Workflow firemních dokumentů

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra informačních technologií a elektronického obchodování Workflow firemních dokumentů Bakalářská práce Autor: Tomáš Martíšek, DiS. Informační technologie, Správce informačních systémů Vedoucí práce: Doc. Ing. Stanislav Horný, CSc. Praha Srpen, 2009

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracoval samostatně a s použitím uvedené literatury. V Prachaticích dne Tomáš Martíšek, DiS.

3 Na tomto místě bych rád poděkoval panu doc. Ing. Stanislavu Hornému, CSc. Za odborné vedení mé bakalářské práce a za ochotnou spolupráci při jejím zpracování. Rovněž bych rád chtěl poděkovat panu Ing. Petru Jindrovi a celé firmě Oschatz Bohemia za poskytnutí námětu práce s možností uskutečnění a odborné konzultace.

4 Anotace Hlavním cílem této bakalářské práce bylo optimalizovat workflow firemních dokumentů ve skupině firem Oschatz. První část obsahuje teoretický rozbor metod. Druhá část obsahuje skutečné nasazení systému pro správu dokumentů a jeho workflow. Třetí část rozděluje vzniklé chyby a navrhuje řešení. Annotation The main point of this bachelor thesis was to optimize workflow of company documents in the Oschatz company group. Content of the first part is theoretical analysis of methods. In the second part there is real implementation of document management system and his workflow. In the third part there is structure of mistakes and solution suggestion.

5 OBSAH ÚVOD OBECNĚ O WORKFLOW Historie Co je workflow? Workflow v IT oblasti Workflow v jiných oblastech lidské činnosti FÁZE WORKFLOW Firemní procesy a jejich definice Metody zavádění firemních procesů Metodika ARIS prof. Scheera Business System Planning Metoda ISAC Modelovací nástroje Select Perspective a FirstStep Metodika DEMO prof. Dietze Výběr produktu nebo řešení Zavedení do provozu Efektivita provozu Metodika MDIS Metodika ITIL Metodika COBIT Reengineering ÚVOD K PRAKTICKÉ ČÁSTI Firemní skupina Oschatz Historie firmy Oschatz Pobočky firmy

6 Oschatz Essen Oschatz Čína Oschatz Turecko Oschatz Bohemia a Oschatz Services & Solutions DODAVATELÉ ŘEŠENÍ A PRODUKTŮ SKUPINĚ OSCHATZ Dodavatelé řešení DMS řešení firmy Bentley Systems Inc ERP řešení firmy Hinrichs & Müller GmbH Dodavatelé produktů Autodesk Inc Bentley Systems Inc Microsoft Corp WORKFLOW DOKUMENTŮ FIRMY OSCHATZ Historie toku dokumentů Zavedení vlastního DMS řešení Zavedení ERP řešení Zavedení certifikace ISO 9001:2000 a jiné normy Popis pracovních procesů ISO Fáze procesů ISO Výběr nového řešení DMS Stanovení potřeb Zvažovaná řešení DMS produkt ProjectWise firmy Bentley Systems Proč tento produkt? Fáze zavedení nového DMS Workflow dokumentů v DMS Spolupráce s produkty Bentley Autoplant Propojení s ERP systémem

7 5.7. Vliv jiných pouţívaných řešení na DMS CHYBY Chyby procesů Chyba ISO procesu Chyby DMS systému Chyba výběru systému Chyba popisu potřeb Oprávněnost rozhodnutí výběru Implementační tým Zavedení systému Spuštění systému Rozdělování typu provozních chyb Změny, nové verze Vliv DMS na odhalení chyb v jiných systémech Přizpůsobení zákazníka produktu nebo produkt zákazníkovi? ZÁVĚR BIBLIOGRAFIE SEZNAM PŘÍLOH

