MĚSTO SEMILY VSTŘÍCNÝ ÚŘAD SPOKOJENÝ OBČAN PŘÍRUČKA PROCESNÍHO ŘÍZENÍ

Transkript

1 MĚSTO SEMILY VSTŘÍCNÝ ÚŘAD SPOKOJENÝ OBČAN CZ.1.04/4.1.01/ PŘÍRUČKA PROCESNÍHO ŘÍZENÍ Konzultant: SPF Group, v.o.s. Datum zpracování: květen

2 OBSAH Obsah Úvod Metodický vstup - základní popis procesního modelu jednotlivých oblastí a skupin procesů Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ Ekonomická agenda Školství, kultura a sport Územní plánování a stavební řád Správní záležitosti Sociální oblast Doprava Živnostenský úřad Životní prostředí Rozvoj a správa majetku Závěr

3 Seznam zkratek FIN ISVS IT KT MěÚ OD ORSM OSV OŠKVV OŽP OŽÚ OSÚ OSÚ ÚP RM vedoucí OD vedoucí FIN Odbor finanční a plánovací Informační systém veřejné správy Informační technologie Kancelář tajemníka Městský úřad Odbor dopravy Odbor rozvoje a správy majetku Odbor sociálních věcí Odbor školství, kultury a vnějších vztahů Odbor životního prostředí Odbor živnostenský úřad Odbor obvodní stavební úřad Odbor obvodní stavební úřad, oddělení územního plánování Rada města Vedoucí odboru dopravy Vedoucí odboru finančního a plánovacího vedoucí ORSM Vedoucí odboru rozvoje a správy majetku vedoucí OS vedoucí OSV Vedoucí odboru správního Vedoucí odboru sociálních věcí vedoucí OŠKVV Vedoucí odboru školství, kultury a vnějších vztahů vedoucí OŽÚ vedoucí SÚ vedoucí OŽP ZM VM Vedoucí odboru živnostenský úřad Vedoucí stavebního úřadu Vedoucí odboru životního prostředí Zastupitelstvo města Vedení města = statutární zástupci (starosta, 1. místostarostka, místostarostka) - 3 -

4 Další použité zkratky: AOPK CR ČHMÚ ČIŽP ČSÚ ČŠI DO DSO ELDP EU HN HZSLK; HZS IC ISP JSDHO Karty KP KC Golf KHSLK KN KPSS KRNAP KTV KÚ KÚLK KVV LHO MaPG MK MP Agentura ochrany přírody a krajiny Cestovní ruch Český hydrometeorologický ústav Česká inspekce životního prostředí Český statistický úřad Česká školní inspekce Dotčené orgány Dobrovolný svazek obcí Evidenční list důchodového pojištění Evropská unie Hmotná nouze Hasičský záchranný sbor Libereckého kraje Informační centrum Informační systém o platech Jednotka sboru dobrovolných hasičů obce Karty památkové péče Kulturní centrum Golf Krajská hygienická stanice Libereckého kraje Katastr nemovitostí Komunitní plán sociálních služeb Krkonošský národní park Kabelová televize Krajský úřad Krajský úřad Libereckého kraje Krajské vojenské velitelství Lesní hospodářské osnovy Muzeum a Pojizerská galerie Městská knihovna Městská policie - 4 -

5 MŠ MŠMT MV ČR MZD MZe NIV NNO NO OLH OP ORP OKS OSPOD OSSZ OÚ OZP OZV PD PČR PIA PMS PO; p. o. PPP RO RS SO SO ORP SC Semily SDH SeNo Mateřská škola Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Ministerstvo vnitra České republiky Meliorační a zpevňující dřeviny Ministerstvo zemědělství Neinvestiční výdaje Nestátní neziskové organizace Nápravné opatření Odborný lesní hospodář Operační program Obec s rozšířenou působností Okresní soud Oddělení sociálně právní ochrany dětí Okresní správa sociálního zabezpečení Obecní úřad Osoby zdravotně postižené Obecně závazná vyhláška Projektová dokumentace Policie České republiky Plán investičních akcí Probační a mediační služba Příspěvková organizace Pedagogicko psychologická poradna Rada obce Rybářský svaz Správní obvod Správní obvod obce s rozšířenou působností Sportovní centrum Semily Sbor dobrovolných hasičů Semilské noviny - 5 -

