Právní důvod zpracování: Oprávněné zájmy správce Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR - splnění právní povinnosti

Transkript

1 ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ODBOR: VNITŘNÍ SPRÁVY Oddělení: oddělení informačních a komunikačních služeb 1. Správa informačních systémů Technická správa (administrace) informačních systémů instalace, zálohování, monitorování a logování provozních a technických parametrů, zajištění provozu, aktualizace, migrace na nové zařízení. Záznam aktivity uživatele v IS. Oprávněné zájmy správce Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR - splnění právní povinnosti Jméno, příjmení, titul, osobní číslo, č. doch. čipu, . adresa, datum nástupu, ukončení prac. poměru, zařazení na odbor, odd./pracovní pozice, sídlo organizace, telefonní číslo, mobilní číslo, faxové číslo, sériové číslo certifikátu, název počítače, IP adresa, přihlašovací jméno, název funkce (vedoucí, referent), nadřízený, role nebo oprávnění v informačním systému Interní i externí uživatelé (zaměstnanci, dodavatelé, ); uživatelé příspěvkových organizací (základní školy); uživatelé organizací zřízených městem Dodavatelé informačních systémů Správci informačních systémů Po dobu provozování informačního systému 2. Správa uživatelů Vytváření, editace, disablování, rušení uživatelských účtů v systémech (shromažďování, uchovávání a administrace), přidělování rolí a oprávnění uživatelům informačních systémů, monitorování a logování činnosti uživatelů v informačních systémech Oprávněné zájmy správce Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR - splnění právní povinnosti Jméno, příjmení, titul, osobní číslo, č. doch. čipu, . adresa, datum nástupu, ukončení prac. poměru, zařazení na odbor, odd./pracovní pozice, sídlo organizace, telefonní číslo, mobilní číslo, faxové číslo, sériové číslo certifikátu, název počítače, IP adresa, přihlašovací jméno, název funkce (vedoucí, referent), nadřízený, role nebo oprávnění v informačním systému,

2 Interní i externí uživatelé (zaměstnanci, dodavatelé, ); uživatelé příspěvkových organizací (základní školy); uživatelé organizací zřízených městem Všichni dodavatelé se vzdáleným přístupem Provozovatelé příslušných IS, např. MV ČR Po dobu nezbytně nutnou Active Directory + ová schránka po dobu trvání prac. poměru 3. MailServer ( ová komunikace) Běžná komunikace s občany nebo zaměstnanci MMPr a jinými osobami (např. zastupitelé, dodavatelé) Sekundárně oprávněný zájem správce, splnění smlouvy Jméno, příjmení, titul, ová adresa, pracovní pozice, název firmy, telefon, předmět sdělení, podpis Jsou zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů dle čl. 9 GDPR? Pokud ano, právní důvod zpracování dle čl. 9 odst. 2 GDPR. Ano, mohou být součástí ů, důvod zpracování dle čl. 9 odst. 2 písm. f) Zaměstnanci, Zastupitelé, Občané, Dodavatelé ---- Trvale - dokud uživatel y nesmaže. V případě ukončení pracovního poměru se po určité době ová schránka ruší a maže se i obsah. 4. Zpracování osobních údajů pro vydání certifikátu - Klientská registrační autorita Vydání, obnova a revokace certifikátů, tisk žádostí a protokolů o vydání

3 Sekundárně oprávněné zájmy správce Jméno, příjmení, tituly, rodné číslo, číslo OP, ová adresa, pracovní pozice, odbor, oddělení, osobní číslo, zaměstnavatel, identifikátor MPSV Zaměstnanci magistrátu Funkcionáři Statutárního města (primátor + náměstci) Česká pošta, s. p. 1 rok 5. Práce s daty Katastru nemovitostí Převzetí dat z ČÚZK, import do databáze, vyhledávání a použití osobních údajů při práci s daty Katastru nemovitostí v projektech a mapách GIS Výkon veřejné moci Jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, vlastnictví nemovitosti Vlastníci nemovitostí na území ORP Přerov --- do další aktualizace (3. měs.) 6. Návrh smluv na poskytnutí práva využití dat GIS Návrhy smluv na poskytnutí práva využití dat GIS, shromažďování, uchovávání, včetně ukládání na datové nosiče, vyhledávání a použití osobních údajů zpracovaných při navrhování smluv Splnění smlouvy Jméno, příjmení, adresa, datum narození, název, sídlo, IČO právnické osoby, bankovní spojení

