6. výzva IROP ZLEPŠENÍ ŘÍDICÍCH A ADMINISTRATIVNÍCH SCHOPNOSTÍ MAS. Administrace projektů ve fázi realizace

Transkript

1 6. výzva IROP ZLEPŠENÍ ŘÍDICÍCH A ADMINISTRATIVNÍCH SCHOPNOSTÍ MAS Administrace projektů ve fázi realizace Ing. Anna Kreutziger, Ing. Lucie Herzerová Ing. Jitka Jiroušková, Mgr. Ladislav Šobíšek

2 PROGRAM SEMINÁŘE Žádosti o změnu (ŽoZ) Zprávy o realizaci (ZoR) Žádosti o platbu (ŽoP) Kombinované platby Různé 2

3 ŽÁDOSTI O ZMĚNU (ŽoZ) 3

4 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) kap. 16 OP Změny iniciované žadatelem žadatel má povinnost oznámit změny, které v projektu nastanou v době mezi podáním žádosti o podporu a ukončením udržitelnosti projektu změny, které mají vliv na plnění PA a Podmínek musí být ohlášeny před vlastní realizací (příjemce je nesmí provést bez předchozího souhlasu ŘO IROP) ŽoZ, které nemají vliv na plnění PA a Podmínek, příjemce podá před podáním ŽoP projektu, ve které změny nastaly (za podmínek uvedených v bodech A-B kap. 16 OP) Změny iniciované Centrem/ŘO IROP zjištění formální chyby změny v projektu v zájmu příjemce 4

5 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) Postup popsán v kap. 16 Obecných pravidel pro žadatele a příjemce Změny v projektu a příloze č. 18 Postup zadávání změn v MS2014+ Změnové řízení může být žadatelem zahájeno: 1. před schválením právního aktu - změny žádosti o podporu 2. po schválení právního aktu s vlivem/bez vlivu na právní akt 3. v době udržitelnosti projektu - s vlivem/bez vlivu na právní akt Druh změnového řízení je určen v MS2014+ automaticky v závislosti na vybraných obrazovkách. Administrace změnového řízení závisí na závažnosti změny a časovém okamžiku zahájení změnového řízení. Rozhodným okamžikem pro posouzení je datum vydání právního aktu uvedené na právním aktu (nikoli datum změny stavu projektu v MS2014+). 5

6 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) Centrum pro regionální rozvoj/ ŘO IROP posuzuje, zda jsou požadované změny: v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce v souladu s Podmínkami Právního aktu podány před vlastní realizací požadované změny (v případě vlivu na PA) posouzení v souladu s bodem 6 Podmínek PA. V případě, kdy se jedná o pozdní oznámení změny, je příjemci udělena sankce dle platných Podmínek. nemají vliv na výsledek hodnocení žádosti o podporu (hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí, věcného hodnocení a závěrečného ověření způsobilosti) 6

7 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) V rámci změnového řízení nelze žádat o (kap OP): změnu v osobě příjemce, pokud se nejedná o: změnu právní formy příjemce dotace, kdy ostatní údaje zůstanou nezměněny; přeměnu obchodní společnosti nebo družstva podle zákona o přeměnách obchodních společností a družstev v rozsahu stanoveném v 14a zákona č. 218/2000 Sb, o rozpočtových pravidlech; změnu příjemce při slučování, splývání a rozdělování školských právnických osob ve smyslu 14d odst. 3 zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech; změnu příjemce ze zákona, kdy od určitého data dojde k jeho přejmenování či změně právní formy, změnu místa realizace projektu, nesplňuje podmínky IROP navýšení celkových způsobilých výdajů projektu o změnu, která má vliv na výsledek hodnocení pokud nové místo realizace projektu 7

8 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) Kap OP: Ve změnovém řízení nelze doplňovat nové aktivity, výdaje a indikátory, které nebyly součástí žádosti o podporu v době hodnocení. Takové změny budou zamítnuty. Kap OP, kde je mj. uvedeno: Žádá-li příjemce o přesun finančních prostředků mezi etapami, je nutné zároveň požádat o přesun odpovídajících aktivit. Dojde-li v projektu k úsporám, příjemce může požádat o jejich využití prostřednictvím ŽoZ. Úspory nelze použít na zvýšení výdajů na publicitu a na nové aktivity projektu, které nebyly v žádosti o podporu plánovány. ŽoZ na úpravu finančního plánu podané po podání ŽoP, budou zamítnuty a příjemce již nebude moci s uspořenými finančními prostředky v projektu disponovat. 8

9 Změny s vlivem na ŽoP/ZoR kap. 16 OP, bod A. a B. změny ve finančních plánech, přesun nevyčerpaných prostředků, přesun mezi INV/NIV, prodloužení etapy, sloučení etap, změny v položkovém rozpočtu nutno podat ŽoZ nejpozději s datem ukončení etapy = včas podaná změna (kap. 16 OP, bod A.) Výjimka: o přesun nevyčerpaných mzdových prostředků lze požádat do 15 pracovních dní od ukončení etapy ŽoZ se nesmí týkat žádných jiných změn, pouze přesunu mzdových prostředků; ve spojení s jinou změnou půjde o pozdní podání ŽoZ (kap. 16 OP, bod B.) Nevyčerpané prostředky za danou etapu (finanční plán), které nebyly před podáním ŽoP převedeny do další etapy (finančního plánu), již nebude možné využít v daném projektu. 9