6 SOD SVČDM SVP ŠZ ÚIV ÚP VPP VPS VS ZO ZOZ ZUŠ ZŠ ŽP Smlouvy o dílo Středisko volného času dětí a mládeže Středisko výchovné péče Školské zařízení Ústav pro informace ve vzdělávání Úřad práce Veřejně prospěšné práce Veřejně prospěšná stavba Veřejná služba Zastupitelstvo obce Zkouška odborné způsobilosti Základní umělecká škola Základní škola Životní prostředí - 6 -

7 1. ÚVOD Hlavním cílem projektu je zvýšení kvality řízení činnosti MěÚ Semily, vyšší transparentnost a otevřenost veřejných služeb a celkové zefektivnění výkonu úřadu. Těchto cílů mělo dosaženo prostřednictvím implementace procesního a strategického řízení do Městského úřadu. V rámci projektu byly zmapovány klíčové procesy probíhající na MěÚ, zkvalitněny jejich výstupy a hledány cesty pro optimalizaci nákladů zajištění těchto kvalitních práce úřadu. Celý projekt byl realizován formou learning by doing tzn. po úvodním školícím bloku jsou procesy mapovány samotnými pracovníky městského úřadu metodiky procesního řízení - a touto formou dochází k osvojování základních principů procesního řízení. Služby externí poradenské společnosti jsou pak využívány především formou konzultačních dnů. Vedle zavedení procesního řízení je v rámci projektu rovněž vytvářen Strategický plán města a provedeny kroky k využívání systému zpětné vazby uživatelů veřejných služeb (metodika k realizaci průzkumu spokojenosti občanů s poskytovanými službami úřadem a průzkumu spokojenosti zaměstnanců). Projekt je určen zaměstnancům MěÚ Semily, kterých bylo do celého projektu zapojeno cca 80. V rámci tohoto počtu vznikl tým interních metodiků (23 osob), který se podílel na implementaci procesního řízení a zpracování strategického plánu. Vybraný tým interních metodiků je nyní připraven vykonávat činnosti v oblasti procesního řízení i po ukončení projektu. Projektem hodlá MěÚ Semily naplnit strategii "Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby", schválenou usnesením vlády č. 757/2007. Projekt je podpořen dotací z OP Lidské zdroje a zaměstnanost. Harmonogram projektu a jeho etap ukazuje následující tabulka: Etapa Výstup Harmonogram I. Analýza současného stavu Rámcová analýza současného Květen říjen 2011 stavu II. Detailní analýza Detailní analýza současného Září - listopad2011 problematických míst stavu III. Formulace doporučení Detailní analýza současného Prosinec 2011 stavu IV. Zpracování Příručky procesního řízení Příručka procesního řízení Únor- květen

8 2. METODICKÝ VSTUP - ZÁKLADNÍ POPIS PROCESNÍHO MODELU Pro analytickou fázi projektu byl zvolen popis prostřednictvím procesního modelu. Jeho hlavním rysem je, že základní jednotkou řízení a těžištěm popisu je přesně vymezený proces, resp. činnost. Tento proces, resp. činnost má definovány všechny základní parametry vstup, výstup, garanta, realizátora, frekvenci činnosti apod. a, pokud je to možné, je zasazen do sledu logických kroků. Jinými slovy je zřejmé, kterému procesu, resp. činnosti předchází a po které následuje. Pro účely projektu Vstřícný úřad spokojený občan byl navržen hierarchický procesní model, který má 5 základních úrovní: oblasti procesů, skupiny procesů, procesy, činnosti a operace. 1) Oblast procesů a skupiny procesů Oblasti procesů v případě projektu odpovídají členění MěÚ do jednotlivých odborů dle platného Organizačního řádu MěÚ Semily. Skupiny procesů představují relativně rozsáhlý soubor procesů a činností, které vytvářejí logicky uzavřenou a relativně autonomní oblast aktivit. Rozeznáváme následující tři kategorie oblastí procesů: řídicí procesy, které definují základní mantinely celého systému implementace, zajišťují rozvoj a řízení výkonu MěÚ a tvoří podmínky pro fungování ostatních procesů, hlavní procesy, kam spadají výkonné procesy, ve smyslu plnění klíčových funkcí MěÚ, vytvářejí hodnotu v podobě služby poskytované občanům, podpůrné procesy, které napomáhají bezproblémovému fungování ostatních procesů. Bylo identifikováno 10 oblastí procesů a celkem 85 skupin procesů (viz následující schéma), přičemž každá oblast procesů představuje samostatnou kapitolu. Jednotlivé skupiny procesů jsou barevně odlišeny dle kategorie procesu: řídící procesy modře, hlavní procesy zeleně a podpůrné procesy žlutě

