Příloha č. 4 Studie proveditelnosti. Obsah. 1 Základní informace o žadateli...3 Nevyplněno...3

Transkript

1 Příloha č. 4 Studie proveditelnosti Obsah 1 Základní informace o žadateli...3 Nevyplněno Výchozí stav...3 Chybí citace Mírova textu Současná situace v oblasti vzniku, správy, ukládání a zpřístupnění ED Vznik, typy a množství ED Správa a ukládání ED Zpřístupnění ED Archivy a elektronické dokumenty Výběr dokumentů a uchování digitálních archiválií Zpracování a zpřístupnění archiválií, archivní pomůcky Evidence archiválií Poptávka po realizaci projektu a cílové skupiny I. veřejnost II. úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru III. Veřejné archivy Výchozí stav na počátku řešení projektu NDA Popis projektu a aktivit Popis projektu Aktivity projektu Cíle a přínosy projektu Cílová skupina - veřejnost Cílová skupina - úřady a další subjekty veřejné správy Cílová skupina - veřejné archivy Etapy projektu Fáze předinvestiční Investiční etapa Provozní etapa Specifikace lidských zdrojů Oblast technologicko provozní Finanční náklady Harmonogram realizace projektu...16 Nakolik podrobně zde, nakolik v příloze Management projektu Organizační struktura projektového týmu v rámci NA Ředitelka NA Koordinační výbor NA Hlavní skupina Podpůrná skupina Role projektového týmu Sponzor projektu Projektový manažer Projektový asistent Stavební technik...18 NDA - studie proveditelnosti, verze: 3/114, strana 1/31

2 5.2.5 Technik HW a SW Archivář - metodik Ekonom (rozpočtář) Programový manažer Manažer kvality Pracovník PR Právník Interní auditor Archivář konzultant Způsob zapojení a odměňování jednotlivých rolí Sledování průběhu projektu a hodnocení Technické a technologické řešení projektu...20 Rozepsat zkratky; seznam ostatních dát do samostatné kapitoly Úvod Stavební část Hlavní úložiště Záložní úložiště Technologická část Metodická část Popis archivu Způsob uložení...23 Ověřit vzdálenost Správa dat Uchovávací metoda Metadata Hardware a software Zpřístupnění předkládání dokumentů Zpracování Autenticita Hodnocení efektivity a udržitelnosti projektu...28 Nutno rozpracovat! Potřeba a zajištění oběžného a investičního majetku...29 Nutno dopracovat! Datové úložiště Datové připojení Automobil Multifunkční zařízení Finanční a ekonomická analýza...30 Sestavit postup! Analýza rizik Zhodnocení projektu na základě výsledků studie...31 NDA - studie proveditelnosti, verze: 3/114, strana 2/31

3 1 Základní informace o žadateli Nevyplněno 2 Výchozí stav Chybí citace Mírova textu Projekt vybudování Národního digitálního archivu (dále NDA) řeší dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání a zpřístupňování elektronických dokumentů (dále ED) vzniklých: a) z činnosti orgánů veřejné správy, b) digitalizací dokumentů v tradiční (papírové) podobě. Součástí řešení bude vybudování úložiště ED, vytvoření informačního systému pro přístup k uloženým ED, vypracování metodického návodu pro správu ED po celý jejich životní cyklus a vytvoření metodické podpory v oblasti digitalizace. 2.1 Současná situace v oblasti vzniku, správy, ukládání a zpřístupnění ED Vznik, typy a množství ED Informační a komunikační technologie (dále ICT), které se stávají běžnou součástí veřejné správy, procházejí velmi rychlým vývojem. V současné době se v ČR přistupuje ke komplexnímu řešení vybudování informačních a komunikačních systémů, sítí a infrastruktur ve veřejné správě. Následkem toho výrazně vzroste produkce ED ve veřejné správě. 1 Vedle ED vznikajících elektronickým úřadováním vznikají ED digitalizací dokumentů v tradiční (papírové) podobě. Trend posledních let ukazuje, že dokumenty trvalé hodnoty vybrané jako archiválie, začínají být v archivech ve větším měřítku digitalizovány. Důvodem digitalizace je usnadnění přístupu popř. dálkový přístup k těmto dokumentům. Archivy tak reagují na potřeby svých klientů badatelů (např. evropský projekt Monasterium, probíhající digitalizace matrik v oblastních archivech, projekt Národního archivu Konskripce, ad.). 2 Podle průzkumu provedeného u centrálních úřadů státní správy, v Národním archivu a v oblastních archivech můžeme konstatovat, že je možné určit objemy dat k uložení do NDA pouze řádově. Následující objemy dat vycházejí z průzkumu ED několika původců, z velikosti uložených dokumentů v Národním archivu, z centrálního přehledu počtu digitálních kopií vytvořených v archivech veřejné správy, ze zkušeností v zahraničí (Rakousko, Švýcarsko) a z technologického projektu. V současné době bylo převzato do Národního archivu cca 1 TB ED z elektronického úřadování, v oblastních archivech se odhadem nachází cca 200 GB dat. Jedná se pouze o zlomek ED, které jsou zatím uloženy u původců (úřadů). Sami původci nejsou dle průzkumu schopni určit objem dat, který uchovávají. Z toho důvodu se v prvních letech fungování NDA musí počítat s rezervou na uložení těchto dokumentů (tj. až dvojnásobek běžného ročního přírůstku). Běžný roční přírůstek ED z elektronického úřadování se předpokládá cca 2 3 TB/rok. 3 Co se týká digitalizovaných dokumentů, v současné době je v Národním archivu uloženo 3,5 TB a ročně produkuje cca 1 TB dat, v oblastních archivech produkují ročně cca 8 TB dat. Předpoklad do dalších let (podmínkou je standardizace postupu digitalizace) je nutnost uložit cca 8 12 TB/rok. Podobně jako u ED vzniklých z elektronického úřadování se předpokládá v prvních 1 Podrobná analýza situace viz KUNT, M., Spisová služba a správa dokumentů ve veřejné správě, 2 Podrobněji viz tamtéž? 3 Podrobnější analýza viz

