Nápověda programu Revize

Transkript

1 Nápověda programu Revize Program je určen pro Access 2010 a vyšší. Ti, kdo nemají vlastní Access, si mohou nainstalovat RunTime Accessu 2010 z dodaného DVD, nebo si mohou ze stránek Microsoftu stáhnout nejnovější verzi. Pro zbavení se neustálých dotazů a varování doporučuji povolit makra: spusťte soubor Makra.reg, který je na CD. Program spustíte z nabídky Start Všechny programy Klimša Revize - Revize. Princip: Program zaznamenává provedené revize do databáze, umí dohledávat atd. Ke kaţdému záznamu v databázi je připojen odkaz na SLOŢKU obsahující soubory s revizí a další, které s ní souvisí. Ve sloţce můţe být jakýkoliv počet souborů různých typů. Např. první strana bude formulář PDF, tech. zpráva bude ve Wordu, prostory a rozváděče v Excelu, závady opět ve Wordu apod. Máte absolutní volnost. Formuláře pro Excel a Word, které jsou součástí programu, obsahují nově vytvořené funkce. Další funkce jsou při instalaci integrovány přímo do Excelu a Wordu. Program umí vybrané soubory ve vámi zvoleném pořadí převést do PDF a spojit je do jednoho celku. Výsledné PDF umí elektronicky podepsat, nebo k němu vystavit doloţku autenticity. Máte tak absolutní volnost v tom, co a jak budete dělat, nejste omezeni formátem, způsobem vytváření revize, obsahem výsledného dokumentu. Ve výsledku můţete vytvářet souborová portfolia a z nich vytvořit jeden soubor obsahující poutavou úvodní stranu, přehledné textové zprávy, tabulky, obrázky, schémata, protokoly z jiných programů atd. SVOBODA, je klíčové slovo. Většina funkcí se zobrazí přes klávesu F1. F2 = zobrazení jako tabulka F3 = zobrazení jako formulář F4 = posun o záznam zpět F5 = posun na další záznam Levý okraj Levý okraj Klepnutím na levý okraj je na prvním záznamu z 8mi. Šipka s hvězdičkou přidá nový záznam. = záznam je editován (ESC = vrátit změny...neukládat změny) = záznam je uloţen. a klávesa DEL = smazat záznam

2 Soubor s databází se po instalaci vytvoří automaticky. Nemusíte nic řešit. Pokud chcete, vytvořte si ho na jiném místě, nebo si jiţ pouţívaný dejte, kde potřebujete a program na něj připojte. Vyhledávací funkce zobrazí jen záznamy, které odpovídají zadaným kritériím, nebo seřadí záznamy dle datumů. Práce se sloţkou: - Zobrazí soubory sloţky (kdybyste se odklikali někam jinam) - Vytvoření nové sloţky, přejmenování, odstranění a výběr existující sloţky, která bude obsahovat soubory dané revize - Zobrazí šablony. Šablony přetáhnete myší do revizní sloţky. Drţte při přetahování Ctrl, nebo místo kopírování budete přesunovat. - Zobrazí pole pro vytvoření finálního PDF

3 Soubory, ze kterých chcete vytvořit finální PDF, prostě přetáhněte na červené pole,nebo pokud chcete do finálního PDF i soubory odjinud, z jiného místa na PC, tak - se k nim doklikejte, nebo - jej opět uchopte a přetáhněte na Nebo je přetáhněte z průzkumníka, nebo jiného souborového manaţeru (Total Commander apod.) Do seznamu můţete naházet soubory pro Excel, Word, nebo PDFka. Finální PDF se bude jmenovat stejně jako sloţka revize.

