STANDARD Č. 12 DOKUMENTACE O VÝKONU SOCIÁLNĚ- PRÁVNÍ OCHRANY DĚTÍ

Transkript

1 MĚSTSKÝ ÚŘAD TŘINEC ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ Jablunkovská 160, Třinec STANDARD Č. 12 Metodika odboru sociálních věcí č. 13/2014 ve znění Dodatku č. 1 až č. 3 s účinností ode dne DOKUMENTACE O VÝKONU SOCIÁLNĚ- PRÁVNÍ OCHRANY DĚTÍ Vydal: Odbor sociálních věcí Datum účinnosti: Podepsal a schválil: Mgr. Ellen Raszková vedoucí odboru sociálních věcí Dne (datum platnosti): Zpracovali: Závazná pro: Mgr. Ellen Raszková Věra Majerová Mgr. Lucie Rajcová PhDr. Jana Klusová Taťána Pryčková Pracovníky oddělení sociálně-právní ochrany dětí Vedoucí oddělení odboru sociálních věcí Metodik sociální práce a standardů kvality Ve znění dodatku č. 3 S účinností od: Datum zrušení: Důvod zrušení/nahrazeno: Projekt CZ.1.04/3.1.03/C Standardizace orgánu sociálně-právní ochrany dětí na Městském úřadě v Třinci je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR. Strana 1 (celkem 9)

2 MĚSTSKÝ ÚŘAD TŘINEC ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ Jablunkovská 160, Třinec Cíl, účel vytvoření: Východiska dle platných norem: Způsob zveřejnění: Originál uložen: Naplnění standardu kvality č. 12a a 12b - Zákon č. 359/1999, o sociálně-právní ochraně dětí - Vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí ze dne 17. prosince 2012 č. 473/2012 Sb., o provedení některých ustanovení zákona o sociálně-právní ochraně dětí - Směrnice MPSV č.j. 2013/ ze dne o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány SPOD a o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti NRP - Vnitřní směrnice č. 24/2015 Městského úřadu Třinec, Spisový řád Webové stránky města Třince: Odbor sociálních věcí Projekt CZ.1.04/3.1.03/C Standardizace orgánu sociálně-právní ochrany dětí na Městském úřadě v Třinci je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR. Strana 2 (celkem 9)

3 Obsah Úvodní ustanovení, vymezení pojmů, platné směrnice... 4 Vedení, evidence a archivace... 5 Ochrana osobních a citlivých údajů... 5 Nahlížení do spisové dokumentace... 7 Srozumitelnost záznamů... 8 Přechodná a závěrečná ustanovení... 8 Strana 3 (celkem 9)

4 Článek 1 Úvodní ustanovení, vymezení pojmů, platné směrnice 1.1 Tato metodika upravuje postup při vedení dokumentace o klientech, se kterými pracovníci oddělení sociálně-právní ochrany dětí pracují, v souladu se standardem kvality č. 12 dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí ze dne 17. prosince 2012 č. 473/2012 Sb., o provedení některých ustanovení zákona o sociálně-právní ochraně dětí Kritérium 12a: Orgán sociálně-právní ochrany uplatňuje systém zpracování, vedení, evidence a archivace dokumentace, včetně vedení elektronické dokumentace v informačním systému sociálně-právní ochrany dětí o klientech a dalších osobách Kritérium 12b: Záznamy orgánu sociálně-právní ochrany dětí jsou vedeny takovým způsobem, aby byly srozumitelné pro klienta. 1.2 Cílem této metodiky je upravit pravidla pro jednotný postup vedení spisové dokumentace, přičemž je zachována ochrana osobních a citlivých údajů o klientovi a obsah spisu je pro klienta srozumitelný. Výsledkem by mělo být efektivní zacházení s informacemi, které jsou přehledně a účelně uspořádány a spisy mají jednotnou strukturu. 1.3 Odbor sociálních věcí Městského úřadu Třinec (dále jen OSV ). 1.4 Oddělení sociálně-právní ochrany dětí Městského úřadu Třinec (dále jen OSPOD ). 1.5 Systém včasné intervence (dále jen SVI ) je elektronická dokumentace umožňující dálkový přístup pracovníku OSPOD. SVI umožňuje okamžité podání sdělení ze strany zapojených subjektů o ohroženém dítěti, a to bez zbytečných průtahů, aby mohl být zajištěn potřebný zásah ze strany OSPOD. 1.6 Koordinátor případu je pracovník OSPOD, kterému je případ přidělen, a který řídí průběh výkonu sociálně-právní ochrany dětí u daného případu. 1.7 Geovap je firma zabezpečující program pro spisovou službu, která představuje komplexní řešení pro evidenci, řízený oběh a důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů v organizaci. Strana 4 (celkem 9)

