Transkript

1 Pravnicka fakulta Masarykovy univerzity Katedra narodnho hospodarstv Management informacnho systemu Masarykovy univerzity (diplomova prace) brezen 1995 RNDr. Vladimr Smd, CSc. 1

2 Obsah 1 Uvod 3 2 Informacn system Zakladn denice a souvisejc pojmy : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Dynamicke faktory informacnch systemu : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Druhy informacnch systemu : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 6 3 Management organizace Organizace jako otevreny system : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Styly rzen organizace : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Principy formovan organizace : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Principy vnitrnho rzen : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 13 4 Management informacnho systemu Zakladn predpoklady funkcnosti : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Zvysovan vykonnosti informacnho systemu : : : : : : : : : : : : : : : : : Hodnotova analyza strategickych informac : : : : : : : : : : : : : : : : : : Efektivita informacnho systemu : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 21 5 Strategicky cl Masarykovy univerzity Vysledky dotazovan : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Globaln charakteristika organizace : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Analyza ocekavan okol : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Souhrn nazoru na zpusoby zlepsen : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Stanoven atributu uspokojen zajmovych skupin : : : : : : : : : : : : : : : Stanoven strategickeho cle : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 37 6 Analyza procesu na Masarykove univerzite Stanoven zakladnch procesu : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Clenen zakladnch procesu na cinnosti : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Strukturovana analyza zakladnch cinnost : : : : : : : : : : : : : : : : : : 44 7 Hodnocen informacn nabdky Informacn potreby uspokojene : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Informacn potreby castecne uspokojene : : : : : : : : : : : : : : : : : : : Informacn potreby neuspokojene : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : 66 8 Zaver 68 9 Literatura 70 2

3 Kapitola 1 Uvod Maloktery clovek, ktery nevlastn ridicsky prukaz, ma tu odvahu ci drzost sednout za volant automobilu a vydat se do husteho mestskeho provozu. Tus, ze v lepsm prpade ho zadrz policie, v horsm prpade rozbije auto a v nejhorsm prpade zmrzac nebo zabije sebe nebo nekoho jineho. Maloktery clovek, ktery nevystudoval medicnu, vcetne prslusnych atestac a praxe, ma tu odvahu ci drzost vzt skalpel, postavit se za operacn stul a dat se od transplantace jater. Tus, ze v lepsm prpade ho nekdo z operacnho salu rychle vyhod, v horsm prpade tm skalpelem poreze sam sebe a v nejhorsm prpade vazne ublz operovanemu. Velka vetsina lid, kter jsoutreba odbornci ve sve profesi, byt orzen jako takovem ved pramalo, ma tu odvahu ci drzost postavit se do cela pracovnho kolektivu a zact vydavat ukoly podrzenym nebo dokonce stanovovat koncepci pracoviste na dlouhou dobu dopredu. Netus, ze v lepsm prpade se bude tezce ucit za pochodu za cenu tezkych narazu do mst, kde nejen, ze nejsou pruchody, ale dokonce ani dvere, v horsm prpade jejich prace neponese zadouc vysledky a ze sve funkce drve ci pozdeji s velmi neprjemnym pocitem odejdou a v nejhorsm prpade pohrbrzenou organizaci tak, ze ani nebudou mt, odkud odejt. Po deseti letech prace na rozvoji informacnho systemu Masarykovy univerzity jsem se pokusil si vyse zmneny handicap sam pro sebe odstranit studiem prava. Predlozeny text je pokusem o "letecky pohled" 1 na svou dosavadn i budouc praci. 1 vesmyslu rychlosti i nadhledu 3

4 Kapitola 2 Informacn system 2.1 Zakladn denice a souvisejc pojmy Pro nase potreby budeme informaci chapat jako libovolny druh poznan nebo zpravy, ktery lze pouzt pro umoznen nebo zlepsen rozhodnut nebo cinnosti. Informaci pak pojmame jako zcela abstraktn pojem, tedy nezavislou na hmotnem nosici (papr, videokazeta, pamet poctace apod.). Jejm zakladnm atributem je prenos a tedy moznost sdlen a vyuzvan informace vce subjekty. "Kdyz vam dam jablko, vy mate jablko a ja nemam nic. Kdyz vam dam informaci, mame ji oba." 1 Informacnm procesem se pak nazyva posloupnost nasledujcch kroku (z nichz vsechny zrejme vzdy nemus byt v konkretnm procesu prtomny): zskan informace prenos z msta vzniku ci sberu do msta dalsho zpracovan oprosten informace od nezadoucch slozek zpracovan informace predan informace vykonnym clenum. Vlastn obsah informace pak muzeme posuzovat z nekolika hledisek: syntaktickeho (zpravidla velikost informace, cetnost jednotlivych udaju aj.) semantickeho (vyznam informace zpravidla z hlediska autora informace, tj. co touto informac autor sledoval) pragmatickeho (vyznam informace z hlediska prjemce informace, tj. nakolik obsahu informace rozum aconoveho mu informace prinas). Informacnm systemem rozumme system informac, ktere jsou potrebne pro rozhodovan a signalizovan zpravidla v rozsahlejsm rzenem, resp.clovem systemu (tj. organizace). Informacn system pak obsahuje podsystemy pro sber, ulozen, zpracovan a distribuci informac. 1 G.B.Shaw 4

