Ř Í Z E N Í N E Z I S K O V Ý C H O R G A N I Z A C Í I. P R O J E K T O V É ŘÍZENÍ

Transkript

1 O S T R A V S K Á U N I V E R Z I T A F I L O Z O F I C K Á F A K U L T A Ř Í Z E N Í N E Z I S K O V Ý C H O R G A N I Z A C Í I. P R O J E K T O V É ŘÍZENÍ P E T R A Š V R Č I N O V Á OSTRAVA 2006

2 Recenzovali: Mgr. Lucie Mastná, občanské sdružení Vzájemné soužití RNDr. Vincenc Kopeček, Katedra filosofie, FF OU Název: Řízení neziskových organizací I. Projektové řízení Autoři: Mgr. Petra Švrčinová Vydání: první, 2006 Počet stran: 65 Náklad: Tisk: Editační středisko CIT OU Studijní materiály pro kurz: Řízení NNO Projektové řízení Jazyková korektura nebyla provedena, za jazykovou stránku odpovídá autor. Vydavatel a tisk: Ostravská univerzita v Ostravě Mgr. Petra Švrčinová Ostravská univerzita v Ostravě

3 1 O B S A H PŘEDMĚTU Úvod Grantové žádosti a projekty Projektový cyklus Logický rámec Vztah programu a projektu Finanční řízení Před a poprojektové fáze projektového cyklu Závěr Literatura... 79

4 2

5 Úvod 3 Vážení čtenáři, Ú V O D v řadě zemí již pochopili, že svěřit pravomoc státu či samospráv v určitých oblastech do rukou neziskových organizací přináší jisté výhody. Jednak tyto činnosti vykonávají lidé, které daná problematika skutečně zajímá, a také se ušetří náklady, protože neziskové organizace jsou schopny hledat zdroje i jinde a jsou tak právě díky vícezdrojovému financování často schopny zajistit a nabídnout kvalitnější služby. A proto je pro vás připravena tato opora, která vám přináší řadu konkrétních informací o požadavcích na návrh projektu, o způsobu jeho předložení a o postupu jeho hodnocení. Hned na začátku je důležité si uvědomit, že při zpracování návrhu projektu vás čeká rozsáhlý formulář (mnohdy pravdu rozsáhlý), ve kterém budete muset vyplnit požadované údaje a výstižně popsat jak současný stav, tak stav, který předpokládáte na konci projektu. Budete k tomu potřebovat dostatek času i znalosti problematiky, kterou chcete projektem napomoci řešit. Také musíte mít na paměti fakt, že podstatnou podmínkou k udělení dotace bude i splnění všech formálních podmínek a prokázání vašich schopností navrhovaný projekt řídit a účetně zvládnout. My se pomocí této opory pokusíme do tajů projektového řízení alespoň trochu společně proniknout. Začneme tím, že si vymezíme co to vlastně projekt je, co je to grantová přihláška a s čím vším se v této přihlášce můžeme setkat. Dále si projdeme celý projektový cyklus a možné nástrahy, které na nás mohou číhat. Nezapomeneme také probrat všechny analýzy, které jsou k sestavování projektu nutné a zaměříme se na tvorbu logického rámce, který je v podstatě logickou kostrou celého projektu. Také vztah projektu k vyhlášeným programům je důležitou součástí této opory, stejně tak jako finanční řízení organizace, ale i samotného projektu. Nakonec se zaměříme na před a poprojektové části, které jsou také nedílnou součástí úspěšného projektového cyklu. Mějte však na paměti, že tato studijní opora je pouze vodítkem pro vaši práci na projektu a dále na aktivitách, kterými za pomoci realizovaného projektu dosáhnete určitého, vámi předem vytyčeného, cíle. Tak hodně úspěchů nejen při studiu, ale hlavně při práci vaší neziskové organizace v projektovém řízení!