10 ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) kap. 16 OP, bod A. a B. Pozdní podání ŽoZ: po ukončení etapy, ale před podáním ŽoP (výjimka: přesun nevyčerpaných mzdových prostředků) sankce za pozdní předložení ŽoZ dle Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace 0,2 % schválené výše dotace k proplacení (SF), maximálně však o ,- Kč Během změnového řízení nelze podat Žádost o platbu. ŽoP a ZoR lze rozpracovat před podáním nebo schválením ŽoZ, ale do schválení změny nesmí být podány!!! Nejprve musí být schválena ŽoZ, poté příjemce předloží ŽoP. 10

11 Vytvoření ŽoZ ze strany žadatele 1. Na příslušném projektu klikněte na záložku Žádost o změnu 2. Pro vytvoření nové ŽoZ klikněte na tlačítko Vytvořit žádost o změnu 3. Vytvořený záznam ŽoZ ve stavu rozpracovaná rozklikněte 11

12 ŽoZ a odůvodnění V žádosti o změnu přejděte na záložku Žádost o změnu, kde vyplňte pole Odůvodnění ŽOZ. Datum účinnosti změny - NEVYPLŇUJTE Typ závažnosti změny Vyplní se automaticky podle obrazovek zvolených přes tlačítko Výběr obrazovek pro vykázání změn, je možné jej upravit dle Obecných pravidel - kapitola 16. Odůvodnění ŽoZ Vyplňte podrobný popis, čeho se změna/změny týkají 12

13 Výběr obrazovek do ŽoZ V levém menu (uvnitř ŽoZ) přejděte na záložku Žádost o změnu viz printsceen Klikněte na tlačítko Výběr obrazovek pro vykázání změn Vyberte potřebné obrazovky, u kterých potřebujete oznámit či navrhnout změnu fajfka ve čtverečku vpravo vedle názvu obrazovky Klikněte na tlačítku Spustit 13

14 Provázané obrazovky ŽoZ Je nutné zpřístupnit nadřízenou a podřízenou obrazovku a vždy nejprve provést změnu (alespoň formální) na nadřízené záložce, teprve poté se zpřístupní podřízená záložka - tlačítko Vykázat změnu nebo Nový záznam. Typ změny Změna finančních dat/změna počtu etap Navázání etapy na finanční plán Změna harmonogramu realizace projektu Změna/doplnění účtu žadatele/zřizovatele Změna statutárního zástupce Doplnění veřejné podpory Doložení příloh (stavební povolení, apod.) Výběr obrazovek k editaci Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán Projekt, Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán, Indikátory Subjekty projektu, Účty subjektu Subjekty projektu, Osoby subjektu, Dokumenty Subjekty projektu, Veřejná podpora Dokumenty (NE!!! Dokumenty k ŽoZ) 14

15 Nelze vybrat obrazovky do žádosti o změnu NOVĚ ZAKLÁDANÁ ŽÁDOST O ZMĚNU Pokud na nově založené ŽoZ nemůžete vybrat některé z obrazovek, pravděpodobně existuje ŽoZ s těmito obrazovkami, která ještě není schválena/zamítnuta do doby vypořádání předchozích žádosti o změnu není možné zadávat změnu na stejnou obrazovku/obrazovky ŽÁDOST O ZMĚNU INICIOVANÁ ZS/ŘO V žádosti o změnu iniciované ZS/ŘO nesmí příjemce přidávat další obrazovky 15

16 Změna iniciovaná ze strany ZS či ŘO 1. Správcům projektu přijde depeše o vyžádané změně na projektu 2. V depeši je uvedeno, jaké obrazovky jsou navrženy ke změně 3. V levém menu na příslušném projektu vyberte záložku žádost o změnu 4. Rozklikněte záznam rozpracované ŽoZ 5. Na obrazovce Důvod vrácení je uveden důvod vyvolaného změnového řízení 16

17 Úpravy finančního plánu (krok č.1) 1. Na záložce Obrazovky žádosti o změnu se zobrazují obrazovky, které máte upravit 2. Pro opravu např. finančního plánu je nutné nejprve provést změnu na záložce Rozpočet a provést rozpad financí na záložce Přehled zdrojů financování (předtím je FP needitovatelný) 3. FP se otevře k editaci až po provedení Rozpadu financování 17

18 Úpravy finančního plánu (krok č.2) 1. Na záložce rozpočet na vybraném záznamu rozpočtu, klikněte na tlačítko Vykázat změnu 2. Vytvoří se kopie rozpočtu 3. Na záložce Přehled zdrojů financování klikněte na Rozpad financí 18

19 Úpravy finančního plánu (krok č.3) Na záložce finanční plán zkontrolujte navržené změny či upravte data dle potřeby 19

20 Úpravy finančního plánu (krok č.4) Na záložce Etapy projektu zkontrolujte navržené změny či upravte data dle potřeby Proveďte navázání fin. plánů na příslušné etapy 20