5 Rozhodovac procesy jsou prklady informacnch procesu bez ohledu na to, zda je vykonava clovek nebo stroj a tedy soubor rozhodnut v jiste organizaci je neoddelitelnou soucast jejho informacnho systemu. Ukolem informacnho systemu je poskytovat informace potrebne v libovolnem mste rzeneho systemu a v libovolnem case. Podstatne je, ze ne kazda informace je potrebna a tedy i vyuzvana a kazdem mste systemu. Rovnez take nemus byt kazda informace svym charakterem prstupna komukoliv, kdo ma do rzeneho systemu prstup. A stejne tak existuj potrebne informace, ktere jsou svou podstatou generovany z mnoha informac jinych posbranych v ruznych mstech systemu a v ruznych casovych okamzicch. Proto nastavaj znacne tezkosti u existujcch informacnch systemu, ktere nebyly vytvoreny dostatecne kvalitne, a to v tom smyslu, ze smeruj do jednoho z extremalnch stavu: system je globalne ci lokalne zahlcen mnozstvm dlcch informac, v nichz se uzivatel systemu nedokaze orientovat v systemu globalne ci lokalne potrebna informace vubec chyb. Obecne se ukazuje jako nejefektivnejs navrhovat systemy tzv. v opacnem smeru - vychazet z vyuzitelnosti informace a zpetne generovat predchoz informacn potreby az po sber elementarnch informac. Informace v informacnm systemu muzeme delit v zasade do dvou urovn co do potrebnosti: na informace nezbytne a na informace uzitecne. Toto clenen nen samoucelne. Do prvnkategorie zarazujeme informace, bez nichzby se nas informacn system neobesel, vlastne by vubec nefungoval a poprel by tak zcela ucel sve existence (zpravidla se nazyvaj operativnmi informacemi ). V druhe kategorii jsou pak informace, jejichz zaveden do systemu muze byt uzitecne a prjemne, ale nejsou nezbytne, system se bez nich obejde a zalez pouze na ohodnocen uzitecnosti techto informac ve vztahu k nakladum na jejich porzen a zpracovan, zda budou do systemu zavedeny ci nikoliv (tento druh informac byva nazyvan direktivnmi informacemi ). 2.2 Dynamicke faktory informacnch systemu Pri navrhovan informacnhosystemu je nezbytne sledovat alespon nasledujc kriteria: urcit celkove cle a mertka vykonnosti systemu jako celku vymezit okol systemu a zjistit jeho trvala omezen stanovit prvky systemu, jejich cinnost, cle a mertka jejich vykonnosti urcit zdroje systemu urcit hlediska, ktera umoznuj volit alternativy a tedy priblizovat stav systemu k ide- aln variante zpusob rzen a dalsho vyvoje systemu pomoc zpetne vazby. 5

6 Obrazek 2.1: Graf ekonomie zpracovan informac cena. hodnota informace. naklady na zpracovan informace..... informacn kapacita K nejdulezitejsm otazkam, ktere se prolnaj vsemi vyse zmnenymi kriterii, vsak patr problem ekonomie zpracovan informac. Zejmena jde o to, zda ma cenu zpracovavat a ukladat vce ci mene informac, za podmnky rovnovahy mezi hodnotou informace a naklady na jej zpracovan. Sem je jiz samozrejme zahrnut problem hodnoty a mnozstv informace. Hodnotu informacnho systemu pak posuzujeme podle toho, jak muze zlepsit efektivnost rzeneho systemu. Z tohoto hlediska muzeme sledovat vzajemny vztah mezi naklady na provoz systemu a jeho kvalitou a nasledne se pokusit najt optimaln bod,kdy naklady jsou pri dane kvalite informacnho systemu nejnizs. Situaci nam ilustruje nasledujc graf: Zacname-li s malym mnozstvm informac, je kvalita rzen nzka. Pridavame-li stale vce informac, kvalita rzen se zlepsuje a pritom se zvysuj i naklady na obstaran a zpracovan informace. Pro naklady na zpracovan informace je typicke, ze progresivne rostou, protoze je treba ocenovat stale slozitejs vztahy. Naopak s rustem mnozstv informac je tempo zlepsovan rzen stale mens a od urciteho bodu se muze stat, ze hodnota informace zacne i klesat. 2.3 Druhy informacnch systemu Informacn systemy muzeme schematicky rozdelit podle typu zpracovan do nasledujcch skupin: 1. souborove orientovane systemy Jedna se o dnes jiz v podstate prekonany, historicky typ zpracovan, ktery se vyzna- coval jedinym ulozenm dat za ucelem jejich jedineho vyuzit, data zde byla rzena zasadne centralne (tj. zabezpecena jejich ochrana pred zneuzitm a ztratou, vyuzvan a odstranovan nekonzistenc), data a algoritmy je zpracovavajc byly na sobe bezvyhradne zavisle a vysledkem tohoto typu prace bylo v podstate agendove zpracovan dat. 6

