Udělejte si ve firmě pořádek

Transkript

1

2 Udělejte si ve firmě pořádek Pořádek musí být. Nejen ve vašich kancelářích, ale také v databázích, dokumentech, účtech nebo v jasných vizích do budoucna.

3 1 Udělejte si ve firmě pořádek 1.1 Udržujte zákaznické databáze aktuální Udržet databázi kontaktů aktuální se vám vyplatí V interních systémech uchováváte cenné informace. Kontakty od vašich pracovníků, obchodních partnerů i zákazníků vám nejlépe poslouží tehdy, když budou úplné, aktuální a systematické. Personalizované zprávy pak budou dávat smysl. Investice do jejich rozesílání budou efektivně vynaložené. Třiďte, obnovujte, doplňujte Shromažďujete informace, které využijete k marketingu a prodeji. Doplňte je o data narození, svátky, poslední zakoupené produkty (pro cross selling) nebo správný způsob oslovení. Tip: Pro zajištění bezpečnosti rozdělte databázi na části tak, aby se k jedné osobě nedostala veškerá data včetně kontaktů. Tip týmu Easytask.cz: Najměte si na Easytask.cz virtuální asistentku. Virtuální asistentka vám s pročištěním a doplněním databáze pomůže. Najděte na Easytask.cz pečlivou osobu, která má zkušenosti se zpracováním dat například v MS Excel. Spolehlivá asistentka vám bude s přípravou marketingových kampaní vypomáhat pravidelně.

4 1 Udělejte si ve firmě pořádek 1.2 Mějte pod kontrolou dokumenty, faktury i účetní doklady Není nic horšího, než strávit hodinu svého drahocenného času dohledáváním ztraceného dokumentu. Stanovte si pravidelný interval, ve kterém se budete věnovat kompletaci všech dokladů, faktur, dokumentů či smluv. Využijte k tomu slabší sezónní období, závěr roku, nebo třeba začátek každého měsíce. Tip týmu Easytask.cz: Najměte si na Easytask.cz brigádníky. Využijte volnější režim, který čas od času nastává, a zapojte do díla své zaměstnance. Nechte si doporučit někoho z rodiny vašich pracovníků, kdo jako brigádník rád přiloží ruku k dílu. Vy pomůžete druhým, oni pomohou vám. Hledáte-li nové brigádníky, Easytask.cz vám s jejich nalezením pomůže.

5 1 Udělejte si ve firmě pořádek 1.3 Dluží vám někdo? Vyřešte to Už jste také narazili na neplatiče? Nejste v tom sami. Upomínání a vymáhání dluhů není příjemné ani pro jednu stranu. Je však nutné k tomu, abyste veškeré finance, které vám patří, nakonec získali. Najděte nejbližší vhodný termín, který poslouží jako argument k vyřešení otevřených finančních záležitostí. Může jít o závěr kvartálu, roku, nebo započetí nové práce. Pověřte některého zaměstnance nebo externistu brigádníka, aby s dlužníkem komunikoval. Tip: Díky tomu, že si na komunikaci s dlužníky najmete externistu, snížíte riziko poškození svého vztahu s dlužníkem. Vaše spolupráce tak nemusí být ohrožena. Tip týmu Easytask.cz: Nechte pohledávky řešit externistu. Na Easytask.cz jednoduše zadejte poptávku a najděte spolehlivého člověka, který je ochotný pohledávky od dlužníků vymáhat. Své peníze konečně uvidíte na účtu.

6 1 Udělejte si ve firmě pořádek 1.4 Zjednodušte firemní procesy Moderní informační technologie používejte ve svůj prospěch. Najděte nejvhodnější aplikaci, online službu nebo jiný systém, který vylepší, urychlí či zjednoduší firemní činnosti. Dejte řád interní komunikaci svého týmu, skladovým zásobám nebo procesu zpracování nových objednávek. Milionům firem po celém světě pomáhají aplikace jako: Dropbox Evernote Pocket Wunderlist Basecamp a stovky dalších Tip týmu Easytask.cz: Nechte si vyrobit aplikaci na míru. Obraťte se na poradnu Easytask.cz a konzultujte své specifické potřeby s odborníky na zjednodušování firemních procesů. Zadejte na Easytask.cz poptávku po vytvoření mobilní nebo online aplikace. Pomůžeme vám vyhodnotit získané nabídky tak, abyste si zvolili toho nejlepšího dodavatele za nejlepší cenu.