4 - otevře Word a Excel, vyrobí PDF z jednotlivých souborů a pak je spojí dohromady * - podepíše finální PDF elektronickým podpisem (pomocí nainstalovaného Print2PDF programu (bezplatně na - otevře hotové PDF - odešle PDF mailem na adresu, kterou máte v adresáři k dané firmě - vystaví doloţku autenticity souboru PDF *** * Soubory nesmí obsahovat ěščřţýáíé, pomlčky apod. (název souboru není slohové cvičení). Celá akce můţe chviličku trvat a je hotová aţ se objeví přeruší převod do PDF. Bliţší informace o tom jak získat a pouţívat elektronický podpis pošlu. Stačí si o ně napsat na klimsa@klimsa.cz *** Speciální vychytávkou je moţnost distribuce dat v elektronické podobě pro ty, kteří nemají certifikát (pero), k vytvoření elektronického podpisu. Opět jen jedním klepnutím na, se vytiskne doklad - doloţka zaručující autorství a neporušenost předávaných dat ve formě PDF. Pokud se souborem

5 PDF předáte také vytištěnou a podepsanou doloţku, zaručujete klientovi, ţe soubor je váš. Neporušenost dat zaručuje tzv. HASH otisk (šifra SHA1, SHA256 nebo MD5), coţ je jako otisk prstu člověka. Jakákoliv změna v souboru by vedla k úplně odlišnému HASH otisku. HASH otisk lze ověřit běţně dostupným softwarem, nebo utilitou dodávanou s programem (HASHover). Nevadí, kdyţ se soubor přejmenuje, ale nesmí dojít ke změně ani jediného písmene v jeho obsahu. Smysl je ten, ţe i kdyţ nemáte pořízený oficiální podpisový certifikát (pero), nemusíte tisknout obsaţné dokumenty. Je jednodušší předat soubor a s ním jednu papírovou stránku - doloţku. K dispozici máte Závadovník: Závady seskupeny dle kategorií. Závady seskupeny dle norem. Přesný citát z normy. Platnost normy apod. Celá norma stručně (výcuc). Vlastní závady včetně popisu. Normy a zákony vztahující se k požární bezpečnosti staveb. Ctrl+C nepo poklepáním zkopízujete článek (Např. "V rozporu s ČSN čl. 1.2). Poklepáním zobrazíte text a popř. zkopírujete do schránky. Poklepáním zobrazíte text a popř. zkopírujete do schránky. F1 otevře HELP......hledání, editace závad, přehled norem apod. Zkopírovat = přenést do schránky Windows + program se minimalizuje (spadne dolů na lištu). Ctrl+V vloţí přenášený text do revizní zprávy. Opět funkce pro Závadovník jsou přes F1.

6 Při práci v Excelu můžete využít tyto funkce: Integrátor maker (Ctrl+Q nebo na kartě Doplňky )

7 1/ Buňky Označ zamčené buňky vybarví modrou barvou buňky, které jsou zamčené. V Excelu to funguje takto: buňku můţu uzamknout, ale to se projeví aţ při uzamčení listu. Po uzamčení listu ji uţ nebudete moci editovat a při posouvání tabulátorem bude přeskočena. Nejlepší je uzamknout buňky, které nebudou měnit obsah. Např. Po uzamčení listu budete krásně formulářem procházet pomocí tabulátoru, nebo zpět (tabulátor+shift). Odznač všechny buňky odstraní modrou barvu ze všech buněk. Smysl těchto dvou funkcí je pomoci se lépe zorientovat, co je a není uzamčené a provést změny. Obě funkce lze také ovládat z panelů nástrojů, pomocí tlačítek. Vlož Zs max vloţí maximální Zs pro zvolený jisticí prvek a čas. Při výpočtu je pouţit koeficient k m = 1,5 (dle ČSN ed. 2). Pro přesnější výpočty viz program Elektrovýpočty. Tato funkce slouţí k zápisu limitní mezní hodnoty k porovnání s hodnotou naměřenou. Hodnota bude zapsána do aktivní buňky. Vlož jištění, vedení Ctrl + G tato funkce otevře list s kabely a jisticími prvky. Ctrl + A zkopíruje text z tohoto listu do revize, kde jste nechali aktivní buňku. Osobně rychleji napíšu CYKY 3C x 1,5 na klávesnici neţ Ctrl + G vybrat a Ctrl + A, ale jak kdo chce. Editace listu s jištěním, vedením otevře list k editaci (doplnění, úpravám). Velmi důleţitá poznámka: pokud budete chtít změnit text, který v buňce jiţ je, máte 2 moţnosti: o klepnout do ní a text editovat v řádku vzorců o na buňku 2 x poklepat a tím umístíte kurzor do textu Vytvoř víceřádkové textové pole s vybraných buněk udělá jedno pole, kde se dá psát běţný text

