Rady přednášejícím připravujícím se na presentaci. E.Mazák

Transkript

1 Rady přednášejícím připravujícím se na presentaci E.Mazák 1

2 Stanovení účelu a cílů presentace Každá prezentace musí mít svůj cíl. Před zahájením přípravy si cíl presentace ujasněte. Ujasněte si jakým způsobem chcete cíle dosáhnout Ujasněte si, kdo budou vaši posluchači a jaká forma komunikace s nimi bude nejvhodnější Buďte aktuální uvědomte si, co už posluchači o daném tématu vědí (A nenoste sovy do Athén) Pokuste se odhadnout očekávání posluchačů a svou presentací je naplňte Odhadněte, jaké otázky vám posluchači mohou položit a připravte si na ně odpověď. 2

3 Struktura prezentace a vaše prezentační strategie V úvodu informujte posluchače o její struktuře. To jim umožní lépe se v ní orientovat a snadněji udrží pozornost Struktura prezentace má být logická. Pak ji vaši posluchači lépe pochopí. Uvědomte si rozdíl mezi tím co byste mohli říci, co můžete stihnout říci a co je nutné říci. Nemluvte dlouho. Pozornost posluchačů udržíte maximálně 40 minut! Koncentrujte prezentaci jen na několik hlavních bodů a vyhraďte si cca 10 minut na jeden bod. Nezapomeňte vyhradit čas na dotazy a diskusi 3

4 Jak začít? Začněte pokud možno efektně. Zaujměte posluchače tak, aby zbystřili pozornost a řekli si to bude zajímavé! Úplně nejdříve objasněte strukturu vaší prezentace, její cíl a časový harmonogram. Představte se - řekněte pár slov o sobě a o své práci vzbudíte tak důvěru Vlastní vystoupení zahajte návnadou zajímavým citátem, humornou příhodou, obrázkem nebo šokující statistikou probudíte zájem a vytvoříte atmosféru. Není-li vám humor vlastní, neriskujte a nežertujte vyhnete se křečovitosti! 4

5 Použití prezentačních pomůcek Využívejte prezentačních pomůcek audiovizuální techniky, nebo alespoň flipchart, nebo tabuli s fixy, nebo alespoň tabuli s křídou Myslete na to, že většina lidí má vizuální paměť až 90% informací, které si zapamatujeme jsme získali vizuálně. Využití vizuálních pomůcek zvýší přesvědčivost a profesionalitu vašeho vystoupení Počítejte s tím, že komentář k jednomu obrázku si vyžádá kolem 4 min. Nepoužívejte obrázky jen jako výplň pro naplnění času, to posluchači brzy odhalí! 5

6 Práce s grafy, obrázky a barvami Obrázky a grafy vám ušetří spoustu slov a vaše vystoupení bude přiměřeně krátké a výstižné Využívejte k výkladu fólie nebo prezentace s data projektorem se stručnými body vašeho výkladu. Tak budete mít zaručeno, že při vystoupení neztratíte nit a neohrozí vás okénko v paměti! Musíte dbát na to, aby promítaný text byl stručný, výstižný a dobře čitelný Nepoužívejte v promítaných textech mnoho slov svádělo by vás to k jejich čtení! Používejte spíše hesla než věty! Využívejte sytých a dobře viditelných barev ke zvýraznění textu. Nepřehánějte to ale. 6

7 Jak se stát úspěšným řečníkem? Připravte si podklady se stručnými texty výkladu a zkuste si vaše vystoupení několikrát nanečisto. Zkoušejte to nahlas. Hovořte krátce a jednoduše. Držte se anglické pomůcky, která zní KISS Keep It Short and Simple. Vyhýbejte se složitým souvětím a přemíře odborných termínů. Získejte pozornost publika, probuďte jeho zájem, touhu dozvědět se více a zapojte akci. ( Anglicky se to vyjádří zkratkou AIDA Attention, Interest, Desire, Action) Zapojte posluchače do hry, ptejte se a komentujte jejich odpovědi, povzbudí to jejich zájem Buďte pozitivně naladěni a mějte svoje posluchače rádi,- ten pozitivní postoj se přenese i na ně 7

