Kontrola hospodaení. Úvod do kontroly hospodaení. Junák svaz skaut a skautek R

Transkript

1 Kontrola hospodaení V této kapitole se zamíme na nezbytnou souást procesu ízení každého subjektu a to na kontrolu. Ta je ve skautské praxi vykonávána rznými formami a to zejména podle typu kontrolovaných inností. Je jasné, že v našem pípad pjde zejména o kontrolu hospodaení. Hned na zaátku je teba pipomenout, že do hospodaení zahrnujeme nejen úetnictví a bžnou správu a nakládání s majetkem. Patí do nj i finanní ízení, úelné vynakládání finanních prostedk, ešení daové problematiky apod. Všechny tyto innosti tedy budou podléhat kontrole. Informace uvedené v této kapitole nemají suplovat metodickou práci kontrolních orgán a revizních komisí nebo snad ukázat, jak ve své práci tyto orgány postupují. Cílem je obecn charakterizovat kontrolní procesy, vydefinovat práva a povinnosti kontrolujících a kontrolovaných, zdraznit dležité momenty kontroly jako je její zahájení, ukonení, písemné sdlení nálezu apod. Úvod do kontroly hospodaení Vzhledem ke složitosti problematiky kontroly hospodaení je teba na úvod rozdlit kontrolu hospodaení na externí; interní. V rámci každé skupiny je možné rozlišovat ješt i rzné formy. U externí formy se jedná o všeobecnou a vynucenou kontrolu. A u interní formy pak laickou a odbornou. Externí kontrola Za všeobecnou externí kontrolu považujeme právo rzných kontrolních orgán na dohled nad hospodaením právních subjekt. Mezi n patí zejména: územní finanní orgány (finanní úady, finanní editelství) a Ministerstvo financí R; Nejvyšší kontrolní úad. Podstata vynucené oficiální kontroly je fakt, že každý poskytovatel finanních prostedk má právo na dozor i následnou kontrolu jejich erpání a využití. Mezi ty nejvýznamnjší orgány patí: kontrolní odbory píslušných resortních ministerstev (Ministerstvo školství, mládeže a tlovýchovy R, Ministerstvo kultury R atd.); odbory interní kontroly (controlingu) Krajských úad; finanní i kontrolní komise mstských, místních nebo obecních úad. Dopady externí kontroly mohou být velmi zásadní. Tyto kontrolní orgány se totiž zamují na naplování a plnní rzných ustanovení právních norem. Nejbžnji se mžeme v praxi setkat s kontrolou (místním šetením) píslušného finanního úadu. Všechny tyto finanní orgány provádjí kontroly v souladu se zákonem o správ daní a poplatk. Ten obsahuje velmi podrobný rozbor kontrolního procesu od jeho zahájení, po jeho ukonení, vetn práv a povinností kontrolujících a kontrolovaných. Vzhledem k tomu, že jde o odbornou kontrolu, doporuujeme, aby organizaní jednotka, která je kontrolována nap. finanním úadem, spolupracovala s kontrolujícími a o provádné kontrole informovala Kancelá ústedí Junáka ekonomické oddlení, které mže kontrolovaným pípadn pomoci. Interní kontrola Jak již bylo naznaeno výše, tak interní kontrola v rámci organizace mže mít dv formy. Za laickou interní kontrolu mžeme považovat právo rodi a dárc na informace o zpsobu hospodaení se svenými prostedky. Dopady této kontroly vtšinou nemají zásadní ekonomické dopady, ale pi zjištní netransparentnosti i uritých pochybení dochází ke ztrát dvry, což mže mít velmi vážné dsledky. Odbornou interní kontrolu vykonávají samostatné orgány revizní komise. Strana 1 ze 6 stran

