloupce rozpočtu Realizovaný výdaj se uvádí kumulativní údaje za danou etapu (tj. všechny doposud realizované výdaje od data zahájení etapy). Příjemce u MH nesmí měnit rozpočet následujících etap. 16

17 12 Rozpočet projektu Na záložce Rozpočet projektu se uživateli zobrazí poslední aktuální rozpočet celého projektu. Rozpočet projektu je součtem rozpočtu všech etap. 13 Přehled financování projektu Na záložce Přehled financování projektu uživatel provede Rozpad financování tlačítkem Rozpad financí. Po provedení rozpadu budou načteny do položek aktuální částky z rozpočtu projektu. Rozpad proběhne automaticky dle stanovených procentních poměrů financování. Pro Monitorovací hlášení není tato záložka relevantní rozpad neprovádějte. 17

18 14 Přehled financování etapy Na záložce Přehled financování etapy se po rozpadu financování na předchozí záložce Přehled financování projektu uživateli zobrazuje Přehled financování jednotlivých etap projektu. Pro Monitorovací hlášení není tato záložka relevantní. 18

19 15 Finanční plán Na základě změny rozpočtu etapy se automaticky zaktualizuje Částka dotace a pole Z toho neinvestiční dle rozpočtu ve sloupci Realizovaný výdaj. Tlačítko Aktualizovat finanční plán se využívá pro aktualizaci částky dotace podle rozpočtu etapy ze sloupce Plánovaný výdaj (tj. původní rozpočet načtený z IS MONIT7+). Pole Datum předpokládaného předložení žádosti o platbu není editovatelné pro aktuálně zpracovávanou etapu. Datum se musí rovnat či být vyšší než Datum ukončení etapy (u víceetapových projektů) a rovnat se či být nižší než datum ukončení projektu (u jednoetapových projektů). Celková částka finančního plánu (tj. součet požadovaných dotací, pokud existují už skutečnosti, načítají se skutečnosti) se musí rovnat či být nižší než částka v poli Dotace z rozpočtu RR na záložce Přehled financování projektu. Uživatel může upravovat pouze ty položky Finančního plánu, ke kterým ještě nebyly schváleny monitorovací zprávy. Pro Monitorovací hlášení není tato záložka relevantní data nepřepisujte. V okně Finančního plánu je zobrazen znak Suma, kterým je možné zobrazit součty ve všech sloupcích, ve kterých jsou částky. Stejná funkčnost je i na záložkách Přehled financování. 19

20 16 Prioritní témata Záložka Prioritní téma zobrazuje seznam všech přiřazených prioritních témat k projektu. Uživatel nemá možnost přidávat či odebírat položky, může pouze aktualizovat pole Stav ke sledovanému období. Pokud se změní rozpočet je nutné, aby se Stav ke sledovanému období rovnal částce v poli Dotace projektu Z toho EU (záložka Přehled financování projektu). Pokud je zadané pouze jedno prioritní téma, zmáčknutím tlačítka Doplnit částku EU se částka Dotace EU doplní, pokud je zadaných více prioritních témat, částku nelze doplnit automaticky, je nutné částku ke každému prioritnímu tématu zadat ručně. Pro Monitorovací hlášení není tato záložka relevantní data nepřepisujte. 20

21 17 Přílohy Monitorovací Zprávy/Hlášení Tato záložka obsahuje seznam příloh daného projektu. Žadatel nejprve klikne na předem definovanou Přílohu projektu v modrém poli Název, název konkrétní přílohy se mu zobrazí ve žlutém poli Název přílohy. V případě, že se jedná o relevantní přílohu, doplní povinný údaj Počet listů, Počet vyhotovení a zatrhne pole Doložena. Do pole Popis může žadatel vypsat doplňující informace a prostřednictvím pole Příloha, doložit přílohu v elektronické podobě a stiskne tlačítko Uložit. POZOR! Velikost příloh je omezena následovně: 4MB na jednu přílohu a 20MB za celou žádost. Doporučuje se předkládat přílohy větších objemů na CD nosiči. V případě, že se jedná o přílohu nerelevantní, zatrhne pole Nerelevantní a stiskne tlačítko Uložit. Pokud chce žadatel přidat vlastní přílohu, stiskne tlačítko Nový záznam a vyplní všechna relevantní pole. 21

