ZPRÁVA o ověření roční účetní závěrky Odrůdového úřadu Společenství za rozpočtový rok 2008, spolu s odpověďmi úřadu (2009/C 304/28)

Transkript

1 C 304/154 Úřední věstník Evropské unie ZPRÁVA o ověření roční účetní závěrky Odrůdového úřadu Společenství za rozpočtový rok 2008, spolu s odpověďmi úřadu (2009/C 304/28) OBSAH Bod Strana ÚVOD PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI PŘIPOMÍNKY K ROZPOČTOVÉMU A FINANČNÍMU ŘÍZENÍ Tabulka Odpovědi úřadu

2 Úřední věstník Evropské unie C 304/155 ÚVOD 1. Odrůdový úřad Společenství (dále jen úřad ), se sídlem v Angers, byl zřízen nařízením Rady (ES) č. 2100/94 ze dne 27. července 1994 ( 1 ). Jeho hlavním úkolem je prošetřovat žádosti o udělení práv průmyslového vlastnictví Společenství na rostlinné odrůdy, zapisovat je do úředního seznamu a dále zajišťovat, aby příslušné úřady členských států prováděly nutné technické zkoušky ( 2 ). a kontroly relevantních pro sestavení konečné účetní závěrky ( 8 ) tak, aby neobsahovala významné nesprávnosti způsobené podvodem nebo chybou, a za zajištění legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Odpovědnost Účetního dvora 2. Rozpočet úřadu na rok 2008 činil 12,5 milionu EUR oproti 13,4 milionu EUR v předcházejícím roce. Ke konci roku měl úřad 44 zaměstnanců oproti 44,5 v předcházejícím roce. 6. Účetní dvůr je na základě svého auditu povinen předložit prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti roční účetní závěrky úřadu a legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. PROHLÁŠENÍ O VĚROHODNOSTI 3. V souladu s článkem 248 Smlouvy provedl Účetní dvůr audit roční účetní závěrky ( 3 ) úřadu, jež obsahuje finanční výkazy ( 4 ) a zprávy o plnění rozpočtu ( 5 ) za rozpočtový rok 2008, a legality a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. 7. Účetní dvůr provedl audit v souladu s mezinárodními auditorskými standardy a etickými kodexy IFAC a ISSAI ( 9 ). V souladu s těmito standardy je Účetní dvůr povinen dodržovat etické normy a naplánovat a provést audit tak, aby získal přiměřenou jistotu, že účetní závěrka neobsahuje významné nesprávnosti a že uskutečněné operace jsou legální a správné. 4. Toto prohlášení se předkládá správní radě úřadu v souladu s článkem 111 nařízení (ES) č. 2100/94. Odpovědnost vedení 5. Prezident úřadu jakožto schvalující osoba plní příjmy a výdaje v rámci rozpočtu v souladu s finančními předpisy úřadu a činí tak na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků ( 6 ). Prezident odpovídá za zavedení ( 7 ) organizační struktury a vnitřních systémů a postupů řízení 8. Audit Účetního dvora zahrnuje provedení postupů, kterými se získávají důkazní informace o částkách a údajích uvedených v účetní závěrce a o legalitě a správnosti operací, na nichž se tato účetní závěrka zakládá. Zvolené postupy závisí na úsudku auditora, včetně posouzení rizika významných nesprávností v účetní závěrce a rizika nelegálních či nesprávných operací způsobených podvodem nebo chybou. Při posuzování těchto rizik auditor zkoumá vnitřní kontroly, které se vztahují k přípravě a prezentaci účetní závěrky, aby pak mohl navrhnout auditní postupy, jež jsou v dané situaci vhodné. Při auditu se rovněž hodnotí vhodnost používaných účetních zásad a přiměřenost účetních odhadů provedených vedením a také celková prezentace účetní závěrky. ( 1 ) Úř. věst. L 227, , s. 27. ( 2 ) Pravomoci a činnosti úřadu jsou pro informační účely shrnuty v přiložené tabulce. ( 3 ) Spolu s účetní závěrkou se předkládá zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok, obsahující mimo jiné informace o míře čerpání rozpočtových prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body. ( 4 ) Finanční výkazy obsahují rozvahu a výsledovku, tabulku peněžních toků, výkaz změn vlastního kapitálu a přílohu k finančním výkazům, která popisuje významné účetní zásady a obsahuje další vysvětlující informace. ( 5 ) Zprávy o plnění rozpočtu obsahují výsledný účet plnění rozpočtu a přílohu k němu. ( 6 ) Článek 33 nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 23. prosince 2002 (Úř. věst. L 357, , s. 72). ( 7 ) Článek 38 nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/ Účetní dvůr se domnívá, že získané důkazní informace jsou dostatečné a vhodné k tomu, aby poskytovaly základ pro vyjádření následujících výroků. ( 8 ) Pravidla týkající se předkládání účtů a účetnictví agentur jsou uvedena v kapitole 1 hlavy VII nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002, naposledy pozměněného nařízením Komise (ES, Euratom) č. 652/2008 ze dne 9. července 2008 (Úř. věst. L 181, , s. 23), a jsou začleněna do finančního nařízení úřadu. ( 9 ) Mezinárodní federace účetních (IFAC International Federation of Accountants) a mezinárodní standardy nejvyšších kontrolních institucí (ISSAI International Standards of Supreme Audit Institutions).

