Stanovisko č. 4/2014. k návrhu, kterým se mění finanční nařízení o rozpočtu evropských škol

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Stanovisko č. 4/2014 k návrhu, kterým se mění finanční nařízení o rozpočtu evropských škol 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) ECA-INFO@ECA.EUROPA.EU L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 ÚČETNÍ DVŮR EVROPSKÉ UNIE, s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 17. června 1994, kterým se Evropské společenství a Evropské společenství pro atomovou energii zmocňuje podepsat a uzavřít Úmluvu o statutu evropských škol (rozhodnutí Rady 94/557/ES, Euratom) 1, s ohledem na Úmluvu o statutu evropských škol z roku , a zejména články 6, 10, 13, 20 a 25 této úmluvy, s ohledem na žádost generálního tajemníka evropských škol o stanovisko ze dne 14. dubna 2014, kterou Účetní dvůr obdržel dne 15. dubna 2014, s ohledem na finanční nařízení ze dne 24. října 2006 o rozpočtu Evropských škol 3, s ohledem na prováděcí pravidla tohoto finančního nařízení 4, s ohledem na navrhované změny finančního nařízení a na navrhované změny prováděcích pravidel k finančnímu nařízení, které vypracovala pracovní skupina rozpočtového výboru evropských škol 5, Úř. věst. L 212, , s. 1. Úř. věst. L 212, , s. 3. Změněné rozhodnutím Nejvyšší rady z dubna 2011, zn.: D-17-en-1. Zn.: D-18-en-1. Přílohy C a D zprávy pracovní skupiny o přezkumu finančního nařízení (zn.: D-44-en-1).

3 3 vzhledem k tomu, že navrhované změny se týkají především zavedení účetnictví na akruální bázi a reformy stávajícího vnitřního kontrolního prostředí, PŘIJAL TOTO STANOVISKO: 1. Účetní dvůr v souvislosti se svými audity již několik let opakovaně poukazuje na to, že je nutné, aby evropské školy posílily své vnitřní kontrolní prostření a vyřešily nedostatky v koncepci a fungování finančních kontrol, aktualizovaly své účetní metody a postupy a zavedly finanční a účetní nástroje, které školám umožní poskytovat přesné, včasné a úplné finanční a účetní informace. 2. Zatímco rozhodnutí o přechodu na akruální účetnictví a zavedení nového účetního nástroje již byla přijata, diskuse o architektuře vnitřní kontroly a vhodném poměru kontrol ex ante a ex post a o tom, zda je efektivnější a účinnější provádět takové kontroly v ústřední či decentralizovaně, stále pokračuje. Účetní dvůr připomíná, že kvalita finančního řízení se škola od školy výrazně liší. 3. Stávající architektura finanční kontroly trpí nedostatky, jež souvisejí s její realizací a nedostatkem zdrojů. Účetní dvůr zdůrazňuje potřebu uceleného řízení změn, jehož smyslem je vštípit nutnou kulturu odpovědnosti, a to včetně podrobné odborné přípravy osob, které se podílejí na finančních aspektech činností v ústřední kanceláři a ve školách. 4. Pokud jde o přípravu konsolidovaných finančních výkazů, z dříve provedených auditů vyplynulo, že jednotlivé finanční výkazy předkládané jednotlivě všemi školami byly zatíženy chybami a opomenutími, což mělo dopad na konsolidaci účtů na úrovni ústřední kanceláře. Vlastní konsolidaci dále poznamenaly významné nedostatky v kontrole. 5. Účetní dvůr se domnívá, že nezávislý externí auditor, nikoliv ale Účetní dvůr, by měl za účelem zvýšení jistoty odvozované na této úrovni ověřit, že

4 4 roční finanční výkazy každé jednotlivé školy řádně odrážejí její příjmy, výdaje a finanční situaci před konsolidací účetní závěrky. Kvalita konsolidace spadá do kompetence účetního v ústřední kanceláři (dále jen účetní ), jak se uvádí v bodech 10 a Účetní dvůr připomíná, že finanční pravidla evropských škol jsou stanovena ve třech různých právních nástrojích: finančním nařízení, prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení a vnitřních pravidlech rozpočtového výboru. Všechny tři texty jsou rozhodnutí přijatá Nejvyšší radou. Mělo by se zvážit, zda by se v zájmu zjednodušení neměly tyto tři texty sloučit do jediného finančního předpisu. 7. Účetní dvůr upozorňuje, že současná finanční pravila platná pro souhrnný rozpočet Unie a jejich prováděcí pravidla byla přijata v říjnu 2012, zatímco navrhované změny finančního nařízení škol, které zohledňují vývoj finančních pravidel pro souhrnný rozpočet Unie, vstoupí v platnost v průběhu roku V budoucnu by Nejvyšší rada měla příslušné změny ve finančním nařízení škol zohledňovat včas. 8. Navrhované změny lze shrnout do čtyř hlavních bodů: a) zavedení akruálního účetního systému; b) možná revize úlohy a povinností finančního kontrolora; c) revize pravidel pro zadávání zakázek, zejména s ohledem na nedávné změny pravidel zadávacích řízení platných pro evropské orgány a instituce; d) revize pravidel pro platební postupy. Účetnictví na akruální bázi a budoucí úloha účetního 9. Účetní dvůr vítá návrh zavést akruální účetní systém pro evropské školy spolu s novým účetním nástrojem (plánováno na rok 2015).