7 1 Udělejte si ve firmě pořádek 1.5 Plánujte společně Nemusíte si vykreslovat vzdušné zámky. Naplánujte si ale své první kroky, projekty, marketingovou komunikaci, reklamní kampaně Přemýšlejte nad budoucími aktivitami pomocí myšlenkové mapy. Přidělte jednotlivým krokům termíny řešení. Řekněte o svých záměrech dodavatelům a naplánujte si s nimi další spolupráci. Vybídněte druhé k přemýšlení o vzájemné spolupráci. Objevte společně další nápady a inovace. Stanovený plán dá celému týmu jasný směr a omezí neproduktivní aktivity vás i zaměstnanců. Sdílené cíle dají vaší společné práci hlubší smysl.

8 Objevte nové obchodní příležitosti

9 2 Objevte nové obchodní příležitosti 2.1 Připravte obchodní a servisní oddělení na nejhorší Blíží se období spojené se silným tlakem? Dá se ze strany zákazníků očekávat zvýšení objemu poptávek po vašich službách nebo zboží? Vánoce jsou za dveřmi? Nebo se blíží nová sezóna? Připravte se na toto období v dostatečném předstihu. Vyškolte obchodní zástupce i všechny ostatní pracovníky, kteří se v kritickém období pravděpodobně dostanou do kontaktu se zákazníky. Připomeňte celému týmu zásady správného zákaznického servisu, principy základních obchodních dovedností a další zdánlivě samozřejmé věci. Vytvořte krizový scénář a seznamte s ním celý tým. Práce pod tlakem bude méně stresující, když bude celý tým na krizové situace dobře připraven. Tip: Přizvěte si externí školitele. Nebo vyšlete odpovědné zástupce na školení a nechte je poté prezentovat informace ze školení ostatním kolegům.

10 2 Objevte nové obchodní příležitosti 2.2 Slevy nebo speciální nabídky? Odlišujte se. Místo všudypřítomných slev nabídněte zákazníkům něco neokoukaného, hodnotného a speciálního. Investujte do sezónních přebalů, vytvořte luxusní balíčky, dodejte nabízenému produktu nápad, díky kterému jej v očích zákazníků pozvednete. Vytvořte tématickou kombinaci produktů, dodejte balíčku téma a příběh i pěkné ztvárnění. Tip: Máte málo času či peněz? Nechte grafika upravit již existující návrhy šablon, např. na graphicriver.net. Tip týmu Easytask.cz: Objevte kolegy s čerstvými nápady. Najděte si na Easytask.cz grafika. Vypracuje originální obal pro váš balíček, nebo navrhne profesionální přebal vašim produktům.

11 2 Objevte nové obchodní příležitosti 2.3 Využijte sílu kontaktních míst Kde a jak své zákazníky oslovujete? Kde lidé přichází do kontaktu s vaší značkou nebo produkty? Udělejte si přehled o svých kontaktních místech a revidujte své působení na nich. Přemýšlejte o tom, zda je využíváte na 100 %. Mezi místa, kde se zákazníci dostávají do kontaktu s vaší značkou, patří vedle vašich internetových stránek nebo výlohy obchodu i y, které posíláte nebo hesla na vaši firemní Wi-Fi síť. Tip týmu Easytask.cz: Toužíte svým zákazníkům poskytovat skvělé služby? Doporučujeme vám stejnojmennou knihu Skvělé služby, v níž Adam Hazdra a kol. ukazují, jak u kontaktních míst vaše působení začíná. Sledujte DesignSluzeb.cz.

