Audit systému kvality. Teorie auditu, fáze auditu, správné auditní postupy.

Transkript

1 Audit systému kvality. Teorie auditu, fáze auditu, správné auditní postupy.

2 Audit - definice Audio audire naslouchat Auditor je přítel Porovnání stavu se standardem norma, podniková norma, legislativa. Hodnocení stavu bez návodu řešení

3 Audit - definice Pozorování Neshoda Klasifikace neshod např.: Velká, malá, kritická, systémová 1., 2. kategorie, doporučení Objektivní důkaz Informujte auditovaného o možných neshodách okamžitě

4 Audit dle 19011:2012 Systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivní hodnocení s cílem stanovit rozsah, v němž jsou splněna kriteria auditu

5 ČSN EN ISO 19011:2012 Tato mezinárodní norma poskytuje zásady managementu programů auditů, provádění interních nebo externích auditů systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu Zásady odborné způsobilosti a hodnocení auditorů

6 Kapitoly normy ISO 1. Předmět normy 19011: Normativní odkazy 3. Termíny a definice Audit, kriteria auditu, důkaz z auditu, zjištění auditu, klient auditu, auditovaná organizace, auditor, tým auditorů

7 Kapitola 4 popisuje zásady auditovaní Etické chování Spravedlivé prezentování Povinnost profesionálního přístupu Nezávislost Průkaznost

8 5. Řízení programu auditů Cíle a rozsah programu auditů Povinnost zdroje a postupy programu auditů Implementace programu auditů Záznamy z programu auditů Monitorování a přezkoumávání programů auditů

9 6. Auditorské činnosti Zahájení auditu Přezkoumání dokumentů Příprava auditorských činností na místě Auditorské činnosti na místě Příprava, schválení a distribuce zprávy o auditu Dokončení auditu Následný audit

10 7. Odborná způsobilost a hodnocení auditorů Osobní vlastnosti (7.2) Znalosti a dovednosti (7.3) Vzdělávání, pracovní zkušenosti, školení auditorů a zkušenosti z auditů (7.4) Udržování a zlepšování odborné způsobilosti (7.5) Hodnocení auditora (7.6)

11 Audit Vnitřní x vnější, audit druhou stranou, audit třetí stranou Dodavatelský Certifikační Audit systému Audit procesu, technologického postupu, výrobku, služby, prvku systému Komplexní, dílčí, následný, dozorový, neohlášený

12 Zdroje pro provádění auditů Pracovníci k řízení programu auditů Auditoři zvyšování kvalifikace Přístup k auditovaným činnostem a záznamům Platné normy, předpisy a dokumentace Prostředky Čas Potřebné zařízení

13 Auditování Velmi obtížný proces Auditor musí hodnotit podnik jako celek Hodnocení je velmi subjektivní Nic není černobílé

14 Co by měl audit poskytnout Informace o skutečném stavu a jeho shody s kritérii Příležitost pro zlepšení Odhalit slabá místa Iniciovat nápravná opatření Audit by měl být především zdrojem informací pro klienta auditu

15 Audit Fáze auditu 1 - Příprava - Plán auditu - Jasné a přesné cíle - Osobní příprava odborná auditora - Prověrka dokumentace - Příprava kontrolního seznamu otázek osnovy auditu 2 Úvodní jednání - Cíle auditu - Vymezení rozsahu - Pravidla - Program

16 Úvodní jednání a) představení účastníků včetně vymezení jejich úloh; b) potvrzení cílů, předmětu a kritérií auditu c) potvrzení časového rozvrhu auditu a jiných odpovídajících opatření pro audit s auditovanou organizací, jako je datum a čas závěrečného jednání, jakéhoholiv jednání týmu auditorů s managementem auditované organizace v průběhu auditu a jakékoli dodatečné změny; d) metody a postupy použité k provedení auditu, včetně sdělení auditované organizaci, že důkazy z auditu budou založeny pouze na vzorku dostupných informací a tudíž v auditování existuje prvek nejistoty;

17 Úvodní jednání e) potvrzení formálních komunikačních vazeb mezi týmem auditorů a auditovanou organizací; f) potvrzení jazyka, který bude při auditu používán; g) potvrzení, že auditovaná organizace bude během auditu informována o postupu auditu; h) potvrzení, že zdroje a vybavení potřebné pro tým auditorů jsou dostupné; i) potvrzení záležitostí týkajících se zachování důvěrnosti; j) potvrzení zásad bezpečnosti práce, havarijních a ochranných postupů týkajících se týmu auditorů; k) potvrzení dosažitelnosti, úlohy a totožnosti průvodců; l) metoda podávání zpráv zahrnující odstupňování neshod; m) informace o podmínkách, při kterých smí být audit ukončen; n) informace o jakémkoliv požadavku systému k provádění nebo závěrům z auditu.

