Aplikovaná informatika Uplatnění možností delegování úkolů v rámci realizačních týmů. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. ŠUBRT, Z.

Transkript

1 Aplikovaná informatika Uplatnění možností delegování úkolů v rámci realizačních týmů. ZEMÁNEK, Z. PLUSKAL, D. ŠUBRT, Z. Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky amanagementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/

2 Uplatnění možností delegování úkolů v rámci realizačních týmů i 1. Využit ití týmových rolí a delegování úkolů 2. Zásady týmové práce 3. Metody týmové spolupráce 4. Kontrolní otázky a úkoly samostudia

3 Cíle přednp ednášky 1. Předat studentům m základnz kladní informace o zásadách týmové práce. 2. Objasnit na co se soustředit při i budování týmu. 3. Charakterizovat metody týmové spolupráce.

4 Realizační tým Realizační tým = malá skupina lidí, kteří jsou zaujatí pro určitý cíl a všichni se za něj cítí být společně zodpovědní Základní podmínkou jsou: dostatečné odborné znalosti, vysoký stupeň motivace všech členů týmu. Tým není jen skupina.

5 Realizační tým Obr. Upraveno [1] Obr. Upraveno [1] Vytvořen pro řešení daného ho, zpravidla složitého problému, důležitá je zejména kreativita a různé pohledy, je tvořen lidmi, kde jednotlivci mají různé znalosti, schopnosti a dovednosti, jenž se navzájem doplňuj ují za účelem splnění stanoveného cíle, musí mít jasně stanovený cíl. c [1]

6 Realizační tým Profesor Meredith Belbin definoval na základz kladě rozsáhl hlého ho výzkumu osm základnz kladních týmových rolí,, později rozší šířených na devět, a roztřídil je do čtyř základních skupin (obr. obr.). Meredith Belbin je britský výzkumník k a teoretik managementu, známý pro jeho práci o manažerských erských týmech. Je hostujícím m profesorem a čestným členem Henley Management College ve Velké Británii. [1,6]

7 Vedoucí (kouč,, leader) týmu V čele týmu je pracovník, který buď byl ustanoven výběrovým řízením - oficiáln lní vedoucí, či byl vybrán (zvolen) členy týmu na základě své přirozené autority - neoficiáln lní vedoucí. Musí být přijat a respektován ve své funkci všemi členy týmu a respektován vedením instituce. Současně zastává některou z vůdcovských rolí v týmu. Vlastnosti vedoucího: cit pro jednání s lidmi, má přirozenou autoritu, vysokou emoční inteligenci, neschovává se za problémy, je dostatečně otevřený při řešení problémů, nenarušuje citovou hladinu ( nejitří emoce ).

8 Týmová role: 1. Tvůrce Je plný dynamické energie, schopný okamžitě reagovat na výzvu, kterou představuje stanovený úkol. V tomto směru je schopen z týmu dostat to nejlepší ší. + Týmové myšlenky a diskuse vytvaruje do jasného a proveditelného projektu, který tým vzápětí zrealizuje. - Při svém dynamickém přístupu však může často provokovat či dokonce urážet ostatní nebo se naopak sám cítit uražený. [1] [1]

9 Týmová role: 2. Koordinátor Je neformální vůdce týmu, vyzrálý a sebejistý, klidný, objektivní, otevřený bez předsudků všem a všemu. + Proto spojuje lidi, aby podpořil dosažení stanoveného cíle. - Jeho řádnost však zpravidla platí také pro jeho náročnost, intelekt a tvořivost. [1]

10 Týmová role: 3. Vyhledáva vač Vyhledávač zdrojů bývá nejoblíbenějším členem týmu. Je uvolněný, společenský, nápaditý, ovšem bez originality, má diplomatické schopnosti. + Jeho hlavní pozitivní vlastností je schopnost navazovat nové kontakty a rozpoznávat příležitosti. - Často se stává, že snadno ztratí zájem, jakmile se z novinky stane rutina. [1]

11 Týmová role: 4. INOVÁTOR Je ten, kdo, obrazně řečeno, rozsévá myšlenky, jejichž ovoce pak sklízejí druzí. + Je to velmi inteligentní člověk, tvůrčí typ, zdroj nápadů, kdykoliv ochotný nalézt a realizovat zcela netradiční přístup k řešení problému. - Má však sklony ve svém nadšení někdy podceňovat praktické detaily, příp. společenská pravidla. [1]

12 Týmová role: 5. FINIŠER Je většinou člověk neustále pronásledovaný starostmi, co by se mohlo nepovést, a proto není v klidu, dokud sám neprověří každý detail. Tito perfekcionisté jsou běžnější v technických činnostech nebo ve státní správě než v podnikatelské sféře. + Hlídají termíny, postupy a dokonalé provedení. - Jejich perfekcionismus a obavy o maličkosti, je-li jich příliš, mohou být i brzdou týmové práce. [1]

