SŽDC M20/MP001 METODICKÝ POKYN PRO ŘÍZENÍ DOKUMENTACE ŘÍDÍCÍCH TECHNICKÝCH AKTŮ SŽDC M20

Transkript

1 METODICKÝ POKYN PRO ŘÍZENÍ DOKUMENTACE ŘÍDÍCÍCH TECHNICKÝCH AKTŮ SŽDC M20 Změna č. 0 Účinnost od 21. července 2015 č.j.: S27771/2015-SŽDC-O13 Počet listů: 10 Počet příloh: 0 Počet listů příloh: 0 Úroveň přístupu: C Dotýká se oblastí: h Strana 1 ( z celkem 10 )

2 Obsah: 1 ÚČEL A ROZSAH PLATNOSTI ÚČEL ROZSAH PLATNOSTI ROZSAH ZNALOSTÍ PŘEHLED POJMŮ A ZKRATEK..3 2 ODPOVĚDNOSTI VLASTNÍK PROCESU ODPOVĚDNOSTI POSTUP VSTUPY A VÝSTUPY PROCESU VAZBY NA JINÉ PROCESY ZDROJE PROCESU IDENTIFIKACE PROCESU PRO ŘÍDÍCÍ TECHNICKÉ AKTY SŽDC M PRO OZNAČENÍ EXTERNÍCH DOKUMENTŮ MONITORING PROCESU PRŮBĚH PROCESU POSTUPY PRO ZJIŠŤOVÁNÍ AKTUÁLNÍHO STAVU EXTERNÍ DOKUMENTACE SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE PŘÍLOHY...10 ZÁZNAM O ZMĚNÁCH...10 Strana 2 ( z celkem 10 ) Změna č.0

3 1 ÚČEL A ROZSAH PLATNOSTI 1.1 ÚČEL Metodický pokyn pro Řízení dokumentace (dále jen tento pokyn ) vydává na základě zmocnění předpisem SŽDC M20 pro zeměměřictví (dále jen předpis M20 ) Hlavní geodet SŽDC za účelem sjednocení postupů a činností při tvorbě, schvalování, rušení a správě Řídících technických aktů SŽDC M20. Tento pokyn upravuje oblast tvorby, schvalování, rušení a správy Řídících technických aktů SŽDC M20. Tento pokyn popisuje: a) schvalování z hlediska jejich přiměřenosti před jejich vydáním, b) přezkoumávání, popřípadě jejich aktualizací či pro jejich opakované schvalování, c) zajištění identifikace změn a aktuálního stavu revize, d) zajištění dostupnosti příslušných verzí aplikovatelných v místech používání, e) zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti, f) zajištění identifikace externího původu a řízení jejich distribuce, g) zabránění neúmyslnému používání zastaralých a identifikace těchto. 1.2 ROZSAH PLATNOSTI Tento pokyn je platný pro tvorbu, schvalování a správu Řídících technických aktů SŽDC M ROZSAH ZNALOSTÍ Funkce Hlavní geodet SŽDC Člen odborného poradního orgánu Zpracovatel technického řídícího aktu SŽDC M20, správce řízeného dokumentu Uživatelé technického řídícího aktu SŽDC M20 Znalost úplná úplná úplná informativní 1.4 PŘEHLED ZKRATEK A POJMŮ Zkratka SŽDC HG SŽDC ASPI edap Popis Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Hlavní geodet SŽDC Databáze právního informačního systému ze Sbírky zákonů ČR Elektronická knihovna a předpisů poskytující informace o vnitřních předpisech SŽDC Strana 3 ( z celkem 10 ) Změna č.0