8 Úvod Myslíte si, že je možné cestovat časem? Odpověď na tuto otázku je velmi jednoduchá. Udělejte něco dřív, než se to stane. Pokud důsledek vaší činnosti bude dřív, než příčina [1], tak jste to dokázali. Není to nic složitého. Nic se neděje jen tak. Všechno má svou příčinu a následek. Je jedno, zda jde o lidskou činnost, přírodní jevy nebo nevysvětlitelné úkazy. Jen u těch nevysvětlitelných je nám zatím příčina neznámá. Zkuste nic nedělat. Pod slovem nic si představte vaše nicnedělání. I když vy osobně nebudete nic dělat, bude to mít svůj následek. Ať už později přímo na vás nebo alespoň na nejbližším okolí. Každá akce dřív nebo později vyvolá nějakou reakci. Cílem snad každého jedince je snaha o svůj prospěch, své zlepšování, mít snazší přežití a být vnímán okolím. Většina činností se dělá pro užitek nebo zisk. Od hmotného, finančního, duševního a dalších. Jedinec si uvědomuje, že ulehčení a zlepšení své práce mu přináší pozitiva. Uvědomuje si také, že ve skupinách toho zvládne mnohem více. Ve společenstvech je více efektivní. Pokud začne být jeho činnost ovlivňována nebo přímo řízena okolím, dokáže se specializovat a být ještě produktivnější a jelikož vnímá i své okolí, které má stejný celkový společný cíl, stává se úspěšnější. Jde o základní uspokojení jeho potřeb a potřeb společnosti. Dělbou a specializací práce to kdysi v minulosti začalo a dospělo to až k dnešnímu řízení procesů různých činností, kdy člověk, který je od přírody obecně líný, udělal vše proto, aby pracoval co nejméně. Dnes už většinou jen dohlíží na činnosti jiných mechanizmů. Od mechanických strojů až po sofistikovaný software. Přímé potřeby člověka a lidstva budou do budoucnosti nahrazovány automatizovanými činnostmi, které budou tuto roli plnit. Automatizovanou činností už nebudou jen fyzické úkony, ale i samostatné rozhodnutí na základě předchozích poznatků. Člověk nakonec sám za sebe nebude nic produkovat, protože většina lidských potřeb už bude zajištěna jinou automatizovanou cestou. 8

9 Řízení procesů nebo cílené ovlivňování práce je dnes velmi žádoucí. Optimalizací práce získáme lepší výsledky a proto je snaha sledovat činnost od jejího vzniku až po její dokončení. Průběh skupiny definovaných činností je označován anglickým slovem workflow [2]. V doslovném překladu pracovní tok. Pro snazší popis workflow se využívají schémata nebo diagramy znázorňující vlivy a vazby jednotlivých činností. Člověk k práci potřebuje nejen nástroje, materiál, ale i předchozí znalost postupu nebo novou myšlenku. Vědět jak, to je a bude ta přidaná hodnota, která dokáže vytvořit novou věc. Již od nepaměti se postupy, návody, rady a znalosti dědí z generace na generaci. Informace v jakékoliv formě a ve správný čas může mít významnou hodnotu. Informace v podobě událostí nebo údajů bývají zachyceny v soudobých dokumentech. Dokument [3] je nositel informace. Místo kde dochází k přeměně zdrojů, znalostí a práce na nové produkty se v současné době označuje jako podnik nebo firma [4]. Každé takovéto místo je jedinečné. Dokumenty vztahující se k tomuto místu jsou považovány za podnikové nebo firemní dokumenty. Workflow firemních dokumentů je průběh informaci a činností vztahujících se k chodu podniku. Tato práce má za cíl prověřit workflow v konkrétní firmě. 9