8 101+1 rad Tima Hindle viz seznam dopor. literatury: Hindle Tim: Jak připravit dobrou prezentaci, Slovart 2002, 71 s., 8

9 Příprava prezentace 1. Až si napíšete svůj projev, zkraťte ho, ještě ho zkraťte a znovu ho zkraťte. 2. Podobné myšlenky spojujte do témat. 9

10 Znalost publika 3. Zamyslete se nad otázkou, co můžete udělat proto,aby vaše publikum z prezentace odcházelo spokojené? 4. Vždy mluvte ke svým posluchačům, ne jen před nimi. 5. Zapojujte posluchače co největší měrou do své prezentace 10

11 Logistické zabezpečení vaší prezentace 6. Navštivte místo konání prezentace a seznamte se s uspořádáním místnosti 7. sestavte si časový rozvrh na příslušný den 8. Udělejte si plán cesty, vezměte si s sebou práci, abyste vyplnili čas během cesty 9. Na každou hodinu prezentace si vyhraďte 10 hodin přípravy 10. Potvrďte pořadatelům písemně všechny detaily připravované akce. 11. Jste-li organizátorem prezentace vždy si důkladně prověřte odborné znalosti pozvaných řečníků Než rozešlete pozvánky na prezentaci, sežeňte si informace o svém publiku 11

12 Znalost prostředí prezentace 13 V místě konání prezentace si povšimněte i těch nejmenších detailů. 14. Umístění vypínačů, abyste v případě potřeby mohli světlo ztlumit a použít vizuální pomůcky 15 O umístění vizuálních pomůcek rozhodněte s dostatečným předstihem. 16. Předem si naplánujte příchod i odchod Kontrola audiovizuálního zařízení v místnosti 17. Přesvědčte sem že umíte pracovat připravenými pomůckami které budete mít k dispozici. (mikrofonem, zpětným projektorem nebo dataprojektorem) 12

13 Volby stylu 20. Zájem publika si udržíte několika vtipnými historkami k příslušnému tématu Dodržujte princip tří P: Poučení. Pobavení: Přehlednost 21. Dbejte, abyste hlavní body prezentace sdělili naprosto jasně 22. Hlavní myšlenky shrňte jednou větou 13

14 Uspořádání materiálu 26. Rozhodněte, kolik hlavních bodů bude prezentace mít. 27. Struktura vašeho projevu musí jasně označovat konec jedné myšlenky a začátek druhé. 28. Dbejte, aby vaše prezentace měla působivý začátek, jasně oddělené myšlenky, závěrečné propojení a shrnutí myšlenek, rekapitulaci (opakování myšlenek) a výrazné zakončení přesvědčivým a pozitivním sdělením. Zjednodušeně se radí: 1. Povězte, jim co se chystáte říci. 2. Sdělte jim to. 3. Zopakujte jim,co jste jim právě řekli. 14

15 Písemná příprava 30. Pamatujte si, že psát projev je něco jiného, než ho slyšet předčítat. 31. Zvažujte různé způsoby, jak vyjádřit určitou myšlenku a použijte ten nejpřirozenější. 32. Pečlivě zvažujte, co do prezentace zahrnete. 33. Snažte se, aby struktura textu vaší prezentace nebyla příliš složitá, mohla by být pro posluchače, který ji nevidí ale jen poslouchá, matoucí. 34 Napište si svůj projev větším písmem pouze po jedné straně papíru 35. Stránky celého textu si vždy očíslujte 36. Budete-li mluvit spatra, pojistěte se proti výpadku paměti přípravou poznámek, v nichž budou alespoň hlavní body, případně čísla a jména, která chcete zmínit. Poznámky si pište na silný papír, nebo na poznámkové karty, nebo do pole Poznámka v Power Pointu 15

