INFORMAČNÍ DOKUMENT O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ZÁKAZNÍKY

Transkript

1 INFORMAČNÍ DOKUMENT O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ZÁKAZNÍKY Tt infrmační memrandum zpracvání sbních údajů ppisuje zejména jakým způsbem, za jakým účelem a v jakém rzsahu zpracváváme Vaše sbní údaje. Dále Vám pskytuje infrmace tm, jaká máte v suvislsti se zpracváním Vašich sbních údajů práva. Dále v tmt memrandu naleznete přehledné infrmace způsbu pužití a účelu mnitrvacích technlgií. Splečnst Vdvdy a kanalizace Vysčina s.r.., jakžt Váš ptencinální ddavatel služeb zpracvává Vaše sbní údaje v rámci prcesu smluvních vztahů s dběrateli pitné vdy neb prducenty dpadních vd. Zpracvání sbních údajů prvádíme v suladu s nařízením Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů (dále jen GDPR ), vnitřními předpisy a zásadami splečnsti Vdvdy a kanalizace Vysčina s.r..a všemi platnými právními předpisy. S jakýmikliv dtazy neb při uplatňvání jakéhkliv z Vašich práv v blasti chrany sbních údajů se bracejte přím na nás prstřednictvím kntaktů uvedených níže. Vdvdy a kanalizace Vysčina s.r.. Adresa: Na Hranici 4839/14, Jihlava vak@vakvyscina.cz Telefn: Web: Prstřednictvím uvedených kntaktů můžete také hlásit narušení zabezpečení chrany sbních údajů a jakékliv další pdezření na prušvání práv a pvinnstí v blasti chrany sbních údajů. Veškeré zpracvání sbních údajů prbíhá puze v nezbytném rzsahu a t s hledem na typ a kategrii sbních údajů. Vaše sbní údaje uchváváme puze p nezbytně dluhu dbu pr naplnění účelu zpracvání, například p dbu stanvenu právním předpisem. Chceme uchvávat puze aktuální a přesné údaje, prt je průběžně aktualizujeme. Vhdné zabezpečení sbních údajů je nezbytnu sučástí řádnéh zpracvání sbních údajů, prt jsme implementvali různá patření, abychm sbní údaje chránili před jakýmkli neprávněným přístupem. Naším cílem je v c největší míře zachvat Vaše sukrmí, prt vždy řádně psuzujeme, zda určité zpracvání je nezbytné a zda nepřiměřeně nezasahuje d Vašich práv a svbd. Kategrie sbních údajů Zpracváváme následující kategrie Vašich sbních údajů: Údaje ttžnsti jmén, příjmení, adresa, datum narzení a další relevantní sbní údaje Kntaktní údaje , telefnní čísl, krespndenční adresa a další relevantní sbní údaje Údaje suvisející se smluvu ddávce vdy dběrné míst, sptřeba, výše zálh, předpis plateb, údaje prvedených platbách, čísl bankvníh účtu pr placení zálh a plateb a statní relevantní sbní údaje. Jak Vaše údaje získáváme? Osbní údaje získáváme primárně přím d Vás: pskytnuté za účelem přípravy smluvy ddávce služeb; z kmunikace neb jednání p telefnu, em neb prstřednictvím jiných elektrnických frem kmunikace; z dkumentů, které nám předlžíte. 1

2 Výjimečně mhu nastat situace, kdy Vaše sbní údaje získáme d třetí sby, kteru může být např. exekutr, inslvenční správce neb jiný rgán veřejné mci. Osbní údaje získáváme také z veřejně přístupných i neveřejných rejstříků, evidencí a dalších bdbných zdrjů, zejména: z bchdníh rejstříku; ze živnstenskéh rejstříku; z inslvenčníh rejstříku; z centrální evidence exekucí; z databáze neplatných dkladů MV ČR; neb z veřejně přístupné databáze Katastrálníh úřadu. Jak dluh Vaše sbní údaje uchváváme? Vaše sbní údaje becně archivujeme p dbu stanvenu právními předpisy, smluvu či na základě našeh právněnéh zájmu. Osbní údaje, které zpracváváme z důvdu