22 18 Čestná prohlášení Na této záložce uživatel potvrdí čestná prohlášení a souhlas s nimi. 19 Finalizace monitorovací zprávy Pokud jsou všechny údaje vyplněny, uživatel provede kontrolu správnosti dat stiskem tlačítka Kontrola v levém sloupci. Pokud je kontrola v pořádku, stiskem tlačítka Finalizace MZ/MH se uzamkne. Upozornění: Finalizace monitorovací zprávy musí být proběhnout po ukončení sledovaného období. (Datum finalizace monitorovací zprávy musí být pozdější než Datum ukončení sledovaného období.) 22

23 Pokud žadatel vyplňuje Monitorovací zprávu, zobrazí se upozornění, kdy je uživatel upozorněn na to, že musí současně vyplnit a finalizovat žádost o platbu. Nakonec uživatel MZ/MH vytiskne tlačítkem Tisk a odevzdá ji podepsanou na příslušné územní pracoviště ŘO ROP SZ. POZOR!!! Na MZ/MH nelze provést stornování finalizace. Pokud pracovníci ŘO zjistí chybu v MZ nebo ŽoP bude do vráceno obojí najednou. Finalizací MZ/MH spustí uživatel transport do IS ŘO ROP SZ. Jakmile je MZ přenesena do IS M7+, změní se její stav v Benefitu z Finalizovaného na Předaný a sloupec Stav dle MONIT7+ zobrazí stav Zaregistrováno. Monitorovací zpráva může být ze strany ŘO zamítnuta (pokud obsahuje chybná data) a vrácena k dopracování. Uživatel bude o vrácení informován a u vrácené MZ v Benefitu7 se změní údaj ve sloupci Stav dle MONIT7+ na Vrácena k dopracování a stav na Vrácený. U MZ ve stavu Vrácena k dopracování se zaktivní tlačítko Storno finalizace. Jeho stisknutím se MZ odemkne k opětovné editaci a uživatel může provést potřebné opravy. Následnou finalizací uživatel MZ opět zamkne a automaticky odešle do IS ŘO ROP SZ. Po finalizaci MZ je nutné provést také storno finalizace ŽoP a tuto následně finalizovat! 23

24 Schéma postupu při stornu finalizace Chyba v Monitorovací zprávě (MZ): Storno finalizace MZ Oprava MZ Finalizace MZ Storno finalizace ŽoP Finalizace ŽoP přenos ŽoP i MZ do IS MONIT7+. Chyba v Žádosti o platbu (ŽoP): Storno finalizace ŽoP oprava ŽoP Finalizace ŽoP přenos ŽoP i monitorovací zprávy do IS MONIT7+. Vyplnění a podání Žádosti o platbu Žádost o platbu se vytváří tak, že uživatel nejprve klikne na záložce Konto žádostí na vybraný projekt a poté v Navigaci v levé části vybere pole Žádost o platbu. Žádost o platbu je možné podávat tehdy, pokud se projekt nachází ve stavu Projekt v realizaci. Žádost o platbu příjemce vyplňuje až po kompletním vyplnění monitorovací zprávy a její finalizaci a za předpokladů popsaných v kapitole Vyplnění a podání Monitorovací zpráv a hlášení. Po otevření formuláře Žádost o platbu, uživatel založí tlačítkem Založit novou žádost o platbu první Žádost o platbu. Novou ŽoP je možné zakládat až po schválení předchozí ŽoP ŘO a provedení požadovaných změn v projektu také v IS ŘO. Po založení nového záznamu se vygeneruje číslo žádosti o platbu a automaticky se vytvoří stav záznamu Založený. Po rozkliknutí záznamu se v levém sloupci se otevřou všechny záložky relevantní pro tvorbu Žádosti o platbu (podobně jako při tvorbě žádosti o dotaci). 24