6 4 Úvod Cílem tohoto textu je: seznámit vás s projektovým managementem umožnit vám pochopit proces přidělování grantů pomoci naučit se granty a projekty tvořit rozvíjet vaše dovednosti a znalosti, které vám pomohou při psaní projektů vzbudit ve vás zájem o projektový management Čas potřebný k prostudování učiva předmětu: Vše, mimo korespondenčních úkolů, byste měli přibližně zvládnout za 13 hodin čistého času. Průvodce studiem. V takovýchto žlutých rámečcích vždy najdete autorův komentář k probírané látce, upozornění na různé záludnosti, apod. Na tomto místě se dozvíte o organizaci jednotlivých kapitol. Údaje o časové náročnosti berte s rezervou každý potřebuje k prostudování stejné látky či ke splnění stejného úkolu jinou dobu. Úkoly plňte, pokud není uvedeno jinak, ihned. I na přednáškách, či seminářích, by to po Vás vyučující takto vyžadoval. Většina úkolů v tomto textu nemá řešení obsažené v klíči na konci kapitoly. Je tomu tak z několika důvodů: (1) řešení vyplývá z předchozího či následujícího textu; (2) úkol nemá jednoznačné řešení nebo jste vyzýváni k vlastní úvaze; (3) řešení bude diskutováno s tutorem kurzu na příslušném setkání. Ty úkoly a otázky, které je třeba vyřešit či zodpovědět správně vzhledem k dalšímu výkladu, jsou řádně označeny a na konci kapitoly vždy najdete jejich řešení. Na konci kapitoly najdete vždy seznam doplňující a rozšiřující literatury. Nejedná se výlučně o prameny, ze kterých bylo při psaní studijní opory čerpáno (ty jsou shrnuty na konci práce), ale spíše o nabídky k dalšímu studiu pro zájemce o danou problematiku.

7 1. Grantové žádosti a projekty 5 1. G R A N T O V É Ž Á D O S T I A P R O J E K T Y V této kapitole se dozvíte: co je to grant co je to projekt jaké jsou obecné a klíčové charakteristiky projektu jaké jsou možnosti zdrojů pro české NNO jaká je základní struktura projektu nebo-li grantové přihlášky jak vypadá celý proces přidělování grantů a nadačních příspěvků Budete schopni: naplánovat, vytvořit a implementovat projektový záměr zhodnotit a analyzovat potřeby příjemců vašeho projektového záměru evaluovat dopad vašeho projektu Klíčová slova této kapitoly: grant, projekt, nadační příspěvek, dotace, grantová politika Čas potřebný k prostudování učiva kapitoly: Včetně řešení úloh byste vše měli zvládnout do 2 hodin. Průvodce studiem. Právě jste otevřeli studijní oporu, která vás zavede do světa grantů, nadačních příspěvků, dotací a projektů a pomůže vám se v tomto světě plném nových informací zorientovat. Pokud se již v této problematice orientujete, nezahazujte tuto studijní oporu, pomůže vám, aby jste si ujasnili a srovnali všechny vaše znalosti a dovednosti. No a pokud jste úplní nováčci, a toto je vaše první setkání s projektovým managementem, tak se zhluboka nadechněte a s chutí do toho! 1.1. Grantové žádosti a projekty Psaní projektů patří v České republice k základní a nejběžnější fundraisingové metodě. Grant (nadační příspěvek nebo dotace) Získává se na základě žádosti o grant, podkladem k žádosti je projekt. Získané prostředky jsou účelově vázané (striktně dle rozpočtu projektu). Grant udělují nadace, nadační fondy, grantové agentury (soukromé instituce). Dotace poskytují ministerstva, obce, kraje (veřejné instituce). Po vyčerpání grantu je nutné provést vyúčtování.

8 6 1. Grantové žádosti a projekty Projekt Projekt plánovaná a časově omezená aktivita, u které je jasně definován cíl a vymezeno časové trvání. Projekt je organizovaná činnost lidí směřující k předem definovaným cílům, která vyžaduje zdroje a úsilí. Je jedinečná (a proto riskantní), má svůj rozpočet, harmonogram a konec. Výsledky projektu je možno měřit. Projekt je jedinečný proces se svým začátkem a koncem, řízený lidmi tak, aby dosáhl vytyčených cílů za daných nákladů, harmonogramu a kvality. Klíčové charakteristiky projektu jedinečnost specifičnost cílů (obecných i konkrétních) nezbytnost zdrojů má rozpočet se zajištěným financováním má harmonogram, začátek a konec je řízen, někdo nese za jeho realizaci zodpovědnost jde v něm o kvalitu dosažených výstupů Možnosti zdrojů pro české NNO ministerstvo kraj obec nadace (české i zahraniční) nadační fondy ambasády fondy EU Úkol k zamyšlení Právě jste se dozvěděli co to vlastně je grant a koho všechno můžeme o finance pomocí grantové politiky naši organizace žádat. Zkuste se zamyslet na organizací ve které pracujete nebo kterou znáte a vymezit, kam všude se obrací s žádostí o peníze? Jsou to jen státní finance, které jsou zprostředkovávány ministerstvy nebo to jsou i peníze, samosprávných orgánů či EU. Myslíte si, že je vhodné orientovat se stále na ty stejné zdroje? Proč ano, proč ne? Příklad Příklady projektů: vytvoření nové instituce vznik nového produktu nebo služby stavba/rekonstrukce objektu vedení kampaně zkvalitnění nabízených služeb zavedení nové technologie profesní zlepšení vývoj organizace změna struktury atd.

