Ekonomická a technicko-správní činnost

Transkript

1 Ekonomická a technicko-správní činnost Příloha č Oblast ekonomická 1.1. Předpisy a evidence plateb 1. Vedení evidence vlastníků bytů a nájemců nebytových a společných prostor. 2. Vedení evidenčních listů a jejich aktualizace dle potřeby. 3. Předpis, výběr, evidence a kontrola veškerých úhrad souvisejících s užíváním bytových i ostatních jednotek. 4. Vedení přehledu neplatičů, upomínání dlužného nájemného a ostatních úhrad. 5. Příprava finančních podkladů pro podání návrhu na zahájení soudního řízení. 6. Měsíční uzávěrka a předávání dat na Českou poštu, a.s. pro zpracování plateb prostřednictvím SIPO. 7. Roční vyúčtování záloh za služby poskytované s užíváním bytových a nebytových jednotek a dalších úhrad dle specifikace zařazení objednatele. V případě dodání rozúčtování spotřeby tepla a vody jiným subdodavatelem, zahrnutí příslušných údajů do vyúčtování. 8. Roční vyúčtování výnosů a nákladů na správu domu a pozemku pro jednotlivé vlastníky v souladu s ustanovením stanov. 9. Roční vyúčtování nákladů na správu domu a pozemku pro další jednotky podléhající vyúčtování. 10. Vypořádání přeplatků a nedoplatků vzniklých z ročního vyúčtování, případně zajištění tisku složenek. 11. Na základě pokynu příkazce provedení úpravy záloh na služby dle výsledků z ročního vyúčtování, popř. dle růstu cen Vedení účetnictví 1. Vedení účetnictví o veškerých příjmech a výdajích, pohledávkách a závazcích a o majetku, který je předmětem správy. Účetnictví je vedeno v souladu se zákonem 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů o účetnictví, zákonem o daních z příjmů a dalšími souvisejícími předpisy a podle doplňujících metodických pokynů objednatele. 2. Zpracování roční účetní závěrky včetně inventurních soupisů souvisejících s dokladovou inventurou (rozvahových) účtů. 3. V souladu s účetními a daňovými předpisy uspořádat a zajistit veškeré účetní doklady a podklady operativní evidence dokládající úplnost a průkaznost účetnictví. 4. Zpracování podkladů pro daňové přiznání právnických osob, které zahrnují i vyplnění příslušných formulářů daňového přiznání a zpracování všech jeho příloh za příslušný rok. To platí v případě, že příkazce má povinnost je podat. 5. Kontrola dodavatelských faktur (věcná správnost, náležitosti dle zákona, sjednaná cena). 2. Oblast technicko-správní 1. Zajištění dodávek a služeb spojených s užíváním bytů a nebytových prostor (dodávka vody, TUV, tepla, elektrické energie, odvoz komunálního odpadu, apod.). 2. Na pokyn příkazce a ve spolupráci s příkazcem zpracování roční koncepce údržby a plánu fondu oprav včetně předběžného odhadu nákladů. 3. Vedení technické evidence domů, bytů, nebytových prostor a dalších společných prostor. 4. Komunikace s uživateli ohledně poskytování informací týkající se technické správy domu, poruch a výluk dodávek energií. 5. Vyvěšování informací pro uživatele týkající se oprav či výluky v dodávce energií. Cena za výše uvedený rozsah prací je 142,- Kč/1 jednotka/měsíc (cena bez DPH).