18 - Vysvětlit situaci - Uklidnit - Rovnocenný přístup - Dodržování osnovy auditu - Dodržování časového rozvrhu -Soustředění se na audit (mobilní telefon atd.) - Přísné dodržování hygienických pravidel - Srozumitelně formulovat - Neskrývat poznámky - Respektovat mlčenlivost Audit Fáze auditu 3 Interviews prověrka provozu, dokumentace - Nebýt agresivní - Neodsuzovat - Být neutrální - Nenabízet řešení - Opakovaně klást otázky - Hledat a přinášet důkazy - Shrnout informace - Otevřené / uzavřené otázky -Komplexní přístup (analyzovat všechny zdroje informací) -Znovu formulovat při pocitu neporozumění -Získat shodu

19 Co je minimálně vhodné udělat a znát před prohlídkou provozu Prohlášení bezinfekčnosti (absolvování hyg. školení ze strany auditované společnosti) Používání předepsaného pracovního oděvu, dodržování hyg. pravidel (šperky atd.) Prohlídka provozu ve směru toku surovin, obalů, výrobků (případně v protisměru - nekřížení zón) Prohlídka provozu vždy v doprovodu zodpovědného pracovníka (-ků) Seznámení s vybranými dokumenty (plánek provozu s toky, HACCP - přehled CCP/CP, osobní a provozní hygiena..)

20 - Shrnutí zjištění - Konsensus - Dohoda na formě zprávy - Zdůraznit pozitivní zjištění Audit Fáze auditu 4 Závěrečné jednání 5 - Zpráva -Zahrnuje závěry závěrečného jednání - Jasná, přesná včetně kontaktů

21 Obecně Správné auditní postupy Hodnocení komplexních informací v krátkém čase Stejné požadavky jsou uplatňovány v různých podmínkách (komodita, velikost podniku) Auditování není exaktní věda, vždy je ovlivňováno přístupem auditora

22 Cesta od informací k závěru z auditu Zdroj informací Vzorkování Důkaz z auditu Hodnocení podle kritérií auditu Zjištění z auditu Přezkoumání Závěr z auditu

23 Správné auditní postupy Objektivní důkazy jsou založeny na: dokumentaci, hodnocení situace v provozu, dotazováním pracovníků Malé firmy nemají postupy formalizované (postupy, nižší úroveň dokumentace, žádná dokumentace), to však nemusí znamenat nesplnění požadavků

24 Správné auditní postupy Formální nedostatky při doložitelném splnění principů jsou méně závažné neshody Pokud velká firma má dokonale popsaný systém, neznamená to vždy, že postupy jsou zavedeny a skutečně fungují. Čas strávený studiem dokumentace nesmí být na úkor prověrky provozu.

25 Správné auditní postupy Příprava (zejména před první návštěvou) Jaké produkty jsou vyráběny Jaké technologie Vlastnosti produktů Výsledky analýz Co hledám

26 Správné auditní postupy Čas na audit je omezený Auditor musí Vzorkovat Vzorkovat Auditor určuje průběh auditu, auditor vzorkuje, nenechte na auditovaném výběr produktu, trasy. Při oznámeném auditu, inspekci výrobce může plánovat produkci tak, aby vyráběl jednoduchý produkt. Nenechte se ovlivnit! Před prověrkou provozu je nezbytné se seznámit před prověrkou provozu

27 Správné auditní postupy Většinou je výhodné vést audit na konkrétní produkt a pro tento produkt prověřit: Sledovatelnost Operativní záznamy Specifikace Vstupy Protokoly o analýzách Obaly Atd.

28 Správné auditní postupy Interviews dotazování pracovníků je zásadní částí auditu, před prověrkou provozu by mělo být jasné s kým hodláte vést interview. Mělo by být jasné, na co se budete konkrétních osob (pozic) dotazovat. Vedu si dostatečné, čitelné a později srozumitelné poznámky

29 Co si poznamenat u neshody Fakta Místo S čím se stav neshoduje U tvrzení funkce Pochybnost a zjištění jsou důvodem pro další šetření následků identifikace možných následků

30 Správné auditní postupy Prověrka dokumentace HACCP (před prověrkou provozu) Diagram procesu Kritické body (znaky, limity, postupy) Výběr CCP pro provedení konkrétní kontroly při prověrce provozu Výběr nebezpečí (operace), které nebyly stanoveny jako CCP, prověření dostatečnosti ovládání Auditor musí vždy vědět co prověřuje a kontrola je postavena na konkrétních faktech!

31 Špatné auditní postupy Ø Nevím co hledám!!! Chci prověřit úplně všechno, nemohu jít do hloubky. Nejsem na audit odborně připraven Nejsme ochoten to připustit. Nemohu se dostatečně soustředit na audit Provádím audit bez dotazování pracovníků Nedostatečně se zabývám postupem kritických bodů

32 Osobní vlastnosti auditorů a) etický, tj. spravedlivý, pravdivý, upřímný, čestný a rozvážný b) přístupný názorům, tj. ochotný zvažovat alternativní myšlenky nebo hlediska. c) diplomatický a taktní d) všímavý, tj. aktivně si uvědomuje fyzické okolí a činnosti;

33 Osobní vlastnosti auditorů e) vnímavý, tj. uvědomuje si své okolí a je schopen porozumět okolním situacím; f) všestranný, tj. přizpůsobuje se pohotově různým situacím; g) houževnatý, tj. vytrvale se zaměřuje na dosahování cílů; h) rozhodný, tj. včas dosahuje závěrů založených na logické úvaze a analýze a i) samostatný, tj. jedná a působí nezávisle, zatímco vzájemné působení s ostatními je efektivní.

34 Znalosti auditora Auditní postupy + kritéria auditu Technologie může nahrazovat technický expert Organizační situace Relevantní zákony a vyhlášky