7 2. databanka Zde se jedna opet o jedine ulozen dat na jedinem mste, ale na rozdl od predchozho typu s moznost vcenasobneho uzit pro ruzne ucely. Data jsou zde rovnez rzena centralne. Dalsm zasadnm rozdlem je vsak nezavislost mezi daty a algoritmy, ktere je zpracovavaj. Vysledkem takoveho typu zpracovan je pak na rozdl od predchozho prpadu model reality zachycovane informacnm systemem. 3. distribuovany datovy system Zde jsou data ukladana a uchovavana prmo v mstech, kde vznikaj, resp. jsou porizovana. S tm pak souvis i distribuovane rzen dat. Algoritmy pritom mohou byt ulozeny centralne stm, ze nezbytnost jsouprenosy dat mezi centraln jednotkou a primarnmi body, kde jsou ulozena data, resp. mezi primarnmi body navzajem. Data jsou pak stejne jakovpredchozm prpade nezavisla na algoritmechavysledkem je opet model reality. 4. systemy umele inteligence (a) dotazovac informacn systemy zalozene na dedukci Skladaj se z datove casti, dotazovacho jazyka a stanovenych logickych vztahu mezi daty. Data jsou pak ulozena nezavisle na modelu a uzivatel je vid pouze prostrednictvm dotazovacho jazyka. Uzivatel se muze k vysledku dostat bud prostrednictvm proceduralnho (popis postupu) nebo neproceduralnho prstupu (zadan cle). (b) produkcn systemy zalozene na indukci Skladaj se elementarnch faktu, produkcnch pravidel, rdcho mechanismu a mnoziny stanovenych clu. Uzivatel pak zadaclovou podmnku, pro kterou system hledanazakladepravidel fakta. (c) dedukcn systemy (kombinace obou predchozch typu) (d) expertn systemy Skladaj se z databaze (ktera obsahuje fakta ke konkretnmu prpadu), z baze znalost (kde jsou obecne poznatky vyuzitelne pro resen), z rdcho mechanismu (ktery vybra pravidla a fakta a urcuje pravdepodobnost vytvorenych hypotez) a z clovych podmnek. Uzivatel pak dostava odpoved expertnho systemu na zadan, vcetne postupu, jakym system dosel k vysledku a jeho pravdepodobnosti. 7

8 Kapitola 3 Management organizace 3.1 Organizace jako otevreny system Na organizaci se budeme z pragmatickych duvodu dvat jako na otevreny system, ktery bude charakterizovan nasledujcmi prvky: 1. vymezen hranic organizace 2. smysl existence a cle organizace 3. vystupy organizace 4. jak dosahnout vystupu 5. vstupy 6. zpetna vazba (kladna i zaporna) 7. okoln vlivy na organizaci (napr. jine organizace). Podstatnou je skutecnost, ze na organizaci nelze pohlzet jako namechanicky system, ktery na jiste vstupy reaguje predem danymi ci predpokladatelnymi vystupy. Naopak jedna se o mnohem slozitejs vskutku zivy organismus, jehoz vystupy lze samozrejme odhadovat (jinak by poprela smysl sve existence), ale mechanismus jejich dosahovan je svou podstatou radove slozitejs. Hlavnm kriteriem uspesnosti organizace je jej vykon, jehoz podoba je pochopitelne dana charakterem organizace a casto se prpad od prpadu lis. Dynamickou kategori vyjadren uspesnosti organizace je pak zvysovan jejho vykonu. To muzeme popsat nasledujcm cyklem slozenym zpeti faz: Obrazek 3.1: Schema zvysovan vykonu organizace Situace Vysledky? Strategie - Prvky navrhu - Kultura 6 8

9 Pro dosazen zadoucho vysledku je nejdulezitejs faze Prvky navrhu, ktera predstavuje klcovou tvurc komponentu uvedeneho cyklu. Prakticky postup muzeme popsat nasledujcm obecnym schematem, v nemz vsak zrejme lze nektere prvky vynechavat (podle konkretn situace v organizaci): 1. Zformovat kolektiv organizace 2. Zformulovat cle (poslan, strategicke, dlouhodobe a kratkodobe cle) 3. Provest strategickou analyzu (a) Analyza okol a jeho ocekavan (b) Analyza clu jednotlivcu (c) Analyza zdroju 4. Formulovat strategii organizace 5. Zhodnotit dosazene vysledky 6. Identikovat kulturu a dohodnout se na zebrcku hodnot 7. Navrhnout model organizace (a) Prehled cinnost/okruhu rzen (b) Prehled o lidech a jejich schopnostech (c) Vytvorit strukturu (d) Navrhnout system vnitrnho rzen (system ocenovan/odmenovan) (e) Rozhodovan (kompetence, pravomoci) (f) Vytvoren informacnho a komunikacnho systemu (prenos informac, otazka dislokac) 8. Akce, ktere povedou k dosazen clu (implementace). 3.2 Styly rzen organizace Ukazuje se, ze existuje pet zakladnchstylu koordinace prace v organizaci: 1. vzajemne prizpusoben. 2. prme rzen, 3. standardizace pracovnch postupu, 4. standardizace pracovnch vystupu, 5. standardizace pracovnkovych dovednost a znalost 9