5 Článek 2 Vedení, evidence a archivace 2.1 Vedení, evidence a archivace spisové dokumentace vedené orgány sociálně-právní ochrany dětí se řídí: zákonem č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, v platném znění, směrnicí MPSV č.j. 2013/ ze dne o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány SPOD a o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti NRP, metodikami a doporučeními MPSV a KÚ, spisová dokumentace, která se eviduje pod číslem jednacím (nepodléhá evidenci pod označením Om a Nom, jak upravuje směrnice MPSV ze dne ) se řídí směrnicí Městského úřadu Třinec Spisový řád. 2.2 Vyřazení spisů ze základní evidence se řídí směrnicí MPSV č.j. 2013/ ze dne o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány SPOD a o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti NRP, článek 28. Po vyřazení spisu v souladu s výše uvedenou směrnicí provede každý pracovník archivaci spisů. Archivace se řídí směrnicí Městského úřadu Třinec S/24/2015 Spisový řád. 2.3 Spisová dokumentace v elektronické podobě se vede v Systému včasné intervence. Všem, kteří mají k systému přístup je pod záložkou Nápověda přístupná uživatelská příručka s postupy při vedení elektronické dokumentace v SVI. Bezpečnost SVI je zajištěna přihlašovacím jménem a heslem každého oprávněného uživatele. SVI je v případě drobných úprav spravován informatikem zdejšího úřadu, v případě složitějších operací tyto řeší přímo dodavatelská firma. Všichni oprávnění pracovníci mají přístup do SVI zajištěn také v době pohotovosti (mimo pracovní dobu) prostřednictvím připojení na internet. Článek 3 Ochrana osobních a citlivých údajů 3.1 Ochrana osobních a citlivých údajů je nezbytnou součástí nakládání se spisovou dokumentací a Městský úřad Třinec i pracovníci oddělení sociálně právní ochrany dětí dbají na to, aby nebyly tyto údaje zneužity třetími osobami. Strana 5 (celkem 9)

6 3.2 Pro zajištění ochrany osobních a citlivých údajů v příchozí korespondenci je tato neotevřená předávána podatelnou přímo administrativní pracovnici OSV k přípravě pošty a následně vedoucí OSV k rozdělení pošty, pokud je označena, že je určena pro OSPOD. Obálky, v nichž byla pošta doručena, jsou pak součástí spisu. 3.3 Spolupracující instituce jsou informovány, že při zasílání písemností prostřednictvím datových schránek napíší do předmětu dokumentu OSPOD neotvírat a podatelna města pak tyto dokumenty přepošle přímo na odbor sociálních věcí bez otevření. 3.4 Při obdržení u, interní nebo jiné pošty, kterou je třeba zaevidovat, pracovnice tuto vytiskne a předá na podatelnu k zaevidování. Za ospod@trinecko.cz odpovídá vedoucí OSPOD a v její nepřítomnosti zástupce vedoucího oddělení. 3.5 Způsob uložení spisové dokumentace musí zajistit ochranu osobních a citlivých údajů. Spisy jsou uloženy v uzamykatelných příručních skříních jednotlivých pracovnic. Přístup ke spisové dokumentaci je pro pracovníka vykonávajícího pohotovost v případě potřeby zajištěn v elektronické podobě prostřednictvím SVI nebo přístupem do kanceláře (ve spolupráci s řidičem konajícím pohotovost). 3.6 V případě nepřítomnosti pracovnice v zaměstnání jsou spisy uloženy ve skříni. V případě dočasné nepřítomnosti pracovnice v kanceláři je kancelář uzamčena nebo zajištěna přítomností jiné pracovnice. Spisy na stole, se kterými se aktuálně pracuje, se umístí tak, aby nebyly vidět osobní údaje klientů v případě příchodu klienta nebo jiné osoby do kanceláře. Rovněž na ploše PC by neměly být viditelně dokumenty obsahující osobní či citlivé údaje klientů. Tento způsob zajištění platí pro všechny pracovníky OSPOD včetně vedoucí oddělení a vedoucí odboru, kteří přicházejí do styku s písemnostmi OSPOD. 3.7 Obsahem jednání s klienty v kanceláři jsou často osobní a citlivé údaje. Pracovníci se snaží, aby v jedné kanceláři neprobíhala jednání s dvěma a více klienty u dvou a více pracovnic. Pokud druhý klient přišel ve věci, kterou lze vyřídit bez narušení probíhajícího jednání (např. vyzvednout si nějaké dokumenty či formuláře), pracovnice toto vyřídí (např. předá požadované dokumenty na chodbě). V případě naléhavosti je možné využít prostory jiné kanceláře, Jednací místnost pro rodiny s dětmi, zasedací místnost OSV, případně další vhodné volné místnosti na úřadě. Strana 6 (celkem 9)