25 Žádost o platbu základní údaje o Žádosti o platbu Financování žádosti o platbu finanční částky v Žádosti o platbu Přílohy žádosti o platbu seznam příloh dodávaných při žádosti o platbu Čestná prohlášení platby seznam čestných prohlášení k žádosti o platbu Přístup k žádosti možnost nasdílení žádosti o platbu jinému uživateli Smazat pomocí tlačítka se smaže celá rozpracovaná ŽoP Kontrola kontrola správného zadání všech povinných údajů v žádosti a následné upozornění na případné nedostatky Finalizace slouží k finálnímu uzavření žádosti o platbu a zároveň k automatickému přenosu do informačního systému ŘO Zpráva příjemce uvidí zprávu, pokud ŘO odešle z IS M7+ informaci, která se vztahuje k uvedenému projektu Tisk finalizovaná žádost se zobrazí v sestavě pro tisk v programu Adobe Acrobat reader. Žadatel žádost vytiskne a podepsanou předá ŘO. 1 Žádost o platbu Po založení nového záznamu se vytvoří prázdný řádek žádosti o platbu. Příjemce dotace (dále jen uživatel ) klikne na tlačítko Načíst data z MONIT7+ a dojde k načtení základních informací o projektu a žádosti o platbu. Do horní tabulky se doplní údaje do polí Název projektu, Číslo projektu, Číslo smlouvy a Název příjemce. POZOR!!! V poli Číslo monitorovací zprávy/hlášení se vybírá finálně uložená monitorovací zpráva 25

26 navázaná na žádost o platbu. Bez monitorovací zprávy nelze finalizovat žádost o platbu. Finálně uložená a navázaná může být vždy jen jedna monitorovací zpráva. Po načtení monitorovací zprávy se automaticky doplní pole Pořadové číslo hlášení a Stav. V okně Informace o žádosti o platbu se načtením dat z IS MONIT7+ doplní automaticky pole Číslo žádosti o platbu (ve tvaru XXX (= číslo žádosti o platbu)/yyyyy (= poslední pětičíslí projektu) - např. 1/00058, 8/00153 atd.) a Stav (Založený). Uživatel vyplní pole Typ žádosti pole je omezeno dle výzvy a oblasti podpory na Ex-post (pouze u projektů Technické pomoci se nabídne typ ex-ante). Zaškrtávací tlačítko Závěrečná žádost se zaškrtne automaticky v případě, že se jedná o poslední žádost o platbu, resp. o jedinou žádost o platbu k danému projektu. Pole Datum finalizace žádosti o platbu a Stav dle MONIT7+ se doplní automaticky až po finalizaci žádosti. V poli Výběr účtu příjemce vybere uživatel účet zřízený pro daný projekt a zároveň uvedený ve Smlouvě o poskytnutí dotace, na který je vyplácena dotace. V případě, že příjemcem dotace je organizace zřízená krajem či obcí, vybere uživatel účet na záložce Výběr účtu zřizovatele příjemce. Pole Kód transakce, Kód žádosti o platbu a Pořadí finančního plánu, Konstantní a Specifický symbol se vyplní automaticky. Pole Variabilní symbol se generuje automaticky ve formátu: číslo žádosti o platbu + poslední pětičíslí registračního čísla projektu (např ). Na záložce Financování Žádosti o platbu v části Předpokládané výdaje klikne uživatel na tlačítko Načíst částky z MZ. Částky se načítají pouze z finalizované monitorovací zprávy. Částky zkontroluje, zda odpovídají datům z monitorovací zprávy. Pokud příjemce zjistí, že částky nesouhlasí nebo nebyly načteny, zadá je ručně popř. je opraví tak, aby byly v souladu s daty z monitorovací zprávy. Po uložení dat se automaticky naplní součtové položky Celkové způsobilé výdaje, součtem částek Celkové způsobilé výdaje investiční a Celkové způsobilé výdaje neinvestiční a Požadovaná částka dotace celkem, součtem částek Požadovaná částka dotace investiční a Požadovaná částka dotace 26