4 letech fungování s rezervou na digitalizované dokumenty uložené nyní provizorně v jednotlivých archivech. Přírůstky objemu dokumentů v jednotlivých letech Předpokládaný objem v TB Roky Správa a ukládání ED V současné době neexistuje v ČR instituce, která by byla schopna komplexně řešit důvěryhodné uložení a zpřístupnění ED. Tyto dokumenty jsou často uchovávány bez dlouhodobé koncepce. Tendence vytvářet většinu dokumentů pouze za pomoci výpočetní techniky je zřejmá, ovšem stejně tak často jsme konfrontováni s praxí převodu těchto dokumentů do tzv. tradiční (papírové) formy, ke kterému dochází v závěrečné fázi zpracování úřadem. Důvodem tohoto jednání je malá důvěra v ED. Příčinou malé důvěry jsou přitom nejasná pravidla pro střednědobé a dlouhodobé (trvalé) uchovávání digitálních dokumentů a zajištění jejich věrohodnosti (autenticity). Rozvoj systémů správy dokumentů (RMS) vnáší postupně řád do správy digitálních dokumentů a posiluje důvěru v ně, nicméně neřeší situaci z dlouhodobého hlediska. Z dlouhodobého hlediska existuje vážné riziko, že dokument bude ztracen nebo že nebude čitelný. Digitální dokumenty jsou však i po převodu do tradiční (papírové) podoby původci uchovávány. To vede původce dokumentu k nutnosti vynakládat prostředky na dvojí uložení téhož dokumentu. Existují ovšem skupiny dokumentů s výrazným informačním potenciálem, u nichž nelze tento převod realizovat nebo je to možné pouze v omezené míře a s rizikem ztráty informací. Příkladem jsou databáze, které lze teoreticky vytisknout, ale tím bude omezena nebo znemožněna možnost vyhledávání a další funkcionality. V současné době neexistuje národní standard pro elektronickou spisovou službu, stejně tak národní standard definující datové formáty ED. Mezinárodní standardy a normy zatím nejsou veřejnou správou běžně využívány. Elektronické systémy spisové služby určené pro správu dokumentů často podporují široké spektrum datových formátů nevhodných pro dlouhodobou archivaci, vykazují nestejnou míru propracovanosti v oblasti zabezpečení životního cyklu dokumentu nebo v neposlední řadě nabízejí omezené možnosti propojení do okolních systémů Zpřístupnění ED Elektronické dokumenty vzniklé v procesu elektronického úřadování nejsou v současné době archivy přebírány (až na výjimky). Jelikož není vyřešeno jejich zpřístupnění, zpřístupněny nejsou.

5 Digitalizované dokumenty jsou v současné době zpřístupňovány částečně a nesystematicky původci (i archivy) povětšinou na jejich webových stránkách. Běží nebo se rozbíhá celá řada digitalizačních projektů v různých institucích, které jsou na sobě nezávislé. 4 V této oblasti de facto neexistují v ČR obecně závazná pravidla ani obecná metodická doporučení. Nejsou definovány základní technické parametry digitalizace (datové formáty, metadata) Archivy a elektronické dokumenty Výběr dokumentů a uchování digitálních archiválií Základním úkolem archivů jako součásti veřejné správy je uchovat a zpřístupnit informace pro současné a budoucí potřeby společnosti (viz. zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). Zatímco uchovávání a zpřístupňování informací v tradiční (papírové) podobě je uspokojivě vyřešeno, situace v oblasti ED je přesně opačná. Úkolem veřejných archivů je provádět u původců (úřadů) odborný výběr dokumentů trvalé hodnoty. Zatímco tradiční dokumenty archivy vybírají a ukládají ve svých depozitářích, výběr a uchovávání digitálních archiválií prakticky neexistuje. Na straně archivů chybí dostatečné technické vybavení pro bezpečné trvalé uložení elektronických archiválií a jejich zpřístupnění veřejnosti. Zároveň s ohledem na personální, odborné a finanční náklady dlouhodobého ukládání ED není reálné ani žádoucí, aby digitální archiv vznikl při každém veřejném archivu Zpracování a zpřístupnění archiválií, archivní pomůcky Pro zpřístupnění archiválií a jejich skupin (archivních fondů a sbírek) jsou nezbytné tzv. archivní pomůcky popisující obsah zpracovaných archiválií doplněné informacemi o původce a nezbytným aparátem (rejstříky). Archivní pomůcka je základním výsledkem odborné práce archiváře a základním nástrojem pro vyhledání relevantních archiválií. V současné době je tvorba archivních pomůcek výrazně orientována na listinnou podobu, což je dáno i legislativně (zákon 499/2004 Sb. a prováděcí vyhláška k němu 645/2004 Sb.). Přesto již řada archivů vytváří pomůcky elektronicky, ve formě databáze. Prezentace takto získaných dat je již výrazně zaměřena webově, tedy s možností dálkového přístupu. Takto mají část svých archivních pomůcek zveřejněny některé archivy, většinou samostatně (bez vazby na jiné archivy) v systémech poskytovaných producentem software pro tvorbu pomůcek. Ze strany Odboru archivní správy bylo přikročeno ke standardizaci vydáním XML DTD/schématu pro archivní pomůcky. Jeho zásadní nevýhodou (a nedostatkem archivních pomůcek v ČR obecně) je nesoulad s mezinárodními standardy. To se snaží odstranit projekt výzkumu a vývoje MV řešený Národním archivem Evidence archiválií Celkový přehled o základních celcích archiválií - archivních fondech a sbírkách -podává centrální evidence zpracovávaná na základě zákona povinně všemi veřejnými archivy a spravovaná Ministerstvem vnitra. Umožňuje uživateli vyhledávat v nestrukturovaných záznamech vedených o celých archivních fondech a sbírkách, provizorně jsou data zpřístupněna na webové stránce Ministerstva vnitra. Základním nedostatkem této evidence (kromě již technicky zastaralého programu pro pořizování dat) je fondově (tedy na fyzické skupiny archiválií) orientovaný popis, takže obsahuje nestrukturovaně a mnohdy nepřehledně popis původce archiválií. 2.3 Poptávka po realizaci projektu a cílové skupiny 4 Blíže viz Kunt, digitalizace 5 Určité pokusy o definování doporučení pro různé typy digitalizovaných objektů samozřejmě existují, ale nemají obecnou platnost. Viz např. CIGÁNEK, D., Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty, nebo HOLUBIČKA, J., Digitalizace historických fotografických materiálů,

