Nápověda k programu PDF Portfolio PROFI

Transkript

1 Nápověda k programu PDF Portfolio PROFI Program vznikl z jednoduchého důvodu: každý projekt nebo jiná dokumentace obsahuje dnes už ne několik, ale celou řadu souborů, ve kterých je časem docela problém se vyznat, nebo udržet přehled aktuálnosti, verzí, změn atd. Pokud se něco změní, poskládat vše znovu do jednoho celku vezme dost sil. Program umožňuje vytvořit přehled souborů, filtrovat v něm, označit co a v jakém pořadí jde do finálního výstupu - PDF. Program umí také ke každému souboru nebo složce přidat informace o obsahu, vzniku, změnách a autenticitě. Jedná se o doplněk IOS (Informace o souboru) a IOF (Informace o složce (Folder)). Celý přehled nad soubory je zapsán v souboru _START_PDF_portfolio.ppp. Tento vládne nad složkou a jejími podsložkami. V nějaké podsložce může vládnout další _START_PDF_portfolio.ppp, ale nemohou být spuštěny oba najednou. Tento soubor může mít spuštěno několik lidí a databáze se postará, aby se jeden záznam nepřepisoval dvěma lidmi najednou. Složku s dokumentací lze přesouvat nebo přejmenovávat, otevírat ji střídavě z disku v práci, doma, z USB disku apod. Nový projekt (soubor _START_PDF_portfolio.ppp) se založí z nabídky START Programy Klimša PDF Portfolio profi Nové PDF portfolio. Budete vyzváni k výběru nebo vytvoření složky. Program s vytvořenou čistou databází se ihned otevře. Příště jej znovu otevřete klasicky, poklepáním na něj - na soubor _START_PDF_portfolio.ppp.

2 1/ Karta (záložka) Projekt V okně jde vidět obsah složky. Se soubory se pracuje stejně jako v okně průzkumníka. Soubory lze otevírat, kopírovat, vkládat, přetahovat myší cokoliv. Také lze vytvořit další podsložky (Podklady, Tiskové_výstupy, Poptávky apod.). Vždy se sama vytvoří složka zaloha. Pokud se proklikáte ze složky do některé z podsložek, tlačítko vás vrátí zpět. Tlačítko otevře průzkumníka a můžete tak snadno pracovat se soubory. Tlačítko nápovědu přímo v něm. otevře prográmek PDF Portfolio, které umí spojovat různé soubory do jednoho PDF viz Tlačítko otevře doplněk IOS. K IOS viz nápovědu dále. Tlačítko otevře doplněk IOF. K IOF viz nápovědu dále. Tlačítko složce. otevře doplněk IOF a ihned vytvoří souborek informace.iof, který nese informace o dané 2/ Karta (záložka) Akce Pokud se vytváří obsáhlá dokumentace a ještě navíc více lidmi, často dochází k tomu, že na každém výkrese nebo dokumentu je v názvu akce něco jiného. Tato okna mohou sloužit k tomu, aby se řeklo, jak to bude a podle toho se jelo. Modré tlačítko vloží obsah pole do schránky Windows (stejně jako Ctrl+C). Zelené k již vloženému přidá. V poli Schránka lze obsah upravit a černé tlačítko opět hodí obsah do schránky Windows.

3 3/ Karta (záložka) Soubory Jednotlivé soubory si lze zapsat do přehledu a dát k nim popis nebo stručný výcuc. vytvoří nový záznam a nabídne vložení odkazu (linku) na soubor ze složky projektu nabídne vložení odkazu (linku) na soubor ze složky projektu do stávajícího záznamu otevře soubor odstraní záznam k souboru přejmenuje soubor vytvoří záložní kopii do složky zaloha Okno lze rozdělit na část s tabulkou a s formulářem. Na kterém řádku v horní tabulce jste, ten uvidíte dole na formuláři. Poměr mezi tabulkou a formulářem se dá upravit tažením myši za oddělovač mezi nimi. Jako i jinde, také v této tabulce lze filtrovat klepnutím na Filtr se zruší klepnutím na Filtrováno záznamů., dole vedle voliče Záznamy se přidávají klepnutím na šipku s hvězdičkou. Záznamy se mažou tak, že je označíte klepnutím na jejich šedý levý okraj a stisknete klávesu DELETE. Z hromady souborů lze pomocí nechat zobrazit jen zájmové soubory. Bude se vybírat podle klíčových slov v poli Filtr. Dávám tam např.: 2013, revize, Hotel ODRA, Ostrava, Nováková.

