Manuál k používání aplikace. Verze Systému 1.2

Transkript

1 Manuál k používání aplikace Verze Systému 1.2

2 Co je Carplex a k čemu Vám je dobrý? Carplex je komplexní nástroj pro řízení automobilového dealerství. Je vyvinut tak, aby propojoval zákazníka, pracovníky dealerství a Vámi nabízené služby způsobem, jakým moderní technologie v dnešní době umožňují. Carplex Vám bude šetřit mnoho času při komunikaci se zákazníky (modul automatizovaná komunikace), bude za Vás hlídat všechny důležité termíny, které nastávají na vozech Vašich zákazníků (modul důležité termíny), bude Vám poskytovat kvalitní reporting Vaší činnosti (modul reporting) a bude sloužit i jako výkonný CRM systém. Všechny tyto funkce jsou pečlivě rozděleny mezi prodejní a poprodejní (servisní) služby. Carplex dává nové možnosti i Vašim zákazníkům. Od teďka již mohou sledovat stav své opravy vozu, nebo i objednávky nového vozu, online z pohodlí jejich domova. Mohou se pohodlně objednat na servis, změnit své údaje, nebo sledovat, kdy a jaké termíny se na jejich vozech blíží. Uvidíte, jak rychle si zvyknou. Tento manuál Vás seznámí s tím, jak Vám může Carplex pomoci, jak ho nastavit aby fungoval nejlépe, kolik času díky němu ušetříte, a v neposlední řadě Vás seznámí se zcela novými informacemi, které budete pro běh Vašeho autocentra nyní moci využívat. Manuál je rozdělen na 4 základní části, podle hlavních funkcí systému Carplex. Sekce Prodej, Sekce Servis, Sekce Administrace a Sekce Zákaznické účty. Do sekce Zákaznické účty mají přístup všichni Vaši zákazníci, kterým vytvoříte přístup. Do sekcí Prodej, Servis a Administrátor mají přístup pouze Vaši zaměstnanci, kterým přidělíte patřičná práva. Pevně věřím, že Vám bude Carplex v budoucnu silnou oporou, a že se Vám ho podaří zaměstnat na 100 procent. Jen tak bude spokojen a Vy budete přihlížet na obrovský kus práce, kterou za Vás vykoná. Ing. Aleš Rouček Majitel ROUCEK Auto vývojové společnosti systému Carplex

3 Obsah Co je Carplex a k čemu Vám je dobrý?... 2 Úvodní seznámení se systémem... 6 Přístup do systému... 6 Sekce Prodej... 7 Základní části systému... 7 Úvodní obrazovka systému... 7 Automatizovaná komunikace... 9 Aktuální vozy Zadat objednávku Objednané vozy Skladové vozy Moje Aktivita Osobní Diář Sekce reporting Celkový souhrn Zaměstnanci Po modelech Sklad a objednávky Zákaznická loajalita Zákazníci a vozy Karta zákazníka Záložka Základní informace Záložka Poznámky Záložka Historie zákazníka Karta vozu Obecné informace vozu... 22

4 Objednávka na servis Přijmout vůz Návštěva Servisu Sekce Servis Sekce Administrátor Nastavení automatizované komunikace Přidání nové automatizované komunikace Úprava automatizované komunikace Nastavení číselníku vozů (konfigurátor) Nastavení Vámi prodávaných vozů Nastavení pravidelných termínů k vozům Vytvoření a úprava zaměstnanců Vytvoření nového zaměstnance Definování cílů zaměstnanců Ostatní nastavení Obecné nastavení Přidání nové šablony u Přidávání vlastních polí Časové fondy zaměstnanců Úprava notifikačních zpráv HTML formuláře na Váš web Sekce Zákaznický účet Založení zákaznického účtu Zapomenutí zákaznického hesla Jak funguje sekce Vaše vozy Jak funguje sekce Vaše osobní údaje Jak funguje sekce Online služby... 40

5 Objednávka na servis Sledování stavu servisu Sledování objednávky nového vozu... 41

6 Úvodní seznámení se systémem Přístup do systému Carplex je systémem v cloudu. To znamená, že je umístěn na zabezpečeném serveru, na který mají přístup pouze autorizovaní uživatelé. Možnosti zabezpečení Carplexu jsou široké a budeme se o nich bavit v sekci Administrátor. Právě on může nastavit zabezpečení na různých úrovních, a podle nich pak lze do systému přistupovat z různých míst. Nyní se pojďme podívat na nejběžnější nastavení. Systém Carplex běží na Vaší vlastní doméně. Ta může vypadat například ve tvaru Pro přístup do systému použijte Váš libovolný internetový prohlížeč, zadejte da řádku s adresou zmíněnou doménu a zobrazí se Vám úvodní obrazovka systému. Tato obrazovka je shodná pro Vás i pro Vaše zákazníky, kterým založíte vlastní účet. O rozdělení uživatelů se pak postará Carplex sám. Vložte tedy své uživatelské jméno a heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit. Pokud své uživatelské jméno a heslo nevíte, oslovte svého administrátora. Váš administrátor je někdo z Vaší firmy, který dostal tyto práva přiděleny. Pokud zadáte kombinaci uživatelského jména a hesla správně a splňujete kritéria přístupu (místo, počítač, atd.) nacházíte se na úvodní obrazovce systému Carplex.