6 S ohledem na řešenou problematiku, tedy příjem, zpracování, správu a využívání ED lze identifikovat tři okruhy cílových skupin: a) veřejnost, b) úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru, c) veřejné archivy. V těchto třech okruzích lze vymezit jednotlivé cílové skupiny, na které má nabídka navrhovaná projektem následující pozitivní dopad: I. veřejnost Obyvatelé obcí se špatnou dopravní dostupností Studium archiválií ať již k prokazování právních vztahů nebo k vlastnímu vzdělávání popř. publikační činnosti potřebuje tato cílová skupina množství času a finančních prostředků k dopravě do příslušného archivu (většinou se sídlem v býv. okresním nebo krajském městě, popř. v Praze). Přitom i tyto obce již většinou disponují veřejnou ICT infrastrukturou v místních knihovnách (již realizovaný projekt internetizace knihoven ). Celostátní archivní portál umožní studium archiválií a záznamů o archiváliích dálkovým přístupem, bez vynakládání prostředků na dopravu, ubytování v místě archivu apod. Imobilní občané Tato cílová skupina je hendikepována s ohledem na své zdravotní postižení, které v kombinaci s problematickou dopravní dostupností komplikuje uplatnění na pracovním trhu. Přitom se jedná často o vysoce kvalifikované osoby. Zaměstnání nebo zadání prací je však možné realizovat formou domácí práce, např. vyřizováním agendy (viz cílová skupina Zaměstnanci veřejné správy...) dálkovým přístupem. Podnikatelé Stávající nízká důvěra v elektronické dokumenty a neujasněnost jejich dlouhodobého ukládání ve veřejné správě podvazuje také podnikatelské prostředí ať již přímo v případě dodávek veřejné správě nebo pasivně prodloužením času nutného k administraci podnikatelských aktivit. Tato cílová skupina využívá retrospektivních informací uložených v archiváliích také k vlastnímu podnikání (studijně-rozborové materiály, výzkumy a průzkumy). Řešení digitálního archivu realizované ve veřejné správě stabilizuje prostředí pokud jde o dlouhodobé ukládání a umožní otevření trhu v této oblasti pro dodávku nových ICT. Zájemci o dějiny Tato cílová skupina zahrnuje nejen školené historiky, ale především studenty a zájemce o zpracování oborových nebo místních dějin, popř. genealogy bez ohledu na občanství, místo (zemi) apod. Skutečně kvalitní zpracování byť místní historie vyžaduje využívání pramenů z různých archivů a téměř vždy z archivů centrálních (např. Národní archiv) nebo oblastních. Zájemci o dějiny tedy musí vynakládat množství času i finančních prostředků na návštěvu těchto archivů. Celostátní archivní portál umožní zjistit záznamy archiválií a studium digitálních archiválií a digitálních reprodukcí archiválií dálkovým přístupem, bez vynakládání prostředků na dopravu, ubytování v místě archivu apod. Pedagogičtí pracovníci Tato cílová skupina realizuje část vzdělávacího procesu, popř. výzkum, prostřednictvím pomůcek a příkladů. Velmi málo jsou v současné době využívány archiválie to se týká nejen humanitních předmětů, ale i předmětů odborných, kdy je možné pomocí archiválií ilustrovat

7 některé jevy. Dálkový přístup k digitálním archiváliím a digitálním reprodukcím archiválií umožní zkvalitnit vzdělávání a větší sepětí vzdělávacího procesu s praxí II. úřady a další subjekty veřejné správy a soukromého sektoru Veřejnoprávní původci Subjekty produkující dokumenty, které jsou povinné vést spisovou službu popř. vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení podle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů: subjekt spisová služba dle zákona povinné skartační řízení Organizační složky státu ano ano Státní příspěvkové organizace ano ano Státní podniky ano ano Organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců Školy a vysoké školy ano ano Právnické osoby zřízené zákonem ano ano Zdravotnická zařízení ano ano Kraje ano ano Hlavní město Praha ano ano Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním ano ano úřadem Obce, které nemají pověřený obecní úřad částečně ne (?) Městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy pokud vykonávají alespoň částečně agendu v přenesené působnosti (státní správu, např. stavební a matriční úřad) ano ano Pozn.: vychází se z nyní platného zákona; je připravena novela (stav: po skončení mezirezortního připomínkového řízení) částečně, nikoli však zásadně, měnící zde uvedené. Tato cílová skupina je producentem dokumentů, z nichž vybrané jsou předávány k trvalému uložení akreditovaným veřejným archivům. Předpokládaná aplikace pravidel elektronické komunikace a elektronické spisové služby zvýší množství elektronických dokumentů, které bude v této formě nutné trvale ukládat. Stejně tak je potřeba zabezpečit i některé elektrické dokumenty již existující. Zájem o vyřešení trvalého ukládání je již nyní značný, jak vyplývá z průzkumů výskytu elektronických dokumentů, dotazů jednotlivých subjektů zodpovídaných Národním archivem a také z nabídky dat k převzetí (např. Energetický regulační úřad, Úřad vlády...). Soukromoprávní původci. Původci dokumentů, kteří nejsou veřejnoprávními subjekty dle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů právnické a fyzické osoby produkující dokumenty. Tato cílová skupina zahrnuje např. podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, politické strany a občanská sdružení, nadace a nadační fondy, významné fyzické osoby. Jestliže v případě veřejnoprávních původců jsou dány povinnosti vykonávat předepsaným způsobem spisovou službu, v této skupině mají některé subjekty povinnost umožnit výběr archiválií a není nijak omezována jejich forma. Samy subjekty mají zájem na akreditovaném uložení elektronických dokumentů, protože náklady na vlastní řešení jsou vysoké. V případě fyzických osob se jedná o zájem státu, vykonávaný prostřednictvím archivů, na zachování dokumentů z činnosti významných osobností (nabytí dokumentů formou daru a koupě; držení na základě smlouvy o úschově). ano ano

8 V této cílové skupině se vyskytuje množství elektronických dokumentů, které je potřeba trvale uchovat a zájem na tom má jak původce, tak stát reprezentovaný veřejným archivem (v Národním archivu např. vysílání české redakce BBC). Orgány činné v trestním řízení a soudy Obecně velmi nízká důvěra této cílové skupiny v elektronické dokumenty je zapříčiněna tím, že není garantována integrita elektronického dokumentu po celou dobu jeho životního cyklu. Prostředky pro zajištění integrity a autenticity (elektronický podpis) nejsou pro dlouhodobé uchovávání vhodné. Proto má certifikovaný digitální archiv s předem danými procesy a postupy zásadní význam pro akceptaci elektronických dokumentů touto cílovou skupinou a tím i společností.