4 Soubory lze snadno podle pole Pořadí. Toto pole je tam jen k tomu, aby se soubory seřadily do logické řady, a v tomto pořadí jdou také ke spojení do výsledného PDF. Pokud chcete vložit soubor mezi 4 a 5, pak dáte do pořadí 4,5 (nebo 4,1 nebo 4,8 nebo jinak) a klepnete na. Pole Do PDF slouží k označení souborů, které budou spojeny do výsledného PDF. Pole jako příloha označuje soubory, které budou k výslednému PDF připojeny jako příloha, stejně jako je příloha k e- mailu. V Adobe Readeru pak stačí klepnout na a zobrazí se jejich seznam. Do PDF půjdou všechny zobrazené záznamy označené jako Do PDF a jako příloha a to podle pořadí. Začínám vždy tím, že si napíšu seznam souborů (zápis do pole POPIS), které musím k dané akci vyrobit. Pak určím jejich pořadí, které průběžně měním, doplňuji a vyrábím tak dlouho až je vše v zeleném. Soubory lze přímo přidávat ze Šablon (poslední karta (záložka). Toť vše jak jednoduché jasné. Pokud se naučíte s programem pracovat, výrazně ulevíte hlavě při neustálém bádání co je, není, v jaké to je fázi prostě hlavu zaměříte na výrobu

5 Nápověda programu IOS Zkratka IOS znamená Informace O Souborech. Program je určen pro ty, kteří se vyznají ve svých souborech, mají svůj systém ukládání souboru na PC, chtějí mít svá data organizována, ale nechtějí mít databázi svých aktivit v samostatném souboru spravovaném speciálním programem. Chtějí dále volně a bez omezení pracovat se svými soubory, jakkoliv je přesouvat, kopírovat apod. Program není určen pro lidi, pro které je problém určit, kde uložili svou práci, ukládají své výtvory na jednu hromadu někde do Dokumentů, nebo nedej bože na plochu. IOS je založen na tom, že k jakémukoliv souboru vytvoří malý textový souborek stejného jména navíc s příponou IOS, který nese informaci o jeho obsahu, vzniku, poslední změně a navíc obsahuje pole s termínem pro připomenutí, pole s výrazy podle kterých se dá dohledat a pole s poznámkami. Díky tomu dokončíte vše, co rozděláte a ve správnou chvíli soubory znova vyplavou na povrch. Mám rozepsanou revizní zprávu, vytvořím k ní IOS, do kterého napíšu, o co jde, co chybí dodělat atp. a do vyhledávacího pole zadám např revize ZŠ Sladovnická Ostrava nedokončeno. Když si pak nechám prohledat své soubory a budou vypsány všechny IOSy, zadám dohledat všechny nedokončeno a je to. Nebo nechám prohledat všechny své soubory a ve výpisu ihned podle barvy vidím, co se má udělat dnes a co jsem již prošvihnul. IOS je tedy databází bez databáze. S programem se pracuje jako s databází, ale informace se sbírají z jednotlivých IOS souborků existujících vedle souborů samých. Výhodou je, že můžete soubory volně kopírovat z místa na místo, nebo mezi jednotlivými počítači a systém bude načítat a zpřehledňovat práci vždy v zadané oblasti Je jen jediné pravidlo: souborek IOS musíte udržovat vždy vedle souboru samotného. Pokud soubor někam kopírujete, přesunujete, nebo měníte jeho jméno, IOS souborek musí mít stejné jméno a veze se neustále s daným souborem. Program IOS můžete otevřít z nabídky START IOS a IOF IOS, nebo lépe: Chytnete myší jakýkoliv soubor (soubor nebo jeho IOS souborek je to jedno) a hodíte jej na ikonu do IOS, která se vám nainstaluje na plochu. Další možností je na jakýkoliv soubor klepnout pravým tlačítkem myši a zvolit Odeslat do IOS. Pokud už existuje IOS souborek k danému souboru, bude hned načten.

6 Kopírování, přesouvání a mazání souboru i se souborkem IOS je snazší přes tlačítko soubor zároveň s jeho IOS souborkem.. Kopíruje, přesouvá a maže Pokud ještě IOS nebyl vytvořen, nebo pokud změníte obsah některých polí, klepněte na. Tak vznikne aktualizovaný IOS souborek vedle souboru a bude mít stejné jméno. O nutnosti aktualizovat nebo vytvořit IOS souborek vás informuje ikonka Z IOS můžeme vyčíst, kdy soubor vzniknul, kdy byl naposledy změněn, kontroluje se také jeho HASH, neboli otisk prstu. Pokud by někdo se souborem manipuloval, IOS upozorní, že soubor byl změněn.

7 IOS souborek je obyčejný textový soubor, ale jeho obsah je střežen kontrolním součtem, který zaručuje neměnnost jeho obsahu. Další soubor k načtení do IOS můžete vybrat klepnutím na tlačítko, nebo opět hozením souboru na, který je na ploše, nebo hozením souboru na, který je v levé části programu, nebo opět přes pravé tlačítko myši: Odeslat do IOS. Co dalšího lze udělat v programu IOS?

