STATUT A MANUÁL INTERNÍHO AUDITU V ORGANIZACI

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín STATUT A MANUÁL INTERNÍHO AUDITU V ORGANIZACI SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování interní auditor Ing. Petra Holeksová Přezkoumání manažer kvality Ing. I. Kleinová Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 02 Nahrazuje: verze 01 Stránka 1 z 14

2 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Definice interního auditu Postavení interního auditu Práva a povinnosti interního auditora Práva a povinnosti zaměstnanců Postup k provádění interních auditů Plánování interního auditu Příprava na výkon interního auditu Program interního auditu Oznámení o zahájení interního auditu a pověření k výkonu interního auditu Povinnost interního auditora při výkonu interního auditu Úvodní schůzka Vyžádání dokladů a písemností Postup při výkonu interního auditu Auditní zpráva Ukončení interního auditu Sledování výsledků z interního auditu Příloha č. 1 Záznam o projednání auditní zprávy Příloha č. 2 Stanovisko auditovaného subjektu a návrh nápravných opatření Stránka 2 z 14 Verze 02

3 1. Účel Tato směrnice stanoví povinnosti a oprávnění zaměstnanců Sociálních služeb Vsetín, příspěvkové organizace (dále jen SSLVS ) v souvislosti s prováděným výkonem interního auditu. 2. Rozsah platnosti, závaznost (1) Směrnice je platná ve všech organizačních jednotkách a závazná pro všechny zaměstnance SSLVS. (2) Vedoucí zaměstnanci zajistí bez zbytečného odkladu po vydání této směrnice seznámení podřízených zaměstnanců s jejím obsahem. 3. Definice interního auditu (1) Interní audit je nezávislá, objektivně ujišťovací a poradenská činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v SSLVS. Interní audit pomáhá SSLVS dosahovat cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování účinnosti vnitřního kontrolního systému. Interní audit zahrnuje nezávislé a objektivní zjišťování stavu, přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému, kterým se zjišťuje, zda: jsou dodržovány zákony, vnitřní předpisy, stanovené postupy a přijatá opatření, je zajištěn účelný, hospodárný a efektivní výkon činnosti SSLVS, jsou rizika vztahující se k činnosti SSLVS včas rozpoznávána, a zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění, řídící kontrola poskytuje spolehlivě a včas provozní, finanční a jiné informace, zavedený vnitřní kontrolní systém je dostatečně účinný a reaguje včas na změny ekonomických, právních a jiných podmínek, dosažené výsledky poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle SSLVS jsou plněny. (2) Internímu auditu podléhají veškeré činnosti SSLVS. (3) Činnosti interního auditu provádí útvar interního auditu. 4. Postavení interního auditu (1) Postavení interního auditu upravuje 29 odst. 1 zákona o finanční kontrole. (2) Útvar interního auditu je přímo podřízen ředitelce SSLVS, která zodpovídá za jeho funkční nezávislost a organizační oddělení od ostatních řídících struktur. Stránka 3 z 14 Verze 02

4 (3) Interní audit nenahrazuje řídící kontrolu v odpovědnosti ředitelky SSLVS a vedoucích zařízení, ani výkon metodického řízení této kontroly nebo činnost jiných útvarů při řešení, vytváření, zavádění a zajištění řídicích a kontrolních mechanismů. (4) Interní auditor má na základě pověření úplný, volný a neomezený přístup ke všem informacím, systémům, dokladům a operacím SSLVS. 5. Práva a povinnosti interního auditora (1) Interní auditor je v souvislosti s prováděním auditů na základě pověření oprávněn: vstupovat na jednotlivá pracoviště, vyžadovat ústní nebo písemná vysvětlení zaměstnanců, mít přístup ke všem informacím, záznamům, dokladům, informačním systémům, operacím, zaměstnancům a k veškerému majetku SSLVS, požadovat poskytnutí údajů, dokumentů a věcí vztahujících se k předmětu interního auditu; v odůvodněných případech převzít originály dokladů, u kterých hrozí nebezpečí jejich ztráty nebo zneužití, proti písemnému potvrzení, vyhotovovat fotodokumentaci, audiozáznamy, videozáznamy, výpisy z originálních dokladů, získávat data z informačních systémů, pořizovat kopie databází a dokumentů, vstupovat do informačních systémů SSLVS, požadovat po zaměstnancích SSLVS součinnost potřebnou pro řádný výkon interního auditu a vytvoření k tomu odpovídajících podmínek, účastnit se všech jednání s externími orgány týkajících se vnitřního kontrolního systému, interního auditu, rizik vyplývajících z činnosti SSLVS, mít k dispozici kopie zpráv a informací od externích kontrolních a auditních orgánů. (2) Interní auditor je povinen: postupovat nestranně, objektivně, nezaujatě a vyhýbat se střetu zájmů, provést kvalifikovaný, nezávislý, profesionální a efektivní interní audit v souladu s platnými právními předpisy, tímto statutem a manuálem interního auditu, postupovat při výkonu auditu produktivně a systematicky, a to při respektování zájmů auditovaných subjektů (auditovaným subjektem je myšlena organizační jednotka) na plynulém zajišťování činnosti, neohrozit práva a právem chráněné zájmy auditovaných osob, poskytovat pouze takové služby, pro které má nezbytné znalosti, zkušenosti a dovednosti, udržovat a rozšiřovat svou odbornou kvalifikaci vzděláváním za účelem rozšiřování znalostí a dovedností v oblastech nezbytných pro vykonávání interních auditů, Stránka 4 z 14 Verze 02