9 Zaměstnanci veřejné správy nebo pracovníci vykonávající odbornou činnost pro veřejnou správu. Jedná se o fyzické osoby, které zpracovávají agendu pro orgány a organizace veřejné správy ať už jako jejich zaměstnanci nebo osoby smluvní. Pokud ke své práci potřebují retrospektivní informace zejména z oblasti mimo svoji organizaci - jsou nuceni formou žádostí nejprve zjistit, kde se dané informace nacházejí a následně o tyto informace žádat (často s negativním výsledkem). To prodlužuje řešení úkolů a generuje vícenáklady (nižší produktivita práce, poštovné aj.). Portál veřejné správy, vládní systém eklep, obchodní rejstřík aj. specializované portály tyto nedostatky odstraňují pouze částečně, v dílčích a časově vymezených agendách. Zejména chybí orientace v dějinách správy (přehled původců) a vazba na jejich zachované dokumenty uspořádané do archivních fondů a sbírek jako prostředku pro získání údaje o existenci požadované informace a archivu, který ji spravuje. To platí v plné míře i pro předchůdce příslušného orgánu nebo organizace veřejné správy. Tyto nedostatky by měl odstranit Celostátní archivní portál, který prováže jednotlivé archivy, popisy jimi spravovaných archiválií a umožní získat digitální nebo digitalizované reprodukce archiválií. V případě digitálních archiválií bude možné s ohledem na certifikované prostředí digitálního archivu provést jejich ověření III. Veřejné archivy Akreditované archivy. Úkolem archivů veřejných i soukromých je trvale uchovávat vybrané dokumenty (archiválie), zpřístupňovat je a předkládat k využívání. V případě elektronických dokumentů nejsou akreditované archivy odborně ani materiálně na tuto činnost připraveny, i když je požadována (zejména viz cílové skupiny Veřejnoprávní původci a Soukromoprávní původci ) a nařízena zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Stejně tak je značně problematický současný stav digitalizace analogových dokumentů, kdy archivy nejsou sami schopny řešit ukládání výsledku této činnosti a její předkládání. Jsou tak přímo ohrožovány prostředky (většinou veřejných rozpočtů) do digitalizace vkládané a sama digitalizace má nízkou intenzitu (přitom jde o nejefektivnější způsob ochrany originálních dokumentů). Obdobné platí pro pořizování informací o archiváliích, což se projevuje zejména při nemožnosti realizovat efektivní vyhledávání informací v případě využívání (viz ostatní cílové skupiny). Archiváři. Úkolem této cílové skupiny je provádět výběr, zpracování (zpřístupňování) a předkládání archiválií. V případě výběru nejsou v současné době schopni i vzhledem k nízké počítačové gramotnosti a znalosti elektronické spisové služby sami formulovat pravidla pro provádění výběru digitálních archiválií a takovýto výběr provést, stejné platí o zpracování. Mezi jednotlivými archivy existuje velmi malá komunikace, při tvorbě archivních pomůcek jako základního výsledku zpřístupňování archiválií neexistuje koordinace, takže archiváři jsou nuceni znovu zjišťovat údaje, které byly zpracovány již jinde (např. podrobné určení míst v zeměpisných rejstřících). Cílem projektu je nastavit prostředí tak, aby se umožnila práce s elektronickými dokumenty a omezila práce duplicitní. 2.4 Výchozí stav na počátku řešení projektu NDA Pro vybudování NDA je nyní k dispozici: a) vypracovaný technologický projekt Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, který mimo jiné zohledňuje zkušenosti získané při přípravě podobných pracovišť v zahraničí, b) pozemek pro stavbu hlavního úložiště, c) objekt určený k rekonstrukci pro záložní pracoviště.

10 Projekt NDA má oporu ve vládním usnesení č. 11/2004 o dlouhodobém uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, jež umožnilo připravit a vypracovat technologický projekt Národního digitálního archivu. Další vládní usnesení, č. 500/2006 o Národním plánu zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010, již podmiňuje realizaci tohoto úkolu vybudováním Národního digitálního archivu, a to do konce roku Projekt je uveden v příloze vládního usnesení č. 536/2008 ze 14. května 2008, o strategických projektových záměrech pro čerpání finančních prostředků ze Strukturálních fondů Evropské unie v rámci Smart Administration - příloha ke strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. V současné době se připravuje novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, která již bude obsahovat konkrétní náplň činnosti a kompetence nového NDA. Její součástí budou i nástroje upravující vedení elektronické spisové služby, definování vhodných datových formátů apod. 3 Popis projektu a aktivit 3.1 Popis projektu Předkládaný projekt řeší komplexní výstavbu národního digitálního archivu. Jeho cílem je zajistit prostřednictvím vybudování infrastruktury pro dlouhodobé uložení elektronických dokumentů a standardizací procesů správy elektronických dokumentů bezpečné ukládání, přístup a zpřístupnění archivních dokumentů subjektům veřejné správy, občanům a jiným oprávněným uživatelům. Infrastruktura bude sestávat ze dvou systémově propojených datových úložišť umístěných v geograficky odloučených lokalitách. Centrální pracoviště vznikne výstavbou nové budovy při současném Národním archivu v Praze na Chodovci, záložní úložiště bude realizováno rekonstrukcí stávajícího objektu K III v areálu Základny logistiky Olomouc v Hluboké n. Vltavou (vzdálenost 110 km; celková kapacita obou archivních úložišť 60 TB). V centrále nového digitálního archivu bude provozován speciální portál pro přístup k uloženým dokumentům. Vedle výstavby datových úložišť a přístupového portálu se projekt zabývá nastavením optimální podoby procesních úkonů ve správě elektronických dokumentů a jejich archivace. Toho chce dosáhnout vytvořením speciálních metodik a vedením odborných školení. Druhou oblastí, které se dotkne metodická činnost podporovaná z prostředků projektu, bude digitalizace tradičních archiválií. Provozovatelem Národního digitálního archivu bude Národní archiv jako organizační složka státu. Budova NDA vyroste v Praze (rozsah zastavěné plochy 1035 m 2 ) a v Hluboké n. Vltavou (300 m 2 ), působnost NDA bude ovšem celorepubliková. Náklady na vybudování NDA činí 460 milionů Kč. 3.2 Aktivity projektu 1. Vybudování dvou geograficky oddělených datových úložišť s jednotným modulárním IS pro dlouhodobé a bezpečné uchovávání digitálních archiválií. 2. Vývoj celostátního archivního portálu pro podporu zpracování a pro zpřístupnění uchovávaných archiválií a údajů o archiváliích; reálným cílem je jeho integrace do stávajících informačních systémů archivů a veřejné správy (např. CzechPoint) a jeho napojení na systémy ostatních paměťových institucí (knihoven a muzeí) na národní i mezinárodní úrovni. 3. Vypracování komplexní metodiky pro standardizaci procesů správy elektronických dokumentů na straně veřejné správy. 4. Definice pravidel pro výběr a zpracování digitálních archiválií veřejnými archivy