9 1. Grantové žádosti a projekty 7 Než začneme psát Při psaní projektů musíme především dbát na dodržování pravidel a podmínek stanovených potenciálním dárcem, kterého žádáme o podporu. Většina dárců totiž za nedodržení jimi stanovených pravidel naši žádost vyřadí z grantového řízení, často pouze i pro formální nedostatek. Proto ještě předtím než začneme psát, je nutné si přečíst veškeré podmínky dárce. Kdo může žádat a kdo ne? Kolik prostředků má grantující organizace k dispozici? O kolik můžeme požádat a jak velké % tvoří spolufinancování? Jaká je doba trvání projektu resp.grantu? Jaký je termín uzávěrky (zda stačí razítko pošty a nebo je třeba žádost doručit)? Jaké jsou požadavky na formální stránku žádosti, včetně příloh? Zda je k dispozici předepsaný formulář? Jaká jsou kritéria pro hodnocení podaných žádostí? Kdy budou známy výsledky? Kolik kopií dárce vyžaduje? Jaký je způsob podání (zalepená nebo nezalepená obálka, osobní podání, )? Pamatujte že žádost o grant má větší úspěch pokud je pozitivní. Žádost o grant nemůže být směřována proti něčemu, ale pro něco! Průvodce studiem Co je to žádost o grant už víte, teď se ale zaměříme konkrétněji na grantovou přihlášku, aby jste nebyli překvapeni, co všechno vás při psaní projektu čeká a na co všechno se musíte zaměřit. V následující kapitole se vám pokusím vymezit, co všechno po vás může potenciální dárce požadovat Obecné charakteristiky projektu: Rozsáhlost a jedinečnost projekt je unikátním a jedinečným souborem činností, které se odlišují od činností rutinních nejen svým obsahem, ale i cílovým zaměřením. Projekt jako jedinečná aktivita nemívá vzor v minulosti a ani v budoucnu se zřejmě nebude zcela přesně opakovat. Různorodost činností projekt vyžaduje sjednocení úsilí a dovedností mnoha odborníků z různých oblastí lidské činnosti. Projektové činnosti se prolínají organizačními liniemi, což přináší nutnost hledat řešení pro nové a unikátní problémy, takže dosažení cílového stavu je závislé na vzájemné provázanosti dílčích činností, například odlišný rozsah projektu marketingové kampaně na nový výrobek nebo projektu občanské nebo průmyslové výstavby. Hodně vazeb např. v množství partnerů, navazujících činností apod. Projekt vyžaduje sjednocení finančních prostředků nebo participujících účastníků. Omezené zdroje projekt má dočasný charakter, a to především v případě, kdy má určenou délku trvání. Všechny zdroje (lidské, materiální i finanční) jsou organizovány výlučně pro potřebu naplnění projektových cílů, a předpokládá se, že jejich využívání bude po dosažení cíle ukončeno.

