VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA FINANCÍ A ÚČETNICTVÍ BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Adéla Jelínková

Transkript

1 VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA FINANCÍ A ÚČETNICTVÍ BAKALÁŘSKÁ PRÁCE 2013 Adéla Jelínková

2 VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ V PRAZE FAKULTA FINANCÍ A ÚČETNICTVÍ Název bakalářské práce: Oběh účetních dokladů v podniku a možnosti jejich elektronizace Autor: Katedra: Obor: Vedoucí práce: Adéla Jelínková Financí a účetnictví Účetnictví a finanční řízení podniku Ing. Gabriela Ďurianová

3 Abstrakt Cílem mé práce je zachycení oběhu účetních dokladů v konkrétním podniku. V teoretické části jsem se zabývala požadavky na zachycení oběhu účetních dokladů (v písemné a elektronické podobě) dle platných legislativních norem. V jedné z podkapitol jsem se zaměřila na aktuální změny zákona upravujícího archivaci těchto dokumentů. V praktické části jsem se pokusila zachytit oběh faktur v rámci podniku, upozornit na nedostatky v souvislosti s dodržováním příslušných právních předpisů upravujících tuto problematiku a zhodnotit celkový systém. V závěru celé práce jsem navrhla řešení na zefektivnění celého procesu oběhu faktur v podniku. The aim of this bachelor thesis is catching of circulation of accounting documents in a real company. In the theoretical part I deal with requirements for circulation of accounting documents (in written and electronic form) according to applicable legislative standards. In one of subhead I focus on actual changes of law adjusting of archiving of these documents. In the practical part I tried to capture circulation of invoices within the company to highlight deficiencies in connection with compliance the relevant legislation adjusting this issue. In conclusion, the thesis I propose a solution to increase the efficiency the entire process of circulation of invoices in the company.

4 Obsah Úvod Účetní doklady Pojem účetní doklad Náležitosti účetního dokladu Typy účetních dokladů Formy účetních dokladů Vzhled účetních dokladů Průkaznost a opravy účetních dokladů Chyby Opravy účetních dokladů Trestní odpovědnost Oběh účetních dokladů Vnitropodnikové směrnice Úschova a archivace Doba archivace Průběh likvidace Průběh archivace v praxi Využití a zavedení IT v účetnictví Stručný vývoj forem a technik účetnictví Právní úprava Správa dokumentů Nástroje správy dokumentu Elektronizace účetnictví Elektronický účetní doklad Elektronický podpis Právní úprava Archivace Změna zákona upravujícího archivaci dokumentů Porovnání elektronického a písemného dokumentu Rizika elektronického účetnictví Účetní programy a jejich výběr Postup při výběru účetního programu Případová studie... 25

5 3.1 Představení společnosti Oběh účetních dokladů Oběh externích faktur za služby Identifikace jednotlivých osob a určení jejich zodpovědnosti Postup zpracování faktur Oběh externích faktur za zboží Postup zpracování objednávky a vyhotovení faktury Elektronický podpis Oběh interních faktur za zboží a služby Správa a archivace dokumentů Správa dokumentů Archivace dokumentů Evidence a ukládání dokumentů ve spisovně Zhodnocení současného stavu oběhu účetních dokladů Návrh na zefektivnění oběhu účetních dokladů Závěr Seznam použité literatury Seznam obrázků Seznam schémat Seznam tabulek... 43

6 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Oběh účetních dokladů v podniku a možnosti jejich elektronizace zpracovala samostatně. Veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne 20. května Adéla Jelínková

7 Poděkování: Ráda bych tímto poděkovala Ing. Gabriele Ďurianové za vedení mé bakalářské práce a za podnětné návrhy, které ji obohatily. Rovněž děkuji firmě SKF Ložiska, a. s. za poskytnutí dat.

8 Úvod Účetní doklady jsou důležitým nástrojem účetnictví. Slouží k evidenci hospodářských transakcí a také k průkaznosti jednotlivých účetních případů. Organizace oběhu účetních dokladů je pro každou společnost individuální. Je třeba brát v úvahu velikost firmy, odvětví, organizační strukturu, objem a druh účetních dokladů. Každá společnost si nastavuje pravidla oběhu účetních dokladů sama v souladu s potřebami podniku. Tyto pravidla definuje společně s odpovědností v jednotlivých fázích jejich oběhu ve vnitropodnikových směrnicích a to v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví (dále jen zákon ). Ve své práci se zaměřuji na oběh účetních dokladů z pohledu účetní legislativy a praxe. V úvodní části budu soustředit pozornost na oběh a právní úpravu účetních dokladů, dále jejich archivaci v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který byl novelizován zákonem č. 167/2012 Sb., a také zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Tato část bude obsahovat všeobecné informace o účetních dokladech se zaměřením na doklady ve fyzické podobě. Ve druhé části se pokusím zachytit současný trend v účetnictví, a tím je elektronizace účetních dokladů. Vzhledem k modernizaci a současné úrovni technologií je tento způsob fakturace do budoucna nevyhnutelný. Právní úprava se postupně uzpůsobuje dnešním požadavkům. Z tohoto důvodu byla vytvořena novela zákona č 499/2004 Sb. upravující elektronické účetní doklady i jejich následnou archivaci. Hlavním cílem praktické části bude zachycení oběhu účetních dokladů ve společnosti SKF Ložiska a. s. Úkolem bude zaměřit se na jejich zpracování a navržení zlepšení rychlosti a efektivnosti jejich oběhu. Jelikož společnost uvažuje do budoucna přejít na jednotný systém fakturace a vedení účetnictví prostřednictvím programu SAP, pokusím se uvést benefity, jenž nový program přinese. Dále bych navrhla ideální zajištění oběhu dokladů (s programem SAP a případnou kombinací s dalšími programy) dle využití informací získaných z teoretické části v souladu s platnou legislativou. 1