5 zjistit stav věci v rozsahu nezbytném pro dosažení účelu interního auditu a doložit auditní zjištění potřebnými podklady, vést řádnou a průkaznou dokumentaci v auditním spise ke každému auditu a archivovat veškerou dokumentaci a pracovní materiály, předávat výsledky své činnosti formou písemných auditních zpráv ředitelce SSLVS, upozorňovat na nežádoucí skutečnosti a rizika, která ovlivňují nebo mohou ovlivňovat činnost SSLVS, vypracovat plán interního auditu a zajistit jeho projednání s ředitelkou SSLVS, průběžně jej dle potřeby aktualizovat, předkládat ředitelce SSLVS roční zprávu o činnosti interního auditora, bezodkladně informovat ředitelku SSLVS o narušení nezávislosti a objektivity interního auditora, v případě podezření na páchání trestné činnosti neprodleně informovat ředitelku SSLVS spolupracovat s orgány činnými v trestním řízení. (3) Interní auditor má povinnost zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s interním auditem nebo s úkony předcházejícími internímu auditu, a nezneužívat takto získaných informací. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení jeho pracovněprávního nebo jiného vztahu. Interního auditora může povinnosti mlčenlivosti zprostit ten, v jehož zájmu tuto povinnost má, anebo ve veřejném zájmu ředitelka SSLVS. (4) Interní auditor nesmí: hodnotit procesy, za které byl během auditovaného období odpovědný nebo na jejichž rozvoji či zavádění se podílel, nastavovat vnitřní kontrolní systém, provádět nebo schvalovat příjmové, výdajové nebo majetkové operace mimo těch, které se týkají útvaru interního auditu, zavádět nebo se podílet na výkonu řídicích a kontrolních mechanismů, mimo těch, které se týkají činnosti útvaru interního auditu, řídit činnost zaměstnanců, vyjma případů, kdy tito zaměstnanci jsou řádně a na základě písemného pověření ředitelky SSLVS přiřazeni do auditorského týmu nebo mají internímu auditorovi jinak pomáhat. (5) Interní auditor je zodpovědný za vedení auditorského spisu: auditorský spis je veden v souladu s ustanovením 31 odst. 1 písm. d) vyhlášky č. 416/2004 Sb. a obsahuje všechny dokumenty shromážděné v průběhu interního auditu a podrobný popis průběhu interního auditu, pokud je využíván dotazník, je tento dotazník podepsaný osobou, která ho vyplnila, z ústních jednání je vypracován zápis, podepsaný interním auditorem a osobami, s nimiž je jednání vedeno, auditorský spis musí být označen, veden a archivován v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě a s interními dokumenty SSLVS. Stránka 5 z 14 Verze 02

