White paper #1: Využití moderní techniky pro řízení firem

Transkript

1 White paper #1: Využití moderní techniky pro řízení firem Ve vaší společnosti probíhá nespočet aktivit. Některé pravidelně. Některé jen občas. Některé aktivity jsou pro vás klíčové. Jiné jsou jen podpůrné. Ale možná právě tyto vás stojí hodně energie. Některé řeší jen jeden člověk a jeden informační systém. Většinou se ale dotýkají mnoha lidí a více systémů. A to nejen interně, ale i při spolupráci s vašimi obchodními partnery. Sledovat a řídit je odděleně vás stojí hodně úsilí. Úspěšní manažeři vědí, že aktivity spolu souvisí a mají svoji logickou strukturu tvoří procesy. Proces má svůj cíl. Má svého vlastníka. Má svá pravidla. Má přiřazeny zdroje. Dobře definovat, kontrolovat a řídit procesy je jako dirigovat orchestr. Možná už o procesním řízení dlouho přemýšlíte, jen vám v zavedení bránily různé překážky. Například dostupnost vhodného systému. Nyní je zde team assistant. Informujte se, co vám přináší a jak je snadné s ním nastartovat procesní řízení společnosti. Už nikdy se nevrátíte zpět. Pět nejčastěji uváděných výsledků zavedení procesního řízení: Redukce nákladů Zvýšení kvality služeb a redukce chyb Zvýšení spokojenosti zákazníka Zvýšení produktivity práce Zvýšení obchodního výkonu Co je team assistant? Team assistant je nástroj na okamžité zlepšení řízení vaší společnosti. Pomůže vám procesy popsat, efektivně je řídit a jednoduše vyhodnocovat, abyste je mohli dále optimalizovat. Všechny výhody procesního řízení jsou nyní dostupné i vám. Začněte s oblastí, která pro vás má největší přínos. Další oblasti můžete postupně přidávat. Bezpečnost Pro přístup k vašim datům jsou používány stejné technologie, které jsou využívány pro internetové bankovnictví. Vaše komunikace se serverem probíhá šifrovaným spojením. To je zabezpečeno před odposloucháváním, podvržením dat a umožňuje též ověřit identitu protistrany. Server s aplikací team assistant a vašimi daty je umístěn na dedikovaném serveru (nesdílíte ho s jinými zákazníky). Ten se nachází ve specializované serverové místnosti s vysokokapacitním připojením k internetu pro dosažení vysoké dostupnosti. Fyzický přístup k serveru je díky přísným bezpečnostním opatřením umožněn jen oprávněným osobám. Všechny zálohy dat jsou šifrované a uložené na nezávislém diskovém poli pro minimalizaci rizika plynoucího z jejich ztráty. Pro většinu zákazníků znamená využití tohoto přístupu dramatické zvýšení úrovně bezpečnosti! Zajímavé technické a funkční vlastnosti Pro manažery (navíc, oproti koncovým uživatelům): Vidí úkoly všech svých podřízených Může převzít a řešit úkoly svých podřízených Může předat úkoly svých podřízených jinému řešiteli, který splňuje požadavky kladené na řešitele Pro administrátory: Definice systému rolí a skupin rolí Definice a správa organizační struktury Správa uživatelů, jejich rolí a zařazení do organizační jednotky Řízení viditelnosti šablon procesů a případů Plánování automatického spouštění úkolů s možností komfortní specifikace parametrů opakování

2 Pro koncové uživatele: Každý uživatel má přiřazeno jedno uživatelské jméno a musí se při přihlášení do systému autorizovat Editace svých kontaktních údajů, nastavování přístupového hesla a nahrání fotografie Přehledný dashboard se souhrnem úkolů, úkolů po termínu, úkolů s konkrétním termínem a seznamem automaticky vyhodnocovaných upozornění. Jsou vyhodnocovány tyto stavy: mé nevyřízené úkoly, mé úkoly po termínu, nepřiřazení řešitelé, nezadané termíny, úkoly k odběru, nedokončené případy, mé případy s problémem, mé případy po termínu. Různé přehledy úkolů (všechny mé úkoly, dnešní plán, zítřejší plán, týdenní plán, zmeškané úkoly, úkoly k přiřazení řešitele nebo termínu, úkoly, které lze převzít k řešení, úkoly dokončené tento týden nebo minulý měsíc, případně úkoly archivované) Každý uživatel může iniciovat nový případ bez šablony, nebo podle šablony procesu, pokud k ní má právo. Případu může nastavit jméno, prioritu a termín dokončení. Pokud je uživatel určen za řešitele úkolu: o Může úkol vyřešit o Může si rozpracovaný úkol pouze uložit