9 1 Účetní doklady 1.1 Pojem účetní doklad Účetní doklady jsou nedílnou součástí každé účetní operace a jsou podkladem pro její zaúčtování. Je to nástroj, který potvrzuje, že daná účetní operace proběhla. Bez účetních dokladů nelze účtovat. Proto jsou na ně kladeny určité požadavky. Účetní doklad je originální písemností, která zajišťuje průkaznost, úplnost, včasnost, správnost, viditelnost a čitelnost účetnictví. 1 Zásada dokladovosti musí být dodržována jak osobami, které vedou účetnictví, tak i těmi, kteří vedou daňovou evidenci. Zásada objektivity je jednou z všeobecně uznávaných zásad účetnictví, na kterých je postavena účetní legislativa vydávaná Ministerstvem financí. Tato zásada znamená, že všechny informace obsažené a zpracované v účetnictví mohou být kdykoli nezávisle ověřeny a objektivně doloženy účetními písemnostmi. 1.2 Náležitosti účetního dokladu Účetní doklady musí obsahovat následující náležitosti stanovené zákonem o účetnictví: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Pokud účetní doklad nebude obsahovat tyto povinné náležitosti, nejedná se o účetní doklad. Z výčtu povinných náležitostí vyplývá, že povinným údajem není razítko společnosti. 1 Účetní doklady. [online]. [cit ]. Dostupné z: 2

10 Zákon stanovující a upravující výše uvedené povinné náležitosti nespecifikuje pojem označení účetního dokladu. Lze se domnívat, že tímto označením má být název konkrétního dokladu. Podle F. Loušy (2011) je možné jako účetní doklad považovat fakturu přijatou, i přesto, že by na ní nebylo výslovně uvedeno, že je účetním dokladem. 2 Zákon dále neuvádí povinnost číslovat doklady. I když v praxi je tento způsob označování již zavedený, účetní doklad splňující všechny zákonem stanovené náležitosti je účetním dokladem i za předpokladu, že pořadové číslo neobsahuje. Při vystavování účetních dokladů prostřednictvím účetních programů může dojít k situaci, kdy program nedokáže na daný doklad uvést okamžik vyhotovení, případně může být uvedeno datum zapsání dokladu, které nebude shodné s datem vyhotovení. Za daných okolností nezbývá účetní jednotce nic jiného, než doplnit tuto skutečnost na doklad ručně. V případě neuvedení této skutečnosti by se jednalo o porušení zákona. 1.3 Typy účetních dokladů Účetní doklady můžeme rozdělit podle druhu, počtu účetních případů a podle obsahu. Schéma 1: Rozdělení účetních dokladů podle druhu faktura přijatá faktura vydaná podle druhu výdajový PD vnitřní účetní doklad výpis z BÚ výdejka příjmový PD příjemka Zdroj 1: vlastní zpracování 2 za předpokladu, že splňuje veškeré povinné náležitosti stanovené pro účetní doklad 3

11 Schéma 2: Rozdělení účetních dokladů dle jiných hledisek interní podle obsahu externí podle počtu účetních případů jednotlivé sběrné Zdroj 2: Vlastní zpracování Rozdělení účetních dokladů z hlediska druhů vychází z jejich obsahu. Příjmový pokladní doklad je dokladem potvrzující a prokazující příjem hotovosti za prodej zboží či služby atd. U dokladů členěných podle obsahu vycházíme ze skutečnosti, kdo je účastníkem dané operace. Pokud se jedná například o fakturu přijatou od našeho dodavatele, externím účastníkem je náš dodavatel, v případě výpisu z běžného či úvěrového účtu je externím účastníkem příslušná banka atd. Jinak řečeno, pokud má účetní doklad vztah k okolí podniku, jedná se o doklad externí. V případě dokladu, který má vztah k účetním případům uskutečněným v rámci samotného podniku, mluvíme o dokladu interním. Tabulka 1: Členění účetních dokladů externí (vnější) doklady interní (vnitřní) doklady výpis s běžného účtu, výpis z úvěrového účtu, výdajový a příjmový pokladní doklad, faktura přijatá, faktura vydaná, dodací list výdejka, příjemka, vnitřní účetní doklad Zdroj 3: Vlastní zpracování 4

12 Každý jednotlivý účetní doklad popisuje vznik právě jedné hospodářské operace. V případě vzniku více hospodářských operací jednoho druhu je možné vytvořit pouze jeden souhrnný účetní doklad potvrzující a obsahující všechny účetní operace téhož druhu. Typickým příkladem jsou hromadné příjemky a výdejky na zboží. 1.4 Formy účetních dokladů Účetní doklad nemusí mít pouze formu všeobecně známou, jako jsou faktury, dobropisy či pokladní doklady. Účetním dokladem se mohou stát také zápisy z inventur, výpis z obchodního rejstříku, odpisový plán, mzdové listy, zápis z valné hromady, reklamační list nebo dodací list pokud obsahují zákonem stanovené náležitosti. V 4 odst. 6 zákona o účetnictví je uvedena povinnost vést účetnictví v českém jazyce. Účetní doklady oproti tomu mohou být vystaveny v jazyce cizím, pokud jsou srozumitelné Vzhled účetních dokladů Vzhled a formální úprava účetních dokladů není zákonem stanovena. Nejsou vydána ani žádná doporučení v této souvislosti z čehož vyplývá, že je toto rozhodnutí zcela v kompetenci samotné účetní jednotky. V současnosti je však jistá podoba a struktura faktur (a dalších účetních dokladů) již zaběhlá. Nic však nebrání odběrateli nebo dodavateli, aby si pozměnili tento dokument za podmínky dodržení náležitostí, které jsou dané zákonem. Pro své potřeby mohou po vzájemné dohodě zúžit či rozšířit obsah faktur nebo upravit vzhled ke svým potřebám. 1.6 Průkaznost a opravy účetních dokladů Chyby Podle zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka podávala věrný a poctivý obraz o hospodaření dané účetní jednotky. Nesprávnosti v účetnictví mohou vznikat ve všech fázích sběru a zaznamenávání účetnictví, taktéž i při jeho kontrole. Jedná se o chyby v účetních dokladech, účetních závěrkách, inventarizačních 3 více o této problematice je obsaženo v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví v 8 odst. 5 5