9 Schéma 1: Přehled oblastí a skupin procesů 9

10 3) Procesy Proces je základní jednotkou procesního řízení a je chápán jako logicky související soubor činností. Rozhraní mezi jednotlivými procesy jsou přesně definována. 4) Činnosti Každý proces se člení na činnosti. Činnosti představují v procesním modelu základní aktivity, a mohou být podle potřeby dále rozloženy do jednotlivých operací. Činnosti podrobněji určují procesy. 5) Operace Operace představují nejpodrobnější jednotku modelu a bude se s nimi pracovat pouze u procesů vykazujících určité neefektivity za účelem rozklíčování kritických míst. Pro snazší orientaci jsou jednotlivé úrovně procesního modelu kódovány. Oblasti procesů jsou označeny písmeny 01 12, skupiny procesů, procesy, činnosti a operace jsou víceúrovňově číslovány. Výsledný systém ilustruje následující příklad: Oblast procesů 01 Správa majetku města Skupina procesů 01.1 Správa majetku města po stránce investic, oprav a údržby Proces Návrh oprav a údržby objektů v majetku města Cílem projektu bylo mimo jiné zmapovat celou šíři záběru Městského úřadu. Z tohoto důvodu byl pro popis procesů, resp. činností, zvolen strukturovaný přístup jako hlavní východisko. Veškeré údaje jsou uvedeny ve formě tabulek, v podrobnější fázi analýzy budou některé tabulky dále rozpracovány do úrovně činností, v některých případech operací. V každé tabulce jsou uvedeny následující informace: Skupina procesů Název Kód a název skupiny procesů je založen na identifikaci procesů/činností, které jsou rovněž kódovány. Tyto kódy jsou v tabulce využity i dále pro specifikaci dalších popisovaných kategorií, např. vstupu, výstupu či garance. Pokud má určitý proces/činnost například specifický vstup/výstup atd., je uveden její kód a daný vstup/výstup. Pokud je vstup/výstup jednotný pro všechny procesy/činnosti, je daný vstup/výstup uveden pouze s odrážkou. Je třeba uvést, že náročnost agendy popisovaných procesů/činností není ve všech případech srovnatelná. Snahou bylo postihnout pokud možno celou šíři výkonu MěÚ v rámci dané oblasti procesů a způsob tohoto popisu je totožný navzdory tomu, že některé procesy jsou realizovány s nízkou frekvencí, zatímco jiné vyžadují významnou část pracovní kapacity úřadu. představuje odbor nebo pozici, která nese zodpovědnost za nastavení postupů a pravidel dodržovaných během realizace daného procesu nebo činnosti. 10

