Opatření obce č. 7. Pravidla pro zpracování osobních údajů fyzických osob. článek 1 Účel opatření

Transkript

1 Opatření obce č. 7 Pravidla pro zpracování osobních údajů fyzických osob Přílohy: nejsou článek 1 Účel opatření Toto opatření upravuje práva a povinnosti správce a zpracovatele při zpracování osobních údajů o fyzických osobách. článek 2 Vymezení základních pojmů 1) Správcem se rozumí Městský úřad v Krnově, který provádí zpracování osobních údajů o fyzických osob. 2) Zpracovatelem se rozumí tajemník Městského úřadu, kancelář tajemníka Městského úřadu a odbory Městského úřadu, které zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách. 3) Zpracovatelem osobních údajů o fyzických osobách na Městském úřadu v Krnově je kancelář tajemníka a tyto odbory: odbor informatiky, odbor regionálního rozvoje, odbor životního prostředí, odbor dopravy a silničního hospodářství, odbor ekonomiky a financí,odbor správní, živnostenský úřad, odbor školství a zdravotnictví, odbor sociálních věcí, odbor vnějších vztahů, odbor správy majetku města. 4) Co se rozumí zpracováním osobních údajů, stanoví zvláštní zákon. 1) článek 3 Informační systém 1) Osobní údaje o fyzických osobách jsou správcem a zpracovatelem vedeny v jednotlivých informačních registrech, které jsou součástí základního informačního systému, který je součástí informačního systému Městského úřadu v Krnově. 2) Z informačních registrů následně čerpají informační subsystémy.

2 3) Níže uvedené odbory zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách, kterou jsou vedeny v těchto informačních subsystémech: a) odbor informatiky - Všechny níže uvedené informační subsystémy b) odbor regionálního rozvoje - Stavební úřad c) odbor životního prostředí - Přestupky, Agenda myslivosti, Evidence (odpady) d) odbor dopravy a silničního hospodářství - Přestupky, Poplatky, Registr vozidel, Řidičské průkazy e) odbor ekonomiky a financí - Poplatky, Půjčky, Pohledávky, Majetek, Účetnictví f) odbor správní - Volební agenda, Matrika, Přestupky, Evidence obyvatel, Podatelna, Občanské průkazy, Cestovní doklady, g) živnostenský úřad - Evidence živností h) odbor školství a zdravotnictví - Evidence obyvatel i) odbor sociálních věcí - Sociální agenda, Sociálně-právní ochrana dětí a rodiny j) odbor vnějších vztahů - Prevence kriminality, k) odbor správy majetku města - Správa, pronájem a prodej majetku města, Žádosti o přidělení bytu 4) Tajemník Městského úřadu a kancelář tajemníka zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách v těchto informačních subsystémech: Mzdy, Personalistika článek 4 Práva a povinnosti při zpracování osobních údajů o fyzických osobách 1) Práva a povinnosti správce a zpracovatele, ale také postup při jejich porušení upravuje zvláštní zákon. 1) 2) Správce a zpracovatel jsou povinni přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů. 3) Každý vedoucí odboru městského úřadu je povinen přijmout taková opatření, která vedou k tomu, aby zaměstnanci města Krnov zařazený do jejich odboru městského úřadu, kteří přímo zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách mohli po technické stránce zajistit to, že uvedené osobní údaje nebudou bez jejich vědomí zpřístupněny třetím osobám, změněny, zcizeny či jinak zneužity. O takto přijatých opatřeních je vedoucí odboru povinen vyhotovit písemný zápis, který předá tajemníkovi městského úřadu. Tajemník Městského úřadu je povinen přijmout taková opatření, která vedou k tomu, aby zaměstnanci města Krnov zařazení do kanceláře tajemníka, kteří přímo zpracovávají osobní údaje o

3 fyzických osobách mohli po technické stránce zajistit to, že uvedené osobní údaje nebudou bez jejich vědomí zpřístupněny třetím osobám, změněny, zcizeny či jinak zneužity. 4) Každý zaměstnanec města Krnov zařazený do odboru městského úřadu, který zpracovává osobní údaje o fyzických osobách je povinen oznámit vedoucímu svého odboru nutnost přijetí takových opatření, které vedou k tomu, aby mohl tento zaměstnanec po technické stránce zajistit to, že jím zpracovávané osobní údaje nebudou bez jeho vědomí zpřístupněny třetím osobám, změněny, zcizeny či jinak zneužity. O tomto oznámení je vedoucí odboru povinen vyhotovit písemný zápis, který předá tajemníkovi městského úřadu. 5) Starosta města, místostarostové města, tajemník městského úřadu a zaměstnanci města zařazeni do obecního úřadu, kteří mají přístup k osobním údajům o fyzických osobách, které jsou zpracovávány městským úřadem v Krnově jsou oprávněni tyto osobní údaje využívat pouze k plnění úkolů v rámci svého pracovního zařazení při plnění pracovních povinností, které jim byly určeny zaměstnavatelem. Tyto osoby jsou zároveň povinny v rámci svých možností přijmout taková technická opatření, aby osobní údaje o fyzických osobách nebyly bez jejich vědomí zpřístupněny třetím osobám, změněny, zcizeny či jinak zneužity. V případě, že tato technická opatření nemohou přijmout, sdělí tuto skutečnost písemně vedoucímu svého odboru nebo tajemníkovi městského úřadu. 6) Osoby popsané v bodě č. 5) této části smlouvy které v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností a přicházejí do styku s osobními údaji u správce nebo zpracovatele, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací. 7) Poruší-li shora uvedené povinnosti osoby popsané v bodě č. 5) této části smlouvy, řídí se jejich odpovědnost zákoníkem práce. 8) Tajemník Městského úřadu je oprávněn umožnit třetím osobám přístup k osobním údajům o fyzických osobách prostřednictvím informačního systému, pokud je to nezbytné pro činnost třetích osob, kterou tyto osoby vykonávají pro Městský úřad nebo město Krnov. Třetí osoby, kterým tajemník Městského úřadu umožnil přístup k osobním údajům o fyzických osobách prostřednictvím informačního systému jsou oprávněny tyto osobní údaje využívat pouze pro činnost, kterou tyto osoby vykonávají pro Městský úřad nebo město Krnov. Třetí osoby, kterým byl umožněn přístup k osobním údajům o fyzických osobách prostřednictvím informačního systému jsou povinny zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo

4 zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení výkonu jejich činnosti pro Městský úřad nebo město Krnov. článek 5 Závěrečná ustanovení 1) Předávání osobních údajů o fyzických osobách do jiných států, sankce upravuje zvláštní zákon. 1) 2) Na ostatní vztahy neupravené tímto opatřením se plně vztahují příslušná ustanovení zvláštního zákona. 1) článek 6 Účinnost Toto opatření bylo vydáno a schváleno pro potřeby činnosti Městského úřadu v Krnově a nabývá účinnosti dnem následujícím po dni, ve kterém bylo schváleno radou města, t.j. 28. ledna 2004 Nabytím účinnosti tohoto opatření se ruší směrnice č. 29 Jiří Vodička tajemník Městského úřadu v Krnově 101/2000 Sb. ZÁKON ze dne 4. dubna 2000 o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů Změna: 227/2000 Sb. Změna: 177/2001 Sb. Změna: 450/2001 Sb. Změna: 107/2002 Sb. Změna: 310/2002 Sb. Změna: 517/2002 Sb. Změna: 309/2002 Sb.

5