6 6. Práva a povinnosti zaměstnanců (1) Zaměstnanci jsou oprávněni: vyjadřovat se ke zjištěním a doporučením interního auditu, podat námitku podjatosti interního auditora, o níž rozhodne ředitelka SSLVS. (2) Zaměstnanci jsou povinni: poskytnout internímu auditorovi součinnost podle čl. 5 odst. 1 této směrnice. (3) Vedoucí zaměstnanci jsou navíc povinni: poskytnout internímu auditorovi úplné informace o činnosti a strategiích, o vnitřním kontrolním systému a všech rizicích vyplývajících z činnosti SSLVS, informovat interního auditora o všech plánovaných a oznámených kontrolách a externích auditech v jimi řízených organizačních jednotkách nebo útvarech a předávat kopie výstupů z těchto externích kontrol nebo auditů, písemně informovat interního auditora o opatřeních, přijatých na základě doporučení z interního auditu, o jejich plnění, případně informovat, že převzali odpovědnost za riziko nepřijetí opatření na základě doporučení z interního auditu. (4) Zaměstnanci jsou odpovědni za to, že jimi poskytnuté informace jsou přesné, včasné, kompletní a spolehlivé. (5) Zaměstnanci vyjma ředitelky SSLVS nejsou oprávněni, jakkoliv zasahovat do činnosti útvaru interního auditu. 7. Postup k provádění interních auditů 7.1. Plánování interního auditu (1) Plány interního auditu a jejich změny zpracovává interní auditor a schvaluje ředitelka SSLVS. Změny plánů a zařazení mimořádných interních auditů v průběhu roku navrhuje interní auditor nebo ředitelka SSLVS. Plány interního auditu vychází zejména z: cílů, strategií a úkolů SSLVS, hodnocení rizik, legislativních požadavků, zjištění vnitřního kontrolního systému, závěrů předchozích interních auditů, výsledků externích kontrol, návrhů ředitelky SSLVS a vedoucích zaměstnanců. (2) Střednědobý plán interního auditu se sestavuje na období 5 let tak, aby pokryl všechny zásadní činnosti a procesy a odráží dlouhodobé cíle a priority SSLVS. (3) Roční plán interního auditu vychází ze střednědobého plánu. Roční plán interního auditu musí být sestaven v roce, který předchází roku, na nějž je sestavován. Stránka 6 z 14 Verze 02

7 (4) Roční plán interního auditu u každého plánovaného interního auditu obsahuje: předmět interního auditu, cíle interního auditu, auditované období, auditovaný subjekt informaci o tom, kdy bude interní audit prováděn. (5) V průběhu roku může dojít na základě přehodnocení rizik k aktualizaci plánu. Přitom se postupuje podle odstavce 1. (6) Poradenská a konzultační činnost, které jsou zadány mimo roční plán interního auditu např. doporučení interního auditora, poradenské zakázky zadané ad hoc ředitelkou SSLVS, jsou vykonávány v souladu s jejich zadáním. Při výkonu poradenské nebo konzultační zakázky se postupuje podle této směrnice přiměřeně s ohledem na charakter zakázky. Interní auditor zejména vyhotoví a projedná zprávu z poradenské nebo konzultační zakázky a zajistí archivaci výstupů Příprava na výkon interního auditu V rámci přípravy na interní audit získává interní auditor potřebné informace a podklady o předmětu auditu a auditovaném subjektu. Interní auditor: shromažďuje dostupné informace a dokumenty, seznamuje se s pracovními postupy auditovaného subjektu, seznamuje se s požadavky legislativy, seznamuje se s výsledky externích kontrol Program interního auditu (1) Interní auditor vypracuje program interního auditu, který schvaluje ředitelka SSLVS před zahájením interního auditu. (2) Program interního auditu je podrobným pracovním plánem a obsahuje: identifikaci auditovaného subjektu, cíle interního auditu, identifikaci interního auditu (včetně zaměření interního auditu), rozsah činnosti, na kterou bude interní audit zaměřen, auditované období, předpokládané datum zahájení a ukončení interního auditu, harmonogram jednotlivých kroků při výkonu interního auditu, složení auditorského týmu včetně uvedení vedoucího auditorského týmu, přizvané osoby, je-li jejich účast nezbytná, metody a techniky, které budou použity při výkonu interního auditu, údaje o prověření účinnosti vnitřního kontrolního systému SSLVS, Stránka 7 z 14 Verze 02