2 Revizní komise Junáka Revizní komise zabezpeují v Junáku odbornou interní kontrolu. Tyto jsou povinným voleným orgánem v rámci každé organizaní jednotky Junáka (v. zvláštních jednotek). Podstatné je, že každá revizní komise je nezávislým kontrolním orgánem, který má právo provádt kontrolu hospodaení a dalších inností majících dopad do hospodaení kontrolovaného. V rámci své kontrolní innosti mže ukládat povinnosti (resp. práva) kontrolovaným pouze k zajištní svého poslání (=kontroly). Jakékoliv jiné povinnosti (resp. práva) revizní komise ukládat nesmjí 1. Postavení revizní komise je v každé organizaní jednotce jiné. Závisí na vztahu jejích len a len rady píslušné jednotky. Z tohoto dvodu je její reálné postavení velmi obtížné definovat. Každopádn by však mlo platit, že revizní komise není nepítelem dané jednotky, nýbrž tzv. nejlepším kamarádem, který sdlí jednotce, kde má jaké nedostatky a pomže minimáln radou s jejich nápravou. Situace, kdy revizní komise navzájem s radou OJ nespolupracují a nebo jejich práce není vykonávána svdomit, v praxi spíše formáln, jsou špatné a nemly by se objevovat. I revizní komisai se musí ve své práci neustále zajímat o nové pedpisy a jejich zmnu. Mezi zásadní pedpisy, které upravují innost revizních komisí patí: 1) Právní normy zákon o úetnictví. 563/1191 Sb. v platném znní vyhláška. 504/2004 Sb. v platném znní 2) Vnitní pedpisy Junáka revizní ád Junáka hospodáský ád Junáka smrnice upravují danou oblast hospodaení (nap. cestovné, telekomunikaní náhrady, majetek, inventarizaci apod.) pokyny na dané období (zejména pak Pokyn k dotacím na daný rok) 3) Vnitní pedpisy kontrolované jednotky vnitní pedpis pro obh úetních záznam vnitní pedpis pro podpisové záznamy zápisy z jednání rady kontrolované OJ 4) Doporuené i metodické materiály sjednocující názory na problematické záležitosti metodika vydaná Ústední revizní komisí Junáka; metodické materiály vydávané hospodáským odborem Junáka Za pipomenutí ješt stojí fakt, že jednotlivé revizní komise jsou si nadízeny a podízeny ve smyslu organizaní struktury Junáka. To umocuje jejich možnost spolupráce na rozsáhlých kontrolách, zvyšuje efektivitu vzdlávání revizních komisa a zakládá možnost opravných prostedk v rámci revizních ízení (odvolání) a další. innost revizních komisí Jak již bylo pipomenuto, tak revizní komise mají právo kontrolovat hospodaení píslušné jednotky (nebo jí podízených organizaních jednotek). Konkrétn jde o kontrolu tchto inností: dodržování právních pedpis a vnitních pedpis Junáka v oblasti hospodaení; hospodaení s jmním OJ; plnní usnesení a rozhodnutí orgán OJ; rozhodnutí statutárního orgánu OJ a dalších inovník v oblasti hospodaení; plnní rozpotu OJ; hospodaení OJ se smluvn vázanými prostedky; obsah, formální náležitosti a plnní uzavených smluv a jiných právních dokument a úetních doklad; evidenci a zpsob uložení dokumentace související s hospodaením. 1 Pro bližší informace je teba se seznámit s nálezem RSRJ. 1/2004 (viz Strana 2 ze 6 stran

