niverzita Karlova v Praze, Fakulta sociálních věd Opatření děkana č. 33/2014 Název: Směrnice pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociálních věd

Transkript

1 niverzita Karlva v Praze, Fakulta sciálních věd Opatření děkana č. 33/2014 Název: Směrnice pr běh účetních dkladů na Fakultě sciálních věd Účinnst: V Praze dne 31. července 2014 PhDr. Jakub Knčelík, Ph.D. děkan fakulty V suladu s ustanvením zákna č. 563/1991 Sb. účetnictví, který stanví rzsah a způsb vedení účetnictví a jeh průkaznsti a vyhlášky č. 504/2002 Sb., kteru se prvádějí některá ustanvení zákna č. 563/1991 Sb. účetnictví, ve znění pzdějších předpisů, se vydává tt patření, které upravuje běh a zpracvání účetních dkladů. Článek 1 Obecná ustanvení 1. Účelem tht patření je zajistit vytvření předpkladů ke správnému, úplnému, průkaznému, srzumitelnému, přehlednému a včasnému vedení účetnictví způsbem zaručujícím trvalst účetních záznamů ( 8 a 33 zákna účetnictví). 2. Pr účely tht patření se během účetních dkladů rzumí plynulý prces d vyhtvení neb přijetí účetníh dkladu přes věřvání (přezkušvání) a zaúčtvání, až p jeh archivaci. Na tmt prcesu se pdílejí jak pracvníci účtárny, tak pracvníci statních pracvišť, kteří přím vlivňují úplnst a pravdivst účetních údajů, jejich kvalitu a vypvídací schpnst a včasné předlžení dkladu k účetnímu zpracvání. 3. Účetními dklady jsu průkazné účetní záznamy, které musí bsahvat tyt náležitsti: a. značení účetníh dkladu, b. bsah účetníh případu a jeh účastníky, c. peněžní částku neb infrmaci ceně za měrnu jedntku a vyjádření mnžství, d. kamžik vyhtvení účetníh dkladu, e. kamžik uskutečnění účetníh případu, není-li shdný s kamžikem pdle písmene d),

2 f. pdpisvý záznam, kterým se rzumí účetní záznam, jehž bsahem je vlastnruční pdpis neb elektrnický pdpis pdle zvláštníh předpisu neb bdbný průkazný účetní záznam v technické frmě ( 33a, dst. 4 zákna) sby dpvědné za účetní případ a pdpisvý záznam sby dpvědné za jeh zaúčtvání. Skutečnsti pdle písmene a) až f) prkazuje účetní jedntka puze účetním dkladem. 4. Účetní dklady se vyhtvují bez zbytečnéh dkladu p zjištění skutečnstí, které se jimi zachycují, a t tak, aby byl mžn určit bsah každéh jedntlivéh účetníh případu způsbem pdle 8 dst. 5 zákna. 5. Daňvý dklad pdle zákna dani z přidané hdnty je účetním dkladem s náležitstmi daňvéh dkladu pdle příslušnéh ustanvení zákna dani z přidané hdnty. Článek 2 Ověřvání a přezkušvání účetních dkladů 1. Přezkušvání účetníh dkladu Přezkušvání účetníh dkladu je prváděn za účelem prvěřvání věcné a frmální správnsti, přičemž věcnu správnst prvěřují a za ni dpvídají účastníci hspdářské perace. Za frmální správnst účetníh dkladu dpvídají a ji zkumají pracvníci účtárny. Účetní dklady se přezkušují z hlediska: věcnéh, tj. správnstí (i pčetní) údajů, bsažených v účetních dkladech (kntrla suladu účetní perace s becně závaznými a interními předpisy, existenci perace a její právněnst). Přezkušvání z hlediska věcnéh prvádějí příslušní dpvědní pracvníci, kteří prvedení těcht prací nařídili neb schválili. Tit pracvníci svým pdpisem na účetním dkladu ptvrzují, že fakturvaná práce (zbží, ddávky) dpvídá skutečnsti, že suhlasí s účetní perací a se způsbem prvedení účtvaných prací i účtvanu cenu. Tímt ptvrzením účastnéh dkladu přebírají dpvědnst za věcnu správnst. frmálníh, tj. kntrla úplnsti všech náležitstí účetních dkladů předepsaných záknem účetnictví, vč. věřvání právněnsti pracvníků, kteří účetní peraci nařídili neb schválili (pdpisvé vzry). Tt přezkušvání prvádějí pracvníci účtárny zásadně před zaúčtváním účetních dkladů. Při přezkušvání přípustnsti psuzuje dpvědný pracvník, není-li účetní perace v rzpru s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy rganizace. Pkud zjistí nepřípustnst účetníh případu, je pvinen neprdleně tm prkazatelným způsbem uvědmit nadřízenéh pracvníka, v závažných případech infrmuje tajemníka, případně děkana fakulty. 2. Účtvý předpis K důležitým frmálním znakům účetníh dkladu patří i účtvý předpis, který definuje vlbu suvztažnsti a pdvjnsti. Tat infrmace je ulžena v účetním prgramu a předkládá se na pžádání. 3. Opravy účetních dkladů

