překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 1

Transkript

1 Rolf Obladen Sechs Schritte zur Übung (Šest kroků při cvičení. Od myšlenky přes scénář, vytvoření a provedení až po vyhodnocení průběhu cvičení) Mitteilungen der Deutschen Gesellschaft für Katastrophenmedizin e.v., Ausgabe 2/2006, S Zavedení systému řízení dle hasičského služebního předpisu č.100 a nutnost připravit se na rizika vyplývající z velkých shromáždění obyvatelstva a z ohrožení různými typy katastrof vede ke zvýšení významu cvičení jako součásti vzdělávání řídících pracovníků. V článku je popsán postup při přípravě, průběhu i vyhodnocení cvičení, který lze použít s malými obměnami při všech typech cvičení různého rozsahu. 1. krok: Idea Myšlenka a její rozpracování zůstávají čistě tvůrčí činností, která není svázána s konkrétní formou ani provedením určitého cvičení. Může se zakládat na nějaké události, na studiu odborné literatury, zprávách o záchranných pracích, intenzivním zaměření na určité téma, může se opírat o zákonné předlohy, služební příkaz, nové vynálezy, účast na veletrhu. kongresu nebo vzdělávací akci. Takto získané náměty je třeba systematicky zpracovat a archivovat. Způsob zpracování se může lišit, je však třeba soustředit se na spolehlivost nákresů a záznamů, protože v tomto momentě není ještě jasné, kde se téma bude dále vyhodnocovat. Časem tak lze získat zásobu nápadů, které poslouží jako podklad pro scénáře. 2. krok: Scénář Scénář má obsahovat rozpracování myšlenky a písemnou dokumentaci procvičované události a jejího zvládnutí. Ve scénáři se spojují dosavadní zkušenosti autorů se stavem aktuálního poznání v dané oblasti a je podkladem pro všechny další přípravné práce. Je nutno klást důraz na věrohodnost průběhu akce a na neutrální popsání postupu při zvládání situace, odpovídající skutečnosti, dostupným zdrojům atd. Zde je již možno odhadnout shodu či odchylky mezi potřebami v dané situaci a dostupnými možnostmi v regionu. Zjištění těchto faktů je důležité pro další přípravu při neodpovídajících potřebách je nutno rozhodnout, zda budou nedostatky před cvičením napraveny nebo zda je toto zjištění jedním z výsledků plánovaného cvičení. Pokud scénář obsahuje všechny fáze průběhu události a všechny oblasti jejího zvládání, znamená to, že jej lze použít při plánování záchranných prací a může být podkladem pro více cvičení. 3. krok: Pověření k provedení cvičení Zřizovatel organizace určí velitele cvičení, tím se provedení daného cvičení formálně stává služebním příkazem, je stanoveno, kdo přebírá odpovědnost a jsou také určeny předběžné náklady a časový rámec. Důležitým předpokladem pro další činnosti je zásada, že při cvičení jde o vzdělávací akci a nikdy tedy nesmí přejít ve skutečný zásah! Při pověření k provedení cvičení dostane velitel řadu důležitých informací, které mu umožní dle připraveného scénáře cvičení připravit. Kromě scénáře je to téma cvičení, jeho cíle, druh, délka trvání, místo provedení, předpokládané škody a účastníci cvičení (přípravná skupina, účastníci vlastního cvičení, vedení, pozorovatelé hodnotící průběh, příp. hosté). Zadání určuje také požadavky na vyhodnocení cvičení, vzor pro postup při změnách a povinnost hlášení. překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 1