11 Název Spolupracující subjekt Kód a název skupiny procesů Ve většině případů roli garanta dané činnosti zastává vedoucí odboru. je definován jako odbor, oddělení, úsek, ve vybraných případech pozice, která přímo vykonává daný proces nebo činnost a nese zodpovědnost za jeho realizaci v souladu s postupy a pravidly nastavenými garantem. je za kvalitu své práce zodpovědný svému nadřízenému. Spolupracující subjekt je chápán jako odbor, oddělení nebo úsek, ve vybraných případech pozice, která se na dané činnosti významněji podílí, spolupracuje při její realizaci, nicméně nenese přímou odpovědnost. Dále jsou zde uváděny významné subjekty vně MěÚ podílející se na realizaci dané činnosti/procesu. představují podklady nezbytné pro zajištění daného procesu nebo činnosti. Mezi vstupy nejsou (s výjimkou specifických případů) uváděny obecné podklady, jako je Organizační řád či obecná legislativa. Do této kategorie jsou zahrnuty přímé výstupy daného procesu, resp. činnosti, zejména ve smyslu dokumentů, které vznikají. Příkladem mohou být plány, strategie, informace, zprávy, podklady atd. jednoho procesu/činnosti mohou být současně vstupem pro jiný proces/činnost. Tato kategorie definuje, kde je daný výstup archivován, kdo je jeho adresátem, případně jakým způsobem je tomuto adresátovi doručen. K danému procesu/činnosti, které budou popisovat zejména přípravu podkladů nebo materiálů ke schvalování, či k danému výstupu, je uveden schvalující subjekt. V případě, že daný výstup je schvalován na více úrovních, jsou jednotlivé subjekty uvedeny v pořadí, v jakém je daný výstup schvalován. Proces schvalování není ve většině případů vnímán jako samostatná operace (pouze ve vybraných případech byla tato aktivita akcentována), nicméně právě pořadí schvalujících subjektů specifikuje postup při schvalování daných. Frekvence, s jakou je daná činnost, resp. operace realizována (např. 1 měsíčně, dle potřeby apod.). Lhůta, za kterou musí být daný proces/činnost realizován

12 3. POPIS JEDNOTLIVÝCH OBLASTÍ A SKUPIN PROCESŮ Procesy realizované v rámci výkonu MěÚ Semily byly pro potřeby tohoto projektu rozděleny do 12 tematických oblastí procesů a tyto podle svého charakteru přiřazeny ke třem základním kategoriím oblastí procesů: řídicí, hlavní a podpůrné. V rámci jednotlivých oblastí procesů jsou procesy dále rozděleny do logicky ucelených skupin procesů. Na úrovni skupin procesů je možné identifikovat dvě kategorie. Jedná se na jedné straně o skupiny procesů, které zahrnují jednu z hlavních tematických náplní agendy MěÚ, a jsou specifické pro danou oblast procesů. Na druhé straně se jedná o skupiny procesů, které se v jednotlivých oblastech opakují a jsou svým charakterem průřezové. Do kategorie oblastí procesů řídicích byly zařazeny tři skupiny procesů: - Strategické řízení a organizace MěÚ - Koncepční činnosti - Kontrolní činnost Výkon procesů Strategické řízení a organizaci MěÚ zajišťují starosta města, místostarosta města a tajemník MěÚ. Koncepční a kontrolní činnost vykonávají pak věcně příslušné odbory MěÚ. Nejrozsáhlejší je kategorie oblastí procesů hlavních. Tyto tematické oblasti procesů se ve většině případů shodují s agendou jednotlivých odborů MěÚ, případně jsou zajišťovány pouze jedním odborem MěÚ. V rámci definovaných oblastí procesů lze jednotlivé skupiny procesů rozdělit na skupiny nosných procesů, které tvoří hlavní obsahovou náplň agendy daného odboru, a na skupiny průřezových procesů, které jdou nad rámec výkonem agendy dané oblasti, nicméně bez kterých se výkon dané agendy neobejde. Tyto skupiny procesů jsou vykonávány v podstatě každým odborem MěÚ a jedná se o následující skupiny procesů: - Provozní záležitosti odboru - Komunikace vnitřní a vnější - Plnění úkolů zadaných vedením města, RM a ZM a pomoc zřízeným výborům a komisím

13 Rámcová analýza současného stavu dále rozvádí následující oblasti procesů: 01 Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ Ekonomická agenda Školství, kultura a sport Územní plánování a stavební řád Správní záležitosti Sociální oblast Doprava Živnostenský úřad Životní prostředí Rozvoj a správa majetku