3 Aby práce revizních komisí byla efektivní, mají urité povinnosti. Tyto povinnosti musí znát ale také hospodái a statutární orgány organizaních jednotek. Jsou jimi napíklad: vypracovat roní revizní plán a ídit se jím; vypracovat roní zprávu o innosti a pedložit rad OJ do následujícího roku; pedložit snmu OJ souhrnnou zprávu o innosti za své funkní období; poskytnout informace související s kontrolami ostatních RK; vyhovt výzv RK nadízených OJ k provedení kontroly; poskytnout RK nadízených OJ veškeré materiály související s jejich inností; dokonit zahájenou kontrolu. Asi nejpodstatnjší povinností revizní komise je sestavení svého revizního plánu. Tento plán není projednáván radou píslušné jednotky, je sestavován jedenkrát za rok a schvaluje jej revizní komise tak, aby bylo možné podle nj od 1. ledna bžného roku postupovat. Jeho dležitost tkví v tom, že musí obsahovat: kontrolu vyútování smluvn vázaných prostedk; kontrolu správnosti a úplnosti roní úetní závrky OJ; kontrolu dodržování obecn platných pedpis v oblasti hospodaení. Vyjmenované kontroly a jejich termíny provedení jsou velmi dležité zejména pro hospodáe. Ten musí totiž pipravit všechny potebné podklady a proto je teba znát termíny pokud možno dopedu. V praxi se asto stává, že je teba provést i kontrolu mimo revizní plán. Tyto kontroly mimo revizní plán mohou revizní komise provést pouze na základ: písemného požadavku statutárního orgánu OJ; písemného požadavku RK nadízené OJ; písemného podntu OJ, len OJ, osob nebo institucí (podepsaný a se zptnou adresou); na základ skuteností, které vedou k mimoádné revizi (likvidace OJ, zmna hospodáe i osoby odpovdné za hospodaení). Postup revizní kontroly V této ásti zrekapitulujeme jednotlivé etapy revizní kontroly z pohledu hospodáe organizaní jednotky. Je nutné upozornit, že postup vyplývá z platného Revizního ádu Junáka a pi jeho zmn mže dojít k uritým zmnám i úpravám v popsaném postupu. Dále je nutné pipustit, že nejde o vyerpávající taxativní výet krok. 1. Oznámení o provedení kontroly Revizní komise písemn oznámí zámr provést kontrolu a doruí jej nejpozdji 10 dní ped jejím samotným zahájením. To oznámení musí obsahovat zejména: název RK; jména kontrolujících; kontaktní adresu; název kontrolované jednotky; datum zahájení kontroly; pedmt kontroly; podpis kontrolujícího. V souladu s výše uvedeným je vhodné, aby revizní komise dohodla termín a souinné osoby pedem. Pedejde se tak nedorozumním a zmatkm, které by mly za následek prodlevy v kontrole nebo její neuskutenní apod. Je vhodné, aby pi kontrole byl hospodá a mnohdy i statutární orgán. Hospodá vtšinou obdrží od statutárního orgánu oznámení o provedení kontroly. Jeho úkolem v této fázi je pipravit ke kontrole všechny úetní záznamy (do záznam patí i výstupy z úetního software apod.). Mnohdy musí zajistit i souinnost dalších osob, nap. vedoucích oddíl i oddílových hospodá, kteí pinesou ke kontrole svené dílí pokladny apod. 2. Samotný prbh kontroly Prbh kontroly není jednoduché popisovat, nebo se výrazn liší. Kontrolu provádjí vždy dva kontrolující. (Z nich alespo 1 len revizní komise). Strana 3 ze 6 stran

4 Hospodá by ml pedložit všechny požadované dokumenty. Kontrolující z nich mohou provádt kopie, nesmí do nich zapisovat i je jakkoliv mnit. Kontrolovaný je povinen vytvoit podmínky k provedení kontroly a poskytnout nezbytnou souinnost. Nkdy se mže stát, že kontrolovaný nesouhlasí s tím, aby kontrolu provádl konkrétní inovník. Dvodem mže být uritá zainteresovanost i neobjektivnost kontrolujícího. Proti tomuto mže kontrolovaný bojovat podáním námitky. O této námitce neprodlen rozhodne pedseda RK. Do rozhodnutí se kontrola perušuje. 