10 8 1. Grantové žádosti a projekty Stres a dynamičnost projekt je snahou o dosažení změny, při které je prováděna řada činností během limitovaného času, v rámci omezených zdrojů a nákladů, s tlakem na dosažení kvalitativních parametrů, což přináší řadu zátěžových situací, dynamickou a různorodou změť činností, nutných reakcí na měnící se podmínky. Omezená moc projekt zahrnuje ve své jedinečnosti a neopakovatelnosti v sobě jisté prvky neurčitosti a rizika, kdy jeho realizátoři musí dodržovat stanovené limity, jejich rozhodování je tak omezováno a pohybuje se v mezích schváleného postupu. Základním kamenem budoucího úspěšného projektu je poznání potřeb a zájmů všech, kterých se projekt dotkne. Předpokladem dlouhodobě udržitelného projektu je udržení rovnováhy aktérů. Rovnováha mezi zájmy realizátorů, potřebami cílových skupin a postoji odpůrců projektu tedy oponenty, může být narušována i sebemenší akcí, která vyvolá nespokojenost a následnou negativní reakci. Svět je plný lidí, kteří mají svoje zájmy, pozice a vliv. Čím dříve si to uvědomíme a čím dříve začneme zjišťovat postoje a názory oponentních skupin, tím lépe. Velmi častou chybou totiž bývá, že se opomíjí možnost, že i zcela jistě velmi prospěšný projekt může někomu přinést i problémy. Může jít o konkurenční firmu nebo organizaci, politické odpůrce, ekologicky zaměřené organizace apod. Udržování rovnováhy aktérů je úkolem, který by měl být plněn již od začátku příprav projektu. Základním výstupem tohoto kroku by měla být analýza potřeb všech dotčených aktérů ve vazbě na identifikaci problému, který má být řešen. Realizátoři Cílové skupiny Oponenti Charakteristiky úspěšnosti projektu Projekt je úspěšný, pokud a) je dokončen v plánovaném termínu, b) nebyly podstatně překročeny náklady (peníze, lidé, nástroje), c) bylo dosaženo cíle výsledek je použitelný, je uznána jeho kvalita, funkčnost. Projekt je neúspěšný, pokud a) základ projektu je nezdravý (zadavatel, cíl, lidé, motivace, kompetence jsou v nepořádku), tj. situace, kdy sice děláme věci správně, ale ztrácíme čas a energii nad nesprávným tématem, b) nemá dostatečnou podporu vedení, c) má nejasně definovaný cíl (z hlediska začátku a konce), d) jsou chyby v plánování a řízení projektu, e) jsou užity špatné plánovací techniky, f) je nedostatečná přizpůsobivost projektu měnícím se podmínkám, g) je nedostatečná pozornost věnována lidskému faktoru, h) chybí odborné znalosti,

11 1. Grantové žádosti a projekty 9 i) je nesprávně vybraný vedoucí projektu, j) docházelo k drastickým změnám v průběhu projektu Základní struktura projektu aneb grantová přihláška Grantová přihláška písemné žádost o podporu, není zpravidla delší než stránek Plní pět funkcí: o Představuje program naše myšlenky a námi navrhovaná řešení o Seznamuje s plánem je to podrobný plán naší činnosti vedoucí k dosažení cílů o Je žádostí nikoliv úpěnlivou prosbou o pomoc o Je nástrojem přesvědčování o Je slibem a závazkem Podmínky jednotlivých dárců se mohou lišit, nicméně zpravidla zde bývá: 1. žadatel Název organizace Jména a kontakt na statutární zástupce organizace Statut organizace Sídlo organizace Telefon, fax, mail, Číslo a datum registrace IČO Bankovní spojení Oblast působení Cílová skupina, zaměření organizace, poslání Přehled o hospodaření organizace v posledním účetně uzavřeném roce 2. název projektu krátký, výstižný, obsahem naplňující záměry vyhlašovatele 3. shrnutí krátký souhrnný přehled (anotace) 4.obecný cíl projektu jedná se o dlouhodobý cíl, který nelze úspěšným dokončením projektu dosáhnout, lze k jeho dosažení pouze přispět 5.cíle projektu Formulaci cílů předchází konkrétní a jasná vize Cíle musí být konkrétní, reálné a dosažitelné Cíle musí být v souladu s posláním organizace Cíle nejsou aktivity! Konkrétní cíle projektu jsou SMART S smysluplné M měřitelné A akceptovatelné R realizovatelné T termínované