14 01 STRATEGICKÉ ŘÍZENÍ A ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ MĚÚCHYBA! ZÁLOŽKA NENÍ DEFINOVÁNA. 14

15 Název 01.1 Strategické řízení a organizační zajištění MěÚ Řízení pracovně právní agendy zaměstnanců zařazených do MěÚ Kontrolní činnost vedoucích odborů při plnění úkolů uložených ZM a RM Řízení a kontrola vedoucích na úseku přenesené působnosti Spolupráce s volenými představiteli města při řízení vedoucích odborů na úseku samostatné působnosti Zajištění pověřování zaměstnanců zařazených do MěÚ podepisováním dokumentů ve správních řízeních Evidence podle zákona o střetu zájmů Vydává spisový, skartační a pracovní řád obecního úřadu, nevydává-li je RM Zajištění skládání státoobčanského slibu Plnění úkolů RM, ZM, starosty, místostarosty města Stanovení platů všem zaměstnancům obce zařazeným do obecního úřadu Kontrolní činnost na základě plánu kontrolní činnosti Starosta, místostarosta Tajemník (mimo ) , KT- personalista , , , , , Tajemník , , Starosta, místostarosta, vedoucí odborů Spolupracující subjekt , KT , , , , Vedoucí odborů 011.4, Starosta, místostarosta dle gesce , , Tajemník ; Usnesení RM a ZM Zákon č. 159/2006 Sb , Pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň Materiály do RM a ZM Registr oznámení dle 159/2006 Sb Vnitřní směrnice obecního úřadu Vydaná rozhodnutí dle zákona č. 500/2004 Sb , Plnění usnesení RM a ZM , Vyhodnocení plánu kontrolní činnosti Archivace podle spisového a skartačního řádu a platné legislativy , Zaměstnanci, KT Tajemník , , RM, ZM starosta a místostarosta dle gesce , Dle usnesení RM a ZM ročně dle zákona ročně Dle potřeby , , Dle usnesení RM a ZM Dle potřeby 15

16 Název 01.2 Právní agenda města Výkon komplexních právních činností v jednotlivých oborech činnosti města vč. zřizovatelských a zakladatelských agend a rozhodovacích procesů ZM a RM Příprava a posuzování návrhů smluv po právní stránce vč. veřejnoprávních smluv Vymáhání pohledávek (mimo daňový řád) Příprava podání a zastupování města v řízeních před soudem a soudním exekutorem, vč. opatrovnictví Výkon působnosti na úseku práva shromažďovacího Součinnost při zajišťování VŘ Starosta KT (právník) Spolupracující subjekt Starosta, místostarosta, tajemník, odbory MěÚ Semily, orgány státní správy nebo samosprávy, RM, ZM, ředitelé příspěvkových organizací, starostové obcí ORP Příslušný odbor MěÚ Semily, KÚ Libereckého kraje, obce (smluvní strana) Dlužník, odbory MěÚ Semily, z jejich činnosti pohledávka vznikla, soud, soudní exekutor Odbor finanční a plánovací (hradí soudní poplatek), úředník vymáhající daňové nedoplatky (případné informace o dlužníkovi), soud, soudní exekutor, Odbor správní MěÚ Semily matrika (u opatrovnictví) Svolavatel, soud Žádosti, podněty, dotazy, pokyny, rozhodnutí, návrhy, návrhy usnesení RM a ZM Žádosti, návrhy smluv Podklady k vymáhání prokazující důvod a výši pohledávky, informace o případných platbách Oznámení Dokumentace k veřejné zakázce Právní úkony, stanoviska, návrhy, doporučení, usnesení RM, ZM, metodická pomoc, konzultace, vyjádření, doporučení, připomínky Návrh smlouvy, žádost KÚ Libereckého kraje o souhlas se zveřejněním Upomínka, žaloba - návrh na vydání platebního rozkazu/vyjádření k odvolání/platební rozkaz/rozsudek Úkon soudu, exekutora Zákaz shromáždění/rozpuštění shromáždění Stanovisko, návrh, doporučení, metodická pomoc KT (právník) Starosta, místostarosta, tajemník, odbory MěÚ Semily, orgány státní správy nebo samosprávy, RM, ZM, žadatel Příslušný odbor MěÚ Semily, jehož činnosti smlouva upravuje, OS, KÚ Libereckého kraje Dlužník (upomínka), odbory MěÚ Semily, z jejichž činnosti pohledávka vznikla Žaloba - soud, návrh na exekuci - soudní exekutor Odbor finanční a plánovací (je-li hrazen soudní poplatek), soud, soudní

17 exekutor Svolavatel Věcně příslušný odbor MěÚ Semily, ORSM (administrátor VŘ) Tajemník, RM, ZM, starosta nebo orgán státní správy nebo samosprávy Vedoucí příslušného odboru, KT (právník), vedoucí FIN, RM, ZM, KÚ Libereckého kraje KT (právník) Rada města (uděluje 1 ročně obecnou plnou moc; rozhodnutí ad hoc) Starosta, soud (v případě odvolání proti zákazu shromáždění) Dle potřeby Individuální Vyhlášení ve lhůtách správního řádu Lhůty dle zákona o právu shromažďovacím