11 5. Zajištění bezpečného uchování digitálních reprodukcí archiválií včetně metodické podpory v oblasti digitalizace. 3.3 Cíle a přínosy projektu Hlavním cílem projektu je zajištění trvale udržitelného a bezpečného uchování elektronických dokumentů trvalé hodnoty a jejich zpřístupnění veřejnosti v souladu s platnou legislativou. Ve vztahu k orgánům veřejné správy předloží projekt řešení poslední fáze životního cyklu elektronického dokumentu formou přesně definovaného transferu dokumentu v jeho nativní (digitální) podobě do příslušného archivu k dlouhodobému uložení. Tento krok bude mít přímý dopad na zkvalitnění a zefektivnění (časové a finanční úspory) administrativních úkonů veřejné správy. V oblasti archivnictví umožní adekvátně reagovat na očekávaný enormní nárůst nabízených digitálních dokumentů z veřejné správy i soukromého sektoru. Koncepce NDA jako centrálního pracoviště pro uchovávání všech elektronických archiválií vyřeší potenciální otázku finančního a technologického zabezpečení uložení digitálních archiválií v ostatních archivních institucí. v zásadě bude NDA poskytovat všem veřejným archivům službu uložení a zpřístupnění digitálních dokumentů. Prostřednictvím celostátního archivního portálu bude NDA integrovat vyhledávání nad standardizovanými elektronickými archivními pomůckami všech archivů a umožní zobrazení digitálních a digitalizovaných archiválií. V neposlední řadě řešení založené na mezinárodních standardech umožní propojení na další paměťové instituce (knihovny, muzea) v České republice i v zahraničí. Vybudování NDA s integrovaným systémem pro zpřístupňování uložených dat bude odpovědí na vzrůstající zájem veřejnosti o poskytování informací vzdáleným přístupem. Uložené archiválie budou dostupné z jakéhokoliv místa (nejen v České republice) a v nesrovnatelně kratším čase než tomu bylo doposud. Projekt tedy nabízí rovné příležitosti pro každého kdykoliv získat informace nutné pro další rozhodování, pro právní potřeby fyzických i právnických osob, pro další vzdělávání, vědeckou činnost a rozvoj osobnosti. Tuto službu bude možné poskytovat přímo nebo prostřednictvím kontaktních míst, zejména všech veřejných archivů, popř. služby CzechPoint Cílová skupina - veřejnost Digitální archiv umožní veřejnosti přistupovat k uloženým digitálním archiváliím či digitálním reprodukcím dálkovým přístupem bez časového a místního omezení Cílová skupina - úřady a další subjekty veřejné správy Úřady a další subjekty veřejné správy získají možnost důvěryhodného uložení digitálních dokumentů, které mají trvalou hodnotu, a v případě potřeby rychlé a efektivní vyhledávání dokumentů potřebných pro výkon agend ve své působnosti. Vytvoření NDA a definice jasných pravidel pro péči o digitální dokumenty budou předpokladem nastavení fungujícího systému důvěryhodného uchovávání digitálních dokumentů, z čehož vyplyne i omezení stávající praxe převádění digitálních dokumentů do tradiční formy (tisk) jen na nezbytně nutnou míru. Vytvoří rovněž podmínky pro odborné posouzení dokumentů archivy a tím dá původci možnost posouzené dokumenty vyřadit ze svého systému (předat do archivu nebo smazat). Původce tedy nebude nucen neustále rozšiřovat své ukládací kapacity, ani souběžně uchovávat tradiční a digitální verzi téhož dokumentu Cílová skupina - veřejné archivy Veřejné archivy získají možnost garantovaného uložení digitálních archiválií, které budou formou výběru sami získávat u původců/veřejné správy a digitálních reprodukcí tradičních

12 archiválií, takže nebude nutné budovat u každého archivu datová úložiště náročná finančně i personálně. Archivní portál posílí spolupráci archivů a umožní kvalitnější výkon státní správy zejména v oblasti poskytování informací veřejnosti a veřejné správě.