21 Kontrola, finalizace, podpis ŽoZ Po provedení kontroly: finalizace, po vygenerování tiskové verze je možné podepsat ŽoZ signatářem projektu či osobou zmocněnou k podpisu plnou mocí Stav ŽoZ: Podána na ŘO 21

22 ŽoZ NEJČASTĚJŠÍ CHYBY nedostatečné odůvodnění požadovaných změn rozpočet roční neodpovídá finančnímu plánu v celkových součtech a v poměru INV/NIV přesuny mezi roky nebo mezi INV a NIV je nutno zohlednit ve FP i v rozpočtu Vzhledem ke kombinovanému financování v 6. výzvě IROP nemusí částky v jednotlivých letech rozpočtu odpovídat výši finančních plánů. Ve finančním plánu příslušné etapy se uvádějí veškeré výdaje, které plánuje příjemce v etapě uskutečnit. Do rozpočtu se výdaje uvádějí do let dle toho, kdy budou ze strany poskytovatele dotace proplaceny (tzn. projdou průběžnou platbou nebo ŽoP po ukončení etapy). úprava harmonogramu projektu (slučování etap) nejsou vymazány přebytečné etapy (nutno označit etapy v ŽoZ, použít tl. Vykázat změnu, u etap ke smazání v poli Akce prováděná se záznamem, jak ji chceme promítnout zpět do projektu vybrat záznam smazán ). 22

23 NOVÝ MODUL Veřejné zakázky I. Nový modul se nachází nahoře v levé části menu projektu: Modul Veřejné zakázky obsahuje dvě základní záložky a přehled VZ: 23

24 NOVÝ MODUL Veřejné zakázky II. V případě nárokování výdajů z výběrového řízení v žádosti o platbu vyplňte údaje o veřejné zakázce v samostatném modulu Veřejné zakázky. Stav veřejné zakázky musí být minimálně ve stavu zadána, pokud jsou výdaje z dané veřejné zakázky nárokovány k proplacení. U závěrečné ZoR musí být stav veřejné zakázky ve stavu splněna. 24

25 ZPRÁVA O REALIZACI (ZoR) 25

26 Zpráva o realizaci ZoR spolu se ŽoP projektu předloží příjemce v MS2014+ do 20 pd od: ukončení etapy/projektu schválení žádosti o změnu, která se týká dané etapy Další ŽoP a ZoR lze podat až po schválení předchozí ŽoP a ZoR ve 2. stupni (ŘO IROP) příjemce bude upozorněn na nový termín ze strany ŘO IROP Postup pro vyplnění ZoR a ŽoP příloha č. 26 Obecných pravidel V případě, že příjemce ukončil realizaci projektu před vydáním 1. PA a projekt byl pouze jednoetapový, předloží pouze závěrečnou ZoR a ŽoP do 20 pd od vydání 1. PA, nepředkládá ŽoZ na úpravu termínů. V případě, že příjemce ukončil realizaci projektu před vydáním 1. PA a projekt byl víceetapový, musí podání závěrečné ZoR a ŽoP předcházet podání ŽoZ na sloučení etap. 26

27 Zpráva o realizaci Povinné záložky: Informace o zprávě sledované období, skutečné zahájení projektu (v 1. ZoR), skutečné ukončení projektu (v závěrečné ZoR), kontaktní údaje Realizace, provoz/údržba výstupu popis pokroku za sledované období Indikátory (pokud dojde k přírůstku v dosažené hodnotě) Klíčové aktivity pokrok v dané aktivitě Etapy projektu skutečná data zahájení a ukončení pouze u etapy, za kterou je podávána ZoR Publicita popis plnění povinné publicity. Dokumenty přílohy ZoR 27

28 Založení nové ZoR V případě, že se záložka Zprávy o realizaci nezobrazuje, není možné vytvořit novou ZoR a je nutno se obrátit na manažera projektu, aby vygeneroval plán ZoR Na záložce Harmonogram Zpráv/Informací zkontrolujte seznam typ zpráv na projektu Pokud se záložky Žádost o platbu a Zprávy o realizaci zobrazují, klikněte na ni a vyberte z levého menu možnost Založit novou Zprávu/Informaci 28

29 Zpráva o realizaci Založený záznam rozklikněte a vyplňujte jednotlivé záložky od shora dolů viz šipka Vždy na každé záložce vyplněné údaje uložte! Záložka podpis žádosti se otevře pro editaci až po finalizaci Zprávy o realizaci. Jednotlivé záložky se vyplňují kliknutím na tlačítko Vykázat změnu/přírůstek: 29

30 Vykázání změny/přírůstku - příklad Pro výběr záznamu pro vykázání změny na záznam klikněte zezelená 2. Klikněte na tlačítko Vykázat změnu/přírůstek 3. Vytvoří se záznam pod původní tabulkou 4. Záznam je možné upravit, editovat 5. Stejným způsobem pak doplňte údaje na dalších záložkách např. indikátory 30 4

31 Záložka Informace o zprávě základní informace, které jednotlivou zprávu o realizaci identifikují automaticky je doplněno: identifikační číslo zprávy, typ zprávy, pořadové číslo zprávy, verze, stav, datum založení a finalizace zprávy o realizaci. Sledované období od vyplňte/opravte skutečné datum zahájení etapy projektu, za kterou je podávána zpráva o realizaci Sledované období do vyplňte/opravte skutečné datum ukončení etapy projektu, za kterou je podávána zpráva o realizaci Skutečné datum zahájení vyplňte skutečné datum zahájení projektu(v případě 1.ZoR) Skutečné datum ukončení projektu vyplňte skutečné datum ukončení projektu (v případě závěrečné ZoR) Kontaktní údaje ve věci zprávy vyplňte kontaktní údaje zhotovitele zprávy o realizaci 31