13 Týmová role: 6. PORADCE Je to vážný, vysoce inteligentní typ, který dokáže bez emocí, chladně, přesně a obezřetně vyhodnotit situaci a přijatá řešení. + Jeho střízlivost a strategický pohled jsou tedy jeho největšími pozitivy, - Postrádá však zpravidla schopnost se pro cokoliv nadchnout, a tím motivovat lidi kolem sebe. [1]

14 Týmová role: 7. REALIZÁTOR Týmový realizátor je praktický duch týmu, který dokáže přijatá rozhodnutí transformovat do konkrétních činností konkrétních lidí. + Je konzervativní, disciplinovaný, ochotný plnit úkoly, které jsou pro ostatní nezajímavé, jež jsou však nutné pro zdar věci. - Problém může nastat, vyžaduje-li situace flexibilitu nebo je-li třeba pracovat se zatím neprověřenými myšlenkami a postupy. [1]

15 Týmová role: 8. STMELOVAČ Stmelovač týmu je nejcitlivější člen týmu, který zná individuální potřeby a starosti jeho členů, vnímá emotivní stránku týmové práce a snaží se odstranit vzájemné třenice. + Je proto nesoutěživý, jemný, vstřícný a kdykoliv ochotný pomoci, čímž podporuje kolektivního ducha při práci týmu. - V klíčových okamžicích však zpravidla bývá nerozhodný, z přemíry snahy někoho nepoškodit. [1]

16 Týmová role: + 9. SPECIALISTA Specialista bývá tvořivý typ, iniciativní a oddaný svému úzkému profesnímu zaměření. + Poskytuje vzácné vědomosti a schopnosti, např. v oblasti ICT. - Jeho úzké zaměření i sklony zajímat se spíše sám o sebe, však přirozeně omezují jeho využitelnost pro tým. [1]

17 Průměrný rný podíl l rolí [3] Z Z grafu i obrázku je zřejmz ejmé, že e každá role můžm ůže e mít m specifický podíl l na realizaci daného úkolu. kolu. [3]

18 Týmové role V týmu nemusí být mnoho lidí, v praxi dokáže většina lidí zastávat i dvě tři různé týmové role, podstatné je, aby se členové týmu vhodně doplňovali ovali a vycházeli si vstříc, některé role jsou nahraditelné, např. místo myslitele je možné podporovat tvořivost brainstormingem, specialistu je možné nahradit externím expertem, mimo rolí důležité i individuáln lní motivy (potřeba ovlivňovat, být přijímán, apod.). [3]

19 Počet členů týmu Velikost týmu není jednoznačně vymezena, za optimální je považován počet 5-8 pracovníků. Nejmenší doporučený počet členů týmu je 3. Nejvyšší doporučovaný je 9, při vyšších počtech se týmy zpravidla dělí. Počet členů týmu by měl m l být takový, aby byla umožněna na komunikace z očío do očí. o [2]

20 Zásady úspěšné týmové práce Máme-li možnost výběru, zařadíme do týmu odborníky s odpovídajícími předpoklady ke kooperaci. Pozice vedoucího může být flexibilní v závislosti na postupu řešení úkolu se vedení týmu ujímá některý z dosavadních členů (v jednotlivých etapách). Důležitým znakem úspěšné týmové práce je vysoká míra tvořivosti. Zavádění týmové práce nesmí být samoúčelné. [3]

21 Nežádouc doucí jednání v týmu Agresivní chování Blokování/obstrukce Osobní exhibice Rival Vyhledávání sympatií Klaunství Přitahování pozornosti Stažení se Negativní faktory: A. Nepřátelství B. Nedůvěra C. Špatné vedení týmu D. Blokování informací E. Nevyrovnanost týmu [4]

22 Zásady úspěšné týmové práce 1. komunikace informační tok je otevřený 2. atmosféra je aktivizující 3. autorita je založena na kompetenci 4. úkol je pojímán celistvě důsledné sledování hlavního cíle 5. osobnost vedoucího týmu (leader, kouč) vedle odborných kvalit i kvality osobnostní [4] Takto NE!! Takto NE!!

23 SOUHRN: Tým pravidla hry Buďte ochotni prosazovat cíle a pravidla, komunikujte tak, abyste se navzájem podporovali, kárejte konstruktivně, dodržujte dohody, zaměřte se na to, co se v praxi prokazatelně osvědčilo, pokud o něčem pochybujete, prověřte své emoce, říkejte vždy pravdu, domluvte se, že nebudete jako tým schvalovat něco, s čím někteří členové týmu nesouhlasí.