plnění naši právní pvinnsti, uchváváme p dbu stanvenu příslušnými právními předpisy. Až na výjimky, kdy právní předpisy stanví delší dbu uchvání určitých dkumentů, které mhu bsahvat sbní údaje, uchváváme sbní údaje zpracvávané pr plnění našich právních pvinnstí maximálně p dbu 10 let d dby uknčení smluvníh vztahu s Vámi. Osbní údaje, které zpracváváme z důvdu plnění smluvy, uchváváme p dbu účinnsti smluvy a následně dkud trvá náš právněný zájem (zpravidla p dbu trvání prmlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňvat neb bhajvat naše právní nárky, a v případě zahájení sudníh, rzhdčíh, exekučníh neb jinéh bdbnéh řízení, p dbu tht řízení a následně p dbu běhu lhůt pr pdání mimřádných pravných prstředků a během řízení p pdání mimřádných pravných prstředků). Kde Vaše údaje zpracváváme a kmu je zpřístupňujeme? V závislsti na účelu zpracvání sbních údajů můžeme Vaše údaje zpřístupňvat těmt kategriím třetích sb: - příslušným rgánům státní správy (např. rgánům činným v trestním řízení, správcům daní, rgánu finančníh dzru, rgánům sciálníh zabezpečení); neb - příslušným sudům. Pr zpracvání Vašich sbních údajů využíváme též služeb externích zpracvatelů, se kterými máme uzavřenu relevantní smluvu zpracvání sbních údajů. Využíváme následující kategrie zpracvatelů: externí inkasní agentury, externí advkátní kanceláře, ddavatele tiskvých řešení, ddavatele účetnictví. Infrmace zpřístupňvání údajů těmt subjektům a jejich seznam si můžete vyžádat prstřednictvím u (viz výše). Vaše sbní údaje však zpřístupňujeme puze v nezbytném rzsahu a v pdbě nutné k dsažení účelů uvedených v tmt infrmačním memrandu a puze sbám, které Vaše sbní údaje ptřebují pr výkn činnsti, neb našim smluvním partnerům, se kterými jsme pdepsali smluvy chránící Vaše práva a svbdy týkající se Vašich sbních údajů. Vaše sbní údaje budeme zpracvávat puze v Evrpské unii. Jak Vaše sbní údaje zpracváváme? Zpracvání Vašich sbních údajů může být jak manuální, tak autmatizvané. Autmatizvané zpracvání prbíhá v našich infrmačních systémech, případně v infrmačních systémech našich zpracvatelů. Vaše sbní údaje jsu zpracvávány především vybranými zaměstnanci Splečnsti. Učinili jsme takvá patření, aby k Vašim sbním údajům měli přístup puze pvěření a pršklení 2

3 zaměstnanci a zpracvatelé, kteří se pdílejí na jejich zpracvání, a také aby tit zaměstnanci a zpracvatelé zachvávali mlčenlivst veškerých skutečnstech, údajích a datech (sbních či jiných), nichž se dzvěděli při výknu své práce. Se všemi zpracvateli má Splečnsti uzavřenu písemnu smluvu zpracvání sbních údajů, ve které klademe důraz na zabezpečení Vašich sbních údajů a která bsahuje identické záruky pr prcesy zpracvání sbních údajů u těcht zpracvatelů, jaké jsu nastaveny u nás. Vaše sbní údaje zpracváváme tak, že je shrmažďujeme, ukládáme a třídíme v našich systémech, kntrlujeme jejich správnst a případně je aktualizujeme, třídíme je pdle Vašeh vztahu k naší splečnsti (buducí, stávající a bývalý dběratel služeb) a naknec je likvidujeme. Na jakém právním základě a pr jaké účely Vaše sbní údaje využíváme? Níže ppisujeme právní základy pr zpracvání Vašich sbních údajů a jedntlivé účely jejich zpracvání: Plnění smluvy Náš vzájemný vztah je zalžen smluvu uzavřenu na základě zákna č. 274/2001 Sb., vdvdech a kanalizacích pr veřejnu ptřebu a změně některých záknů v platném znění, příslušných