8 údaje o schválení ředitelkou SSLVS. (3) Případné změny v programu interního auditu neprodleně schvaluje ředitelka SSLVS Oznámení o zahájení interního auditu a pověření k výkonu interního auditu (1) Interní auditor vypracuje oznámení o zahájení interního auditu, které podepíše ředitelka SSLVS. (2) Oznámení o zahájení interního auditu obsahuje: odkaz na zákon o finanční kontrole a na schválený roční plán interního auditu (pokud nejde o mimořádný interní audit), jméno a příjmení vedoucího auditorského týmu a členů auditorského týmu, informace o cílech a rozsahu interního auditu, termín zahájení interního auditu a předpokládané trvání interního auditu, žádost o určení kontaktní osoby za auditovaný subjekt, žádost o předložení materiálů potřebných k výkonu interního auditu. (3) Interní auditor předloží oznámení o zahájení interního auditu vedoucímu auditovaného subjektu, a to nejpozději v den zahájení interního auditu. Přílohou oznámení je pověření k vykonání interního auditu, podepsané ředitelkou SSLVS Povinnost interního auditora při výkonu interního auditu (1) Interní auditor: vypracovává Oznámení o zahájení interního auditu a Pověření k výkonu interního auditu a podepsané ředitelkou SSLVS je předává auditovanému subjektu, vykonává a koordinuje výkon interního auditu, přiděluje úkoly členům auditorského týmu v rámci výkonu interního auditu, zpracovává auditní zprávu a předkládá ji ředitelce SSLVS, kompletuje auditní dokumentaci, sleduje realizaci opatření na základě doporučení z interního auditu ( 31 odst. 2 vyhlášky č. 416/2004 Sb.). (2) Člen auditorského týmu: vykonává interní audit v souladu s Programem interního auditu a pokyny vedoucího auditorského týmu, shromažďuje a analyzuje informace týkající se předmětu interního auditu, podílí se na zpracování auditní zprávy, podílí se na vytváření auditorského spisu ke konkrétnímu internímu auditu. Stránka 8 z 14 Verze 02

9 7.6. Úvodní schůzka (1) Interní auditor zahájí interní audit u auditovaného subjektu úvodní schůzkou s vedoucím auditovaného subjektu. Cílem úvodní schůzky je seznámit auditovaný subjekt s Programem interního auditu. (2) Interní auditor vypracuje ze schůzky Zápis, který podepíší osoby, které se úvodní schůzky účastnily. Zápis je vyhotoven ve dvou výtiscích. Jeden výtisk obdrží auditovaný subjekt, druhý výtisk interní auditor založí do auditorského spisu Vyžádání dokladů a písemností (1) Interní auditor je oprávněn vyžádat si potřebnou dokumentaci kdykoliv v průběhu výkonu interního auditu. (2) Dokumenty mohou být internímu auditorovi poskytnuty také em, pokud s tím interní auditor souhlasí. (3) V odůvodněných případech interní auditor zajistí originální doklady proti Potvrzení o zajištění originálních dokladů. (4) V případě, že auditovaný subjekt požadované doklady nepředloží, je tato skutečnost zaznamenána do auditní zprávy Postup při výkonu interního auditu (1) Ke splnění cílů interního auditu musí interní auditor identifikovat dostatečné, spolehlivé a odpovídající informace a své závěry podložit patřičnými důkazy a analýzami. (2) Interní auditor dokumentuje zjištěné nedostatky v průběhu interního auditu a projednává je s vedoucím auditovaného subjektu předtím, než je dokončena auditní zpráva Auditní zpráva (1) Po dokončení interního auditu interní auditor zpracuje auditní zprávu ve lhůtě do jednoho měsíce ode dne provedení posledního úkonu v rámci interního auditu. U zvlášť náročných auditů lze lhůtu po domluvě s ředitelkou SSLVS prodloužit. (2) Auditní zpráva musí obsahovat alespoň následující údaje: označení auditovaného subjektu; složení auditorského týmu; jméno přizvané osoby, včetně důvodu jejího přizvání, ustanovení právního předpisu vymezující pravomoc auditorského týmu k výkonu interního auditu, označení předmětu interního auditu, jeho cíle a rozsahu, datum zahájení interního auditu, Stránka 9 z 14 Verze 02

