Informační schůzka pro původce v působnosti Archivu hl. města Prahy

Transkript

1 Informační schůzka pro původce v působnosti Archivu hl. města Prahy březen 2019 Archiv hlavního města Prahy

2 2

3 3

4 4

5 DOKUMENTY Je jich mnoho? 5

6 DOKUMENTY Nedají se zvládnout? 6

7 DOKUMENTY Práce s nimi je složitá? 7

8 DOKUMENTY Výsledek má být tento! 8

9 DOKUMENTY Skutečnost je tato 9

10 DOKUMENTY A to vše také elektronicky 10

11 Obsah školení: POVINNOSTI VEŘEJNOPRÁVNÍCH PŮVODCŮ DOPORUČENÍ PŮVODCŮM V PŮSOBNOSTI AHMP AKTUÁLNÍ PROBLÉMY PŮVODCŮ ŘADA PRAKTICKÝCH DOPORUČENÍ DISKUSE 11

12 POVINNOSTI VEŘEJNOPRÁVNÍCH PŮVODCŮ VÉST SPISOVOU SLUŽBU: - 499/2004 Sb. archivní zákon (AZ) - 259/2012 Sb. vyhláška o podrobnostech výkonu SSL (vyhláška) 12

13 3, AZ rozdělení původců

14 kam patřím (v Praze) Veřejno právný Druh původce Soukromo právný Územní působnost a charakter zřizovatele SOA SOkA AUC, spec., soukr. SOA Zřizuje mě město či městská část patřím do AHMP Jsem organizace typu s.r.o., a.s. patřím do SOA Praha

15 63, AZ výkon spisové služby

16 66, AZ

17 68, AZ ukládání dokumentů

18 Co s tím? Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti Dokumenty po předchůdcích Dokumenty přijaté od jiných institucí nebo od občanů

19 DOKUMENT HODNOTA PRÁVNÍ HODNOTA EKONOMICKÁ HODNOTA HISTORICKÁ

20 VYPRACOVAT (VLASTNÍ) SPISOVÝ PLÁN (za pomoci archivů) 20

21 Spisová služba definice oficiální Spisová služba je základní informační systém organizací, který je nadřazen ostatním informačním systémům v organizaci (např. účetnímu či jednotlivých agend) Skládá se z legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, oběh, vyřizování a odesílání, evidenci, ukládání a vyřazování. Smyslem spisové služby je co nejjednodušší nakládání s dokumenty při současném vyhovění všem požadavkům příslušné agendy Spisová služba musí brát ohled na právní a skutečnou hodnotu písemností, včas vyřazovat dokumenty, které jsou již nepotřebné pro provoz organizace a jejichž právní hodnota pominula, a zároveň pečovat o dokumenty s právní nebo historickou hodnotou Spisová služba má být vedena jednotně, racionálně a NEDEMOKRATICKY (mimo definici, na základě zkušeností)

22 Jak na to? Zkušenosti z praxe I. Podpora vedení organizace; Toho by mělo být docíleno tak, že pracovník (či pracovníci) tímto pověření (většinou jsou v organizační struktuře pojmenováni jako metodici spisové služby), by měl mít rozhodující kompetence při implementaci (například elektronického vedení spisové služby), koordinaci zavádění některých agentových systémů (aby tyto byly kompatibilní se systémem spisové služby) a kontrole správného výkonu spisové služby (včetně vedení organizace, kterému by měly být v této souvislosti i nadřízeni); Každý pracovník jakékoli organizace má ve vztahu k dokumentům jasně definovaný vztah, který je odvozen ze spisového a skartačního řádu; Každý dokument má také jasně definovanou právní, ekonomickou i historickou hodnotu, která je odvozena ze spisového a skartačního plánu

23 Jak na to? Zkušenosti z praxe II. 1.Mít dobře propracovaný spisový a skartační plán a z něj odvozený spisový a skartační řád (ze zkušenosti autora v tomto pořadí); 2. Spisový plán je možné vypracovat několika způsoby; 3. Inspirovat se vzorovým spisovým a skartačním plánem (pro veřejnoprávní původce mohou tyto připraveny ke stažení na stránkách veřejných archivů). Nevýhodou je to,že se jedná o normu vzorovou a její implementace do vlastní organizace může být problematickou; 4. Vypracovat si plán vlastní. To znamená zapojit do tohoto procesu v podstatě všechny pracovníky organizace, kterým prochází rukama nějaké (úřední) dokumenty. Může se ukázat, že i procese, které nemají prioritně administrativní charakter, mohou disponovat dokumenty, jejichž neexistence, může pro organizaci znamenat velký problém; 5. Pracovníci mají vymezen časový okamžik na to, aby sdělili, které typy dokumentů jim prochází rukama a jaké činnosti jsou s nimi spojeny (základ spisového a skartačního řádu);