12 2 Objevte nové obchodní příležitosti 2.4 Nebojte se sociálních sítí Sociální sítě jsou slabinou mnoha firem i živnostníků. Důvodem často je, že nezkoušejí, co dokáže placená propagace. Funguje přitom obvykle jako klasická PPC reklama a je možné přesně změřit, zda se vám vyplatí či nikoli. Vezměte si k ruce odborníka Přizvěte si jednou za čas ke konzultaci odborníka. Přesně vám ukáže, co děláte dobře a jak se můžete zlepšit. Upozorní vás na to, co děláte špatně a vysvětlí vám, proč a jak to změnit. I za jednu nebo dvě konzultační hodiny můžete získat informace, které se vám okamžitě vrátí a přinesou nové a spokojenější zákazníky. Tip týmu Easytask.cz: Dejte na zkušenosti a reference. Hledejte takového člověka na pomoc se sociálními sítěmi, který má prokazatelné zkušenosti a opravdu ví, co dělá. Ideální je, když na svém Easytask.cz profilu uvádí odkaz na svůj blog a reference. Tým Easytask.cz vám doporučujeme například Davida Lörincze a jeho praktické rady na blog.davidlorincz.cz.

13 Pečujte o každého zákazníka

14 3 Pečujte o každého zákazníka 3.1 Zaveďte živý chat Živý chat je skvělý nástroj. Pomáhá vám získávat nové zákazníky. A umožňuje vám poskytovat skvělé služby stávajícím klientům. Jak na to? Do svých internetových stránek nahrajete jednoduchý kód a propojíte daný chat s vaším účtem v programu Skype či Google Talk. Jakmile se do vybraného účtu přihlásíte, zobrazí se každému návštěvníku vašich stránek informace, že jste online. Zákazník, který na vašem webu klikne na Jsme online nebo Živý chat s vámi ihned zahájí konverzaci. Tip: Nástroje pro chat s návštěvníky webu si otestujte zcela zdarma s některým z těchto nástrojů: Customer-point.cz Olark.com Zopim.com Tip týmu Easytask.cz: Nechte si živý chat naimplementovat. Nevíte jak na to? Nebo spravujete více webových stránek, na které chcete živý chat umístit? Najděte na Easytask.cz člověka, který vám s tím pomůže.

15 3 Pečujte o každého zákazníka 3.2 Dejte zákazníkům něco navíc Váš marketing a obchodní aktivity vyvolávají v zákaznících očekávání. Vaším úkolem je tato očekávání splnit. A ještě lépe - předčít je. Ukažte, že si svých zákazníků ceníte. Poskytněte jim navíc něco, co potěší: Sleva, kterou zákazník nečeká Drobný dárek k objednávce Děkovná kartička s osobním vzkazem Poukaz na servis zdarma E-book s návody nebo radami Taková pozornost nestojí mnoho, ale přinese hodně. Tip týmu Easytask.cz: Vynikejte v každém detailu. Díky originálním a osobním textům se zákazníkům vryjete do paměti. Najměte si na Easytask.cz zkušeného copywritera, který vám pomůže vytvořit originální texty. Ať už jde o e-book, nebo osobní děkovné kartičky, na každém slově záleží.

16 3 Pečujte o každého zákazníka 3.3 Vyžádejte si zpětnou vazbu Požádejte své zákazníky o krátkou zpětnou vazbu. Otevře se vám nový pohled na dosavadní práci a získáte i několik referencí. Vytvořte jednoduchý dotazník. Zeptejte se zákazníků na jejich názor. Čím konkrétnější budou vaše otázky, tím cennější odpovědi získáte. Jak by popsali vaši vzájemnou spolupráci? Co jim vadilo a proč? V čem vidí prostor ke zlepšení? Jaké další služby či produkty jim schází? Tip: K vytvoření krátkých dotazníků využijte praktické nástroje: Surveymonkey.com, Wufoo.com, nebo české Survio.cz Tip týmu Easytask.cz: Co s větším množstvím vyplněných dotazníků? Najděte na Easytask.cz brigádníka a nechte si data z vyplněných dotazníků vyhodnotit. Přehledně uspořádané výsledky vám řeknou více, než jednotlivé dotazníky.