13 zprávách apod. Z toho vyplývá, že za chybné zpracování není vždy zodpovědný pracovník příslušného účetního oddělení. Při vytváření účetního dokladu se může stát, že doklad obsahuje chybný údaj. To vede k nesprávnosti účetnictví. Ke vzniku chyby může dojít vědomě, nevědomě nebo z nedbalosti. Vědomá chyba je způsobena záměrem zakrýt nějakou skutečnost či získat určitou výhodu, které by účetní jednotka nedosáhla bez porušení právních předpisů. Nevědomá chyba může vzniknout z mnoha důvodů. Může to být nedostatečná odborná kvalifikace, nesprávná interpretace právního předpisu aj. Chyby z nedbalosti vznikají v důsledku nedostatečné koncentrovanosti a soustředěnosti na daný úkol. Způsobuje ji také uspěchanost či nepozornost. Konkrétní druhy chyb, které se vyskytují v účetních dokladech dle Trupla a Horada: 4 a) nesprávné uvedení peněžního údaje, b) nesprávné označení účetního období, čísla dokladu, c) chybná identifikace účastníků účetního dokladu, d) chybějící údaje o množství, e) neuvedení data vyhotovení účetního dokladu, f) neuvedení data uskutečnění účetního případu Opravy účetních dokladů Pokud se stane, že dojde k vyhotovení chybného účetního dokladu, má účetní jednotka dvě možnosti, jak tento doklad opravit: a) vyhotovit nový opravný účetní doklad k chybnému dokladu, b) konkrétní chybu opravit na původním dokladu. Při opravě účetního dokladu je třeba dodržovat určité zásady dle Trupla a Horada: 4 1. Provádění oprav bezdokladovým způsobem Chybný údaj se slabě přeškrtne tak, aby bylo i nadále možné jej přečíst. Vedle nebo nad něj se napíše údaj správný. Z důvodu průkaznosti je nezbytné k opravovanému zápisu 4 TRUPL, J., HORAD, D., Účetní a daňové doklady: vzory písemností. 3. aktualizované vydání. Praha: Grada, 2001, s ISBN

14 uvést poznámku o provedení opravy s podpisem pracovníka, který opravu provedl. Je nutné zabezpečit trvanlivost účetních zápisů a účetních dokladů 2. Provádění oprav dokladovým způsobem V případě vzniku chyby v účetním dokladu se vytvoří zcela nový opravný účetní doklad, který se přiloží k tomu chybnému. Je třeba na obou dokladech uvést vzájemné odkazy (čísla dokladů) a v případě nutnosti přiložit komentář s vysvětlením. Opravy nebo doplnění v účetních záznamech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví Trestní odpovědnost Kdo nevede účetní knihy a jiné doklady sloužící k přehledu o hospodaření a majetku firmy nebo v nich uvádí údaje, které nejsou pravdivé a jsou hrubě zkreslené, se podle trestního zákoníku dopouští protiprávního jednání, za něž může být potrestán odnětím svobody až na dvě léta nebo zákazem činnosti. Stejně bude potrestán i ten, který uvede nepravdivé údaje v podkladech sloužících k vypracování znaleckého posudku a v podkladech sloužících k zápisu do obchodního rejstříku. 1.7 Oběh účetních dokladů Každý podnik by měl mít stanovená pravidla a plán na zpracování účetních dokladů v rámci podnikové směrnice. Je to nezbytný krok, který zajistí co nejrychlejší a nejefektivnější oběh účetních dokladů a také jejich zpracování. 5 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 35 odst. 1 7

15 Schéma 3: Oběh účetních dokladů Zdroj 4: Vlastní zpracování Vyhotovení účetních dokladů a přezkoušení jejich správnosti V prvních dvou fázi oběhu účetních dokladů dochází k vyhotovení účetních dokladů a následně k přezkoušení jejich správnosti. Kontroluje se, jak věcná správnost, tak formální. Věcná správnost zahrnuje kontrolu, zda údaje na dokladech souhlasí se skutečností. V rámci formální kontroly se zjišťuje, jestli doklady obsahují všechny předepsané náležitosti. Příprava k zaúčtování a jejich zaúčtování Třetí fáze obsahuje třídění dokladů, jejich očíslování, zaevidování a označení účtovacím předpisem. Na základě toho může dojít k samotnému zaúčtování účetních dokladů do účetních knih. 1.8 Vnitropodnikové směrnice Vnitropodnikové směrnice 6 tvoří soubor návodů daného konkrétního podniku. Obsahují podrobně rozpracované postupy v případech, kdy obecně platné předpisy nejsou dostačující. Je třeba průběh určité konkrétní situace definovat, stanovit odpovědnost. Vnitropodnikové 6 v praxi se setkáváme s různými názvy např. organizační směrnice, oběžník, rozhodnutí, pokyn 8