2 Příloha č. 2 Mzdová a personální agenda 1. Mzdová agenda: 1. Kontrola dodaných dokladů. 2. Zapracování mimotarifních složek mzdy a jiných plnění v rámci výpočtu mzdy. 3. Zpracování zákonných i dobrovolných srážek. 4. Výpočet mzdových složek a odvodů z mezd. 5. Vystavení přehledů pro Českou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. 6. Vystavení příkazů k převodu mezd a odvodů. 7. Vystavování potřebných sumárních a položkových sestav pro zaúčtování do účetnictví. 8. Zpracování odměn a mezd včetně ročního vyúčtování daní. 9. Zastupování příkazce před orgány státní správy, např. zdravotními pojišťovnami, České správy sociálního zabezpečení, atd. 10. Zastupování příkazce v případě kontrol vedení personální a mzdové agendy prováděných ze strany úřadů státní správy a zdravotních pojišťoven. 11. Poradenství a konzultace týkající se mzdové problematiky a související agendy. 12. Vyhotovení ročního vyúčtování daně ze závislé činnosti a funkčních požitků. 2. Personální agenda: 1. Vedení personální agendy v souladu s platnou legislativou. 2. Vedení osobních údajů dotyčných osob. 3. Evidence dovolených a jejich výpočet. 4. Evidence náhrad na dovolenou nebo nemoc. 5. Zpracování a podání přihlášek a odhlášek pro Českou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. 6. Kontrola věcné správnosti pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti, atd. 7. Vedení mzdových listů a jejich archivace. 8. Poradenství a konzultace týkající se personální problematiky a související agendy. Cena za výše uvedený rozsah prací je 200,- Kč/1 osobu/měs. (cena bez DPH).

3 Provozně technická správa domu Příloha č. 3 Specifikace rozsahu zajišťovaných činností: 1. Průběžná kontrola společných částí domu z hlediska zjištění poruch, prevence škod (např. vloupání, atd.). 2. Sledování a řešení provozních problémů ve společných částech domu s uživateli bytů a nájemci nebytových prostor. 3. Jednorázová kontrola revize ve stanovených termínech (např. hasicích přístrojů, el. rozvodů, hromosvodů, hydrantů a požárních rozvodů, apod.). 4. Ve smyslu protipožární prevence provádění průběžných kontrol hydrantů a společných prostor v objektu. Při zjištění závad nebo neúplnosti vybavení hydrantů zajistit nápravu. 5. Provedení oprav drobnějšího rozsahu charakteru údržby a ve stejném rozsahu např. práce zámečnické, obkladačské, podlahářské, malířské, atd. 6. Provádění prací elektrikářského zaměření pouze na koncových zařízeních např. výměna žárovek, zářivek a krytů osvětlení. 7. Provádění kontrol upevnění skel ve společných částech domu a upevnění hromosvodů na zdech domu. 8. Seřízení časových automatů - čidlo osvětlení společných částí domu. 9. Výměny jmenovek na poštovních schránkách a zvonkových tablech. 10. Údržba a oprava poštovních schránek. 11. Odstraňování sprejerských maleb. 12. Provádění kontroly střechy se zaměřením na přítomnost nepovolaných osob, čistotu dešťových vpustí, upevnění parapetních plechů a ostatních konstrukcí a kontroly uzamčení dveří na střechu. 13. Sběr odložených věcí ve společných částech domu, operativní úklid. 14. Aktivace a výdej čipů ke vchodovým dveřím, obsluha počítačového programu a evidence. 15. Zajištění opravy dle potřeb, havárie nebo zadání příkazce, např. společné televizní antény, výtahů, vytápění, potrubních rozvodů vody a kanalizace, dešťové svody, atd. 16. Zajišťování a zprostředkování smluv na plnění spojená s provozem domu a s užíváním jednotek zejména s dodavateli médií (např. Veolia - PVK, PRE, Pražská Teplárenská /výměníková stanice, atd.) a s dodavateli ostatních služeb pro potřeby domu. 17. Evidování žádostí, smluvních dokumentů a souborů projektové dokumentace o schválených stavebních úpravách v bytech i nebytových prostorech. 18. Zastupování příkazce v případě pojistných událostí, v případě potřeby zpracování pojistného protokolu pro uplatnění pojistné náhrady. 19. Zastupování příkazce v případě zjištění vloupání do společných částí domu, poškození majetku, nebo krádeží atd. na Policii ČR v souvislosti s podáním trestního oznámení. 20. Zajištění revizí technických zařízení dle příslušných norem a předpisů. 21. Zajištění vybavení bytů, nebytových prostor a společných částí domu měřící, případně regulační technikou a poměrových měřidel na topných tělesech. Zajištění demontáže a montáže této techniky. 22. Zajištění pravidelného úklidu společných částí domu. 23. Zajištění provádění dezinsekce a deratizace společných prostor spravované nemovitosti, případně bytových či nebytových prostor. 24. Zajištění oprav stavebních částí budov, společných prostor, bytů a nebytových prostor. 25. Zajištění oprav technologického zařízení (kanalizace, výtahy, vzduchotechnika, rozvod vody, slaboproudé a silnoproudé rozvody elektro, atd.). 26. Zajištění odstranění dalších poruch či havárií na spravované nemovitosti. 27. Zajištění přistavení kontejnerů nakládka a odvoz různého odpadu.