10 ad 1: Vzajemne prizpusoben dosahuje koordinace jednoduchou neformaln komunikac. Kazdy zna tento zpusob koordinace z bezneho zivota. Aktualn "pracovnci" maj kontrolu sve prace ve svych rukou. Vsichni znaj vce ci mene co je zapotreb udelat a vzajemnym kontaktem mezi sebou se dopracovavaj k tomu, ze je cle dosazeno. Ve skutecnosti zadna organizace nemuze fungovat bez vzajemneho prizpusoben. Jedna se o hlavn koordinacn mechanismus, avsak vetsinou se na nej spolehaj pouze male organizace. dvou zakladnch faktoru: vlastnho provaden pracovnho procesu a vystupu a to podle aktualn situace. vzajemneho prizpusoben. Tento mechanismus je prkladem rzen pomoc Dokonce i vstupy mohou byt rzeny prostrednictvm ad 2: V prpade prmeho rzen ma vedouc utvaru nebo kancelare prmou kontrolu nad vsm co ma byt udelano. Je to on/ona, kdo prideluje praci svym podrzenym, kontroluje jejich vysledky a kvalitu. Vedouc je zodpovedny za sve podrzene. Je to jako by jeden mozek rdil nekolik rukou. Tento typ koordinace vznika tehdy, kdyz styl "vzajemneho prizpusoben" prerusta do prlisne komplikovanosti. V podstate je to mechanismus, ktery rd prostrednictvm ovlivnovan vlastnho provaden procesu. ad 3: Standardizace pracovnho procesu znamena, ze je popsan (specikovan) obsah a postup pracovnho procesu lze rci, ze pracovn proces je naprogramovan. Jestlize v organizaci plat, ze postup podle predepsanych procedur (vetsinou) dosahuje dobrych vysledku, da se usoudit, ze organizace ma tendenci ke standardizaci pracovnch procesu. Technologie prace je vetsinou velmi dulezitym faktorem, ktery urcuje jak tato prace bude provedena. Opet se jedna o mechanismus, ktery koordinaci zaklada na ovlivnovan vlastnho provaden procesu. ad 4: O standardizaci vystupu hovorme, jsou-li specikovany vysledky prace (napr. rozmery nebo proveden vyrobku) bez ohledu na cesty, jak se k temto vysledkum dostat. Taxkari taky nikdo nerka, kterou ulic ma jet, ci jak ma rdit svoje auto pouze mu rekneme, kam nas ma dovezt. Obdobne ve velkych rmach mohou byt standardizovany vystupy diviz v termnech a vysi cisteho zisku: napr. kazda divize mus vytvorit prot (zisk) minimalne 10 %. Tento zpusob koordinace je prkladem rzen ovlivnovanm vystupu. ad 5: Dovednosti a znalosti pokladame za standardizovane, pokud k provaden prac je vyzadovan urcity typ skolen a treninku. Napr. pro vykon profese zdravotn sestry, lekare ci ucitele je zapotreb absolvovan specialnch skol, abyste mohli delat tuto praci. Kontrola, jakym zpusobem a jak dobre je tato prace vykonavana, je vsak velmi mala. V tomto prpade je hlavnm faktorem rzen vstup do pracovnho procesu, a to zejmena vstup lidskeho cinitele zajistenm kvality a dobreho "treninku" lid, kter praci delaj, dosahneme naplnen obou zbyvajcch faktoru: ovlivnen vlastnho provaden procesu a ovlivnen vystupu. 10

11 3.3 Principy formovan organizace Strucne zde popseme dve zakladn technologie, jejichz prostrednictvm v praxi dochaz k formovan organizac, a to: STS (Sociotechnical System - socio-technicky system) OSP (Open System Plannig - planovan otevreneho systemu) S T S Za rozhodujc pro uspech povazuje socialn aspekty technicke faktory. Zakladem metody STS je sladen tr slozek transformacnho procesu: technologicke individualn skupinove. Charakteristiky procesu budovan organizace: 1. Nespecikovat nic vc, nez jenutne. Precizuje se, co se ma udelat a ne, jak se to ma udelat. 2. Identikovat, co je kritickym faktorem pro uspech. 3. Rzen odchylek. Odchylky od idealnho procesu mus byt rzeny na tom mste, kde vznikaj. To dela jednotlive pracovnky zodpovedne za technologicky proces a manazery az za celkovou koordinaci tj. za ukoly blze hranicm systemu 4. Kazdy clen systemu mus mt vce dovednost (zamta se uzka specializovanost na urcity druh prace). 5. Spravne vytycen hranic oddelen (role, ktere jsou vzajemne zavisle, by mely byt v jednom oddelen). Kriteria: technologicka (na oddelen) teritorialn (na pobocky) casova (patr sem i delen na zaklade udalost) 6. Tok informac: informacn system mus poskytovat informace prmo na ta msta, kde jsou zapotreb a minimalne zkreslene. 7. Jak dosahnout vysledku: sladit cle organizace s cli pracovnku. 8. Zpetna vazba: samoregulace. Hlavn nevyhodou STS je vsak fakt, ze ve sve podstate neres vztahy k okol dane organizace. 11

