BSAH: Strana 1 (celkem 42)

Transkript

1 BSAH: Strana 1 (celkem 42)

2 1. Ovládací prvky programu 2.. Záznamy 2.1. Tabulka rezervací / obsazenosti Základní popis obrazovky a ikon Rezervace pokoje Nová rezervace jednotlivě - jeden pokoj Nová rezervace jednotlivě - více pokojů Nová rezervace hromadně - výběr dle kategorií Nová rezervace hromadně - výběr dle čísla pokoje Přesun rezervace na jiný termín Rušení rezervace Editace (úprava) rezervace Ubytování Ubytování hosta bez předchozí rezervace Ubytování hosta se zavedenou rezervací Rušení ubytovaného Editace (úprava) ubytování, služeb, změna termínu Doklady Vystavení dokladu - jeden pokoj Vystavení dokladu - hromadný více pokojů Vystavení dokladu - hromadný - skupina WAIT (čekající) list 2.2 Recepce dnes 2.3. Objednávky Kniha objednávek Zálohy v objednávkách Příjezdy rezervací podle data 2.4. Ubytovací kniha 2.5. Recepční list 2.6. Přehled o stravování 2.7. Objednané služby v objednávkách 2.8. Kniha dokladů všechny 2.9. Kniha vydaných faktur Předpis plateb Kniha vydaných faktur přijaté zálohy Pokladna Telefonní hovory Přehledy o tržbách Přehledy o pobytech Přehled natížených služeb 3. Číselníky 3.1. Pokoje Nastavení pokoje Kategorie pokojů 3.2. Kategorie cen pokojů a služeb 3.3. Kategorie zákazníků 3.4. Provozovny 3.5. Seznam firem 3.6. Státy 3.7. Kódy bez poplatku 3.8. Služby 3.9. Svátky Archiv hostů Druhy platebních karet Druhy obratů v pokladně Pravidelný text na objednávku Poštovní směrovací čísla Účtenková tiskárna Parametry uživatele Strana 2 (celkem 42)

3 3.17. Minibary Nastavení pro telefonní ústřednu 4. Kurz EUR 4.1. Kurz EUR 4.2. Deník 5. Směnárna 6. Pomocné operace 6.1. Změna obsluhy, změna hesla 6.2. Účetní datum 6.3. Kalkulačka, systémové informace 6.4. Základní nastavení 6.5. Seznam účtů pro fakturaci 6.6. Události 6.7. Nastavení pozadí 6.8. Blokace pokojů 7. Systémové informace Strana 3 (celkem 42)

4 1. Ovládací prvky programu Standardní ikony programu. Posun na následující záznam Posun na poslední záznam (konec) Smazání záznamu Posun na první záznam (začátek) Posun na předchozí záznam Vytvoří nový záznam Edituje záznam (opravy) Tisk F2 otevírá přístupné číselníky u vybraných polí Pohyb v tabulce rezervací ( hotelové štafle ). PgDn - posun o obrazovku dolů PgUp - posun o obrazovku vpřed - posun o jeden den vpřed - posun o jeden den vzad Posun o období zpět Posun o den zpět Posun o období vpřed Posun o den vpřed Poznámka: Na jednotlivých obrazovkách jsou umístěny i další ikony, které jsou specifické vždy pro danou obrazovku. Jejich význam je vysvětlen v dalším textu. Strana 4 (celkem 42)