27 neinvestiční. 2 Přílohy žádosti o platbu V záložce Přílohy žádosti o platbu uživatel doplní všechny potřebné přílohy dodávané společně se žádostí o platbu. 27

28 Povinné přílohy pro žádost o platbu jsou definovány v platné Příručce pro příjemce. Žadatel vyplní povinné pole Název přílohy a nepovinná pole Počet listů, Počet vyhotovení, zaškrtávátka Doložena či Nerelevantní, Datum schválení, Popis a v poli Příloha může danou přílohu elektronicky přiložit. 3 Čestná prohlášení platby Na této záložce žadatel nic nevyplňuje. Čestná prohlášení jsou součástí MZ/MH. 4 Finalizace a odevzdání žádosti Jestliže jsou všechny údaje vyplněny, žadatel tlačítkem Kontrola v levém sloupci, provede kontrolu správnosti všech údajů. Pro lepší kontrolu doporučujeme Žádost o platbu vytisknout ještě před finalizací. 28

29 Jestliže kontrola proběhla v pořádku, stiskem tlačítka Finalizace se žádost uzamkne. Tím se automaticky spustí přenos žádosti o platbu do informačního systému ŘO. Žadatel nakonec vytiskne Žádost o platbu (tlačítkem Tisk) a odevzdá podepsanou na Řídící orgán ROP SZ. POZOR!! U žádosti o platbu nelze provést storno finalizace. Ve sloupku Stav dle MONIT7+ je možné sledovat zpracování žádosti o platbu v IS ŘO. Založení druhé žádosti o platbu se provádí stejným způsobem. Zamítnutí ŽoP a vrácení k dopracování Příjemce finalizací spustí import ŽoP do IS ŘO. Jakmile je ŽoP nahrána, změní se Stav ŽoP z Finalizovaný na Předaný a Sloupek Stav dle IS MONIT7 zobrazí stav Zaregistrována. V případě, že ŽoP je ze strany řídícího orgánu zamítnuta a data v ní budou shledána jako chybná, bude daná ŽoP vrácena k dopracování. O této skutečnosti bude příjemce informován a zároveň se u takové ŽoP v BENEFITU7u změní údaj v poli Stav dle MONIT7 na Vrácena k dopracování a Stav na Vrácený. U ŽoP ve stavu Vrácena k dopracování dojde k zaktivnění tlačítka Storno finalizace. Stisknutím se odemkne ŽoP k opětovné editaci a příjemce provede potřebné opravy. 29

30 Následnou finalizací opět příjemce ŽoP uzamkne a dojde k automatickému importu zpět do informačního systému ŘO. Žadatel nakonec vytiskne opravenou Žádost o platbu (tlačítkem Tisk) a odevzdá podepsanou na ŘO. 5 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Struktura vyplňování Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu (dále zpráva o udržitelnosti ) v Benefitu odpovídá vyplňování klasické Monitorovací zprávy. Příjemce může v Benefitu založit zprávu o udržitelnosti projektu pokud byla schválena řídícím orgánemzávěrečná monitorovací zpráva popř. předchozí zpráva o udržitelnosti. (Zobrazený stav předchozí zprávy je označen stavem v sloupci Stav dle Moniti7+ jako Schváleno ŘO.) Nejdříve přes záložku Konto žádostí příjemce vybere příslušný projekt, u kterého chce podávat zprávu o udržitelnosti a po kliknutí na uvedený projekt vybere v Navigaci v levé části obrazovky záložku Monitorovací zpráva. Na záložce Monitorovací zpráva je potřebné: Tlačítkem Založit novou MZ vytvořit řádek pro novou zprávu o udržitelnosti. Kliknutím na tento záznam Monitorovací zprávy se příjemce dostane na záložku Monitorovací zpráva/hlášení a dojde k zaktivnění tlačítka Načíst data z MONIT7+. Po stisknutí tlačítka příjemce načte data z IS MONIT7+. Vše je třeba uložit. V levém sloupku jsou zobrazeny záložky pro tvorbu MZ, ale jen některé z nich jsou pro MZ o udržitelnosti relevantní. Relevantní záložky pro tvorbu MZ o udržitelnosti jsou tyto: Monitorovací zpráva/hlášení, Realizace a změny projektu, Indikátory projektu, Rovné příležitosti, Environmentální kritéria, Přílohy, Čestná prohlášení. Přesto, že jsou ostatní nerelevantní záložky aktivní, jejich obsah je needitovatelný. 30