16 směrnice nelze stanovit univerzálně pro všechny účetní jednotky. Jejich podoba bude záviset na mnoha faktorech. Patří mezi ně velikost účetní jednotky, právní forma, organizační struktura, počet pracovníků, předmět podnikání a další. Jednou ze směrnic vytvořených v rámci účetní jednotky je směrnice upravující oběh účetních dokladů (včetně podpisového vzoru). 7 Vyhotovení směrnice upravující oběh účetních dokladů je nutné především v těch podnicích, kde je složitá organizační struktura nebo je účetní jednotka rozdělena na různá oddělení a divize. V těchto případech je nezbytné rozdělit odpovědnosti na konkrétní osoby. Při vytváření směrnice se vychází ze třech základních údajů: jaké konkrétní doklady budou v oběhu, který zaměstnanec s nimi přijde do kontaktu a z určení pracovních činností osob. Obsahem směrnice by měly být tyto informace dle Myškové 8 : - konkrétní druhy účetních dokladů (spolu s jejich náležitostmi) používaných účetní jednotkou, - určení osob, které vystavují nebo přijímají účetní doklady, - stanovení osob, které jsou zodpovědné za věcnou a formální správnost účetních dokladů, - určení osob, jejichž úkolem je schvalování vystavení účetních dokladů, - popis postupu oběhu účetních dokladů a stanovení lhůt pro jednotlivé fáze, - podpisový vzor 9 s ustanovením konkrétních osob za konkrétní účetní případy, - způsob provádění případných oprav účetních písemností. Cílem vytváření této vnitropodnikové směrnice je zajištění plynulosti oběhu účetních dokladů, určení odpovědností a přehled pravomocí. Jelikož se nejedná o legislativně upravený dokument, forma je ponechána na účetní jednotce. 1.9 Úschova a archivace Úschova účetních dokladů a dalších písemností se řídí zákonem o účetnictví a zákonem o dani z přidané hodnoty. Pro archivaci účetních i mimoúčetních dokladů je však stěžejním zákonem zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. V roce 2009 byla vytvořena 7 povinnost vytvořit směrnici vyplývá z 7 zákona o účetnictví 8 MYŠKOVÁ, Renáta. Dokladovost v účetnictví, aneb, Jak na doklady a co s nimi: [praktická příručka pro praxi malých a středních podnikatelů]. Praha: ČZT, 2004, s. 52. Účetnictví, daně a právo v zemědělství. ISBN může být součástí přílohy směrnice 9

17 novela zákona o archivaci zákon č. 190/2009 Sb. s platností od daného roku. Ta v sobě obsahovala úpravy elektrické spisové služby 10. Jejím cílem bylo zefektivnit komunikaci mezi orgány veřejné moci. Doba účinnosti této novely nebyla náhodná. Ke stejnému datu byl spuštěn také nový systém komunikace veřejné správy s externími účastníky prostřednictvím datových zpráv 11. Další změnou byl fakt, že financování této služby bylo hrazeno přímo ze státního rozpočtu. Nebylo už nutné odesílat faktury k proplacení samostatně za každý orgán veřejné moci zvlášť. Dále obsahoval ustanovení o možnosti zřízení více datových schránek pro orgány moci veřejné. Velký zlom však nastal , kdy vstoupila v platnost novela dvou norem klíčových pro práci s elektronickými originály dokumentů, a to zákona č. 227/ 2004 Sb. o elektronickém podpisu a zákona č. 499/2004 Sb. o spisové službě a archivnictví Povinnost archivovat veškeré účetní doklady a písemnosti se vztahuje nejen na obchodní společnosti, ale také na tzv. soukromoprávní původce Doba archivace Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v 31 a 32 spolu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty uvádějí lhůtu, po jakou musí být určité druhy účetních dokladů a dalších písemností uchovány tak, aby bylo možné do nich kdykoliv v případě potřeby nahlédnout. Teprve po uplynutí stanovené doby je možné tyto dokumenty skartovat. 10 jedná se o informační systém určený ke správě a evidenci dokumentů (písemných i elektronických) v elektronické podobě 11 jedná se o zprávy posílané prostřednictvím datových schránek, jejichž obsahem není text, ale příloha ve formátu PDF (slouží ke komunikaci mezi úřady a jednotlivými společnostmi) 12 Průlom v elektronické archivaci dokumentů [online] [cit ]. Dostupné z: 13 více v podkapitole neboli soukromí podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku 10

18 Tabulka 2: Přehled účetních záznamů podle doby archivace Druh účetních záznamů Doba archivace Účetní závěrka, výroční zpráva 10 let od konce účetního období, kterého se týkají Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví. Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou podobu let počínající koncem účetního období, kterého se týkají Zdroj 5: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 31 Doba archivace stanovená zákonem se může za určitých podmínek změnit. Zejména se jedná o případ, kdy jsou účetní dokumenty podkladem v trestním řízení, správním řízení, daňovém řízení a jiném řízení podle zákona o účetnictví. Než se účetní dokumenty určené k archivaci umístí do archivačních místností, musí být písemnosti řádně uloženy do archivačních boxů či krabic a to tak, aby bylo zabráněno jejich poničení, ztrátě nebo poškození Průběh likvidace Likvidace účetní dokumentace musí být v souladu se zákonem o účetnictví a zákonem o dani z přidané hodnoty. Tento průběh lze shrnout ve dvou krocích: 1) podání skartačního návrhu spolu se seznamem a množstvím písemností určených ke skartaci (musíme uvést také druh písemností k vyřazení), 2) obdržení vyjádření státního archivu, které obsahuje souhlas se skartací. 15 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 33 odst. 2 11

19 Velké společnosti využívají v případě archivace specializované společnosti zabývající se touto činností. Poskytnou této externí firmě všechny dokumenty společnosti a archivační firma provede archivaci za ně. Dokumenty nutné archivovat umístí do archivačních místností společnosti (nejčastěji se jedná o sklep či suterén budovy, kde společnost sídlí). Naopak dokumenty, u nichž vypršela lhůta pro archivaci, se na základě skartačního povolení skartují. Tento způsob zajištění archivace a skartace dokumentů je velice výhodný, protože společnost přenechá celý proces externímu dodavateli. Společnost se tak může plně soustředit pouze na svůj předmět podnikání. Dalším důvodem je skutečnost, že většina společností nemá pracovníka, který by měl na starosti archivaci účetních písemností a jejich následnou likvidaci Průběh archivace v praxi V praxi je při archivaci každá krabice, šanon a úložný box označen předmětem, archivačním znakem a počtem let, po jakou bude daný dokument archivován. Předmět vypovídá o obsahu dané krabice či šanonu. Archivační znaky využívané při této činnosti jsou dle Myškové 16 A archiválie, S písemnosti určené ke skartaci po uplynutí doby, V dokumenty, které budou po uplynutí skartační doby rozřazeny mezi A a S. Písemnosti označené písmenem A se po uplynutí skartační doby stávají archiváliemi. Následuje jejich umístění do státního archivu. 16 MYŠKOVÁ, Renáta. Dokladovost v účetnictví, aneb, Jak na doklady a co s nimi: [praktická příručka pro praxi malých a středních podnikatelů]. Praha: ČZT, 2004, s. 56. Účetnictví, daně a právo v zemědělství. ISBN