3 Mezi významné úkny patří i způsb prvádění prav v účetních dkladech. V případě zjištění chyb v účetních dkladech, musí být pravy prvedeny tak, aby nedšl k prušení průkaznsti, úplnsti a správnsti účetnictví (viz 35 zákna účetnictví). Oprava chybnéh údaje se prvede např. přeškrtnutím, a t tak, aby půvdní údaj zůstal čitelný. Oprava musí být dplněna a stvrzena pdpisem právněné sby v suladu s vnitřním předpisem. V případě, že byla zjištěna chyba p zaúčtvání danéh účetníh dkladu a již p předlžení účetní závěrky za příslušné bdbí, je nutn vyhtvit na pravu zvláštní účetní dklad, který se zaúčtuje jak nvý účetní případ. 4. Uspřádání a archivace účetních dkladů Účetní dklady jsu důležitým průkazným materiálem, a prt musí být jak uspřádány, tak archivvány způsbem, aby při případné kntrle mhly být pužity jak důkazní prstředky. Dklady se archivují pdle pžadavků záknů a t zejména zákna č. 563/1991 Sb. účetnictví, ve znění pzdějších předpisů, zákna č. 235/2004 Sb., dani z přidané hdnty, ve znění pzdějších předpisů, zákna č. 589/1992Sb., pjistném na sciální zabezpečení a příspěvku na státní plitiku zaměstnansti, ve znění pzdějších předpisů, zákna č. 592/1992 sb. pjistném na všebecné zdravtní pjištění, ve znění pzdějších předpisů. Účetní dklady je nutné značit a uspřádat tak, aby byl zřejmé, kteréh účetníh bdbí se týkají a dále tak, aby z nich byla zřejmá tázka dpvědnsti a bsahvé a věcné správnsti. 5. Při běhu dkladů se využívají zejména tyt kntrlní metdy a kntrlní pstupy Kntrlní metdy: a. zjištění skutečnéh stavu hspdaření s veřejnými prstředky a jeh prvnání s příslušnu dkumentací, b. sledvání správnsti pstupů při hspdaření s veřejnými prstředky, c. šetření a věřvání skutečnstí týkajících se perací, Kntrlní pstupy: d. schvalvací pstupy, které zajišťují prvěření pdkladů připravvaných perací a které tyt perace v případech zjištění nedstatků pzastaví až d dby jejich dstranění, jsu realizvány v půsbnsti příkazce perace, e. perační pstupy, které zajišťují úplný a přesný průběh perací až d jejich knečnéh vypřádání a vyúčtvání, a které zahrnují i kntrlní techniky při prvěřvání jejich dkumentace a sestavvání účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a zpráv, f. hdntící pstupy, které zajišťují psuzení údajů prvedených peracích ukládaných v zavedených infrmačních systémech a bsažených v účetních, jiných finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich prvnání se schválenými rzpčty a vyhdncení jejich důsledků na celkvé hspdaření. Článek 4 Frma a běh dkladů

4 1. Předmět úpravy Ustanvení tht patření se vztahují na běh vnějších a vnitřních účetních dkladů věřujících prvedení hspdářských perací, nichž se účtuje v účetnictví, např. faktur a dbrpisů, dkladů k statním platbám, dkladů k výplatě mezd, dvdů pjistnéh na sciální a zdravtní pjištění, daní z příjmů a srážek z mezd, dkladů při pracvních cestách, pkladních dkladů. Tt patření neupravuje režim výknu spisvé služby (pdatelny), který je předmětem zákna č. 499/2004 Sb. archivnictví a spisvé službě a prváděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb. 2. Oběh dkladů výdajvá část 2.1. Ddavatelské faktury Příjem faktur a. Faktury jsu přijímány v pdatelně. Prstřednictvím pdatelny jsu předávány ke zpracvání sbám, dpvědným za účetní případ eknmickému ddělení. b. V eknmickém ddělení pvěřený pracvník u dšlé faktury věří, zda bsahuje všechny náležitsti účetníh záznamu a daňvéh dkladu tzv. frmální správnst dkladu. V případě, že faktura nedpvídá pžadavkům zákna, vrátí ji nedkladně ddavateli k přepracvání. c. Zkntrlvaná faktura (bez frmálních chyb) je zapsaná d knihy faktur a patřena průvdním listem faktury (tzv. kšilku), Průvdní list faktury bsahuje tyt infrmace: datum přijetí faktury, přadvé čísl, další infrmace, nutné k řádnému zaúčtvání faktury ve finanční účtárně. Takt zpracvaná faktura je prstřednictvím pdatelny předána příslušnému pracvišti k přezkušení účetníh dkladu za účelem věření věcné správnsti Ověření správnsti a placení faktur g. Příslušné pracviště Veducí dbrnéh útvaru neb jím pvěření pracvník zajistí hspdárné, efektivní a účelné využívání prstředků v suladu se zásadami řádnéh hspdáře. Prvede zejména: kntrlu věcné a finanční správnsti faktury, přiřadí faktuře čísl střediska, útvaru neb grantu a zaznamená tyt ptřebné infrmace na průvdním listě faktury.

