Fakturační podklad. Fakturační podklad - příručka DMS

Transkript

1 Fakturační podklad Založení fakturačního podkladu 1. Fakturační podklad se bude prvotně zakládat na straně DMS. Uživatel si po otevření DMS vyhledá ve stromu objektů místo, kam chce dokument umístit, např. Pracovní adresář. 2. Následně v pravé části DMS (seznam dokumentů) nebo ve stromu použije pravé tlačítko myši a z kontextové nabídky vybere funkci Nový. 3. Po vyvolání této funkce se zobrazí dialog s možností výběru různých dokumentů. Nutno vybrat dokument typu Fakturační podklad. 4. Po potvrzení výběru se zobrazí formulář dokumentu Fakturační podklad. DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 1/6

2 5. Vyplňte požadovány atributy pro založení dokumentu. Povinné atributy jsou: a. Útvar b. Zakázka c. Dodavatel d. Odběratel e. DUZP f. Splatnost Atributy IČO pro jednotlivé organizace se doplní automaticky po výběru organizace. 6. Po vyplnění atributů použijte tlačítko Uložit pro prvotní uložení dokumentu. Při prvním uložení se v DMS vytvoří samotný dokument, uloží se soubor, jen pokud byl přidán do obsahu, a nakonec se vytvoří odpovídající WFL proces, který se vám zobrazí ve WFL konzole. Po použití tlačítka Uložit je nutno ještě použít tlačítko OK. Až po stisku OK se vytvoří vazba nového dokumentu na nadřazený dokument. DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 2/6

3 7. Po OK se dokument zavře a objeví se v seznamu dokumentů v pravé části DMS. 8. Opětovné zobrazení vlastností dokumentu lze vyvolat: a. Alt + dvojklik b. Funkce Vlastnosti z kontextové nabídky c. Funkce Vlastnosti z nástrojové lišty d. Funkce Vlastnosti z nabídky Objekt. 9. Přidání obsahu do dokumentu. a. Do dokumentu typu Fakturační podklad lze přidávat libovolné množství příloh tj. souborů. Typy souborů nejsou omezeny. b. Dialog pro přidání souborů vyvoláme stiskem tlačítka Obsah. c. Následně se zobrazí dialog obsahu. Do zobrazeného dialogu můžeme přidat soubor buď přetažením z průzkumníka Windows, nebo použitím tlačítka Obsah a výběrem souborů z dialogového okna. DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 3/6

4 d. Po vybrání souborů a uzavření dialogu Obsah, je nutno dokument uložit tlačítkem Uložit. Zpracování WFL procesu 1. WFL procesy se nacházejí ve WFL konzole. Danou konzoli si vyvoláme stiskem tlačítka Zobrazit okno WFL. 2. Následně se zobrazí WFL konzole. Ve stromě resp. ve větvi Procesy se vám zobrazí vámi vytvořený WFL proces. Po kliknutí na proces se zobrazí v pravé části konzole grafická reprezentace procesu Výběr uživatelů - před samotným zpracováním podkladu musíte do uzlů, které mají ve jméně slovo VYBRAT, zvolit uživatele, který bude uzel zpracovávat. DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 4/6

5 4. WFL proces zpracování fakturačního podkladu je nutno posunout z uzlu Start. 5. Proces pošleme dál potvrzením aktivního uzlu. Potvrzení se realizuje funkcí Potvrdit úkol z kontextové nabídky na uzlu. Proces se přechodem na další uzel přejmenuje. Při přechodu se zobrazí dialog s dostupnými větvemi. DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 5/6

6 6. Potvrďte výběr a proces se dostane na uzel Věcné schválení nebo Finanční schválení. Barva uzlu se změní. V případě že jste vybraní jako uživatel pro tenhle uzel, tak se vám zobrazí část procesu ve větvi Akce. Uzel je potřeba převzít. Převzetí a potvrzením uzlu Věcné ověření dotyčný uživatel potvrdí správnost podkladu. Popis ostatních uzlů: a. Finanční schválení potvrzením uzlu uživatel schválí fakturační podklad b. A1 automatický uzel, zaslání u o zamítnutí podkladu c. Zpracování v HEO zpracování v HEO, tj. ruční založení vydané faktury na základě schváleného fakturačního podkladu. 7. Po potvrzení na uzlu Zpracování v HEO přijde na uživatele, který fakturační podklad založil, notifikace o úspěšném zpracování podkladu. 8. Přechodem na uzel STOP se WFL proces schvalování fakturačního podkladu ukončí. 9. Šablona WF fakturačního podkladu DMS_manual_fakturacni_podklad_v2.docx Strana 6/6