TECHNOLOGICKÉ AGENTURY ČESKÉ REPUBLIKY PRO PŘEDKLÁDÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ZPRÁV

Transkript

1 S M Ě R N I CE TECHNOLOGICKÉ AGENTURY ČESKÉ REPUBLIKY PRO PŘEDKLÁDÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ZPRÁV Ročník: 2013 Číslo: SME-12 Vypracoval/a: Lenka Pilátová Podpis Garant: Mgr. Martin Kobert Podpis Schválil/a: Ing. Rut Bízková Předsedkyně TA ČR Datum a podpis Rozsah působnosti: Atribut zpřístupnění: Počet stran (včetně příloh): Obsah Oddělení realizace a kontroly projektů, Oddělení strategií a analýz, Příjemce, Zpravodaj, Podatelna TA ČR stran příloh Uveden na straně 2 směrnice Účinnost od: dd.mm.rrrr Účinnost do: na dobu neurčitou Interval revize: jednou ročně Tento dokument včetně všech svých příloh je výhradním duševním vlastnictvím organizace Technologická agentura ČR. Pořizování kopií tohoto dokumentu nebo jeho částí, popřípadě jeho předávání jiným osobám, bez písemného souhlasu vedení organizace není povoleno. Vytištěno: :08 1 Č. j: TACR/ 10234/2013

2 Obsah 1. Účel a rozsah platnosti Související předpisy a procesy Definice pojmů a zkratek Role a struktura procesu Seznam rolí Struktura procesu Postup Obecná pravidla pro předkládání a zpracování zpráv Popis procesu R1301 Zpřístupnění aplikace pro podání zprávy R1302 Zpracování zprávy a odeslání potvrzení elektronického podání zprávy R1303 Přijetí a zaevidování potvrzení o podání zprávy R1304 Formální kontrola zprávy R1305 Doplnění zprávy R1306 Zpřístupnění zpráv zpravodajům a hlavní účetní R1307 Vypracování a odeslání stanoviska zpravodaje ke zprávě R1308 Vyhodnocení stanovisek zpravodajů, inicializace hodnotících procesů R1309 Zpřístupnění stanovisek hlavním příjemcům R1310 Předání údajů ze zpráv R1311 Zpracování a vyhodnocení údajů získaných z podaných zpráv R1312 Předávání údajů o projektech do IS VaVaI Záznamy o postupu Změny dokumentu Přílohy...13 Vytištěno: :08 2 Č. j: TACR/ 10234/2013

3 1. Účel a rozsah platnosti 1.1 Účelem této směrnice je stanovit pravidla pro předkládání a vyřizování průběžných, závěrečných, mimořádných zpráv, implementačního plánu a zpráv o implementaci výsledků v souladu s 13 ZPVV a Smlouvou o poskytnutí podpory. 1.2 Tato směrnice upravuje proces od zpřístupnění aplikace pro podání zprávy po předání údajů o projektech do IS VaVaI. 2. Související předpisy a procesy Název předpisu/procesu, na které se směrnice odkazuje Relevantní část předpisu SME-11 Směrnice pro přípravu a vyhlášení veřejné soutěže Příloha č. 5 F-211 Všeobecné podmínky Spisový a skartační řád Předávání údajů do Informačního systému výzkumu, experimentálního vývoje a inovací RIV Rejstřík informací o výsledcích Předávání údajů do Informačního systému výzkumu, experimentálního vývoje a inovací CEP - Centrální evidence projektů výzkumu, experimentálního vývoje a inovací Zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů Vytištěno: :08 3 Č. j: TACR/ 10234/2013