20 2 Využití a zavedení IT v účetnictví 2.1 Stručný vývoj forem a technik účetnictví Přepisovací formy Původní systém přepisování údajů z memoriálu přes žurnál do hlavní knihy se postupně zdokonalil. Memoriál nahradily účetní doklady. Vzniklo více druhů deníků podle stejnorodých skupin transakcí z důvodu zvyšujícího se objemu účetních operací. Do hlavní knihy se pak zapisovaly operace z deníků se stejnou předkontací souhrnně a to z důvodu přehlednosti a zrychlení účtování. S postupující dobou byla nově zaváděna analytická evidence, která situaci ještě více zkomplikovala. Jednak přibylo práce s přepisováním a také se zvýšil počet chyb spojených s přepisováním mezi jednotlivými účetními knihami. To narušovalo vypovídací schopnost účetnictví. Propisovací formy Tento způsob zachycení účetních operací byl založen na tom, že jednotlivé účetní operace byly napsány pouze jednou a to přes propisovací papír (uhlový papír). Zanikla tak možnost, aby došlo při přepisování mezi účetními knihami k chybě. Nevýhodou byla nutnost psát na volné listy papíru, které pak museli být do jednotlivých knih vloženy. To byl krůček k tomu, aby byly tyto zápisy prováděny mechanicky na psacím stroji. Mechanizace Mechanizace účetnictví navazuje na propisovací formy a to v okamžiku, kdy se začaly k zachycení účetních operací využívat psací stroje. Ty byly postupně upraveny na účetní stroje. Následovalo zavedení děrných štítků. Nejednalo se o automatizaci účetnictví, protože elektromechanické stroje, které sloužily k dekódování a čtení děrných štítků, vyžadovali lidskou obsluhu. Automatizace účetnictví Automatizované účetnictví je již účetnictví, v němž se využívají počítače a další informační technologie. S postupem času se tyto technologie neustále zdokonalují. Podstatou je, že se účetní doklady zapisují do programu v počítači pouze jednou oproti ručnímu vedení účetnictví. Jednotlivé výstupy jsou pak v podobě, kterou si zvolíme. 13

21 Obrázek 1: Časová osa vývoje účetnictví Zdroj 6: vlastní zpracování dle Mejzlíka (2006) Právní úprava Až do roku 1992 bylo českou právní úpravou přijímáno a akceptováno účetnictví pouze v podobě účetních knih, které byly v tištěné podobě. V současné době již právní úprava dovoluje vést účetní knihy v písemné, elektronické či smíšené podobě. Žádná účetní jednotka nemusí vést účetnictví v písemné podobě. Musí být však schopna své účetní knihy převést do listinné formy na požádání. I na účetní záznamy, jež jsou v elektronické podobě, platí pro účetní jednotku podle zákona o účetnictví povinnost zajistit ochranu těchto dat před zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou, odcizením či neoprávněnou změnou. Tato povinnost trvá po dobu, kterou jsou povinny účetní jednotky zmíněné účetní záznamy uchovávat a archivovat. 2.2 Správa dokumentů Správa dokumentů a obsahu zahrnuje komplex nástrojů a přístupů umožňující vhodně zachytit množinu nestrukturovaných a semistrukturovaných dat a dle potřeby ji nabídnout 14

22 v požadované formě uživateli. 17 Tyto data jsou ve formě dokumentů a dle F. Gály (2007) rozlišujeme: - dokumenty v elektronické nebo listinné formě, - dokumenty interní, které obíhají uvnitř podniku (směrnice), - dokumenty pocházející z jiných systémů (faktury), - dokumenty původem z externí komunikace a spolupráce s partnery či jinými externími subjekty. Jednotlivé dokumenty do podniku vstupují v podobě elektronické či listinné. Pokud se jedná o druhý případ, musí pracovník příslušného oddělení převést dokument do elektronické formy. 18 Tento proces se nazývá digitalizace, imaging či date capture. V rámci digitalizace probíhá vytěžování dat volných formulářů 19, což znamená, že v daných dokumentech jsou vyhledávány určité údaje, které je nutné zpracovat i v jiných systémech. Jedná se například o datum splatnosti, název dodavatele aj. Po vyjmutí těchto dat následuje jejich uložení pro další zpracování. Některé dokumenty vznikají nebo již přichází do podniku v elektronické verzi. Jedná se o různé ové zprávy z okolí podniku nebo to mohou být data získaná z jiných systémů a vložená do dokumentů (např. cashflow vložené do účetní závěrky). Případně může jít o dokumenty vytvořené přímo v ECM 20. V momentě, kdy máme dokument již v elektronické podobě, následuje jeho uspořádání tzv. taxonomie. Jejím obsahem je jednoznačná identifikace, klasifikace a doplnění náležitostí dokumentu. To vše nám umožní dokument kdykoli vyhledávat a zpracovávat. Je třeba uvést, že proces správy zde nekončí. Musíme zajistit doručení a zpracování dokumentu příslušné osobě nebo osobám, dále jeho modifikaci a následnou publikaci. Publikace dokumentu může být ve formě elektronické i písemné. Poslední fází je archivace dokumentu v dané podobě. 17 GÁLA, Libor. Podniková informatika. 2. vydání. Praha: Grada, 2009, s ISBN v případě elektronické správy dokumentů 19 nebo-li digitalizovaných dokumentů 20 Enterprise Content Management, což je systém pro integrovanou správu dokumentů 15