12 3.3.2 O S P V kazdem okamziku budovan se ptame na okol nejen jako cela organizace, ale i jako jednotlive elementy teto organizace. Vzdy se soustredme na rozhran s okolm a z nej vychazme. Pri jeho budovan existuj dva mozne zakladn postupy. Postup navrhu zevnitr ven: 1. Proveren okol 2. Urcen smeru - strategie 3. Analyza technologickych procesu 4. Strukturalizace 5. Popisy cinnost - na hlavn technologicke linii 6. Popisy cinnost - na podpurnych linich 7. Navrh managementu 8. Navrh doplnujcch systemu: personalnho informacnho ocenovan prace, vykonu Popis navrhu zvenku dovnitr: 1. Systematicke proverovan okol (potreby okol) - denice hranice organizace (co by organizace mohla okol poskytnout) 2. Analyza produktu a tech procesu, ktere ty produkty poskytuj 3. Nasmerovan ke strategickym clum 4. Denice hranice zodpovednosti (co vznika"nanaklady" organizace a co "na naklady" jejho okol) 5. Denice hranice zodpovednosti, rozhodovacch pravomoc a vykonavanych cinnost pro jednotliva oddelen 6. Popis cinnost na hlavn ose (priradit lidi k cinnostem smerem od hranice dovnitr) - zpetne po technologickem postupu 7. Popis cinnost pro podpurne aktivity vcetne prirazen lid, jako v bode Navrh informacnho systemu. 9. Navrh vnitrnho rzen organizace. 10. Resen otazky naboru lid, skolen a treninku 11. Celkova revize navrhu systemu "zevnitr ven" 12

13 3.4 Principy vnitrnho rzen 1. Zakladnm principem rzen je "organizace zalozena na informacch". Proto je dobra organizacn struktura velmi plocha: vedouc manazer koordinuje manazery jednotlivych oddelen a manazery projektu ti koordinuj pracovn skupiny - stale nebo docasne - slozene z jednotlivych pracovnku, casto "solistu", tj. specialistu v oborech predmetu podnikan spolecnosti. Dals vztahy nadrzenosti - podrzenosti se nevytvarej. 2. Organizace funguje na principu "orchestru": vsichni hraj podle stejnych "not" (organizacn a rdc normy) a kazdy pracovnk zna svuj "part". Vsichni se rd dohodnutymi strategickymi cli, a z nich managementem rozpracovanymi zamery. 3. Organizace zalozena na informacch nen liberaln: existuje v n kazen. Vyzaduje silne a rozhodne veden, "prvotrdnho dirigenta orchestru" a na vsech urovnch narocne perfekcionisty. Management respektuje vykon druhych, ale vyzaduje sebekazen a zodpovednost. 4. Dalsm principem je orientace na kvalitu: vsichni manazeri v prve rade odpovdaj za kvalitu veskerych aktivit jim sverenych oddelen nebo tymu organizace zalozena na informacch muze fungovat pouze tehdy, kdyz kazdy jednotlivec a kazda pracovn skupina akceptuje svou odpovednost: za sve stanovene cle za dodrzen dohodnutych priorit za sve vztahy k okol uvnitr ivne organizace za veskerou komunikaci s okolm uvnitr i vne 5. Zakladnm principem ocenovan je transparentnost prnosu od jednotlivych jednotek a jim prmo umerne odmeny temto jednotkam. 13