4 3. Definice pojmů a zkratek Pojem Definice Zkratka Informační systém výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. IS VaVaI Administrátor zpráv Zaměstnanec oddělení realizace a kontroly projektů, který odpovídá za administrativní vyřízení předložené zprávy. Analytik Zaměstnanec oddělení strategií a analýz pověřený vyhodnocováním údajů z předkládaných zpráv. Aplikace pro podání zprávy Elektronická verze formuláře pro podání zprávy. Tato aplikace je součástí informačního systému IS Patriot a slouží výhradně ke zpracování a odeslání zprávy příjemcem. Hlavní příjemce Ten příjemce, který vstupuje s poskytovatelem do smluvního vztahu a odpovídá za plnění veškerých povinností během řešení projektu vůči poskytovateli na základě Smlouvy o poskytnutí podpory nebo Rozhodnutí o poskytnutí podpory. Hodnotící proces Implementační plán Informační systém Patriot Mimořádná zpráva Poskytovatelem stanovený proces, zpravidla vnitřním předpisem, za účelem hodnocení plnění cílů projektu, zhodnocení dosažených výsledků a jejich právní ochrany, zejména oponentní řízení, předkládání zpráv, závěrečné hodnocení a monitoring udržitelnosti. Dokument, který blíže specifikuje, jakým způsobem budou výsledky projektu podpořeného poskytovatelem využity v praxi. Podpůrný informační systém zabezpečující klíčové procesy Technologické agentury České republiky. Mimořádnou zprávou je zpráva, která se předkládá obdobně jako průběžná zpráva, na základě písemné žádosti poskytovatele. V této písemné žádosti stanoví poskytovatel termín, rozsah a způsob předložení této zprávy. Poskytovatel má právo si ji vyžádat zejména v případě jeho podezření, že příjemce nebo další účastník postupují při řešení projektu v rozporu se Smlouvou/ Rozhodnutím o poskytnutí podpory. IS Patriot Vytištěno: :08 4 Č. j: TACR/ 10234/2013

5 Poskytovatel Technologická agentura České republiky TA ČR Průběžná zpráva Příjemce Souhrnná strukturovaná informace o průběhu řešení projektu za uplynulé kalendářní období pro posouzení výsledků a plnění cílů projektu, stanovených Smlouvou či Rozhodnutím, a ke kontrole a sledování účelnosti využití poskytnutých finančních prostředků. Uchazeč, v jehož prospěch bylo o poskytnutí podpory poskytovatelem rozhodnuto, přičemž rozhodným dnem je den doručení tohoto rozhodnutí. Pokud se stanoví práva a povinnosti příjemci, stanoví se tak společně hlavnímu příjemci a dalším účastníkům. Smlouva Rozhodnutí či Smlouva o poskytnutí podpory či Rozhodnutí o poskytnutí podpory. Závěrečná zpráva Zpráva Zpráva implementaci výsledků Zpravodaj o Závěrečná strukturovaná informace o průběhu řešení projektu pro posouzení výsledků stanovených Smlouvou či Rozhodnutím, a ke kontrole účelnosti využití poskytnutých finančních prostředků. Průběžná, závěrečná nebo mimořádná zpráva, zpráva o implementaci výsledků. Strukturovaná informace o průběhu implementace výsledků projektu a o plnění implementačního plánu, předkládána za účelem vyhodnocení plnění indikátorů stanovených daným programem a dalších ukazatelů využitelných pro vyhodnocení efektivnosti poskytnuté podpory. Člen Expertní hodnoticí komise/rady podprogramu, který má příslušné odborné znalosti ve vztahu k problematice řešeného projektu, a který byl k tomuto projektu poskytovatelem přiřazen za účelem zpracování stanovisek ve veřejné soutěži a obdobné činnosti a další poradenské činnosti během řešení projektů i po jejich řešení v rámci příslušných hodnotících procesů, veřejnosprávních kontrol a změnových řízení. Zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů. ZPVV Vytištěno: :08 5 Č. j: TACR/ 10234/2013

6 4. Role a struktura procesu 4.1 Seznam rolí Role Oddělení realizace a kontroly projektů Oddělení strategií a analýz Podatelna TA ČR Příjemce Zpravodajové Popis role procesu Zpřístupňuje elektronickou aplikaci. Zpřístupňuje zprávy příslušnému zpravodaji a hlavní účetní prostřednictvím IS Patriot. Předává údaje ze zpráv ke zpracování oddělení strategií a analýz. Zpracovává a vyhodnocuje údaje získané z vypracovaných zpráv. Podává pravidelný reporting předsednictvu TA ČR. Zaeviduje Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot a související dokumenty. Vyhotovuje zprávu, v případě potřeby zpracovává její doplnění. Vypracovávají stanoviska k průběžným, mimořádným či závěrečným zprávám. Vytištěno: :08 6 Č. j: TACR/ 10234/2013