3 C 304/156 Úřední věstník Evropské unie Výrok o spolehlivosti účetní závěrky 10. Podle názoru Účetního dvora účetní závěrka úřadu ( 10 ) ve všech významných ohledech věrně zobrazuje jeho finanční situaci k 31. prosinci 2008 a výsledky jeho hospodaření a peněžní toky za daný rok v souladu s jeho finančním nařízením. Výrok o legalitě a správnosti uskutečněných operací 11. Podle názoru Účetního dvora jsou operace, na nichž se zakládá účetní závěrka úřadu za rozpočtový rok 2008, ve všech významných ohledech legální a správné. 12. Následující připomínky uvedené výroky Účetního dvora nezpochybňují. přeneseny do roku 2009 ( 11 ). S ohledem na zásadu ročního rozpočtu a vzhledem tomu, že prostředky na správní výdaje jsou nerozlišené, mělo být opětovné přidělení příslušných částek provedeno formou opravného rozpočtu. 14. Účetní úřadu nepotvrdil rozpočtový modul nového účetního informačního systému. Při účetní uzávěrce za rok 2008 byly v systému zjištěny nedostatky, které si vyžádaly účetní opravy. Tyto nedostatky je potřeba řešit, aby bylo možné platnost modulu potvrdit. 15. U dvou grantových smluv, které se týkaly pokrytí celkových nákladů ( 12 ), byly nepřímé náklady smluvních dodavatelů přesahující 7% paušální strop považovány za způsobilé. Podle těchto smluv ( 13 ) si měl úřad vyžádat zdůvodnění příslušných částek, které dosahovaly značné výše ( 14 ). PŘIPOMÍNKY K ROZPOČTOVÉMU A FINANČNÍMU ŘÍZENÍ 13. Prostředky na správní výdaje byly přiděleny na závazky v roce 2007, přeneseny do roku 2008, uvolněny ze závazku a zrušeny, následně opětovně přiděleny na závazek a nakonec 16. Úřad zadal zakázku na pořízení nábytku ( 15 ) přímo konkrétnímu dodavateli, avšak nebyl schopen předložit příslušnou dokumentaci či důkazní materiály ohledně kritérií pro udělení zakázky či provedeného hodnocení různých alternativ předloženého technickým poradcem, jehož by si úřad pro tento účel vybral. Tento postup omezil transparentnost celého postupu. Tuto zprávu přijal Účetní dvůr v Lucemburku na svém zasedání dne 8. října Za Účetní dvůr předseda Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA ( 10 ) Konečná účetní závěrka byla sestavena 26. června 2009 a Účetní dvůr ji obdržel 7. července Konečná účetní závěrka konsolidovaná s účetní závěrkou Komise se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie do 15. listopadu následujícího roku a je k dispozici rovněž na internetové adrese nebo cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing ( 11 ) Zejména v souvislosti s renovací budovy a novým účetním informačním systémem (celková hodnota EUR). ( 12 ) Celková hodnota EUR (50 % financoval úřad). ( 13 ) Článek 1.9 zvláštních podmínek uvádí, že režijní náklady jsou způsobilé za předpokladu, že je lze doložit účetními doklady. ( 14 ) V jednom případě byla celková výše plateb odpovídající nepřímým nákladům nad stanoveným prahem o více než EUR. ( 15 ) Vyjednávací řízení na pořízení kancelářského nábytku pro nové prostory úřadu ( EUR).