8 2/ Řádky Manuální výběr po klepnutí bude otevřen sešit se šablonami a vy musíte označit poţadované řádky ručně. tak, ţe klepnete na záhlaví řádků (v našem případě 6 a 7) a označíte tak celý řádek, nebo stačí jen některé buňky z daných řádků. Vložit vloţí označené řádky do revize. Opět na místo, kde jste byli před pouţitím této funkce. Takţe, znovu celý postup: Vybrané řádky vloží Xkrát tato funkce zkopíruje a vloţí řádky, které označíte v revizní zprávě, kterou právě píšete. Je jedno, jestli označíte celý řádek klepnutím na záhlaví řádku, nebo vyberete jen některé buňky z řádku nebo řádků, které chcete zkopírovat. Nové řádky budou hned pod označenýma (vybranýma) ke kopírování. Velmi snadno tak budete klonovat podobné řádky při měření v prostorech nebo rozváděčích. Vybrané řádky vloží Xkrát na zvolené místo tato funkce je stejná jako předchozí, jen se vybrané řádky budou vkládat od řádku, který si zvolíte. Např. označíte řádek 17 a 18 a necháte je vloţit od řádku 40.

9 3/ Listy Manuální výběr tato funkce vás přepne do sešitu šablon. Přejdete na list, který chcete vloţit do revizní zprávy a pouţitím další funkce Vložit ho přenesete do revize. Vložit vloţí list ze šablon do revize. Takţe, znovu celý postup: Nový list přidá do revize nový, čistý list. Zkopírovat list zkopíruje aktivní list. Tuto funkci lze také spustit klepnutím na tlačítko, nebo klávesovou zkratkou Ctrl+K Přejdi na list tato funkce zobrazí seznam s názvy listů. Vy můţete vybrat, na který chcete přepnout. Tuto funkci oceníte, pokud bude sešit obsahovat hodně listů. Tuto funkci lze spustit také klepnutím na tlačítko. Nastav rozměr listu aby se revize krásně vešla na stránku, musí být hranice stránky a hranice tisku nastaveny na sloupce B aţ L a řádky od 1 do 56. Tato funkce nastaví okraje stránky (listu) právě takto. Dále také nastaví výšku řádků a šířku sloupců. Je to tak pro vykompenzování rozdílu mezi formáty XLS a XLSM (2007). Proto výšku řádků a šířku sloupců při úpravách formuláře neměňte. Vyuţívejte jen slučování a rozdělování buněk. Pokud funkce nenastaví hranice tisku přesně, lze je lehce nastavovat taţením myší. Důleţitá poznámka: Revize QUICK byly vytvořeny tak, ţe ve většině případů je ideální zachovat rozměr listu a oblast tisku tak, jak bylo popsáno v předchozí funkci. Není to ale vţdy. Například list pro rozváděče, závady nebo stroj je nastaven jinak. Veškeré nastavení můţete provést manuálně. Editace šablon otevře sešit šablon v reţimu pro editování změny. Po úpravách sešit nejprve uloţte a potom zavřete. Zkopírovat aktivní list do šablon tato funkce zkopíruje list, na kterém zrovna pracujete do sešitu se šablonami listů. Zámek listu (není v integrátoru maker, ale jen na panelu nástrojů) zamkne nebo odemkne list, coţ znamená ty buňky, které mají nastavenou volbu zámku. Tato vlastnost buněk se nastavuje tak, ţe je označíte, klepnete pravým tlačítkem myši a vyberete Formát buněk a dále záloţku Zámek