7 4.2 Struktura procesu 1) Směrnice je ekvivalentem procesu R13 Předkládání a zpracovávání zpráv. Proces je v procesním modelu TA ČR dekomponován do následujících subprocesů, které jsou vzájemně provázány: Název subprocesu Verze R1301 Zpřístupnění aplikace pro podání zprávy 3 R1302 Zpracování zprávy a odeslání potvrzení elektronického podání zprávy 3 R1303 Přijetí a zaevidování potvrzení o podání zprávy 3 R1304 Formální kontrola zprávy 3 R1305 Doplnění zprávy 3 R1306 Zpřístupnění zpráv zpravodajům a hlavní účetní 3 R1307 Vypracování a odeslání stanoviska zpravodaje ke zprávě 3 R1308 Vyhodnocení stanovisek zpravodajů, inicializace hodnotících procesů 3 R1309 Zpřístupnění stanovisek hlavním příjemcům 3 R1310 Předání údajů ze zpráv 1 R1311 Zpracování a vyhodnocení údajů získaných z podaných zpráv 3 R1312 Předávání údajů o projektech do IS VaVaI 3 2) Mapa procesu tvoří přílohu č. 1 směrnice. 5. Postup 5.1 Obecná pravidla pro předkládání a zpracování zpráv 1) Hlavní příjemce vypracuje zprávu, jejímž obsahem jsou zejména údaje o postupu prací na projektu, dílčích cílech, výsledcích a způsobu jejich ochrany, čerpání skutečných nákladů a případných odchylkách od schváleného návrhu projektu za hodnocené období, případně informace o průběhu implementace výsledků projektu. Průběžná, závěrečná a mimořádná zpráva má věcnou a finanční část a jako přílohu může obsahovat odbornou zprávu, která vysvětluje plnění parametrů uvedených ve věcné části. 2) Součástí Závěrečné zprávy je Implementační plán. Implementační plán se zpracovává jeden ke všem výsledkům projektu, kromě výsledku typu O a X, ke kterým se implementační plán nezpracovává. Je-li dosaženo výsledku v průběhu řešení projektu, je Vytištěno: :08 7 Č. j: TACR/ 10234/2013

8 Implementační plán součástí Průběžné zprávy, a následně je doplňován v souvislosti s dosažením výsledků v dalších letech řešení. Formulář F-195 Implementační plán výsledků projektu je přílohou č. 2 směrnice. Implementační plán je vyhodnocován ze strany oddělení strategií a analýz, výstupy z těchto analýz jsou využity především pro přípravu nových programů. Implementační plán se nepředává k vyjádření zpravodaji. Nejpozději se Závěrečnou zprávou je hlavní příjemce povinen doručit Smlouvu o využití výsledků projektu nebo vyjádření, že je jediným uživatelem výsledku. 3) Součástí průběžné zprávy je soupis účetních dokladů za daný kalendářní rok. Součástí závěrečné zprávy je soupis účetních dokladů za poslední rok/etapu řešení projektu. 4) Zpráva se zpracovává a podává elektronicky prostřednictvím IS Patriot. Následně je potvrzena Potvrzením elektronického podání zprávy do IS Patriot, které je doručeno prostřednictvím datové schránky. 5) Průběžná zpráva, závěrečná zpráva se vypracovávají v termínech dle Všeobecných podmínek, mimořádná zpráva se vypracovává na vyžádání poskytovatele 6) Příjemce je povinen po dobu tří let od dosažení výsledku každoročně zpracovat zprávu o implementaci výsledků projektu. Zpráva o implementaci výsledků se podává a. v průběhu řešení projektu (bylo-li v této době dosaženo některého z výsledků projektu) současně s průběžnou zprávou, b. po ukončení řešení projektu v termínu stanoveném poskytovatelem a zveřejněném v dostatečném předstihu. 7) Pro předkládání a zpracování zpráv v programu Beta se tato směrnice nepoužije. 5.2 Popis procesu R1301 Zpřístupnění aplikace pro podání zprávy 1) Vedoucí oddělení realizace a kontroly projektů zajistí zpřístupnění elektronické aplikace pro podávání zpráv v době dostatečné před stanoveným termínem odeslání zprávy v IS Patriot, minimálně však 30 kalendářních dnů. 2) Administrátor zpráv rozešle em výzvu hlavním příjemcům (řešitelům) k předkládání zpráv projektů a zveřejní výzvu k předkládání zpráv na webových stránkách TA ČR v sekci příslušné veřejné soutěže programu. Vytištěno: :08 8 Č. j: TACR/ 10234/2013