7 Sekce Prodej Základní části systému Celý systém Carplex lze rozdělit do 3 základních částí. První částí je velký panel, na kterém je Vaše logo, logo aplikace Carplex a základní sekce systému (Prodej, Servis a Administrátor). Podle toho, jaké práva máte přiděleny, vidíte velké tlačítka sekcí buď barevně což znamená, že máte práva na vstup do sekce, nebo je máte zašedlé. Na zašedlé ikony nelze kliknout a znamená to, že Vám administrátor nepovolil vstup. Vedle tlačítek hlavní sekcí naleznete Vaše jméno s pozicí, kterou ve firmě máte, aktuální čas systému a tlačítko pro odhlášení. Zcela vpravo jsou pak velmi důležitá tlačítka Vozy a Zákazníci. Tyto tlačítka naleznete napříč celým systémem a slouží pro výpis všech vozů (zákazníků), které doposud v systému máte uloženy. Pokud tedy v jakékoliv části systému budete chtít vyhledat libovolný vůz, nebo zákazníka, tlačítka v pravém horním rohu jsou to správné místo. Druhou částí je hlavní menu, pomocí kterého se pohybujete v rámci dané sekce. Toto místo je zobrazeno bílým pruhem a budete ho používat pro veškerou navigaci systémem. Některé položky menu obsahují svoji podřadnou navigaci (subnavigaci), některé fungují pouze jako tlačítko. K tomu se ale dostaneme později. Třetí částí systému tvoří obsah samotné stránky, na které se právě nacházíte. Každá stránka v Carplexu má svůj nadpis a popis, který vysvětluje, co a na jaké stránce můžete udělat. Úvodní obrazovka systému V části prodej vidíte na úvodní obrazovce dvě záložky. Úvodní stránka a Aktuálně probíhá komunikace s těmito lidmi. Úvodní stránka zobrazuje Statistiku prodejů a návštěv Vašeho dealerství. Jedná se o týdenní statistiku provozu Vašeho dealerství, konkrétně tedy prodeje nových vozů. Carplex Vám v grafu znázorňuje, kolik zákazníků navštívilo Vaše dealerství a poptávalo nové vozy, kolik ových poptávek

8 k Vám dorazilo a samozřejmě kolik vozů jste za posledních 7 dní prodali. Tyto data sbírá Carplex sám, podle Vaší aktivity v systému. Nemusíte tedy kvůli reportování žádné údaje zadávat dvakrát. Vedle grafu statistik naleznete Vaše rychlé přehledy. Tento box slouží pro Vás, abyste kdykoliv z úvodní obrazovky viděli, kolik času máte daný den odpracováno, a jakou nejbližší událost máte ve svém osobním diáři. Váš odpracovaný čas se vypisuje z Vaší aktivity, nejbližší událost z Vašeho diáře. Níže máte k dispozici box Co Vás brzy čeká, který znázorňuje další aktivity, které máte naplánované ve Vaší pracovní činnosti. Pokud jste měli nějakou činnost naplánovanou, ale nestihli jste ji udělat, bude umístěna v sekci Co jste zmeškali. Nic se neděje, jakmile činnost dokončíte, kliknete na Splnit úkol a naplánovanou činnost ze zmeškaných odstraníte. Velmi důležitou tabulkou na úvodní stránce prodeje je Nejaktivnější zákazníci. Carplex umí hlídat každou komunikaci, kterou za Vás zákazníkovi odešle. V této tabulce máte zobrazeny nejaktivnější zákazníky, kteří poptávali nový vůz za poslední měsíc. Aktivitu zákazníků si můžete zobrazit buďto podle počtu otevření ů, které jim chodí z Carplexu, nebo podle počtu kliknutí na odkazy v těchto ech. Tabulku Nejaktivnější zákazníci se rozhodně vyplatí sledovat. Carplex Vám hned na úvodní stránce řekne, které Vaše zákazníky Vaše nabídky zajímají, a které méně. Je třeba si uvědomit, že tabulka Nejaktivnější zákazníci je pouze rychlým přehledem a nezjistíte z ni, na co například Váš zákazník kliká nejvíce a kam na Vaše stránky nejčastěji přistupuje. Pokud byste chtěli vědět i tyto informace, všechny je najdete pohromadě v každé kartě zákazníka (záložka Historie zákazníka). Rychle se na ní dostanete kliknutím na tlačítko Detail u daného zákazníka na úvodní stránce. Druhou hlavní záložkou úvodní stránky v části prodeje je Aktuálně probíhá komunikace s těmito lidmi. Tato část slouží k rychlému náhledu, kde zjistíte s jakým Vašim zákazníkem a o čem přesně Carplex aktuálně komunikuje. Tuto záložku budete používat vždy, když budete chtít vědět, co se právě děje.