8 otevřít složku souboru v programu IOF. otevřít soubor, nebo jej otevřít v programu, který si k danému typu souboru vyberete. vyberete aplikaci, která má soubory s danou příponou (daný typ souboru) otevírat smaže nastavenou volbu otevře soubor ve zvolené aplikaci a to buď v normálním, nebo maximalizovaném okně odešle soubor do PDF portfolia, což je prográmek na spojování souborů do jednoho PDF. Pošle ho do seznamu ke spojení nebo jako název cílového výsledného PDF. Blíže viz v nápovědě k tomuto prográmku. Pokud je v IOS načten soubor PDF, opatří jej elektronickým podpisem za pomocí Print2PDF od firmy SW602 (bezplatně ke stažení), nebo pomocí programu PDF Signer od firmy DIGNITA. Blíže o el. podpisu na PDF pokud je nějaký soubor objemný a chcete jej předat v elektronické formě a nemáte certifikát (pero) k elektronickému podpisu, stačí k souboru vytisknout Doložku autenticity. vyberete složku, která se má prozkoumat. Budou nalezeny všechny IOS a IOF souborky a zobrazeny v EXCELu. Tam si můžete vyhledávat podle pole HLEDAT, můžete si v zobrazeném záznamu data různě seřazovat, filtrovat. Vše máte nachystáno. Až najdete, co hledáte, tak klepnete na ikonku na panelu rychlého spuštění a IOS nebo IOFsouborek vybraného souboru nebo složky bude načten do IOS nebo IOF programu.

9 Toto je vlastně začátek práce vyberete složku, ta se prozkoumá, vy v EXCELu najdete, co hledáte, zobrazíte to v IOS nebo IOF a dále pracujete. Proto IOS vznikl. Rychlé dohledání souboru.práce, která není dodělaná, ve které se má pokračovat, která se má znovu udělat atp. Jen prosím, nenechte prohledávat celý PC. Trvalo by to dva dny. Pokud máte ve svých souborech pořádek a hledáte revizi, dopis, projekt, tak snad tušíte, kde asi by to mohlo být. Složku lze také nechat prohledat tak, že na ní klepnete pravým tlačítkem myši a zvolíte Odeslat do IOS. program spolupracuje s EXCELovským souborem Úkoly. Je to jednoduché, přehledné, nic mi neuteče. Prvním tlačítkem pošlete odkaz na v IOS načtený soubor do úkolů. Můžete jich poslat, kolik chcete. Druhým tlačítkem úkolovník otevřete. Na panelu rychlého spuštění jsou 3 ikonky: vytvoří v úkolovníku nový list. Můžete jich mít, kolik chcete a roztřídit si tak oblasti. načte nové úkoly poslané z IOSu a IOFu otevře zvolený úkol v IOS nebo IOF Jednoduché otevřu úkoly, podívám se co je akutní, zobrazím to v IOS nebo IOF a pracuju s tím Můžete si v Úkolech přidávat i obyčejné listy a zapisovat si do nich poznám a nápady jako v OneNote. K tomu jsou na panelu rychlého spuštění nachystané nástroje: nabízí to, co k práci potřebuje elektrikář, revizní technik, projektant. Každá nainstalovaná součást (Závadovník, výpočty, formuláře, aplikace pro určování vnějších vlivů, oceňování prací) si žije sama pro sebe, má vlastní nápovědu můžete mít jednu nebo všechny, záleží na tom, co vše jste si koupili. Co na závěr? Program vznikl tak, že jsem si ho udělal především pro sebe. Popravdě řečeno, léta jsem to nosil v hlavě a napsáním programu jsem si chtěl udělat to, po čem mé srdce prahlo. Jak jsem již psal, program je pro ty, co uznávají systém, dobře se starají o svá data na PC, jsou pořádkumilovní, prostě stejně skvělí jako já.