5 5 10. Účetní dvůr doporučuje posílit roli účetního, který odpovídá za konsolidaci finančních výkazů škol, především posílením kontrol kvality finančních výkazů ex post. 11. Obdobně jako v případě finančního kontrolora by měl být účetní jmenován Nejvyšší radou, aby byl ve své funkci nezávislý. Do finančního nařízení by dále mělo být začleněno ustanovení uvádějící, že účetní je při výkonu svých povinností nezávislý. 12. Účetní by měl stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví škol na základě mezinárodně uznávaných účetních standardů pro veřejný sektor, jako v případě účetního Evropské komise. 13. Účetní by měl potvrdit, že na základě informací od účetních škol a od nezávislých externích auditorů a dále kontrol, které považuje za nutné pro schválení konsolidované účetní závěrky, má přiměřenou jistotu, že účetní závěrka ve všech významných (materiálních) ohledech věrně zobrazuje finanční situaci evropských škol, výsledky jejich činností a jejich peněžní toky. Úloha finančního kontrolora v měnící se architektuře kontroly 14. Účetní dvůr si je vědom toho, že předpokládaná změna úlohy a povinností finančního kontrolora vychází z doporučení útvaru interního auditu Komise (IAS) z října IAS navrhl posílit decentralizované ověřování ex ante, což by znamenalo, že finanční kontrola by se více zaměřila na kontroly ex post a stala by se oddělením ústředních finančních služeb. 15. Účetní dvůr doporučuje, aby se decentralizované ověřování ex ante před vlastním rozhodnutím o všeobecném zavedení tohoto postupu v několika školách odzkoušelo. 16. Podle názoru Účetního dvora nejsou změny finančního nařízení před touto testovací fází nutné, neboť stávající znění finančního nařízení nevyžaduje, aby finanční kontrolor kontroloval veškerou dokumentaci týkající se výdajů a příjmů. Článek 20 výslovně uvádí, že finanční kontrolor může provádět monitorování

6 6 na základě vzorku s využitím analýzy rizika. Pokud to bude nutné, nejvyšší rada dále může rozhodnout o pozastavení monitorování prováděného finančním kontrolorem ve školách, které se této testovací fáze zúčastní. 17. Podmínkou fungování decentralizovaného systému ověřování ex ante je účinné oddělení povinností zahajování a ověřování finančních operací ve školách, které se této testovací fáze účastní. 18. Dále jakmile budou kontroly prováděné finančním kontrolorem a zaměstnanci stanoveny, zavedeny a v plném rozsahu otestovány a jejich účinnost bude potvrzena, měla by být příslušná ustanovení finančního nařízení upravena tak, aby odrážela revidovanou architekturu vnitřní kontroly a zajišťovala jejich důsledné a jednotné uplatňování všemi příslušnými pracovníky (viz také bod 6). Revize pravidel pro zadávání zakázek 19. Účetní dvůr nemá žádné připomínky k návrhu sladit pravidla týkající se zakázek nízké hodnoty s ustanoveními článku 137 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 ze dne 29. října 2012 o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie. 20. V článku 59 finančního nařízení evropských škol se uvádí, že evropské školy a kancelář generálního tajemníka mají přístup do ústřední databáze vyloučených zájemců a uchazečů spravované Komisí. Účetní dvůr doporučuje vyjasnit, že z tohoto přístupového práva rovněž plyne závazek předávat relevantní informace, které budou následně do této databáze vloženy.

7 7 Pravidla platebních postupů 21. Účetní dvůr ve své výroční zprávě o evropských školách za rok zdůraznil, že okolnosti, které vedly k nesprávným platbám a přetrvávání účetních nedostatků (zejména u platebních postupů), zpochybňují rámec odpovědnosti evropských škol. 22. Nové memorandum o platebních postupech z listopadu 2013 by mělo poskytnout jistotu o správnosti plateb ve stávajícím systému zavedením povinnosti používat elektronické platby (u plateb nad EUR). Systém vyžaduje potvrzení platnosti od schvalující osoby a účetního a neumožňuje jednoho z těchto finančních aktérů obejít, což dříve vedlo k výše zmiňovaným nesprávným platbám. Účetní dvůr však při svých nedávných auditech zjistil, že toto memorandum se neuplatňuje správně a v plném rozsahu. 23. Účetní dvůr vítá návrh, že provádění veškerých plateb přes bankovní účet by se mělo v budoucnu stát obecným pravidlem. Nový účetní/finanční systém automaticky propojí účetní systém s elektronickým platebním systémem, což zmírní nedostatky spojené se současným platebním postupem. Inventární soupis 24. Účetní dvůr podotýká, že navrhovaná změna prahu pro zaúčtování movitého majetku do inventárního soupisu (z 600 EUR na 1000 EUR) není v souladu s účetními pravidly uplatňovanými v orgánech a institucích EU, kde je tento limit stanoven na 420 EUR. 6 Zpráva o ověření roční účetní závěrky evropských škol za rozpočtový rok 2012 spolu s odpověďmi škol, přijatá dne 22. října 2013 (k dispozici na internetové stránce Účetního dvora

8 8 Toto stanovisko přijal Účetní dvůr v Lucemburku na svém zasedání dne 26. června Za Účetní dvůr předseda Vítor Manuel da Silva Caldeira