3. Závr kontroly a výsledky Kontrola nekoní ukonením práce kontrolujících na míst. Její ukonení je spojeno ješt s vypracováním revizní zprávy. Vzhledem k tomu, že tato zpráva je tou nejpodstatnjší písemností, je teba, aby byla zpracována velmi pesn (interpretan i formáln). Revizní zpráva obsahuje zejména: název RK, jména kontrolujících, jejich oznaení; název kontrolované jednotky, jméno kontrolovaného, jeho oznaení a jména a oznaení osob pítomných pi kontrole; datum zahájení a datum provádní kontroly; pedmt kontroly; oznaení doklad a ostatních materiál; soupisku kontrolovaných dokument; popis zjištných skuteností s uvedením nedostatk a odkazem na ustanovení pedpis, které byly porušeny; lhty na odstranní zjištných nedostatk; pouení o možnostech podání vyjádení, námitek a odvolání; místo a datum pevzetí a projednání revizní zprávy; vyjádení kontrolovaného, píp. vzdání se práva na vyjádení; odpov kontrolujících na vyjádení kontrolovaného; podpisy kontrolujících a kontrolovaného, píp. dalších osob pítomných pi kontrole. Vyhotovuje se minimáln ve 4 vyhotoveních s platností originálu: 2 ks revizní komise; 2 ks statutární orgán OJ. Kontrolovaný podpisem potvrzuje pevzetí revizní zprávy. Odmítnutí pevzít revizní zprávu se na ní vyznaí, ale úinky revizní zprávy tím nejsou doteny. Nkolik poznámek z praxe: jednotlivé body nálezu je teba velmi peliv odvodnit a to v jednotlivých pípadech i doplnit o pesný bod právního pedpisu, který byl porušen. Pedejde se tak mnohým nedorozumním; mnohdy je výhodné nechat si nkteré nalezené nedostatky již v prbhu sepisování revizní zprávy odvodnit hospodáem a pokusit se tak zjistit objektivní stav; nkdy tento stav není možné správn urit a zbyten je tak pidlávána práce hospodái a potažmo i revizní komisi; kontrolovaný má právo na vyjádení k revizní zpráv, doporuuje se statutárním orgánm i hospodám tohoto práva využít a to s ohledem na budoucí ešení nálezu; ješt pipomínáme, že revizní komise nejsou oprávnny revizní zprávou ukládat inovníkm organizaních jednotek jakékoliv povinnosti v souvislosti s odstraováním zjištných chyb. K tomu je oprávnn pouze statutární orgán, resp. rada OJ. Ten je v koneném dsledku odpovdný za správnost vedeného úetnictví a hospodaení celé jednotky; revizní komise má právo požadovat o zpsobu odstranní nedostatk písemnou zprávu. Samotný akt ukonení revizní kontroly je možné definovat jako: okamžik pevzetí revizní zprávy a vzdání se práva na vyjádení; uplynutí lhty na vyjádení; pevzetí odpovdi na vyjádení od revizní komise. Strana 4 ze 6 stran

5 4. Opravné prostedky po ukonení kontroly Revizní komise ve své revizní zpráv dojde k uritým závrm a výsledkm. Pokud tyto závry nejsou v souladu s mínním statutárního orgánu, tento mže proti nim použít opravných prostedk. Proti výsledkm RZ mže kontrolovaná OJ podat do 30 dn odvolání k revizní komisi nadízené OJ. Ta vydá rozhodnutí o odvolání do 30 dn. I potvrzení pvodních názor nadízenou revizní komisí neznamená automatickou povinnost pro statutární orgán opravu provést podle názoru revizní komise. Konená odpovdnost je na statutárním orgánu. Velmi precizn tuto problematiku vykládá již zmínný Nález RSRJ. 1/2004. Obrázek: Výatek z nálezu RSRJ. 1/2004 Nález RSRJ hovoí pímo a pouze jen o Ústedí revizní komisi, ale v obecném kontextu je platný a úinný pro všechny revizní komise na všech