4 Dokumentace Je souhrn všech nesených informací a to jak v papírové, tak v jiné podobě (elektronická data, ) Dokument Je návod pro jednotlivé činnosti v rámci jednotlivých procesů. Interní dokument Jedná se o všechny dokumenty vzniklé podle předpisu SŽDC M20 jako Řídící technický akt. Externí dokument Jedná se o jakýkoliv dokument, který není interním dokumentem dle tohoto pokynu. Řízený dokument Je každý pro systém řízení rozhodující dokument, který podléhá určeným pravidlům vytváření, provádění změn, jeho šíření a uchovávání. Neřízený dokument Dokument, který není z hlediska systému řízení rozhodující, a tedy je vyňat z řízení. Nosič dokumentace Dokumenty a záznamy mohou být vytvářeny, šířeny a ukládány na různých typech nosičů. Především na papírových a elektronických nosičích, pro něž musí být splněny požadavky řízení dokumentace. Správce dokumentu Osoba odpovědná za nakládání s originálem dokumentu a záznamu v souladu s určenými pravidly řízení dokumentace. Originál dokumentu / záznamu Jedinečný výtisk řízeného dokumentu, s kterým je nakládáno v souladu s pravidly řízení dokumentace. Tento výtisk je autorizován a je uložen dle daných pravidel, např. u správce dokumentu. Platným originálem dokumentu je zde chápána i elektronická kopie řízeného dokumentu. Řízená kopie dokumentu / záznamu Výtisk řízeného dokumentu, s kterým je nakládáno v souladu s pravidly řízení dokumentace. Tato kopie originálu je viditelně označena textem Řízená kopie č. a číslem kopie a je uložen dle daných pravidel, např. u správce dokumentu. Řízená kopie je evidována a aktualizována na základě aktualizací originálu dokumentu. V případě zneplatnění originálu dokumentu nebo potřeby zrušení řízené kopie je tato kopie zničena nebo zneplatněna (je přeškrtnut text Řízená kopie č. a viditelně doplněna textem NEPLATNÉ nebo textem Neřízená kopie ), a tento výtisk je vyřazen z evidence dokumentace. Strana 4 ( z celkem 10 ) Změna č.0

5 Seznam Je seznam aktuálně platných souvisejících s předpisem SŽDC M20. Jedná se o seznam zákonů, vládních a regionálních vyhlášek, řídících SŽDC a definujících požadavky zákazníků. Dále se jedná se o seznam všech interních řídících SŽDC. Tento seznam obsahuje název dokumentu, jeho platnost, kdo jej vydal, kdo je správcem dokumentu a kde je dokument přístupný a jak se uchovává. 2 ODPOVĚDNOSTI 2.1 VLASTNÍK PROCESU Vlastníkem procesu ve smyslu požadavků normy ISO 9001 je HG SŽDC. 2.2 ODPOVĚDNOSTI Odpovědnosti k rozhodujícím činnostem v rámci tohoto procesu jsou popsány v čl.3.6 tohoto pokynu - průběh procesu. Odpovědnosti k dílčím činnostem jsou stanoveny v navazující dokumentaci. Správcem tohoto dokumentu je HG SŽDC. 3 POSTUP 3.1 VSTUPY A VÝSTUPY PROCESU Vstupní informace Požadavky na dokumentaci dle tohoto pokynu Požadavky na obsah dokumentace či změnu Interní požadavky na dokumentaci Výstupní informace Řídící technický akt M20 Řízený externí dokument 3.2 VAZBY NA JINÉ PROCESY Tento proces je řídící proces upravující řízení vzniklých podle předpisu SŽDC M20 jako Řídící technické akty SŽDC M ZDROJE PROCESU Personální Informační Finanční Materiální HG SŽDC, odborné poradní orgány, externí zhotovitelé Neobsazeno Neobsazeno HW, SW, kancelářské potřeby Strana 5 ( z celkem 10 ) Změna č.0

