Základní škola Sv. Čecha Choceň se sídlem ul. Sv. Čecha 1686, Choceň ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY 10. OBĚH PÍSEMNOSTÍ A ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Transkript

1 Základní škola Sv. Čecha Choceň se sídlem ul. Sv. Čecha 1686, Choceň ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY 10. OBĚH PÍSEMNOSTÍ A ÚČETNÍCH DOKLADŮ Č.j.: 162 /2006 Vypracovala: Schválila: Pedagogická rada projednala dne: PhDr. Zdena Müllerová, PhDr. Zdena Müllerová, ředitelka školy Školská rada schválila dne: Účinnost ode dne: Změny ve směrnici jsou prováděny formou číslovaných písemných dodatků, které tvoří součást tohoto předpisu. Úvodní ustanovení 1. Účetními doklady ve smyslu této směrnice jsou objednávky, faktury, cestovní příkazy, doklady o platbě za hotové (paragony), příjmové pokladní doklady školy, místní inventární seznamy, dohody o provedení práce, zakázkové listy a případně další doklady. Objednávky 1. Objednávku vystavuje hospodářka a zapíše ji pod číslem do knihy objednávek, po schválení založí kopii pro účel likvidace faktur. 2. Objednávku schvaluje ředitel školy. 3. Evidují se veškeré objednávky ( faxové, ové). Pokud zaměstnanci nedodrží stanovený postup nebude na jejich objednávku brán zřetel a zboží nebude proplaceno. Došlé faktury 1. Došlé faktury účetní roztřídí, přiloží příslušné kopie objednávek a dodací listy, provede formální kontrolu správnosti, zapíše do knihy došlých faktur a označí číslem v chronologickém pořadí. 2. Účetní vyhotoví platební příkaz dle data splatnosti a zaúčtuje fakturu se všemi náležitostmi do hospodářské dokumentace. Odesílané faktury 1. Služby účtované zákazníkovi fakturuje účetní na základě podkladů, které jí předá správce haly podle objednávky zákazníka. 2. Za věcnou správnost podkladů (adresa, bankovní spojení a IČO odběratele, řádná objednávka, příp. smluvní cena, resp. zakázkový list se specifikací služeb a ceny) zodpovídá účetní. 3. Účetní zapíše odesílanou fakturu pod číslem do knihy odeslaných faktur pro účely kontroly realizace plateb. 4. Po připsání platby na účet u peněžního ústavu zaznamená účetní datum zaplacení faktury do knihy odeslaných faktur. 5. Nezaplacené faktury a případné penále urguje účetní podle platných obecně závazných právních předpisů. Provozní zálohy 89

