PROJEKTOVÉ TECHNIKY A DOVEDNOSTI SWOT ANALÝZA

Transkript

1 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR PROJEKTOVÉ TECHNIKY A DOVEDNOSTI SWOT ANALÝZA V rámci projektu Vzdělávání vedoucích pracovníků středních škol Zlínského kraje v projektovém řízení CZ.1.07/1.3.09/ Dr. Dan Marek Ing. Tomáš Kantor Velké Karlovice únor

2 SWOT ANALÝZA: obsah Základní informace Princip metody Vnitřní faktory Vnější faktory Užitečné tipy Praktické cvičení Příklady 2

3 SWOT ANALÝZA: základní informace Velmi jednoduchá a účinná pomůcka při přípravě projektu. Metodika strategického plánování, která může efektivně napomoci zejména v počáteční fázi projektové přípravy. SWOT analýza je komplexní metodou kvalitativního hodnocení. Bývá součástí programových dokumentů. Tato analýza byla vyvinuta Albertem Humphreym, který vedl v 60. a 70. letech výzkumný projekt na Stanfordské univerzitě. 3

4 SWOT ANALÝZA: základní informace SWOT je zkratka složená z počátečních písmen anglických slov: Strengths Weaknesses Opportunities Threats silné stránky, přednosti slabé stránky, nedostatky příležitosti, možnosti rizika, hrozby Analýza pozitiv Silné stránky (Strenghts) Příležitosti (Opportunities) Interní analýza Slabé stránky (Weaknesses) Hrozby (Threats) Analýza negativ Externí analýza 4

5 SWOT ANALÝZA: princip metody Jádro metody spočívá v klasifikaci a ohodnocení jednotlivých faktorů, které jsou rozděleny do čtyř základních skupin: faktory vyjadřující SILNÉ nebo SLABÉ STRÁNKY jako vnitřní faktory a faktory vyjadřující PŘÍLEŽITOSTI a HROZBY jako vnější faktory Vzájemnou interakcí faktorů silných a slabých stránek na jedné straně vůči příležitostem a rizikům na straně druhé lze získat nové kvalitativní informace, které charakterizují a hodnotí úroveň jejich vzájemného střetu. Podstata celé analýzy spočívá v zamyšlení se a v nalezení co nejvíce charakteristik a příkladů v rámci každé skupiny a v jejich vzájemném porovnání. 5

6 SWOT ANALÝZA: princip metody Analýza SWOT vychází z předpokladu, že projekt dosáhne strategického úspěchu maximalizací předností a příležitostí a minimalizací nedostatků a hrozeb! Analýza SWOT tedy umožňuje formulovat kvalitní projekt: rozvojem silných stránek; odstraněním slabých stránek; využitím budoucích příležitostí; vyhnutím se rizikům. 6

7 SWOT ANALÝZA: princip metody SWOT analýza Silné stránky Slabé stránky Vnitřní prostředí Vnější prostředí Jasná strategie školy Úspěšné školní akce Kvalifikovaný pedagogický sbor Příležitosti Rostoucí počet žáků Příznivé změny v zákonech Zavedení nových pedagogických trendů Malý počet učeben Nekvalitní plánování Nedostatečné vybavení laboratoří Hrozby Zřízení nových škol Migrace obyvatel Odchod kvalitních pedagogů 7

8 SWOT ANALÝZA: princip metody Výhody metody Rychlost a relativní jednoduchost. Poměrně nízké náklady. Vysoká výstižnost. (V ideálním případě) vyčerpávající a objektivní charakteristika. Proti obvyklým analytickým metodám prezentuje vyváženě pohled na minulost a současnost (ex post) a pohled na budoucnost (ex ante) analyzovaného objektu. 8

9 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory Faktory týkající se situace projektu, které v dané chvíli existují. Existují ve chvíli, kdy se projekt začíná připravovat. Vnitřní analýza má dva cíle: 1) stanovit možnosti a potenciál projektu; 2) identifikovat vnitřní silné a slabé stránky projektu. Zaměřuje se na mechanismy fungování projektu, jež mohou být žadatelem ovlivnitelné. Jako prostředek ke sledování vnitřního prostředí a následně i k identifikaci slabých a silných stránek mohou sloužit výsledky průzkumů mezi studenty a absolventy, výstupy debat v pracovních skupinách, rozhovory se současnými studenty, zprávy od zaměstnanců atd. 9

10 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory V případě projektů v oblasti vzdělávání se SWOT analýza nejčastěji zaměřuje na následující oblasti vnitřního prostředí (z něhož vycházejí silné a slabé stránky): atraktivita školy a nabízeného vzdělávacího programu zaměstnanci školy třídy, laboratoře a další vybavenost současní studenti rozpočty výzkumné programy atd. Dva druhy vnitřních faktorů: silné a slabé stránky 10

11 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory SILNÉ STRÁNKY Pozitivní rysy naší situace, které mohou mít svůj význam při promýšlení projektu. Jakékoliv komparativní a konkurenční výhody projektu. Mohou být lidského, přírodního či technického původu. Je potřeba položit si následující otázky: Co funguje dobře? Jaké jsou naše výhody? Co ostatní považují za naše silné stránky? Jaké využitelné zdroje máme k dispozici? 11