17 3 Pečujte o každého zákazníka 3.4 Personalizujte Úspěšní jste jen díky svým zákazníkům. Ukažte jim, že na ně myslíte. Investujte čas nebo peníze do personalizace odesílaných zpráv. Přistupujte k zákazníkům individuálně. Přemýšlejte o nich a přiložte do zprávy osobní poznatek, nebo tip, který pomůže vylepšit jejich byznys. Tip týmu Easytask.cz: Zkuste své zákazníky navzájem propojit. Ocení, že o nich přemýšlíte v širších souvislostech.

18 3 Pečujte o každého zákazníka 3.5 Vytvářejte zajímavý obsah Obsahový marketing je mantrou dnešních marketérů. Říká se, že obsah je král. A že prodává. Musí ale být dobrý. Máte zajímavé know-how? Přivítali by vaši zákazníci pomoc ve formě návodu, e-booku nebo webináře? Budujte si kvalitní vztahy se zákazníky tím, že jim skutečně pomáháte. Tip týmu Easytask.cz: V Easytask.cz se o know-how dělíme. V Easytask.cz jsme uspořádali webináře, které si kladly za cíl pomoci našim klientům pracovat maximálně efektivně. Poskytli jsme know-how týkající se outsourcingu a řízení dodavatelů na dálku. Díky zpětné vazbě nyní víme, že jsme druhým pomohli, a poskytli jim tipy, které v praxi využívají a oceňují. Získejte také záznam z našich webinářů nebo e-book o outsourcingu na blog.easytask.cz.

19 Pečujte o zaměstnance

20 4 Pečujte o zaměstnance 4.1 Kouzlete se slovy díků a chvály Prvotřídního zákaznického servisu a kvalitní péče o zákazníky dosáhnete jedině tehdy, když budou spokojeni vaši zaměstnanci. Chvalte Nacházejte příležitosti, při kterých své zaměstnance oceníte a poděkujete jim. Nebojte se veřejně je pochválit před ostatními. Chvalte je často a myslete na to, aby se s pochvalou dostalo na každého. Atmosféru v týmu to zpříjemní. Pochvala se stane příjemnou motivací k lepším výkonům i pro ostatní. Přemýšlejte o systému odměn. V některých firmách zavedli zeď slávy, kde oceňují nejlepší nebo proaktivní zaměstnance měsíce. Udělujte certifikáty za dobře odvedenou práci. Potěšte je osobním dopisem, nebo věcným darem (pero, hodinky, chytrý telefon...). Náklady na pořízení odměny nemusí být vysoké. Mělo by ale jít o něco, čeho si bude obdarovaný vážit a čehož symbolický přínos bude obrovský. Tip týmu Easytask.cz: Najměte si prostřednictvím Easytask.cz pomocníka. Upravit osobní dopisy do podoby, ze které bude zřejmé, že vám na adresátech záleží, vám pomůže šikovný copywriter. Na výrobu pěkných certifikátů si na Easytask.cz najměte grafika. Pomohou vám váš nápad dotáhnout do profesionální podoby.

21 4 Pečujte o zaměstnance 4.2 Budujte vzájemné vztahy Vaši pracovníci nežijí jen prací. Poznejte se lépe na neformálních setkáních. Najděte příležitosti, kde vznikne přirozená zábava. Vytvořte tým s pevnými vzájemnými vztahy. Tip týmu Easytask.cz: Nemusíte pořádat nákladné večírky. Překvapte tým drobným pohoštěním přímo v kanceláři. Jídla vám z několika různých restaurací dovezou až do firmy např. prostřednictvím služby Damejidlo.cz.

22 4 Pečujte o zaměstnance 4.3 Naslouchejte jim Zpětná vazba je důležitou součástí vztahů i uvnitř vašeho týmu. Neznamená, že se necháte unášet radami a připomínkami svých zaměstnanců jako na vlnách sem a tam. Co by vás mělo zajímat? Jsou vaši zaměstnanci v práci spokojení? Co jim v práci chybí? Co jim v práci překáží? Co by vylepšili? Tip týmu Easytask.cz: Najměte si externího personalistu. Důležité je zjistit co nejvíce informací, správně je vyhodnotit a na zjištěná fakta správně reagovat. Nejste-li si jisti v kramflecích, najměte si zkušeného personalistu. Na Easytask.cz hledejte takové pracovníky, kteří mají s personalistikou potřebné zkušenosti.