9 Automatizovaná komunikace Automatizovaná péče o zákazníky je jedna z nejdůležitějších funkcí celého Carplexu. Sami si nastavíte přesně informace, které chcete ke každému Vašemu prodávanému modelu zákazníkovi poslat (nastavení samotné komunikace může dělat administrátor systému v sekci Administrátor). Informace mohou začínat poděkováním za návštěvu, zajímavými recenzemi vozu, fotogalerií, videem, zákaznickým průzkumem, nebo čímkoliv dalším, co může zákazníka ještě více přesvědčit, že právě Vaše vozy (a od Vás) jsou to správnou volbou. Takovouto automatizovanou péči o Vaše zákazníky můžete spustit jak zákazníkům, který právě poptávají vůz a navštívili Váši prodejnu (v Carplexu nese název Zákazník z showroomu), zákazníkům, kteří se Vám ozvali po telefonu (nebo zaslali ovou poptávku), tak i poprodejní komunikaci zákazníkům, kterým jste prodali nový vůz. Pojďme si to ale vzít pěkně popořádku. Pokud Váš showroomu navštíví zákazník, který poptává určitý model vozu, během klasického rozhovoru zjistěte, ke kterému modelu se nejvíce přiklání. Aby tato komunikace fungovala, bude třeba od zákazníka před opuštěním showroomu získat jeho ovou adresu. Jakmile ji máte, nic Vám nebrání v tom, aby se o zákazníka staral Carplex za Vás. Pro zahájení komunikace z showroomu klikněte v hlavním menu na Automatizovaná komunikace, poté na záložku Zákazník z showroomu. Samotné spuštění komunikace je velice jednoduché. V prvním kroku klikněte na značku a model, který zákazník poptává, v druhém kroku pak vyberte zákazníka z Vaší databáze (začněte psát jeho jméno, nebo příjmení). Pokud ho v databázi máte, objeví se Vám automaticky v našeptávači, ze kterého stačí zákazníka vybrat kliknutím myši na jeho jméno. Pokud však zákazníka ještě v databázi nemáte (našeptávač nic nenalezl), klikněte na přidat zákazníka a zadejte všechny jeho údaje, které o něm znáte. Kompletní automatizovanou péči o zákazníka pak spustíte kliknutím na tlačítko Uložit zákazníka z showroomu. Zobrazí se Vám velká fajfka s nápisem Automatizovaná komunikace byla úspěšně spuštěna a Vy víte, že Carplex bude po Vámi předdefinovanou dobu

10 o zákazníka pečovat, nezapomene mu poslat všechny informace, které chcete a zákazník se tak bude cítit u silného partnera. Velmi podobná (až se bojím říce stejná) je struktura zadávání zákazníka, který k Vám telefonicky volal, nebo poslal ovou poptávku. Systém zadávání je shodný (spustit komunikace můžete na záložce poptávka), nicméně zcela se liší informace a časy, ve kterých se zákazníkem můžete komunikovat. Tuto komunikaci pro ové poptávky a telefonní hovory nastavuje Váš administrátor. O trochu komplikovanější je zadávání poprodejní komunikace (když prodáte vůz). Je to proto, že neukládáte do Vaší centrální databáze pouze zákazníka, ale i vůz (zakládáte i celou kartu vozidla). Jakmile přidáte prodaný vůz do systému, zákazník i vůz již bude natrvalo uložen ve Vaší databázi a kdokoliv z Vašich zaměstnanců bude mít k těmto datům přístup. Neděste se, o tolik složitější to však není. V sekci Automatizovaná komunikace klikněte na záložku Prodaný vůz. Zde již vidíte, že nevolíte pouze Značku a Model vozu, nicméně potřebujete zadat i další údaje, které k danému vozu však při prodeji jistě znáte. Některá pole jsou povinná, některá můžete vynechat. Výrazně Vás zde ale prosím, nepodceňujte jakékoliv pole, které jste schopni vyplnit. Carplex je velmi provázaným systémem a ani jedno políčko v něm není náhodou. Napojují se na něj další termíny, poprodejní připomínky, ale i prodejní informace, jako průměrná doba pořízení nového vozu zákazníka, a další informace. Pokud data vyplníte, brzy poznáte, že Vám budou vydělávat peníze. Když máte všechny pole, které znáte vyplněné, pokračujte tlačítkem Uložit a pokračovat k výběru zákazníka. Výběr zákazníka již dobře znáte pokuste se ho najít v databázi tak, že začnete psát jeho jméno, nebo příjmení, pokud Carplex nic nenalezne, přidejte ho jako nového zákazníka. Poté již jen kliknete na Uložit a spustit automatizovanou komunikaci a Carplex se o nového majitele vozu bude natrvalo starat. To je vše, co musíte znát pro přidávání zákazníků, vozů a spouštění automatizované péče o zákazníka. Nyní je čas podívat se na to, jak se objednávají a spravují Vaše skladové a předváděcí vozy. Okomentoval(a): [AR1]: Toto je zatím nejasné, zde se nebude dělat pouze z objednaných vozů.