32 Záložka Realizace, provoz/údržba výstupu pole Informace o průběhu realizace projektu povinné, je nutno ho vyplnit uveďte informace o realizaci dané etapy, plnění dosavadního postupu prací na projektu pole Popis zajištění provozu/údržby výstupů nevyplňujte 32

33 Ostatní záložky na ZoR (I.) Příjmy - v případě, že projekt příjmy nevytváří, nevyplňujte Identifikace problémů pokud se při realizaci problémy vyskytly, vyplňte, včetně přijatých opatření Etapy projektu pole povinné k vyplnění - vyplňte skutečné datum zahájení a ukončení etapy, za kterou zprávu zpracováváte Indikátory vyplňte přírůstkovou hodnotu, tj. skutečně dosažená hodnota indikátoru ke dni ukončení etapy a datum přírůstkové hodnoty (datum ukončení etapy) Horizontální principy pole povinné k vyplnění při závěrečné ZoR (jen u pozitivního vlivu) - uveďte plnění vlivu s ohledem na popis v žádosti o podporu Klíčové aktivity pole povinné k vyplnění uveďte pokroky v realizaci klíčových aktivit Čestné prohlášení nevyplňujte Dokumenty vložte přílohy dle Specifických pravidel pro žadatele a příjemce (fotografie plnění publicitní činnosti plakát + webové stránky, příloha č. 10 SP Animace školských zařízení, Seznam MŠ a ZŠ se zájmem o animaci, smlouva k BÚ, popř. ČP o bankovním účtu příloha č. 32 OP, dokumenty k plnění indikátorů pozvánky, prezenční listiny, fotografie, zápis z jednání výběrové komise) 33

34 Ostatní záložky na ZoR (II.) Publicita - v tabulce publicita vyberte typ publicity, který máte povinnost naplnit a dodržet. Vyplňte pole Plnění publicitní činnosti a Komentář v 1. ZoR bude vyplněno vždy, v ostatních ZoR pouze, pokud byla splněna některá z forem povinné publicity (viz kap. 13 OP): Plakát o velikosti min. A3 Povinné prvky jsou uvedeny na dokumentech, webových stránkách a dalších nosičích financovaných z evropských fondu v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce, a to v souladu s povinnými technickými parametry (min. zveřejnění informace o projektu na internetových stránkách příjemce) Veřejná podpora nevyplňujte Firemní proměnné nevyplňujte 34

35 Zpráva o realizaci Časté chyby zpráva o realizaci není podepsána statutárním zástupcem ani jinou osobou k tomuto úkonu oprávněnou na základě plné moci sledované období od/do neodpovídá harmonogramu projektu k publicitě není doložena fotodokumentace, případně je nečitelná nebo není z fotodokumentace patrné, zda je plakát vyvěšen v místě realizace nejsou vyplněny všechny povinné záložky či pouze částečně publicita není vyplněn komentář nebo není doložena příloha (printscreen, fotodokumentace) etapy skutečné datum zahájení a ukončení nesouhlasí se skutečností klíčové aktivity nevyplněná záložka, případně popis není v souladu s žádostí o podporu realizace, provoz/údržba výstupu 35

36 ŽÁDOST O PLATBU (ŽoP) 36

37 ŽÁDOST O PLATBU způsobilost výdajů (kap. 10 OP) VĚCNÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE soulad s právními předpisy, pravidly IROP, právním aktem, projektovou žádostí PŘIMĚŘENOST VÝDAJE výdaj je hospodárný, účelný a efektivní (3E) a jeho výše odpovídá cenám v místě a čase obvyklým ČASOVÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE vznik výdaje od (resp ) do , vznik výdaje nejpozději s datem ukončení realizace projektu projekty nemohou být dokončeny před předložením žádosti o podporu MÍSTNÍ ZPŮSOBILOST VÝDAJE vazba na podporovaný region VYKÁZÁNÍ VÝDAJE identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný výdaj povinnost doložit způsobilé výdaje příslušným účetním dokladem, popřípadě další podpůrnou dokumentací 37

38 Žádost o platbu - založení 1 1. v základném levém menu klikněte na tlačítko Žádost o platbu 2. klikněte na Vytvořit novou 3. vytvořený řádek rozpracované ŽoP rozklikněte

39 Identifikační údaje na ŽoP na záložce Identifikační údaje zkontrolujte údaje a vyplňte výběrem z číselníku název účtu příjemce po vyplnění názvu účtu je automaticky systémem doplněno číslo účtu pole Konstantní symbol, Variabilní symbol a Specifický symbol ani Zdůvodnění platby nevyplňujte. 39