2 1. O poskytnutí a výši provozní zálohy rozhoduje ředitel školy. Evidence ostatních přijatých záloh od studentů a od ostatních subjektů (LVK, ŠVP,plavání ) jsou vyúčtovány po skončení akce a používá se účet 324. Platby v hotovosti - výdaje 1. Nákupy v hotovosti se provádějí pouze do výše poskytnuté zálohy. Částka určená na jeden nákup v hotovosti je omezena, činí maximálně Kč. 2. Doklad o nákupu za hotové (dále jen paragon) zkontroluje hospodářka po věcné i formální stránce (obsahuje všechny náležitosti: rozepsané zboží či služby po položkách, množství, jednotková cena, cena celkem, "zaplaceno", datum, razítko, podpis; originál dokladu, nikoliv kopie; v paragonu nesmí být škrtáno, přepisováno či dopisováno). 3. Paragon předloží odpovědný pracovník při vyúčtování zálohy či proplácení paragonu ověřený vlastním podpisem a podpisem ředitele školy.. 4.Pokud jsou zakoupené předměty pomůckami, předá je hospodářka příslušnému správci sbírky, který neprodleně zapíše na paragon inventární číslo pomůcky. Platby v hotovosti - příjmy 1. Příjmové doklady se vyplňují dvojmo průpisem; originál předá hospodářka plátci. 2. Účetní školy na základě příslušné kopie příjmového dokladu a přijaté peněžní hotovosti provede zúčtování. 3. Příjmový doklad obsahuje zaplacenou částku číslicí i slovem, označení plátce, název, event. rozpis placeného zboží či služby, datum, podpis odpovědného pracovníka a razítko školy. V příjmovém dokladu nesmí být škrtáno, přepisováno či dopisováno. Chybně vyplněný příjmový doklad se průpisem škrtne, označí slovem "STORNO" a originál i kopie se ponechají v bloku. Manipulace s peněžní hotovostí 1. Vedou se 2 pokladní knihy č.1.provozní a č. 2.kniha na výběr pronájmu v hale ZŠ. Za peněžní hotovost v pokladně školy (č.1) odpovídá hospodářka školy, peněžní hotovost za pronájem haly (č.2) odpovídá vedoucí haly na základě podepsané dohody o hmotné zodpovědnosti. Vedoucí haly předkládá do 3.dne v měsíci pokladní knihu (č.2) ke kontrole a zaúčtování hospodářce školy. V době dlouhodobé nepřítomnosti hospodářky určí ředitel v případě nezbytné potřeby jiného odpovědného pracovníka; v takovém případě se provádí inventarizace pokladní hotovosti a pokladních dokladů. 2. Pokladní hotovost je uložena v uzamčené kovové příruční pokladně v trezoru. Klíče má hospodářka školy(pokladna č.1) a vedoucí haly(pokladna č.2). 3. Limit pokladní hotovosti je určen na ,- Kč. Částku nad stanovený limit je třeba odvést na bankovní účet školy do 48 hodin. 4. Vyzvedávat pokladní hotovost v peněžním ústavu do pokladny organizace je oprávněna pouze osoba, zmocněná k tomu na základě podpisového vzoru. Přeprava peněz z peněžního ústavu se provádí pěšky po předem stanovené trase. 5. Přijatou peněžní hotovost je odpovědný pracovník povinen odvést do pokladny školy bez zbytečného odkladu. 6. Hospodářka vede pokladní knihu č.1 a vedoucí haly vede pokladní knihu č Inventaritace pokladní hotovosti je prováděna alespoň 2x ročně, nejpozději k a Ceniny 1. Nákup cenin, jejich výdej a evidenci v knize cenin zajišťuje hospodářka školy. Cestovní příkazy 90

3 1. Služební cesty podřízeným pracovníkům schvaluje ředitel školy svým podpisem na cestovním příkazu. 2. Vyúčtování cestovního příkazu zpracuje vyslaný pracovník a předá účetní i s příslušnými doklady. 3. Účetní potvrdí uvedené údaje podpisem ve vyúčtování služební cesty (datum a podpis), určí výši náhrad a předloží cestovní příkaz bez zbytečného odkladu hospodářce školy. 4. Hospodářka školy cestovní příkaz proplatí, účetní zaúčtuje. Mzdy 1. Podklady pro výplaty proměnlivých složek platu zaměstnanců předává účetní posledního dne v měsíci zástupce ředitele školy. 2. Zaměstnanci jsou povinni nahlásit okamžitě účetní změny osobních údajů. 3. Neschopenky, potvrzení o návštěvě lékaře a další doklady omlouvající nepřítomnost v práci jsou zaměstnanci povinni předkládat zástupci ředitele okamžitě. 4. Výplaty mezd jsou poukázány na účty zaměstnanců k 15. dni v měsíci. Úschova a vyřazování písemností 1. Archiv školy spravuje hospodářka školy. 2. Hospodářka školy zajišťuje náležité uchovávání účetních dokladů a spravuje účetní archiv. 3. Návrh na vyřazování písemností podává hospodářka, vyřazování schvaluje ředitelka školy. V Chocni dne Aktualizace PhDr. Zdena Müllerová ředitelka školy 91