12 10 1. Grantové žádosti a projekty 6. cílová skupina Osoby, pro který je projekt určen, přinese jim užitek Kdo to je a kolik jich je Co konkrétně těmto osobám projekt přinese 7. zdůvodnění projektu přehled motivů a důvodů k realizaci projektu Jak navazuje projekt na projekty předešlé Jak souvisí s vypsanými podmínkami Jaké máte zkušenosti s řešením předešlých projektů S kým budete spolupracovat a spolupracujete 8. popis aktivit aktivity charakterizují způsob dosažení definovaných výstupů Konkrétní aktivity, společně musí tvořit celek Řadíme je podle důležitosti a nebo podle časového plánu Uvádíme realizátory jednotlivých aktivit Popis aktivit musí odpovídat položkám rozpočtu 9. časový harmonogram Časový sled aktivit (slovně i graficky) Logická návaznost aktivit 10. realizátor projektu Osoby realizačního týmu jméno, vzdělání, praxe, pozice, podíl na realizaci Kdo další se podílí na realizaci 11. výstupy výčet konkrétních produktů jejichž vznik by měl přispět k dosažení definovaných cílů To, co z projektu vznikne (služby, výukové pomůcky, propagační materiál, brožury, absolvent kurzu, časopis, ) 12. materiálně-technické zabezpečení projektu Hmotný majetek Nehmotný majetek (např. vybavení nábytek, PC, pomůcky, ; zásoby, prostory, atd. 13. multiplikační efekt projektu Další využití výstupů a výsledků projektu Je možné aplikovat výsledky v dalších oblastech a oborech Další efekty projektu mimo očekávané výsledky 14. udržitelnost projektu Jak budou aktivity pokračovat po skončení grantu Jak bude financováno pokračování projektu 15. význam projektu Pro společnost, komunitu Pro organizaci Pro partnery

13 1. Grantové žádosti a projekty Prohlášení žadatele, případně partnerů Řešitel / statutární zástupce, místo, datum, podpis 17. Přílohy Povinné přílohy - doklad o přidělení IČO - stanovy - výroční zpráva apod. Nepovinné přílohy - přílohy související s projektem Výběrová komise bude samozřejmě hodnotit nejen formální a obsahovou stránku projektu, ale také to, jak je projekt zpracován po estetické stránce. Proto se vyplatí i do této oblasti investovat. Nezapomeňte si založit kopii své žádosti, nejlépe v tištěné i elektronické podobě! Pokud žádost odevzdáváte osobně, nechte si potvrdit její přijetí, pokud ji posíláte poštou, pošlete ji doporučeně! Úkol k textu Prohlédněte si schválené grantové přihlášky vaší organizace, či organizace kterou znáte a porovnejte jejich strukturu. Co všechno rozliční dárci požadují, na jaké oblasti se soustředí, a které naopak úplně pomíjejí? 1.3. Rozpočet projektu Rozpočet popisuje finanční stránku projektu, zachycuje všechny údaje spojené s projektem a z jakých zdrojů budou financovány (včetně příspěvku od dárce). Rozpočet je významná část projektu, rozpočtové tabulky jsou většinou přísně předepsané. Rozpočet by měl splňovat tato kritéria: Položkově přehledný, jasný a srozumitelný, navazující na popis aktivit Druhové členění nákladů podle předepsaného formuláře Je nutno počítat s rezervou Pravidla pro sestavení rozpočtu: Vycházet z praxe z minulých období nebo jiných projektů Vzít si za vzor podobné organizace Držet se předepsaných tabulek, dodržovat názvy položek, jednotky Součty, mezisoučty a výpočet procent musí být správně Průvodce studiem Aby jste získali přehled o tom, jak vypadá celý proces přidělování grantu nebo nadačního příspěvku, tak vám v další kapitole nabízím popis toho, jak k vaší žádosti o dotaci nebo nadační příspěvek přistupuje pověřená instituce. Prostě a jednouše, čím vším si váš projekt projde než je nebo není schválen!