5 2. Záznamy 2.1. Tabulka rezervací / obsazenosti Základní popis obrazovky a ikon. Výběr data, který se zobrazí jako první sloupec zleva Hromadná rezervace podle kategorie pokoje Nastavení způsobu zobrazení textu v příslušné buňce pokoje Zobrazí seznam hostů čekajících na volnou kapacitu Zobrazí obrazovku s nabídkou tiskových výstupů Hromadná rezervace podle čísel pokojů Vystavení dokladu hromadně Zobrazí obrazovku se seznamem nepotvrzených rezervací na termín Nastavení filtru pro zobrazování příslušného druhu pokoje Počet příjezdů a odjezdů pro aktuální datum Vybraný pokoj označí k ubytování Otevře okno pro zapisování interních poznámek Uzamčení editace hotelových štaflí Seznam nabízených pokojů Buňka pokoje pro daný den UPOZORNÉNÍ: Způsob zobrazení štaflí (včetně barvy) se nastavuje v parametrech uživatele Obsazenost pro aktuální datum Nastaví ve štaflích aktuální datum do levého sloupce tabulky Nastaví ve štaflích počet zobrazovaných sloupců (dní) (Možnost urychlení práce) Seznam záloh k provedeným rezervacím Předautorizace platební kartou Zobrazení blokace na internetu Nastavení filtru pro zobrazování příslušného provozu Strana 5 (celkem 42)

6 Rezervace pokoje Nová rezervace jednotlivě jeden pokoj Označte(stiskněte) levé tlačítko myši na požadovaném pokoji a termínu. Objeví se obrazovka dotazem, zda provádíte objednávku nebo přímo ubytování (podle nastavení v základních parametrech se může zobrazovat tabulka pro zápis počtu hostů a ceny za pokoj nebo kategorie ceny), vyberte OBJEDNÁVKA. Vytvoří se automaticky objednávka na požadovaný pokoj. Do objednávky doplňte název objednatele (případně jeho fakturační adresu), poznámku pro příjezd hosta, dodatečný termín pro potvrzení objednávky. Při tvorbě objednávky lze využít již existujícího adresáře firem a hostů. Do objednávky lze zapsat i požadavek na služby. Stisknutím ikony Uložit záznam dojde k uložení a zapsání objednávky. Strana 6 (celkem 42)

7 Vystavení zálohy Zapište výši zálohy do příslušného pole a stiskněte ENTER. Dojde k dopočítání doplatku. Stiskněte ikonu Vystavit předpis zálohy. Objeví se následující obrazovka. Po jejím doplnění uložení dojde k automatickému zápisu do knihy předpisů plateb. Strana 7 (celkem 42)

8 Po rozkliknutí tlačítka Detail zálohy se zobrazí obrazovka s detailním rozpisem zálohy. Po úhradě zálohy od zákazníka je možné v tomto detailu zálohy vytvořit daňový doklad na přijatou platbu pomocí tlačítka Vytvořit daňový doklad (FAKTURU). Takto dojde k automatickému zápisu do Seznam vydaných faktur (přijaté zálohy). Strana 8 (celkem 42)

9 Nová rezervace jednotlivě více pokojů Klikněte na požadovaný pokoj. (V případě výběru pokoje na více nocí držte levé tlačítko myši, táhněte požadovaným směrem a uvolněte v okamžiku, kdy označíte požadovaný počet nocí.) Objeví se obrazovka, kde změňte nebo potvrďte počet osob a cenu. Poté stiskněte křížek v pravém horním rohu okna. Proveďte výběr dalšího pokoje. Po skončení výběru opět ukončete dotaz na počet osob a cenu pomocí křížku v pravém horním rohu okna.toto provádějte tak dlouho, až budete mít označeny všechny požadované pokoje rezervaci. Teprve při rezervaci posledního pokoje klikněte na tlačítko Objednávka. Tím dojde k rezervaci všech předem vybraných pokojů. Strana 9 (celkem 42)

10 Nová rezervace hromadně výběr dle kategorií Na libovolném pokoji označte levým tlačítkem myši požadovaný termín rezervace, objeví se následující dotaz, který uzavřete křížkem v pravém horním rohu. Pak stiskněte ikonu Hromadně dle kategorií. V Následující obrazovce doplňte počet pokojů z nabízené kategorie ( nelze doplňovat konkrétní čísla pokojů, program sám vybere z volných pokojů požadované kategorie dle číselného pořadí). Poznámka: Můžete vyplnít termín rezervace ručně přímo v obrazovce Hromadná rezervace pokojů dle kategorií. Stiskněte Vytvořit objednávku. Potvrďte následující dotaz: Strana 10 (celkem 42)