11 Aktuální vozy Vaše aktuální vozy naleznete v menu Sekce Prodej pod položkou Aktuální vozy. Pokud na tuto položku najedete myší, zobrazí se Vám volby základních stavů vozu: Zadat objednávku, Objednané vozy a skladové vozy. Pokaždé když nějaký vůz objednáte, ať se jedná o volný, zákaznický, nebo předváděcí, měli byste vůz v této sekci vyplnit. Bude se Vám to hodit při budoucím prodeji, kdy už budete pracovat s vytvořeným vozem a nebudete muset vůz opětovně zadávat do systému. Zadat objednávku Stránka Zadat objednávku slouží k vyplnění všech právě objednaných vozů. Jinými slovy, kdykoliv objednáte jakýkoliv vůz, měli byste ho do této stránky zadat. Zadávání začíná standardně základními parametry vozu, jako jsou Značka, model, motorizace, výbava, barva, kód vozu a poznámka, do které doplňte veškeré požadavky nad rámec výše zmíněných hodnot. Nezapomeňte vyplnit typ vozu (klasická objednávka, nebo objednávka předváděcího vozu). Termín objednávky máte přednastaven na aktuální datum. Pokud byste ho však chtěli změnit, máte možnost. Důležité pole je Aktuální stav objednávky. Toto můžete chápat jako aktuální objednávky vozu, ve které se vůz nachází. Tento status je zobrazen v zákaznických stránkách a počítejte s tím, že zákazník ho bude sledovat. Udržujte tedy status vozu vždy aktuální! Ve druhém kroku vybereme zákazníka (stejným způsobem jako známe z předchozích částí systému). Nejprve zkusíme, zda ho nemáme v databázi tak, že začneme psát jeho jméno, nebo příjmení, pokud nám našeptávač nic nezobrazí, klikneme na přidat zákazníka a přidáme nového zákazníka do systému. Sekce informace pro zákazníka je dalším důležitým polem, pomocí kterého můžete komunikovat se zákazníkem a sdělovat mu různé informace na jeho zákaznickou stránku. Pokud by se tedy vyskytly jakékoliv informace, které chcete, aby zákazník ve své zákaznické stránce měl, napište je do tohoto pole.

12 Při samotné objednávce nového vozu Vás Datumy pro skladové vozy zatím nezajímají a můžete je přeskočit. Ty využijete až v době, kdy se z objednaného vozu bude stávat skladový vůz. Pokud jste hotový a máte vložené informace překontrolované, klikněte na tlačítko Uložit objednávku vozu, kterým dokončíte celý proces objednávky vozu. Pokud byste se chtěli kdykoliv k objednanému vozu vrátit a libovolnou informaci upravit, uděláte to z hlavního menu kliknutím na Aktuální vozy a Objednané vozy. Objednané vozy Na této stránce vždy vidíte Vaše aktuálně objednané vozy, které se podle svého druhu rozdělují na Volné objednané vozy, Objednané vozy na zákazníka a Objednané předváděcí vozy. Volné objednané vozy jsou takové, které máte objednané na sklad a zatím nemají žádného zákazníka. Takové vozy můžete aktivně nabízet Vašim zákazníkům a usilovat o to, aby se z nich stali Objednané vozy na zákazníka. U těchto vozů můžete provádět následující akce: - Přenechat Přenechání volného vozu jinému dealerovi se používá k výpomoci druhému dealerovi, nebo jako výměna vozů mezi dealery. Pokud kliknete na tlačítko Přenechat, objeví se okno, kam zapíšete informaci, komu jste vůz přenechali a vůz Vám kompletně zmizí z výpisu. Přenechané vozy se později objevují v části Reporting, kde můžete sledovat, kolik a komu jste přenechali vozů. (Reporting Sklad a objednávky) - Přidat zákazníka Pokud se Vám povede sehnat zákazníka, který odebere Váš objednaný volný vůz, klikněte na přidat zákazníka. Objeví se Vám známý formulář pro výběr (nebo přidání) zákazníka, ten prosím vyplňte a po uložení se zákazník k vozu přiřadí. Tím vůz vypadne z Volných objednaných vozů do Objednaných vozů na zákazníka. Nezapomeňte, že jakmile je vůz spojen se zákazníkem, zobrazuje se v jeho zákaznických stránkách.