10 Nastavení zámku buněk můţete také provést po jejich označení (výběru) klepnutím na. Důleţitá poznámka: naučte se pracovat s nastavením zámku buněk (a se zamykáním listů. Zámek buněk zviditelňují výše popsané funkce. Podstatně to ulehčí vaši práci při psaní revizí. Některé funkce ale nefungují při zamknutém listu (převést buňky na řádek, kopírovat řádky atd.) a některé funkce (kopírování objektů VBA...zaškrtávací políčka, seznamy, tlačítka) nefungují, pokud není zapnut reţim návrhu nebo v EXCELu 2007 karta Vývojář a tlačítko

11 4/ Sešit Zámek sešitu tato funkce umoţní zamknout sešit proti otevření nebo editaci. Tisk celého sešitu pošle všechny listy na výchozí tiskárnu. Tuto funkci lze spustit i tlačítkem, nebo klávesovou zkratkou Ctrl+T. Tisk celého sešitu volby funkce je stejná jako předchozí, jen s tím rozdílem, ţe lze volit tiskárnu a počet kopií. Lze pouţít i tlačítko Tlačítka na panelech nástrojů odstraní a vloţí řádek seskupí vybrané buňky v označených řádcích vytvoří jednu buňku z buněk B aţ L, nebo-li vytvoří řádek. Lze označit i více řádků najednou a to výběrem kterýchkoliv buněk. rozdělí sloučené buňky zamkne vybrané buňky. Zámek se projeví aţ po zamknutí listu modře obarví zamknuté buňky všechny buňky odbarví, nebo-li nastaví jejich barvu pozadí na bílou zarovnání textu v buňce (doleva; na střed; doprava; nahoru; na střed; dolů) otevře nabídku vloţit symbol

12 vloţí do buňky dnešní datum Klepnutím bude zobrazen kurzor jako tuţka a můţete kreslit ohraničení jednotlivých buněk. ohraničení buněk vytvoří záloţku a návrat k ní. Například tuto funkci pouţijete, kdyţ budete v sešitě revize školky na listu pokec a buňce B10. Přejdete na jiný sešit nebo jiný list či řádek. Klepnutím na skočíte opět do sešitu revize školky na list pokec a do buňky B10. zobrazí panel nástrojů VBA. Klepnutím na na panelu nástrojů povolíte editaci VBA objektů (tlačítek, zaškrtávacích políček atd. Bez tohoto povolení nezkopírujete řádek se zaškrtávacími políčky. Ve verzi 2007 je to záloţka Vývojář a tlačítko seřadí řádky abecedně, podle aktivního sloupce (podle sloupce, ve kterém je aktivní buňka) otevře Integrátor maker. Nebo lze také pouţít klávesovou zkratku Ctrl+Q zobrazení a skrytí okrajů stránky. Doporučuji mít stále zapnuté zobrazení okrajů mimo oblast tisku.. Budete mít tak stále pod kontrolou, ţe nepíšete zobrazí dialogové okno nastavení stránky (okraje, orientace papíru atd.). Doporučuji neměnit. moţnost editace záhlaví a zápatí stránek. Doporučuji do zápatí vloţit např. 1 stránka z 8 (1/8). Správné číslování při tisku bude fungovat, jen pokud necháte vytisknout celý sešit. Proto doporučuji k tisku pouţívat výše zmíněné funkce. zobrazí a skryje mříţku buněk náhled před tiskem pokud máte otevřených více oken najednou, rozmístí je vedle sebe nebo nad sebou zvětší a zmenší zobrazení