11 Do objednávky doplňte název objednatele(případně jeho fakturační adresu), poznámku pro příjezd hosta, dodatečný termín pro potvrzení objednávky). Při tvorbě objednávky lze využít již existujícího adresáře firem a hostů. Do objednávky lze zapsat i požadavek na služby, vytisknout voucher, atd. Stisknutím ikony Uložit záznam dojde k uložení a zapsání objednávky Nová rezervace hromadně výběr dle čísla pokoje Stiskněte ikonu Hromadně dle čísel a objeví se následující obrazovka. Vyberte požadované pokoje v nabízeném seznamu volných pokojů, pak stiskněte Vytvořit objednávku. Strana 11 (celkem 42)

12 Potvrďte požadavek na zavedení rezervace pro vybrané pokoje. Vytvoří se automaticky objednávka na požadované pokoje. Do objednávky doplňte název objednatele (případně jeho fakturační adresu), poznámky pro příjezd hosta, dodatečný termín pro potvrzení objednávky). Při tvorbě objednávky lze využít již existujícího adresáře firem a hostů. Do objednávky lze zapsat i požadavek na služby, vytisknout voucher atd. Stisknutím ikony Uložit záznam dojde k uložení a zapsání objednávky. Příklad voucheru: Strana 12 (celkem 42)

13 Přesun rezervace na jiný termín (pouze po jednotlivých pokojích) Označte rezervaci k přesunu stisknutím (držením) levého tlačítka myši a krátkým pohybem vpravo po rezervaci. Vybraná rezervace se označí odlišnou barvou. Poté klikněte na nový termín nebo číslo pokoje kam požadujete objednávku přesunout. Objeví se dotaz na přesunutí pokoje, případně na změnu ceny. Následně dojde k přesunu rezervace. Strana 13 (celkem 42)

14 Rušení rezervace Stiskněte prvé tlačítko myši. Objeví se následující dotaz. Vyberte, zda chcete zrušit rezervaci jednotlivého pokoje nebo všech pokojů z dané objednávky Editace (úprava) rezervace Klikněte levým tlačítkem myši na rezervaci, poté se objeví příslušná objednávka, kterou lze upravit. Strana 14 (celkem 42)

15 Ubytování Ubytování hosta bez předchozí rezervace Označte (stiskněte) levé tlačítko myši na požadovaném pokoji a termínu. Objeví se obrazovka s dotazem, zda provádíte objednávku nebo přímo ubytování (podle nastavení v základních parametrech se může zobrazovat tabulka pro zápis počtu hostů a ceny za pokoj nebo kategorie ceny), vyberte UBYTOVÁNÍ. Dojde k označení pokoje pro ubytování.(takto lze označit i více pokojů.) Poté klikněte myší na políčku označeného pokoje (případně stiskněte ikonu Ubytovat ).Vytvoří se automaticky zápis do Ubytovací knihy na požadovaný počet pokojů a osob, každá osoba má vytvořenu kartu pro zápis podrobných údajů o hostovi. Strana 15 (celkem 42)

16 Ubytování hosta se zavedenou rezervací V horní liště stiskněte tlačítko UBYTOVAT. (Popis tlačítka se změní na Ubytuj rezervé ) Postupně označte kliknutím levého tlačítka myši na jednotlivé již rezervované pokoje.(vybrané pokoje jsou barevně zvýrazněny). Stiskněte tlačítko Ubytuj rezervé.vybrané pokoje se zapíší do ubytovací knihy (změní se jejich barva podle nastavení v parametrech uživatele). Kliknutím levého tlačítka myši na každém pokoji se dostanete do zápisu detailů o hostovi. Při ubytování lze využít možnosti vyúčtování pobytu celkem nebo na osoby. Strana 16 (celkem 42)

17 Rušení ubytovaného Stiskněte levé tlačítko myši na vybraném pokoji a dni. Objeví se dotaz na zrušení pobytu na příslušném pokoji. Poznámka: rušení je možné provést pouze v případě nebyl-li již vystaven doklad Editace (úprava) ubytování, služeb, změna termínu Klikněte levým tlačítkem myši na ubytovaném pokoji, zobrazí se Ubytovací kniha, ve které proveďte požadované změny. Stisknutím ikony Uložit záznam dojde k uložení a zapsání změn. Strana 17 (celkem 42)