10 1. Obecně o Workflow Cílem kapitoly je seznámit čtenáře s obecným pojetím workflow, jeho historií, dále s workflow v oblasti informačních technologií a v jiných oblastech lidské činnosti. Firma nebo organizace musí nějakým způsobem fungovat. Na funkčnosti celku se podílí kdokoliv, kdo má k firmě nějaký vztah. Může to být její zaměstnanec, dodavatel, odběratel, majitel, ale i konkurence. Každý jednotlivec nebo skupina plní v rámci firmy nějakou roli. Zaměstnanci vědí, co mají dělat. Dodavatelé a odběratelé vědí, na koho se mají obracet. Majitel ví, jak se firmě daří a konkurence, ta nikdy nespí. Pokud vedení firmy její chod správně ovlivňuje, směřuje a dobře řídí, zaručuje to firmě jistotu udržení se na trhu a schopnost prosperovat do budoucnosti. Cílem firem jsou vždy vyšší ekonomické zisky. Zmenšování vstupních nákladů a větší výnosy je smysl obchodování už od nepaměti. V dnešní době se ve firmách odehrává tolik různých činností, že je nutné se v nich vyznat. Podle různých měřítek a pohledů je lze rozčlenit a jasně specifikovat, proč se ta činnost děje. Další dělení musí ukázat vazby různých procesů, časových intervalů a vnějších i vnitřních požadavků. Celková vzájemná propojenost a funkčnost těchto dílčích částí zajišťuje chod firmy. Workflow je činnost nebo definovaný proces se stanoveným rozsahem a sledem různých událostí od počátku jejího vzniku až po naplnění její podstaty. V následujících kapitolách se budeme věnovat historii workflow a tomu kde všude se s workflow můžeme setkat Historie Patrně nejstarším příkladem samotného workflow mohou být opakované používání nástrojů pravěkým člověkem v hluboké minulosti. Tím že našel vhodný kámen, který si upravil a přizpůsobil jako nástroj. Tento nástroj poté opakovaně používal stejným postupem a za jeho pomoci, případně jeho vylepšením získával větší prospěch než ostatní. 10

11 Přibližně 2000 let před naším letopočtem v Indii vznikla myšlenka rozdělení společnosti do kast. Specializovanost skupin a princip řízení celé společnosti i s náboženským podtextem napomohla vzájemné konkurenci a snaze vyrábět lépe. V principech je vidět cílené ovlivňování a vnější řízení. Snad na všech velkých historických i současných projektech například z oboru architektury je možné ukázat, jak důležitá je dobrá organizace práce. Od egyptských pyramid skrz středověké katedrály [5], Eiffelovku nebo budovu opery v Sydney. Na všech těchto stavbách byla nutná vysoce specializovaná odborná příprava, aby se realizace podařila. Každý si určitě dokáže představit, co vše se muselo organizačně zvládnout a co bylo k dispozici v dané době. Každá doba sebou přinášela i nové technologické objevy nebo nástroje. Určitě je jich mnoho, ale pozornost si určitě zaslouží vynález knihtisku nebo obyčejný psací stroj [5]. Dvě historické technické věci, které výrazně napomohly rychlejšímu šíření psaných informací. Dnešní moderní slovo workflow je již ve většině případů zařazováno do oblasti počítačů, informatiky a ekonomie. Základní princip obecné práce se v dnešní době nevyhne nějaké automatizované technologii. Počítače a počítačové systémy jsou již ve většině lidské činnosti. Více naleznete v kapitole Workflow v IT oblasti Co je workflow? K přiblížení a vysvětlení tohoto pojmu jsou velmi vhodné následující citace a definice. Workflow je dnes zprofanovaný termín, který může znamenat mnoho různých věcí. Bruce Silver [6 str. 43] Workflow znamená automatizaci celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka k druhému podle sady procedurálních pravidel tak, aby se dosáhlo nebo přispělo k plnění celkových/globálních podnikových cílů definice dle instituce Workflow Management Coalition 1996 [6 str. 43] 11

12 Workflow lze přiblížit jako tok informací v podnikovém procesu a jejich automatizované řízení. Efektivnějším řízením těchto procesů lze redukovat jejich náklady, zkrátit životní cyklus, zrychlit realizaci technologických změn, zlepšit zákaznický servis. Antonín Carda / Renáta Kunstová [6 str. 43] Každá a mnohé další z těchto obdobných definic se snaží obecně postihnout celý rozsah a důvod, proč je smysluplné zavést workflow do podniků a výrobních procesů a co to zpětně firmám přinese Workflow v IT oblasti Řízení každého podniku má svá pravidla. Pokud se podnik rozhodne zlepšit a zefektivnit zásadním opatřením celkovou pracovní výkonnost bude muset lépe organizovat jednotlivé dílčí součásti. Může se řídit metodikami nebo standardy, ať vnitřními či externími. V nejlepším konečném stavu by pak měl být schopen sledovat, řídit a ovlivňovat veškeré procesy a činnosti, které se ve firmě dějí. Dokáže zviditelnit pracovní tok. Zpřehlednění a optimalizace činnosti je principem workflow. Často opakovaným příkladem ukázky workflow je vyřízení objednávky od jejího přijetí až po dodání zboží a zaplacení. Každý krok v tomto procesu se nechá zlepšit automatizovat a urychlit. Tento celý proces se, ale nechá vyřešit i jedním člověkem bez počítače. Patrně jiné to bude ve firmě, kde za den mohou přijít až tisíce objednávek. Činnost se musí automatizovat, vnitřní komunikace a průběh jednotlivé objednávky se musí sledovat a předávat k řešení dál. Celý tento koloběh práce a jednotlivých obchodních případů už by bez počítačů a softwaru pro řízení celého procesu byl jen těžko možný. Zaměstnanci u jednotlivých počítačů jsou jen malá součást celku. I když vzájemně komunikují, nejsou schopni postihnout celý průběh procesu. Vhodnější je konkretizovat jejich činnost a výsledky skládat podle vývoje jednotlivého případu. Zde se hodí parafrázovat filmovou větu Ten umí to a ten zas tohle a všichni dohromady udělají moc [7]. A pokud jeden přesně ví co dělat má a dělá to správně, tak v důsledku stoupá výkonnost všech. 12