14 12 1. Grantové žádosti a projekty 1.4. Proces přidělování dotací či nadačních příspěvků Než začne příslušná instituce (ministerstvo, kraj, obec, nadace, nadační fond, fond EU, ) granty rozdělovat měla by si pro rozdělování vytvořit strategii. Každý grantový proces a koneckonců každý projekt by měl začít základní analýzou potřeb. Výsledkem této analýzy by měl být popis určitého programu s jasnými kritérii pro žadatele. 3 styly grantování a) Dárci (gift-givers) tyto instituce obvykle rozdělují malé granty a podpoří, co žadatel navrhuje. Grantování je vedeno požadavkem žadatele. Hlavní administrativní prací je zajistit, aby peníze byly utraceny legitimně. Přístup je definován jako ruce pryč. b) Investoři (investors) instituce zváží, zda žadatelé a žádosti odpovídají oblastem potřeby, které ji zajímají. Hlavní administrativní prací je zajistit, aby byli podpořeni dostatečně kvalitní žadatelé nebo projekty. Přístup instituce se mění na pečlivé zkoumání žadatelů v počátečním stádiu. Jakmile byl ale grant přidělen, role dárce se omezuje na monitorování jeho investice. c) Spolutvůrci (collaborative entrepreneurs) ti, kteří chtějí hrát aktivní roli při stanovení cílů. Zde se jedná většinou o přidělení vyšších příspěvků a období grantu přesahuje jeden rok. Dárce může být zapojen v řízení projektu a bude hodnotit jeho výstupy s příjemcem grantu. dělení dle aktivity dané instituce a) re-aktivní nadace vyhlásí program a očekává, kteří žadatelé se do něj přihlásí b) pro-aktivní nadace vytvoří program a sama vyhledává potenciální příjemce grantu, jež by chtěla podpořit, eventuálně s nimi na projektu spolupracovat dělení dle publicity, s jakou je program vyhlášen a) otevřené grantování programy jsou vyhlašovány jako otevřená grantová soutěž, do které se může přihlásit každý, kdo splňuje kritéria daného programu. Jsou zveřejňovány v médiích, na internetu, v materiálech nadace apod. b) zavřené grantování nadace programy nevyhlašuje veřejně, ale sama si vybírá potenciální příjemce grantů, jež oslovuje. Je zřejmé, že výše uvedená členění spolu do značné míry souvisejí. Dárce bude nejspíše provádět otevřené a re-aktivní grantování. Investor bude nejspíše kombinovat re-aktivní a pro-aktivní přístup a zůstane pravděpodobně u otevřeného vyhlášení svých programů. Spolutvůrce může použít zavřený typ grantování a jeho přístup bude vždy pro-aktivní Je také zřejmé, že mezi jednotlivými typy nelze dělat ostré hranice a že instituce může mít řadu programů, v nichž volí odlišné přístupy a typy grantového procesu právě podle jejich cílů.

15 1. Grantové žádosti a projekty 13 Výstup grantové politiky jasná kritéria Instituce (ministerstvo, kraj, obec, nadace, nadační fond, fond EU, ) musí vyjádřit své cíle, vizi a strategii v dané oblasti, z niž grantová politika vychází. Stejně tak musí transparentně a jednoznačně formulovat kritéria pro rozdělování dotačních a nadačních příspěvků je vhodné alespoň obecně vymezit, jakou oblast instituce podporuje. Některé instituce uvádějí, jaké aktivity již podpořily to je užitečné vodítko pro žadatele. Instituce si dle svého zaměření musí sama zvolit, jak nejlépe vymezit svou oblast podpory. Jistým nebezpečím je příliš mnoho pokynů a určitě se nedoporučuje něco jako vzorový projekt žadatelé se pak nesnaží vyjádřit, co je jejich skutečná potřeba, ale to co si myslí, že považuje za nejlepší daná instituce. Grantové agentury či státní instituce mají předem daný formulář zatímco některé nadace nemají předem zadaný formulář a od žadatele se chce, aby vyjádřil své požadavky a ne se vměstnal do předem určených škatulek. Nadace obvykle tímto chce zajistit: zvýšení počtu dobrých žadatelů snížení počtu nevhodných žádostí možnost dostat se ke skupinám, které chce podpořit, ale které samy podporu nežádají Úkol k zamyšlení Dokázali by jste vyjmenovat nějaké instituce v České republice, které se zabývají grantovou politikou a rozdělit je podle kritérií zmiňovaných výše? Postup zpracování žádostí 1.První filtr Zbavení se žádostí, které neodpovídají vyhlášeným kritériím. U každé odmítnuté žádosti musí být uveden důvod zamítnutí, to pak schvaluje a potvrzuje orgán k tomu určený. Možnost vyžádat si dopředu projektový záměr, což je stručný nástin projektu o rozsahu asi jedné strany A4 šetří to čas a odmítnutí je méně bolestné. 2. Druhý filtr Nejde o nalezení negativ, proč žádost neuspěla, ale o nalezení pozitiv, proč by žádost měla být vážně posuzována. Žádost by měla obsahovat aktivitu, kterou by instituce mohla chtít podpořit, organizaci, které může nadace důvěřovat, že projekt uskuteční a prokazatelnou potřebu dotačních prostředků a realistický způsob, jak budou využity. 3. Monitorování před schválením projektu Může se stát, že získané informace k rozhodnutí přidělení grantu nestačí, v tom případě se můžeme s potenciálním příjemcem grantu setkat osobně a nebo získat informace od někoho jiného.