13 označené řádky vloţí Xkrát. Tato funkce je jiţ popsána výše. Lze také pouţít klávesovou zkratku Ctrl+E označené řádky vloţí Xkrát na zvolené místo. Tato funkce je jiţ popsána výše. Lze také pouţít klávesovou zkratku Ctrl+F Označené (myší vybrané) buňky spojí do jednoho pole, kde se sám zalamuje řádek. Vhodné pro psaní souvislého textu, např. Celkového posudku, Rozsahu revize atd. Otevře list s kabely a jištěním (Ctrl + G). Po výběru kabelu nebo jisticího prvku Ctrl + A vloţí text do revize na místo, kde jste nechali aktivní buňku. vloţí do revize nový list zkopíruje aktivní list. Tato funkce je jiţ popsána výše a dá se spustit klávesovou zkratkou Ctrl+K nastaví rozměr (velikost) stránky (listu). Opět jiţ výše popsáno. opět jiţ výše popsaná funkce: Vyber a přejdi na list zamkne list. Po pouţití této funkce se projeví zámek jednotlivých buněk. NOVÁ REVIZE. Klávesová zkratka Ctrl+N standardní funkce: Uloţ jako. Klávesová zkratka F12 opět jiţ výše popsané funkce pro tisk celého sešitu odešle celý sešit (soubor) jako přílohu u

14 Při práci ve Wordu můžete využít tyto funkce: Nápověda (Alt+F1) Otevře editor rovnic Posune řádek v tabulce Vloţí řádek do tabulky, sloučí a rozdělí buňky Hlavní vstupní bod pro práci se šablonami podrobněji viz níţe v nápovědě Všechny výše zobrazené funkce slouţí k manipulaci se stránkami v dokumentu Tato funkce nastaví horní okraje stránek v celém dokumentu na 1,5 cm a dolní okraje na 2 cm, coţ je pro psaní revizí optimální a kompatibilní se starší verzí. V opačném případě nebudou formuláře vycházet akorát na délku stránek. Toto nastavení doporučuji jako výchozí.

15 Klepněte na Stránky - Zobrazit - Vzhled stránky Nastavte vše jako výše na obrázku Připojí k dokumentu obsah jiného dokumentu Vloţí aktuální datum (Alt+D) Vloţí poznámku pod čarou Vloţí nebo přejde na záloţku Vytvoří bod návratu - místo, na které se lze skokem vrátit z kterékoliv části dokumentu (Alt+B a Alt+J) Barevně označí zvolená slova nebo jejich části

16 Vloţí konec stránky - přesune se na začátek nové (Alt+W) Otevře dokument Razítka.doc. Do něj a z něj lze vkládat obrázky razítek a podpisů (Alt+R) K rozhodnutí zda tisknout nebo netisknout tyto objekty vyuţijte následující funkce. Posouvání dokumentu. Stopnete jej klepnutím tlačítkem myši nebo klávesou ESC Uzamkne klávesnici (Alt+O) Zamkne dokument nebo jeho části Zamkne soubor Kalkulačka (Alt+C) Program Clip Box (viz nápovědu ve Start - Programy - Revize XP - Nápovědy pro Clip Box) Program ClipMax (viz nápovědu přímo v programu) Plug-iny. Doplňky, dokumenty, malé prográmky atd. Otevře dialogové okno pro hledání souboru Pokud zapnete sledování změn v revizích, bude kaţdá změna provedená v dokumentu zvýrazněna a to dle voleb zvolených po stisku tlačítka Zvýraznit změny Po změněných částech se lze pohybovat stiskem tlačítek Předchozí změna a Další změna. Jestli změnu přijmete nebo odmítnete, rozhodnete stiskem tlačítek Přijmout změnu a Zamítnout změnu. Volba Porovnat dokumenty zvýrazní v aktuálním dokumentu rozdíly ve srovnání s vybraným souborem. Tyto označené rozdíly lze procházet a přijímat nebo odmítat jako u výše popsaných revizí.

17 Otevře průvodce dopisem (je potřebné mít průvodce nainstalovaného) Nastavení vlastností jednotlivých tiskáren Odešle dokument k tisku na vybranou tiskárnu - umoţní výběr tiskárny (Alt+T) Klepnutím myši tisk na výchozí tiskárně, klávesou Ctrl+P s nastavením vlastností Nastaví, zda se budou nebo nebudou tisknout nakreslené objekty. Lze také nastavit při tisku s výběrem tiskárny Pravděpodobně nechcete tisknout dokument i s komentáři (pokud je dokument obsahuje). Máte dvě moţnosti. Smazat je nebo tisknout přes Ctrl+P a v sekci Vytisknout zvolte Dokument.