24 Jak na to? Zkušenosti z praxe III. 6. Zvláštní péči je třeba věnovat příjmu dokumentů (podatelna příjem většinou analogových dokumentů, datová schránka, elektronická podatelna i ová komunikace); 7. Ze zjištěných informací sestavit seznam dokumentů, které se v organizaci vyskytují (častý nářek pracovníků nad množstvím, se většinou ukáže jako nepřesný. Objem se rozhodně nerovná typům dokumentů. Typy dokumentů se v podstatě opakuj. S tím souvisí i to, že se opakují i stejné pracovní postupy při práci s dokumenty); 8. Tento seznam se rozdělí podle vyřizovaných agend nebo podle organizační struktury nebo vzájemnou kombinací obojího; 9. Každá agenda dostane označení, které ji přesně zasazuje do organizační struktury organizace spisový znak; 10. Podoba spisového znaku není striktně dána. Většinou se jedná o číselnou kombinaci (například ), někdy i kombinací písmen a čísel;

25 Jak na to? Zkušenosti z praxe IV. 11. Každá agenda se pojí se skartačním znakem a skartační lhůtou; 12. Tyto informace je dobré porovnat s příslušným vzorovým spisovým a skartačním plánem, který byl získám například od místně příslušného archivu. S ním je obecně prospěšné metodicky tyto záležitosti konzultovat; 13. Při implementaci elektronického systému spisové služby, měl by být vlastní spisový plán jednou z mála věcí, které dodavatel elektronického systému spisové služby, nemůže jen tak poskytnout. Měl by vždy vycházet z konkrétní situace původce. Jinak se ten bude přizpůsobovat systému a ne naopak; 14. Kromě informací o typech dokumentů, by měl každý pracovník popsat procesy, které při práci s dokumenty vykonává z tohoto se vytvoří základ spisového a skartačního řádu; 15. Spisový a skartační řád shrne povinnosti jednotlivých pracovních pozic v závislosti na činnosti s dokumenty;

26 Jak na to? Zkušenosti z praxe V. 16. Tím by mělo být dána jednoznačně, co se má dělat při příjmu, co při označování, evidenci atd.; 17. Obecně platí, že tím přesnější je evidence dokumentů na jejich počátku (při doručení nebo vzniku), tím snazší je práce s nimi v průběhu jejich povinné existence (skartační lhůty) v případě hledání za jakýmkoli účelem i v rozhodování, zda je dotyčné dokumenty možné vyřadit či nikoli; 18. Z výše uvedeného se dá také zjistit objem dokumentů, který probíhá organizací a čas, kdy musejí v organizaci fyzicky existovat. Z toho se dá odvodit, jaké je nutné personálně technické zabezpečení dokumentů. Organizace, která produkuje malý objem dokumentů, které se navíc z velké části v relativně krátké době mohou vyřazovat oproti organizaci, kde je objem dokumentů neskonale vyšší, skartační lhůty delší a podoba dokumentů vyžaduje speciální péči (častý problém dlouhodobého uložení dokumentů v digitální podobě po dobu relativně dlouhou dobu).

27 PODAŘÍ SE TO KDYŽ: 1. Využijete pomoci veřejného archivu (buď přímo, nebo na internetu); 2. Budete chtít s dokumenty pracovat (jedná se v podstatě o stále se opakující procesy) 3. Budete dodržovat jednotné postupy (není třeba moc vymýšlet, je třeba se zamyslet) 4. Uvědomíte si hodnotu dokumentů (je jich hodně, je pravdou, ale současné neřešení se v budoucnosti může negativně projevit) 5. Mít pořádek v dokumentech = být chráněn PODPORA VEDENÍ ORGANIZACE + PRAVOMOCE

28 HLAVNÍ PODATELNA (výpravna) spisový uzel spisový uzel spisový uzel spisovna spisovna A I S skartační řízení HLAVNÍ SPISOVNA skartační řízení ARCHIV

29 VYPRACOVAT (VLASTNÍ) SPISOVÝ PLÁN Aktivně používat (za pomoci archivů) co s ním Pročistit spisovnu provést skartační řízení Ze škol patří do AHMP zejména třídní katalogy A 45 (1973 a starší, kroniky (maximální skartační lhůta je 100 let; kronika do AHMP 10 let po posledním zápisu) Plán poslat do AHMP při každé změně možno i se spisovým řádem 29

30 30

31 Současné problémy? březen 2019 Archiv hlavního města Prahy

32 Podoba výkonu spisové služby Papírová (analogová) Podací deník ve formě knihy Povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě zpravidla autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby Elektronická Elektronický systém spisové služby musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě.

