SPRÁVA A UŽÍVÁNÍ INTRANETU A ADMINISTRACE WEBOVÝCH STRÁNEK SOCIÁLNÍCH SLUŽEB VSETÍN

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín I SM 04/2014 SPRÁVA A UŽÍVÁNÍ INTRANETU A ADMINISTRACE WEBOVÝCH STRÁNEK SOCIÁLNÍCH SLUŽEB VSETÍN SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování manažerka kvality Mgr. M. Stejskalová vedoucí DS Karolinka Ing. M. Hlatký Přezkoumání vedoucí DOZP Zašová Ing. R. Zejdová Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 01 Účinnost Platnost dnem vydání Nahrazuje: nový Stránka 1 z 6

2 1. Účel Účelem směrnice je nastavit pravidla pro spravování intranetu a webových stránek organizace a pro užívání intranetu zaměstnanci. 2. Rozsah platnosti, závaznost Dokument je platný a závazný pro všechny zaměstnance Sociálních služeb Vsetín, příspěvkové organizace (dále jen SSLVS). 3. Vymezení pojmů (1) Administrace webových stránek: správa obsahu webových stránek SSLVS, vkládání a odstraňování dokumentů, fotogalerií a aktualit. (2) Administrační rozhraní: administrační rozhraní je neveřejná část webových stránek určená výhradně pro zaměstnance SSLVS pověřené jejich správou. (3) Intranet: intranet SSLVS je neveřejná část webových stránek určená výhradně pro zaměstnance SSLVS, je určen především pro vnitřní komunikaci mezi zaměstnanci SSLVS a pro sdílení platných interních dokumentů, pro zasílání aktualit. (4) Vstupní údaje: vstupní údaje do intranetu a administračního rozhraní tvoří Přihlašovací jméno a Heslo. (5) Běžný uživatel: každý zaměstnanec SSLVS, který dostane vstupní údaje k užívání intranetu SSLVS, každý běžný uživatel je zařazen do 2 skupin, a to dle svého pracovního zařazení a dle organizačního útvaru, ve kterém pracuje. (6) Administrátor intranetu: zaměstnanec SSLVS, který je pověřen správou některé části intranetu (např. vkládání nových dokumentů, mazání neaktuálních dokumentů, vkládání a mazání uživatelů, vkládání a mazání aktualit apod.), má přístup do dokumentů a diskuze všech skupin. (7) Administrátor webových stránek: zaměstnanec SSLVS, který je pověřen správou webu (např. vkládání nových dokumentů, mazání neaktuálních dokumentů, vkládání a mazání textů, vkládání a mazání aktualit, úpravou kontaktů apod.), Stránka 2 z 6 01

3 má přístup k obsahu stránek, který souvisí s organizačním útvarem, ve kterém je zaměstnán. (8) Skupina dle pracovního zařazení: je tvořena pracovníky stejného nebo podobného pracovního zařazení, každý běžný uživatel je zařazen do jedné z těchto skupin - ekonomika, management, přímá péče, provoz, sociální, zdravotní, stravování. (9) Skupina dle organizačního útvaru: je tvořena pracovníky jednoho organizačního útvaru, každý běžný uživatel je zařazen do jedné z těchto skupin/organizačních útvarů ředitelství, DS Podlesí, DS Karolinka, DS Rožnov p. R., DZR Pržno, DOZP Zašová. (10) Úvod: sekce intranetu, která obsahuje základní informaci o intranetu, náhled na aktuální příspěvky v jednotlivých sekcích a umožňuje rychlý přístup do jednotlivých podsekcí. (11) Diskuze: sekce intranetu, ve které jsou umístěny diskusní příspěvky běžných uživatelů dle skupin, obsahuje podsekce Všeobecná diskuze a Zařízení. (12) Všeobecná diskuze: podsekce sekce Diskuze, ve které jsou umístěny diskusní příspěvky běžných uživatelů skupiny dle pracovního zařazení, je přístupná běžným uživatelům daného pracovního zařazení ze všech organizačních útvarů. (13) Zařízení: podsekce sekce Diskuze, ve které jsou umístěny diskusní příspěvky běžných uživatelů skupiny dle organizačního útvaru, je přístupná běžným uživatelům všech skupin daného organizačního útvaru. (14) Dokumenty: sekce intranetu, ve které jsou umístěny platné interní dokumenty I. a II. úrovně, obsahuje podsekce Všeobecné dokumenty a Zařízení. (15) Všeobecné dokumenty: podsekce sekce Dokumenty, ve které jsou umístěny platné interní dokumenty I. úrovně, podsekce je přístupná všem běžným uživatelům. (16) Zařízení: podsekce sekce Dokumenty, ve které jsou umístěny platné interní dokumenty II. úrovně, podsekce je zpřístupněná všem zaměstnancům daného organizačního útvaru. Stránka 3 z 6 01