5 Správnst faktury se stvrzuje pdpisem pracvníka, z jehž pdnětu byla faktura vystavena a pracvníkem dpvědným za nakládání s finančními prstředky na průvdním listu faktury. Sučástí pdpisu je i datum. Takt dsuhlasenu fakturu (riginál faktury s dplněným průvdním listem faktury) předá pracviště zpět prstřednictvím pdatelny na eknmické ddělení k zaplacení, a t nejpzději 4 dny před splatnstí faktury. h. Eknmické ddělení Pvěřený pracvník eknmickéh ddělení věří dle pdpisvých vzrů právněnst pdepsaných sb a předá faktury veducí eknmickéh ddělení k pdpisu. Faktury nad 20 tis. Kč jsu předkládány ke schválení tajemníkvi fakulty. P patření průvdníh listu faktury všemi pžadvanými pdpisy je faktura předána finanční účtárně k úhradě. P bdržení výpisu z účtu z peněžníh ústavu, zapíše datum úhrady d knihy dšlých faktur a předá k zaúčtvání v suladu s platným účtvým rzvrhem Objednávky Ddávky zbží a služby d externích ddavatelů zabezpečují pmcí bjednávek, musí být ddrženy tyt zásady: bjednávky jsu vystavvány eknmickým ddělením v číselné řadě s pčátkem d čísla jedna pčínaje začátkem kalendářníh rku a s značením příslušnéh rku, a t na základě pdepsanéh pžadavku příslušnéh pracviště, bjednávka bsahuje zejména tyt náležitsti: název (jmén a příjmení ddavatele, sídl) bydliště resp. prvzvna, předmět plnění a údaj ceně, bjednávky jsu vyhtvvány ve dvu kpiích s tím, že jedna kpie pdepsané bjednávky bude připjena k faktuře přijaté na základě bjednávky, jedna kpie bude zalžena v eknmickém ddělení p dbu archivační dby. Dklady k účtvání majetku Účtvání přízení, zařazení d užívání a vyřazení majetku (DHM, DNM, DDHM a DDNM) zabezpečuje pracvník eknmickéh ddělení. V tmt případě pstupí pvěřený pracvník eknmickéh ddělení fakturu nejprve pracvníkvi pr správu majetku k zaevidvání. Záznam zařazení d evidence majetku včetně přidělenéh inventárníh čísla bude zapsán na průvdní list faktury, evidence bude pdepsána a faktura předána zpět. Správa majetku v dalších úknech ve věci vedení a vyřazvání majetku se řídí Opatřením děkana č. 18/ Dklady k statním platbám Na statní platby, které je účetní jedntka pvinna prvádět na základě smluvy a na něž není vystavena d ddavatele faktura (zálhy, nájemné apd.), vyhtví příslušné pracviště pdklad pr vystavení vnitřníh účetníh dkladu a pstupuje se dále pdle bd a). 2.4 Dklady k účtvání mzdách, dvdu pjistnéh na sciální a zdravtní pjištění, daně ze mzdy a srážek mezd Agenda spjená s účtvání mezd se vede ve mzdvé účtárně Pdklady pr zpracvání mezd jsu spjeny zejména s těmit peracemi: s nástupy zaměstnanců d pracvníh pměru a uknčením pracvníh pměru, se změnami u stávajících zaměstnanců,