prváděcích předpisů a bčanskéh zákníku. Abychm mhli smluvu uzavřít a řádně plnit, musíme zpracvávat Vaše sbní údaje. K plnění smluvy využíváme následující kategrie Vašich sbních údajů: údaje ttžnsti (s výjimku rdnéh čísla); kntaktní údaje; čísl bankvníh účtu údaje suvisející s ddávku služeb; Před uzavřením smluvy ddávce služeb zpracujeme Vaše kntaktní údaje, abychm Vám mhli pskytnut infrmace našem prduktu a umžnili Vám tak učinit infrmvané rzhdnutí. V průběhu platnsti smluvy pužijeme Vaše údaje k přiřazení plateb, které jste nám zaslali. S využitím Vašich kntaktních údajů Vám také zašleme infrmace smluvě a dkumentaci k tét smluvě, a t přím neb prstřednictvím našich pskytvatelů telekmunikačních a pštvních služeb. Jsme také právněni pužít údaje Vašich nesplněných pvinnstech k uplatňvání našich nárků neb pskytnut tyt údaje našemu právněnému pskytvateli (pskytvatelům) služeb vymáhání dluhů. Plnění právních pvinnstí Dále Vaše sbní údaje zpracváváme tak, abychm řádně plnili všechny pvinnsti stanvené právními předpisy chraně sbních údajů, záknem vdvdech a kanalizacích, záknem archivnictví a v jiných platných právních předpisech. Vztahují se na nás také auditní, daňvé a účetní pvinnsti. Prt zpřístupňujeme Vaše sbní údaje našim daňvým pradcům, auditrům a případným dalším pradcům, přičemž je vždy zajištěna důvěrnst těcht údajů. Z právních předpisů pr nás mhu plynut další pvinnsti, při nichž musí djít ke zpracvání Vašich sbních údajů. Takvé sbní údaje budu vždy zpracvány výhradně za účelem plnění dané právní pvinnsti. Naše právněné zájmy Vaše sbní údaje zpracváváme také na základě našich právněných zájmů, avšak puze za předpkladu, že Vaše zájmy a základní práva a svbdy nepřevažují náš právněný zájem. Před 3

4 zahájením zpracvání vždy důkladně pměřujeme Vaše zájmy s těmi našimi. Pkud se zpracváním nesuhlasíte, máte práv vznést námitku a my prvedeme nvé psuzení. Mnhdy není pužití Vašich sbních údajů nezbytné k plnění smluvy neb záknné pvinnsti, jde však zvyklsti či je t nutné z prvzních, administrativních, persnálních neb jiných důvdů suvisejících s kvalitu ddávek našich služeb. Na základě našich právněných zájmů zpracváváme následující kategrie Vašich sbních údajů: údaje ttžnsti (s výjimku rdnéh čísla); kntaktní údaje; čísl bankvníh účtu; údaje předepsaných a přijatých platbách; údaje suvisející s ddávku služeb; Účely zpracvání Vašich sbních údajů na základě našich právněných zájmů (resp. naše právněné zájmy) jsu následující: chrana našeh majetku a majetku zákazníků; včetně zabezpečení dat Splečnsti; zabezpečení naší sítě a mnitring návštěvnsti naši webvých stránek; ptimalizace prduktů naší Splečnsti; bhajba v případě sprů a chrana a uplatňvání právních nárků Splečnsti; řízení rizik splečnsti, chrana prti pdvdům a jejich vyšetřvání; dhalvání a znamvání narušení datvé bezpečnsti a vyšetřvání bezpečnstních incidentů; Vždy v průběhu zpracvání Vašich sbních údajů na základě našeh právněnéh zájmu bereme v úvahu Vaše zájmy a práva vyplývající z právních předpisů v blasti chrany sbních údajů. Dbáme na t, aby Vaše práv na sukrmí byl dtčen v c nejmenší míře. Jaká máte práva v blasti chrany sbních údajů? Vaše údaje zpracváváme zcela transparentním způsbem. Kdykliv během zpracvání Vašich sbních údajů můžete využít následujících práv: Máte práv na přístup k Vašim sbním údajům, a na přízení kpie Vašich