a vyřešit později o Může dostat upozornění em (pokud si tuto možnost povolil) o Může předat úkol jinému řešiteli, který odpovídá požadavkům kladeným na řešitele o Vidí ostatní úkoly a informace vázané k celému případu o Může vkládat přílohy o Vidí poznámky ostatních řešitelů a může vkládat své poznámky o Má k dispozici grafický náhled na stav procesu o Může tisknout protokol celého procesu o Může tisknout informační sestavu úkolu Různé přehledy případů bez rozlišení šablony (všechny mé případy, případy s problémem, uspané případy nebo dokončené případy) Statistické informace o Dashboard s vývojem počtu úkolů a případů (všech nebo po termínu) za posledních 12 měsíců a strukturou úkolů a případů v definovaném měsíci. o Možnost zaměření jen na konkrétního uživatele, roli, organizační jednotku nebo šablonu procesu či na libovolnou kombinaci těchto kritérií. o Možnost definice vlastní sestavy výběr ze seznamu ukazatelů (počet všech úkolů, počet nových úkolů, počet vyřešených úkolů, počet vyřešených úkolů po termínu, počet nevyřešených úkolů, počet nevyřešených úkolů po termínu, průměrná délka úkolu, počet všech případů, počet nových případů, počet dokončených případů, počet dokončených případů po termínu, počet nedokončených případů, počet nedokončených případů po termínu, průměrná délka případu) a seznamu dimenzí (měsíc, rok, uživatel, role, organizační jednotka, šablona, priorita) Definice uživatelských přehledů případů. Po výběru šablony procesu lze definovat přehled i pomocí proměnných šablony. Přehled je možné sdílet i s ostatními uživateli. Klíčová vlastnost č. 1: Jednoduchost Celá aplikace má jednoduché ovládání internetové stránky kombinované s přehledností uživatelsky přívětivé aplikace: Promyšlené grafické rozhraní Nepotřebujete dvojkliky myší Žádné skryté volby aktivované pravým tlačítkem myši Instantní nápověda Uspořádání informací do logických celků využívání principu záložek Žádné technické IT termíny

3 Pro vlastníky procesů: Definice šablon procesů o Definice informačních položek proměnných (k dispozici jsou různé typy texty, čísla, data, statické i dynamické seznamy, unikátní identifikátory) o Definice úkolů procesu Různé typy úkolů (pro lidské řešitele, automatické úkoly, spouštění podprocesů, ové notifikace, generování událostí nebo čekání na událost) Různé možnosti určení supervizora úkolu osoby s mimořádnými právy ve vztahu k úkolu Pro omezení potenciální množiny řešitelů úkolu lze využít tři pravidla nebo jejich libovolnou kombinaci (omezení podle role, omezení podle příslušnosti do organizační jednotky, omezení podle organizačního vztahu k supervizorovi úkolu) Několik scénářů výběru řešitele úkolu (různé varianty manuálního nebo automatického výběru, svázání s jiným úkolem, ponechání možnosti převzít si úkol pro všechny potencionální řešitele nebo vygenerování stejného úkolu všem řešitelům) Nastavení a hlídání časových omezení úkolu (termíny definované pevně nebo délkou lhůty, čas možného spuštění úkolu) Nastavení vztahu k předcházejícím úkolům (úkol čeká na všechny předchůdce, jen na jednoho předchůdce, nebo na jiný stanovaný počet; některé předchůdce lze označit jako povinné) Nastavení přístupu řešitele úkolu k proměnným procesu (proměnnou nevidí, vidí bez možnosti editace, má možnost ji editovat, má povinnost ji zadat) V případě, že úkol volá podproces, lze nastavit, jaké proměnné nebo konstanty budou předány do proměnných podprocesu a jaké proměnné budou předány zpět po ukončení podprocesu. V případě, že úkol generuje ovou notifikaci, lze ji různě definovat včetně adresáta nebo adresátů notifikace. Před zahájením a po vyřešení úkolu mohou proběhnout výpočty, uživatelské kalkulace nebo nastavení proměnných na výchozí hodnoty. K dispozici je uživatelsky přívětivý editor výpočetních pravidel. Pro řešitele úkolu lze definovat písemné instrukce. Pro popis je využíván jednoduchý editor s obvyklými možnostmi stylování a formátování textu. o Definice spojení mezi procesy. Spojení je realizováno orientovanou vazbou. Lze definovat podmínku, případně kombinaci podmínek, kdy se spojení v reálném případu uplatní. o