18 Název 01.3 Legislativní činnost Vydání obecně závazných vyhlášek Vydávání nařízení města Vydání vnitřních předpisů úřadu Jednání s orgány dozoru nad vydáváním a obsahem obecně závazných vyhlášek, nařízení, usnesení, rozhodnutí a jiných opatření orgánů města Soustavné sledování právních norem Připomínkování návrhů zákonů Starosta KT (právník) Spolupracující subjekt Vedení města, odbory MěÚ Dozorový orgán - Odbor dozoru a kontroly veřejné správy Ministerstva vnitra (oddělení dozoru Liberec) Dozorový orgán - KÚLK (Odbor legislativní a právní) Obce týká-li se jich nařízení Vedoucí odborů MěÚ Speciální zákon umožňující ukládat povinnosti v obecně závazné vyhlášce Metodika Odboru dozoru a kontroly veřejné správy Ministerstva vnitra , Podnět k vydání právního předpisu města od RM, ZM, výborů ZM, komisí RM, městské policie, členů zastupitelstva, veřejnosti popř. obcí Stanovisko dozorového orgánu Sbírka zákonů Návrh zákona Obecně závazná vyhláška Nařízení města Vnitřní předpis úřadu Stanovisko dozorového orgánu Informace o změnách právních norem Stanovisko k návrhu zákona , , Sekretariát (krátkou cestou) , Úřední deska odbor správní, elektronicky KT (informatik) Ministerstvo vnitra, odbor dozoru a kontroly veřejné správy, oddělení dozoru Liberec Krajský úřad Libereckého kraje, Odbor legislativní a právní Elektronicky KT (informatik) - intranet Vedoucí odborů, popř. i tajemník KÚLK, vláda nebo zákonodárný orgán Zastupitelstvo města Rada města Tajemník/starosta/RM/ZM podle dluhu normy , , , , Dle potřeby Soustavně , 01B.3.2 Příprava a projednání se spolupracujícími subjekty 30 dnů Příprava a projednání 15 dnů

19 Název 01.4 Řízení lidských zdrojů Personální agenda pro MěÚ a Městskou policii (výběrová řízení na pracovní pozice, pracovní smlouvy, mzdová agenda, evidence pracovních postupů) Zajištění uzavírání smluv s úřadem práce na veřejně prospěšné práce Zajišťování mzdové agendy zaměstnanců Městské knihovny Semily Výkon agendy odměňování členů ZM, RM, výborů a komisí Zpracovávání a odesílání ISP pro MěÚ a odesílání ISO za PO Vedení agendy tuzemských a zahraničních cestovních příkazů Evidence a zajišťování vzdělávání pracovníků vč. zajištění ZOZ vedoucích zaměstnanců Tajemník, RM, místostarosta dle gesce MP Tajemník, RM Ředitel MK , , , Tajemník KT Spolupracující subjekt , Tajemník, vedoucí odborů, místostarosta dle gesce MP Ředitel MK Ředitelé PO Požadavek na organizaci výběrového řízení, pracovní smlouva Usnesení RM Dohoda o zpracování platů Rozhodnutí ZM Zpracované výkazy ISP Cestovní příkaz Požadavek vedoucí, zákony , Pracovní smlouva (platový výměr) náplň práce, sociální, zdravotní pojištění, přihlášení k zdravotní pojišťovně/odhlášení, mzdové listy, ELDP, proplacená pracovní neschopnost, statistické výkazy, zaplacení podílu OZP Zpracované platy pro MK Podklady pro ZM Odeslané výkazy ISP Vyplacení cestovních výdajů Školení, složení ZOZ, vzdělávání vedoucích Archivace podle spisového a skartačního řádu a platné legislativy Uchazeči, pracovníci MěÚ a MP, tajemník Pracovníci VPP, ÚP MK , Tajemník, RM, místostarosta , , , Tajemník, místostarosta Ředitel MK ZM Dle potřeby Dle potřeby