16 Písemná příprava 30. Pamatujte si, že psát projev je něco jiného, než ho slyšet předčítat. 31. Zvažujte různé způsoby, jak vyjádřit určitou myšlenku a použijte ten nejpřirozenější. 32. Pečlivě zvažujte, co do prezentace zahrnete. 33. Snažte se, aby struktura textu vaší prezentace nebyla příliš složitá, mohla by být pro posluchače, který ji nevidí ale jen poslouchá, matoucí. 16

17 Podklady k prezentaci 34 Napište si svůj projev větším písmem pouze po jedné straně papíru 35. Stránky celého textu si vždy očíslujte 36. Budete-li mluvit spatra, pojistěte se proti výpadku paměti přípravou poznámek, v nichž budou alespoň hlavní body, případně čísla a jména, která chcete zmínit. Poznámky si pište na silný papír, nebo na poznámkové karty 17

18 Použití audiovizuálních pomůcek 37. Vždy si svoji prezentaci vyzkoušejte s použitím zvolených audiovizuálních prostředků 38. Až posluchače poprvé vyzvete, aby se podívali na av pomůcku, udělejte pauzu. 39. Používáte-li diapozitivy nebo slide na foliích, či v Power Pointu, očíslujte si je. 40. K odlehčení vážných myšlenek použijte komické obrázky, nebo kliparty 41. Udělejte si poznámky na rámečky diapozitivů, nebo do pole poznámky u snímků v Power Pointu. 42. Udělejte si kopie veškerého audiovizuálního materiálu, bez něhož se při prezentaci neobejdete. Mějte krizový plán jak zachráníte prezentaci případě, že by technika selhala. 18

19 Nácvik prezentace 29. Nemluvte monotónně, ale neměňte tón a tempo řeči příliš často, mohlo by to vypadat nepřirozeně 44. Vyzkoušejte si přednes normálním i zvýšeným hlasem 45. Měňte tempo řeči a zvolte si to, které bude působit nejlépe. 43 Vyzkoušejte si, jak byste v textu hledali místo, které právě přednášíte, kdybyste ho ztratili 19

20 Osobní příprava Sebedůvěra. 46. Říkejte si, že publikum je váš spojenec. Posluchači se od vás chtějí něco dozvědět. 47. Chovejte se přirozeně, publikum si tím získáte. 48. V případě velkého publika se chovejte, jako by to byla jen malá skupinka lidí. Vzhled. 49. Podívejte se do zrcadla a uvědomte si, jakým působíte dojmem. 50. Neoblékejte si nic, co by mohlo odvádět pozornost publika. Prezentující by měl být oblečen do společenského oděvu. 51. Nedávejte si během svého vystoupení ruce do kapes. 52 Vždy si na prezentaci vezměte pohodlné boty 53. Dbejte, aby vám vlasy nepadaly do obličeje.pozor na řeč těla. 20

21 Řeč těla 54. Dbejte, aby řeč vašeho těla odpovídala tomu, co říkáte. 55. Uvolněte svaly v obličeji a usmívejte se. 21

22 Příprava hlasu 56. Než začnete přednášet, vycucejte bonbon s mátovou nebo medovou příchutí 57. Udělejte si pár cviků na prohloubení dýchání a v průběhu přednášky si dávejte na svoje dýchání pozor 58. V několika větách si pohrajte s intonací 22

23 Jak se zbavit napětí 59. Protáhněte se a představte si, že jste vyšší. než ve skutečnosti jste 60. Zkuste relaxovat ve vzpřímené poloze asi 10 min. bez pohnutí 23

24 Zvládání trémy 61 Udělejte si seznam faktorů, které vaší nervozitě přispívají 62. Usmívejte se, pouze budete-li se tak cítit. Nucený úsměv působí vždy falešně a nepřesvědčivě. /Pozor- zastánci pozitivního myšlení tvrdí, že nasadíme-li úsměv, naše nálada se zlepší!!! EM. 63. Dobře se vyspěte, abyste byli svěží 64 Vypracujte si svůj rituál, který budete používat před zahájením každé své prezentace (Krátké soustředění myšlenek, procvičení obličejového svalstva, několik dechových cviků) 65. Představujte si, jak přednášíte prvotřídní projev. 66. Využijte část nervové energie k oživení svého projevu. 67 Zhluboka se nadechněte, vyčkejte, usmějte se a začněte pomalu mluvit. 24