9 5.2.2 R1302 Zpracování zprávy a odeslání potvrzení elektronického podání zprávy 1) Hlavní příjemce ve svém účtu v IS Patriot vyplní požadované položky zprávy, případně i implementačního plánu. Formuláře zpráv tvoří přílohy č. 3-5 směrnice. 2) Hlavní příjemce odešle prostřednictvím své datové schránky Potvrzení elektronického podání zprávy vygenerované z IS Patriot. Formulář F-196 Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot je přílohou č. 6 směrnice R1303 Přijetí a zaevidování potvrzení o podání zprávy 1) Podatelna datovou zprávu obsahující Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot přijme a zaeviduje. 2) Zaevidované Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot předá Podatelna administrátorovi zpráv R1304 Formální kontrola zprávy 1) Administrátor zpráv po vložení zprávy v IS Patriot zprávu, případně implementační plán, posoudí, zda obsahuje všechny požadované náležitosti, zda bylo doručeno Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot, a zda splňuje i ostatní formální náležitosti. 2) V případě, že zpráva není kompletní či vykazuje jiné nedostatky, administrátor zpráv upozorní hlavního příjemce, případně ho vyzve em, aby nedostatky opravil či doplnil chybějící náležitosti v dostatečné lhůtě, ne kratší než 5 kalendářních dní. Vyzvat hlavního příjemce k doplnění zprávy lze do 90ti dnů ode dne podání zprávy. Formulář F- 061 Výzva k doplnění zprávy tvoří přílohu č. 7 směrnice. 3) V případě, že zpráva není dodána ve stanovené lhůtě, administrátor zpráv hlavního příjemce vyzve způsobem uvedeným v bodě 2 k jejímu zpracování v dodatečné lhůtě. Pokud hlavní příjemce nedoručí zprávu ani v dodatečné lhůtě, bude to považováno za podstatné porušení Smlouvy či Rozhodnutí R1305 Doplnění zprávy 1) Hlavní příjemce po výzvě doplní ve stanovené lhůtě chybějící náležitosti zprávy, nebo odstraní nedostatky. V případě nedoplnění či neodstranění nedostatků se zpráva považuje za nedodanou. Doplněnou zprávu příjemce předloží způsobem stanoveným v článku této směrnice. Vytištěno: :08 9 Č. j: TACR/ 10234/2013

10 5.2.6 R1306 Zpřístupnění zpráv zpravodajům a hlavní účetní 1) Vedoucí oddělení realizace a kontroly projektů zajistí zpřístupnění průběžné, závěrečné, či mimořádné zprávy příslušnému zpravodaji prostřednictvím IS Patriot po kontrole formálních náležitostí. 2) Vedoucí oddělení realizace a kontroly projektů zajistí zpřístupnění průběžné, závěrečné či mimořádné zprávy hlavní účetní R1307 Vypracování a odeslání stanoviska zpravodaje ke zprávě 1) Zpravodaj posoudí průběžnou, závěrečnou či mimořádnou zprávu z hlediska souladu údajů o postupu prací na projektu se schváleným návrhem projektu. Ve stanovisku k závěrečné zprávě zpravodaj definuje účetní doklady, které budou podrobeny veřejnosprávní kontrole. K implementačnímu plánu a zprávě o implementaci výsledků se zpravodaj nevyjadřuje. 2) Zpravodaj zpracuje v IS Patriot stanovisko k průběžné, závěrečné a mimořádné zprávě. Formulář F-062 Stanovisko zpravodaje k průběžné / mimořádné / závěrečné zprávě tvoří přílohu č. 8 směrnice R1308 Vyhodnocení stanovisek zpravodajů, inicializace hodnotících procesů 1) Administrátor zpráv vyhodnotí stanoviska zpravodajů zejména z hlediska požadavků na úpravu nebo přepracování zprávy a inicializace hodnoticích procesů. 2) V případě, že zpravodaj doporučí úpravu či přepracování zprávy, postupuje Administrátor zpráv znovu podle bodu odst. 2. 3) Administrátor zpráv na základě stanoviska zpravodaje iniciuje hodnotící proces, pokud je navržen R1309 Zpřístupnění stanovisek hlavním příjemcům 1) Administrátor zpráv zajistí zpřístupnění stanoviska zpravodaje hlavnímu příjemci prostřednictvím IS Patriot. Stanovisko zpravodaje hlavnímu příjemci předává okamžitou zpětnou vazbu na předloženou zprávu a dosavadní průběh řešení. Hlavní příjemce na uvedené připomínky či doporučení reaguje např. podáním žádosti o změnu nebo uvedené připomínky zapracujte do příštích průběžných zpráv. Vytištěno: :08 10 Č. j: TACR/ 10234/2013