33 Příjem a) analogové - jako dosud b) digitální - nejprve kontrola, pak převod (autorizovaná konverze nebo 69a archivního zákona) DATOVKY!!! 33

34 Tzv. průvodka datovky 34

35 Konverzní doložka 35

36 Kontrola pečeťi 36

37 Kontrola razítka 37

38 Tzv. konverzní razítko 38

39 Autorizovaná konverze z moci úřední 39

40 69a, AZ Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

41 Podepisování Výkon spisové služby v analogové (papírové) podobě rozhodně neznamená absenci elektronických dokumentů! Přítomnost datové schránky, kromě jiného vyžaduje, také mít zmapováno kdo je kdo. To znamená uvést do souladu se skutečností: a) oprávněnou osobu (osoba, která primárně obdržela přístupové údaje do datové schránky), což je: statutární orgán, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku vedoucí orgánu veřejné moci b) pověřenou osobou (osoba pověřená k přístupu do datové schránky oprávněnou osobou nebo administrátorem) c) administrátora (osoba pověřená k přístupu do datové schránky oprávněnou osobou, která může provádět) 41

42 Datové schránky a podpis

43 Na otázku, která je titulkem tohoto článku, si v minulosti muselo odpovědět velmi mnoho lidí. Třeba šéf (jednatel) firmy, který má určitě jiné věci na práci, než aby sám rutinně obsluhoval firemní datovou schránku (jako tzv. oprávněná osoba). A tak chtěl využít možnosti, která je pro takovéto situace určena. Tedy ustanovit jednu nebo více tzv. pověřených osob, které by se o běžný chod datových schránek staraly

44 Jenže pro své rozhodnutí potřeboval vědět, jaké důsledky to bude mít. Jaká práva dá tomu, koho do role pověřené osoby ustanoví a nastaví mu/jí příznak, umožňující sestavování a odesílání datových zpráv z příslušné datové schránky. Bude to obdoba situace, kdy někoho pověří vkládáním řádně podepsaných firemních dokumentů do firemních obálek, nadepisováním těchto obálek a jejich odnášením na poštu? Nebo půjde o právo určovat a vytvářet obsah těchto firemních dokumentů, podepisovat je a celkově jednat jménem firmy bez jakýchkoli omezení a dalších podmínek?

45 Jak rozumět fikci podpisu? U datových schránek je ale jeden potenciální zádrhel: příslušný zákon, ve snaze nenutit lidi k používání elektronických podpisů, připouští platné právní jednání vůči orgánům veřejné moci také prostřednictvím zcela nepodepsaných elektronických dokumentů na které má jejich příjemce (orgán veřejné moci) pohlížet, jako kdyby byly řádně podepsány. To je podstata tzv. fikce podpisu, kterou zavádí 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů: Úkon učiněný [oprávněnou]. nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob

46 Problém? V zásadě jsou možné dva různé výklady: že jde o obecné pověření k posílání datových zpráv: při tomto výkladu musí pověřená osoba existovat (být ustavena pověřenou osobou). A jelikož pověřená osoba může, ale nemusí mít zaškrtnutý příznak umožňující posílání datových zpráv (viz předchozí obrázek), mohlo by se ono pokud je k tomu pověřena vztahovat právě k tomuto zaškrtnutí zda je či není příznak zaškrtnut, a tedy zda příslušná pověřená osoba má či nemá právo k sestavování a odesílání zpráv. že jde o pověření ke konkrétnímu úkonu: pověřená osoba musí nejprve existovat (být ustavena pověřenou osobou), a musí mít možnost (zaškrtnutý příznak pro) posílání datových zpráv. Jinak, bez možnosti posílat datové zprávy, by nemohla nic odeslat, a tím ani činit žádný úkon prostřednictvím datové schránky a tudíž by se jí toto ustanovení o fikci podpisu vůbec netýkalo. A pokud se jí má týkat, nastupuje ono pokud k tomu byla pověřena, jako požadavek na konkrétní a specifické pověření k danému právnímu úkonu, který má být činěn skrze jinak (elektronicky) nepodepsaný dokument v příloze odesílané datové zprávy

47 Řešení dle MV ČR a dle NS Pokud jde o pověřenou osobu [ ], musí tato osoba být rovněž pověřena k provedení příslušného úkonu. Jde tedy o dvojí pověření, jednak k přístupu do datové schránky, jednak k provedení úkonu.vychází se z toho, že dokument, resp. úkon učiněný prostřednictvím datové schránky, je nutno považovat za podepsaný tehdy, pokud by byla osoba, která jej prostřednictvím datové schránky odeslala, oprávněna podepsat jeho listinnou alternativu. Obecně je u takových úkonů třeba rozlišit, zda podání učinila osoba oprávněná či osoba pověřená.pokud takové podání činila osoba pověřená, měl by její úkon podle téhož ustanovení rovněž stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, jestliže by tato osoba doložila své pověření

48 Elektronický podpis

49 49

50 50

51 Kam se obrátit v AHMP

52 Kam se obrátit v AHMP

53 Kam se obrátit v AHMP

54 54