23 4 Pečujte o zaměstnance 4.4 Vzdělávejte je Nastanou-li v průběhu roku méně hektická období, využijte je ke školení zaměstnanců. Zvyšujte jejich odbornou kvalifikaci. Školte je však i v prezentačních nebo komunikačních dovednostech. Uspořádejte si interní školení Předávejte si navzájem praktické zkušenosti. Představte zaměstnancům aplikace, které mohou využít pro zjednodušení a urychlení vykonávané práce. Tip: Vedle školení Akademie21 určené pro podnikatele najdete na Know-how-klub.cz i kurzy zaměřené na využívání online a mobilních aplikací pro práci i podnikání.

24 Učte se Plánujte Žijte

25 5 Učte se. Plánujte. Žijte. 5.1 Odpočiňte si Ať už jsou pro vás dobou největšího odpočinku letní měsíce nebo Vánoce, nechte se touto příležitostí zcela pohltit. Dejte o své dovolené vědět všem obchodním partnerům i zákazníkům. Zveřejněte termín dovolené na webových stránkách, sociálních sítích i v automatické odpovědi na příchozí y. Informujte všechny, kdy máte zcela zavřeno (reálně i virtuálně), nebo kteří kolegové vás zastoupí. A pak: Vypněte. Odpočívejte. Nabírejte nové síly. Tip: Přehodnoťte vhodné komunikační kanály - viz informace o kontaktních místech na str.11.

26 5 Učte se. Plánujte. Žijte. 5.2 Plánujte a mějte vlastní vize Udělejte si čas sami pro sebe. Přemýšlejte nad tím, jak by měl vypadat váš následující rok. Projděte si detailní výsledky předchozího období. Zjistěte, které produkty nebo služby vám vydělaly nejvíce peněz, kteří zákazníci jsou pro vás klíčoví a kteří zaměstnanci mají největší potenciál. Nezaměřujte se na jednotlivé záležitosti, ale zhodnoťte své dosavadní působení jako celek. Pracujte s myšlenkovou mapou, která vám pomůže vidět souvislosti, stanovit priority a lépe plánovat budoucnost. Tip týmu Easytask.cz: Nechte si vypracovat analýzy. Nechte si zpracovat analýzu obchodní nebo marketingové strategie. Vyberete-li si na Easytask.cz správného dodavatele, může se vám investice do ní mnohonásobně vrátit.

27 5 Učte se. Plánujte. Žijte. 5.3 Vyhraďte si čas na vlastní růst V průběhu roku jistě nacházíte zajímavé články o podnikání, marketingu, obchodu, inovacích a mnohém dalším, co vás zajímá. Jen nemáte čas se jim pořádně věnovat a odkládáte si je na potom. Vyhraďte si čas na konci měsíce, nebo roku a vraťte se k tomu, co jste nestihli přečíst a zhlédnout. Věnujte pozornost svým osobním poznámkám Podívejte se, co jste během roku chtěli stihnout, jaké projekty jste chtěli uvést v život, nebo s čím jste rozhodně chtěli přestat. Podle toho plánujte své další kroky. Tip týmu Easytask.cz: Osvědčily se nám nástroje Evernote.com na přehledné ukládání poznámek a Getpocket.com na ukládání článků k pozdějšímu přečtení.

28 5 Učte se. Plánujte. Žijte. 5.4 Vzdělávejte se Zaplaťte si konzultace od odborníků. Oprašte svou angličtinu. Zlepšete své obchodní dovednosti. Vzdělávejte se v klíčových oblastech svého podnikání. Tip: Konzultace s odborníky vás mohou posunout raketovým tempem. Spojte se: se specialistou na značky Karlem Novotným (Mindless.cz); s odborníkem na zvyšování prodeje Honzou Laiblem (JanLaibl.cz); přijďte na naše školení Podnikání a marketing v 21. století; nebo vyzkoušejte jiné oborové specialisty. Tip týmu Easytask.cz: Odborníky najdete jednoduše a přehledně na Easytask.cz.

29 Outsourcujte jednoduše.