11 R1310 Předání údajů ze zpráv 1) Agregované údaje z předložených zpráv zpřístupní administrátor zpráv oddělení strategií a analýz k průběžnému hodnocení plnění indikátorů příslušného programu a hodnocení efektivnosti poskytnuté podpory R1311 Zpracování a vyhodnocení údajů získaných z podaných zpráv 1) Vedoucí oddělení strategií a analýz zajistí zařazení údajů do interní databáze týkající se pouze výsledků implementace. 2) Následné vyhodnocení provádí analytik ve dvou úrovních: a. statistické vyhodnocení jednotlivých projektů zaměřené na plnění Implementačního plánu a vyhodnocení efektivity vložené podpory, b. komplexní vyhodnocení obsahující plnění indikátorů stanovených jednotlivými programy a vyhodnocení indikátorů dopadu. Informace získané při vyhodnocení Implementačních plánů a Zpráv o implementaci výsledků jsou dále využívány pro účely prezentace veřejnosti, a to jak prostřednictvím médií, tak i vlastních publikací. 3) Vedoucí oddělení strategií a analýz zajistí předání výsledných informací oddělení veřejných soutěží pro následné využití při hodnocení projektů v následujících veřejných soutěžích a hlavní účetní pro další využití. 4) Výsledné informace předkládá vedoucí oddělení strategií a analýz předsednictvu TA ČR v rámci pravidelného reportingu oddělení strategií a analýz R1312 Předávání údajů o projektech do IS VaVaI 1) Administrátor zpráv zajistí předání relevantních údajů ze zprávy do IS VaVaI. Postup vkládání dat do IS VaVaI se řídí platným dokumentem Předávání údajů do Informačního systému výzkumu, experimentálního vývoje a inovací RIV Rejstřík informací o výsledcích a Předávání údajů do Informačního systému výzkumu, experimentálního vývoje a inovací CEP - Centrální evidence projektů výzkumu, experimentálního vývoje a inovací. Vytištěno: :08 11 Č. j: TACR/ 10234/2013

12 6. Záznamy o postupu Název záznamu Úložné místo/odpovědnost Forma Průběžné, mimořádné a závěrečné zprávy Informační systém Elektronická Implementační plán Informační systém Elektronická Zpráva o implementaci výsledků Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot Informační systém Elektronická Elektronická Stanoviska zpravodajů Informační systém Elektronická 7. Změny dokumentu Verze Popis změny dokumenty 1 Implementace standardizovaného procesu. 2 3 Revize Příloh č. 3, 4, 7, nová příloha č. 2 Implementační plán a příloha č. 5 Potvrzení podání zprávy v IS Patriot. Podávání zpráv v listinné podobě nahrazeno podáváním zpráv v elektronické podobě. Schválení souhrnného přehledu zpráv předsednictvem nahrazeno vzetím na vědomí Zakotveno předání údajů finanční části zprávy hlavní účetní. Doplněna úprava podávání a zpracování Zpráv o implementaci výsledků, odstraněn subproces vzetí Zprávy o implementaci výsledků na vědomí, a vypracování souhrnného přehledu zpráv. Doplněno zpracování dat o implementaci oddělením strategií a analýz, na jehož základě pak dochází k reportingu zjištěných skutečnosti předsednictvu TA ČR. Předkládání a zpracování zpráv v programu Beta bylo z důvodu značně odlišného postupu vyjmuto z působnosti směrnice. Vytištěno: :08 12 Č. j: TACR/ 10234/2013

13 8. Přílohy Číslo ID Název Verze Typ Atribut zpřístupnění Mapa procesu 3 Struktura procesu v SW ARPO 2 F-195 Implementační plán 2 Formulář 3 F-059 Průběžná zpráva 3 Formulář 4 F-060 Závěrečná zpráva 3 Formulář 5 F-212 Zpráva o implementaci výsledků 1 Formulář 6 F-196 Potvrzení elektronického podání zprávy do IS Patriot 2 Formulář 7 F-061 Výzva k doplnění zprávy 2 Formulář 8 F-062 Stanovisko zpravodaje k průběžné / mimořádné / závěrečné zprávě 3 Formulář Vytištěno: :08 13 Č. j: TACR/ 10234/2013