40 Žádost o platbu, Souhrnná soupiska na záložku žádost o platbu se částky načtou až po vyplnění soupisky a stisknutí tlačítka Naplnit data ze soupisky přejděte proto na záložku Souhrnná soupiska na záložce Souhrnná soupiska vyplňte Evidenční číslo ve formátu: pořadové číslo ŽoP/konec registračního čísla projektu (např. 1/ ) tato operace je nezbytná proto, aby se následně zpřístupnila pole pro editaci na dalších záložkách soupisky dokladů. přejděte na záložku SD-1 Účetní doklady 40

41 SD Účetní/Daňové doklady (I.) na záložce SD- Účetní/Daňové doklady zadejte údaje k jednotlivým účetním dokladům nárokovaným v ŽoP přes tlačítko Nový záznam pak vytváříte další záznam Vždy vyplněný řádek uložte! 41

42 SD Účetní/Daňové doklady (II.) vyplňte povinná pole a rovněž rozpočtovou položku druhovou Investice/Neinvesti ce se vyplňují automaticky dle položky rozpočtu Druhová položka dle právního aktu ve sloupci Druhové třídění celkové částky se načítají automaticky částka nezpůsobilých výdajů je rozdílem celkové částky na dokladu a způsobilých výdajů 42

43 SD Účetní/Daňové doklady III. do příloh u každého výdaje (mimo P25 OP) vložte fakturu, doklad o úhradě, případně další dokumenty související pouze s daným výdajem (ostatní přílohy mohou být vloženy na záložce Dokumenty ). Dokladování výdajů viz kap. 2.5 SP do příloh je možné vložit sken dokladu o velikosti max. 100 MB větší přílohy rozdělte do více příloh 43

44 SD-1 Účetní/Daňové doklady Vyplňování údajů na SD-1: Mzdové výdaje do SD-1 se vyplňují max. 4 řádky, a to souhrnná částka ze Sumární rekapitulace mzdových nákladů za položku mzdové výdaje (zaměstnanců na pracovní smlouvu/smlouvu o výkonu funkce), odvody ZP a SP, zákonné pojištění odpovědnosti, DPP/DPČ. Název dodavatele a IČO vyplní se název MAS. Ostatní údaje v SD-1 se vyplní dle časově nejzazšího výdaje. Výdaje ze Seznamu účetních dokladů do Kč (P25 OP) všechny výdaje ze stejné kapitoly rozpočtu v IS KP14+ uvedené v P25 se zadají souhrnnou částkou do jednoho řádku do SD-1. Název dodavatele v SD-1 vyplní se Seznam účetních dokladů do Kč. Ostatní údaje v SD-1 se vyplní dle výdaje s nejzazším DUZP v rámci dané kapitoly rozpočtu. Výdaje nad Kč vč. DPH/1 doklad každý výdaj se vyplní do samostatného řádku SD-1. Do pole Číslo účetního dokladu v účetnictví se primárně vyplňuje číslo dodavatelského dokladu/faktury. V případě, že doklad od dodavatele číslo nemá nebo je hrazeno pouze na základě smlouvy, vyplňte interní číslo dokladu. 44

45 SD-3 Cestovní náhrady Vyplňování údajů na SD-3: Cestovní výdaje do Kč za jednu pracovní cestu: příjemce vyplňuje pracovní cesty do Přehledu pracovních cest (příloha č. 9 Specifických pravidel). Není nutné dokládat cestovní příkazy ani jejich úhradu. příjemce zadá souhrnnou částku za pracovní cesty uvedené v Přehledu pracovních cest do SD-3 do jednoho řádku; ostatní kolonky na SD-3 příjemce vyplní podle pracovní cesty s nejzazším datem ukončení. Cestovní výdaje nad Kč za jednu pracovní cestu: příjemce vyplní každou pracovní cestu nad Kč do samostatného řádku v SD-3 a do příloh v SD-3 doloží cestovní příkazy s uvedením účelu cesty a s doklady o zaplacených výdajích na jízdné, ubytování apod., případně knihu jízd u pracovních cest služebním automobilem. Dále příjemce doloží úhradu těchto cestovních výdajů (výpis z účtu; VPD; pokud je cestovné vypláceno ve mzdách, uvede příjemce, ve které měsíční mzdě byly dané cestovní výdaje uhrazeny). 45

46 Další záložky Nezpůsobilé výdaje, Dokumenty záložka Nezpůsobilé výdaje nevyplňujte záložka Dokumenty Zde vložte všechny přílohy stanovené Obecnými a Specifickými pravidly pro žadatele a příjemce, které jsou podkladem pro aktuální ŽoP a nejsou zařazeny jako přílohy záznamů v soupiskách. Např. výpis z oddělené účetní evidence příjmů a výdajů projektu atd. záložka Čestná prohlášení nutno potvrdit zaškrtnutí checkboxu Souhlasím.. 46