2 4. krok: Přípravné práce Vhodnou metodou je projektový management. Souslednost přesně definovaných fází projektu se stanoveným začátkem, očekávanými cíli a shrnutím výsledků po každé fázi umožní koordinovaný a efektivní průběh akce. Pokud je předmětem projektu příprava cvičení, určí se začátek projektu s udaným zadáním, plánovací fáze, fáze zadání, projektové fáze přípravy, provedení, vyhodnocení a ukončení. Bez ohledu na druh cvičení se připravují krok po kroku současně nejméně dvě verze pro vzdělávání a pro vlastní cvičení. Mezi těmito dvěma verzemi existují vzájemné souvislosti, na které je třeba dbát. 4.1 Příprava zaměřená na vzdělávání účastníků Zadání obsahuje potřebné údaje pro pracovníky, kterých se příprava akce týká. Pracovní skupina se doplní zástupci úřadů a organizací, které pro přípravy udělují příslušná povolení, umožní přístup k důležitým informacím nebo uživatelským právům, dále zástupci místní dopravy a další, jejichž činnost by mohla být při cvičení narušena. Součástí organizačních povinností velitele cvičení je zajištění bezpečnosti - to zahrnuje dodržování bezpečnostních předpisů při cvičení vč. oblasti zdravotnické záchranné služby, hasičů atd. Prostory cvičení musí být zřetelně označeny a prostor vlastního cvičení oddělen od částí určených pro hosty, sdělovací prostředky a náhodné přihlížející. Je nutno zajistit dodržování bezpečnostních předpisů také ze strany dobrovolných organizací, zástupců správních úřadů a dalších organizací, které se na cvičení třeba jen okrajově podílejí. Také je třeba mít zajištěnu pohotovost pro případ, že by během cvičení bylo nutno zasahovat při skutečné mimořádné události. Dále je nutno zajistit (dle konkrétní situace) ubytování účastníků, stravování, marketing, styk se sdělovacími prostředky, příjezd a odjezd účastníků, postavení a likvidace provizorních instalací, management kvality, vyúčtování nákladů, společenské aspekty jako program pro rodinné příslušníky a přístup k internetu pro účastníky akce. 4.2 Příprava cvičení Hlavním cílem každého cvičení je zjistit účinnost zásahu záchranného systému při reálné události. Žádaného účinku lze dosáhnout díky propracovaným postupům a hlavně připraveným pracovníkům, kteří je provádějí. Důležité je mít koncepci určující kompetence jednotlivých účastníků. Lze definovat 6 základních oblastí: Prostorová struktura Tato oblast podchycuje všechny poznatky a vlastnosti prostor, ve kterých cvičení probíhá, tj. počet místností, plocha, funkce, vybavení, osvětlení... Připravenost a vybavení prostor ovlivňuje celkový výsledek akce s tím, že by mělo odpovídat možnostem dostupným při řešení skutečné události. Komunikační struktura Aktivity v této oblasti se řídí heslem: Kdo komunikuje jak, kdy, jak dlouho, z jakého důvodu a s kým? Zvláštní význam má komunikace vedoucích pracovníků s účastníky. Čím reálněji je cvičení inscenováno, tím více se může výsledek a získané poznatky přiblížit k reálné situaci, která by při mimořádné situaci vznikla. Inscenování skutečnosti Tato oblast navazuje na přípravu scénáře. Cvičená událost musí být inscenována co nejvěrněji, jediná omezení se týkají zajištění bezpečnosti účastníků. To ovšem neznamená, že se inscenují jen známé situace je třeba extrapolovat a předpokládat např. dopady na kritickou infrastrukturu nebo souvislost s přírodními katastrofami. V této souvislosti je možné, že při přípravě určitého cvičení se nezávisle na něm vypracuje i další scénář. překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 2

3 Vícenásobným zpracováním scénáře různými pracovními skupinami a konečnou kontrolou se získá kvalitní podklad pro další práci. Abstrakce a bezpečnostní omezení ovlivňující vypracovaný scénář mají být znovu probrány a dokumentovány, protože mohou zkreslovat výsledky cvičení. Závěrečné vyhodnocení by mělo tyto odchylky od reálné situace komentovat. Stanovení kompetencí Zadáním cvičení dostane vedoucí cvičení také pokyny o tom, které postupy se cvičením mají prověřit, např. při operačně taktickém cvičení je hlavním procvičovaným chováním postup při řízení. K tomu musí mít účastníci cvičení kromě