Grafický návrh celého procesu. Všechny důležité informace jsou na první pohled graficky ilustrovány. Ostatní informace jsou k dispozici ve formě interaktivních poznámek. Generování HTML dokumentace šablony procesu Správa životního cyklu šablony procesu Organizace šablon do složek (analogie adresářové struktury) Klíčová vlastnost č. 2: Flexibilita Team assistant se přizpůsobuje vám, ne vy jemu. Nehraje roli, zda podnikáte ve stavebnictví nebo dovážíte pomeranče. Jestli máte pět zaměstnanců či 250. Díky službě team assistant máte šablony procesů nadefinované přesně podle svých potřeb. Některé obchodní záležitosti vyžadují hodně lidských vstupů. Účastníci se mohou nacházet ve více organizačních jednotkách i v různých firmách. Další procesy jsou zaměřené spíše na fungování systémů, jiné na práci s dokumenty. A další jsou orientované spíše na projekty.

4 Kde všude mi team assistant pomůže? Základní oblasti využití jsou různé. S aplikací team assistant můžete řešit různé typy procesů: Procesy s rozhodujícím podílem lidských aktivit Procesy kladoucí důraz na zpracování a řízení dokumentů Řízení a integrace systémů Procesy s intenzivním rozhodováním podle business pravidel Správa případů (typicky jako součást CRM) Projektově orientované procesy Procesy orientované na zpracování událostí z jiných SW aplikací Příklady použití ITIL Chcete zlepšit výkonnost vašeho IT oddělení a spokojenost vašich uživatelů s kvalitou poskytovaných IT služeb? Pak přemýšlejte o využití osvědčených procesů z knihovny ITIL, mezinárodně uznávaného standardu pro řízení IT služeb. Normy a certifikace Chcete obchodním partnerům dokázat kvalitu svých služeb prostřednictvím implementace mezinárodní normy a doložit to certifikátem uznávané autority? Pak už víte, že se neobejdete bez procesního řízení. Team assistant vám situaci usnadní. Spolupráce B2B Žádná společnost není schopna dodávat výrobky nebo služby bez kooperace se svými obchodními partnery. Všimli jste si, jak efektivita vašich aktivit závisí na dobré spolupráci? Je jedno, zda jste v roli dodavatele nebo odběratele. Řešte společné procesy společně! Optimalizace investice do software Rozhodli jste se implementovat ve své společnosti pro klíčové aktivity standardní softwarový balík? Pro jeho efektivní fungování je potřeba správné zasazení do individuálního prostředí organizace. Team assistant vám pomůže začlenit tento software do vašich procesů a maximalizovat tak efekt vaší investice. HR procesy Patříte ke společnostem, které si uvědomují důležitost práce s lidskými zdroji? Snažíte se v této oblasti o stálé zlepšování? Team assistant vám nabídne přesně tu podporu, kterou potřebuje k naplnění vaší strategie! Nezáleží na tom, zda jste velká korporace nebo firma s několika zaměstnanci. Interní podpůrné procesy Víte, kolik energie věnujete řízení svých klíčových procesů a kolik podpůrným aktivitám? U klíčových procesů vám pomáhají vaše informační systémy. A u těch podpůrných? Neztrácejte čas s detaily a vyřešte své podpůrné aktivity pomocí aplikace team assistant. Věnujte se tomu, co je opravdu důležité. Spolupráce B2C Zákazník chce být rovnocenným partnerem. To znamená minimalizovat informační nerovnováhu ve vašem vtahu a umožnit mu převzít část zodpovědnosti. Nechte zákazníka podílet se na procesu, který má za cíl dodání služby nebo zboží. Zvyšte jeho spokojenost a loajalitu. Virtuální asistentka Každý manažer musí svou pozornost věnovat mnoha různým věcem. Dobrá asistentka vám to může usnadnit. Hlídá termíny. Udržuje vám přehled. Upozorňuje na potencionální problémy. Nesplete se. Nezapomíná. Team assistant vám pomůže zorganizovat práci v týmu. Klíčová vlastnost č. 3: Přehlednost S aplikací team assistant sledujte stav všech procesů na jednom místě. Přístup do aplikace přitom máte z jakéhokoli počítače či telefonu připojeného k internetu. Je jen na vás, v jaké struktuře si necháte sestavit přehledy. Díky jasnému vymezení organizační struktury, systému rolí a mechanismu přidělování úkolů, získáte spolehlivý manažerský nadhled a jistotu, že každému úkolu se bude ve správnou chvíli věnovat správný řešitel.