10 auditní zjištění, obsahující popis zjištěného stavu věci s uvedením nedostatků, označení předpisů, které byly porušeny, včetně dokladů, z kterých tato auditní zjištění vycházejí, příčiny vzniku zjištěných nedostatků, doporučení k nápravě zjištěných nedostatků, ke zlepšení vnitřního kontrolního systému, nebo k předcházení nebo zmírnění rizik, informace o možnosti auditovaného subjektu k auditním zjištěním sdělit své stanovisko a dále lhůtu, ve které tak lze učinit, datum vyhotovení, podpisy všech členů auditorského týmu. (3) Pokud po ukončení interního auditu interní auditor zjistí, že auditní zpráva obsahuje závažné nedostatky, musí být tyto nedostatky ihned odstraněny a opravené informace předány ředitelce SSLVS. (4) Pokud interní auditor dojde k závěru, že vedoucí auditovaného subjektu přijal takový stupeň rizika, který by mohl být pro SSLVS nepřijatelný, musí tuto skutečnost uvést v auditní zprávě Ukončení interního auditu (1) Interní audit je ukončen předáním auditní zprávy ředitelce SSLVS. (2) Ředitelka SSLVS závěry z auditní zprávy projedná s vedoucím auditovaného subjektu. Záznam o projednání auditní zprávy je přílohou č. 1 této směrnice. (3) Vedoucí auditovaného subjektu je oprávněn vyjádřit své stanovisko k závěrům, zjištěním a doporučením interního auditu. Zároveň navrhuje nápravná opatření. Stanovisko auditovaného subjektu a návrh nápravných opatření jsou přílohou č. 2 této směrnice. (4) Pokud vedoucí auditovaného subjektu neakceptuje doporučení z auditní zprávy, bude to uvedeno v záznamu z projednání auditní zprávy Sledování výsledků z interního auditu (1) Interní auditor zajistí vedení databáze doporučení a realizovaných opatření. Databáze obsahuje termín realizace přijatých opatření a výsledek ověření jejich plnění. (2) Interní auditor zpracuje informace z databáze do hodnocení v Roční zprávě o výsledcích interního auditu, která obsahuje informace podle ustanovení 31 odst. 3 zákona o finanční kontrole. (3) Interní auditor sleduje, zda auditovaný subjekt ve stanovené lhůtě realizuje opatření ke zjištěným nedostatkům. Sledování opatření může mít formu: a. ověření realizace přijatého opatření interním auditorem z jemu dostupných informací, b. následného interního auditu realizace doporučení a přijatých opatření, Stránka 10 z 14 Verze 02

11 c. ověření realizace přijatého opatření v rámci plánovaného interního auditu s obdobným zaměřením. (4) Zvolenou formu sledování navrhne interní auditor v auditní zprávě. (5) O výsledcích ověření podle odstavce 3, písm. a interní auditor vyhotoví písemný záznam, který předloží ředitelce SSLVS. (6) Výsledkem ověření dle odst. 3, písm. b a c jsou auditní zprávy. Související dokumenty: Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole Mezinárodní rámec profesní praxe interního auditu vydaného Institutem interních auditorů Standardy pro profesní praxi interního auditu Stránka 11 z 14 Verze 02

12 Příloha č. 1 Záznam o projednání auditní zprávy Útvar interního auditu Záznam o projednání auditní zprávy Název auditu: Číslo auditu: Datum projednání:.. Zpráva o auditu ze dne. byla předána ředitelce SSLVS dne... 1) Účastníci jednání se seznámili se zprávou, výsledky ověřování, závěrem a doporučeními interního auditora a uznali jeho objektivnost. 2) Doporučení obsažená ve zprávě byla projednána s tím, že k návrhu doporučení k odstranění zjištěných nedostatků přijme ředitelka SSLVS konkrétní opatření a o přijatých opatřeních bude interního auditora písemně informovat v dohodnuté lhůtě. 3) Auditovaný subjekt potvrzuje navrácení všech zapůjčených dokladů a písemností k dnešnímu datu. Projednání zprávy bylo provedeno za účasti: Mgr. Michaela Pavlůsková, ředitelka SSLVS Ing. Petra Holeksová, interní auditor Za auditovaný subjekt: Jméno, příjmení, vedoucí zařízení..... Rozdělovník: 1 x ředitelka SSLVS 1 x interní auditor 1 x vedoucí auditovaného subjektu Stránka 12 z 14 Verze 02

13 Příloha č. 2 Stanovisko auditovaného subjektu a návrh nápravných opatření Mgr. Michaela Pavlůsková Ředitelka SSLVS Stanovisko auditovaného subjektu a návrh nápravných opatření Název auditu: Číslo auditu:.. Auditovaný subjekt:. Stanovisko auditovaného subjektu k závěrům a doporučením uvedeným v auditní zprávě: Návrh nápravných opatření: Ve., dne.. Za auditovaný subjekt: Jméno, příjmení, vedoucí zařízení Rozdělovník: 1 x ředitelka SSLVS 1 x interní auditor 1 x vedoucí auditovaného subjektu Stránka 13 z 14 Verze 02

14 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis Revize textu a vložení příloh Ing. Petra Holeksová ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 14 z 14 Verze 02