20 Název 01.5 Správa informačního systému a technologií Správa informačního systému a technologií úřadu Poradenství uživatelům informačních systémů a technologií Komunikování s poskytovateli informačního systému a technologií Tajemník KT (Informatik) Spolupracující subjekt Dodavatel informačního systému nebo technologie Zaměstnanci města Požadavek odboru MěÚ nebo vedení Podmínky užívání IS (pravidelná údržba IS, strategický plán rozvoje IS, směrnice pro provoz IS, atd.) Funkční IS (např. inovací, vyřešením problému, odstraněním závady) Informace, rada, pomoc, návod, ukázka Informace, vzdálená pomoc Informační systém a informační technologie Žadatel Poskytovatel informačního systému a informační technologie Tajemník Informatik (výstupy poskytovatele informačních systémů a technologií) Kontinuálně nebo dle potřeby Neprodleně v závislosti na náročnosti činnosti či dle požadavku

21 Název 01.6 Správa webových stránek Příjem informací ke zveřejnění Archivace Tajemník KT (Informatik) Spolupracující subjekt Všechny odbory Vnější příspěvkové organizace, veřejnost (poskytovatelé informací) Informace určená ke zveřejnění a podmínky jejího zveřejnění (např. kde a jak dlouho) Zveřejněná informace (umístění podkladů na webu) Archivace zveřejněné informace Internet Archivace na web-serveru Vedení města Průběžně Různé dle žádosti spolupracujícího subjektu

22 Název 01.7 Bezpečnostní agenda Práce s utajovanými dokumenty Organizační zajištění Bezpečnostní rady obce Tvorba krizového, havarijního a povodňového plánu a požárního řádu Tvorba dílčího plánu obrany Zajištění Jednotky sboru dobrovolných hasičů a sborů dobrovolných hasičů Zajištění bezpečnosti práce Řešení pracovních úrazů Bezpečnostní ředitel úřadu , , , Starosta, tajemník (pro požární řád) , Tajemník Bezpečnostní ředitel úřadu KT (tajemník BRO) , , , , KT (pracovník krizového řízení) Spolupracující subjekt OS podatelna, věcně příslušné odbory MěÚ, NBÚ Členové BRO, vedení města, KÚKL HZSLK, SDH, KÚLK, odbory MěÚ, fyzické a právnické osoby na území města, obce ORP, vedení města KVV, KÚLK, odbory MěÚ HZSLK, velitel a členové JSDHO, KÚLK, vedení města, starostové SDH KT (personalista), zaměstnanci MěÚ Oznámení o úrazu Utajovaný dokument, Evidenční kniha, seznam osob s přístupem Podklady od jednotlivých členů BRO, zápis z jednání , Informace od obcí ORP, HZSLK, SDH, KVV, KÚLK, fyzických a právnických osob Výzva k podání žádosti, vypsání dotačního titulu, interní a externí požadavek Nástup nového zaměstnance, evidence školení Řešení pracovních úrazů Zápis v evidenční knize, aktualizovaný seznam, protokol o proškolení dotčených zaměstnanců, oznámení o splnění podmínek pro přístup Zápis z jednání, úkoly Schválený krizový, havarijní a povodňový plán, požární řád Vypracovaný Dílčí plán obrany Žádost, závěrečná zpráva, vyúčtování, pojištění vozidel Záznam o školení, Zpráva o veřejné prověrce BOZP, analýza rizik Záznam o úrazu Bezpečnostní ředitel úřadu, osoba s přístupem k vyhrazeným dokumentům Tajemník a členové BRO , Obce v ORP, pracovník krizového řízení MÚ, web města KT, HZSLK, velitel a členové JSDHO, KÚLK, vedení města, starostové SDH KT (pracovník krizového řízení), tajemník KT (pracovník krizového řízení), pojišťovna, personalista

23 Starosta , Bezpečnostní rada obce, ZM (pro požární řád) Vedení města , Tajemník , , , Dle potřeby ročně , Dle potřeby, školení, veřejná prověrka 1 ročně Průběžně, školení 1 ročně Do 30 dnů , , , , Dle potřeby