13 3.4 Etapy projektu Fáze předinvestiční Před vlastním podáním projektové žádosti probíhal rozsáhlý teoretický výzkum v oblasti problematiky dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů (rešerše odborné literatury, zahraniční cesty apod.). Stejně tak bylo provedeno šetření na straně veřejných úřadů jako potencionálních původců elektronických dokumentů nabízených v budoucnu NDA. Jeho smyslem bylo získat představu o aktuálním stavu péče o elektronické dokumenty a jejich druhové (typové) diverzitě. Výsledky získané analýzou podkladů z obou průzkumů posloužily jako základ pro vypracování Technologického projektu. V předinvestiční fázi byl dále ustaven projektový tým složený především z pracovníků, kteří se podíleli na vzniku Technologického projektu a předchozích aktivitách. Projektový tým se v dalším zabýval přípravou požadované dokumentace k předložení projektu (projektová žádost, LFM, SWOT-analýza, studie proveditelnosti, CBA) a s tím spojenou rozsáhlou administrativní činností Investiční etapa Úvodním projektovým krokem bude realizace výběrových řízení na dodavatele jednotlivých částí NDA. Organizaci výběrových řízení zajistí projektový tým za součinnosti externích konzultantů (právních, pro stavby a pro technologie). Nejprve bude vybrán zpracovatel projektové dokumentace. Jeho úkolem bude zhotovit projektovou dokumentaci pro vydání stavebního povolení, prováděcí projekt a v závěru i projekt pro vydání kolaudačního rozhodnutí. Souběžně s předchozím budou zpracovány také zadávací dokumentace pro výběr dodavatele technologické části. Technický dozor nad technologickou částí zajistí projektový tým za pomoci externích konzultantů. Po vydání stavebního povolení budou vyhlášena výběrová řízení na dodavatele stavebních částí (hlavního a záložního úložiště) a na technický dozor investora nad stavebními částmi. Při tvorbě zadávacích dokumentací bude využito externích konzultantů. Od počátku projektu budou a) shromažďovány dokumenty pro účely testovacího provozu, b) ověřovány dílčí metodické postupy. Pro tyto účely bude pořízeno datové úložiště, které bude později zakomponováno do struktury digitálního archivu. Dále bude pro potřeby projektového týmu zřízeno datové připojení. To bude v průběhu projektu využito i k testovacímu provozu a po kapacitním navýšení se stane primárním datovým připojením hlavního úložiště. Po výběru nejvhodnějších nabídek a splněních všech podmínek stanovených zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách bude zahájena realizace stavby hlavního úložiště a adaptace prostor pro potřeby záložního úložiště. Rovněž se zpracuje detailní návrh technologické části a zahájí se vývoj software. Průběh stavebních i vývojových prací bude pravidelně kontrolován tak, aby bylo možno pružně reagovat na případné problémy či prodlevy. Po ukončení adaptací či výstavby prostor a po vydání kolaudačních rozhodnutí bude následovat implementace technologií: umístění hardware, instalace software, oživení systému a jeho zahoření. V určité fázi projektu budou vytipováni původci, kteří se zapojí do testovacího provozu. V součinnosti s nimi, dodavatelem a NA bude probíhat příprava předávání digitálních archiválií tak, aby bylo možno bezprostředně po implementaci technologií zahájit zkušební provoz. Ve zkušebním provozu budou otestovány příjem, uložení a zpřístupnění digitálních archiválií. Nejprve na testovacích datech NA a posléze ve spolupráci s vybranými původci, resp. archivy. V průběhu provozu budou odstraněny eventuální nedostatky systému a dopracovány metodické pokyny pro archiváře i původce. Velká pozornost bude rovněž věnována snadnému ovládání

14 a použití portálu pro přístup veřejnosti. Současně bude probíhat postupné proškolování pracovníků původců a ostatních archivů. Po úspěšném zakončení testovacího provozu dojde k certifikaci archivu jako důvěryhodného úložiště a k ověření jeho souladu s aktuálními obecně uznávanými standardy (MoReq2, Drambora, ISO15489, ISO14721 ad.). Certifikační proces bude zajištěn renomovanou auditorskou nebo atestační firmou. Po certifikaci a ověření začne digitální archiv přebírat digitální archiválie od vybraných archivů. Průběžně bude též propagován zpřístupňovací portál archivu. Využití archivu se bude velmi blížit reálnému provozu. Případné nedostatky budou operativně odstraňovány a digitální archiv plynule přejde do ostrého provozu Provozní etapa Dlouhodobý rozvoj NDA bude řešen ve 3 oblastech: a) v oblasti organizační (personální) b) v oblasti technologicko provozní c) v oblasti finanční 3.5 Specifikace lidských zdrojů Provoz Pracoviště bude zajišťován následujícími pracovníky: a) Ředitel NDA odpovědný za provoz Pracoviště, schvaluje případné úpravy NDA. b) Koncepční pracovník má za úkol sledování vývoje technologií ukládání, trendy v hardware, software a výběr vhodných technologií pro rozvoj NDA. c) Administrátor systému zajišťuje provoz NDA, realizaci případných úprav NDA. d) Správce provozu zabezpečuje provoz NDA v rámci produktivního provozu. e) Správce provozu záložního úložiště - zajišťuje provoz záložního úložiště v rámci produktivního provozu. f) Odborný pracovník archivu odpovědný za elektronické dokumenty, které jsou uloženy v archivu, provádí příjem dokumentů od původce a provádí výběr elektronických dokumentů mezi chráněným úložištěm a digitálním archivem. g) Operátor provádí rutinní činnosti spojené s příjmem, kontrolou a pořizováním některých dat. h) Podpora uživatelů badatelů zabezpečuje podporu uživatelů badatelů v NDA. Poskytuje podporu při práci s informačním systémem NDA, vytváří CD/DVD media s vybranými DIP pro uživatele badatele. i) Vývojář zajišťuje přípravu a testování migračních procedur, přípravu programů pro generování statistik a případná doplnění systému; testuje nové verze software. j) Provozní podpora doplňkových technologií (generátorů, klimatizací, elektroinstalací). Předpokládá se využití outsourcingu. k) Provozní podpora ostatní zahrnuje ostatní služby spojené s údržbou budovy, revizemi zařízení, ostrahou budovy, úklidem. Předpokládá se, že tyto služby bude možné pro hlavní úložiště sdílet v rámci stávající budovy. Pro záložní úložiště se počítá s outsourcingem. 3.6 Oblast technologicko provozní V závislosti na předpokládaném nárůstu přejímek ED od původců a archivů, paralelnímu rozvoji digitalizačních aktivit a dynamickému využívání přístupového portálu se předpokládá průběžné navyšování úložní kapacity NDA (v primární i sekundární lokalitě; to má dopad i na investice do zálohovacích médií) a rozšiřování funkcionality webového portálu. Po desátém roce

15 provozu se počítá s celkovou technologickou obměnou NDA, vyvolanou očekávaným vývojem ve sféře IT.