4 4. Pravomoci a odpovědnosti (1) Zaměstnanec: po obdržení vstupních údajů k intranetu je povinen do 5 pracovních dnů se přihlásit do intranetu, při prvním přihlášení do intranetu je povinen změnit si přidělené heslo (v záložce Upravit profil v pravém horním rohu obrazovky), je povinen chránit své vstupní údaje k intranetu, po ukončení používání intranetu je povinen se vždy odhlásit (v záložce odhlášení v pravém horním rohu obrazovky). pokud je pověřen administrací webových stránek, odpovídá za správnost zveřejňovaných informací, řídí se pokyny vedoucího organizačního útvaru. (2) Manažer kvality: je administrátorem intranetu a správcem interní dokumentace dle směrnice Řízení dokumentů a záznamů, dle potřeby vytváří nebo maže složky v jednotlivých podsekcích a spravuje jejich obsah, umísťuje nebo smazává interní dokumenty, aktualizuje evidence interních dokumentů, je povinen předat vstupní údaje stávajícím zaměstnancům ředitelství a dále předat vstupní údaje stávajících zaměstnanců dalších organizačních útvarů vedoucím těchto organizačních útvarů, a to nejpozději ke dni nabytí účinnosti této směrnice. (3) Personalista: průběžně předává asistentu ředitele jména a příjmení, pracovní zařazení a organizační útvar zaměstnanců (dále jen jména), se kterými je v daném měsíci uzavřen pracovní poměr, nejméně 1x měsíčně je povinen předat asistentu ředitele jmenný seznam obsahující jméno a příjmení, pracovní zařazení a organizační útvar zaměstnanců, se kterými byl v daném měsíci rozvázán pracovní poměr v SSLVS (dále jen jmenný seznam), jmenný seznam je povinen předat vždy nejpozději 5. pracovní den v měsíci následujícím po měsíci, za který jmenný seznam vytváří. (4) Asistent ředitele: je administrátorem intranetu v oblasti správy uživatelů, je povinen vytvářet nebo rušit vstupní údaje zaměstnancům, po obdržení jmen/jmenného seznamu od personalisty je povinen bez zbytečného odkladu vytvořit nebo zrušit vstupní údaje pro přístup k intranetu SSLVS pro zaměstnance, se kterými byl v daném měsíci uzavřen nebo rozvázán pracovní poměr v SSLVS, Stránka 4 z 6 01

5 o vytvoření nových vstupních údajů je povinen informovat bez zbytečného odkladu em vedoucí organizačních útvarů, v případě zaměstnanců ředitelství přímo tyto zaměstnance, je administrátorem webových stránek v oddílech s působností pro celou organizaci. (5) Vedoucí organizačního útvaru: je povinen zajistit předání vstupních údajů k intranetu všem zaměstnancům svého organizačního útvaru nejpozději do 30 kalendářních dnů od nabytí účinnosti této směrnice, je povinen zajistit předání vstupních údajů vždy nově přijatým zaměstnancům bez zbytečného odkladu, může v souvislosti s intranetem upravit další povinnosti zaměstnanců nebo vybraných zaměstnanců v rámci popisů pracovních činností (např. povinnost pravidelně 1x týdně se přihlásit k intranetu a seznamovat se jeho prostřednictvím s novými interními dokumenty, s novinkami v rámci sekcí apod.), a to dle vlastního uvážení s ohledem na technické vybavení zařízení a pracovní zařazení zaměstnanců, zodpovídá za správnost informací týkajících se jemu svěřenému organizačnímu útvaru zveřejňovaných na webových stránkách SSLVS. 5. Užívání intranetu (1) Intranet SSLVS je přístupný na internetové adrese: (2) Intranet je přístupný z kteréhokoliv počítače či elektronického zařízení, které má funkční připojení k internetu. (3) Každý zaměstnanec SSLVS má vstupní údaje k intranetu a má možnost jej využívat, má přístup ke čtení a stahování všeobecných dokumentů a dokumentů dle organizačního útvaru, ve kterém pracuje, přístup ke čtení aktualit, může se účastnit diskuze v rámci skupin. (4) Zaměstnanci přispívající do diskusí jsou povinni dodržovat pravidla slušného chování. Související dokumenty: SM Řízení dokumentů a záznamů Stránka 5 z 6 01

6 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 6 z 6 01