25 Sebejistý projev 68. Vždy přehlédněte očima krátký úsek textu a potom se soustřeďte na plynulý projev. 69. Před každým důležitým bodem udělejte krátkou pauzu. 70. Využívejte řeči těla, osvěžte svůj projev anekdotou na příslušné téma 71. Už v úvodu navažte zrakový kontakt s někým, kdo se tváří přístupně. 72. Zrakový kontakt. s někým z publika navazujte při každé vhodné příležitosti 73. Využívejte prvků řečového stylu. např. opakujte nejdůležitější čísla, která jste uvedli.. 25

26 Sebejistý projev 74. Nebojte se používat velkých gest a dlouhých pauz. 75. Nenechávejte publiku své vizuální pomůcky na očích příliš dlouho rozptyluje to pozornost. 76. Prezentace by měla končit kvalitním shrnutí 77. Umocněte shrnutí aliterací, použitím slov začínajících stejnou hláskou (to už je jen hraní si s publikem, pan Hindle se nechal strhnout) 78. Mezi shrnutím a odpovídáním dotazů z publika udělejte malou pauzu. 79. Po prezentaci z místnosti nevyrážejte, jako byste museli velmi rychle odejít. 26

27 Zacházení s publikem Odhadnutí nálady publika. 80. Poslechněte si co nejvíce předchozích řečníků. Zapojení publika 81. Dejte posluchačům znát, že si uvědomujete, jak se cítí. 82. V pravidelných intervalech zapojujte posluchače do prezentace kladením otázek. Sledování signálů publika 83. Dívejte se, zda někdo nezívá nebo nepotlačuje zívání. Také na očích můžete vypozorovat, zda posluchači nezápasí s dřímotou. 84. Nepřehlédněte poklepávání nohou,- je to signál netrpělivosti. 27

28 Chování k publiku Zodpovídání dotazů Vyzkoušejte si odpovědět bez přípravy na několik dotazů svého spolupracovníka. 86. Zůstaňte klidní při jakémkoliv dotazu nebo námitce tazatele, bez ohledu na tón, kterým byl přednesen. 87. K povzbuzení nervózního tazatele můžeme použit slova: Děkuji, to je dobrá připomínka (nebo otázka)! 88. Nepřátelské dotazy vracejte tazateli nebo do publika. (A co si o tom myslíte vy? Jak byste odpověděl vy?). 28

29 Chování k publiku Zodpovídání dotazů Odpovědi adresujte vždy celému publiku, neobracejte se pouze na tazatele. 90. Připravte si předem jednu nebo dvě obšírné odpovědi na otázky, které asi dostanete. Pokud je nedostanete, položte je sami publiku a pak jako zpřesnění nebo opravu odpovědi publika můžete připravenou odpověď prodat 91. Získejte si publikum svými znalostmi, ale nepředstírejte, že víte všechno 92. Dbejte, abyste se nechovali k publiku blahosklonně nebo povýšeně 29

30 Jak čelit projevům nepřátelství. 93. Nezapomínejte, že nepřátelské projevy u publika většinou nejsou určeny vám, ale názorům a postojům, které jste prezentoval. 94. Vyhýbejte se delšímu zrakovému kontaktu s útočícím tazatelem. Ten by situaci ještě mohl vyhrotit. 30

31 Jak jednat s provokatéry 95. Uvědomte si, že rozčilováním nic nezískáte., Že každý má právo být vyslechnut, i když s jeho názorem nesouhlasíte a i když neprokazuje dobré vychování. Zdůrazněte všechny body, v nichž se s provokatérem shodujete Je důležité v závěru prezentace zopakovat svoje argumenty. Pokud uvádíte fakta, podpořte je důkazy. 96. Odkažte tazatele na další zdroje informací, které podpoří vaše tvrzení. 31