4 Oblasti pravomoci Společenství podle Smlouvy Volný pohyb zboží Zákazy nebo omezení odůvodněné ochranou průmyslového nebo obchodního vlastnictví nesmějí sloužit jako prostředky svévolné diskriminace nebo zastřeného omezování obchodu mezi členskými státy. (výtah z článku 30 Smlouvy) Zdroj: Údaje poskytl úřad. Pravomoci úřadu, jak je definuje nařízení Rady (ES) č. 2100/94 Cíle aplikovat systém odrůdových práv Společenství jako jedinou a výlučnou formu ochrany práv průmyslového vlastnictví pro odrůdy rostlin Úkoly rozhodovat o zamítnutí či schválení žádosti o odrůdová práva Společenství rozhodovat o námitkách rozhodovat o odvoláních rozhodovat o zrušení nebo odnětí odrůdového práva Společenství Tabulka Odrůdový úřad Společenství (Angers) 1 Prezident Správa Úřad řídí prezident. Je jmenován Radou ze seznamu kandidátů navržených Komisí po konzultaci se správní radou. 2 Správní rada Dohlíží na pracovní program úřadu a připravuje pravidla, jimiž se řídí jeho pracovní postupy. Skládá se z jednoho zástupce za každý členský stát, jednoho zástupce Komise a jejich náhradníků. 3 Rozhodnutí týkající se udělení odrůdových práv Společenství přijímají tříčlenné výbory složené ze zaměstnanců úřadu a v rámci řízení o odvolání odvolací senát. 4 Kontrola legality úkonů úřadu Komise přezkoumává legalitu těch prezidentových úkonů, ve vztahu k nimž právo Společenství neupravuje kontrolu legality jiným subjektem, jakož i úkonů správní rady, které se týkají rozpočtu úřadu. 5 Externí audit Evropský účetní dvůr 6 Orgán udělující absolutorium Správní rada Zdroje, jež byly úřadu k dispozici v roce 2008 (údaje za rok 2007) Rozpočet 12,5 (13,4) milionu EUR Počet zaměstnanců k 31. prosinci 2008 Počet pracovních míst v plánu pracovních míst: 43 (42) z toho počet obsazených pracovních míst: 43 (42) + 1 (2,5) ostatních pracovních míst (dočasně přidělení národní experti, místní zaměstnanci, pracovníci zprostředkovatelských agentur) Celkový počet zaměstnanců: 44 (44,5) s následujícím rozložením povinností: provozní úkoly: 17 správní úkoly: 21 smíšené úkoly: 6 Produkty a služby poskytnuté v roce 2008 (údaje za rok 2007) Posuzované žádosti: (2 977) Udělená práva: (2 616) Práva Společenství v platnosti k 31. prosinci 2008: (14 598) CS Úřední věstník Evropské unie C 304/157

5 C 304/158 Úřední věstník Evropské unie ODPOVĚDI ÚŘADU 13. Vzhledem k neočekávaným zpožděním nemohly být práce dokončeny v průběhu odpovídajícího období příslušných rozpočtových závazků. Aby úřad mohl dostát svým právním povinnostem, aniž by uměle narušil rozpočtové účty, byly zbývající částky opětovně přiděleny do rozpočtu na rok 2008 a nikoli do rozpočtu na rok Tento krok podle stanoviska úřadu nepředstavoval porušení rozpočtových pravidel. 14. Účetní úřadu zajistil, aby dodavatel softwaru napravil nedostatky zjištěné při účetní uzávěrce, a na základě rozsáhlých zkoušek plně potvrdil rozpočtový modul nového účetního informačního systému. Příslušné potvrzení bylo Účetnímu dvoru zasláno dne 25. června Grantové smlouvy stanoví, že audity se mohou konat až do 5 let po platbě zůstatku a že pokud v rámci auditu dojde ke stanovení přeplatků, musí být vyžadováno jejich vrácení. S ohledem na připomínky Účetního dvora úřad v nejbližších měsících zorganizuje příslušný audit. 16. Úřad by samozřejmě volil výběrové řízení na základě hospodářské soutěže, v tomto případě však vzhledem k exkluzivnímu systému distribuce vybraného typu nábytku takový postup nebyl možný. Z tohoto důvodu a v souladu s článkem 126.1b prováděcích pravidel finančního nařízení shledal úřad sjednaný postup zcela oprávněným. Toto zdůvodnění bylo náležitě doloženo.