13 Jak ve správný okamžik říct co, kdy, jak, proč a za kolik mají právě napomoci počítačové softwary pro řízení firem. Nejde už o malou aplikaci u zaměstnance, ale jde o systémy, které vedou průběhy činností od jejich vzniku až do ukončení. Historický vývoj s sebou přinášel nástroje na ulehčení konkrétní činnosti i na automatizování a usnadnění celku. Pro dílčí činnost nástroje jako například psací stroj nebo logaritmické pravítko. Pro celkovou činnost např. pásová výroba Henryho Forda [8]. V každé době se nechá najít něco co je a bylo konkurenční výhodou. V posledních desítkách let oblast informačních technologií a komunikací prošla velmi rychlým vývojem. V sedmdesátých letech dálnopis, v devadesátých letech fax. Oblast IT se mění snad každým dnem. Nechci zde jmenovat etapy počítačů a ani softwarová řešení z různých dob, ale každá změna přinesla pozitiva. Od osmdesátých let minulého století si firmy začaly uvědomovat a nepodceňovat systémy vnitřního řízení a tak vznikla různá konsorcia a vývojové skupiny mající za cíl neznalým firmám a veřejnosti objasňovat a definovat jejich oblasti vlastních potřeb. Vznikají standardy, metodiky, návody k usnadnění a sjednocení pracovních procesu. Jedna ze vzniklých významných organizací je Workflow Management Coalition, která letos slaví již 15 let od svého vzniku Workflow v jiných oblastech lidské činnosti V dnešní době se najde jen málo oblastí, kde by se při práci nevyužíval počítač. Rád bych rozlišil, že využití počítače jako nástroje například pro vedení účetnictví nebo psaní faktur není workflow. Workflow je technologický nástroj na vyřešení celé oblasti činnosti. Jde o sousled dílčích kroků. To že se jeden dílčí krok vyřeší počítačem, to nic neznamená. Na světě je stále mnoho míst, kde funguje podniková výroba bez toho, aby se k práci využívaly moderní technologie, na které jsme zvyklí v našich oblastech. V rozvojových zemích a v zemích kde převládá lidská práce nad mechanizovanou prací jsou nové technologie přínosem, ale i bez nich je možné efektivně vyrábět a výrobu zdokonalovat. Manažer v rozvojové firmě může strategicky plánovat a uvědomovat si principy workflow, ale o hromadné inovaci a nasazení bez potřebných technologií to lze 13

14 jen obtížně. Zároveň tento manažer bude prioritně řešit nasazování technologií než koncepci workflow stávajícího podniku. Pod vlivem okolního prostředí, a to platí pro většinu větších firem, je vyvíjen tlak na zavádění workflow řešení nebo na zavádění standardů ISO [9]. Pokud je firma součástí většího celku nebo koncernu, přicházejí požadavky většinou z centrálního sídla firmy. Pokud je firma samostatná, dříve či později ji k tomu donutí vlastní dodavatelé nebo odběratelé nebo nepřímo i konkurence. Aby vše fungovalo i mimo firmu, musí se dnes dodržovat mnoho norem a pravidel. Normy a pravidla jsou stanovena obecně a to vnější, pro firmy externí podle národních nebo mezinárodních úmluv nebo i vnitřní pro firmu samotnou. V této kapitole jsme se seznámili s tím co je workflow, jak ovlivňuje chod firmy, jaká je definice workflow, zajímavosti z historického vývoje, jak zasahuje do oblasti informačních technologií a v kterých dalších oblastech se lze s workflow setkat. 14