6 3.4 IDENTIFIKACE PROCESU Identifikační znaky používané v rámci tohoto procesu nejsou definované. Dokumenty tohoto procesu nesou identifikaci : Datum účinnosti dokumentu :...datum od kdy je platný daný dokument Změna :... pořadové číslo změny dokumentu Správce dokumentu :...jméno PRO ŘÍDÍCÍ TECHNICKÉ AKTY M20 SŽDC M20 / MPXXX NÁZEV ŘÍDÍCÍHO TECHNICKÉHO AKTU SŽDC M20 kde XXX je pořadové číslo řídícího technického aktu SŽDC M20 Změna č. x x je číslo změny Účinnost od dd. m. rrrr, dd.den vyjádřený číslem, m.měsíc vyjádřený slovně, rrrr.rok vyjádřený čtyřmístným číslem č.j.: zzzz zzzz číslo jednací z podacího deníku SŽDC Počet listů : XX Počet příloh: X Počet listů příloh: X Úroveň přístupu - A, B, C. - řídí se předpisem SŽDC N1 (prozatímní), čl Dotýká se oblastí: a1,a2,a3,a4,b,c,d,e,f,g,h kde kód označení znamená: Kód označení a1 a2 a3 a4 Popis dotčené oblasti dle předpisu M20, kapitola III, Zmocnění HG SŽDC součinnost SŽDC se správními úřady zeměměřictví a katastru nemovitostí v katastru nemovitostí součinnost SŽDC se správními úřady zeměměřictví a katastru nemovitostí v státním polohovém, výškovém a tíhovém bodovém poli součinnost SŽDC se správními úřady zeměměřictví a katastru nemovitostí v státním mapovém díle součinnost SŽDC se správními úřady zeměměřictví a katastru nemovitostí v databázích Strana 6 ( z celkem 10 ) Změna č.0

7 b c d e f g h technické činnosti při tvorbě a údržbě podnikového katastru nemovitostí SŽDC činnosti v železničním bodovém poli (u SŽDC jde především o vytyčovací sítě) činnosti tvorby mapových podkladů pro plánování, projektování, výstavbu a provozování dráhy kontrola všech vnějších a vnitřních činností stanovení a definice činností, které jsou zeměměřickými činnostmi na dráze tvorba a provoz systému vzdělávání a ověřování znalostí zeměměřičů činných na dráze tvorba, správa a údržba systému dokumentace výsledků činností, na něž se vztahuje tento předpis uvádí se všechny kódy označení oddělené čárkou Zpracoval: Odborný poradní orgán / ověřil: Schválil: Správce dokumentu: Funkce Jméno Datum Podpis PRO OZNAČENÍ EXTERNÍCH DOKUMENTŮ Externí dokumenty jsou zahrnuty do dokumentace Řídících technických aktů SŽDC M20 pod svým původním označením. Vedeny jsou v souladu s tímto pokynem. 3.5 MONITORING PROCESU A. KONTROLY PROCESU Tento proces je kontrolován v rámci externích auditů SŽG Praha a SŽG Olomouc, v rámci komunikace s uživateli. B. UKAZATELÉ EFEKTIVNOSTI PROCESU Není aplikováno. Strana 7 ( z celkem 10 ) Změna č.0

8 3.6 PRŮBĚH PROCESU Vlastník procesu / HG SŽDC Požadavek na vytvoření, změnu nebo zrušení Řídícího technického aktu SŽDC M20/řízeného dokumentu Zpracovatel Řídícího technického aktu SŽDC M20 / pro proces rušení Řídícího technického aktu HG SŽDC Vytvoření, změna nebo zrušení Řídícího technického aktu SŽDC M20 Připomínkové řízení Seznam Tabulka vypořádání připomínek NE HG SŽDC, odborný poradní orgán Ověření a schválen NE Zamítnutí? Seznam Správce dokumentu ANO Identifikace dokumentu ANO Seznam Aktualizace seznamu Zamítnutí Správce dokumentu Vlastník procesu Rozdělení a proškolení dokumentu Zveřejnění na internetu (mail, porada, pohovor) Uživatelé dokumentu Užívání dokumentu Seznam Seznam záznamů Zpracovatel dokumentu Revize dokumentu (periodická / vyvolaná) Správce dokumentu Archivace po ukončení platnosti / zničení neplatných Auditor Kontrola procesu Zpráva z auditu Strana 8 ( z celkem 10 ) Změna č.0