14 Kapitola 4 Management informacnho systemu 4.1 Zakladn predpoklady funkcnosti Management informacnho systemu je slozita soustava, ktera zajist uje pro rdc pracovnky kvalitn podklady k jejich rozhodovan. Tyto systemy predstavuj vyznamne investice rem budoucnosti. Plat zasada, ze kazda organizace ma vyvjet vlastnm potrebam odpovdajc system s ohledem na sve moznosti a hranice. Zakladnm predpokladem ucinne fungujcho managementu informacnho systemu je spoluprace pracovnku tohoto systemu se specialisty. Takovou spoluprac se dosahne spolecneho strukturovan problemu a vyvoje spolecnych predstav, jednak o ucinnem vytvaren predmetneho systemu, nasledne pak o uzit systemu. Jen takovym zpusobem je mozne zakodovat do systemu ocekavane vlivy okol a stanovene priority, ktere se budou promtat do rozhodovacho procesu. Jednm z ukolu managementu informacnho systemu je nejen vytvaren moznych alternativ, ale takepredevsm vysledky (nasledky) techto alternativ v ruznych strukturach systemu. Tyto alternativy se sleduj podle jednotlivych kriteri. Tato kriteria mohou byt dana, ale mohou byt vytvarena vlastnm managementem informacnho systemu. Volba z alternativ mus respektovat fungovan stavajcch struktur, musbrat v uvahu faktory, ktererdc pracovnk pri svem rozhodovacm procesu zvolatospredvdatelnymi vysledky. Rdc pracovnk je konfrontovan se znacne diferencovanymi problemy apresto mus rozhodnout, tedy zaujmout postoj, ke komplexnmu problemu, jehoz resenm se dosahne vyresen rady dlcch problemu. Z pohledu rozhodovan managementu je mozne formulovat kriteria kvality informacnho systemu: 1. star informac - doba mezi vstupem a vystupem dat. Casovy rozdl muze v ruznych oblastech a situacch predstavovat nekolik tydnu, ale i malo hodin nebo minut, coz je dano predmetem cinnosti organizace. 2. agregovan informac - podoba ukladan informac do systemu, resp. tvar vystupu teto informace pro uzivatele. Rozlisuje se zde nekolik urovn: (a) analyticka uroven, kde jsou elementarn informace, z nichz lze dale vyhledavat, vybrat a trdit informace. (b) sumacn uroven, kde se soutred uj sumy dat, vybranych z vce informac. (c) prumerova uroven, kde jsou uzvany vypocty aritmetickych prumeru. (d) segmentacn uroven, kde probha segmentace dat, ktera vytvarej urcita klasi- kacn schemata. 14

15 (e) prognosticka uroven, kde se vyuzva statisticke analyzy k extrapolovan z minulych udaju, variant nebo navrzenych trendu. 3. pruhlednost logiky, kterou informacn system pouzva. 4. utajen a ochrana dulezitych dat a vysledku provedenych analyz. 5. uzivatelsky jednoduche pouzit informacnho systemu spocvajc v moznost prirozene konverzace clovek se systemem. 6. prstupnost systemu, tedy umsten jeho medi tak, aby byla v dosahu pracovnku minimalne tak blzkem, jak nezbytne potrebuj pro rychlost sve vlastn rozhodovac reakce. 7. uplnost dat, tedy data soucasna i minula, jakoz i informace o prolujcch skutecnostech. 8. umernost informace, kdy system pokryva potreby ruznych stupnu rzen v organizaci (vrcholny top management bude pozadovat takovy typ informac, ktere prispej ke strategickym rozhodovanm, Stredn a nizs management naopak bude potrebovat operativn informace). Muze totiz dochazet k tomu, ze relevantn a potrebne informace zaniknou (nebo ujdou pozornosti) v mnozstv prejmenovanych toku informac. 9. pruznost v podobe parametrizovatelnych zadan otazek bez slozite transformace systemu prpad od prpadu, resp. moznost system prubezne rozsirovat a menit. 10. hospodarnost, tedy alespon priblizna korelace mezi vlastnm efektem zskan informace a jej cenou. 4.2 Zvysovan vykonnosti informacnho systemu Management organizace obecne stoj casto pred dilematem: nemuze si dovolit dosavadn rust investic do informacnch technologi, zejmena proto, ze { rust investic do informacnch technologi dosahuje v prumernych podmnkachcca 15%rocne { vlastn cinnosti organizace se rozvjej mnohem pomaleji nemuze si dovolit omezit rust investic do informacnch technologi, zejmena proto, ze { informacn technologie jsou v mnoha sektorech predpokladem konkurenceschopnosti { se skrty v rozpoctu na informacn technologie jsou spatne zkusenosti. V nasich konkretnch podmnkach je toto rozhodovan jeste ovlivneno dalsmi vlivy: investice do softwaru se chovaj jako tzv. "slepene", tj. asi 60 % z investic do vyvoje softwaru je nutno pravidelne venovat na jeho udrzbu 15

16 radove 10-ti procentn rocn inace, ktera v podmnkach rezortu MSMT nen vykryvana odpovdajcm zarucenym (a tedy planovatelnym) narustem prspevku vysokym skolam prudky relativn pokles ceny hardwaru (napr. v porovnam s cenami nemovitost za 7 let asi 50-ti nasobne) prudky relativn narust ceny softwaru spolu se stalym nedocenenm skutecnost: { ze je zcela bezny fakt, ze programove vybaven poctace je nekolikrat drazs nez poctac sam (radove jeste vyss je cena ulozenych dat) { ze ve velkem prodavany software je levny ale jako uzivatel se musm prizpusobovat jemu, zatmco programatorske prace, jejichz vysledkem je software prmo prizpusobeny uzivateli jsou radove drazs. Chceme-li zvysit vykonnost informacnho systemu, musme uspokojit hlavn zucastnene strany, a to zlepsenm kritickych pracovnch procesu a vyladenm zdroju a organizace. Pro realizaci se uzvaj metody oznacovane zkratkou SIVA (Strategic Information Value Analysis), jejichz vysledky jsou: orientovane na predmet podnikan srozumitelne zhodnocene z hlediska nakladu a prnosu clene kakcm vyvazenou smes { kratkodobe reaktivnch akc { dlouhodobe proaktivnch akc. Metoda je strukturovana do 11 kroku: 1. Zhodnotit kulturu, cle a strategii instituce 2. Identikovat procesy, aktivity a informacn potreby 3. Urcit logickou datovou architekturu 4. Denovat aplikacn architekturu 5. Zhodnotit existujc zdroje informac 6. Denovat technologickou architekturu 7. Zhodnotit existujc infrastrukturu 8. Denovat organizacn strukturu 9. Denovat projekty a jejich navaznosti 16