4 Zaměstnavatel : Základní škola Sv. Čecha, Choceň a zaměstnanec : xxx uzavírají tuto dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování Podle pracovní smlouvy vykonává zaměstnanec práci správce sportovní haly. Zaměstnanec na základě této dohody přebírá hmotnou odpovědnost za svěřenou pokladní hotovost za platby přijmuté v hotovosti jako poplatek za užívání haly. Zaměstnanec se zavazuje, že bude vést potřebnou evidenci v souladu s platnými předpisy. Zaměstnanec se zavazuje učinit za své strany vše, aby bylo zabráněno ztrátě nebo poškození svěřených hotovostí a provést všechna předepsaná opatření k jejich uchování a zabezpečení. Hrozí-li škoda, je povinen na ni zaměstnanec bezodkladně upozornit svého nadřízeného. Zaměstnavatel se zavazuje, že v souladu s ustanovením zákoníku práce zajistí zaměstnanci takové pracovní podmínky, aby mohl řádně plnit své pracovní úkoly bez ohrožení zdraví a majetku. Zjistí-li zaměstnavatel závady, je povinna učinit opatření k nápravě. Zjistí-li zaměstnanec, že nemá vytvořeny potřebné pracovní podmínky, je povinen písemně oznámit závadu svému nadřízenému. Může-li pracovník závadu odstranit, je povinen tak učinit. Za pokladní schodek vzniklý na svěřených hotovostech odpovídá zaměstnanec a zavazuje se je uhradit v plné finanční výši. Této povinnosti se zprostí zcela, popřípadě zčásti, jestliže prokáže, že pokladní schodek vznikl zcela nebo zčásti bez jeho zavinění. Zaměstnanec i zaměstnavatel prohlašují, že v den podepsání této dohody není závad, jež by zabraňovaly řádnému plnění pracovních úkolů. Zaměstnanec potvrzuje, že je seznámen s prací ve své funkci a předpisy pro ni stanovenými i s předpisy týkající se odpovědnosti zejména dle příslušných ustanovení zákoníku práce a prováděcích předpisů. Tato dohoda zanikne odstoupením od dohody nebo skončením pracovního poměru. Zaměstnanec může od této dohody odstoupit, je-li převáděn na jinou funkci, zařazován na jiné pracoviště, překládán nebo pokud zaměstnavatel v době do jednoho měsíce po obdržení písemného upozornění neodstraní závady v pracovních podmínkách, které brání řádnému hospodaření s hodnotami. Odstoupení musí zaměstnanec oznámit písemně. V Chocni dne zaměstnanec ředitel školy 92

5 Základní škola Sv. Čecha Choceň se sídlem ul. Sv. Čecha 1686, Choceň ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY 10. OBĚH PÍSEMNOSTÍ A ÚČETNÍCH DOKLADŮ DODATEK Č.1 Č.j.: 162 /2006 Vypracovala: Schválila: Pedagogická rada projednala dne: PhDr. Zdena Müllerová, PhDr. Zdena Müllerová, ředitelka školy Školská rada schválila dne: Účinnost ode dne: Změny ve směrnici jsou prováděny formou číslovaných písemných dodatků, které tvoří součást tohoto předpisu. Doplnění od Odesílané faktury 1. Služby účtované zákazníkovi fakturuje účetní na základě podkladů, které jí předá správce haly podle objednávky zákazníka. Provozní zálohy 1. O poskytnutí a výši provozní zálohy rozhoduje ředitel školy. Evidence ostatních přijatých záloh od studentů a od ostatních subjektů (LVK, ŠVP,plavání ) jsou vyúčtovány po skončení akce a používá se účet 324. Manipulace s peněžní hotovostí 1. Vedou se 2 pokladní knihy č.1. provozní a č. 2. kniha na výběr pronájmu v hale ZŠ. Za peněžní hotovost v pokladně školy (č.1) odpovídá hospodářka školy, peněžní hotovost za pronájem haly (č.2) odpovídá vedoucí haly na základě podepsané dohody o hmotné zodpovědnosti. Vedoucí haly předkládá do 3.dne v měsíci pokladní knihu (č.2) ke kontrole a zaúčtování hospodářce školy. V době dlouhodobé nepřítomnosti hospodářky určí ředitel v případě nezbytné potřeby jiného odpovědného pracovníka; v takovém případě se provádí inventarizace pokladní hotovosti a pokladních dokladů. 2. Pokladní hotovost je uložena v uzamčené kovové příruční pokladně v trezoru. Klíče má hospodářka školy(pokladna č.1) a vedoucí haly(pokladna č.2). 6. Hospodářka vede pokladní knihu č.1 a vedoucí haly vede pokladní knihu č.2. V Chocni dne PhDr. Zdena Müllerová ředitelka školy 93