Uživatelský manuál služby edrivesoft společnosti Audit Alliance spol. s r.o. - Vložení nového dokumentu

Transkript

1 Pro vložení nového do edrivesoft vyberte organizaci, ke které se dokument váže. Pracujete-li v organizaci také se středisky, vyberte jej. Vyberte dále příslušný typ dokladu, který chcete vložit. S možností Upravit pracujte výjimečně jen tehdy, pokud chcete nastavit schvalovací linii k jinak, než je v SW zadáno (využití lze najít například v době dovolených, či onemocnění konkrétního uživatele, kterého je nutné ve schvalovací linii nahradit). Pokud potřebujete napsat ke vkládanému dokladu pro další uživatele nějaký komentář, využijte kroku 5. Nyní již můžete kliknout na volbu Procházet, abyste mohli požadovaný dokument vložit (výhradně ve formátu PDF). Vyberte v novém dialogovém okně příslušný dokument v adresáři, potvrďte volbou Vložit či Otevřít

2 a klikněte na Uložit dokument. Následně potvrďte kliknutím na OK v potvrzovacím dialogovém okně čímž je nový dokument vložen do edrivesoft a je automaticky spuštěn předem nadefinovaný schvalovací proces. (DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ: Všechny digitalizované doklady umístěné v edrivesoft jsou při vkládání do systému automaticky označeny elektronickou značkou společnosti, založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu dle zvláštních právních předpisů, pokud tato volba byla zadána v úvodním nastavení u organizace, a mají proto, v souladu s příslušnými zákony České republiky, shodnou právní sílu v porovnání s původní listinnou formou účetního záznamu či daňového dokladu. Z uvedeného důvodu je možné provádět veškeré schvalovací procesy a například kontrolu dokladů daňovými poradci či auditory přímo prostřednictvím edrivesoft, bez potřeby jakékoli manipulace s listinami organizace.)

3 (volitelná funkce) V případě, že si uživatel, vkládající nový dokument do drivesoft není jistý k jakému typu dokladu vkládaný dokument vložit, má možnost využít předem nadefinovaného procesu, který mu pomůže. Vyberte v takovém případě typ nezařazený dok. ke konzultaci a dokument vložte výše popsaným způsobem. (I v tomto případě, viz náhledy dole, očekávejte kontrolní a potvrzovací dialogová okna) Jakmile bude takový dokument vložen do SW, obdrží jej ke konzultaci předem určení uživatelé. Tito se Vám k vyjádří a sdělí jeho správné zařazení. Vy budete o této provedené konzultaci automaticky informováni a SW Vám následně umožní vkládaný dokument správně zařadit a spustit tím jeho schvalovací linii.

4 Dokumenty, u nichž je vyžadována Vaše konzultace, naleznete zde (jste-li přihlášení do edrivesoft) Stejně tak je možné si dokument určený ke konzultaci otevřít kliknutím na odkaz v ové zprávě, neboť také tímto způsobem jste o každém takovém dokladu informováni. Stačí kliknout, přihlásit se k edrivesoft a objeví se Vám rovnou konkrétní dokument ke konzultaci.

5 Uživatelé, kteří jsou předem v takovém případě definováni, mají možnost napsat svou konzultaci zde a následně kliknutím na Odeslat automaticky zaslat uživateli, který je o konzultaci požádal.

6 Po kliknutí na OK v potvrzovacím dialogovém okně je Váš komentář, tedy obsah vyžádané konzultace, odeslán. a informace o provedené konzultaci je automaticky doručena uživateli, který o konzultaci požádal. Kliknutím na aktivní odkaz v ové zprávě, nebo

7 kliknutím na Otevřít v části SW ke konzultaci se vkládajícímu uživateli a žadateli o konzultaci objeví seznam dokumentů, které již byly konzultovány. Kliknutím na aktivní odkaz názvu zkonzultovaného jej otevřete pro další práci.

8 Zde se Vám následně zobrazí obsah konzultace každého oprávněného uživatele podle kterých pak již můžete vybrat například příslušné středisko a správný typ vkládaného dokladu. Pak již stačí kliknout na volbu Odeslat a edrivesoft se sám postará o správné zařazení, očíslování podle pořadového čísla dokladu v řadě a spustí automaticky příslušný schvalovací proces.