15 2. Fáze Workflow Cílem kapitoly je seznámit čtenáře s jednotlivými fázemi workflow, s metodikami a metodami zavádění firemních procesů (ARIS, ISAC, BSP, DEMO), s postupem při výběru a zavedení produktu nebo řešení, se sledováním efektivity podle metodik MDIS, ITIL a COBIT a s reengineeringem. Fáze workflow plně navazují na informační systém, ve kterém jsou použity. Každý návrh informačního systému musí správně odpovídat jednotlivým krokům workflow. Všechny informační systémy mají jako základní kámen jasně definované workflow procesy. Viz následující kapitola. V každé fázi života informačního systému plní procesy definované úlohy. Celkově tyto dílčí úlohy spojují systém v jeden celek. Úlohy mohou mít různá kritéria nebo atributy a úpravou těchto malých kriterií lze ovlivnit celkové chování systému. V následujícím příkladu pro Document Management System bych rád ukázal různé typy workflow procesů při zavedení a při provozu komplexního celku. Příklad je ukázkou implementace informačního systému, kdy a jak se při jednotlivých krocích musí definovat odpovídající procesy. Workflow procesy odpovídající těmto krokům implementace jsou v následujících kapitolách. Úvod - Stanovení potřeb nebo problémů - Proces rozhodnutí pro nasazení vybraného IS nebo DMS - Fázový model Přípravná fáze - Definice cílů - Analýza současného stavu - Stanovení žádaného stavu - Závěr a výsledky z přípravné fáze 15

16 Fáze realizace - První spuštění - Opakované zpětné změny a úpravy nového IS - Migrace z jiných IS - Změny po migraci z jiných IS - Ostrý provoz a výsledky z fáze realizace Porealizační fáze - Zlepšovaní kvality IS - Dořešení návazností (podpora, školení uživatelů) - Zhodnocení a uzavření procesu nasazení celého IS Project Consult GmbH, Hamburg 1999 [10] Po celém životním cyklu systému může následovat fáze Reengineeringu, kdy při už nevyhovujícím běžném provozu a změně potřeb podniku se mohou stanovit zásadní změny stávajícího řešení nebo přechod na jiné verze nebo zcela jiný informační systém. Další kapitoly jsou zaměřeny na fáze workflow při jednotlivých teoretických krocích u nasazování obecného DMS systému Firemní procesy a jejich definice Mezi firemním informačním systémem a firemními procesy existuje přímá souvislost. Každá firma má nějaký sousled pracovních postupů podle kterých se řídí. Tento sousled může být přesně definovaný, ale i úplně chaotický bez jakéhokoliv řízení. Definovaný sousled činností ve firmě může být nastaven nějakou interní směrnicí. Pokud má firma vyšší cíle a řízeně spolupracuje s vnějším okolím, neobejde se dnes bez národních nebo mezinárodních standardů, norem a metodik. Příkladem normy je standard ISO 9001:2000, který přesně popisuje jednotlivé pracovní procesy a postupy v organizaci. Dodržování těchto standardů je kontrolováno pravidelně opakujícím se auditem. Závěrečná zpráva auditora poukazuje na nedostatky nebo opatření, které je nutné v následujícím období vyřešit. Zavedení tohoto standardu do 16