potřebných nástrojů řízení také dostatek informací o situaci, jejichž zpracováním se začíná, a pak může následovat rozhodování, udělování příkazů, komunikace, kontrola a řešení problémů, které sleduje skupina hodnotící průběh cvičení. Časový postup V této oblasti se při přípravě shromáždí všechny časové aspekty týkající se cvičení. Zvláštní pozornost je třeba věnovat vztahu reálného času a taktického času (to je čas běžící ve cvičením vytvořeném úseku skutečnosti). Nejprve se tyto časy sbíhají, později však se předbíhají navzájem a to může ztěžovat vyhodnocení jednotlivých postupů účastníků na časové ose. Pokud se v pracovní době procvičuje zvládání situace, která by se stala v noci, volí se často chybně postupy, které lze použít pouze v běžné pracovní době. To velmi ztěžuje vyhodnocení, protože je obtížné určit, zda jde o chybu cvičících nebo chybu vedení, které nepřipravilo dobře scénář. Metodický průběh Tato oblast se skládá ze dvou úrovní: První se týká vztahu mezi nadřazenou celkovou vzdělávací koncepcí a konkrétním cvičením. Zapadá připravované cvičení do metodického postupu popsaného v celkové koncepci? Z tohoto pohledu se může cvičení konat příliš brzy nebo příliš pozdě, což ovlivňuje možnost interpretování výsledků cvičení. Pokud se totiž koná příliš brzy, účastníci ještě nemají předpoklady k tomu, aby správně prováděli potřebné postupy. Při vyhodnocení se klade otázka: Kdo udělal chyby a které? Pokud tento problém chceme řešit vytvořením systému tolerujícímu některé chyby, je třeba o něm informovat, nesmí však chránit před chybami úplně. Pokud existuje konstruktivní celková koncepce vzdělávání, měla by obsahovat postupné kroky, které umožní dosáhnout dílčích cílů a zároveň se zvažují potřebné náklady. Tak nedochází ke zbytečnému opakování nebo dodatečnému školení a tím i nadbytečným nákladům. Druhá rovina se týká druhu a způsobu zprostředkování informací. Lze použít spojení závěrečných bodů syntetické a analytické práce. Při syntéze se situace sestavuje z mnoha dílčích informací (příklad: dynamická celková situace). Při analytických pracích se vybírají podstatné informace z rozsáhlé celkové informace o situaci (příklad: statická situace v daném bodě). Na jedné straně věcně - logické aspekty určují formu zprostředkování informací, na straně druhé může být z operačně taktického hlediska cílem cvičení řídící postup zvolený na základě velkého množství informací (případně jedné rozsáhlé informace). Na počátku prací je nutno provést analýzu zadání. Údaje zadávající cvičení jsou podkladem pro další obsažnou práci. Údaje ke scénáři, druhu cvičení, čase zásahu, účastnících aj. umožňují plánovat a měnit další postup. Určení počátku cvičení (čas t 0 ), rozdělení průběhu na ohraničené úseky, probíhající za sebou nebo současně, a stanovení cílů těchto úseku je součástí časového a tématického plánu. Je výhodné již zpočátku stanovit jednotlivá dílčí témata cvičení, které budou později základem jednotlivých pracovních postupů pro určité profese nebo vedoucí úseků. překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 3

4 Povinnou součástí každého cvičení je seznam účastníků dle jednotlivých pozic, zahrnující skupinu účastníků, vedoucích i rozhodčích, kteří cvičení hodnotí. Seznam je interní podklad obsahující funkce pracovníků při všech fázích přípravy a průběhu cvičení, dále tento seznam (bez udání funkcí) pro přehled o svých činnostech obdrží všichni účastníci jako přílohu k pokynům ke cvičení. Počáteční čas cvičení t 0 odděluje ve scénáři informace použité k formulování tzv. Modré situace od dalších pokynů v průběhu cvičení. Jde o informaci pro účastníky popisující předešlý děj. Vychází ze všeobecné situace