32 Jak zvládnout konflikt v publiku 97. Pokud při prezentaci sedíte, vstaňte. Demonstrujete tak svou autoritu. 32

33 Jak čelit pasivitě posluchačů. 98. Snažte se nalézt s publikem společnou platformu. Snažte se vyprovokovat publikum k otázkám, nebo si položte nějakou zajímavou otázku sami. 99. Můžete si počkat na otázky, když hned žádné nepřicházejí, nebo pokud tuto situaci očekáváte, mějte dohodnutu první a příp. druhou otázky s někým z publika Mluvte pravdu, protože publikum neupřímnost snadno pozná a vy přijdete o svou autoritu 101. Buďte uvolnění, ale ve střehu, a svou prezentaci přednášejte s potěšením. 33

34 Rétorické zásady 1. Mluvte jen tehdy, máte-li co říci. 2. Používejte především spisovného jazyka. Existuje jen málo komunikačních situací, v nichž by bylo použití spisovného jazyka nesprávné. Spisovnost neznamená strojenost vyumělkovanost. Vyhýbejte se proto zastaralým slovům a obratům, nepoužívejte přechodníky. 34

35 Volba slov 3.Věnujte dostatečnou pozornost výběru slov. Neopakujte stále stejná slova, vyžívejte synonym. Vyhýbejte se frázím a módním slovům a obratům. Výrazy, které používáte by měly být přesné a jednoznačné. Nepoužívejte zbytečně mnoho cizích slov, zvláště existují-li k nim české ekvivalenty. Vyhýbejte se odbornému slangu, zvláště je-li vaše prezentace určena neodborníkům. 35

36 Věty 4. Jazyk těsně souvisí s myšlením. Uspořádaným myšlenkám odpovídá také uspořádaný syntaktický projev. Používejte střídavě krátké a delší věty, přičemž krátké věty preferujte. (dlouhá souvětí znesnadňují pochopení). To, že přesto připouštíme i střídmé používání delších vět má odstranit dojem sterotypnosti projevu. 36

37 Jak zdůrazňovat důležité 5. Důležitá slova nebo věty opakujte, aby je mohli posluchači lépe pochopit. Také je můžete zdůraznit změnou tempa řeči a změnou síly hlasu. Slova, která chcete zvláště zdůraznit umísťujte na konec věty. 37

38 Jak oživíte svůj projev 6. Využívejte přirovnání. 7. Využívejte vyprávění. Zařazení příběhu, historky, citace přímé řeči, řečnické otázky to všechno jsou prostředky, které váš projev oživují, zvyšují pozornost publika. 38

39 Dýchání při projevu Naučte se při řeči správně dýchat. Nesprávná technika dýchání vás nutí v okamžiku kdy vám začne docházet dech neúměrně zvyšovat tempo řeči nebo zeslabit hlas, což působí na posluchače rušivě nebo někdy i směšně. 39

40 Sílu hlasu 9. Sílu hlasu přizpůsobte prostředí v němž mluvíte. Tichý projev budí dojem vaší nejistoty, snižuje důvěru posluchačů. Příliš hlasitý projev zase vzbuzuje dojem útočnosti, nebo nedostatku vaší sebekontroly. Nemluvte, když jste odvráceni od posluchačů, např. když něco píšete nebo ukazujete na tabuli. (Pamatujte si: Neukazujeme posluchačům záda!) 40

41 Intonace a pauzy 10. Je zapotřebí vhodně využívat intonace Výška hlasu má stoupat, když vyslovujeme otázku, nebo chceme dát najevo nerozhodnost nebo pochyby. Klesáním hlasu vyjadřujeme rozhodnost, jistotu, podtržení tvrzení. 11. Zkuste ve svém projevu využívat pauz. Ty činí projev srozumitelnějším. 41