47 ŽÁDOST O PLATBU povinné přílohy Faktury/účetní/daňové doklady - každý originální účetní a daňový doklad musí obsahovat registrační číslo projektu Doklady o úhradě (bankovní výpisy, výdajové pokladní doklady) mimo P25 Doložení ceny obvyklé u výdajů nad Kč, které nebyly realizovány formou VŘ, pokud vznikne pochybnost ze strany ZS/ŘO. Smlouvy, objednávky, předávací protokoly Výpis z oddělené účetní evidence - zaúčtování veškerých příjmů a výdajů projektu, z této sestavy musí být zřejmý způsob oddělení účetnictví projektu Mzdové výdaje (pracovní smlouvy, dodatky, pracovní náplně, DPČ, DPP, výkazy práce, mzdové výměry, potvrzení o převzetí práce DPP/DPČ, Sumární rekapitulace mzdových výdajů xls i pdf (P8 SP), doložení úhrady, příp. zdůvodnění odměn) Přehled pracovních cest (P9 SP), cestovní příkazy nad 10 tis.kč/1 cestu Seznam účetních dokladů do 10 tis. (příloha 25 OP) Přehled výdajů předkládaných k proplacení (dosud neproplacené v dané etapě) Vyúčtování zálohových plateb, výpočet alikvotních částí výdajů 47

48 Soupiska příjmů na ŽoP záložka Soupiska příjmů se na ŽoP zobrazuje jen, pokud jste uvedli jiné peněžní příjmy v projektové žádosti. Pokud nebyly JPP v žádosti uvedeny, pak se soupiska příjmů vůbec nezobrazuje na soupisku příjmů doplňte částku čistých jiných peněžních příjmů a přílohu č.29 přiložte na záložku dokumenty hodnota příjmů zde uvedených se rovná částce uváděné v poli JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY ve Zprávě o realizaci projektu, tj. soupiska má pouze jeden řádek zaznamenávající hodnotu čistých příjmů 48

49 Souhrnná soupiska - naplnění po vyplnění všech údajů a vložení všech dokladů na záložku SD Účetní/Daňové doklady je nutno pro vyplnění souhrnné Soupisky kliknout na tlačítko Naplnit data z dokladů soupisky systém provede naplnění finančních dat sečte částky požadovaných způsobilých výdajů křížové financování i paušální výdaje jsou v IROP nerelevantní 49

50 Záložka Žádost o platbu - naplnění po naplnění soupisky přejděte na záložku Žádost o platbu klikněte na tlačítko: Naplnit data ze soupisky příjmy dle čl. 61 se do soupisky neuvádí, jejich výše je zohledněna automaticky pokud budete provádět vložení dalších dokladů a úpravu dat, nutno znovu načíst data z dokladů soupisky a následně ze soupisky tzn. proces načtení aktuálních údajů do ŽoP provést vždy po změnách v dokladech 50

51 Import externí soupisky dokladů pro urychlení zpracování průběžné žádosti o platbu, zejména při velkém množství dat, pokyny pro import externí soupisky jsou uvedeny v příloze P33a, prázdná i vzorově vyplněná soupiska je uvedena v příloze P33b Obecných pravidel, import externí soupisky dokladů se provádí na záložce Souhrnná soupiska 51

52 Import externí soupisky dokladů po stažení externí soupisky příjemce vyplní všechna relevantní data a soubor uloží do formátu.xml tento soubor naimportuje do MS2014+ přes tlačítko Připojit a po nahrání přílohy následně stiskne Spustit import po cca 5-10 minutách je dávka rozehrána a jsou naplněny záložky SD 1 3, Souhrnná soupiska a Žádost o platbu externí excelovskou soupisku lze kdykoli před podáním žádosti o platbu aktualizovat a postup opakovat 52

53 Kontrola a finalizace ŽoP v případě, že se částka na ŽoP nerovná přesné částce na finančním plánu, zobrazí se informativní hláška - na ŽoP je i přesto možno provést finalizaci 53

54 Podpis Žádosti o platbu po vložení elektronického podpisu oprávněným uživatelem k této úloze se změní stav žádosti o platbu na Podepsaná nutno zajistit podpis dle zmocnění na záložce Přístup k projektu či Plné moci v tuto chvíli je žádost o platbu hotová podána však bude až s vypracovanou a podepsanou Zprávou o realizaci projektu 54

55 Finalizace a podpis ZoR Po vyplnění všech polí použijte tlačítko Kontrola. Pokud již systém chybu nehlásí, je možno ZoR finalizovat Předtím však musí být vyplněna Žádost o platbu, musí být i finalizována a podepsána Po podpisu Žádosti o platbu je možné finalizovat a podepsat ZoR 55

56 Ověření, že je ŽoP i ZoR podána po úspěšné finalizaci a podepsání doporučujeme zkontrolovat, že je Zpráva o realizaci i Žádost o platbu podána (zaregistrována) Pokud není naplánována další ZoR v harmonogramu či žádná platba ve finanční plánu, nelze je zpracovat 56

57 Vrácení ZoR a ŽoP k dopracování I. v případě, že bude třeba některé údaje vysvětlit, doplnit či opravit, bude ZoR/ŽoP vrácena k doplnění žádost o platbu v IS KP14+ je v tomto případě ve stavu VRÁCENÁ K DOPRACOVÁNÍ (ŽoP je vždy vrácena jako celek) příjemce klikne na vrácenou žádost o platbu - systém zobrazí detail žádosti o platbu, příjemce pro zpřístupnění žádosti o platbu k editaci stiskne tlačítko ZPŘÍSTUPNIT K EDITACI při editaci vrácené žádosti o platbu již příjemce postupuje obdobně jako při prvním vyplňování žádosti o platbu 57