17 organizace přináší jasný postup činností dějících se ve firmě. Součástí tohoto standardu je i příručka řízení kvality, která slouží jako návod pro interní potřebu tak i pro případnou procesní komunikaci s jinou firmou se stejným standardem. Příručka řízení kvality podle ISO 9001 by měla být i výchozím prvkem pro modelování a definování procesů při zavádění informačního systému. Tak i zpětně odpovídat pokud už informační systém existoval před přijetím standardu ISO Důležité je také pochopit, že firemní procesy a workflow mohou v organizaci fungovat, aniž by organizace měla informační systém. Definované firemní procesy dle ISO 9001 mohou a i musí odpovídat procesům informačního systému, pokud je účelem informačního systému řídit právě tyto procesy. Nasazení a provoz informačního systému bez analýzy základních pracovních postupů procesů a činností v organizaci, byť i se sebelepší analýzou stavu všech informačních technologií a informačních procesů v organizaci vede k selhání takovéhoto systému z důvodu rozdílnosti reálných činností a činností evidovaných systémem. Bohužel selhání tohoto způsobu není okamžité, ale projeví se po delší době provozu systému. Jde o zásadní chybu při teoretickém návrhu. Procesní pohled na organizaci BPR Business Process Reengineering [11 str. 110] má za úkol sledovat obecné firemní procesy například z aspektu kvality, výkonnosti, ekonomičnosti, výnosnosti se právě díky procesním standardům jako ISO 9001 a informačním standardům řady ISO stal základním pilířem pro chod firmy. Podle definice ČSN EN ISO 9001:2000 je proces soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy. [11 str. 112] Pro definice procesů a jejich modelování slouží jazyky jako např. UML (Universal Modelling Language) nebo BPEL (Business Process Execution Language) [11 str. 113] Metody zavádění firemních procesů Mezi zaváděním procesů a zaváděním workflow je rozdíl. Workflow je většinou podmnožinou jednoho konkrétního procesu. Příkladem jednoho procesu je zpracování faktury. Příkladem workflow je stav nebo činnost přijetí této faktury nebo činnost účetní, 17

18 která zpracuje fakturu a předá ji k zaplacení. Tyto dvě ukázky procesu a workflow se už týkají samotného provozu v informačním systému. Podle životního cyklu informačního systému existují procesy, které předcházejí činnostem v provozním prostředí. Procesy před nasazením jako je modelování business procesů a různé analýzy. Poté procesy při prvním nasazování systému s uplatněním již známých a vyzkoušených postupů, které nasazení urychlí a zlevní. Například best practices z knihovny dokumentů ITIL [11 str. 208]. Workflow podle definice Workflow Management Coalition (WfMC) je automatizace celého nebo části podnikového procesu, kdy jsou dokumenty nebo informace předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle stanovených pravidel [6 str. 43]. Funkční workflow prostředí je výsledkem úspěšného nasazení nebo provozu celého informačního systému a záleží na vlastních procesech v systému. Workflow se nezavádí, workflow je důsledek procesů. V následujícím výčtu je uvedeno několik metod, metodik nebo modelů pro práci s podnikovými procesy Metodika ARIS prof. Scheera ARIS (Architecture of Integrated Informations Systems) [12 str. 73] je metodika se zaměřením na tři hlavní body které jsou samotná organizace, funkčnost jejího IS/ICT a řízení informací. Nástroje metodiky se dělí na platformy modelující, implementující a kontrolující. Metodika obsahuje mnoho modelů a diagramů od globálního pohledu až k detailům např. řetězců procedur Business System Planning BSP (Business System Planning) [12 str. 83] od firmy IBM je metoda pro celkovou analýzu a návrh. Metoda je velmi rozsáhlá. Přehled následujících postupů ji může lépe objasnit. - Získání smlouvy nebo zadání od vedení organizace - Příprava studie - Zahájení studie - Analýza podniku - Definování podnikových strategií - Definování podnikových procesů 18

19 - Definice tříd dat - Definice informační architektury - Analýza současné informační podpory - Interview s vedením - Formulace závěrů - Určení priorit pro vývoj IS v rámci informační architektury - Ověření dopadů studie a navrhovaného postupu z hlediska řízení IS v podniku - Návrh doporučení a plánu postupu - Prezentace výsledků - Nástin následujících činností Metodika této metody používá principy, postupy a techniky na podstatné věci. Pro podporu fází používá techniky informačního kříže nebo maticovou shlukovou analýzu. Při správném používání této metodiky je zaručeno neopomenutí podstatných věcí Metoda ISAC ISAC (Information System Work and Analysis of Change) [12 str. 102] je metoda zaměřená na počáteční fáze vzniku IS, hlavně na vývoj před samotným vznikem. Principem této metody je vyhledávání problémů uživatelů a následné hledání řešení dřív než je systém plně funkční. Metoda se zaměřuje více na uživatele a lidské zdroje než na firemní procesy. Metoda se skládá z pěti fází. - Analýza požadavků na změny - Studie činností - Informační analýza - Návrh systému - Úprava prostředí Metoda využívá při analýze techniku A-grafů podnikových činností a jejich hierarchii. Při informační analýze jde o techniku I-grafů. Hierarchie grafů je v různých vrstvách od nejvyšší globální až po nejnižší detailní činnost v rámci podniku. 19