4 28. Zajištění výškových prací např. opravy panelových spár, výměna, montáž a opravy klempířských prvků na domech, atd. Cena za provozně technickou správu domu = 48,- Kč/1jednotku/měs. (cena bez DPH). Havarijní pohotovostní služba - Výjezd technika mimo sjednaný termín a pravidelné kontroly (např. po pracovní době, v nočních hodinách, v den pracovního klidu nebo o svátcích). - Zjištění rozsahu havárie a prvotní odstranění havarijního stavu. - Zajištění následné opravy dle rozsahu a zaměření havárie. V případě zajištění odstranění poruch a havárií, je komunikace servisu 24 hod. Během pracovní doby je cena zahrnuta do ceny za provozně-technickou správu domu. V čase mimo pracovní dobu či o víkendech a svátcích, je tento servis zpoplatněn. Cena za havarijní pohotovostní službu = paušál ve výši 180,- Kč za 1 výjezd technika (cena bez DPH).

5 Příloha č. 4 Administrativně správní agenda 1. Oblast finanční a bankovní transakce 1.1. Oblast finanční 1. Příkazce zajistí prvotní vklad pokladní hotovosti do pokladny vedené příkazníkem. 2. Příkazník zajistí pro příkazce vedení pokladní evidence plateb v hotovosti. 3. Příkazník je povinen na žádost příkazce podávat informace o stavu a pohybu peněžních prostředků v pokladně. 4. Po ukončení měsíce předloží příkazník výpis měsíčních pohybů a stav prostředků. 5. Pro vedení pokladny, bude ve smyslu 1746, odst.2, občanského zákoníku, uzavřena dohoda o odpovědnosti mezi příkazcem a příkazníkem Bankovní transakce Způsob provádění plateb spojených se správou nemovitosti: 1. Za účelem zjednodušení, zrychlení a transparentnosti platebních transakcí, zajistí příkazce internetové bankovnictví, čímž nebude dotčena možnost zachování tištěných platebních příkazů. 2. Příkazce poskytne příkazníkovi přístup do internetového bankovnictví pro vystavování příkazů k úhradě k bankovnímu účtu u UniCredit Bank, a.s. č. účtu: / Příkazník se zavazuje zajišťovat z tohoto bankovního účtu veškeré platby nezbytné pro chod společenství, zejména úhrady dodavatelům (např. Pražská Teplárenská, PRE, Veolia-PVK, atd.) a také úhrady vůči Finančnímu úřadu a dalším orgánům státní správy. 4. Veškeré dodavatelské faktury budou vystaveny na příkazce, na jeho zasilatelskou adresu. 5. Dodavatelské faktury týkající se technické agendy domu (např. práce instalatérské, malířské, zednické, zámečnické, elektrikářské, atd., či za odstranění havarijního stavu v domě), budou nejdříve odsouhlaseny členy výboru a teprve potom předány příkazníkovi k provedení úhrady. 6. Příkazce je povinen poskytnout příkazníkovi veškeré informace potřebné ke správnému vyhotovení platebních příkazů Administrativní agenda Příkazník pro příkazce bude dále zajišťovat: - zpracování odpovědí týkající se podání výzvy o součinnost při exekučním řízení, - zpracování odpovědí požadovaných notáři v souvislosti s dědickým řízením v případě úmrtí vlastníka, - vedení přijaté a odchozí korespondence a její archivace, - vyplňování formulářů Ministerstva práce a sociálních věcí pro žadatele o příspěvek na bydlení či další příspěvky, - vystavování potvrzení a sdělení vůči orgánům státní správy, soudům, Finančnímu úřadu atd., - vyřizování stížností, oznámení a podnětů týkajících se předmětu správy dle smlouvy. Cena za administrativně správní agendu = 51,- Kč/1jednotku/měsíc (cena bez DPH).