sbních údajů, které zpracváváme. Máte práv na přensitelnst Vašich údajů, které jste nám pskytli neb které zpracváváme na základě Vašeh suhlasu neb pr účely plnění smluvy a které jsu zpracvávány autmatizvaně. Údaje Vám zprstředkujeme v zabezpečeném subru, který je strjvě čitelný, takže si je můžete ulžit neb zpřístupnit dalším pskytvatelům služeb. Můžete nám také pskytnut údaje získané d jiných splečnstí. Můžete vznést pžadavek, abychm Vaše údaje pskytli jinému správci t však můžeme zajistit puze v případě, že je takvý přens technicky mžný. Prtže uvedený subr bsahuje Vaše sbní údaje, dpručujeme je ulžit na Vašem zařízení bezpečným způsbem. Zajišťujeme, aby byly Vaše údaje stále aktuální, takže Vás jednu za čas a tehdy, kdy t vyžaduje zákn, žádáme jejich kntrlu. Pkud nicméně zjistíte, že údaje, které Vás máme, nejsu správné, můžete pžádat pravu chybných údajů a prstřednictvím výše zmíněných kntaktních údajů je mžné dplnit údaje nekmpletní či přidat údaje ddatečné. Máte práv pžádat mezení zpracvání sbních údajů pd dbu, kdy bude věřvána jejich správnst v návaznsti na předchzí bd tht dkumentu, v případě, že zpracvání sbních údajů je prtiprávní, ale dmítáte výmaz svých sbních údajů, v případě, že již sbní údaje neptřebujeme, ale pžadujete je pr určení, výkn neb bhajbu Vašich právních nárků neb v případě, že vznesete námitku prti zpracvání sbních údajů na základě právněnéh zájmu. Máte také práv pžádat výmaz Vašich sbních údajů, všem puze v záknem stanvených případech: Vaše údaje již pr nás nejsu nezbytné neb byla překrčena ujednaná dba uchvávání; 4

5 v případě, že jsu Vaše údaje zpracvávány na základě Vašeh suhlasu, jste tent suhlas dvlali; nesuhlasíte se zpracváním Vašich sbních údajů na základě našeh právněnéh zájmu; než budu Vaše zájmy věřeny, zpracvání mezíme a pkud budu mít Vaše práva přednst, údaje na Vaši žádst vymažeme; sbní údaje musí být vymazány, je-li t nezbytné ke splnění záknné pvinnsti; je-li zpracvání prtiprávní. Neexistuje-li pr t právní základ, Vaše údaje nebudeme mazat ani mezvat jejich zpracvání. Pkud si přejete pžádat výkn některéh z Vašich práv uvedených výše, můžete tak učinit písemně či sbně na adrese Splečnsti. Pkud jste udělil(a) suhlas se zpracváním Vašich sbních údajů, můžete tent suhlas kdykliv dvlat a t písemně či sbně na adrese Splečnsti. Dmníváte-li se, že dšl v suvislsti se zpracváním údajů k prušení Vašich práv, máte práv brátit se na příslušný dzrvý úřad (zpravidla Úřad pr chranu sbních údajů, adresa Pplk. Schra 27, Praha 7) neb na příslušný sud. Máte práv vznést námitku prti zpracvání Vašich sbních údajů na základě našeh právněnéh zájmu; pkud si přejete takvu námitku vznést, můžete tak učinit sbně na adrese Splečnsti. Vezměte prsím na vědmí, že pkud shledáme, že náš právněný zájem převáží nad Vašimi právy a svbdami, můžeme ve zpracvání Vašich sbních údajů pkračvat. Bude-li Vaše námitka shledána právněnu, může t znamenat, že nebudeme nadále Vaše sbní údaje za daným účelem zpracvávat. Aktualizace Tt infrmační memrandum průběžně kntrlujeme a můžeme je příležitstně měnit (především aby byl ddržen sulad s právními předpisy a pstupy chrany sbních údajů). Aktualizvané verze budu k dispzici na našich intranetvých stránkách, přičemž Vás na změnu vždy upzrníme sučasně s předlžením vyúčtvání ddávek našich služeb. K pslední aktualizaci tht infrmačníh memranda dšl