13 - Upravit může se stát že objednáte určitý vůz, ale později chcete objednávku upravit. Pro tyto účely slouží tlačítko upravit, pomocí kterého můžete upravit libovolné pole zadané objednávky. U všech typů vozů (Objednané volné, objednané na zákazníka i objednané předváděcí vozy) můžete měnit jejich stavy přímo ze stránky Objednané vozy, a to jednoduše výběrem z vysouvacího číselníku ve sloupci Aktuální status. Objednané vozy na zákazníka jsou takové vozy, které jsou stále ve stavu objednávka, nicméně již jsou objednány na konkrétního zákazníka. V této sekci nezapomeňte pravidelně měnit statusy jednotlivých vozů. Tyto statusy se objevují v zákaznických stránkách a věřte, že je Vaši zákazníci sledují. Pokud by nastala situace, že byste chtěli u této objednávky cokoliv upravit, můžete tak učinit kliknutím na tlačítko Upravit. Takto byste postupovali, pokud by zákazník svoji objednávku zrušil. Klikněte na upravit a v sekci, kde spojujete vůz se zákazníkem jednoduše zákazníka odeberte. Vůz se automaticky zařadí mezi Volné objednané vozy. Objednané předváděcí vozy jsou takové vozy, které máte objednány jako předváděcí. U těchto vozů můžete přidat zákazníka, nicméně stále zůstanou v této sekci. Jakmile Vám dorazí faktura za vůz, zadejte termín Datum možného prodání předváděcího vozu. Budete tak vždy informováni, kdy vůz můžete prodat. U těchto vozů rovněž nezapomeňte pravidelně aktualizovat statusy objednávek. Skladové vozy Na této stránce vidíte vozy, které máte aktuálně skladem (nacházejí se u Vás v autocentru). Tyto vozy se rozdělují na Skladové volné vozy, Skladové vozy, které mají zákazníka a Skladové předváděcí vozy. Skladové volné vozy jsou takové, které jsou aktuálně na Vašem skladu, ale ještě nemají svého zákazníka. Skladovým vozem se stane automaticky vůz objednaný, který má status Vůz je na místě (a nebo vyšší). U skladového volného vozu máte podobné možnosti, jako u Objednaného volného vozu. Můžete vůz Přenechat (jinému dealerovi s poznámkou, jakému), Přidat zákazníka, nebo upravit vůz.

14 I u skladových vozů můžete měnit statusy podle toho, co se s vozem děje. Jakmile se vůz stane skladovým, nezapomeňte nastavit, od kdy se platí pasivní úroky. To uděláte tak, že kliknete na Upravit a dole vyplníte pole Pasivní úroky od. Skladové vozy, které mají zákazníka, jsou takové vozy, které pouze čekají na předání. U takových vozů je velice důležité měnit aktuální statusy vozu. Zákazník v této době velice pečlivě sleduje svoji zákaznickou stránku a chce být informován, co se s jeho vozem děje. U každé změny statusu vozu můžete zvolit, zda chcete zákazníka upozornit pomocí SMS. Tato volba je pro zákazníky velice příjemná, protože neustále vědí, co se s jejich vozem děje. V jejich stavu, kdy se na nový vůz těší je to informace nad zlato. U skladových vozů se zákazníkem máte volby Upravit (upraví skladový vůz) nebo Prodat. Prodat je velice důležitá volba, kterou stisknete po předání vozu zákazníkovi. V podsatě tato volba dělá to samé, jako když zadáte automatizovanou komunikaci a prodaný vůz. S tím rozdílem, že nebudete muset všechna data vyplňovat znovu, ale budete je mít vyplněné již z objednávky. Jakmile kliknete na Prodat a dokončíte proces prodeje, vůz se zařadí do Vaší centrální databáze vozů a zákazníkovi bude spuštěna automatizovaná poprodejní péče. Zákazník i vůz se uloží do databáze a na voze se budou do budoucna sledovat veškeré termíny. Skladové předváděcí vozy jsou takové vozy, které aktuálně držíte skladem a jsou registrovány jako předváděcí vozy. Ve výpisu vidíte i datum, kdy můžete předváděcí vůz nejdříve prodat. Opět k předváděcímu vozu můžete přidat zákazníka, nicméně musíte počkat do termínu, kdy bude možné vůz prodat. Pokud byste chtěli prodat vůz dříve, systém to umožňuje, nicméně budete na to upozorněni. Moje Aktivita V sekci Moje Aktivita vyplňujete činnosti, které jste v průběhu Vašeho pracovního dne udělali. Každá takto vyplněná činnost se sofistikovaně propojuje s celým systémem Carplex, zobrazuje se u jednotlivých zákazníků a