23 2.2.1 Nástroje správy dokumentu Nástroje správy dokumentu jsou určené k podpoře činností souvisejících s procesem oběhu dokumentů. Oproti klasickému ukládání dokumentů nabízí nadstandardní specifické funkce. Jednou z nich je možnost zpětně dohledat všechny změny v průběhu historie dokumentu, označit jeho aktuální verzi a procházet si všechny vytvořené verze. DMS 21 umožňuje vyhledávání dokumentů a jeho verzí z různých hledisek, přístup pouze oprávněným osobám a především integrace s ostatními aplikacemi jako jsou ERP či CRM 22. Další významnou vlastností je možnost třídění dokumentů do různých schránek, označování dokumentů např. podle fáze zpracování (archivované, schválené apod.). Přístup ke stejnému dokumentu má v jeden okamžik více uživatelů. Nespornou výhodou je zajištění dokumentu proti jeho smazání či nedovoleným změnám. Mezi nejrozšířenější produkty na trhu zajišťující správu dokumentů se řadí Lotus Domino Document Manager či FileNet Content Manager. Vždy je však konkrétní program upraven individuálním potřebám daného podniku. Schéma 4: Digitalizace dokumentů Zdroj 7: GÁLA, Libor. Podniková informatika. 2. vydání. Praha: Grada, 2009, s ISBN Document Management System 22 Správa dokumentů versus ERP systém: Je lepší rozšíření ERP nebo integrace se systémem DMS?. SystémOnLine [online] [cit ]. ISSN X. Dostupné z: 16

24 2.3 Elektronizace účetnictví Elektronizace účetnictví je v současné době trendem, který šetří čas i peníze. Většina firem se této formy vedení účetnictví brání ze strachu z vysokých počátečních nákladů na její zavedení. Obavy jsou však zbytečné. Návratnost této investice je velmi rychlá a v delším období přináší účetnictví bez papírů značné výhody. 23 Tím, že jsou veškeré účetní písemnosti v elektronické podobě, má k nim uživatel přístup kdykoliv a odkudkoliv. Zlepší se provázanost s ostatními podnikovými systémy, což zefektivní plynulost jednotlivých činností podniku (vyřizování objednávek, logistika, skladování). Elektronické účetnictví je vhodné zejména pro firmy s objemem účetních dokladů kolem patnácti tisíc ročně. To však neznamená, že by menší společnosti neměli při takto vedeném účetnictví řadu výhod. Dle Vasilenkové (2011) úspory plynoucí ze zavedené elektronizace tvoří v prvním roce % a v druhém až 80 %. 2.4 Elektronický účetní doklad Elektronický účetní doklad je doklad v elektronické podobě, na jehož základě je vyhotoven účetní zápis. Jeho úprava a náležitosti jsou upraveny zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a dalšími právními předpisy. Tento zákon vychází ze směrnic EU. Technickou i právní podmínkou používání elektronických dokladů je průkaznost elektronického dokladu, kterou umožňuje elektronický podpis. 24 Užívání elektronických účetních dokladů se stává stále populárnější, což má dopad na tradiční papírové účetní doklady. Účetní jednotky nebudou neefektivně využívat dva odlišné způsoby pro vyhotovování, zasílání, zpracování, evidenci a archivaci účetních dokladů vyberou si jen jeden. Zatím vše směřuje k tomu, že papírové účetní doklady jsou na ústupu jejich modernějším elektronickým verzím. 23 VASILENKOVÁ, Jana. Outsourcingem a elektronizací lze ušetřit až čtvrtinu nákladů na zpracování účetnictví. Finanční řízení a controlling v praxi: Konec papírů - elektronizace [online]. Praha: Point Consulting, 2011, roč. 2011, č. 11, s [cit ]. ISSN Dostupné z: 24 MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy: Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. Praha: Oeconomica, 2006, s. 33. ISBN

25 2.5 Elektronický podpis Elektronický podpis je vlastně číslo, které je hodně velké a proto se nevyjadřuje formou binárního čísla. Příkladem elektronického podpisu je následující řetězec: IQB1AwUBMVSiA5QYCuMfgNYjAQFAKgL/ZkBfbeNEsbthba4BlrcnjaqbcKgNv+a 5kr4537y8RCd+ RHm75yYh5xxA1ojELwNhhb7cltrp2V7LlOnAelws4S87UX80cLBtBcN 6AACf11qymC2h+Rb2j5SU+rmXWru+=QFMx 25 Dle Peterky (2011) se v praxi však s takovýmto vyjádřením elektronického podpisu nesetkáte. K ověření elektronického podpisu pouze použijete vhodný program, který ověří platnost a správnost daného podpisu např. program Adobe Reader. V případě elektronického podpisu rozlišujeme 2 druhy: a) zaručený elektronický podpis b) uznávaný elektronický podpis Zaručený elektronický podpis nám dává jisté záruky. Jednou z nich je jistota, že pokud byl dokument od okamžiku podepsání pozměněn, dozvíme se to jeho prostřednictvím. Nedozvíme se však, jak moc a jaká část byla pozměněna. Tento podpis nám také zaručuje identifikaci podepsané osoby. Osoba, která podpis vytváří, si může nastavit další údaje o své identitě. K tomu, abychom mohli danou osobu identifikovat, však nestačí pouhý zaručený elektronický podpis. K tomu potřebujeme uznávaný elektronický podpis, jenž vyžaduje přísné požadavky na autentizaci osoby vytvářející daný podpis. Elektronický podpis může být použit pouze u fyzických osob. Právnické osoby, organizace apod. využívají elektronickou značku, jejíž princip je podobný jako u elektronického podpisu. Dále existuje časové razítko, jehož hlavní funkcí je podání informace o čase jeho vzniku. 25 PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu [online] [cit ]. ISBN ISBN Dostupné z: 18