10 Nápověda programu IOF Zkratka IOF znamená Informace O Složkách...Folder. Program je určen pro ty, kteří se vyznají ve svých složkách, mají svůj systém ukládání složek na PC, chtějí mít svá data organizována, ale nechtějí mít databázi svých aktivit v samostatném souboru spravovaném speciálním programem. Chtějí dále volně a bez omezení pracovat se svými složkami, jakkoliv je přesouvat, kopírovat apod. Program není určen pro lidi, pro které je problém určit, kde uložili svou práci, ukládají své výtvory na jednu hromadu někde do Dokumentů, nebo nedej bože na plochu. IOF je založen na tom, že k jakékoliv složce vytvoří malý textový souborek informace.iof, který nese informaci o jejím obsahu, vzniku, poslední změně a navíc obsahuje pole s termínem pro připomenutí, pole s výrazy podle kterých se dá dohledat a pole s poznámkami. Díky tomu dokončíte vše, co rozděláte a ve správnou chvíli složka znova vyplave na povrch. Mám rozepsanou revizní zprávu, vytvořím k ní IOF, do kterého napíšu, o co jde, co chybí dodělat atp. a do vyhledávacího pole zadám např revize ZŠ Sladovnická Ostrava nedokončeno. Když si pak nechám prohledat své složky a budou vypsány všechny IOFy, zadám dohledat všechny nedokončeno a je to. Nebo nechám prohledat všechny své složky a ve výpisu ihned podle barvy vidím, co se má udělat dnes a co jsem již prošvihnul. IOF je tedy databází bez databáze. S programem se pracuje jako s databází, ale informace se sbírají z jednotlivých IOF souborků existujících vedle složek samých. Výhodou je, že můžete složky volně kopírovat z místa na místo, nebo mezi jednotlivými počítači a systém bude načítat a zpřehledňovat práci vždy v zadané oblasti Program IOF můžete otevřít z nabídky START IOS a IOF IOF, nebo lépe: Chytnete myší jakoukoliv složku a hodíte ji na ikonu do IOF, která se vám nainstaluje na plochu. Další možností je na jakoukoliv složku klepnout pravým tlačítkem myši a zvolit Odeslat do IOF.

11 Pokud ještě IOF nebyl vytvořen, nebo pokud změníte obsah některých polí, klepněte na. Tak vznikne v dané složce aktualizovaný IOF souborek (informace.iof). O nutnosti aktualizovat nebo vytvořit IOF souborek vás informuje ikonka Z IOF můžeme vyčíst, kdy složka vznikla, kdy byly naposledy editovány soubory v ní obsažené, kolik souborů obsahuje a jaká je jejich celková velikost. Tyto údaje si lze zapsat do historie a z ní je také číst. Další složku k načtení do IOF můžete vybrat klepnutím na tlačítko, nebo opět hozením souboru na, který je na ploše, nebo hozením souboru na, který je v levé části programu, nebo opět přes pravé tlačítko myši: Odeslat do IOF.

12 Co dalšího lze udělat v programu IOF? otevřít složku a zobrazit její obsah. vyberete složku, která se má prozkoumat. Budou nalezeny všechny IOS a IOF souborky a zobrazeny v EXCELu. Tam si můžete vyhledávat podle pole HLEDAT, můžete si v zobrazeném záznamu data různě seřazovat, filtrovat. Vše máte nachystáno. Až najdete, co hledáte, tak klepnete na ikonku na panelu rychlého spuštění a IOS nebo IOF souborek vybraného souboru nebo složky bude načten do IOS nebo IOF programu. Toto je vlastně začátek práce vyberete složku, ta se prozkoumá, vy v EXCELu najdete, co hledáte, zobrazíte to v IOS nebo IOF a dále pracujete. Proto IOS a IOF vznikl. Rychlé dohledání souboru.práce, která není dodělaná, ve které se má pokračovat, která se má znovu udělat atp. Jen prosím, nenechte prohledávat celý PC. Trvalo by to dva dny. Pokud máte ve svých souborech pořádek a hledáte revizi, dopis, projekt, tak snad tušíte, kde asi by to mohlo být. program spolupracuje s EXCELovským souborem Úkoly. Je to jednoduché, přehledné, nic mi neuteče. Prvním tlačítkem pošlete odkaz na v IOF načtený soubor do úkolů. Můžete jich poslat kolik chcete. druhým tlačítkem úkolovník otevřete. Na panelu rychlého spuštění jsou 3 ikonky: vytvoří v úkolovníku nový list. Můžete jich mít kolik chcete a roztřídit si tak oblasti. načte nové úkoly poslané z IOSu a IOFu otevře zvolený úkol v IOS nebo IOF Jednoduché otevřu úkoly, podívám se co je akutní, zobrazím to v IOS nebo IOF a pracuju s tím Můžete si v Úkolech přidávat i obyčejné listy a zapisovat si do nich poznám a nápady jako v OneNote. K tomu jsou na panelu rychlého spuštění nachystané nástroje:

13 nabízí to, co k práci potřebuje elektrikář, revizní technik, projektant. Každá nainstalovaná součást (Závadovník, výpočty, formuláře, aplikace pro určování vnějších vlivů, oceňování prací) si žije sama pro sebe, má vlastní nápovědu můžete mít jednu nebo všechny, záleží na tom, co vše jste si koupili. Co na závěr? Program vznikl tak, že jsem si ho udělal především pro sebe. Popravdě řečeno, léta jsem to nosil v hlavě a napsáním programu jsem si chtěl udělat to, po čem mé srdce prahlo. Jak jsem již psal, program je pro ty, co uznávají systém, dobře se starají o svá data na PC, jsou pořádkumilovní, prostě stejně skvělí jako já.