24 Metody týmové spolupráce Aby realizační tým uskutečnil cíle projektu, je nutné využívat moderní metody týmové spolupráce: Workflow Obvykle se tímto pojmem popisuje technologie řízení podniků, projektů, zpracování a schvalování dokumentů, atd. Pro podporu je vytvořena řada ASW prostředků. Groupware Prostředí či vybavení, které umožňuje dvěma a více tvůrcům navzájem: - komunikovat, - kooperovat při realizaci díla, - koordinovat jejich aktivity. [5]

25 Workflow Foto: commons.codeforamerica.org Zde je jasně nadefinováno, kdo má vykonat jaké činnosti v realizaci celého procesu a v průběhu naplňování cílů projektu (viz rozhodovací pravomoci). Aplikační software má nastaveno hlídání plnění dílčích úkolů (podprocesů) a odsouhlasení kroků k dokončení projektu. [5]

26 Foto: datapolis.com Foto: datapolis.com Workflow Vizualizace je řešena pomocí schéma provádění nějaké komplexnější činnosti (procesu), rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby. Pro podporu workflow existuje řada konkrétních softwarových produktů, v nichž je předdefinovaný systém např. vnitropodnikových procesů, digitalizace dokumentů, oběhu dokumentů v elektronické podobě a archivace dokumentů podle nastavených procesů. [5]

27 Workflow tvoří Foto: omni-ts.com Foto: omni-ts.com Foto: blogs.technet.com Foto: blogs.technet.com Foto: commons.codeforamerica.org Foto: commons.codeforamerica.org Jsou nastavena pravidla regulující procesy, sleduje se cesta předávané informace, koloběh, trvalé uložení (historie zůstává), je stanoveno, kdo co schvaluje (rozhoduje), jsou nastavena měřítka procesu (metriky), používaná pro jeho posuzování. [5]

28 Typy worklow systémů Administrativní Každodenní, rutinní agendy vystavování objednávek, sledování nákladů, výdajů, vyřizování reklamací, registrace vozidel, Ad hoc Průběh h není předem znám (procesy nejsou standardizovány, jsou zpravidla jedinečné, definují se až v okamžiku vzniku). Celý proces je unikátn tní, i když účastníci dělají řadu podobných, opakovatelných podprocesů. = Např. dotaz zákazníka, zpracování výroční zprávy, vyřízení nestandardní reklamace, [5]

29 Typy worklow systémů Kolaborativní Podporuje týmovou spolupráci. Obvykle obsahují opakovaný cyklus několika iterací téhož kroku k dosažení souhlasu. Např. tvorba dokumentace, zpracování kupní smlouvy, tvorba propagačního materiálu, návrh nové služby,.. Produkční Jsou dobře e strukturovatelné, ale mohou mít relativně složitou strukturu. Většinou hlavní procesy (např. přidaná hodnota, spokojenost zákazníka, ). [5]

30 Typy worklow systémů Srovnání: [5]

31 Definice Groupware Programové vybavení, které umožňuje dvěma a více lidem navzájem komunikovat, kooperovat na společném díle a koordinovat jejich aktivity. přičemž komunikace, kooperace a koordinace jsou tři formy spolupráce. Komunikace = výměna zpráv, požadavků, instrukcí. Kooperace = práce nad společnými dokumenty. Koordinace = znamená vzájemné sladění činností. [7]

32 Groupware Ať už je společná úloha rozdělena na dílčí nezávislé části, nebo ne, musí kooperující lidé koordinovat své aktivity. Musí řídit závislostz mezi těmito aktivitami, aby bylo možné kompletovat výsledky do jednoho celku. Komunikace je pak nezbytnou součástí koordinace. [7]

33 Groupware Systémy pro podporu spolupráce: zahrnují počíta tačové nástroje vedoucí ke spolupráci lidí (pracovníků) na nějakém společném díle - pomocí nich jednotliví členové skupiny mohou komunikovat, sdílet různé dokumenty a organizovat svoji spolupráci, existují jak dílčíd aplikace naplňující tuto funkcionalitu, tak komplexní balíky (např. Lotus Notes, egroupware atd.), usnadňuj ují práci virtuálních týmů a skupin pracujících na dálku.

34 Zdroje doplňuj ující studijní literatura: 1. SLAVÍK, Jakub. Z inženýra manažerem (2. část dokončení). [online]. [cit ]. Dostupné z: 2. Popis týmových rolí. [online]. [cit ]. Dostupné z: 3. Týmové role a tvorba týmů. [online]. [cit ]. Bakalářská práce. Praha: ČVUT, Dostupné z: %C3%A1%20pr%C3%A1ce_Jedli%C4%8Dka.pdf. 4. BĚLOHLÁVEK, František. Jak vést svůj tým. Praha: Grada Publishing, ISBN Prezentace-workflow [online]. [cit ]. Dostupné z: 6. BELBIN, Meredith. Team Roles At Work. Elsevier Ltd., ISBN Groupware. Wikipedia.org [online] [cit ]. Dostupné z:

35 Úkoly do samostudia 1. Použít základní informace o zásadách týmové práce při p i tvorbě týmu a rozdělen lení rolí. 2. Objasnit si na co se soustředit při p budování týmu. 3. Charakterizovat metody pro práci v týmu. 4. Posílit týmové vazby a odpovědnost dnost za splnění cílů KP.