9 Požadavek na vytvoření, změnu nebo zrušení Řídícího technického aktu SŽDC M20 / řízeného dokumentu Vytvoření, změna nebo zrušení Řídícího technického aktu SŽDC M20 / dokumentu Připomínkové řízení Ověření a schválení Zamítnutí Identifikace dokumentu Aktualizace seznamu Rozdělení a proškolení dokumentu Užívání dokumentu Požadavek na vytvoření, změnu nebo zrušení Řídícího technického aktu SŽDC M20 vzniká v rámci změn řízení v organizaci za účelem zvýšení produktivity, kvality a komfortnosti práce. Impuls k vytvoření, změně nebo zrušení může být interní a nebo může být dán vnějšími poměry. Forma vytvářených vychází ze zásad uvedených v tomto pokynu. Připomínkového řízení se zúčastňují dotčené odborné poradní orgány, dotčené organizační složky SŽDC a dotčené odborné útvary SŽDC, minimálně útvary v jejichž kompetenci je řízení legislativní činnosti SŽDC. Řídí jej zpracovatel, který je odpovědný za stanovení termínu připomínkového řízení, za oslovení dotčených, za vypořádání připomínek. Pro zrušení Řídícího technického aktu je třeba souhlasu všech účastníků připomínkového řízení. Nový nebo změněný Řídící technický akt SŽDC M20 je předložen k ověření prostřednictvím HG SŽDC příslušnému odbornému poradnímu orgánu. V jejich součinnosti dojde k ověření, zda - odpovídá požadavkům tohoto pokynu, - odpovídá požadavku na jeho vytvoření nebo změnu, - je v souladu s právním řádem ČR a vnitřními předpisy. Na základě tohoto posouzení je: dokument schválen dokument zamítnut vyžádána změna dokumentu Dokument nebyl vytvořen nebo nebyl změněn, tak platí původní. Dříve než je dokument šířen, musí být jednoznačně identifikován dle tohoto pokynu. Je veden Seznam. Správci systematicky zaznamenávají aktualizace tak, aby seznamy zachycovaly vždy poslední verze. Seznámení s dokumentem v rozsahu požadovaných znalostí je prostřednictvím elektronické kopie zveřejněné na internetových stránkách SŽDC pod sekcí Řídící technické akty SŽDC M20. Informaci o aktualizaci získá uživatel tamtéž. Dokumenty jsou uživateli přístupné v elektronické formě. Vytištěním nebo zkopírováním dokumentu bez zavedení do systému se stává dokument neřízeným/neplatným a je nutné s ním i takto zacházet. Každý správce dokumentu je odpovědný za stav originálů jemu příslušných. Strana 9 ( z celkem 10 ) Změna č.0

10 Revize dokumentu periodická, vyvolaná Revize dokumentu je prováděna periodicky 1 x ročně nebo vždy při změně v rámci procesu nebo organizačních změnách. Archivace po ukončení platnosti/zničení neplatných Neplatné dokumenty jsou správcem dokumentu stáhnuty od všech evidovaných uživatelů a zničeny. Originál je viditelně označen jako neplatný (přeškrtnutí na čelní straně nebo nápis neplatný ) a je archivován. Kontrola procesu Kontrola procesu je prováděna v rámci externích auditů SŽG, přezkoumáním managementu. 3.7 POSTUPY PRO ZJIŠŤOVÁNÍ AKTUÁLNÍHO STAVU EXTERNÍ DOKUMENTACE Typ externí dokumentace Legislativa Dokumentace SŽDC Normy mezinárodní, národní a oborové normy Technická dokumentace Dokumentace k zařízení Zodpovědnost za aktuálnost externích Správce externího dokumentu Postup aktualizace změna je zapracována do procesu (je aktualizováno na serveru ASPI) změna je zapracována do procesu ( je aktualizováno na stránkách SŽDC - edap) změna je zapracována do procesu (je v papírové popř. elektronické podobě na serveru) změna je zapracována do procesu změna je zapracována do procesu 4 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Dokumenty související s tímto procesem jsou v aktuální formě uvedeny v Seznamu. 5 PŘÍLOHY ZÁZNAM O ZMĚNÁCH Číslo Účinnost od Obsah Datum Opravil Nový dokument Ing. Radomír Havlíček Strana 10 ( z celkem 10 ) Změna č.0