18 Doklady Vystavení dokladu - jeden pokoj Stiskněte levé tlačítko myši. Objeví se Ubytovací kniha. V pravé dolní části obrazovky vidíte rozpis konta pro daný pokoj. Můžete jej doplnit o další položky konta, natížit služby. Poté klikněte na tlačítko Vystavit doklad. Pokud chcete vystavit doklad za všechny vybrané položky (pravá část obrazovky), stiskněte tlačítko VYSTAVIT DOKLAD. V případě, kdy chce host uhradit na daném dokladu pouze určité položky, přesuňte nehrazené položky do levé části obrazovky. Seznam položek se zobrazuje v závislosti na nastavení vyúčtování celkově nebo za jednotlivé osoby. Strana 18 (celkem 42)

19 Vystavení dokladu - hromadný více pokojů V horní liště stiskněte tlačítko Hromadný doklad. (Popis tlačítka se změní na Vyber k placení.) Levým tlačítkem myši označit jednotlivé pokoje k vyúčtování (barva políčka se změní), poté stisknou tlačítko Vyber k placení. Objeví se obrazovka, kde lze upravit a vystavit doklad k ubytování. Strana 19 (celkem 42)

20 Vystavení dokladu - hromadný - skupina Tato možnost je přístupná pouze v případě, kdy je v ubytovací kartě označeno, že se jedná o skupinu. V horní liště stiskněte tlačítko Hromadný doklad. (Popis tlačítka se změní na Vyber k placení.) Klikněte levým tlačítkem myši na jeden z pokojů patřící ke skupině. Poté stiskněte tlačítko Vyber k placení. Potvrďte, že chcete vyúčtovat celou skupinu. Objeví se obrazovka s dokladem za celou skupinu. Strana 20 (celkem 42)

21 WAIT (čekající) list Tlačítkem Wait v levém horním rohu obrazovky se přesuneme na záznamy o nezávazných rezervacích. V základní tabulce rezervací je vedle slovního označení dne v týdnu ( PO,ÚT, ) znak * pokud je na tento den záznam ve wait listu. 2.2 Recepce dnes vystavování dokladů Recepce dnes je totožná (tj. i práce s ní) s tabulkou rezervací / obsazenosti. Rozdíl je pouze v rozsahu počtu zobrazovaných dní, který si lze individuálně nastavit. Tento způsob zobrazení tabulky rezervací výrazně urychlí práci zejména na pomalejších počítačích! Strana 21 (celkem 42)

22 2.3. Objednávky Kniha objednávek Zálohy v objednávkách Příjezdy rezervací podle data Strana 22 (celkem 42)

23 2.4. Ubytovací kniha přehledy pro úřady 2.5. Recepční list Strana 23 (celkem 42)

24 2.6. Přehled o stravování 2.7. Objednané služby v objednávkách Strana 24 (celkem 42)

25 2.8. Kniha dokladů všechny Celkový přehled všech vystavených dokladů s jejich detailem. Kniha dokladů hotově a Kniha dokladů platební karta zobrazí vždy příslušné doklady z Knihy dokladů všechny Kniha vydaných faktur Celkový přehled všech vystavených faktur s jejich detailem. Strana 25 (celkem 42)

26 2.10. Předpis plateb Celkový předpis plateb a jejich detailů. POZOR: nejedná se o daňové doklady. Strana 26 (celkem 42)

27 2.11. Kniha vydaných faktur přijaté zálohy Přijaté zálohy a jejich detail Pokladna Přehled dokladů v pokladně. Strana 27 (celkem 42)

28 Přehledy v pokladně Telefonní hovory V případě propojení s telefonní ústřednou vytváří přehled o jednotlivých telefonních hovorech. Strana 28 (celkem 42)