16 3.6.1 Finanční náklady Vzhledem ke koncepci NDA nebudou jeho provozem generovány žádné příjmy a NDA bude závislý na přidělených finančních prostředcích ze státního rozpočtu. Financování provozu NDA je zajištěno v návaznosti na závěry vládního usnesení č. 447/2008 k zabezpečení plnění úkolů ve věci vybudování Národního digitálního archivu. Roční průměrná částka na pokrytí všech provozních nákladů NDA byla vyčíslena na XY Kč (?asi bychom měli být konkrétní, co? bohužel...). V nákladech byly identifikovány následující položky: a) Přímé náklady (80 %): - zaměstnanci, - podpora procesů příjem, karanténa, uložení, přístup, - podpora strategie ukládání vývoj, testování, provádění migrací, - doplňování metadat, - kontrola, - doplňování HW - nákup zálohovacích médií - zajištění elektrického a komunikačního připojení, - údržba. b) Nepřímé náklady (20 %): - provozní zaměstnanci (ostraha, úklid), - správa a údržba budov, - amortizace majetku, - administrativa. 4 Harmonogram realizace projektu Nakolik podrobně zde, nakolik v příloze. 5 Management projektu Realizaci projektu bude v Národním archivu zajišťovat pro tento účel speciálně vytvořený projektový tým. Tým bude ustanoven mimo běžnou strukturu Národního archivu se speciálně definovaným postavením a kompetencemi. Jádro týmu bude tvořeno pracovníky úseku informatiky a elektronických dokumentů 5. oddělení NA. Dále je tým rozšířen o další pracovníky NA (i z různých oddělení) a o externí pracovníky. Ve věcech projektu tým podléhá přímo ředitelce NA, které se rovněž zodpovídá ze své činnosti. Skutečnost, že projektový tým bude napříč organizační strukturou NA, vytváří riziko kompetenčních sporů, které však lze snížit jednoznačnou definicí míry zapojení pracovníků do projektu a vytvořením platformy pro řešení kompetenčních sporů. S ohledem na skutečnost, že projekt bude spolufinancován ze státního rozpočtu a budou se na něj vztahovat i s tím související pravidla, bude ekonomická část projektu (platby, správa rozpočtu) vykonávána hospodářským oddělením NA. Pro bezproblémovou komunikaci mezi projektovým týmem a hospodářským oddělením je v projektovém týmu navržena role ekonom.

17 5.1 Organizační struktura projektového týmu v rámci NA Ředitelka NA Koordinační výbor projektu Hlavní tým Pracovní skupiny Podpůrný tým Ředitelka NA je nejvyšším orgánem řízení projektu za NA. Má pravomoc rozhodovat o však otázkách projektu. Rozhoduje zejména o těchto klíčových otázkách: - změny rozsahu projektu - změny metodiky a organizace práce - personální změny projektového týmu Koordinační výbor NA je tvořen ředitelkou NA, projektovým manažerem a vedoucími oddělení, jejichž pracovníci jsou aktuálně zapojeni do projektu. Slouží jako platforma pro řešení možných kompetenčních sporů, případně k projednání požadavků projektového manažera na další pracovníky Národního archivu, kteří nejsou členy projektového týmu, ale jejichž součinnost by mohla ad hoc být potřebná pro řešení projektu. Doporučuje ředitelce NA případná opatření. Koordinační výbor je svoláván ředitelkou NA podle aktuální potřeby na žádost projektového manažera nebo vedoucího některého z dotčených oddělení Hlavní skupina Zajišťuje oblasti týkající se odborných a technických záležitostí vlastní realizace NDA. Do těchto oblastí patří zejména otázky hardware, vývoje software (použitá platforma apod.) a otázky týkající se stavebních prací. Zároveň se soustředí na zpracování metodiky procesů správy elektronických dokumentů v digitálním archivu a přístupu k uloženým datům. Jejím úkolem bude spolupracovat s ostatními subjekty veřejné správy na opatřeních směřujících k efektivnímu fungování NDA. Dále skupina vytvoří metodické pokyny pro výběr digitálních dokumentů u původců a jejich ukládání v digitálním archivu, zpracování a využívání Podpůrná skupina Členové podpůrné skupiny se na činnosti projektového týmu nepodílejí nepřetržitě po celou dobu, ale zapojují se na pokyn projektového manažera v případě potřeby. Skupina vykonává činnosti, které jsou pro projekt nutné, ale jejich potřeba nastává nárazově.

18 5.2 Role projektového týmu Sponzor projektu Sponzorem projektu je ředitelka NA. Rozhoduje o způsobu financování Odpovídá za projekt a za vytvoření organizačních podmínek pro realizaci projektu. Má hlavní rozhodovací kompetence Projektový manažer řídí činnost projektového týmu a odpovídá za úspěšnou realizaci projektu. Ze své činnosti se zodpovídá ředitelce NA. Koordinuje, řídí a hodnotí práci členů projektového týmu a rozhoduje v záležitostech delegovaných mu ředitelkou NA. Navrhuje zapojení dalších osob do projektového týmu. Koordinuje spolupráci s projektanty a dodavateli. Plní též roli tiskového mluvčího projektu Projektový asistent dokladuje a administrativně zabezpečuje činnost projektového týmu, monitoruje aktivity projektu, vytváří monitorovací zprávy, vytváří analytické podklady pro rozhodování projektového manažera Stavební technik koordinuje a usměrňuje stavební část přípravy a realizace projektu NDA. Shromažďuje informace o právních předpisech, vztahujících se k problematice a dbá na jejich dodržování. Zpracovává a kontroluje časový harmonogram stavby. Koordinuje spolupráci s projektanty a dodavateli stavby. Upozorňuje projektového manažera na případné nedostatky provedených prací i na jiná eventuální rizika Technik HW a SW definuje technické parametry do zadávací dokumentace a navrhne způsob jejich hodnocení. Průběžně shromažďuje informace o právních a technických předpisech vztahujících se k technickému řešení projektu. V průběhu projektu posuzuje a ověřuje navržené a dodané technologie. Rovněž posuzuje a kontroluje termíny pro jednotlivé úkony (etapy) a eventuální změny či úpravy v technické části projektu Archivář - metodik koordinuje a zajišťuje spolupráci týmu či skupiny v oblasti výběru, přejímání, zpracování a zpřístupňování archiválií s jinými subjekty veřejné správy a archivy. Dbá na zajištění souladu projektu s odbornou legislativou zejména v oblasti předarchivní péče a zpracování archiválií. K jeho úkolům patří koordinace při definici a kodifikaci metadat a formátů souborů předávaných do digitálního archivu. Průběžně shromažďuje informace vztahující se k legislativě, normám a standardům týkající se jeho oblasti působnosti. Zodpovídá za včasné odhalení případných rizik Ekonom (rozpočtář) zajišťuje komunikaci s ekonomicko-provozním oddělením NA. Kontroluje termíny a náležitosti plateb. Jeho úkolem je sledovat a koordinovat finanční záležitosti projektu, dodržování rozpočtových pravidel a upozornit na případná rizika v této oblasti Programový manažer zajišťuje konzistentnost věcného řešení projektu v souladu s jeho plánem a jednotnou metodologií zvolenou pro řešení projektu. Je nominován a zároveň je členem resortního PMO.