7 Článek 4 Nahlížení do spisové dokumentace 4.1 Pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace vedené OSPOD jsou upraveny zákonem č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů. 4.2 Rodič dítěte, kterému náleží rodičovská zodpovědnost, nebo jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte (popřípadě jejich zástupci na základě písemně udělené plné moci) jsou oprávněni podat písemnou žádost o nahlížení do spisové dokumentace vedené o dítěti oddělením sociálně-právní ochrany dětí. OSPOD umožní nahlížení do spisové dokumentace dítěte pouze v případě, pokud to není v rozporu se zájmem dítěte nebo pokud ze spisové dokumentace nelze zjistit, která fyzická osoba upozornila na OSPOD na porušení povinností nebo zneužívání práv vyplývajících z rodičovské zodpovědnosti, nebo dítě, které vede zahálčivý život, popřípadě na další skutečnosti dle 7 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů. Vyhoví-li OSPOD žádosti o nahlížení do spisové dokumentace, sdělí toto žadateli ve lhůtě do 15 dní ode dne podání žádosti a určí termín k nahlédnutí. Žadatel je pak oprávněn ve stanoveném termínu nahlédnout do spisové dokumentace, činit si z ní výpisky a pořizovat si její kopie (za úhradu). Neumožní-li OSPOD z výše uvedených důvodů žadateli nahlédnutí do spisové dokumentace, vydá o tom ve lhůtě do 15 dní ode dne podání žádosti rozhodnutí. 4.3 Při nahlížení žadatele do spisové dokumentace by měl být zúčastněn vedoucí oddělení, případně jeho zástupce, spolu s koordinátorem případu. Pokud chce žadatel pořídit papírovou kopii spisové dokumentace nebo její části, postupuje se následovně: klíčová pracovnice pořídí na oddělení pro klienta kopie požadovaných dokumentů, vypočítá správní poplatek (vyplní formulář k stanovení ceny za kopírování). (Při vybírání poplatků se řídíme zákonem o správních poplatcích č. 634/2004 Sb., kde jsou poplatky uvedeny takto: za první stránku kopie, je-li pořizována na kopírovacím stroji nebo tiskárně počítače 15 Kč, a za každou další i započatou stránku 5 Kč) výši správního poplatku včetně účelu nahlásí na pokladně úřadu (prostřednictvím formuláře dle předchozího bodu), Strana 7 (celkem 9)

8 klient požadovaný poplatek v pokladně uhradí a originál dokladu předloží klíčovému pracovníkovi, klíčový pracovník doklad ofotí a kopii dokladu o úhradě založí do spisu, klientovi předá kopie požadovaných dokumentů. 4.4 Rodič nebo jiná osoba odpovědná za výchovu si mohou ze spisu činit výpisy či si dokumenty ze spisu ofotit vlastní technikou (např. na mobil či tablet). Článek 5 Srozumitelnost záznamů 5.1 Spisové záznamy a protokoly o jednání s klienty jsou vedeny takovým způsobem, aby jim klient porozuměl. Není žádoucí užívat v textu i při rozhovoru s klientem odborné pojmy a složité odborné formulace. V průběhu rozhovoru s klientem je nutné ujišťovat se, zda je pro klienta vše srozumitelné. 5.2 Zajistit srozumitelnost mluveného slova je nezbytné zejména při jednání s dětmi i mladistvými. V průběhu jednání s mladistvými, kdy závěrem je protokol o jednání, se zjišťuje rovněž srozumitelnost psaného textu. 5.3 Srozumitelnost záznamů si na požádání vzájemně kontrolují pracovníci v rámci intervize. Případně mohou o kontrolu požádat vedoucí oddělení. Ta srozumitelnost záznamů kontroluje také v rámci své kontrolní činnosti. 5.4 Z jednání s klienty využívají pracovníci k záznamům především protokolu (s podpisem klienta, datem, podpisem SP či svědka). V potřebných případech se sepsané protokoly přikládají ke zprávám pro instituce (např. soudy, státní zastupitelství, policie). Ve zprávách je možné využít i přímých citací klienta (např. Dne xx.xx.2015 klient sdělil: uvedl: oznámil: tuto situaci ze svého pohledu vnímá: ). Pokud je to možné, uvádět konkrétní jména, konkrétní tvrzení, čímž nedochází ke zkreslení informací a je zajištěna ochrana pracovníka, klienta i úřadu. Článek 6 Přechodná a závěrečná ustanovení 6.1 Tato metodika nabývá platnosti dnem jejího schválení vedoucím odboru sociálních věcí (podpisu). 6.2 Tato metodika nabývá účinnosti dne Strana 8 (celkem 9)

9 6.3 Tato metodika může být měněna pouze číslovanými dodatky, které jsou její nedílnou součástí od data v nich stanoveného. Dodatky jsou vždy zapracovány do úplného znění metodiky. V Třinci dne Mgr. Ellen Raszková v.r. vedoucí odboru sociálních věcí Doplňující dokumenty prokazující naplňování standardu: 1 Dokument č. 1 Směrnice MPSV č.j. 2013/ ze dne o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány SPOD a o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti NRP Dokument č. 2 Vzor protokolu Dokument č. 3 Formulář stanovení ceny za kopírování ze spisu 1 Změna či úprava těchto dokumentů nezakládá změnu samotné metodiky. Změny těchto dokumentů jsou evidovány samostatně. Strana 9 (celkem 9)