15 vozů a používá se pro komplexní reporting. Vámi odpracovaná aktivita se jednou denně zasílá majiteli pro jeho přehled o Vaši odpracované činnosti. Každá Vaše odpracovaná aktivita by měla být spojena s určitým vozem, zákazníkem, nebo oběma. Toto spojení aktivit nepodceňujte, protože se díky němu počítá spoustu dalších věcí v systému Carplex. Jistě Vás bude zajímat, jakou dobu jste už s konkrétním zákazníkem na prodeji v historii strávili, jaké vozy kdy poptával, kolikrát jezdil v minulosti předváděcí jízdu, než koupil a další užitečné informace. Pokud to tedy jde, vždy aktivitu spojujte se zákazníkem i s vozem. Samotné zadávání aktivity je snadné. Nejprve vyberte vůz, se kterým aktivitu chcete spojit (pokud je to smysluplné). V poli Datum můžete vybrat datum a čas, kdy jste aktivitu začali dělat (toto není pro systém zas až tak moc důležité, standardně je nastaven aktuální datum a čas). Vyberete Typ činnosti z předdefinovaných činností. Pokud zrovna Vaše aktivita ve výpisu není, vyberte možnost Ostatní. Velmi důležité pole je Strávený čas na aktivitě. V tomto poli naklikejte čas, který jste s danou aktivitou strávili a napište přesný popis toho, co jste dělali. Pokud byla Vaše činnost jakkoliv spojena s některým ze zákazníků, vyberte ho z Vaší databáze, popřípadě přidejte nového zákazníka. Může se však stát, že zákazníka nechcete přidávat do Vaší databáze (nemáte k němu dostatek osobních údajů znáte např. jen jeho příjmení). V tom případě napište jeho jméno a zaškrtněte tlačítko Nepřeji si tohoto zákazníka přidávat do systému. Aktivita bude spjata se jménem zákazníka, nicméně nebude se promítat do reportingu systému Carplex. I tak je však jeho jméno důležité vyplnit. Tím jsme zapsání Vaší aktivity ukončili a můžete kliknout na tlačítko Zapsat moji aktivitu do systému. To je vše. Na úvodní stránce sekce Prodej již vidíte součet Vaší denní odpracované činnosti. Pokud byste se chtěli podívat na historii Vaši odpracované činnosti, zobrazuje se pod samotným zadáváním aktivity. Vidíte zde veškerou Vaši činnost za celou dobu působení ve firmě (resp. používání systému Carplex). Pokud byste chtěli zobrazit jen některý den (a to libovolný v historii), vyberte datum vedle