58 Vrácení ZoR a ŽoP k dopracování II. k přepracování mohou být vráceny pouze některé záložky ZoR, ŽoP je vždy vrácena celá informace o požadovaném doplnění bude obsažena v zaslané depeši, kterou naleznete v přehledu depeší na projektu Příjemce může být v průběhu administrativního ověření ZoR a ŽoP vyzván k doplnění 1x při kontrole formálních náležitostí a 2x při kontrole věcného obsahu ZoR a ŽoP. Příjemce je povinen provést požadované úpravy do 5 pracovních dní od obdržení výzvy. V odůvodněných případech může příjemce interní depeší požádat o prodloužení lhůty k doplnění o 5 pd. Po marném uplynutí této lhůty budou relevantní výdaje považovány za nezpůsobilé. Poté je ještě možné využít výzvu dle 14f, odst. 1 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech. 58

59 ŽÁDOST O PLATBU Časté chyby I na originálních účetních dokladech/fakturách není uvedeno registrační číslo projektu předloženy zálohové platby bez vyúčtování není doložen výpočet alikvotní částky, pokud je uplatňována pouze poměrná část výdaje v projektu mzdové výdaje v SD-1 nejsou rozděleny dle položek rozpočtu (Mzdové náklady, Odvody sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem za zaměstnance, Zákonné pojištění odpovědnosti, Ostatní mzdové výdaje (DPP/DPČ)) výdaje ze Seznamu účetních dokladů do Kč jsou do SD-1 zadány každý zvlášť, nikoliv souhrnně za jednotlivou rozpočtovou položku nesouhlasí částky uvedené v Sumární rekapitulaci mzdových výdajů, Seznamu účetních dokladů do 10 tis., odděleném účetnictví, Přehledu výdajů předkládaných k průběžnému proplacení na Soupisku dokladů 59

60 Časté chyby II ŽÁDOST O PLATBU není doložena oddělená účetní evidence, popř. není zřejmý způsob oddělení účetnictví projektu (středisko, účet atd.), příp. nejsou zaúčtovány všechny požadované výdaje nebo je zaúčtování v nižší výši není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacení, nebo Čestné prohlášení - příloha č. 32 OP (k 1. ZoR a ŽoP) absence příloh k účetním dokladům (objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol, dodací list, úhrada zaúčtování dokladů není v souladu se schváleným rozpočtem, finančním plánem a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, tj. vzniká nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi - změnu rozdělení výdajů mezi investice a neinvestice je zapotřebí provést formou Žádosti o změnu před koncem etapy/projektu. Pokud není ŽoZ před ŽoP podána, je nutné počítat s prodloužením lhůty administrace ŽoP. 60

61 KOMBINOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRŮBĚŽNÉ PLATBY 61

62 KOMBINOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRŮBĚŽNÉ PLATBY zaslání přes depeši z KP14+ po přihlášení na projekt, na oba manažery projektu. NEZAKLÁDAT ŽoP a ZoR! MZDOVÉ VÝDAJE Sumární rekapitulace mzdových výdajů (příloha č. 8 SP) pracovní smlouvy, pracovní náplně, DPČ, DPP (pouze 1x) výkazy práce (v případě, že v PS není jednoznačně stanoven úvazek na projekt) potvrzení o převzetí práce (reg. číslo projektu, jméno zaměstnance, období, počet odpracovaných hodin, podpis osoby přebírající odvedenou práci) doklady o úhradě (výdajový pokladní doklad, výpisy z BÚ, čestné prohlášení příloha č. 7 Spec. pravidel) odůvodnění odměn související s realizací projektu 62

63 CESTOVNÉ KOMBINOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRŮBĚŽNÉ PLATBY Přehled pracovních cest (příloha č. 9 Spec. pravidel) úhrada cestovních příkazů nad 10 tis. Kč DOKLADY DO 10 TIS. Kč Seznam účetních dokladů do 10 tis. Kč (příloha č. 25 Obec. pravidel) smlouvy k pravidelným platbám (nájemné, účetnictví, IT služby, úklidové služby aj.) DOKLADY NAD 10 TIS. Kč daňový doklad označený registračním číslem projektu úhrada (výpis z BÚ, výdajový pokladní doklad) smlouva/objednávka dodací listy, předávací protokoly 63

64 OBECNÉ KOMBINOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRŮBĚŽNÉ PLATBY Přehled výdajů předkládaných k průběžnému proplacení vždy, alespoň ve formátu excel způsob výpočtu alikvotní částky, pokud se uplatňuje poměrná část výdaje pro projekt (vždy, nebo alespoň sdělit, že výpočet alikvotní části se oproti výpočtu uvedenému v Podkladech pro hodnocení nezměnil) zálohy na služby dle Obecných pravidel i Specifických pravidel nezpůsobilé nutné doložit vyúčtování manažer projektu si vždy může vyžádat ke kontrole i další doklady (mzdové listy, doklady i úhradu do 10 tis. Kč, cestovní příkazy i jejich úhradu, pozvánky a programy akcí aj.) (viz kap OP) 64