31 Na záložce Monitorovací zpráva/hlášení příjemce doplní pole Předpokládané datum předložení ŘO/ZS. Pole Stav dle MONIT7+ a Datum finalizace se doplní automaticky ve chvíli finalizace MZ/HoP (v případě vrácené MZ bude zobrazen aktuální stav z IS MONIT7+). V poli Nutno vytvořit ŽoP je zobrazena podmínka, zda-li je nutné k dané Monitorovací zprávě vytvořit i Žádost o platbu. Toto pole bude v případě vyplňování MZ o udržitelnosti vždy prázdné. Dále se uživatel vyjádří k zaškrtávátkům Rovné příležitosti a Environmentální kritéria. Pokud není příslušné zaškrtávátko zatrženo, na konkrétní záložce není umožněna editace záznamů. K zaškrtávátku Publicita se příjemce v MZ o udržitelnosti nevyjadřuje. V okně Důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení jsou zobrazeny příčiny vrácení/zamítnutí či podmínečného schválení od administrátora projektu. Harmonogram MZ/HoP. Na záložce Harmonogram MZ se příjemci zobrazí Monitorovacích zpráv na celý projekt. Tlačítkem Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ je možné provést aktualizaci. harmonogram Realizace a změny projektu Na této záložce uvádí uživatel: a) Průběh realizace projektu - zde příjemce uvede popis dosud provedených prací na projektu za monitorovací období b) Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období v místě realizace projektu (všechny fyzické kontroly, které byly provedeny na projektu). Příjemce uvede následující informace: Název subjektu, který provedl kontrolu, datum kontroly, závěry kontroly, informace zda byla uložena nápravná opatření a zda byla splněna. V dolní části uvede příjemce popis změny v projektu schválené ŘO. Zároveň uživatel uvádí Datum 31

32 oznámení změn na ŘO. Tímto datem je myšlen den, kdy byla ŘO oznámena změna v projektu. Indikátory Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených indikátorů projektu, které pro daný projekt vybral v žádosti o dotaci. Příjemce nemá možnost indikátor doplňovat či odebírat, seznam indikátorů zůstává stejný. V horní části okna se příjemci zobrazí seznam všech MZ/HoP. Výběrem dané položky se mu zobrazí změna hodnot u indikátorů projektu. Příjemce vybere MZ o udržitelnosti (ve stavu založený), kterou podává a u které dochází ke změně hodnoty indikátoru. Do pole Dosažená hodnota doplní celkovou dosaženou hodnotu indikátoru k datu podávání monitorovací zprávy a uloží tlačítkem Uložit. Pokud byl indikátor částečně naplněn v předchozích zprávách, do pole Dosažená hodnota se automaticky doplní dosavadní dosažená hodnota. V případě, že nedochází ke změně hodnoty indikátoru, příjemce obsah tohoto pole nemění. POZOR!!! Hodnota v poli Dosažená hodnota musí obsahovat i hodnotu výchozí. Pokud příjemce zadal na Projektové žádosti Výchozí hodnotu odlišnou od nuly (např. 4) a projektem vytvořil 6 jednotek, do pole Dosažená hodnota uvede hodnotu 10. Dosažená hodnota = Výchozí hodnota + Hodnota vytvořená projektem Pokud příjemce projektem vytvořil tolik jednotek, ke kterým se zavázal v Projektové žádosti, bude výše Dosažené hodnoty rovna Plánované hodnotě (z Projektové žádosti). Pokud příjemce vytvořil více jednotek, než ke kterým se zavázal, bude Dosažená hodnota vyšší než Plánovaná hodnota. Pokud příjemce vyplní do pole Dosažená hodnota data, dojde ke zpovinění pole Datum dosažené hodnoty, které se automaticky předvyplní datem Sledovaného období do dané monitorovací zprávy. V případě, že skutečné datum dosažené hodnoty indikátoru je odlišné od nevyplněného data, příjemce toto datum opraví a doplní skutečné datum dosažené hodnoty indikátoru. Rovné příležitosti Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených položek týkajících se rovných příležitostí, nebude mít možnost přidávat či odebírat. Příjemce může aktualizovat pole Stav aktuální a to tehdy, pokud je na záložce Monitorovací zpráva/hlášení zaškrtnuto pole: Došlo ve sledovaném období ke změně Rovných příležitostí? Environmentální kritéria Příjemci se zobrazí seznam všech přiřazených položek environmentálních kritérií odděleně kvantifikovatelná a nekvantifikovatelná. Nebude možné přidávat a odebírat položky. Příjemce bude moci aktualizovat pole Aktuální stav. U každého kvantifikovatelného kritéria bude možné aktualizovat navíc pole Dosažená hodnota. Přílohy Tato záložka obsahuje seznam příloh dané MZ o udržitelnosti. Příjemce může ručně doplnit vlastní 32

