Přijatá faktura. Do systému DMS se faktury přijaté zakládají automaticky.

Transkript

1 Přijatá faktura Zpracování přijaté faktury Faktura přijatá vzniká v Heliosu Orange s příslušnými náležitostmi. Doklad tvoří hlavička, položky (řádky) a přílohy (soubory). Přílohy jsou scan faktury, likvidační list faktury, případně dodací list nebo další dokumenty. Do systému DMS se faktury přijaté zakládají automaticky. Přijaté faktury se zakládají do stavu Schvaluje se a vzniká schvalovací (WFL) proces. WFL proces je po založení spuštěn a posunut do uzlu Směrování asistentkou. WFL konzoli je možno zobrazit zapnutím v nabídce Zobrazit pohledy Akce WFL a Náhled WFL. Při této volbě se nezobrazí WFL konzole, ale v pravé části dokumentační konzole se objeví podokno s přidělenými akcemi. Další možností je zapnout celou WFL konzoli tlačítkem - Zobrazit okno WFL Schvalování přijatých faktur 1. První uživatel, který přijde do styku s fakturou je asistentka. Uživatel na tomto uzlu vybere uživatele pro uzly Věcné ověření a Finanční schválení. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT. Dle uvážení může poslat uzel na věcné ověření anebo na rozkontaci. Posunout uzel lze pomocí výběru funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat příslušnou vazbu. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 1/10

2 2. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT. 3. Následně lze WFL posunout pomocí výběru funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat příslušnou vazbu a potvrdit tlačítkem OK. 4. V uzlu Rozkontace nebo Věcné ověření je nutno rozúčtovat řádky na jednotlivá střediska resp. Zakázky. Pro korektní zaslání faktury na další uzel je potřebné, aby na faktuře byl atribut Rozdíl nulový, tj. součet celkových cen na řádcích se musí rovnat celkové ceně bez DPH v hlavičce faktury. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 2/10

3 Není-li rozdíl rovný nule, tak se faktura nedá potvrdit. Přepočítání faktury se děje při každém uložení dokumentu. 5. Po rozkontaci se faktura dostává na uzel Věcné ověření. Na daném uzlu musí uživatel na faktuře použít tlačítko VO (věcně ověřil), aby schválil jednotlivý řádek. Jestli uživatel neschválí všechny řádky a pokusí se potvrdit uzel, tak se zobrazí chybová zpráva o nekorektním věcném schválení faktury. 6. Po úspěšném věcném ověření a potvrzení uzlu se faktura dostane na Finanční ověření. Na tomto uzlu se uživatel přiřazuje automaticky na základě uvedeného střediska, tj. přiřadí se vedoucí daného střediska. Pro finanční schválení je nutno použít tlačítko PO (podpisově ověřil). Jestli uživatel neschválí všechny řádky a pokusí se potvrdit uzel, tak se zobrazí chybová zpráva o nekorektním finančním schválení faktury. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 3/10

4 Z uzlu finanční schválení může uživatel dle svého rozhodnutí fakturu schválit, nebo ji poslat do uzlu Druhé finanční schválení. 7. Na uzlu Druhé finanční schválení se uživatel přiřazuje automaticky. Na daném uzlu uživatelem. Stačí fakturu schválit. Záznam o schválení se zapíše na fakturu do atributů Ověřil V.I. (vyšší instance) a Ověřeno V.I.. 8. Přechodem až na uzel STOP se WFL proces schvalování fakturačního podkladu ukončí. 9. Přidání obsahu do dokumentu. a. Do dokumentu typu Faktura lze přidávat libovolné množství příloh tj. souborů. Typy souborů nejsou omezeny. b. Dialog pro přidání souborů vyvoláme stiskem tlačítka Obsah. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 4/10

5 c. Následně se zobrazí dialog Obsahu. Do zobrazeného dialogu můžeme přidat soubor buď přetažením z průzkumníka Windows, nebo použitím tlačítka Obsah a výběrem souborů z dialogového okna. Výběr souborů je nutno potvrdit tlačítkem Otevřít a následně OK. d. Po vybrání souborů a uzavření dialogu Obsah, je nutno dokument uložit tlačítkem Uložit. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 5/10