17 Obrazek 4.1: Struktura metody SIVA Zhodnotit kulturu, cle a strategii organizace? Urcit logickou datovou architekturu? Denovat technologickou architekturu? Denovat organizacn strukturu ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; Identikovat procesy, aktivity a informacn potreby?? - Zhodnotit existujc - Zhodnotit existujc infrastrukturu Denovat aplikacn architekturu? Denovat projekty a jejich navaznosti? Strukturovat rozvojovy a migracn plan? ; ; ; ; ; Zhodnotit - naklady, prnosy a strategickou hodnotu ; ; ; ; ; 17

18 10. Zhodnotit naklady, prnosy a strategickou hodnotu 11. Strukturovat rozvojovy a migracn plan ktere je mozno plnit v souladu se strukturou naznacenou na schematu 4.1. Za nejvets "hrch" se pokladapomerne ale rozsrena praxe, kdy cely navrh prvotnho ci dalsho rozvoje informacnho systemu se omez pouze na jediny bod 6) - denovat technologickou architekturu. Vysledkem pak zpravidla je nakup poctacu, ktere k prekvapen uzivatelu nic neum, mus se tedy neco naucit (nakup softwaru, programatorske prace, vytvoren systemovych vazeb apod.) a tak se nas uzivatel ct pravem ci nepravem podveden, ze zaplatil takovou extremn castku za nefunkcn "zbytecnost". 4.3 Hodnotova analyza strategickych informac Zatmco body 3) az 11) mohou byt znacne variabilnho charakteru (podle charakteru organizace, organizacn struktury, personalnho slozen, technickeho zameren apod.) a v konkretn situaci vyzaduj zpravidla prstupy ad hoc - pochopitelne s plnou znalost veci same i problematiky obecne (expertn systemy apod.), prvn dva body predstavuj system, ktery muze byt zobecnenvzasade na libovolne podmnky. Tento postup se sklada z nasledujcch kroku Stanoven strategickych clu Zde se jednapredevsm o uspokojen zajmovych skupin, ktere vytvaren prostred organizace. Toto prostred je nezbytne formovat tak, aby zde vsichni zucastnen zskavali a vzajemne posilovali sve pozice, resp. spolecenske role. Obecne je mozne zmnene uspokojovan rozdelit na tri kategorie (a to i bez ohledu na typ organizace, vlastnickych vztahu, vnejsch vztahu k okol aj.): uspokojen zakaznka uspokojen vlastnka uspokojen zamestnance. Ktomu, abychom mohli vubec zact uvazovat o uspokojovan jednotlivychzajmovych skupin, musme nejprvedukladne poznat, co tyto skupiny opravdu ocekavaj, tedy musme formulovat atributy uspokojen. Je zrejme, ze stav naprosteho souladu ocekavan skupin bude vyjimkou potvrzujcpravidlo, ze naopak tyto zajmy se budou znacnelisit a casto budou dokonce zcela protichudne. Zakaznk bude ocekavat kvalitn a levne vyrobky, vlastnk nzke naklady ve vztahu k trzbam a zamestnanec vysokou mzdu. Kazdy z techto atributu navc disponuje vlastnostmi, ktere charakterizuj je samotne nebo vztah zajmovych skupin k nim. Patr sem: dulezitost pro zajmovou skupinu typ atributu (ve smyslu delen na atributy prahove, vykonove a potesujc) relativn pozice (silna, prumerna ci slaba ve vztahu ke stavajcmu stavu). 18