a detailně popisuje procvičovaný úsek a postup při zásahu účastníků. Název vznikl podle modré barvy papíru, na který se tento text vždy kopíroval. Ostatní dokumenty tuto barvu nepoužívají, takže nedojde k omylu. Text má obsahovat pouze informace, které účastníci v počátečním momentě mají vědět. Informace scénáře po čase t 0 jsou základem pro další pokyny během cvičení, které vedoucí předává účastníkům podle jednotlivých úkolů a zařazení. Dílčí pokyny jednotlivým pracovištím (účastníkům) tvoří dohromady dokument nazvaný předpokládaný průběh cvičení. Kromě obsahu, odesílatele a adresáta je v nich uveden také stupeň priority, způsob doručení a nepřímo také čas doručení (příp. další časové údaje). Těmito pokyny, které se během cvičení v určitých časových mezích a věcných souvislostech mohou měnit, je průběh cvičení řízen. Může se stát, že splnění už není možné, nebo že jsou určité informace sdělovány ad hoc, zvláště pokud se účastníci odchýlili od zamýšleného scénáře. To vše neplatí pouze pro plánovaná cvičení, ale i pro cvičení v plném rozsahu. Aktéři cvičení musí vědět, které informace účastníkům sdělí, kdy a jakou formou. Přitom mohou pomáhat i rozhodčí. V návaznosti na předané informace i věcné a časové souvislosti jsou formulována očekávaná opatření a činnosti účastníků cvičení. Popis standardizovaných postupů bude tím podrobnější, oč více individuálního přístupu se od účastníků očekává. Očekávaná opatření spolu se zadáním a cíli cvičení jsou základem pro vypracování podkladů pro pozorovatele a rozhodčí. Současně je připraveno také dokumentační vybavení (záznam obrazu, zvuku, textový záznam elektronický nebo rukopisný). Všichni účastníci musí dostat pokyny ohledně průběhu cvičení, v závislosti na typu cvičení jsou doručeny předem nebo na začátku cvičení. Je zde uveden cíl cvičení, jeho průběh a účastníci, platná bezpečnostní opatření, organizační pravidla (např. stravování) a informace o speciálních opatřeních, která musela být kvůli cvičení provedena neuvádějí se však informace, které vzhledem k obsahu cvičení nemají být předem známy. K dílčímu dalšímu postupu dostávají účastníci speciální pokyny (viz výše). 5. krok: Příprava a provedení Při plánovaných cvičeních je v této fázi nejdůležitější připravit kvalitní podklady, najít potřebné prostory a přístroje, pozvat účastníky a organizovat celou akci. Při cvičeních v plném rozsahu (neavizovaných předem) je hlavní připravit figuranty a přizvat pozorovatele a rozhodčí, zajistit místo cvičení, bezpečnost při cvičení, personální rezervy za cvičící a spolupráci se sdělovacími prostředky. Pro všechny typy akcí platí, že na počátku se zkontrolují prostory z hlediska bezpečnosti. Uvítají se účastníci a cvičení začíná prvotní informací o modré situaci. Po proběhlém cvičení je důležité oznámit jeho ukončení a nabídnout účastníkům i hostům občerstvení. Nastává fáze úklidu, zjišťování, zda někdo nebyl poraněn, zda vznikly nějaké škody, konečná kontrola prostor po cvičení a ukončení bezpečnostních opatření. Posledním krokem je dohled, aby se účastníci cvičení vrátili k pracovním povinnostem a byli opět schopni zapojit se do běžného provozu. překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 4

