SMĚRNICE REKTORA Č. 2/2013

Transkript

1 Vysoké učení technické v Brně Datum vydání: 2. září 2013 Čj.: 095/90111/13 Za věcnou stránku odpovídá: prorektor pro strategický rozvoj Za oblast právní odpovídá: Správní odbor rektorátu Závaznost: všechny součásti VUT v Brně Vydává: Centrum podpory projektů Počet stran: 5 Rozdělovník: prorektoři, děkani fakult, ředitelé součástí, vedoucí útvarů, proděkani a tajemníci fakult SMĚRNICE REKTORA Č. 2/2013 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTŮ NA VUT V BRNĚ ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Preambule K zabezpečení jednotného postupu při řízení životního cyklu všech projektů výzkumu, vývoje a inovací připravovaných či realizovaných na VUT (dále jen projekt) vydávám tuto směrnici. Článek 1 Účel směrnice Tato směrnice upravuje následující fáze životního cyklu projektu: přípravu projektu předprojektová fáze, realizaci projektu realizační fáze, udržitelnost projektu poprojektová fáze v případě, že tyto fáze jsou pro daný typ projektu relevantní, a popisuje povinnosti zaměstnanců VUT během těchto fází. Článek 2 Vymezení některých pojmů Pro účely této směrnice se rozumí: a) řešitelem fyzická osoba, která je k VUT jakožto příjemci či dalšímu účastníkovi projektu (partnerovi) v pracovním či obdobném poměru a po uzavření smlouvy o poskytnutí podpory je odpovědná VUT za celkovou i odbornou úroveň projektu; řešitelem je také osoba, která připravuje návrh projektu a má povinnosti dle této směrnice v předprojektové fázi,

2 b) projektovou složkou soubor dokumentů ke konkrétnímu projektu vedený od realizační fáze projektu v tištěné a elektronické podobě. Článek 3 Odpovědnost za projekty 1. Rektor VUT může delegovat vybrané pravomoci a související odpovědnosti děkanům fakult/ředitelům ostatních součástí. 2. Rektorem delegovaná pravomoc není dále delegovatelná. 3. Podrobná pravidla týkající se životního cyklu projektů připravovaných či realizovaných na jednotlivých součástech VUT upraví rektor pro nefakultní součásti, děkan fakulty pro fakultu, resp. ředitel vysokoškolského ústavu pro vysokoškolský ústav samostatnou vnitřní normou (dále jen prováděcí vnitřní norma), a to nejpozději do 30 dnů od nabytí účinnosti této směrnice. Prováděcí vnitřní norma nesmí být v rozporu s ustanoveními této směrnice. ČÁST DRUHÁ PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE Článek 4 Evidence projektů 1. Součástí této směrnice jako její příloha č. 1 je tabulka Evidence projektů v IS Apollo obsahující soupis jednotlivých programů výzkumu, vývoje a inovací a závazně vyžadované podklady po přijetí projektu v rámci daného programu. 2. Součástí této směrnice jako její příloha č. 2 je tabulka Pravomoci upravující odpovědnost za jednotlivé projekty a jejich administrativní podporu na jednotlivých součástech VUT. 3. Součástí této směrnice jako její příloha č. 3 je vzor Průvodky dokumentu k návrhu projektu/smlouvě, která musí být vyplněna, podepsána osobami v ní uvedenými a přiložena ke každému návrhu projektu před jeho podpisem osobou oprávněnou. Průvodka dokumentu k návrhu projektu/smlouvě se vyplňuje i pro projekty, kde je VUT dalším účastníkem. Data obsažená v Průvodce dokumentu k návrhu projektu/smlouvě jsou základní povinná data zaznamenaná v IS Apollo při stavu projektu přihláška. 4. Řešitel odpovídá za správnost údajů vložených k danému návrhu projektu v IS Apollo. 5. K originálu vyhotovení této směrnice jsou přiložena znění příloh účinná ke dni vydání této směrnice. Aktuální znění příloh je uvedeno na www stránkách VUT v sekci Výzkum a vývoj Za aktualizaci příloh odpovídá Centrum podpory projektů.