29 2.14. Přehledy o tržbách Přehledy o tržbách je možno zobrazit dle daňových podkladů (viz. následující obrázek ), pokojů, dnů, druhů tržeb Přehledy o pobytech Přehledy o opakovaných pobytech, obsazenosti a výtěžnosti,(viz. následující obrázek ), hostech dle kategorií a průměrné ceny pokojů. Při zaškrtnutí této volby se výsledný přehled otevře přímo v programu EXCEL. Strana 29 (celkem 42)

30 2.16. Přehled natížených služeb 3. Číselníky 3.1. Pokoje Nastavení pokoje Slouží k nastavení jednotlivých pokojů a jejich přiřazení k druhům. Strana 30 (celkem 42)

31 Kategorie pokojů 3.2. Kategorie cen pokojů a služeb Kategorie cen pokojů Obdobným způsobem se dají nastavit v dalším číselníku i ceny jednotlivých služeb. Strana 31 (celkem 42)

32 3.3. Kategorie zákazníků, provozovny 3.4. Provozovny 3.5. Seznam firem Pro vybranou firmu lze zobrazit seznam jejích pobytů nebo objednávek Seznam lze převést do Excel. Nejdříve klikněte na ikonu Vybrat pro export dat. Poté klikněte myší na záznamu (řádku), který chcete vybrat. Záznam se označí šedě. Takto postupujte dále. Na závěr stiskněte Export do EXCEL. Strana 32 (celkem 42)

33 3.6. Státy 3.7. Kódy bez poplatku 3.8. Služby Strana 33 (celkem 42)

34 3.9.Seznam svátků a událostí 3.10.Archiv hostů Druhy platebních karet Strana 34 (celkem 42)

35 3.12. Druhy obratů v pokladně Pravidelný text na objednávku Poštovní směrovací čísla 3.15.Účtenková tiskárna Strana 35 (celkem 42)

36 3.16. Parametry uživatele Před začátkem práce s programem je důležité tento číselník pečlivě vyplnit! Hotelové štafle nastavení vzhledu a způsobu práce Minibary Strana 36 (celkem 42)

37 3.18. Nastavení pro telefonní ústřednu 4. Kurz EUR 4.1. Kurz EUR Nastavení platného kurzu pro pokladnu Deník Zapisování poznámek obsluhy. 5.Směnárna Pokud vlastní firma licenci k provozování směnárny, můžete v této části programu využít veškerých směnárenských činností. Strana 37 (celkem 42)

38 6.Pomocné operace 6.1. Změna obsluhy, změna hesla 6.2.Účetní datum 6.3. Kalkulačka, systémové informace 6.4. Základní nastavení Strana 38 (celkem 42)

39 6.5.Seznam účtů pro fakturaci Pro vystavení faktur lze nastavit více různých účtů Události Přehled událostí rezervace. Tuto volbu využijete např. pro zjištění informací o rezervaci, která byla omylem smazána. Strana 39 (celkem 42)

40 Události natěžování služeb ubytovaným. 6.7.Nastavení pozadí Pomocí odkazu na předem uložený obrázek v počítači lze přizpůsobit vzhled nastavení základní obrazovky programu. Strana 40 (celkem 42)

41 6.8. Blokace pokojů Pokoj lze zablokovat z různých důvodů, např. prováděné opravy, závady, Tato blokace neprovede přímé zablokování pokoje, ale pouze upozorní uživatele v hotelových štaflích na blokaci.(pokoj je barevně označen) Na takto blokovaný pokoj lze provést rezervaci pokoje. Tato volba se dá úspěšně využít pro rezervaci pokoje bez vystavení objednávky např. v případě, kdy si chce cestovní kancelář rezervovat pokoje pro případ předběžné nahlášení možné Převedené účty z restaurace Zobrazí seznam automaticky převedených účtů z restaurace v případě, pokud je s ní program propojen. 7. Systémové informace V případě, kdy dojde např. k výpadku elektrické energie nebo nenadálým problémům při práci s počítačem, doporučujeme provést údržbu dat a údržbu hotelových štaflí. Strana 41 (celkem 42)

42 Po zaslání upgrade programu je nutné provést kontrolu databázových struktur. Strana 42 (celkem 42)