26 Obrázek 2: Klasifikace podpisů, značek a razítek Zdroj 8: PETERKA, Jiří. Báječný svět elektronického podpisu [online] [cit ]. ISBN ISBN Dostupné z: Právní úprava Elektronický podpis je upraven zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Vymezuje pojem a definuje požadavky na elektronický podpis, elektronickou značku a časové razítko. Nastavuje pravidla jejich využití. Stanovuje povinnosti podepisující osoby a označující osoby. Podepisující osoba musí zacházet s příslušnými zařízeními pro tvorbu elektronického podpisu tak, aby nedošlo k jeho neoprávněnému použití. Pokud dojde k situaci, že by mohlo být zařízení zneužito, osoba je povinna bezodkladně informovat příslušného provozovatele certifikačních služeb. Za tyto škody nese odpovědnost podepisující osoba. Této odpovědnosti může být zbavena, pokud prokáže, že osobě, které vznikla škoda, si neověřila platnost elektronického podpisu a platnost certifikátu. Označující osoba je povinna zacházet se zařízením pro tvorbu elektronických značek v souladu se zákonem, tak aby nedošlo k jeho neoprávněnému použití. Další povinností je uvědomit poskytovatele certifikačních služeb o možném zneužití dat pro vytváření elektronických značek. Označující osoba je také odpovědná za to, aby zařízení pro tvorbu elektronických značek bylo v souladu se zákonem o elektronickém podpisu. Tato osoba je zodpovědná za případné vzniklé chyby v souvislosti se zneužitím tohoto zařízení či neuvědomění poskytovatele o možném zneužití. Za zákonem stanovených podmínek může být této zodpovědnosti zbavena. 19

27 2.5.2 Archivace Kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb musí archivovat dokumenty související s těmito službami podle zákona 26. Doba archivace činí 10 let, přičemž po uplynutí této doby musí dalších 20 let uchovávat údaje umožňující jednoznačnou identifikaci označující nebo podepisující osoby. Jsou to jméno, příjmení, rodné číslo, číslo dokladu, na jehož základě byla potvrzena identita a také vydané kvalifikované certifikáty. Tyto dokumenty mohou být uchovávány v elektronické podobě. Uchovatel však musí zajistit, aby nedošlo k jejich poškození, zničení, zneužití a odcizení. 2.6 Změna zákona upravujícího archivaci dokumentů vstoupila v platnost novela zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a zákona č. 499/2004 Sb. o spisové službě a archivnictví zákon č. 167/2012 Sb. České společnosti tak nemusí své dokumenty již archivovat ve dvou verzích, elektronické a písemné. Pokud se rozhodnou využít elektronickou formu úschovy dokumentů a budou tyto dokumenty vytvářet podle norem ETSI 27, úřady je budou akceptovat. Navíc dokumenty vytvářené v souladu s těmito normami budou přijatelné nejen v České Republice, ale ve všech zemích EU. Normy jsou založeny na jasných a logických zásadách. ETSI spolupracuje s americkou Electronic&Records Association, z čehož vyplývá, že tyto principy jsou platné i v USA. Již v roce 1999 Evropská direktiva O zásadách společenství pro elektronické podpisy 28 zavedla princip akceptovatelnosti uznávaného elektronického podpisu v ostatních státech EU. Každý stát EU si však stanovuje pravidla pro kvalifikované certifikační autority sám. Problémem je však ověřit platnost daného elektronického podpisu, a to z důvodu např. jiného kódovacího systému každé země. Jednou z mála existujících ověřovacích služeb pokrývajících všechny státy EU je SecuStamp.com od společnosti Software zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu 27 Evropský institut pro telekomunikační standardy 28 (1999/93/EC) 29 Průlom v elektronické archivaci dokumentů: Konečně se zákon hlásí ke konkrétní normě pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů. CFO world [online] [cit ]. Dostupné z: 20

28 ETSI vytvořilo tyto tři druhy norem s těmito zkratkami: PAdES, CAdES a XAdES. Ty slouží k odstranění problému s dlouhodobou platností elektronických dokumentů. - PAdES 30 řeší situaci připojování elektronického podpisu k dokumentům v PDF verzi - XAdES 31 se vyjadřuje o elektronickém podepisování XML dat - CAdES 32 stanovuje požadavky na opatřování dokumentů elektronickým podpisem v libovolném formátu 2.7 Porovnání elektronického a písemného dokumentu Při porovnání elektronického a písemného dokumentu najdeme více výhod, jež mluví ve prospěch elektronické formě dokumentu. Mezi ně patří: 33 a) Úspora nákladů na tisk ušetří se náklady na barvy a papíry do tiskáren a faxů, sníží se jejich opotřebení. b) Úspora kancelářských potřeb v podobě obálek, poštovného, případně frankovacího stroje. c) Snížení pravděpodobnosti vzniku chyby u elektronických dokumentů je pravděpodobnost vzniku chyby minimální a to především z důvodu, že není třeba přepisovat daný dokument do počítače. d) Urychlení komunikace není třeba čekat několik dní, než je dokument prostřednictvím pošty doručen druhé straně. e) Archivace pro archivované dokumenty není třeba tak velký prostor, protože veškeré elektronické dokumenty mohou být archivovány v podobně CD, DVD a jiných datových nosičů, také jsou sníženy náklady na archivaci není třeba úložných boxů, obálek, šanonů atd. f) Automatizace účetnictví při správném nastavení programů a procesů v počítači, jsou účetní doklady a veškeré dokumenty automaticky spárované a zaúčtované. g) Elektronický podpis zaručuje pravost (autenticitu) dokumentu a navíc tento podpis nelze zfalšovat. 30 PDF Advanced Electronic Signatures 31 XML Advanced Electronic Signatures 32 Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signatures 33 Papírový versus elektronický dokument (27. díl). [online] [cit ]. Dostupné z: 21

29 h) Zrychlení doby splácení faktur díky rychlejší komunikaci a rychlejšímu oběhu dokladů dochází ke zkracování splatnosti faktur. i) Podpora životního prostředí v podobě značného omezení spotřeby papírů do tiskáren. j) V neposlední řadě je třeba zmínit silnou podporu v právním řádu České Republiky a také Evropské Unie. Obrázek 3: Přenos dokladu mezi dvěma subjekty Zdroj 9: Papírový versus elektronický dokument (27. díl). [online] [cit ]. Dostupné z: Rizika elektronického účetnictví Přestože výše zmíněná podkapitola obsahuje dostatek výhod elektronického účetnictví a elektronické fakturace, je třeba zmínit i některá rizika, jež nejsou zanedbatelná. Mezi největší patří tyto tři: ochrana a zabezpečení dokumentu, finanční náročnost zavedení elektronického účetnictví Papírový versus elektronický dokument (27. díl). [online] [cit ]. Dostupné z: 22