5 6. krok: Vyhodnocení a realizace závěrů v praxi Vyhodnocení výsledků cvičení se koná podle vypracovaných podkladů účastníků, vedení a skupiny rozhodčích. K podkladům patří např. časový záznam průběhu cvičení všech vedoucích složek, zprávy podávané při cvičení, situační nákresy v určitých časových okamžicích, vyplněné formuláře pozorovatelů a rozhodčích i pokyny pro vedoucí pracovníky doplněné jejich poznámkami během cvičení. Obrazové i zvukové záznamy např. z komunikace vysílačkou během cvičení získaný materiál doplňují. Podle typu cvičení a jeho konkrétního průběhu je možné se dotazovat účastníků cíleně na určité podrobnosti (okamžitě po ukončení nebo s určitým časovým odstupem), bývá to cenným doplněním informací pro vyhodnocení. Jak bylo uvedeno v odst. 4.2, hlavním cílem cvičení je zjistit, jak bude záchranný systém reagovat na danou událost. Předpokládá se, že při řešení konkrétní situace bude možné pozorovat a dokumentovat postupy a chování účastníků, z čehož vyplynou potřebné závěry. Formulování závěrů začíná vymezením cvičících složek. Dále jsou uvedeny předpoklady, za kterých se cvičení pořádá. Kromě seznamu účastníků a jejich funkcí je povinné uvést rozdíly od reálného zásahu a popsat z toho vzniklé dopady na cvičení, zejména na chování účastníků. Další zpracování výsledků pozorování je zaměřeno na časový a tématický plán cvičení z hlediska dílčích témat. Hlavně je třeba porovnat pozorování s očekávanými opatřeními. Mohou být dodržena zcela, částečně, nebo byl postup naprosto odlišný od původních předpokladů. Je úkolem hodnotící skupiny, aby výsledky pozorování analyzovala ze všech uvedených hledisek. Dalším aspektem analýzy je určit u zjištěných nedostatků druh pochybení (chybné provedení, opomenutí, chyba v myšlenkovém postupu, porušení pravidel). Jakmile jsou zpracována všechna dílčí témata, získali jsme diferencovaný přehled o výkonech účastníků cvičení. Lze jej nyní dokumentovat popisem silných či slabých míst dle pozorování. Postupy, které vedly k lepšímu výsledku než se čekalo, mají být zvláště zdůrazněny. Zde je třeba rozlišit, zda tento postup zavést do rutinní organizace práce, nebo zda šlo o přístup, který je možný pouze v dané velmi specifické situaci. Je třeba zde zmínit, že se jen málokdy podaří vypracovat vyčerpávající komentář ke každému dílčímu tématu cvičení. Body, které zůstaly otevřené, je možné zařadit do témat dalších cvičení. Také se může stát, že mezi jednotlivými tématy vzniknou vzájemné souvislosti a výsledek jednoho tématu ovlivní další, ať již pozitivně či negativně. Přehled výsledků cvičení se ve zprávě člení do odstavců: Co odpovídalo zavedenému postupu a má se ponechat beze změny? Co zůstalo nejasné a musí se podrobněji analyzovat? Co nebylo úspěšně řešeno a je třeba to zlepšit? V každé části je třeba určit priority a poukázat na případné vzájemné souvislosti. Doporučením dalšího postupu je hodnocení uzavřeno. Není vhodné zveřejnit výsledky cvičení bezprostředně po jeho ukončení, lze ale doporučit, aby se nezapomnělo pochválit účastníky, vedení i pozorovatele za vynaložené úsilí. Ani cvičení, při kterém se nedosáhne očekávaného cíle, nemusí být nutně považováno za špatné. Směrodatné je, zda lze z průběhu odvodit důvody tohoto neúspěchu. Naopak cvičení, při kterém se sice cíle dosáhlo, ale nikdo přesně neví, jak k tomu došlo, nemá valné ceny. Výsledky totiž nelze interpretovat z hlediska srovnání reálné události a cvičení a navíc není jasné, zda by při skutečném zásahu byly výsledky opakovatelné. Samozřejmě jsou všichni zúčastnění včetně zadavatelů nejvíce spokojeni, pokud jsou splněny cíle cvičení a zvolené postupy lze snadno popsat. Od vlastního cvičení nelze oddělit s ním spojené inscenování situace, které má být také vyhodnoceno. Dosažení dobrých výsledků je na něm značnou měrou závislé. Při zpětném hodnocení jednotlivých fází projektu se uvedou pozitivní zkušenosti a doporučení. Předáním závěrů celkového hodnocení zadavateli je projekt ukončen. Zadavatel by měl dohlédnout, aby byly závěry promítnuty do praxe, příp. do přípravy dalších cvičení. překlad: Informační středisko medicíny katastrof, Úrazová nemocnice v Brně v.neklapilova@unbr.cz 5