12 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory Příklady silných stránek Kurikulum školy Jasná strategie školy Pestrá nabídka zájmových činností Školní knihovna široký prostor využití Úspěšné školní akce Mezinárodní spolupráce Estetika prostředí Pozitivní přístup k dětem Dobrá spolupráce s rodiči Vzdělávací program pro všechny pracovníky školy Nápaditost učitelů Čistota školy Kultura stravování pro všechny Kvalifikovaný a kvalitní pedagogický sbor Zájem o nové věci Komunikace Prestiž školy Propracovaný fundraising Předchozí zkušenosti žadatele Inovativní myšlenky projektu Finanční zajištění žadatele Přístup ke kvalitním studijním materiálům Vysoce kvalitní management školy 12

13 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory SLABÉ STRÁNKY Veškeré vnitřní faktory, které ohrožují nebo limitují aktivity projektu. Faktory, které fungují špatně nebo nefungují vůbec,nebo prvky, které by mohly fungovat lépe. De facto se jedná o stejný typ věcí jako u silných stránek, ale tentokrát se zaměřujeme na negativní rysy těchto témat. Je potřeba položit si následující otázky: Co nefunguje? Co funguje špatně? Co bychom měli zlepšit? 13

14 SWOT ANALÝZA: vnitřní faktory Příklady slabých stránek Malý zájem o nabízené vzdělávací programy Zastaralé vybavení nebo špatně umístěné budovy Nedostatečné vybavení laboratoří a dalších odborných pracovišť, Mnoho dětí ve třídě Nedokončené myšlenky, plány, projekty Malý počet učeben Nekvalitní plánování a organizace práce Nevyhovují spolupráce s Radou rodičů Nevhodné způsoby výchovné práce některých učitelů Zastaralé pomůcky Nedostatek nových učebnic Vedení školy s neodpovídajícími strategickými schopnostmi Neschopnost získat potřebné finanční zázemí Nemotivovaní pracovníci Omezené výukové zdroje Špatná infrastruktura Nedostatečná ochota provádět změny Nezkušený žadatel Časově neflexibilní harmonogram projektu 14

15 SWOT ANALÝZA: vnější faktory Analýza vnějších faktorů navazuje na předchozí vymezení silných a slabých stránek a odráží aktuální situaci v oblasti či sektoru. Faktory vztahující se k potenciálům a rizikům budoucích projektů, které musí být vzaty v úvahu při plánování projektu. Mnoho vnějších vlivů je neovlivnitelných, avšak jejich pravděpodobné účinky na průběh projektu je nutné zhodnotit. Jako zdroj ke zjištění a monitorování těchto externích podmínek a vlivů může být využít tisk, konference a semináře, zprávy úřadů práce, informace od rodičů, studentů, zaměstnavatelů a podobně. 15

16 SWOT ANALÝZA: vnější faktory V případě projektů v oblasti vzdělávání se SWOT analýza nejčastěji zaměřuje na následující oblasti vnějšího prostředí (z něhož vycházejí příležitosti a rizika): rodiče, rodiny studentů konkurenční obory střední školství demografické trendy financování středního školství atd. Dva druhy vnějších faktorů: příležitosti a rizika 16

17 SWOT ANALÝZA: vnější faktory PŘÍLEŽITOSTI Možnosti využitelné k tomu, abychom překonali slabé stránky a rozvíjeli rozpoznané silné stránky. Představují pro budoucnost příznivé vlivy a možnosti získání konkurenční výhody pro projekt. Mohou reagovat na technologický rozvoj či rozvoj lidského potenciálu, ekonomický růst, změny v oblasti životního prostředí, struktuře trhu nebo úpravy vládních politik. 17

18 SWOT ANALÝZA: vnější faktory Příklady příležitostí Zvýšení zájmu o vzdělávací program školy Změny v zákonech, které zvýší konkurenceschopnost školy Ekonomické změny na národní úrovni Rostoucí počet žáků Zvýšení úrovně znalostí a vědomostí žáků Zvýšení spokojenosti rodičů Odstranění překážek bránících toku informací od rodičů Zavedení nových pedagogických trendů Zavedení mechanismu pro eliminování projevů šikany Uvedení nových pomůcek, které mohou školy efektivněji využívat k činnosti Posílení týmové práce Koncepční marketing a fundraising Zlepšené vztahy s úřady Využití výpočetní techniky ve výuce, v administrativě, v práci s informacemi Širší prezentace práce a úspěchů školy noviny, kabelová televize, městský zpravodaj, vlastní prezentace 18

19 SWOT ANALÝZA: vnější faktory RIZIKA Faktory, které omezují naše příležitosti k růstu či zabraňují změnám. Vzhledem k jejich existenci je těžší (resp. méně pravděpodobné), že se podaří dosáhnout stanovených cílů projektu. Nežádoucí vlivy z vnějšího prostředí, které vedou v případě absence protiopatření ke stagnaci, zpomalení nebo dokonce k zastavení projektu. 19