16 Výpisu mé odpracované činnosti a systém Vám ihned ukáže Vaši aktivitu za daný den. Osobní Diář Osobní diář má v Carplexu mnohem více funkcí, než byste možná čekali. Jednak slouží pro Vás jako klasický diář, kde si můžete zadat připomínky, na které budete upozorněni a budete je neustále vidět na své úvodní stránce. A jednak slouží jako sofistikovaný připomínač událostí Vašim zákazníkům a zapisovač různých aktivit do systému Carplex. Vše pouhým jedním přidáním události tak, jak jste zvyklí do klasického diáře. Pojďme si to nejdříve ukázat na příkladu: Pan Omáčka k Vám zavolal a poptával předváděcí jízdu s vozem Škoda Octavia. Momentálně je mimo Českou republiku, a tak se objednal na termín, který je za 14 dní. Jediné co byste měli udělat je, zadat do Osobního diáře událost, která nese typ Zkušební jízda, je spojena se zákazníkem Janem Omáčkou, bude provedena s vozem Škoda Octavia a termín je za 14 dní v pondělí v 10:00. Jednoduše řečeno přesně to, co byste si napsali například i do papírového diáře. Pojďme si ale ukázat, co s těmito daty udělá Carplex. Jednak Vám bude kontrolovat, zda na tento termín již nějakou předváděcí jízdu, nebo jinou událost nemáte a pokud ano, včas Vás upozorní, jednak Vám bude Vaše události řadit na úvodní stránce Carplexu přesně tak, jak jdou po sobě. Až se bude blížit termín, tak zcela automaticky upozorní Vašeho zákazníka, že ho očekáváte na domluvenou zkušební jízdu, jednak veškerá data spojí se zákazníkem na jeho kartu, a vy tak budete mít kdykoliv v budoucnu přesný přehled, co jste se zákazníkem vše udělali. Způsob vyplnění nové události do diáře již dobře znáte. V celém Carplexu se vyplňují data velmi podobně. Nejprve tedy vyberete značku a model vozu, ke kterému událost v diáři patří (volitelná položka), poté nastavíte datum události, vyberete Typ činnosti a popíšete co nejpodrobnější popis události. Pokud chcete zákazníka upozornit hodinu před začátkem události pomocí SMS zprávy, zaškrtněte tlačítko pod popisem události. Poté událost spojte s existujícím zákazníkem ve Vaší databázi (popřípadě zákazníka do Vaší databáze přidejte, nebo Zadejte jen jméno zákazníka a nepřidávejte ho vůbec do systému Carplex).

17 Konečné uložení události do Vaše diáře provedete tlačítkem Zapsat novou aktivitu do mého diáře. Každý Váš úkol zapsaný do diáře může mít 3 různé statusy. Nesplněno, Splněno a Smazáno. Každý nový úkol je ukládán jako nesplněný. Jakmile ho splníte (ať už v naplánovaném čase, nebo předčasně), klikněte na tlačítko vedle úkolu Splnit úkol). Podle splnění úkolu se Vám aktivity v diáři řadí mezi Nadcházející, Nesplněné (ty co již uběhl datum události, ale nesplnili jste úkol) a Úspěšně splněné. Ve spodní části Vašeho diáře vidíte přehled Nadcházejících, Nesplněných a Úspěšně splněných úkolů ve Vašem diáři. Váš osobní diář naleznete jak na této stránce, tak na úvodní stránce celého Carplexu. Sekce reporting Reporting slouží k důkladnému analyzování činnosti Vašeho autocentra, Vašich zaměstnanců, nejlépe prodávaných modelů, predikce vývoje prodejů, kontrolu servisu a mnoho dalších činností. Podle druhu reportu je Carplex reporting rozdělen na logické celky: Celkový souhrn, Zaměstnanci, Po modelech, Sklad a Objednávky, Zákaznická loajalita a Plnění cílů. Celkový reporting v systému Carplex je dělaný za určité časové rozmezí, které si můžete sami určit. Není tak problém zobrazit hodnoty za minulý týden, měsíc, rok, nebo i celkové reporty za dobu používání Carplexu. Do reportingu se dostane pouze ten uživatel, kterému dal administrátor právo na zobrazování reportu. Nevidíte-li v hlavním menu tlačítko Reporty, poproste administrátora o přidělení. Celkový souhrn V celkovém souhrnu vidíte základní metriky Vašeho autocentra. První, co byste měli sledovat, je nastavení času, za který chcete reporting zobrazit. V tom je obrovská výhoda Carplexu, že Vám nabízí možnost zobrazit jakýkoliv časový úsek, který si přejete sledovat. Standardně je tento čas nastaven na 1 měsíc zpětně. Hodnoty v této sekci jsou podrobně popsány, tudíž není třeba v tomto manuálu jednotlivé hodnoty více popisovat.

18 Zaměstnanci Záložka zaměstnanci umožňuje sledovat práci a výkony Vašich zaměstnanců. Opět je třeba vybrat časový úsek, za který chcete aktivitu daného zaměstnance sledovat (standardně je to 1 měsíc zpětně) a poté vybrat konkrétního zaměstnance. Hodnoty, které u zaměstnance vidíte, vychází z jeho aktivity v systému Carplex, která se měří zcela automaticky. Některé reporty pak vycházejí z používání funkce Moje Aktivita. Po modelech Sekce reportů po modelech Vám zobrazuje různé úspěšnosti prodeje jednotlivých modelů Vámi prodávaných značek. Na úspěšnost se můžete dívat několika pohledy jaký je o model zájem, kolik chodí poptávek, kolik času prodejci s modelem tráví, jak se model prodává, jak se mění tento trend v historii, a další ukazatele. Sklad a objednávky Záložka Sklad a objednávky slouží k přehlednému zobrazení historie Vašich objednávek. Snadno zde zjistíte, jaký poměr objednávek máte na zákazníky, na volné vozy, jak moc se mění poměr mezi prodejem a objednávkami a další důležité metriky. Zákaznická loajalita Na této reportovací stránce naleznete věrnost Vašich zákazníků k Vašemu autocentru. Zároveň zde naleznete výpis těch zákazníků, kteří by k Vám na servis měli jezdit, ale z nějakého důvodu nejezdí.