16 14 1. Grantové žádosti a projekty Návštěvy u žadatele Stojí hodně času, energie a peněz, ale mají své nesporné výhody jak pro žadatele, tak pro dárce. Některé instituce, zejména pak nadace, návštěvu vyžadují od určité výše příspěvku. Všeobecně je osobní kontakt typický pro tzv. spolutvůrce. Návštěvy u dárce Dárce by neměl odmítat návštěvu příjemce, pokud o ni projeví zájem. Některé instituce tuto možnost přímo nabízejí formou konzultačních dnů nebo hodin. Další názory Pokud si dárce není jist, že je schopen projekt kvalifikovaně posoudit sám, měl by vyhledat další názor na daný projekt. To se děje dvojí cestou: a) Formální dárce může oslovit žadatele, aby sám navrhla vhodné osoby, které mohou komentovat jeho schopnost projekt realizovat, nebo může požádat o radu specialistu, pokud se jedná o jemu neznámou oblast či aktivitu b) Neformální pokud instituce pracuje v určité oblasti déle, má kontakty s klíčovými lidmi, kterých se lze neformálně zeptat na názor či doporučení. Stejně tak se lze zeptat jiných institucí, které daná organizace již žádala o finance. 4. Rozhodnutí Za rozhodnutí je zodpovědný pověřený orgán, který však může vytvořit podvýbor nebo hodnotící komisi či pověřit jednoho svého člena, aby jednotlivé žádosti prostudoval a vytvořil doporučení. Definitivní rozhodnutí je provedeno a schváleno na schůzi pověřeného orgánu. Často se tento pověřený orgán pro rozhodnutí o přidělení dotace nesetká s celým grantem, ale pouze s prezentací projektu, což je jakási esej v písemné nebo ústní podobě přednesena projektovým pracovníkem. Instituce může vydat několik typů rozhodnutí: Projekt neschválen Projekt schválen Projekt schválen podmínečně (pověřený orgán projekt schvaluje s podmínkou, kterou musí předkladatel splnit) Projekt odložen (pověřený orgán potřebuje k rozhodnutí více informací) Projekt vrácen k přepracování Rozdělování grantu Před jakýmkoliv převodem peněz by měla být sepsána smlouva, kde musí být jasně uvedeny smluvní strany, výše grantu a zda bude převeden jednorázově a nebo ve splátkách. Dále zde musí být konkrétně vymezeny povinnosti příjemce grantu jak má zacházet s přidělenou dotací, zda má vypracovávat průběžné zprávy (kolik a do jakého termínu), zda je povinen předložit výstupy svého projektu ke kontrole apod. Všeobecně platí: čím více konkrétních údajů, tím lépe.

17 1. Grantové žádosti a projekty 15 Žadatel si také musí být vědom své povinnosti informovat danou instituci o všech změnách předtím, než je realizuje, ale také možnosti spojit se s dárcem v případě obtíží, aby se společně našlo nejvhodnější řešení. Dopad grantu Abychom mohli dopad grantu hodnotit potřebujeme získat informace tzv.monitorováním, což je sběr informací během realizace projektu. Prvním krokem při monitorování je vytvořit si tzv. monitorovací plán, což ovlivní metodu, kterou zvolíme. Metody monitorování: Rozhovor nebo dotazník U obou můžeme použít dva typy otázek - otevřené a zavřené. např. Podařilo se Vám realizovat cíl Vašeho projektu? či Do jaké míry se Vám podařilo realizovat cíl Vašeho projektu? Pozorování Jde o návštěvu organizace nebo akce, kterou pořádá. Může být zjevné nebo utajené. Návštěvy jsou náročné na čas a drahé především pro nadace s celonárodní působností. Studium dokumentů Výroční zprávy, studijní plány, propagační materiály, publikace, knihy apod. 5. Evaluace Hodnocení, analýza informací získaných monitorováním. Účelem je posoudit a pokud možno pochopit úspěch nebo neúspěch. Je možné, že někdy důkladná evaluace bude vyžadovat externího hodnotitele, odborníka v dané oblasti.