4 Žadatelé o poskytnutí práva na využití dat GIS GEOVAP s.r.o. (IS Spisová služba /SSL/ 5 let, skartační lhůta počíná běžet po splacení nebo skončení platnosti smlouvy. 7. Správa majetku Shromáždění dokladů o nabytí, evidence v ekonomickém a účetním IS GINIS a IS Fama+, zapsání do excelu pro interní potřeby, uchování faktur, dodacích a záručních listů, reklamačních protokolů. Nakládání s majetkem, inventury, vyřazování majetku. Protokolární přidělování výpočetní techniky uživatelům. Sekundárně plnění smlouvy Název a adresa sídla firmy, název, sídlo, IČO právnické osoby, údaje o statutárním orgánu PO, DIČ, bankovní spojení, jméno, příjmení, telefon, . adresa, jméno, příjmení, osobní číslo, odbor, oddělení, č. kanceláře Dodavatelé, Zaměstnanci MMPr, Veřejná správa např. ministerstva Příspěvkové org. města Provozovatelé a dodavatelé příslušných IS Dokud není majetek vyřazen 8. Smlouvy, objednávky Uzavírání smluv nebo objednávek za účelem nákupu hardware, software nebo služeb pro zajištění správy a rozvoje informačních systémů veřejné správy, chodu serverů a počítačové sítě, nebo provozu a obměny výpočetní techniky. Za tímto účelem se zpracovávají a ukládají smlouvy a objednávky v interních inf. systémech a úložištích, nebo při splnění podmínek pro zveřejnění také v Registru smluv. Splnění smlouvy

5 Jméno, příjmení, datum narození, IČO (podnikající FO), č. bankovního účtu, sídlo/bydliště (podnikající FO), , telefon, fax, datová schránka, pracovní pozice, podpis oprávněných osob; údaje o statutárním orgánu právnické osoby -jméno, příjmení, číslo bankovního účtu; v případě udělení plné moci jméno, příjmení, titul, datum narození a trvalé bydliště zmocněnce; ová adresa; telefon; pracovní pozice; podpis Fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, Právnické osoby, Dodavatelé MV ČR (Registr smluv) GEOVAP, spol. s r.o. Pardubice (IS Spisová služba) GORDIC spol. s. r.o. Jihlava (IS Ekonomický a účetní systém GINIS) 5-10 let podle typu smlouvy, skartační lhůta počíná běžet po splacení nebo skončení platnosti smlouvy. 9. Veřejné zakázky malého rozsahu (dále jen VZMR) Provádění VZMR za účelem pořízení dodávek nebo služeb pro potřeby zadavatele vč. doložení transparentnosti, přiměřenosti, nediskriminování a rovného přístupu při jejich administraci Jméno, příjmení, titul, datum narození, IČO (podnikající FO), bank. spojení, sídlo/bydliště, , telefon, fax, datová schránka, pracovní pozice, podpis oprávněných osob, název společnosti, IČO, DIČ, bankovní spojení, sídlo, údaje o statutárním orgánu PO, v případě plné moci jméno, příjmení, datum narození a trvalé bydliště, zmocněnce, ová adresa, telefon, pracovní pozice, podpis Fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, Právnické osoby, Dodavatelé Členové komise pro otevírání obálek a hodnocení nabídek MV ČR 10 let

6 10. Podklady pro jednání Rady města a Zastupitelstva města Příprava podkladů pro rozhodování orgánů města v oblasti pořízení informačních systémů a servisní podpory, nákupu hardware nebo software nebo nakládání s majetkem ve správě odd. ICT. Sekundárně oprávněný zájem správce Jméno, příjmení, datum narození, IČO (podnikající FO), č. bankovního účtu, sídlo/bydliště (podnikající FO), , telefon, fax, datová schránka, pracovní pozice, podpis oprávněných osob; údaje o statutárním orgánu právnické osoby -jméno, příjmení, č. bankovního účtu, v případě udělení plné moci jméno, příjmení, titul, datum narození a trvalé bydliště zmocněnce; ová adresa; telefon; pracovní pozice; podpis Fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, Stat. orgány PO, Orgány veřejné moci INFLEX, s.r.o. Olomouc 10 let 11. Poskytování WiFi připojení pro přístup k internetu Poskytnutí připojení k internetu přes WiFi síť. Logování přístupů na internet (prováděno dodavatelsky firmou KeyNet.cz s.r.o. Brno) Sekundárně oprávněný zájem MAC adresa zařízení, přidělená IP adresa, Telefonní číslo uživatele, identifikátor mobilního zařízení, adresa IP a číslo portu, ze kterých bylo připojení uskutečněno; adresa IP a číslo portu, ze kterých bylo připojení uskutečněno, identifikátor uživatelského účtu, identifikátor protokolu elektronické pošty; adresa IP a číslo portu zdroje a cíle přenášené zprávy, adresa elektronické pošty odesílatele, adresy elektronické pošty příjemců, identifikátor protokolu elektronické pošty; MAC adresa zařízení Osoba, která využije připojení k WiFi síti

7 KeyNet.cz s.r.o. Brno 0,5 roku - určeno vyhláškou 357/2012 Sb. 12. Registr práv a povinností V tomto registru jsou vedeny referenční údaje o působnosti orgánů veřejné správy (výčet referenčních údajů vedených v RPP je v ZZR, 51-52), o právech a povinnostech fyzických a právnických osob a o oprávnění k přístupu k datům vedeným v základních registrech nebo v agendových informačních systémech. (Článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR - splnění právní povinnosti, článek 6 odst. 1 písm. e) - splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci), Zákon o základních registrech Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, titul, odbor, pracovní pozice Zaměstnanci MMPr Správce centrálního agendového registru státu Do ukončení činnosti + skartační lhůta dle platného spisového a skartačního řádu (počínaje rokem následujícím po roce vyřízení nebo spouštěcí události)