19 5.2.9 Manažer kvality je do projektového týmu nominován ÚHA. Z této pozice je odpovědný za směřování projektu v rámci širší koncepce SA. Je zodpovědný za kvalitu projektu a výstupů projektu ve vztahu ke koncepci SA Pracovník PR spolupracuje s projektovým týmem při zajištění publicity projektu Právník na žádost projektového manažera poskytuje právní rady a konzultace Interní auditor kontroluje činnost projektového týmu a upozorňuje na případné nedostatky a rizika Archivář konzultant odborný pracovník archivu, který spolupracuje na řešení metodické části projektu. V praxi půjde o několik osob z různých oborů archivní činnosti (např. předarchivní péče, zpracování spisů, obrazových, zvukových či video dokumentů). 5.3 Způsob zapojení a odměňování jednotlivých rolí role způsob zapojení způsob odměňování (z projektu) Sponzor projektu stávající zaměstnanec NA Projektový manažer stávající zaměstnanec NA měsíční odměna Projektový asistent přijat na dobu projektu celý plat Stavební technik přijat na dobu projektu celý plat Technik HW a SW stávající zaměstnanec NA měsíční odměna Archivář metodik stávající zaměstnanec NA měsíční odměna Ekonom stávající zaměstnanec NA měsíční odměna Programový manažer Manažer kvality nominován PMO nominován ÚHA Pracovník PR stávající zaměstnanec NA dohoda o PP Právník stávající zaměstnanec NA dohoda o PP Interní auditor stávající zaměstnanec NA dohoda o PP Archivář konzultant stávající zaměstnanec NA či jiného archivu dohoda o PP Způsob bude třeba ještě upřesnit, neboť PMO plánuje, že společně s ekonomickým a plánovacím odborem odborem vydá metodiku. 5.4 Sledování průběhu projektu a hodnocení Projektový manažer bude svolávat jednání hlavní skupiny projektového týmu a projektového asistenta minimálně jedenkrát do týdne. K tomuto jednání budou dle potřeby přizváni členové

20 podpůrného týmu. O každém jednání bude pořízen stručný záznam, který bude projektovým manažerem v rámci měsíčního shrnutí (hodnocení) předán ředitelce NA. Dále budou zpracovávány podklady podle požadavků operačního programu a zprostředkujícího subjektu. Podstatné podklady budou předávány prostřednictvím ředitelky NA stanoveným pracovníkům Ministerstva vnitra. 6 Technické a technologické řešení projektu Rozepsat zkratky; seznam ostatních dát do samostatné kapitoly 6.1 Úvod Technické a technologické řešení vychází z Technologického projektu, který si nechal vypracovat Národní archiv na základě vládního usnesení č. 11/2004. Technologický projekt byl zpracován v období od července 2007 do března 2008 a je k dispozici v Národním archivu, případně na jeho webových stránkách. Řešení však reaguje na nové skutečnosti a na podněty oponentů, které byly vůči Technologickému projektu vzneseny 6. Řešení respektuje normu ISO 14721: Open Archival Information System. Dokumenty uložené v archivu jsou uloženy a spravovány společně s metadaty v podobě tzv. informačních balíčků Stavební část V oblasti stavební budou vybudována dvě úložiště: hlavní a záložní. Na základě technologického projektu musí být od sebe vzdálena nejméně 50 km. Digitální archiv bude součástí Národního archivu. Z dlouhodobého hlediska se jeví jako výhodné umístit hlavní úložiště do současného archivního areálu (jedna ostraha, jedno datové připojení, možnost částečného využití stávajících prostor NA (kanceláře), méně cestovních nákladů). Současná prostorová kapacita NA však není schopna pokrýt prostorové a technologické požadavky digitálního archivu a proto je třeba prostory pro hlavní datové úložiště nově vybudovat Hlavní úložiště Hlavní úložiště bude vybudováno na stavební parcele č. 2328/1 v těsném sousedství Národního archivu v archivním areálu v Praze-Chodovec. Uvedená parcela je v majetku Národního archivu. Půjde o jednopodlažní objekt umístěný pod zemí, tj. jedná se o umístění v 1. podzemním podlaží. Pracoviště bude vybaveno vlastní vzduchotechnikou a klimatizací, teplem bude zásoben ze stávajícího (možnost úpravy) centrálního zdroje tepelné energie NA. Tepelná izolace a hydroizolace budou provedeny tak, aby byly aktuální minimální normové hodnoty překročeny na straně bezpečné min. o 20 % s ohledem na budoucí charakter provozu. Pracoviště bude vybaveno nouzovým zdrojem elektrické energie. Důsledně bude zabezpečena pasivní i aktivní požární odolnost. Pracoviště bude postaveno přednostně z nehořlavých materiálů, bude vybaveno požárními hlásiči a doplněno hasicími přístroji spolu s automatickými hasicími systémy. a) Souhrnné požadavky na plochy a prostory: 1) Plocha parcely 2328/1: m 2 6 Ministerstvo vnitra, sekce informatiky, č.j. MV /OIS-2008 Ministerstvo vnitra, odbor bezpečnostní politiky, č.j. MV /OBP-K-2008 Připomínky k materiálu: Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě, ČVUT, dle OAIS SIP (Submission Information Package), pro předání dokumentu od původce do archivu AIP (Archival Information Package), pro uložení dokumentu v archivu DIP (Dissemination Information Package), pro předání dokumentu z archivu badateli (žadateli)