20 Modelovací nástroje Select Perspective a FirstStep Metodika Select Perspective [12 str. 111] je modelovací nástroj pro vývoj IS, jehož hlavním principem je myšlenka, že základem veškerých analýz a dalších aktivit vývoje IS je model podnikových procesů. Technikou metodiky jsou diagramy hierarchie procesů a diagramy procesních řetězců. Metoda FirstStep [12 str. 113] s nástrojem FirstStep Designer se soustředí více na využívání technologií a zkoumá více technické aspekty v jednotlivých procesech. Využívá tři typy diagramů: Procesní řetězec, hierarchii a diagram plaveckých drah s principem předávání zodpovědnosti. V postupu modelování jsou následující kroky. - Vytvoření globálního modelu procesů - Mapování činností - Modelování zdrojů a organizační struktury - Určení detailů jednotlivých činností - Provedení analýzy a spuštění simulace Metodika DEMO prof. Dietze DEMO (Dynamic Essential Modeling of Organizations) [12 str. 115] je rozsáhlá metoda, která neřeší činnosti nebo procesy, ale vnímá celek jako komunikační síť. Principem je vztah různých prvků skrz vyvolané akce. Využívány jsou opět diagramy a stavové modely. Metodika podobně jako metoda ISAC rozlišuje prvky na hmotné a informační. Metody a metodiky podle: Václav Řepa Podnikové procesy, ČSSI 2007(viz bibliografie) 2.3. Výběr produktu nebo řešení Po rozhodnutí podniku ve smyslu změny na nový informační systém a po stanovení vlastního implementačního týmu je následujícím krokem výběr produktu nebo vhodného řešení [11 str. 196]. Činnosti při výběrů systému lze rozdělit do třech částí podle potřeb podnikových skupin. Skupinu technologickou, které bude zkoumat, testovat a vyhodnocovat vybírané systémy na zkušebních datech. Skupinu organizační, která bude zjišťovat dodavatele, reference, posuzovat a doporučovat. A skupinu rozhodovací, která bude hodnotit, dělat samotný výběr a podepisovat smlouvu s vybraným dodavatelem. 20

21 Skupinu technologickou zastupují informatici, skupinu organizační širší management a skupinu rozhodující vedení nebo řízení podniku. Členy všech těchto skupin je nutné pečlivě posoudit, jelikož jejich společné rozhodnutí bude mít zásadní vliv na chod celé organizace. Za rozhodnutí musí být zodpovědní, protože je většinou již nevratné. Složení všech skupin musí být vyrovnané a není vhodné nechávat rozhodovat jen jednotlivce. Každý výběr by měl obsahovat minimálně dvě kola s rozhodnutím, které systémy se dostanou do užšího výběru. V úzkém výběru by neměly být více jak tři systémy [11 str. 199]. Podnik by měl vytvořit poptávkový dokument, který by měl obsahovat požadavky a cíle pro nový informační systém. Poptávkový dokument by měl být pro všechny případné dodavatele stejný. Měl by obsahovat minimálně výchozí stav, popis stávajícího IS, požadavky na nový IS a formální informace jako kontakty, harmonogramy, finanční podmínky apod. Poptávkový dokument by měl být veřejný, takže by neměl obsahovat citlivé podnikové údaje [11 str. 202]. Po důkladném zvážení, testování a rozhodnutí by mělo následovat uzavření smlouvy s dodavatelem Zavedení do provozu Po fázích návrhů, příprav, testovaní a zkoušení by měl být stanoven termín oficiálního spuštění nového informačního systému. Tento termín by měl být znám všem zúčastněným a to v dostatečném předstihu. Termín by měl být pevný, ale v jistých případech by měl být připraven i termín náhradní. Odsouvání termínu z důvodu nedokončení přípravných činností je zásadní chyba projektanta. Implementační tým by měl dát jasné stanovisko, kdy k novému spuštění dojde. Nejoptimálnější zavedení nebo první ostré spuštění je takové, kdy si největší skupina uživatelů ani nevšimne nějaké zásadní změny. Způsobů přechodu mezi starým a novým systémem je několik. Ať už dlouhodobý pozvolný nebo i skokový ze dne na den. 21