42 Tempo řeči, artikulace 12. Pozor na příliš pomalé, nebo příliš rychlé tempo řeči. Oboje posluchače rychle unavuje. Důležitější úseky sdělujte pomaleji, měně důležité rychleji. 13. Snažte se dobře artikulovat. Nedbalá výslovnost je častou chybou nezkušených řečníků. 42

43 Řeč těla a oční kontakt 14. Podpořte svou promluvu řečí těla. Činí projev zajímavějším, působivějším i lépe srozumitelným. Není ale vhodné gestikulovat přehnaně, nebo narušovat intimní zónu vašich posluchačů. 15. Udržujte oční kontakt se svými posluchači. Není však vhodné upírat pohled na jednoho posluchače příliš dlouho. 43

44 Doporučená literatura pro další studium: Gruber David:. Řečnické triky, Repronis, 1998, 86 s. Kohout J. Rétorika (umění mluvit a jednat s lidmi), Management Press 1996, 124 s. Hospodářová Ivana: Veřejná prezentace od A do Z, Expertis 1997, 67 s Hindle Tim: Jak připravit dobrou prezentaci, Slovart 2002, 71 s., Mandel Steve: Jak úspěšně vystupovat, Linde 1993, (edice Padesátiminutové studijní texty), s 78 44

45 Prezentace pro uživatele Power Pointu Doc. Ing. E. Mazák 45

46 Devatero profesionální prezentace Následující text byl připraven na podle Světa počítačů 24/ V jednoduchosti je síla Nejúčelnější prezentace jsou takové, které jsou co nejjednodušší. V každém okně by mělo být pouze minimálně textu, ideálně 3-4 řádky Kde to jde by měly být použity snadno srozumitelné grafy a ilustrace toho, co tlumočí přednášející Z hlediska přehlednost není vhodné používat více než pět slov na řádek a pět řádek na snímek. 46

47 Devatero profesionální prezentace 2. Zajímavě, ale decentně. Prezentace má pouze dokreslovat a ne úplně přebíjet nebo nahrazovat živé slovo řečníka. 47

48 Devatero profesionální prezentace Ideální velikost fontu ve větších posluchárnách by neměla velikost fontů klesnout pod 32 bodů! Ilustrace 32 bodů Ilustrace 28 bodů Ilustrace 24 bodů Ilustrace 20 bodů Ilustrace 18 bodů 48

49 Devatero profesionální prezentace 4. Zapomeňte na přehlídky číselných řad Nejúčinnější prezentace v Power Pointu jsou ty názorné! Potřebujete-li nutně zdůraznit statistiku, udělejte to pomocí jednoduché grafiky. Přísloví jeden obrázek řekne víc než 1000 slov, můžete aplikovat i na data 49

50 Devatero profesionální prezentace 5. Rady pro řečníky Častou chybou při používání PoverPointové prezentace je, že se řečník omezí na čtení vizuální informace posluchačů Zbytečné posluchači čtou rychleji, takže vaše předčítání je ruší a nudí Proslov a prezentace se musí navzájem doplňovat nikoliv dublovat a a překrývat. 50

51 Devatero profesionální prezentace 6. I oči posluchačů si potřebují občas odpočinout Nebojte se vložit prázdnou obrazovku a chvilku mluvit bez obrázků nebo vložte odpočinkový obrázek snímek krajiny, karikaturu, umělecký obrázek 51

52 Devatero profesionální prezentace 7. Používejte živé barvy Nebojte se používat ostré kontrasty mezi slovy a grafickými objekty. Pozor: to je ošemetná rada! Na displeji se jeví rozdíly kontrastnější než na plátně Pozor na pozadí! Sytější pozadí ukryje text! Mazák radí nepřehánět barevnou kreativitu!! 52

53 Devatero profesionální prezentace 8. Využívejte grafické prvky Netřeba se omezovat na prvky nabízené v MS Office! Oživení přinese jednoduchá animace vtipný videoklip klipart Vámi pořízená fotografie 53

54 Devatero profesionální prezentace 9. Předností prezentace má být názornost ne komplexnost! 54

55 55