18 16 1. Grantové žádosti a projekty Příklad Grantová politika grafické zobrazení celého cyklu Monitorování a evaluace Rozšíření informace Smlouva Zpracování žádosti Rozhodnutí Shrnutí kapitoly Jak již bylo řečeno v úvodu, psaní projektů patří v České republice k základní nejběžnější a fundraisingové metodě. Dotace či nadační příspěvek se získávají na základě žádosti o grant, přičemž podkladem k žádosti je projekt. Avšak všechny získané prostředky jsou účelově vázané, což znamená, že je můžeme použít pouze na předem domluvené aktivity a činnosti a zaplatit z nich pouze uznatelné výdaje. Nadační příspěvek udělují nadace, nadační fondy, grantové agentury, což jsou instituce soukromé. Zatímco dotace poskytují ministerstva, obce a kraje, jakožto instituce veřejné. Grantová přihláška plní pět základních funkcí: o Představuje program naše myšlenky a námi navrhovaná řešení. o Seznamuje s plánem je to podrobný plán naší činnosti vedoucí k dosažení cílů. o Je žádostí nikoliv úpěnlivou prosbou o pomoc. o Je nástrojem přesvědčování. o Je slibem a závazkem. Proces přidělování dotací a nadačních příspěvků vypadá následovně: Rozšíření informace Zpracování žádosti Rozhodnutí Smlouva Monitorování a evaluace

19 1. Grantové žádosti a projekty 17 Otázky: 1. Na základě čeho je možné získat dotaci nebo nadační příspěvek co musíte vytvořit? 2. Z jakých možných zdrojů mohou čerpání finance české neziskové organizace? 3. Jaké položky zpravidla obsahuje grantová přihláška 4. Na jaká pravidla by jste měli myslet při sestavování rozpočtu? 5. Jaký je postup zpracování grantové žádosti? Rozšiřující a doplňující literatura: KIZÁKOVÁ H.: Terminologie neziskového sektoru, Praha: ICN, 1997 KOSTOLANYI I.: Jak napsat žádost o grant, Baltimore: Johns Hopkins Univerzity IPS, 1997 Kol autorů: Grant Propsal Guide, Arlington: National Science Foundation, 1995 Kol. autorů: Jak se stát dobrým manažerem v NNO, Praha: Athinganoi, ČCF, Tereza, 2003 VAJDOVÁ T.: Zpráva o neziskovém sektoru v České republice, Praha: NROS, 2004

20 18

21 2. Projektový cyklus P R O J E K T O V Ý C Y K L U S V této kapitole se dozvíte: co je to projektový cyklus z jakých částí se skládá co je to projektový záměr jaké analýzy je nutné vypracovat v rámci tvorby projektu jak nejlépe zhodnotit rizika projektu Budete schopni: popsat celý projektový cyklus vytvořit projektový záměr vytvořit analýzy příjemců, rizik, problémů, atd. používat metody brainstormingu a brainwritingu Klíčová slova této kapitoly: projektový cyklus, identifikace problému, plánování projektu, implementace projektu, zhodnocení projektu, analýza zainteresovaných skupin, analýzy problémů, strom problémů, analýza rizik, logický rámec, brainstorming, brainwriting Čas potřebný k prostudování učiva kapitoly: Včetně řešení úloh byste vše měli zvládnout zhruba za 3 hodiny. Průvodce studiem. V první kapitole jste se dozvěděli co je to projekt, jak by mohla vypadat grantová přihláška a čím vším si vaše přihláška projde po té, když ji odevzdáte instituci, která vyhlásila program na který reagujete. Nyní nastal čas podívat se blíže na to, jak vypadá samotný projektový cyklus Fáze projektového řízení Projekt je dán počátkem a koncem. Projektový cyklus představuje sled jednotlivých fází od zahájení do ukončení projektu. Měly by v sobě zahrnovat všechny fáze projektu od zrodu projektového záměru až po zhodnocení dopadů projektu a zpracování zkušeností z jeho realizace a vyhodnocení do budoucna. K tradičním projektovým postupům patří ten projektový cyklus, který dělíme na 5 fází. Na počátku stojí identifikace problému a hlavní myšlenky projektu, přičemž nosná myšlenka projektu je přímo svázána s ústředním problémem. Tato myšlenka by měla být motivem pro řešení problému. Z myšlenky projektu se také specifikují hlavní a vedlejší cíle, které realizátor projektu naplňuje. Projekt přináší především změnu, jejíž míra je vyhodnocena v závěrečné fázi projektového cyklu.