24 Název 01.8 Zajištění provozu MěÚ Nakládání s odpady Zajištění autoprovozu Správa mobilních telefonů Zabezpečení revizí vyhrazených technických zařízení Zabezpečovací zařízení Organizační zajištění škodní komise , , , Tajemník , KT (pracovník krizového řízení) , , , , KT (pracovník krizového řízení) Předseda škodní komise Spolupracující subjekt ORSM, FIN Zaměstnanci MěÚ, PO, tajemník, FIN Operátor, zaměstnanci MěÚ ORSM (údržbář) Společnost Elektrotech Členové škodní komise, FIN, ORSM Shromážděný odpad Žádost, podněty, karta Staska Žádost zaměstnance Harmonogram revizí Návod k obsluze Informace o škodě Potvrzení o likvidaci odpadu Seznam proškolených referentů, proškolení řidiči, pojistná smlouva Objednávka, předávací protokol Doklad o provedené kontrole/revizi Seznam vstupních kódů, protokol o kontrole Zápis , , KT (pracovník krizového řízení) KT, PO, FIN KT (pracovník krizového řízení), FIN Tajemník, odborová organizace KT Tajemník, FIN , Tajemník Členové škodní komise Dle potřeby Dle potřeby

25 Název 01.9 Zajištění likvidace Likvidace vyřazeného majetku Likvidace ztrát a nálezů Likvidace pozůstalostí Tajemník KT (pracovník krizového řízení) Spolupracující subjekt ORSM, FIN , FIN Návrh na likvidaci Nálezy + evidenční list nálezu Rozsudek soudu Zlikvidovaný majetek, nález nebo pozůstalost Zápis z likvidační komise KT (pracovník krizového řízení) Tajemník ročně ročně Dle potřeby Měsíc

26 Název Logistické zabezpečení VM a tajemníka Vyřízení korespondence Plánování schůzek a zajištění společenských akcí Příprava zasedání RM a ZM Vyhotovení zápisu a usnesení Tajemník, VM Sekretariát Spolupracující subjekt VM, tajemník, odbory MěÚ Příchozí pošta Interní nebo externí požadavek Materiály od zpracovatelů jednotlivých bodů Podklady pro zápis a text usnesení Odpověď Naplánovaná schůzka, akce Realizované zasedání Zápis + usnesení VM, tajemník Radní, zastupitelé Radní, zastupitelé, FO a PO osoby města, zaměstnanci MěÚ, Městská policie, archiv Tajemník , Starosta , Denně měsíčně měsíčně Ihned Do 1 dne Do 5 dní Do 3 dní

27 Název Centrální evidence Správa centrální evidence Tajemník Sekretariát Spolupracující subjekt MěÚ Semily KÚLK, právník FO + PO města Vnitřní předpisy, vyhlášky, nařízení, stížnosti, petice, informace dle zákona,protokoly kontrol, smlouvy + průvodky, koordinovaná stanoviska Aktualizovaná centrální evidence Sekretariát Úřední deska Tajemník Dle potřeby Ihned

28 Název Provozní záležitosti odboru Zajištění dílčích personálních úkonů Správa spisové služby Provozně technické zajištění chodu odboru Zpracování plánu kontrol a zajištění řídicích kontrol Spolupráce na provádění inventarizace majetku Sestavení návrhu rozpočtu v oblasti spravované KT Věcná kontrola faktur a jejich schválení Příprava podkladů pro zadávání veřejných zakázek procesně řízených ORSM Tajemník Příkazce operace KT , Tajemník , FIN Spolupracující subjekt OS ORSM ORSM, FIN, hlavní inventarizační komise, ORSM Písemný nebo elektronický dokument Požadavek Inventurní soupisy Požadavky a informace FIN, požadavky odboru Předaná faktura Podklady k veřejné zakázce Souhlas, evidence docházky, plán dovolených, hodnocení zaměstnanců Zaevidovaný dokument a vyřízený dokument Soupis požadavků Plán kontrol a protokol o provedené kontrole Upravený inventurní soupis Dílčí návrh rozpočtu v oblasti spravované KT Věcně zkontrolovaná a schválená faktura Podklad pro tvorbu zadávací dokumentace, další podklady pro VŘ, poptávkový formulář KT Software Athena KT Plán kontrol , FIN Tajemník Tajemník Tajemník plán kontrol Dílčí inventarizační komise , Příkazce operace, FIN Tajemník