22 V prvních dnech ostrého provozu by uživatelská podpora měla dokázat třídit zpětnou vazbu od uživatelů na zásadní systémové chyby a na malé, byť i důležité požadavky od uživatelů s pozdějším zpracováním. Den oficiálního spuštění bývá největší obavou všech informatiků, jelikož oni jsou posledním stupněm přechodu mezi starým a nový systémem Efektivita provozu Provoz jakéhokoliv systému je nutno sledovat. Systém samotný má své potřeby. Všechna kritéria vyhodnocovaná při výběru systému se za jeho chodu mohou zásadně měnit. Systémy lze udržovat podle jejich aktuálních potřeb, ale tzv. látání děr a rychlé přizpůsobování není nejvhodnější. Každý systém by měl mít své inovace a koncept svého provozního cyklu. Ke konceptu provozuschopnosti a zlepšování mohou posloužit následující metodiky Metodika MDIS Metodika MDIS [13 str. 115] není až tak úplně provozní metodikou, ale spíše vývojovou. Na této metodice se mohou názorně ukázat principy řízení, které by se při provozu systému měly dále dodržovat. - Multidimenzionalita procesy, funkce, data, organizace, legislativa, finance, hw, sw - Integrace sledovaní a identifikace vazeb komponent - Vrstevnatost řešení problému na menších dílčích částech než na celkové větvi problému - Flexibilita rychlé přizpůsobování požadavkům - Otevřenost větší změny především s okolím je nutné řešit novou komponentou nebo rozhraním - Standardizace pokud se při řešení problému využijí standardy, řešení se zjednoduší a zlevní - Kooperace vzájemná globální spolupráce na ekonomické úrovni, unikátnost svého know-how - Měřitelnost pro rozhodnutí zda je něco dobré nebo špatné musí být známa srovnávací měřítka 22

23 Metodika ITIL Metodika ITIL [11 str. 208] neboli knihovna IT je souhrnem většiny IT potřeb pro řízení informačního systému. Obsahuje dokumenty best practices napomáhající řešení různých postupů. Tyto již dříve vyzkoušené postupy a reference mohou předejít hledání vlastního řešení a mohou zásadně zlevnit daný postup. ITIL neobsahuje jen postupy, ale poskytuje i další užitečné informace pro IT strategie Metodika COBIT Metodika COBIT [11 str. 209] slouží pro ověřování celého řízení podnikové informatiky. COBIT je vhodný pro kontrolní mechanismy a k provádění auditů. Jeho přehledné členění je rychle pochopitelné a snadno nasaditelné v podniku. Nabízí široké spektrum činností. Dokáže přinést jasné odpovědi nezávislé na prostředí Reengineering Reengineering [12] je poměrně nová oblast, která vznikla při potřebě zlepšování firemních procesů. Postupem času se podnikové procesy měnily více na informační podnikové procesy a tak se reengineering stal součástí informatiky v podniku. BPR (Business Process Reengineering) [12 str. 16] je přístup k obecnému zlepšování podnikových procesů, který v nejhorším případě předpokládá, že daný proces v podniku je již zcela nevyhovující nebo je ho potřeba zásadně změnit. Při aplikování BPR do IS dochází k fázi, kdy životní cyklus informačního sytému je již u konce a je nutné provést zásadní změny. Dochází k novému stanovení potřeb a k nové implementaci. Reengineering informačního systému je poslední nadějí stávajícího systému na prodloužení své životaschopnosti. Pokud už jsou potřeby natolik rozsáhlé, že žádná nová změna už nepomáhá, je vhodné uvažovat o novém informačním systému. V této kapitole jsme se seznámili s jednotlivými fázemi workflow, s firemními procesy a jejich definicemi, s metodami zavádění firemních procesů ARIS, BSP, ISAC, SelectPerspective & FirstStep, DEMO, postupem při výběru produktu nebo řešení, se zavedením do provozu a se sledováním efektivity provozu podle metodik MDIS, ITIL a COBIT. 23