30 Ochrana dokumentu Dokument v elektronické podobě je velice snadné vytvořit, ale také zničit či zkopírovat. Je třeba nastavit taková pravidla, která ochrání tyto dokumenty a zajistí opatření pro jejich zálohování a archivaci. Zabezpečení dokumentu Při posílání dokumentů od vystavitele k příjemci je značné nebezpečí, že během tohoto přenosu dojde ze změnění údajů dokumentů, informací, které obsahuje a dokument se tak stane nevěrohodným. V současné době pozvolna klesají náklady na elektronickou komunikaci. Na druhou stranu rapidně rostou náklady na její zabezpečení. Nejde jen o to zajistit věrohodnost dokumentů dnes, ale i na příštích několik desítek let. Finanční náročnost zavedení elektronické komunikace V současné době každá společnost má zavedenou nějakou úroveň elektronické komunikace. Malé firmy budou mít menší požadavky oproti těm velkým, kde je objem účetních dokladů a dalších dokumentů několikanásobně větší. S tím souvisí i zavedení elektronické komunikace odpovídající potřebám dané společnosti a nemalé finanční náklady, jež s tím souvisí. 2.9 Účetní programy a jejich výběr Při zavádění účetního programu je jedním z nejdůležitějších kroků výběr vhodného správného účetního programu. Drobní živnostníci si ve většině případů vystačí s pouhou tabulkou v tabulkovém kalkulátoru typu MS Excel, kde zaznamenávají své účetní případy a vedou evidenci v souladu se zákonem. Pokud se však jedná o velkou společnost, která potřebuje důkladně a především přehledně evidovat veškerou dokumentaci související s podnikáním, požadavky budou mnohem vyšší. V tom případě je vhodné využívat účetní program a to takový, který bude nejlépe odpovídat stanoveným požadavkům. Nabídka účetních programů na současném trhu je dostatečně velká. Programy jsou dostupné v různých variantách podle náročnosti každého klienta. Je třeba vybírat podle toho, zda vedeme daňovou evidenci či účetnictví. Účetní programy jsou nabízeny podle různých úrovní propracovanosti a náročnosti na vedení účetnictví. Je zřejmé, že velké společnosti potřebují k evidenci své činnosti mnohem náročnější, sofistikovanější a propracovanější 23

31 programy za mnohem vyšší ceny. Drobní živnostníci si vystačí s jednodušší verzí programu za podstatně nižší náklady. Mnoho výrobců nabízí účetní programy v několika verzích, k nimž jsou dostupné doplňky, které si lze k programu dokoupit Postup při výběru účetního programu a) požadavky nejprve si musíme ujasnit, co od daného účetního programu očekáváme a k čemu je chceme využívat, b) reference při hledání je třeba číst reference ostatních uživatelů, které nám pomohou s výběrem správného a pro nás vhodného účetního programu, c) výběr z dostupných programů si zvolíme 2-3, u nichž jsme přesvědčeni, že budou nejlépe splňovat naše požadavky, d) demoverze u námi vybraných programů si vyzkoušíme demoverzi, což nám usnadní rozhodování, e) specializovaný prodejce před nákupem je vhodné poradit se s odborníkem o koupi a nic neuspěchat, f) koupě programu a jeho zavedení Jak vybrat správný účetní program - srovnání účetních programů: seriál - srovnání účetních programů. [online] [cit ]. Dostupné z: 24

32 3 Případová studie 3.1 Představení společnosti Společnost SKF byla založena v roce 1907 švédským inženýrem Svenem Wingquistem. Firma se velmi rychle rozvíjela a již v roce 1914 měla pobočky ve 27 zemích. Od roku 1919 má společnost zastoupení i v České Republice. Firma zažila velký rozvoj po 2. světové válce. Po roce 1989 vznikl název SKF Ložiska, a. s. (dále jen společnost SKF nebo pouze SKF), který přetrval až dodnes. Společnost sídlí v Praze v Holešovicích a v roce 1997 byla založena také pobočka v Ostravě. SKF nabízí svým zákazníkům všechny druhy ložisek v mnoha variantách pro různé druhy aplikací, těsnění, maziva, nářadí pro montáž a demontáž ložisek, opravy ložisek, centrální mazací systémy, filtry, vibrační diagnostiku, optická a montážní měření, zabezpečovací a monitorovací systémy, inženýring, tribologické služby a v neposlední řadě školící činnosti. SKF má více než 80 výrobních míst po celém světě, vlastní prodejní zastoupení ve 130 zemích se sítí více jak distributorů. 3.2 Oběh účetních dokladů Oběh účetních dokladů je v každé společnosti specifický. Ve své případové studii jsem se zaměřila především na oběh faktur. Vzhledem k objemu účetních dokladů zaujímají právě faktury největší zastoupení. Je třeba rozlišovat nejen, zda se jedná o faktury interní či externí, ale důležitou roli hraje i identifikace faktur dodavatelských a odběratelských. Podle druhu a povahy daných účetních písemností se liší jejich oběh v podniku. 25

33 Schéma 5: Rozdělení faktur ve společnosti Zdroj 10: Vlastní zpracování Z uvedeného schématu vyplývá, že prvním krokem při oběhu faktur je jejich správná identifikace. Na základě toho jsou faktury zpracovány příslušným oddělením a vloženy do správného účetního programu. 3.3 Oběh externích faktur za služby Společnost SKF definuje externí faktury za nakoupené služby jako takové, na jejichž základě pořizuje nejen externí služby. Součástí jsou také nákupy kancelářských potřeb, vybavení kanceláří, nákup letenek či jízdenek apod. Jedná se o transakce, které nesouvisí s hlavním předmětem činnosti společnosti. Následující schéma popisuje jednotlivé fáze oběhu s identifikací osoby či společnosti, která je za danou fakturu v konkrétní fázi cyklu zodpovědná. 26