5 Dosažení cíle ve virtuální komunitě Geografická vzdálenost není v současném světě překážkou pro spolupráci. Řídíte virtuální tým? Pro efektivní dosažení cíle platí stále stejné zásady. Zkombinujte neomezené možnosti svého týmu s ověřenými metodami organizace spolupráce a využijte procesní řízení. Organizační směrnice Většina společností má někde složku s výtisky směrnic. A většina společností má také problém s jejich uvedením do života. Team assistant uživatelům usnadní jejich použití, ohlídá lhůty, nabídne správné kroky. Vy máte kontrolu a potvrzení, že se směrnice dodržují. A nefunkční nebo nelogické směrnice už nemají šanci! Řízení projektů Uplatňujete projektový přístup k dosažení vybraných cílů? Možná nepotřebujete specializovaný nástroj na řízení projektů a vystačíte si s některým jednodušším open source nástrojem. Team assistant vám pomůže organicky začlenit řízení projektů do firemních procesů. Povinnosti a lhůty Je vaše práce omezována zákonnými nebo smluvními lhůtami? Máte předepsány konkrétní povinnosti? Pak by jejich nedodržení znamenalo vážný problém. Team assistant vám pomůže mít povinnosti pod kontrolou! Schvalování Procesů, které mají charakter žádosti, je v každé společnosti poměrně hodně. Často bývají řešeny jako první - přináší rychlý a dobře viditelný výsledek pro velké množství pracovníků společnosti. Plánování Tvorba plánů nebo předpovědí je zpravidla komplikovaná činnost. Má řadu kroků. Některé se mohou opakovat. Často se na přípravě podílí více pracovníků. Můžete začít využívat specializovaný software. Nebo popište svůj plánovací proces a řiďte ho s pomocí aplikace team assistant. Integrace aplikací Řada firemních procesů má svůj informační dopad na více informačních systémů. V závislosti na typech integračních vazeb, objemu a frekvenci požadavků na přenášená data mezi těmito systémy jsou voleny různé integrační techniky. Klíčová vlastnost č. 4: Efektivita Team assistant nevyžaduje žádné investiční náklady, které jsou obvykle spojeny se zaváděním nového softwaru. Vystačíte si se svými počítači a připojením k internetu. Provozní náklady dále závisí pouze na intenzitě využívání. Nemusíte se starat o aktualizace ani servery. Využívání aplikace team assistant má rychlý dopad na kvalitu řízených procesů. A poskytne vám dostatek podkladů k jejich vylepšování. Jak začít? Co opravdu nepotřebujete: Kupovat licence k softwaru Shánět počítačové servery Instalovat a konfigurovat Starat se o datové zálohy Zaměstnávat administrátory a jiné IT specialisty Plánovat implementační projekt Instalovat nový software na počítače uživatelů Posílat uživatele na speciální školení E info@perspia.com T Perspia a. s. Václavské náměstí 832/ Praha 1 Nové Město Kroky, které vedou k cíli: 1. Kontaktujte nás nebo některého našeho partnera. 2. Obratem vám zprovozníme aplikaci team assistant a pošleme přihlašovací údaje. 3. Popište procesy, které chcete optimalizovat. Použijte knihovnu šablon procesů, kterou budete mít zdarma k dispozici. Využijte know-how nás nebo našich procesů. 4. Využívejte výhody procesního řízení.