65 ČASTÉ CHYBY KOMBINOVANÉ FINANCOVÁNÍ PRŮBĚŽNÉ PLATBY nekompletní dokumentace dokládány nepovinné dokumenty (cestovní příkazy, výdaje do 10 tis.) předmět plnění na Seznamu účetních dokladů do 10 tis. není dostatečně specifikován a nelze tak posoudit ZP/NZP výdaje dokládány neaktuální verze dokumentů (po revizi pravidel) faktury neobsahují registrační číslo projektu překračování závazných limitů DPP/DPČ v Sumární rekapitulaci mzdových výdajů Přehled pracovních cest - sloupec vztah k aktivitě nutné vybrat aktivity uvedené ve Specifických pravidlech, kap. 2.2 Podporované aktivity na pracovních smlouvách není jednoznačně stanoven pevný úvazek pro projekt musí být doloženy výkazy práce 65

66 Veřejnosprávní kontroly na místě Řídí se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a zákonem č. 255/2012 Sb., kontrolní řád CRR ČR provede u každého projektu v průběhu realizace projektu nebo v době udržitelnosti alespoň jednu VSK na místě Předmětem kontroly bude: kontrola způsobilosti vynaložených výdajů a originálu dokladů projektu předložených v rámci žádosti o platbu, dodržení právních předpisů, dodržení právních předpisů EU, ČR a pravidel IROP, dodržení povinností stanovených v právním aktu a Podmínek, soulad aktivit s projektem, plnění cílů a indikátorů projektu, neexistence indikátorů podvodu a dvojího financování projektu 66

67 Vnější kontroly ostatních orgánů kap OP Příjemce má povinnost informovat CRR o zahájení, průběhu a ukončení všech externích auditů a kontrol vyplněním záložky Kontroly v MS2014+ (datum zahájení a ukončení kontroly, předmět kontroly, zjištění, nápravná opatření), případně em na ZS/ŘO. Postup viz příloha 27 OP Postup pro vyplňování externích kontrol v MS Za účelem minimalizace dopadů kontrol či auditů se příjemcům doporučuje konzultovat námitky k nálezům, uvedeným v návrhu závěrečných zpráv, s pracovníky CRR, Oddělení realizace projektů OSS. Po obdržení písemného rozhodnutí orgánu finanční správy o uložení odvodu za porušení rozpočtové kázně nebo rozhodnutí ÚOHS, kde je vyměřena sankce, zašle příjemce neprodleně kopii tohoto dokumentu CRR (stačí v elektronické podobě). Podmínky RoPD: Příjemce je povinen minimálně do konce roku 2028 poskytovat informace a dokumentaci vztahující se k projektu zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů především pak povinnost informovat o jakýchkoli kontrolách a auditech provedených v souvislosti s projektem; dále též povinnost na žádost poskytovatele dotace, ŘO IROP, PCO nebo AO poskytnout veškeré informace o výsledcích a kontrolní protokoly z těchto kontrol a auditů. Dotace bude krácena o 0,2 % ze schválené výše dotace k proplacení nebo z částky vyplacené dotace za etapy, ve kterých došlo k porušení dané povinnosti; maximálně však o ,- Kč. 67

68 Závěry z kontroly Auditního orgánu MF ČR I. Důsledná kontrola cestovních příkazů a účelů pracovních cest. Pouhé vysvětlení (tak, jak je uvedeno např. v Přehledu pracovních cest) nestačí. Nutno předložit pozvánky, programy, popř. prezentace, účastnické listy, či alespoň ovou konverzaci (to v případě, že se nejednalo o seminář, workshop apod.). Pokud je v cestovních příkazech zaškrtnuta kolonka Zpráva z pracovní cesty podána dne, bude vyžadována v písemné formě. Vzor má NS MAS. Zákon sice neurčuje, jakým způsobem se zpráva podává, nicméně, pokud není na příkaze napsáno podána ústně, např. manažerovi organizace, je vyžadována písemná forma. Ke všem fakturám za služby a majetek je vyžadována objednávka, faktura a doklad o úhradě. Vyžadována směrnice, která upravuje pracovní cesty zaměstnanců. Pokud zaměstnanci MAS jezdí na pracovní cesty vlastním vozem, je nutné, aby tento vůz měl havarijní pojištění a byl ve směrnici zahrnut. 68

69 Závěry z kontroly Auditního orgánu MF ČR II. Veškerá dokumentace a účetnictví k projektu se musí vést odděleně a skladovat také odděleně v označené skříni, poličce apod. Vyžadována přesná evidence docházky zaměstnanců. Nestačí výkaz práce, byť je dle pravidel IROP. Zde zákon opět nestanovuje, jakým způsobem se evidence vede. Stačí soubor v excelu či docházkový lístek aj. Nábytek a jiný majetek pořízený z prostředků projektu SC 4.2 musí být označen registračním číslem projektu a číslem inventární karty. Při auditu je ověřována fyzická přítomnost majetku. Je vhodné mít zpracovanou směrnici stanovující vnitřní účetní kontrolní systém (kdo přijímá, označuje, schvaluje a účtuje) a dále Spisový a skartační řád. Auditoři mohou zkontrolovat každou certifikovanou platbu, kterou MAS má (tzn. může se stát, že své pověření na místě rozšíří i na jinou ŽoP, než přišli původně kontrolovat. Tato platba však musí být schválena.) Veškerá dokumentace je vyžadována jak v písemné, tak elektronické formě. 69

70 Děkujeme za pozornost