19 Zákazníci a vozy Přehled vše zákazníků, nebo všech vozů, které máte uloženy v systému, máte k dispozici napříč celým systémem, a to prostřednictvím jednoho kliku na ikonky v pravé horní části hlavního menu ZÁKAZNÍCI a VOZY. Každý tento výpis obsahuje vyhledávací pole, kam když začnete psát první znaky Jména, příjmení (u zákazníků), nebo Název značky, modelu, výbavy, nebo VIN a SPZ (u vozů), systém Vám ihned nabídne v našeptávači odpovídající vozy Vašemu hledání. Karta zákazníka Každý Váš zákazník, kterého máte uloženého v systému Carplex, vlastní svoji zákaznickou kartu (neplést prosím se Zákaznickým účtem). Na této kartě můžete sledovat veškeré informace, které Carplex k zákazníkovi získal, vypočítal, nebo je tam někdo z Vašich pracovníků zadal. Každá karta zákazníka má 3 záložky Základní informace, Poznámky a Historie zákazníka. - Základní informace zobrazuje základní informace, které o zákazníkovi máte - Poznámky ke každému zákazníkovi může libovolný pracovník přidat interní poznámku, která je pak viditelná všem dalším zaměstnancům. Poznámek může být i více. - Historie zákazníka zde vidíte kompletní historii činností, které se se zákazníkem staly Záložka Základní informace V horní části této záložky nalezneme základní informace o zákazníkovi. V těchto informacích je možné vyplnit fyzickou osobu i právnickou, doplnit podstatné kontaktní údaje. V případě, že se jedná o firmu, využijte načtení dat z databáze ARES. Urychlí Vám to přidávání zákazníka a budete vědět, že data jsou aktuální a pravdivá. Důležité pole pro marketingovou komunikaci systému Carplex se zákazníky je Oslovení. Prosím toto oslovení zadávejte ve tvaru pane Nováku, paní Nováková, slečno Nováková, nebo i pane doktore Nováku. Důležité je, abyste začali slovem pane, paní, slečno apod. a za ním následovalo

20 příjmení v 5. pádu. Je to z toho důvodu, že toto oslovení se používá v každé komunikaci, kterou Carplex odesílá a používá se následujícím způsobem: Dobrý den pane Nováku,. Je nám jasné, pane Nováku, že tento vůz Vám bude sloužit.. Kde pane Nováku je řetězec, který právě vyplňujete v tomto poli Oslovení. Dávejte si na to tedy prosím pozor. Pod základními informacemi vidíte tabulku která znázorňuje, zda se zákazník neodhlásil z odebírání zpráv z Vašeho autocentra. Podle platné české legislativy se jakýkoliv zákazník může odhlásit z odebírání marketingového sdělení. V systému Carplex se lze odhlásit z prodejních a servisních sdělení zvlášť. Je to tak i logické, některý zákazník si nepřeje dostávat marketingové zprávy ohledně nových vozů, ale chce být včas a spolehlivě informován o blížících se poprodejních událostí na jeho voze. Pokud by se tedy z některé komunikace sám odhlásil, uvidíte to zaškrtnutým políčkem v tabulce. Pokud by vznikla potřeba, můžete ho odhlásit i sami, a to jednoduchým zaškrtnutím políčka u druhu komunikace, ze které chce odhlásit. Pod základními informacemi, které jsou uvedeny v bloku s bílým pozadím, vidíte další užitečné informace k danému zákazníkovi. V sekci Vozy vidíte vypsány všechny vozy, které zákazník vlastní. Hned pod tím vidíte sekci Zákazník v historii poptával následující vozy. Zde je výpis všech návštěv zákazníka Vaše autocentra, vozů, které v historii poptával, datum kdy přesně a prodejce, který se mu tehdy věnoval. Tabulka pod tím zobrazuje cennou informaci, kolik času s ním v historii určitý prodejce strávil, a jaké konkrétní činnosti byly s daným zákazníkem realizovány. Toto je užitečná informace, která ukazuje, zda zákazník jen neustále nechodí navštívit showroom, ale ve finále nic nekoupí. Nebo naopak. Na kartě zákazníka se můžete podívat i na jeho návštěvy servisu. S jakým vozem u Vás na servisu byl, kdo se mu věnoval, kolik již utratil na Vašem servisu peněž a další servisní informace.