Vyplnění počtu listů dokumentu a příloh (pro doručené i odeslané dokumenty)

Transkript

1 Vyplnění počtu listů dokumentu a příloh (pro doručené i odeslané dokumenty) u všech úředních dokumentů evidovaných v Atheně je nutné vyplnit počet listů průvodního dokumentu, počet příloh a počet listů příloh pokud je součástí zásilky SOUČASNĚ DOKUMENT (např. průvodní dopis) i PŘÍLOHA (např. přiložená smlouva, kniha, fotografie, DVD atp.), vyplní se hodnoty ve všech třech kolonkách (viz příklady vyplnění na obrázcích) pokud je v zásilce jen DOKUMENT BEZ PŘÍLOH, vyplní se pouze hodnota v prvním poli a ve druhém a třetím poli dialogového okna bude hodnota nula pokud je v zásilce jen PŘÍLOHA BEZ PRŮVODNÍHO DOKUMENTU (smlouva, fotografie atp.), v prvním poli zůstane hodnota nula, ale vyplní se obě kolonky pro přílohy v případě nelistinné přílohy se uvede její specifikace a počet kusů (např. 1 DVD) bez vyplnění počtu listů dokumentu a příloh není už nyní možné dokument uzavřít; hodnoty přitom musí odpovídat skutečnosti doručeného nebo odesílaného dokumentu JE TŘEBA, ABY JEDEN TYP ZÁSILKY BYL V ATHENĚ ZAPISOVÁN STÁLE STEJNÝM ZPŮSOBEM; např. když přijde průvodní dopis a smlouva, bude dopis zapsán jako dokument a smlouva jako příloha; když přijde pouze smlouva bez průvodního dopisu, bude smlouva zapsána znovu jako příloha, ke které odesilatel nepřipojil průvodní dopis - v počtu listů dokumentu bude tedy nula; stejný princip platí i pro další přílohy na následujících stránkách lze nalézt seznam nejčastějších situací, jejich zápis a obrázky s příklady vyplnění v aplikaci Athena

2 ZÁPIS LISTŮ A PŘÍLOH V SYSTÉMU ATHENA ZÁSILKA V OTEVŘENÉ OBÁLCE S PŘÍLOHOU NEBO BEZ PŘÍLOHY ZÁPIS DO ATHENY dokument bez přílohy 1 list bez přílohy 1/0/0 dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list dokumentu s 1 listinnou přílohou o 3 listech 1/3/1 dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list se 2 přílohami, jedna o 2 listech a jedna o 3 listech 1/5/2 dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list s 1 knihou v příloze 1/1/1 kn. dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list se 2 exempl. závěr. práce v příloze 1/2/2 ZP dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list a 1 CD v příloze 1/1/1 CD (DVD ad.) dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list a 1 listinná příloha nad 20 listů 1/1/1 sv. dokument (průvodní dopis) s přílohou 1 list a v příloze 1 fotografie 1/1/1 fg. ZÁSILKA V OTEVŘENÉ OBÁLCE BEZ HLAVNÍHO (PRŮVODNÍHO) DOKUMENTU ZÁPIS DO ATHENY zásilka bez průvodního dokumentu 1 listinná příloha o 2 listech 0/1/2 zásilka bez průvodního dokumentu 2 listinné přílohy, jedna o 2 listech a jedna o 3 listech 0/5/2 zásilka bez průvodního dokumentu 1 příloha a v ní 1 kniha 0/1/1 kn. zásilka bez průvodního dokumentu 1 příloha a v ní 2 exempláře závěrečné práce 0/2/2 ZP zásilka bez průvodního dokumentu 1 příloha a v ní 1 CD 0/1/1 CD (DVD ad.) zásilka bez průvodního dokumentu 1 listinná příloha nad 20 listů 0/1/1 sv. zásilka bez průvodního dokumentu 1 list a v příloze 1 fotografie 0/1/1 fg. ZÁSILKA V NEOTEVŘENÉ OBÁLCE U neotevřených zásilek nezná podatelna obsah zásilky, proto tyto hodnoty doplní zpracovatel podle vzoru otevřených zásilek.

3 ZKRATKY PRO NĚKTERÉ PŘÍPADY NELISTINNÝCH PŘÍLOH ZP - závěrečná práce kn. - kniha, sborník sv. - svazek nad 20 listů fg. - fotografie CD - kompaktní disk DVD - digitální videodisk kat. - komerční katalog nebo jiná obchodní nabídka fd. - flashdisk Pokud zpracovatel narazí na typ příloh, který zde není uveden, použije vlastní označení.

4 Ukázky způsobu vyplnění počtu listů a příloh Příslušná ikona vyznačena červeně:

5 1 list dokumentu (např. dopis) bez přílohy

6 1 list dokumentu s 1 listinnou přílohou (např. smlouva) o 3 listech

7 1 list dokumentu se 2 listinnými přílohami, jedna o 2 listech a jedna o 3 listech

8 1 list dokumentu s 1 knihou v příloze

9 1 list dokumentu se 2 exempláři závěrečné práce v příloze

10 1 list dokumentu s 1 přílohou a v ní 1 CD

11 1 list dokumentu a 1 listinná příloha nad 20 listů (= svazek, do 20 listů se uvádí jejich počet)

12 1 list dokumentu a v příloze 1 fotografie

13 Zásilka bez průvodního dokumentu a 1 listinná příloha o 2 listech

14 Zásilka bez průvodního dokumentu, 2 listinné přílohy, jedna o 2 listech a jedna o 3 listech