19 Z uvedeneho hodnocen pak mus vyplynout vyber nekolika nejdulezitejsch clu, ktere patr k nejzavaznejsm pro jednotlive skupiny vzajemne se neeliminuj jsou relativne dlouhodobe po uplynut urcene doby lze zhodnotit, zda byly splneny. Mimo vyse uvedeny vycet pak zduraznuji uvazenost vyberu stanovenych clu, coz souvisisvelmi podstatnou skutecnost, ze cle nemuze stanovit nikdo jiny, nez vrcholny management organizace. Samozrejme, ze lze analyzou a formulac clu poverit odborny utvar. Dokonce jsou pomerne bezne prpady, kdy k tomuto ucelu je zjednana extern a nezavisla poradenska rma (touto cestou se mnohem lepe prosazuj nepopularnopatren). Nicmene denitivn rozhodnut je pouze na veden organizace a jakykoliv alibismus v teto veci zpravidla ke splnen clu nevede Analyza procesu Uspokojen zajmovych skupin je dosazeno pomoc pracovnch procesu, tj. sebe navazujcch aktivit, ktere vytvarej vysledek. Pro nase potreby nas budou zajmat predevsm tzv. kriticke procesy, tedy takove, ktere nejsou odpovdajcm zpusobem podporovany potrebnymi informacemi a tato skutecnost je zdrojem problemu, nejcasteji tezkopadnosti a neefektivnosti cinnosti organizace jako takove. K tomu, abychom dosahli identikace kritickych procesu, potrebujeme: stanovit vsechny procesy, ktere v organizaci probhaj a nejsou zanedbatelne (muze byt prekvapenm, ze i v relativne malych organizacch lze celkem lehce objevit cca 50 procesu) z nich pak vybrat, resp. koncentrovat ci spojovat, hlavn procesy, bez nichz by se organizace v zadnem prpade neobesla (tech by nemelo byt vce nez 10). Vysledkem teto analyzy je pak mapa procesu, z nz lze zjistit: ojaky proces se jedna z jakych cinnost se sklada jake jsou zahajovac cinnosti nebo spoustec faktory procesu co je jeho zaverecnou cinnost nebo dokoncenym produktem kdo jednotlive cinnosti vykonava kdo je odberatelem vysledku tohoto procesu jake jsou atributy jeho uspokojen. Tuto analyzu jiz zpravidla bude vytvaret odborny utvar, prpadne extern poradci. Jde vsak o to, aby se na n zcela nezastupitelne podleli pracovnci, kter uvedene cinnosti vykonavaj, a odberatele jejich vysledku (jedna se o analyzu skutecneho stavu, nikoliv idealn predstavy o nem). 19 na

20 4.3.3 Zhodnocen informacn poptavky a nabdky Nyn budeme zjist ovat, jake informace jsou zapotreb k podpore jednotlivych pracovnch aktivit. K tomu si vytvorme matici informacnch potreb, ktera je seznamem aktivit a jejich informacnchpotreb klasikovanych v jedne rovine funkcionalneave druhe rovine podle urovne manazerskych potreb. Horizontaln osa rozdeluje cinnosti do funkcnch oblast, jejichzdelenzaviszpravidla na charakteru organizace, nelze je nijak predem urcit a slouz nam v podstate pouze pro prehlednou strukturaci nas matice. V podmnkach vysoke skoly tak muzeme na prklad rozlisit funkcn oblasti vyuka, veda, ekonomika, personalistika, technicka podpora apod. Vertikaln osa pak klasikuje cinnosti do ctyr urovn manazerske zodpovednosti: strategicke - jsou zakladem dlouhodobeho vykonu a prezit v oboru cinnosti planovac a analyticke - urcuj, jak bude dosazeno dlouhodobych clu a analyzuj vnitrn a vnejs udalosti z hlediska jejich dopadu na dosazen strategickych zameru kontroln a monitorovac - zajist uj, ze kazdodenn cinnost je provadena spravne a usporne a ze je v souladu se stanovenym planem operativn - vykonavaj kazdodenn transakce, ktere tvor podstatu cinnosti organizace. V predchozm paragrafu jsme jiz vytvorili mapu procesu, ktere se skladaj z jednotlivych cinnost. V teto fazi ke kazde z uvedenych cinnost doplnme identikaci jejich informacnch potreb v rozsahu: spravna informace k tomu, aby bylo mozno cinnost vykonavat efektivne a merit jej vykon informace o planovanych a skutecnych nakladech uvedene cinnosti. Kdyz mame vytvorenu vyse uvedenou matici informacnch potreb, priradme do jejchprslusnychpol jednotlivecinnosti a jejich informacnpotreby, odstranme duplicity v cinnostech a jejich prekryvan, prpadne rozhodneme o tom, zda s ohledem na prazdna msta v matici nahodou nektere z cinnost nechyb. Tak zskame komplexn prehled o informacn poptavce organizace. V dalsm kroku nas logicky zacne zajmat doplnkovy atribut informacn poptavky - informacn nabdka. Zde predevsm chceme zjistit do jake mry organizace zskava informace, ktere potrebuje (nutno podotknout, ze se jedna o informace bez ohledu na media, na nichz jsou ulozeny). K tomu nezbyva nic jineho, nez zjistit u kazde cinnosti to, zda ci do jake mry jsou informacn potreby v danem mste uspokojeny. Pro globaln prehled nam postac tzv. obarven matice, tedy klasikace cinnost do tr kategori: informace je potrebna, ale nen k dispozici (cervena barva) informace je dodavana, ale ne v prijatelne kvalite, tj. nen vcasna, presna, uplna, ve spravnem formatu, nebo je prlis nakladna (zluta barva) informace je po vsech strankach uspokojujc (zelena barva). 20