20 SWOT ANALÝZA: vnější faktory Příklady rizik Zřízení nových škol stejného typu Pokles počtu žáků Odchod kvalitních pedagogů za lepším výdělkem Nižší rozpočet Změna legislativních nařízení Nedostatečná kázeň žáků Prohlubování sociálních rozdílů mezi dětmi Nedostatek finančních prostředků (platy, pomůcky ) Malá motivace pedagogů k dalšímu vzdělávání Nezájem mladých učitelů o zaměstnání Růst nezaměstnanosti v regionu Převaha žen učitelek Vliv veřejných medií, nárůst agresivity mezi dětmi, kriminalita dětí Vyhoření, stres Vztah rodičů k učitelům Změna politické situace v obci 20

21 SWOT ANALÝZA: užitečné tipy Důležité je vzít v potaz a zohlednit všechny stránky projektu, aby nedošlo ke zkreslení údajů či neočekávaným nepříznivým jevům. Poctivá příprava přináší ovoce v podobě předcházení rizik, využití potenciálů, odstranění nedostatků a včasného podchycení příležitostí. Nevyplatí se podceňovat či zatajovat byť sebemenší problém, který není nutné aktuálně řešit. Z malé a podceněné komplikace se pak v budoucnu může stát poměrně velká a někdy i neřešitelná situace. 21

22 SWOT ANALÝZA: užitečné tipy Nezapomeňte správně ohodnotit význam jednotlivých příležitostí a rizik. Ne všechny příležitosti a rizika působí na projekt stejnou silou a přináší stejně velká pozitiva nebo negativa. Některé hrozby jsou velmi závažné, jiné méně (to samé platí i u příležitostí). Je užitečné vyjmenovat pokud možno co nejkonkrétnější prvky a vyhnout se příliš obecnému popisu. Doporučujeme, aby se na realizaci SWOT analýzy podílelo co možná nejvíce pracovníků. K tvorbě SWOT analýzy lze využít metodu brainstormingu, která je založena na tvůrčí kolektivní spolupráci a myšlení 22

23 SWOT ANALÝZA: praktické cvičení Rostoucí počet přihlášek ke studiu Zkušený pedagogický sbor Perspektiva nových dotačních titulů a grantů Možnost silnější konkurence ze Silné stránky Příležitosti Slabé stránky Hrozby strany soukromých škol Jasná, definovaná a realistická strategie Dobré uplatnění absolventů na trhu práce Výhled spojení školy s jinou školou ve městě Negativní demografický vývoj Možnost těsnější spolupráce s praxí Plavecký bazén patřící ke škole Spolupráce s pedagogickou fakultou Růst cen energií Interaktivní metody výuky Obory zaměřené na nová odvětví, např. IT 23

24 SWOT ANALÝZA: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Silné stránky Největší škola v Olomouckém kraji, která zabezpečuje vzdělávání v gastronomické oblasti (1460 studentů) Kreativní a motivovaný tým SŠGS Přerov jako jediná v OK nabízí všechny typy studia v oblasti gastronomických oborů Poptávka po studiu i v době klesajícího počtu uchazečů o SŠ studium Nový obor hotelnictví a turismus Příležitosti Zvýšení kvality vzdělávání v gastronomických oborech Udržení/zvýšení počtu zájemců o studium Vyšší uplatnitelnost absolventů na trhu práce Zvýšení kvality služeb restaurační a hotelové služby Vytvoření nových pracovních míst (4 nová místa) Slabé stránky Nedostatečná úroveň odborné praxe Nedostatečné technické zázemí pro cvičnou praxi Chybějící odborníci pro výuku specifických odborných kurzů Nízká míra spolupráce s hotely kategorie 4**** a vyšší při realizace studentské praxe Rizika Přidělení dotace ROP Zajištění dostatečných finančních zdrojů investora v čase Ztráty z titulu zpoždění realizace projektu investorem/žadatelem Odstoupení partnerů od smluvních závazků 24

25 Doporučená literatura BARKER, Stephen COLE, Rob: Projektový management pro praxi. Grada Publishing Bergerová, Marcela: Jak (ne)úspěšně řešit projekt. Spiralis BLAŽKOVÁ, Martina: Marketingové řízení a plánování pro malé a střední firmy. Grada Publishing DOLEŽAL, Jan - LACKO, Branislav MÁCHAL, Pavel a kol.: Projektový management podle IPMA. Grada Publishing KERZNER, Harold: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Wiley LESTER, Albert: Project Management, Planning and Control. Elsevier MAREK, Dan KANTOR, Tomáš: Příprava a řízení projektů strukturálních fondů Evropské unie. Barrister & Principal MILTON, Rosenau D.: Řízení projektů. Computer Press POTLUKA, Oto a kol.: Příprava a řízení projektů Fondu soudržnosti. Díl I. Projektové řízení Fondu soudržnosti. Institut pro strukturální politiku SEDLÁČKOVÁ, Helena: Strategická analýza. C.H. Beck SVOZILOVÁ, Alena: Projektový management. Grada Publishing SWOT. For-Learn, European Commission. 25