stupních. Rekapitulace kontroly hospodaení V této ásti pouze rekapitulujme základní pehled krok, které je vhodné uinit v pípad daného typu kontroly: Kroky u externí kontroly 1) oznámení o provedení kontroly; 2) zjistit, o jaký kontrolní orgán se jedná; 3) zajistit si zákon i jinou právní normu, podle která kontrolní orgán jedná a peliv se s právy a povinnostmi kontrolovaných a kontrolujících; 4) peliv proíst oznámení o zámru vykonat kontrolu, seznámit se s termínem, výtem požadovaných dokument a osobami, které mají být kontrole pítomny; 5) pokud nkterému z bod dostaten nerozumíte, obrate se pímo na kontrolní orgán a nejasné pasáže si nechte vysvtlit; 6) pokud nkteré dokumenty nemžete pedložit, informujte o tom kontrolní orgán pedem; 7) pokud nkteí inovníci nemohou být pítomni, pomocí plné moci povte jiné (mnohé orgány vyžadují, aby nepítomní úastníci kontroly doložili vrohodn dvod nepítomnosti); 8) pipravte všechny dokumenty ke kontrole na jedno místo; 9) pi zahájení kontroly oekávejte pouení ze strany kontrolních pracovník; 10) pi pedávání dokument ke kontrole si nechte pracovníky kontroly potvrdit pevzetí vyjmenovaných dokument; pi pebírání dokument zpt, provete kontrolu podle protokolu; 11) pi skonení kontroly oekávejte pedložení závrené zprávy i nálezu. Pi projednání na míst budete žádáni o podpis, kterým potvrzujete, že se zápisem souhlasíte, rozumíte mu a pebíráte jej. Pokud s nkterou ástí nesouhlasíte, nebo se vám nezdá interpretan správná, ohrate se a požadujte opravu zápisu. Pozor: ne vždy je možné odmítnout podepsat a pevzít záznam o provedené kontrole. Pokud zápis nepodepíšete, vyznaí se to do nj a považuje se zápis za doruený; Strana 5 ze 6 stran

6 12) po obdržení písemného vyhotovení kontrolní zprávy si ji peliv pette a seznamte se se závry. Pokud s ním nesouhlasíte, využijte opravného prostedku. Informace o nm jsou uvedeny na kontrolním protokolu vždy (proti závrm v prvním stupni ízení je možné uplatnit ádný opravný prostedek vždy). Kroky u interní kontroly revizní komisí 1) oznámení o provedení kontroly; 2) seznamte se s obsahem oznámení, v pípad dotaz se obrate na píslušnou revizní komisi; 3) opatete si Revizní ád Junáka ( a pipomete si aktuální práva a povinnosti kontrolujících a kontrolovaných; 4) pipravte dokumentaci vyžadovanou ke kontrole; 5) pokud nemže být kontrole pítomna vyžádaná osoba, zajistte zplnomocnním jinou (nezapomete ji náležit pouit!); 6) pokud nesouhlasíte z dvodu podjatosti s úastí na kontrole uritého inovníka, vzneste námitku; 7) pokud pedáváte uritou ást agendy revizní komisi, nechte si vystavit její pehled a potvrzení o pevzetí. Pi pevzetí kontrolujte úplnost; 8) závr kontroly je spojen s pedáním vyhotovení revizní zprávy. Protte ji a potvrte pevzetí. Tímto aktem se vzdáváte práva na vyjádení. Pokud chcete ke zpráv nco dodat, napište tento komentá na všechna páre zprávy; 9) nezapomete, že obvykle do 30 dn po obdržení zprávy musíte dát revizní komisi vdt, jak jste naložili s nálezem a zda jak jste provedli opravy. I oznámením, že jste opravy neprovedli, jste splnili tuto povinnost; 10) pokud se chcete proti výsledku revizní kontroly odvolat, udlejte to v souladu s upozornním, které musí každá revizní zpráva obsahovat. Nezapomete na bžící termín! Zpracoval: Recenze: Ing. Jan Stejskal Boek Slunéko Strana 6 ze 6 stran