6 10. Šablona faktury přijaté 11. Vícenásobné schvalování Na uzlu Věcné ověření, nebo Finanční ověření může nastat situace, že na uzlu je přiřazeno více uživatelů. Je to z důvodu, že v rozúčtování je více středisek a pro každé středisko musí existovat pověřený ověřovatel. Po přidělení úkolu si uživatel otevře formulář faktury a pomocí tlačítka VO nebo PO na řádcích rozúčtování schválí svoje řádky, tj. řádky, které odpovídají jeho středisku. Po ověření jednotlivých řádků je nutno dokument uložit. Následně ve WFL procesu uživatel potvrdí uzel. V případě, že faktura obsahuje ještě neověřené řádky, zobrazí se chybová zpráva. Tu uživatel může ignorovat. Jestliže uživatel potvrzuje fakturu se všemi ověřenými řádky, tak se chybová zpráva nezobrazí a WFL proces se posune dál. Vydaná faktura Vydaná faktura se implicitně zakládá v účetním systému Helios. V rámci aplikace DMS se faktura založí automaticky a převede se do stavu Schváleno. Po uložení se nevytváří WFL proces. Vydané faktury v DMS mají jen informační, resp. dokumentační charakter. Formulář vydané faktury se shoduje s formulářem přijaté faktury. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 6/10

7 Zálohová faktura Zpracování zálohové faktury Stejně jako běžná přijatá faktura vzniká i zálohová faktura v systému Helios Orange, odkud je odeslána ke schválení do DMS. Zálohová faktura se liší od běžné přijaté faktury tím, že neobsahuje položku v rozúčtování (tj. řádky ). V tomto případě se asistentka odvozuje od střediska uvedeného v hlavičce faktury. Zálohová faktura má odlišný WFL proces schvalování než běžná přijatá faktura. Šablona faktury zálohové Schvalování přijatých faktur 1. První uživatel, který přijde do styku s fakturou je asistentka. Uživatel na tomto uzlu vybere uživatele pro uzly Věcné ověření a Finanční schválení. WFL procesy se nacházejí ve WFL konzoli. Danou konzoli si vyvoláme stiskem tlačítka Zobrazit okno WFL. Další možností jak si zobrazit Akce WFL procesů, které jsou určeny přihlášenému uživateli, je zapnout v nabídce Zobrazit pohledy Akce WFL a Náhled WFL. Při této DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 7/10

8 volbě se nezobrazí WFL konzole, ale v pravé části dokumentační konzole se objeví podokno s přidělenými akcemi. 2. Asistentka vybere uživatele pro uzly, které obsahují výraz VYBRAT. Posunout uzel lze pomocí výběru funkce Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Po potvrzení se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat příslušnou vazbu. 3. Uživatel na uzlu Věcné ověření uzel převezme. Následně se zobrazí formulář zálohové faktury. Na dané faktuře může uživatel změnit atributy Objednávka a Poznámka. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 8/10

9 4. Po úpravě nebo doplnění uživatel fakturu zavře a na WFL uzlu má možnost fakturu vrátit zpět, zamítnout nebo potvrdit. V případě potvrzení se faktura dostane do uzlu Finanční schválení. Na tomto uzlu se uživatel vybírá automaticky na základě dodané hierarchické tabulky. 5. Po úspěšném věcném ověření se faktura dostane na uzel Finanční schválení, kde se zálohová faktura schvaluje po finanční stránce. Po převzetí uzlu se zobrazí formulář faktury. V tomto uzlu lze fakturu vrátit kvůli špatnému směrování nebo úplně zamítnout. V případě korektního schválení lze dle uvážení a svých finančních pravomocí poslat ještě na Druhé finanční schválení nebo fakturu schválit. DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 9/10

10 6. Na uzlu Druhé finanční schválení se uživatel přiřazuje automaticky. Na daném uzlu uživatel nemusí nic potvrzovat. Uživatel může fakturu zamítnout nebo schválit. 7. Přechodem až na uzel STOP se WFL proces schvalování zálohové faktury ukončí. Jednotlivé záznamy o ověření, schválení resp. Druhém schválení se nacházejí na formuláři faktury na záložce Schválení ZF a v hlavičce faktury v atributech Ověřil V.I. a Ověřeno. Aktualizace : doplnění odstavce 11. Vícenásobné schvalování DMS_manual_faktury_v3.docx Strana 10/10