33 přílohy. Příjemce vyplní všechny přílohy, které jsou pro danou MZ potřeba. V poli Název přílohy je zobrazen název přílohy z tabulky. Pole Požadovaná příloha je vyplněna automaticky v případě přednastavených příloh, jinak toto pole nelze editovat. Pole Číslo přílohy (číslo přílohy v rámci projektu) nevyplňuje, je automaticky načteno. Příjemce u každé požadované přílohy vyplní pole Počet listů (počet listů přílohy v tištěné formě - v případě, že se k jedné příloze vztahuje více dokumentů, uveďte počet listů jako součet všech těchto dokumentů) a Počet vyhotovení (počet kopií jedné přílohy). Dále příjemce zaškrtne pole Doložena (informace, zda je příloha doložena fyzicky nebo v elektronické podobě k MZ), Nerelevantní (pokud příloha není důležitá a rozhodující) a Datum schválení (u dokumentů, které podléhají schvalovacímu řízení). Pole Přílohu zadal (jméno autora, který přílohu zadal) se vyplní automaticky. V poli Popis příjemce stručně popíše přiložený dokument. V případě, že příjemce dokládá přílohy v elektronické podobě, v poli Příloha klikne na tlačítko Procházet, kde se zobrazí adresáře a soubory v počítači a zde si vybere přikládanou přílohu. Všechny přílohy, které jsou v elektronické podobě dostupné, je nutné k MZ připojit. Po vyplnění všech polí příjemce klikne na tlačítko Uložit a tím se u vybraného Názvu přílohy zobrazí symbol potvrzující doložení přílohy. Poté klikne na Nový záznam (v případě doložení další přílohy) a postupuje dle výše popsaného postupu. Příjemce má povinnost dodat všechny povinné přílohy a současně může dodat i přílohy nepovinné dle charakteru a potřeb monitorovací zprávy. Čestná prohlášení Podmínkou podání Monitorovací zprávy o udržitelnosti je souhlas a posléze podpis všech Čestných prohlášení. Jednotlivá čestná prohlášení jsou automaticky načtena. Všechna čestná prohlášení je nutné vyplnit, tzn. pro zadání a vyplnění prvního čestného prohlášení příjemce zaškrtne pole Souhlasím s čestným prohlášením (pod nímž se nachází text čestného prohlášení v plném znění) a klikne na tlačítko Uložit. Poté klikne na další čestné prohlášení v nabídce a pokračuje stejným způsobem. Finalizace Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu se provádí stejně jako u klasické monitorovací zprávy dle postupu v kapitole 19. této příručky 33

34