3 Článek 5 Náležitosti návrhu projektu 1. Pokud projekt byl/nebyl poskytovatelem schválen, je řešitel povinen zajistit zaznamenání této skutečnosti do IS Apollo převedením stavu projektu ze stavu podaný do stavu přijat/nepřijat. 2. Bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dní po přijetí návrhu projektu je řešitel povinen doplnit k návrhu projektu dokumenty uvedené v příloze č. 1 a založit tak projektovou složku. ČÁST TŘETÍ PROJEKTOVÁ FÁZE Článek 6 Realizační fáze projektu 1. Zahájení projektu, plánování, vlastní realizace a předání výstupů projektu se řídí závaznými dokumenty pro žadatele/navrhovatele a příjemce vydávanými příslušným poskytovatelem /řídicím orgánem. 2. V realizační fázi projektu je povinností doplňovat a aktualizovat údaje o projektu v IS Apollo. Osobu odpovědnou za splnění této povinnosti stanoví prováděcí vnitřní norma. Článek 7 Projektová složka 1. Projektová složka obsahuje minimálně: návrh projektu včetně všech příloh, schválení návrhu projektu smlouva s poskytovatelem/rozhodnutí, zprávy o řešení projektu (dílčí, průběžné, mimořádné, závěrečné), zprávy o udržitelnosti projektu, jsou-li vyžadovány, hodnocení projektu dílčí/závěrečné (vč. posudků hodnotitelů), dokumenty související s kontrolami projektu (vždy jde o kompletní dokumentaci, tj. oznámení o zahájení, pověření, zápisy z jednání, závěrečná zpráva, námitky, odvolání VUT, ), smluvní vztahy o smlouvy s partnery projektu, smlouvy mezi příjemcem a dalším účastníkem projektu, o pracovní smlouvy členů řešitelského týmu, o smlouvy o využití výsledků, veřejné zakázky realizované v rámci řešení projektu o kompletní spis průběhu zadávacího/výběrového řízení, o smlouva s vítězným uchazečem vč. všech dodatků, o protokoly o plnění realizace předmětu veřejné zakázky, vnitřní kontrolní systém a řízení rizik o dokumenty o určení odpovědnosti ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě v rámci realizace projektu,

4 o zpracované mapy rizik (před zahájením projektu a v průběhu realizace projektu) a jejich vyhodnocování, analýzu dopadu realizace projektu a jeho případné udržitelnosti na o prostorové nároky (umístění technologií, přístrojů apod.), o energetické nároky, o personální nároky (se zaměřením na udržitelnost), o ekonomické dopady třech výše specifikovaných nároků, korespondenci příjemce (řešitele, případně další pověřené osoby) s o poskytovatelem účelových prostředků, o partnery projektu. Konkrétní rozsah dokumentů projektové složky pro jednotlivé typy projektů je specifikován v příloze č Pokud jsou uloženy originály dokumentů na specializovaném pracovišti (např. smlouvy správní oddělení/odbor, faktury ekonomické oddělení/odbor), je ve složce napsán jejich seznam s uvedením, kde jsou originály uloženy. 3. Projektová složka je umístěna na pracovišti uvedeném v prováděcím pokynu. Přístupová práva k projektové složce v tištěné i v elektronické podobě má řešitel a pracovníci definovaní v příloze č. 2. včetně vedení VUT a vedení útvarů rektorátu VUT. Projektová složka ostatních součástí VUT je umístěna na domovské součásti řešitele. Článek 8 Kontroly projektu 1. Datum a formu kontroly stanovuje orgán oprávněný kontrolu provést. Rektor, resp. děkan/ředitel součásti v případě projektů, u kterých došlo k delegaci pravomocí, je povinen při oznámení kontroly ve stanovené lhůtě předložit všechny vyžadované dokumenty. 2. Za průběh kontroly odpovídá rektor, resp. děkan/ředitel součásti v případě projektů, u kterých došlo k delegaci pravomocí a související odpovědnosti. ČÁST ČTVRTÁ POPROJEKTOVÁ FÁZE Článek 9 Fáze po ukončení projektu Po ukončení projektu je vedení fakulty povinno zajistit předání kompletní projektové složky protokolárně do spisovny VUT, a to do 60 dní po ukončení projektu. Pokud jsou projekty v režimu udržitelnosti, počíná lhůta dle předchozí věty ode dne ukončení sledování udržitelnosti projektu.

5 ČÁST PÁTÁ ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ Článek Tato směrnice nabývá účinnosti dnem vydání. 2. Povinnosti stanovené v třetí části této směrnice je nutné splnit u všech projektů, které jsou ke dni vydání této směrnice v realizační fázi, a to nejpozději do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti této směrnice. 3. Povinnosti stanovené ve čtvrté části této směrnice je nutné splnit u všech projektů, které byly ukončeny v období mezi a dnem vydání této směrnice v realizační fázi, a to nejpozději do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti této směrnice. Prof. Ing. Karel Rais, CSc., MBA, dr. h. c. Seznam příloh: Příloha 1: Evidence projektů v IS Apollo Příloha 2: Pravomoci Příloha 3: Průvodka dokumentu k návrhu projektu/smlouvě