6 se získáním pdkladů pr výpčet mezd u pracvníků zaměstnaných na základě dhd ( prvedení práce, pracvní činnsti) Pdkladem prúčtvání mzdách včetně příslušenství jsu sestavy: rekapitulace mezd, přehled výši dvdu sciálníh pjištění, přehled výši dvdu zdravtníh pjištění pdle jedntlivých pjišťven, hrmadné příkazy d banky k úhradě (např. k převdu mezd zaměstnanců), rekapitulace všech srážek, a dále evidenční listy důchdvéh pjištění. 2.5 Dklady při pskytvání náhrad výdajů při pracvních cestách Organizace tuzemských a zahraničních pracvních cest včetně běhu dkladů je stanvena Pkynem tajemnice č. 7/2007 a ddatky k tmut pkynu. 2.6 Dklady k účtvání cenin Nákup cenin zabezpečuje pvěřený pracvník (pkladní), který zárveň vede evidenci cenin (např. stravenky). 3. Oběh dkladů příjmvá část 3.1. Vystavvání dkladů. Faktury za výkny (služby aj.) vystavuje na základě pkynu pvěřenéh pracvníka příslušnéh pracviště finanční účtárna. Ta dpvídá za t, že vystavená faktura je věcně i frmálně v přádku (viz náležitsti účetníh /daňvéh dkladu). Originál faktury je deslán dběrateli. Kpie faktury je pnechána ve finanční účtárně (bd 3.2), a. při platbách v htvsti pkladní dklady vydává pracvnice pkladny. 3.2 Likvidace vystavených dkladů Pvěřený pracvník finanční účtárny zapíše fakturu d knihy vydaných faktur a zaúčtuje ní. K faktuře připjí infrmace zaúčtvání faktury, která se přizuje z účetníh sftware sučásti infrmace je i pdpis sb dpvídajících za zaúčtvání. P úhradě faktury zaznamená v knize vydaných faktur datum úhrady a předá tut infrmaci dále k zaúčtvání. 4. Oběh bankvních dkladů. Bankvními dklady se pr účely tht patření rzumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankvních účtů.

7 a. Příkazy k úhradě vystavuje pvěřený pracvník finanční účtárny. Příkaz pdepisují zaměstnanci, kteří mají dispziční práv k účtům u příslušné banky pdle platných pdpisvých vzrů a pdle prpzic banky. b. Výpisy z účtu jsu denně elektrnicky přijímány finanční účtárnu prstřednictvím služby Mje banka. Na základě výpisu z účtu prvede pvěřených pracvník finanční účtárny kntrlu realizvaných plateb. c. V případě zjištěné neprvedené platby prvádí pvěřených pracvník pravný příkaz k úhradě. d. Na základě výpisu z běžnéh účtu se následně prvede zaúčtvání prběhlých plateb přijatých i prvedených. Bankvní výpis je p zpracvání zalžen. 5. Oběh pkladních dkladů Pkladní perace smí prvádět jen zaměstnanec, se kterým byla uzavřena smluva hmtné dpvědnsti pdle zákníku práce (dále jen pkladní). V případě jeh dluhdbé nepřítmnsti zastupuje zaměstnanec, kteréh jmenuje veducí eknmickéh ddělení. Pkladními dklady se pr účely tht patření rzumějí: pkladní kniha, příjmvý pkladní dklad, výdajvý pkladní dklad, přílhy k příjmvým a výdajvým pkladním dkladům. Pkladní dklady, které pkladní přijme a vydá, následně předá pvěřenému pracvníku finanční účtárny k zaúčtvání. Pkladní má tyt pvinnsti: zabezpečuje, prvěřuje a dpvídá za t, aby pkladní dklady k výplatě neb přijetí měly stanvené náležitsti název a čísl, název účetníh jedntky, kamžik (datum) vyhtvení, jmén plátce neb příjemce, částku platby číslicí a slvy, účel platby, pdpisy (pdpisvé záznamy) právněných pracvníků, vede chrnlgicky záznamy v pkladní knize, ddržuje stanvený pkladní limit. 6. Pdpisvé vzry Ustanvení pdpisvých vzrech se vztahuje k pdpisvým vzrům pracvníků (příkazcem perace), kteří jsu: právněni vydávat a schvalvat dispzice s finančními prstředky (rzpčtvými i nerzpčtvými u peněžních ústavů. Seznam pdpisvých vzrů zajišťuje a aktualizuje eknmické ddělení prstřednictvím RUK. Originál seznamu pdpisvých vzrů je zasílán d příslušných peněžních ústavů, kpie je ulžena v účtárně. právněni schvalvat hspdářské perace a pracvní cesty. Seznam pdpisvých vzrů zajišťuje eknmické ddělení ve splupráci s jedntlivými pracvišti a řešiteli prjektů vědy a výzkumu. Seznam pdpisvých vzrů je ulžen v eknmickém ddělení.

8 V případě rganizačních a persnálních změn, v jejichž důsledku djde ke změně plynucích pravmcí a dpvědnstí u pracvníků, kteří mají právnění pdle bdů a) neb b), známí veducí příslušné rganizační jedntky tut změnu neprdleně eknmickému ddělení a sučasně mu předá aktualizvané pdpisvé vzry. Tt patření nabývá účinnsti dnem vydání a ruší tím patření děkana č. 17/2008. PhDr. Jakub Knčelík, Ph.D. děkan fakulty Za správnst: Zlata Vdenkvá veducí EO