6 Příloha č. 5 Práce spojené se zajištěním komerčního využití společných a nebytových prostor 1. Příprava, zpracování a evidence smluv, jejich změn (dodatků) a ukončování, týkající se pronajímaných nebytových a společných prostor. 2. Přebírání a předávání bytů, nebytových prostor dle dispozic příkazce. 3. Zajištění obsazenosti nebytových prostor. 4. Rozúčtování zdanitelných příjmů z nájemného podle spoluvlastnických podílů mezi spoluvlastníky za příslušný kalendářní rok. Cena: Za zpracování smlouvy = 1 200,- Kč za jednu smlouvu (bez DPH). Za zpracování dodatku nebo za ukončení smlouvy = 600,- Kč za jedno zpracování (bez DPH). Za rozúčtování zdanitelných příjmů jednorázová částka = 38,- Kč na 1 vlastníka (bez DPH).

7 Specifikace dalších nabízených služeb, které můžeme v případě zájmu zajistit, avšak na základě samostatné objednávky a dohodnuté ceny Příloha č Služby stavebně technické 1. Posuzování záměrů vlastníků bytů či nájemců nebytových prostor v rozsahu malých nebo velkých stavebních úprav v režimu stavebního povolení nebo ohlášení nebo úprav bez ohlášení. 2. Vyklizení společných částí domu, případně volných nebytových prostor. 3. Projektová činnost zpracování projektové dokumentace dle požadovaného stupně. 4. Zajištění rozsáhlejších oprav a rekonstrukcí přesahující podstatně rámec běžné údržby nebo obnovy stávajících stavebních či technologických prvků, kterými se např. mění stávající dispoziční řešení, zásadně mění využívání daného prostoru, zasahuje do statiky objektu, podstatně zasahuje do vnějšího pláště (tj. oprava či zateplení fasád, oprava lodžií balkonů a teras, oprava střechy, atd.). 2. Právně organizační služby 1. Příprava a zajišťování jednání vrcholových orgánů či statutárních orgánů, např. u SVJ se jedná o výbor či shromáždění vlastníků. Jedná se především o řízení jednání, zpracování výsledků hlasování a vyhotovení příslušné dokumentace. V případě potřeby zajištění účasti notáře. 2. Zpracování základních a dalších dokumentů pro SVJ, případně jejich změn (např. stanovy, vnitřní předpisy, směrnice, apod.). 3. Zajištění zpracování statutární agendy (sepis potřebných listin, návrhů na zápis do obchodního rejstříku, apod.) a zastupování v tomto řízení před soudy. 4. Zajištění zpracování prohlášení vlastníka a jeho případných změn. 5. Právní posouzení smluv dodavatelů souvisejících se správou nemovitosti (např. smlouvy o dílo, apod.). 6. Zpracování žalob a platebních rozkazů. 7. Zajištění právního zastupování v řízení před soudy nebo před rozhodčími orgány ve věcech týkajících se správy nemovitostí. 8. Příprava a zajištění výkonu soudního rozhodnutí soudním vykonavatelem, popřípadě soudním exekutorem (peněžitá plnění, vyklizení bytu, apod.). 9. Zajištění právního poradenství a konzultační činnosti v oblasti vlastnictví, správy nemovitosti a dalších souvisejících oblastí.